Esivalmisteluvaiheen 8/ /2018 raportointi väliaikaishallinnolle Julkinen

Transkriptio

1 KYMENLAAKSON MAAKUNTA- JA SOTE- UUDISTUS Esivalmisteluvaiheen 8/ /2018 raportointi väliaikaishallinnolle Julkinen Muutosjohtaja Jussi Lehtinen PÄIVITETTY.2018

2 Raportoijina: Valmisteluryhmät: Hankinta-, henkilöstö-, toimitilat ja kiinteistövalmisteluryhmät, tietohallinto ja ICT- sekä talousvalmisteluryhmät Muutostoimisto: Strategia, Järjestäminen, Hallinto ja asianhallinta, HYTE, Viestintä, Osallisuus

3 Esivalmisteluvaiheen poliittisesta ohjauksesta vastaa maakuntahallituksen poliittinen seurantaryhmä. Ammatillisesta ohjauksesta vastaa työryhmänä toimiva väliaikainen valmistelutoimielin (VATE). Esivalmisteluvaiheessa valmistellaan HE 15/2017 vp kokonaisuuteen sisältyvän voimaanpanolain 7 :n mukaisia valmistelutoimielimen tehtäviä yhteistyössä niiden viranomaisten kanssa, joista tehtäviä ja niitä hoitavaa henkilöstöä siirtyy maakunnalle: 1) selvittää maakunnille siirtyvä henkilöstö ja valmistella maakuntavaltuustolle ehdotukset henkilöstön siirtosuunnitelmaksi ja -sopimuksiksi; 2) osallistua maakunnille siirtyvän irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittämiseen;

4 3) osallistua maakunnille siirtyvien sopimusten ja näitä koskevien oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseen; 4) osallistua maakunnille siirtyvien hallinto- ja palvelutehtävien hoitamista tukevien tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien ja ratkaisujen selvittämiseen; 5) valmistella maakunnan toiminnan ja hallinnon järjestämistä; 6) päättää maakunnan vuoden 2018 talousarviosta; 7) osallistua ensimmäisten maakuntavaalien järjestämiseen; 8) valmistella muut maakuntien toiminnan ja hallinnon käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat.

5 Hankinta 1. Lainsäädännöllinen pohja Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista Kirje VM/STM : Uusien maakuntien monitoimialaisen toimeenpanon esivalmistelun käynnistäminen HE 14/2018 (Hallituksen esitys eduskunnalle maakuntauudistuksen täytäntöönpanoa sekä valtion lupa-, ohjaus- ja valvontatehtävien uudelleenorganisointia koskevaksi lainsäädännöksi) 4 luku Omaisuusjärjestelyt, :t 14, 15 ja 17

6 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Kouvolan kaupunginhallitus perusti Kymenlaakson itsehallintoalueprojektin ( ) Tehtävien hoito siirtyi VM:n ohjeistuksella maakuntien liittojen hoidettavaksi. Kymenlaakson Liitto jatkoi Kouvolan kaupungin vetämää projektia alkaen Maakuntahallitus (esivalmistelun organisaatiokaavio); valmisteluryhmät

7 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, Hankintojen valmisteluryhmässä on alusta alkaen ollut edustus Kouvolan kaupungilta, KAS Ely-keskuksesta, Miehikkälä/Virolahti yhteisedustus, Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymästä (Carea), Kymenlaakson pelastuslaitokselta, Haminan kaupungilta, Kotkan kaupungilta, Pyhtään kunnalta, Kymenlaakson Liitolta sekä järjestöjen edustajat JUKO:sta ja Tehystä. Hankintatyöryhmä on ollut toiminnassa 04/2016 alkaen ja ryhmä on kokoontunut yhteensä 12 kertaa. Työryhmällä on työtila SharePointinssa (Hankinnat / sopimukset). Maakuntien välistä yhteistyötä on tehty vierailuilla SiunSoteen ja Eksoteen.

8 4. Valmistelevat prosessit Hankintatyöryhmä on toteuttanut valmistelussa mukana olevien tahojen maakuntaan siirtyvien sopimusten selvittelytyötä. Kymenlaakson Liitto hankki selvittelytyötä varten Cloudia Oy:n sopimusselvittely-ympäristön ja myöhemmin tulevan maakunnan käyttöön täysimittaisen sopimustenhallintajärjestelmän, jonka sisällön määrittelyä hankintatyöryhmä on tehnyt viidessä työpajassa kevään ja syksyn 2018 aikana. Sopimusten vienti selvittelyympäristöön on meneillään. Hankintatyöryhmä on myös keskustellut siitä, kuinka hankintatoimen toteuttaminen tulevassa maakunnassa olisi toimijoiden kannalta järkevintä tehdä ja yhteinen ajatus on ollut, että hankintojen johtaminen ja ohjaus sekä niihin liittyvä osaaminen olisi järkevää keskittää ja ottaa maakunnan yhteisen hankintatoimen muodostamisen pohjaksi.

9 5. Raportit ja tulokset Kesällä 2016 toteutettiin kaksivaiheinen selvitystyö hankintojen nykytilanteeseen liittyen (raportti 10/2016). Ensimmäisessä vaiheessa kerättiin valmistelussa mukana olleilta organisaatioilta tietoa vuoden 2015 hankinnoista ja toisessa vaiheessa haastateltiin hankintayksiköissä toimivia asiantuntijoita. Työn toteutti Timo Kivistö Consulting oy. Selvitystyö kokosi yhteen eri toimijoiden hankintojen volyymitietoja ja toteuttamistapoja, mutta ymmärrettävästi vielä hyvin alustavalla tasolla, eikä sisältänyt varsinaisia toimenpide-ehdotuksia. Työryhmässä tehtiin yhteistyössä Cloudia-sopimusselvittelyympäristöön sopimustyyppihierarkia ja metatiedot sekä ohjeistus sopimusten tallentajille.

10 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Hankintatyöryhmä on muodostanut yhteisen näkemyksensä siitä, että jatkotyöskentelyyn tulisi vahvasti kuulua maakunnan keskitetyn hankintatoimen mallin valmistelu yhdessä eri substanssien hankintoja koordinoivien tahojen kanssa. Lisäksi maakunnan yhteisten käytännön hankinnan pääperiaatteiden ohjeistuksen käynnistäminen. Hankintojen johtaminen ja ohjaus tulisi olla selkeästi ohjattua järjestäjän valvonnassa ja ohjauksessa osana ylimmän johdon toimintaa.

11 Henkilöstö 1. Lainsäädännöllinen pohja Siirtyminen liikkeenluovutuksella Kunnallinen viranhaltijalaki (304/2003) 5 luku 25 ja työsopimuslaki (55/2001) 1 luku 10 YT-menettely (yt-laki 4, 11 )

12 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Henkilöstötyöryhmä valmistelee Kymenlaakson maakunta- ja sote-uudistusta henkilöstöhallinnon osalta: laatii vastuualueensa nykytilan kuvauksen jatkotyöskentelyn pohjaksi seuraa valtakunnallista valmistelua arvioi uudistuksen henkilöstövaikutuksia nykyisiin kuntiin ja uusiin maakuntatoimijoihin sekä turvaa hyvän henkilöstöhallinnon toteutumisen muutoksen nivelvaiheessa syksystä 2016 alkaen. Laatii suunnitelman muutoksen toteuttamisesta ja tekee esityksiä tarvittavista toimenpiteistä johtoryhmän käsiteltäväksi Organisoi valmistelutyönsä: täydentää tarpeen mukaan ryhmän kokoonpanoa ja perustaa alatyöryhmiä järjestää henkilöstöedustuksen tarkoituksenmukaisella tavalla huomioi ministeriöiden, Kuntaliiton sekä KT:n järjestämän muutostuen Pitää aktiivisesti yhteyttä sote- ja maakuntapalveluiden projektiryhmiin sekä tukee heidän valmisteluaan henkilöstöasiantuntijuutta vaativissa kysymyksissä Toimii osallistujiensa kautta projektin asiantuntijalinkkinä kuntiin, kuntayhtymiin ja muihin toimijoihin Varmistaa toiminnassaan hyvän tiedonkulun projektin viestintäsuunnitelman mukaisesti

13 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Valmisteluresurssit: HR-projektipäällikkö Maakunnan henkilöstötyöryhmä: Kymenlaakson Liiton, ELYn, Kympen, kuntien ja sairaanhoitopiirin edustajat ja henkilöstöjärjestöjen edustus Työryhmä on kokoontunut harvakseltaan vuoden 2018 aikana, jossa käyty läpi kansallista tilannetta ja Kymsoten valmistelua Pääpaino vuoden 2018 aikana HR-asioiden osalta keskittynyt Kymsoten valmisteluun

14 4. Valmistelevat prosessit Palvelussuhdeasiat HR järjestelmät Työhyvinvointi ja suojelu Rekrytointi ja perehdytys Henkilöstön sijoittuminen Yhteistoiminta Osaamisen kehittäminen

15 5. Raportit ja tulokset Henkilöstöjärjestelmien esiselvitys, jonka jälkeen valittiin SAP HR Kartoitettu siirtyvää henkilöstöä, paikallisia virka- ja työehtosopimuksia, henkilöstöpalveluja ja etuuksia sekä henkilöstöprosesseja KEVAn muutostuki hanke; minä työntekijänä oman muutokseni ohjaajana Valmistelu HR-asioissa keskittynyt Kymsoten valmisteluun Palvelussuhdeasioiden valmistelu, hr järjestelmät, yhteistoiminta, rekrytointi ja perehdytys, osaamisen kehittäminen -> laadittu suosituksia kuntayhtymälle

16 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Jatketaan henkilöstöhallinnon valmistelutyötä yhdessä maakunnan ja valtakunnan eri toimijoiden kanssa Valmistellaan maakunnan henkilöstöhallinnon projektisuunnitelma Aloitetaan vaiheittain työryhmätyöskentely Alustavan henkilöstötiedon kerääminen Järjestetään väliaikaishallinnon henkilöstöhallinto Hyödynnetään Kymsoten valmistelusta saatua materiaalia mahdollisuuksien mukaan

17 Toimitilat ja kiinteistöt 1. Lainsäädännöllinen pohja HE 15/2017 (Hallituksen esitys eduskunnalle maakuntien perustamista ja sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisen uudistusta koskevaksi lainsäädännöksi) Laki kuntien ja kuntayhtymien eräiden oikeustoimien väliaikaisesta rajoittamisesta sosiaali- ja terveydenhuollossa (548/2016 ja 1057/2017) Valtioneuvoston asetus kunnan ja maakunnan välisen siirtymäkauden vuokrasopimuksen vuokran määräytymisestä (luonnos)

18 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Tehtävänä kartoittaa ja kerätä tietoa maakuntatoimintojen toimitiloista maakunnan alueella sekä tukea palvelutuotannon suunnittelua. On ajan tasalla toimitiloihin liittyvien lakien ja valtakunnallisen palvelukeskuksen Maakuntien Tilakeskus Oy:n valmistelusta Selvittää toimitilojen tukipalvelujen järjestämisestä maakunnan alueella (puhtaus-, ruoka- ja kiinteistönhoitopalvelut). Työryhmä perustettu )

19 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Maakunnallinen kiinteistö ja toimitilatyöryhmä kokoontunut säännöllisesti lähtien. Työryhmässä on Kotkan, Kouvolan, Haminan, Pyhtään, Virolahden/Miehikkälän yhteisedustus, Carea, Kymenlaaksonliiton, ELY-keskuksen sekä henkilöstöjärjestöjen edustus. Puheenjohtajan on toiminut Matti Filppu Haminasta. Työryhmä perusti alatyöryhmän kartoittamaan eri vaihtoehtoja toimitilojen tukipalvelujen järjestämistä. Työryhmä päätyi esittämään kolme eri vaihtoehtoa, joista kunnat tekivät linjauksensa keväällä 2018.

20 4. Valmisteltavat prosessit Maakuntien toimitilakartoitusta ja päivitystä tehdään yhdessä Maakuntien Tilakeskus Oy:n kanssa. Vapaaehtoinen kuntayhtymä Kymsote aloittaa toimintansa vuoden 2019 alusta, jolloin otetaan haltuun jo kuntien omistamat ja sisään vuokraamat tilat. Näistä tehdään vuokrasopimukset, jotka on tarkoitus päivittää vuoden 2019 aikana vastaamaantulevaa asetusta vuokrien määräytymisestä. Vuoden 2019 aikana pyritään saamaan käyttöön yhteinen tietojärjestelmä, johon kaikki tiedot päivitettäisiin muutoksien tapahduttua (jatkuva päivitys). Toimintamallit tähän on vielä valmistelussa.

21 5. Raportit ja tulokset Kesällä 2016 toteutettiin teetettiin Trellum Oy:llä selvitys kuntien tämän hetkisistä vuokrausjärjestelmästä. Raportissa todettiin, että kunnilla on hyvinkin erilaiset käytännöt vuokrien määräytymisessä eivätkä vuokrat ole suoraan vertailukelpoisia. Kouvola ja Kotka on määritellyt vuokransa teknisien arvojen kautta, joka vastaa hyvin pitkälle esillä ollutta asetusluonnosta. Vapaaehtoinen kuntayhtymä Kymsote aloittaa toimintansa vuoden 2019 alusta ja työryhmän kokoomia tietoja hyödynnetään vuokrasopimuksia laadittaessa. Työryhmällä on merkittävä yhteistyöfoorumi vuokrasopimuksien laadinnassa sekä vuokrausperiaatteiden määrittelyissä perustettu alatyöryhmä kartoitti ja mietti erilaisia vaihtoehtoja toimitiloihin liittyvien tukipalvelujen (puhtaus-, ruoka-, ja kiinteistönhoitopalvelut) järjestämiseen. Työryhmä esitteli kolme erilaista vaihtoehtoa palvelujen järjestämiseen kuntajohtajien kokouksessa Kunnat linjasivat asiaa keväällä 2018, jonka jälkeen valmistelua on tehty eri foorumissa kuntien ohjaamana.

22 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Työryhmä on ollut erittäin hyödyllinen ja tarpeellinen tietojen keruun ja valtakunnallisen valmistelun informointikanava. Työryhmässä on yhteisesti valmisteltu vuokrasopimuksia sekä erilaisia vuokrausprosesseja (esimerkiksi palveluasumisen vuokrausprosessit).

23 Tietohallinto ja ICT Maakunnan tietohallinnon julkiset hallintotehtävät Velvoite suunnitella ja kuvata maakunnan kokonaisarkkitehtuuri (TietohL 7 ) Hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseen liittyvien tehtävien toteuttaminen; tietojärjestelmien kuvaaminen, tietoturvallisuudesta huolehtiminen, varautumissuunnittelu, tietoon liittyvien oikeuksien selvittämisvelvollisuus, tiedon laadun turvaaminen sekä hyvän julkisuus- ja salassapitorakenteen toteuttaminen (JulkL 18.4 ); Arkistotoimen tehtävät, siltä osin kuin arkistotoimen tehtävät järjestetään maakunnassa osaksi tietohallintoa (ArkistoL 7 ja 8 ); Lakisääteisten tehtävien hoidossa syntyvät henkilörekisterit; henkilötietojen käsittelyn suunnittelu, rekisteriselosteiden laatiminen, tietojen suojaaminen, tarpeettomien rekisterien arkistointi / hävittäminen (HetiL 6, 10, 32, 34 ja 35 ) Sähköisten asiointipalvelujen järjestäminen ja saatavuuden turvaaminen (SAVL 5 ja 6 ), Palveluperiaatteen toteuttaminen (HL 7 ), Tietohallinnon hankintatoimen järjestäminen (HankL 1 ) Häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin varautumiseen liittyvät tehtävät ICT:n osalta (ValmiusL) Yhteisten ICT-palvelujen käyttövelvoite (Tori-laki, TUVE-laki, Kapa-laki) Lakisääteiset tiedonantovelvoitteet, siltä osin kun ne toteutetaan tietojärjestelmien tiedoista Tietohallinnon ohjaus- ja valvontatehtävät (edellä mainittujen tehtävien ohjaus ja valvonta) Tietohallinnon tehtävät osana kyseessä olevan organisaation rakennetta Lähde

24 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Työryhmän tehtävät Valmistelee Kymenlaakson maakunta- ja sote-uudistusta tietohallinnon ja ICT- palveluiden osalta: laatii vastuualueensa nykytilan kuvauksen jatkotyöskentelyn pohjaksi seuraa valtakunnallista valmistelua, josta erityisesti uudistuvia säädöksiä ja palvelukeskus-mallin toteutusta; valtakunnallinen ICT-palvelukeskus arvioi uudistuksen tietohallintoa ja ICT-palveluita koskevia vaikutuksia nykyisiin kuntiin ja uusiin maakuntatoimijoihin sekä turvaa palveluiden tarkoituksenmukaisen järjestämisen jo nivelvaiheessa syksystä 2016 alkaen (esim. palveluhankintasopimukset) laatii suunnitelman muutoksen toteuttamisesta ja tekee esityksiä tarvittavista toimenpiteistä johtoryhmän käsiteltäväksi

25 Organisoi valmistelutyönsä: täydentää tarpeen mukaan ryhmän kokoonpanoa asiantuntijoilla perustaa alatyöryhmiä järjestää henkilöstöedustuksen tarkoituksenmukaisella tavalla huomioi ministeriöiden ja Kuntaliiton järjestämän muutostuen omassa työskentelyssään Pitää aktiivisesti yhteyttä sote-ja maakuntapalveluiden projektiryhmiin sekä tukee heidän valmistelua ICT-asiantuntijuutta vaativissa kysymyksissä Toimii osallistujiensa kautta projektin asiantuntijalinkkinä kuntiin, kuntayhtymiin ja muihin toimijoihin > yhteys toimivaltaisiin suunnittelu-, päätöksenteko- ja seurantaprosesseihin Varmistaa toiminnassaan hyvän tiedonkulun projektin viestintäsuunnitelman mukaisesti

26 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Työryhmän puheenjohtajana toimi Kouvolan kaupungin tietohallintojohtaja Sirpa Mäntynen, varapuheenjohtajina Kotkan kaupungin ICT Kymi -liikelaitoksen toimitusjohtaja Tarja Nousiainen ( asti) ja Carean tietohallintojohtaja Matti Ahola. Työryhmässä oli edustettuina Kymenlaakson liitto, kaikki Kymenlaakson kunnat, Carea, Kymenlaakson pelastuslaitos, ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus), kuntien omistamat Kymenlaakson ICT -palveluntuottajat Kaakkois-Suomen Tieto Oy ( asti) ja Medi-IT Oy ( asti) sekä Carean henkilöstö Infra- ja tietohallintoalatyöryhmät perustettiin kesäkuussa 2016 Työryhmä kokoontui ensimmäisen kerran ja sen jälkeen säännöllisesti lähes kuukausittain. Vuonna 2016 kokouksia oli yhdeksän (9), vuonna 2017 myös yhdeksän (9) ja vuonna 2018 viisi (5), vuoden 2018 kuudes kokous on sovittu joulukuulle.

27 4. Valmisteltavat prosessit Kansallisesti selvitetään ja/tai valmistellaan: Maakuntien arkkitehtuuriverkosto, VM Maakuntien tietoliikenteen esikytkentäydin / kytkentäydin, Vimana Oy Käyttövaltuushallinta, Vimana Oy Suomi.fi palvelujen käyttöönotto, Vimana Oy Makufi, maakuntien verkkosivustot, Vimana Oy VJ-hanke, valtion järjestelmät, Vimana Oy TUVE esiselvitys, turvallisuusverkko, Vimana Oy MaTi hanke & Järjestäjän tietojohtaminen 21, maakuntien tietojohtaminen, Vimana Oy ja SoteDigi Oy CRM esiselvitys, asiakkuuden hallinta, Vimana Oy Vuonna 2017 on perustettu strategisen tason työryhmä, Kymijoen Tietohallinto, jossa jäseninä on päätäntävaltaa omaavat kuntien ja kuntayhtymien edustajat. Ryhmän tehtäviä ovat strategia, vaikuttavuus, kuntien ja kuntayhtymien sekä maakunnan tietohallintoyhteistyö. Ryhmä toimii myös yhdyspintana valtion palvelukeskukseen.

28 5. Raportit ja tulokset Rahoitusavustusten pohjaksi tehty hankesuunnitelmat, Kymenlaakson liitolle myönnetty ICT-valmistelun tukemiseen: ,00, ICT I päätös ,00, ICT II päätös ,00, ICT III päätös ja ,00, ICT IV päätös Kymenlaakson edustajat sekä Vimanan että SoteDigin asiakasneuvottelukunnissa Tietohallinnon toimintamalli suunniteltu, valmistunut 5/2018 Alueverkkosuunnitelma valmistunut 6/2018 Kymenlaakson maakunnan kokonaisarkkitehtuurirakenne kuvattu Selvitys Kymenlaakson maakunnan palveluiden järjestäjän roolin vaikutuksesta tietojärjestelmiin valmistunut 8/2018, samalla kuvattu maakunnan käyttöön tulevien järjestäjän tietojärjestelmien konsolidointi- / muutostarpeet sekä järjestäjän ict-työkalut Maakunnan tietojohtamisen työpajatyöskentely käynnissä.

29 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Tietohallinto ja ICT työryhmä ehdottaa, että: Kymenlaakson maakunnan tietohallinnon valmistelua jatketaan tehtyjen hankesuunnitelmien mukaisesti työstettyjen toimintamallien ja suunnitelmien osalta tehdään toimeenpanosuunnitelmat sekä käynnistetään rekrytoinnit toimeenpanosuunnitelmissa kuvattujen resurssitarpeiden osalta Kymenlaakson vastuuvalmistelijat osallistuvat edelleen täysipainoisesti kansallisiin esiselvitys- ja valmisteluhankkeisiin Kymenlaakson edustuksen jatkuvuus varmistetaan kansallisten palvelukeskusten asiakasneuvottelukunnissa Kymenlaakson maakunta on edustettuna Kymijoen Tietohallinto ryhmässä

30 Talous 1. Lainsäädännöllinen pohja Maakuntien talousohjauksen keskeiset välineet ovat julkisen talouden suunnitelma, valtion talousarvio ja maakuntia koskeva lainsäädäntö. Maakuntien rahoituslaki määrittää reunan koko maakuntatalouden rahoitukselle. Lait: Maakuntalaki, mm. maakuntakonsernien muodostamaa osaa (=maakuntatalous) julkisesta taloudesta tarkastellaan JTS:ssa omana kokonaisuutena (11 ), maakunnan ja valtion väliset neuvottelut (13 ), maakuntatalouden neuvottelukunta (14 ), maakunnan toiminnan, talouden ja palvelutuotannon seuranta ja tietojen tuottaminen (141, 102 ), Talousarvio ja suunnitelma (103 ) Maakuntien rahoituslaki Sosiaali- ja terveydenhuollonjärjestämislaki Maakuntajakolaki Voimaanpanolaki (19 :n säännös maakuntaan siirrettävän kuntayhtymän selvityksestä)

31 Ohjeet ja suositukset: JHS 204 Maakuntien kustannuslaskenta JHS 206 Maakuntien palveluluokitus JHS 207 Maakuntien taloustietojen raportointi JHS 208 Maakuntien talousarvio ja -suunnitelma JHS 209 Maakuntien taloustietojen raportointi 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Selvitys siirtyvien palvelujen ja toimintojen kustannuksista ja uusien palvelukokonaisuuksien laskentamallien määrittelyä, alustava tilikartta ja ensimmäisen talousarvion raamitus. (Kymenlaakson esivalmistelusuunnitelma )

32 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Valmisteluresurssit: Kymenlaakson Liitto yht. 0,7 htv, talousprojektipäällikkö 8/2017, taloussuunnittelija 9/2018 Maakunnan taloustyöryhmä: Kymenlaakson Liiton, ELYn, Kympen, kuntien ja sairaanhoitopiirin edustajat. Työryhmä ei ole kokoontunut Muutostoimiston talous- ja hr-projektipäälliköiden sekä ao. työryhmien puheenjohtajien yhteiset TAHE-palaverit 3 kertaa v (11.10, 31.10, ), muistiot Teamsissä Toimeenpanoa tukeva talousverkosto: Miia Kiviluoto VM, Henrik Rainio KL, maakuntien talousvalmistelijat Työryhmä on kokoontunut noin kerran kuukaudessa. Maakuntien välistä yhteistyötä on tehty mm. vierailuilla SiunSoteen ja Eksoteen. Lisäksi on osallistuttu Kuntatieto-ohjelman automatisoidun talousrapportoinnin koulutustilaisuuksiin.

33 4. Valmisteltavat prosessit M A A K U N T A Vaten taloushallinto x.x.xx Talous- ja pankkipalvel ut Taloushallinn on projektointi Seuranta ja raportointi Taloussuunnittelu Talouden suunnittelu Rahoitus Laskentatunn iste Avaavat taseet Taloushallinnon prosessit ja ohjaus Prosessit ja toimintam allit Talousohjau ksen ja - ohjeiden valmistelu Taloushallinnon organisointi ja järjestelmät Järjestelm ät Talouspalvelut Talousraportoinnin uudistus (Kuti) Kymsoten valmistelu Konsernirakenne Hallintosääntö Taitoa, SAP

34 5. Raportit ja tulokset Kymenlaakson vapaaehtoisen sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymän taloushallinnon projektisuunnitelma (syksy 2017) Taloushallinnon palvelutuottajan ja tietojärjestelmien esiselvitys ja valintapäätös, ilmoitus VM:lle Maakuntatalouden simulointi, Kymenlaakson tilannekuva VM:lle Kymenlaakson maakuntatalouden riskitarkastelu, raportti VM:lle Väliaikaishallinnon talous- ja pankkipalvelut, tarjous Taitolta Esivalmisteluvaiheen rahoitushakemukset, rahoituspäätökset , , , , ,

35 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Jatketaan taloushallinnon valmistelutyötä yhdessä maakunnan ja valtakunnan eri toimijoiden kanssa. Valmistellaan ja esitetään hyväksyttäväksi maakunnan taloushallinnon projektisuunnitelma Valmistaudutaan ja osallistutaan maakunnan toiminnan ja talouden neuvotteluihin (ML 13 ). Laaditaan koetalousarviot (2/2019, 6/2019) sekä talousarvio vuodelle Valmistellaan ja organisoidaan sekä resurssoidaan maakunnan taloushallinto ja palvelut. Maakuntatalouden ohjauksen suunnittelu ja ohjeistuksen valmistelu. Valmistellaan maakunnan automatisoitu talousraportointi Koulutetaan ja käyttöönotetaan maakunnan taloushallinnon tietojärjestelmät. Järjestetään väliaikaishallinnon taloushallinto ja palvelut.

36 Strategia 1. Lainsäädännöllinen pohja Maakuntalaki (6, 35-36, 46 ) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (4, 14-16, 97 ) Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014) Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986) Maakuntalain 35 Maakunnalla on oltava strategia, jossa maakuntavaltuusto päättää maakunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteista. Maakunnan strategiassa tulee ottaa huomioon: 1) asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen maakunnan tehtäväalalla; 2) palvelujen järjestämistä ja tuottamista koskevat strategiset linjaukset; 3) maakunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet; 4) alueiden, alueiden käytön, elinympäristön laadun ja alueen elinkeinojen kehittäminen; 5) omistajapolitiikka; 6) henkilöstöpolitiikka; 7) asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet. Maakunnan strategian tulee perustua arvioon maakunnan tilanteesta strategian laatimishetkellä sekä tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista maakunnan tehtävien toteuttamiseen. Strategiassa tulee määritellä myös sen toteutumisen arviointi ja seuranta. Maakuntastrategian ottamisesta huomioon maakunnan talousarvion ja - suunnitelman laatimisessa säädetään 97 :ssä. Strategia tarkistetaan vähintään kerran maakuntavaltuuston toimikaudessa.

37 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Kymenlaakson maakuntastrategian valmistelu (VATE , 11 ): Todettiin, että Maakuntastrategian sisältökokonaisuuksia tarkastellaan strategiaryhmässä Henkilöstöön liittyvässä osiossa voisi tarkastella työhyvinvointia, henkilöstösuunnittelua sekä rekrytointia ja työnantajakuvaa SOTE:n edustajina STRATEGIA - ryhmään nimettiin kuntien SOTE-johtajat Ote pöytäkirjatekstistä: Muutosjohtaja ja Maku-projektiryhmä ovat kesäkuussa 2017 käynnistäneet maakuntastrategian alustavan valmistelun siltä osin, kun strategia sivuaa maakuntasuunnitelmaa ja -ohjelmaa. Alustavaa valmistelua on tehty Maku-palveluiden STARA-alaryöryhmässä ja sen STRATEGIA -tiimissä. Tarkoituksena on, että STRATEGIA-tiimi laajenee vuoden vaihteessa siten, että siihen tulee myös Sote-palveluiden edustus. Ensimmäiseen maakuntahallituksen valmistelutoimielimen kokoukseen on valmisteltu luonnos maakuntastrategian prosessikuvaukseksi. Kymenlaakson maakuntastrategian alustavat strategiset linjaukset (VATE , 3 ) Kymenlaakson maakuntastrategian tulevaisuusskenaarioiden laatiminen (VATE , 3 )

38 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika STATEGIATIIMI: Strategia, aluekehitystehtävät, rahoitustehtävät ja viestintä; kokoonkutsuja muutosjohtaja Jussi Lehtinen Kokoukset ja , , , : Jussi Lehtinen, Mia Hämäläinen, Juhani Carlson, Frank Hering, Tiina Paavola, Hanna Kailasto, Jyrki Karhula, Jyrki Pitkänen, Jukka Penttilä, Juha Kouvo, Marja-Leena Värtinen ja Pia Hurtta Johdon strategiatyöpajoja , ,

39 4. Valmisteltavat prosessit

40 5. Raportit ja tulokset Kymenlaakson maakuntastrategian alustavat strategiset linjaukset, esivalmisteluraportti (VATE , 3 ) eid=12409&eventid=1014

41 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Skenaariotyö Maakuntastrategian ja toteuttamisohjelmien laatiminen

42 Järjestäminen 1. Lainsäädännöllinen pohja Maakunta ja sote-uudistukseen liittyvät valmisteilla olevat päälait: Sote-järjestämislaki Voimaanpanolaki Maakuntalaki Rahoitusta koskevat lait maakuntien rahoituslaki kunnan peruspalvelujen valtionosuuslaki Verotusta koskevat lait Henkilöstöä koskevat lait Vaalilainsäädäntö Yleishallintolait

43 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Vaten kokous Kymenlaakson maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelu sekä toimeenpano edellyttävät yhteistyötä eri toimijoiden kesken. Tähän liittyen tarvitaan yhteistä valmistelua yli hallintorajojen hyödyntämällä eri toimijoiden asiantuntemusta. Lähtökohtana on valmistella maku- ja sotepalvelujen kokonaisuudet maakunnan konsernihallintoon. Konsernin vastuualueet muodostuvat em. lisäksi yhteisestä Aluekehitys- ja strategiatoiminnosta sekä järjestämistoiminnosta. Näitä tukevat organisaation yhteiset hallinnon tukipalvelut sekä sisäinen tarkastus ja riskienhallinta (kts. esitys tulevasta maakunnan konsernihallinnon organisaatiokaaviosta). Seuraavana lista järjestäjätoiminnoista, joiden valmistelu on käynnistettävä yhdessä maku- ja sote-palvelujen osalta maakunnallisesti. 1) Suunnittelu ja seuranta 2) Ohjaus ja valvonta 3) Palvelujen hallinta ja hankinta 4) Kehittäminen 5) Yhteistyö 6) Järjestäjän organisoituminen

44 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Arja Kumpu Kari Kristeri Ari Ronkainen Juha Kouvo Satu Mäkelä Jussi Lehtinen Kirsi-Marja Karjalainen Jari Lempinen Vesa Parkko Henna Hovi Liisa Rosqvist Lehto Lauri Anu Salonen

45

46 4. Valmisteltavat prosessit 1) Käsikirjan rakenteen määrittely

47 1) Käsikirjan tekstisisällön tuottaminen

48 5. Raportit ja tulokset

49 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Tavoitteena vuosille on kehittää ja luoda alla olevan mukaiset vahvat järjestäjätoiminnot.

50 Etenemisaikataulu työpaja Eteneminen > Agenda 1. Lähtökohdat käsikirjan työstämiseen 2. Työkäytännöt, aikataulut ja roolit & vastuut 3. Katsaus maku-soten isoon kuvaan ja järjestämiseen mitä järjestäminen on ja ei ole 4. Käsikirjan rakenteen työstämisen aloittaminen Tavoitteet minkälainen on onnistunut työpaja? Hyvä, avoin ja innostunut yhteisen tekemisen ilmapiiri Yhteinen ymmärrys mitä lähdetään työstämään ja miten Yhteinen ymmärrys järjestämisen perusperiaatteista Hyvä sparraus ja hyviä syötteitä käsikirjan rakenteen (eli sisällysluettelon) hahmottamiseen NHG vetää työpajan tuotokset yhteen ja tuo koosteen seuraavaan työpajaan (tammikuussa), jossa viimeistellään käsikirjan rakenne, aloitetaan sisällön sparraus ja sovitaan sisällön tuottamisen seuraavat askelmerkit Tämän jälkeen selkeällä iteratiivisella työstämismallilla käsikirjan vaiheittainen päivittäminen i. Kirjoittamistyö ja sen aikainen sparraus ii. iii. Kommentointikierrokset Työpajasparraus Seuraavat työpajat Tammikuun työpajojen ajankohdat: Ke 9.1 klo 11:30-16 (Kotka) Ti 29.1 klo 8:30-13 (Kouvola) Helmi-maaliskuun työpajojen ajankohdat: To 21.2 klo 8:30-13 (Kotka) Ke 6.3 klo 11:30-16 (Kouvola) Jatko sovitaan tapaamisessa 50

51 Hallinto- ja asianhallinnan valmistelu Hallinnon järjestämisen valmistelu 1. Lainsäädännöllinen pohja HE 15/2017; Maakuntalaki, Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä, Laki vaalilain muuttamisesta, Maakuntajakolaki, Laki maakuntalain, sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain ja pelastustoimen järjestämisestä annetun lain voimaanpanosta 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Voimaanpanolakiesityksen 7 :n mukaan valmistellaan maakunnan toiminnan ja hallinnon järjestämistä, osallistutaan maakuntavaalien järjestämiseen ja valmistellaan muut maakunnan hallinnon ja toiminnan käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat

52 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Hallintovalmistelua linjaavat kuukausittain kokoontuvat maakuntahallituksen poliittinen seurantaryhmä, väliaikainen valmistelutoimielin (työryhmä) ja muutosjohto 4. Valmisteltavat prosessit Poliittinen johtamisjärjestelmä ja päätöksentekojärjestelmä Konsernirakenne, jonka pohjalta valmistellaan konsernin sisäinen päätöksentekojärjestelmä/johtamisjärjestelmä Hallinnon järjestäminen hallintosäännössä Väliaikaishallinnon päätöksenteko Maakuntavaalien järjestäminen

53 5. Raportit ja tulokset Väliaikaisen valmistelutoimielimen työjärjestysluonnos laadittu mallisäännön pohjalta Maakuntahallituksen poliittinen seurantaryhmä on hyväksynyt alustavat linjaukset poliittisen johtamisjärjestelmän ja konsernirakenteen valmistelulle Hallintopäällikkö on osallistunut Kuntaliiton ja syksystä 2018 alkaen valtiovarainministeriön koordinoiman maakuntien edustajien muodostaman hallintosääntöverkoston työskentelyyn. Verkosto on valmistellut maakuntalain 78 :n tarkoittaman maakunnan hallintosääntömallin, joka on julkaistu Maakuntavaalit; Puolueiden piirijärjestöiltä pyydetty esitykset maakuntavaalilautakunnan jäseniksi (maakuntahallitus ) Maakunnan päätöksentekoprosessien kuvaukset aloitettu; maakuntastrategian laadinta ja hallinnon järjestäminenprosessikuvaukset laadittu Hankittu maakuntavalmistelun käyttöön toiminnankuvausjärjestelmä IMS

54 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Väliaikaisen valmistelutoimielimen kokoonpanon tarkistaminen Kymsoten käynnistymisen johdosta Väliaikaisen valmistelutoimielimen työjärjestyksen hyväksyminen Konsernin hallinto-organisaatio organisoidaan vuoden 2019 aikana Vuonna 2019 valmistellaan hallintosääntö maakuntavaltuuston hyväksyttäväksi. Järjestetään maakuntavaalit Vuonna 2020 valmistellaan hallintosääntöä täydentävät toimintasäännöt Jatketaan prosessikuvausten laadintaa

55 Hallinto- ja toimintasääntövalmistelu vuosina

56 Hallinnon järjestämisen keskeisten periaatteiden valmistelu vuonna 2019

57 Asianhallinta Asianhallintaa tarvitaan sekä maakuntahallinnon ja tähän liittyvän järjestämistehtävän hoitamisessa sekä maakuntien vastuulla olevien palveluiden tuottamisessa. Maakunnan järjestämisvastuun piiriin kuuluvissa viranomaistehtävissä ja muissa tehtävissä syntyy asiakirjoja, joiden käsittelyä ja säilyttämistä koskevat lailla määritellyt tavoitteet. Maakunta tarvitsee tässä asiakirjanhallintaa, jolla ohjataan asiakirjatiedon hallintaa koko sen elinkaaren ajan. 1. Lainsäädännöllinen pohja Suomen perustuslaki 731/1999 Kuntalaki 410/2015 ja esitys Maakuntalaiksi HE 15/2017 Hallintolaki 434/2003 Arkistolaki 831/1994 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista 617/2009 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 Tietosuoja-asetus, GDPR ja Tietosuojalaki (vireillä) Henkilötietolaki 523/1999 Toimialakohtainen erityislainsäädäntö Suositukset: JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne JHS 200 Kuntien ja kuntayhtymien palveluluokitus (maakunnille soveltuvin osin) JHS 206 Maakuntien palveluluokitus

58 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Maakuntahallituksen nimeämän Väliaikaisen valmistelutoimielimen (VATE) päätös , väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma (TOS) ja asianhallintajärjestelmän Twebin käyttöönotto. Näin turvataan väliaikaishallinnon asianhallinnan ja mahdollisen siirtymäkauden asianhallinnan toimivuus. Maakuntien viitearkkitehtuuri Asianhallinnan toiminnallinen ympäristö Lähde: Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri, Kuntaliitto 2016

59 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Asianhallinnan suunnittelija on työstänyt Väliaikaishallinnolle käyttöönotettavaa tiedonohjaussuunnitelmaa (VATE-TOS) sekä Tweb - asianhallintajärjestelmää. Työ on aloitettu kesäkuussa Myös maakunnille tulevan tiedonohjaussuunnitelman (MAKU-TOS) laadinta on aloitettu syksyllä Kymenlaakson maakuntauudistuksen asianhallintaryhmä (11 henkilöä) on aloittanut syksyllä Valtiovarainministeriö on asettanut maakuntien tiedolla johtamista ja tiedonhallinnan kehittämistä koordinoivan Maakuntatieto-ohjelman. Ohjelman tavoitteena on rakentaa maakuntien palvelujen järjestämiselle yhtenäinen tietopohja kaikkien osapuolten käyttöön sekä tukea vaikuttavaa ja kustannustehokasta ohjausta ja johtamista. Lisäksi ohjelman tavoitteena on varmistaa, että maakuntien tehtäviin liittyvä tiedonhallinta ja tietojen hyödyntäminen on nykyistä kustannustehokkaampaa ja tehokkaammin organisoitua koko julkisessa hallinnossa. Ohjelma kytkeytyy erityisesti valtionhallinnon, maakuntien ja kuntien omiin tietojohtamisen kehittämishankkeisiin sekä ohjauksen, rahoituksen ja Digi-muutoksen muutosohjelmiin. MAKU-TOS on maakuntien asian- ja asiakirjahallinnon kehittämisprojekti, jossa määritellään ja toteutetaan maakuntien yhteinen tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Projekti on jatkoa syksyllä 2017 toteutetulle VATE-TOS projektille. Työskentelyaika elokuu 2018 joulukuu Maakuntatieto-ohjelman Tiedonohjausryhmän työskentelyyn osallistuu hallintopäällikkö, Asiantuntijatyöryhmään osallistuu asianhallinnan suunnittelija.

60 4. Valmisteltavat prosessit Asianhallinnan toimenpiteiden kulun prosessiohjaaminen toteutetaan IMS ohjelmiston avulla. Maakunnalle tulevan tiedonohjaussuunnitelman teko sekä asianhallintajärjestelmän käyttöönottoon liittyvät tehtävät. Asiankäsittely Sähköinen arkistointi Sähköinen arkistointi 5. Raportit ja tulokset Väliaikaishallinnon käyttöön tulevan Tweb asianhallintajärjestelmän testaus sekä käyttäjien koulutukset ovat käynnissä. Tuotantokäyttö on mahdollista toteuttaa heti, kun valmistelussa olevat lait hyväksytään ja Väliaikaishallinto aloittaa toimintansa. Maakunnalle siirtyvien aineistojen ja asiakirjojen kartoittaminen on aloitettu.

61 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Asianhallinnan ja asianhallintajärjestelmän valmistelutyötä jatketaan. Päätös maakunnan käyttöön tulevasta asianhallintajärjestelmästä tehdään heti sen jälkeen, kun Vimana Oy:n palvelutarjooma ja käyttövelvoite selviää. Sen jälkeen työstetään valittua asianhallintajärjestelmää sekä maakuntien yhteistä tiedonohjaussuunnitelmaa maakunnan tarpeita vastaavaksi. Selvitetään ja ratkaistaan asianhallintajärjestelmän yhteydet muihin tietojärjestelmiin. Valmistellaan ja esitetään hyväksyttäväksi vuonna 2020 maakunnan tiedonohjaussuunnitelma (TOS). Asiakirjojen pysyvä ja pitkäaikainen säilytys tulee toteuttaa ensisijassa sähköisesti (sähköinen arkistointi). Maakunnalle siirtyvien, paperisessa muodossa olevien asiakirjojen digitalisointi aloitetaan.

62 HYTE 1. Lainsäädännöllinen pohja Maakuntalaki (6, 35 ) Maakunta hoitaa sille lailla säädettyjä tehtäviä seuraavilla tehtäväalaloilla (6 ): 2) sosiaalisen hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen ja ehkäisevän päihdetyön asiantuntijatuki kunnille ja ehkäisevät palvelut; Maakuntalain 35 :n mukaan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen tulee ottaa huomioon maakunnan strategiassa. Strategiassa linjataan asukkaiden hyvinvoinnin edistämistä koskevat tavoitteet. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (7, 8 ): Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen kunnassa, kunnan on nimettävä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen vastuutaho ja tehtävä yhteistyötä maakunnan sekä muiden kunnassa toimivien julkisten toimijoiden sekä yksityisten yritysten ja yleishyödyllisten yhteisöjen kanssa, hyvinvointikertomus on toimitettava maakunnalle ja julkaistava julkisessa tietoverkossa.

63 Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen maakunnassa maakunnan on arvioitava ennakkoon ja otettava huomioon päätösten vaikutukset eri väestöryhmien hyvinvointiin ja terveyteen. sen on myös asetettava suunnittelussaan tavoitteet, joilla sosiaali- ja terveydenhuollon järjestäminen ja tuottaminen edistää hyvinvointia ja terveyttä. maakunnan on määriteltävä tavoitteita tukevat toimenpiteet ja vastuutahot. maakunnan on valmisteltava omalta osaltaan valtuustolleen valtuustokausittain alueellinen hyvinvointikertomus väestön hyvinvoinnista, terveydestä ja niihin vaikuttavista tekijöistä sekä toteutetuista toimenpiteistä. Kertomus laaditaan yhteistyössä alueen kuntien kanssa. Hyvinvointikertomus on julkaistava julkisessa tietoverkossa. Maakunnan on toimittava yhteistyössä alueen kuntien kanssa ja tuettava niitä asiantuntemuksellaan hyvinvoinnin ja terveyden edistämistyössä.

64 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Kymenlaakson sote-projektiryhmä nimesi maakunnallisen hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen (hyte) työryhmän vuoden 2017 alussa. Tehtävänä oli selvittää Kymenlaakson hyvinvoinnin ja terveyden nykytilaa sekä valmistella hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen rakenteita, johtamista kuntien ja maakunnan välillä ja erityisesti tunnistaa ja kehittää toimintamalleja yhdyspinnoilla. Työryhmä työskenteli sote-projektiryhmän alaisuudessa 6/2018 asti, jonka jälkeen valmistelu siirtyi maku-projektiryhmän alaisuuteen.

65 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Työryhmän jäsenet Työryhmän puheenjohtaja Kirsi-Marja Karjalainen, terveyden edistämisen palvelupäällikkö, Kouvola 4/2018 asti, sote-koordinaattori, Kymenlaakson liitto 5/2018 alkaen Kuntien edustajat Forss Lisa Haaja Minna vs. palveluvastaava, työllistymisen edistäminen Terveysneuvonnan esimies Kouvola Hamina Kotilainen Heikki Rasi Sari Nuoriso- ja järjestötoiminnan esimies Vapaaaikapalvelujen päällikkö Hamina Kaakon kaksikko Hannonen Markku Kaupunkisuunnittelujohtaja Kotka Ruotsalainen Leena Nuorisopalvelujen johtaja Kotka Holm Jenny Ympäristöterveyssuunnittelija Kotka Saario Asta Sosiaali- ja terveysjohtaja Pyhtää Koivisto Elina Kulttuurisen hyvinvoinnin edistämisen palvelupäällikkö Kouvola Sipari Johanna Terveyden edistämisen koordinaattori Kotka

66 Sairaanhoitopiiri Rantamäki Pia Johtava hoitaja Carea Kymenlaakson soteuudistus Tilli Kaarina Alueviranomaiset Hämäläinen Mia Munne Tea Saarinen Jari Yksikön päällikkö, työllisyyden, yrittäjyyden ja osaamisen palvelut Palvelujohtaja, työllistymistä edistävä moialainen yhteispalvelu Kotka Kymenlaakson liitto Muu yhteistyökumppanit Hovi Henna järjestöagentti Kymen-Karjalan sosiaali- ja terveysturva ry. Melto-Gurung Maija Ylilääkäri Kymijoen Työterveys Oy Lehtinen Tommi Toiminnanjohtaja Kymenlaakson liikunta Kleimola Piia Henkilöstöedustajat Teatteri- ja draamaohjaaja Harju Maritta Juko Kotka Höijer Jani Jyty Kouvola Rantamo Tuula Super Kouvola Soidinsalo Kirsi Tehy Kotka Soteprojektipäällikkö Aluekehitysasiantuntija Kaakkois- Suomen elykeskus Kaakkois- Suomen Tetoimisto Kulttuurisotehanke/Toimintavoima Oy

67 Työryhmä työskenteli ajalla sote-projektiryhmän alaisuudessa 6/2018 alkaen hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen valmistelu siirtyi makuprojektiryhmän alle ja työskentely jatkui kolmessa pienryhmässä: 1) hyte järjestäjän tehtävät -ryhmä, 2) kuntien hyvinvointikoordinaattorit ryhmä ja 3) ehkäisevän päihde- ja mielenterveystyö ryhmä Alkuperäinen hyte-työryhmä säilyy taustaryhmänä edelleen ja kokoontuu harvemmin Työryhmä kokoontui säännöllisesti keskimäärin kerran kuukaudessa pois lukien kesäkuukaudet Työskentelytapoina käytettiin perinteisten kokoustapojen lisäksi ryhmätyöskentelyä Hyte-painopisteiden mukaisia tavoitteita ja toimenpiteitä valmisteltiin lisäksi kolmessa pienryhmässä Leena Ruotsalaisen, Maija Melto-Gurungin ja Kirsi- Marja Karjalaisen johdolla. Näihin pienryhmiin kutsuttiin tarpeenmukaisia asiantuntijoita

68 4. Valmisteltavat prosessit 1. Hyten strateginen johtaminen Hyten tavoitteet ja mittarit strategiaan Hyten organisoituminen ja johtamisvastuu Alueellinen hyvinvointikertomus Päätösten vaikutusten ennakkoarvioinnin linjaukset 2. Kuntien hyte-tuki Tuen tarpeen selvittäminen ja suunnittelu 3. Palvelujen järjestäminen hyte-tavoitteet ja laatukriteerit palvelustrategiaan ja lupaukseen 4. Hyten ohjaus ja valvonta Kriteerien ja tulosvaatimusten asettaminen, seuranta Hallintosääntö 5. Yhdyspintapalvelut Yhteiset palveluketjut tai kokonaisuudet yhdyspintasopimukset

69 5. Raportit ja tulokset Hyte-työryhmän työskentelystä ja tuloksista julkaistiin raportti Hyvinvoiva Kymenlaakso Raportti sisältää kuvauksen hyte-työryhmän työskentelystä, Kymenlaakson väestön hyvinvoinnin ja terveyden tilasta, hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen rakenteista ja resursseista kunnissa ja alueella sekä johtopäätökset ja ehdotukset jatkotoimiksi Kymenlaakson väestön hyvinvoinnin ja terveyden tilan kuvaukset perustuvat kansallisista tietolähteistä (Sotkanet, työterveyslaitoksen tilastot, TEA-viisari) saatuihin tietoihin. Tietoja täydennettiin tilaamalla erillisraportti Hyvinvoinnin ja terveyden maantiede kunnittain Kymenlaaksossa 2017 (Mäkelä Iida & Aro Timo) Kymenlaakson hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen painopisteiksi työryhmä esittää seuraavaa: Kymenlaakson asukkailla on mahdollisuus 1) elää päihteetöntä elämää ja saada tukea siihen, 2) terveellisiin elintapoihin ja hyvään mielenterveyteen, 3) elää turvallista arkea terveellisessä ympäristössä sekä 4) merkitykselliseen elämään. Työryhmä ehdottaa yhdyspinnoilla työskentelyä varten perustettavaksi Hyvinvoiva Kymenlaakso verkostoa

70 Päivitetty PH MAAKUNTA MAAKUNTASTRATEGIA Maakuntahallinto Monialainen hyte-johtoryhmä Hyte johtajavastuu sovittu HYVINVOINNIN JA TERVEYDEN EDISTÄMISEN RAKENTEET KYMENLAAKSOSSA 2021 (VISIO) VALTIO hyte-kerroin Hyvinvointijohdon yhteistyöryhmä Ehkäisevän päihde- ja mielenterveystyön (EPMT) tiimi Järjestöagentti/ koordinaattori Osallisuus- ja vuorovaikutussuunn. Arjen turvallisuus ja ympäristöterveysasiantuntija, Työ- ja toimintakykyä edistävä asiantuntija Liikunta, kulttuuri luontoasiantuntijat Maakunnan hyvinvointia edistävät palvelut Maakunnallinen ehkäisevän päihde- ja mielenterveystyön (EPMT) ryhmä Maakunnallinen osallisuustyöryhmä Maakunnallinen järjestöfoorumi ja -työryhmä Turvallisuusfoorumi hyteryhmä Kulttuuri, liikunta ja luonto - hyvinvointiryhmä Teemaryhmät tarpeen mukaan; oppilaitokset, poliisi, srk jne. KUNTA KUNTASTRATEGIA Kunnan hallinto Monialainen hyte-johtoryhmä Hyte johtajavastuu sovittu Ehkäisevän päide- ja mielenterveystyön (EPMT) koordinaattori Järjestö/kumppanuus/ osallisuuskoord. Turvallisuus- asiantuntija Työ- ja toimintakykyä edistävä asiantuntija Liikunnan ja kulttuurin ja luonnon asiantuntijat Kunnan hyvinvointia edistävät palvelut Monialainen hyteasiantuntijatiimi Monialainen hyteryhmä HYVINVOIVA KYMENLAAKSO VERKOSTO Hyvinvointikoordinaattori Maakunnallinen hyvinvointikoordinaattoreiden Hyvinvointikoordinaattori ryhmä KYMEN- LAAKSON ASUKKAIDEN TERVEYS JA HYVINVOINTI

71 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Hyten johtamisvastuu, rakenteet ja resurssit suunnitellaan ryhmän esityksen pohjalta osana maakunnan organisaatiota sekä talousarviota 2. Maakunnan hyte-työn johtamista varten perustetaan hyte-ohjaus- tai johtoryhmä 3. Hyten tavoitteet ja mittarit laaditaan maakuntastrategiaan 4. Alueellinen hyvinvointikertomus valmistellaan yhdessä kuntien kanssa maakuntavaltuuston hyväksyttäväksi vuoden 2019 aikana 5. Päätösten vaikutusten ennakkoarviointimenetelmä (EVA) otetaan käyttöön ja luodaan yhteiset linjaukset maakunnassa 6. Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen yhdyspintoja varten perustetaan Hyvinvoiva Kymenlaakso verkosto sekä yhteensovitetaan muiden yhteistyöryhmien ja foorumeiden hyte-työ ja määritetään tarvittavat valmisteluresurssit: maakunnallinen hyvinvointikoordinaattoreiden ryhmä maakunnallinen ehkäisevän päihde- ja mielenterveystyön ryhmä Maakunnallinen järjestöfoorumi ja työryhmä Maakunnallinen osallisuustyöryhmä maakunnallisen turvallisuusfoorumin hyte-turvallisuus työryhmä maakunnallinen kulttuuri, liikunta ja luontohyvinvointi työryhmä

72 Viestintä 1. Lainsäädännöllinen pohja Lait HE 15/2017 (ML 28 ja SL 13 ) Perustuslaki (731/1999) Hallintolaki (434/2003) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Kielilaki (423/2003) Tietosuoja, kuluttajansuoja, tekijänoikeudet Häiriötilanteita ja poikkeusoloja sääntelevät lait Ohjeet ja suositukset: Valtionhallinnon viestintäsuositus, Kuntien viestintäopas Suositus viestinnästä maakuntien väliaikaishallinnossa bab-b1fd-44e b7ca5d5c Maakunnan väliaikaisen valmistelutoimielimen on tiedotettava valmistelun etenemisestä alueen asukkaille, palvelujen käyttäjille, kunnille, järjestöille ja muille yhteisöille sekä varattava näille tarvittaessa mahdollisuus tulla kuulluksi valmistelussa olevista merkittävistä asioista. (Voimaanpanolakiluonnoksen 10 ) Valtioneuvoston suositus maakuntien viestinnän organisoinnista ja resursoinnista tulevissa maakunnissa (Luonnos , viestitään perustuslakivaliokunnan käsittelyn jälkeen): Viestintä tukee yhdenvertaisuutta, demokratiaa ja kilpailukykyä Viestintä on osa maakunnan strategista johtamista Viestinnän resursoinnista on huolehdittava

73 Maakunnan järjestämisen käsikirja: Maakunnan tulee edistää asukkaiden mahdollisuuksia ja oikeuksia vaikuttaa ja osallistua maakunnan toimintaan. Maakunnan asukkaiden osallisuus tulee olla osa maakunnan päätöksentekoa ja palveluiden suunnittelua. Lisäksi maakunnan tulee edistää asukkaiden osallisuutta palveluissa siten kuin erityislainsäädännössä siitä säädetään. Tehtävät Tiedotus palveluista ja niissä tapahtuvista muutoksista Asukkaiden ja asiakkaiden mielipiteiden selvittäminen päätöksenteon ja palveluiden suunnittelun pohjaksi Asiakasraatien sekä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksien järjestäminen Asiakaspalautteen keruu Asukkaiden, asiakkaiden, järjestöjen ja yhteisöjen oma-aloitteisen asioiden suunnittelun tukeminen Digitaalisten menetelmien kehittäminen asiakkaiden osallistamiseksi Palveluketjujen asiakaslähtöisyyden toteutumisen seuranta

74 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Maakuntauudistuksen viestintä/pidentynyt esivalmisteluvaihe. Vate Maakuntauudistuksen johtoryhmän hyväksymä sote- ja maakuntauudistuksen viestintäsuunnitelma päivitetty vastaamaan nykyistä esivalmisteluvaihetta. Väliaikaishallinnon viestintäsuunnitelma ja toimenpiteet on hyväksytty Vatessa Viestinnän tehtävä Edistää Kymenlaakson maakuntauudistuksen väliaikaisvaiheen aikana maakuntauudistuksen ja sote-uudistuksen valmisteluvaiheen strategioita. Viestinnän tavoitteet Tukea maakuntauudistuksen valmistelua monipuolisella maakuntauudistuksen valmistelua monipuolisella ja vuorovaikutteisella viestinnällä Tukea monitoimialaisen uuden maakunnan perustamista Viestiä aktiivisesti, avoimesti ja ymmärrettävästi uudistuksen kokonaiskuvasta, tavoitteista, etenemisestä sekä uudistuksen vaikutuksista eri sidosryhmille Ylläpitää myönteistä ja totuudenmukaista kuvaa uudistuksesta ja sen etenemisestä Sitouttaa sidosryhmät maakuntauudistukseen Tukea muutosjohtamista Tukea maakuntaan siirtyvien organisaatioiden sisäistä viestintää

75 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Vuonna 2018: Maakuntauudistuksen viestintäpäällikkö aloittanut tammikuussa. Viestintätyöryhmien edustajat nimetty helmikuussa. Osallisuus- ja vuorovaikutusasiantuntija aloittanut toukokuun puolivälissä ja Kymenlaakson sivuston projektipäällikkö syyskuussa Valtakunnalliset viestintäryhmät Kansallinen maakuntien viestintäverkosto Kansallinen demokratia- ja osallisuusverkosto Väestörekisterikeskuksen maakuntien yhteiset verkkosisällöt -ryhmät (ryhmätöiden pohjalta protoversio verkkosisällöistä julkaistu , ryhmä yhdistetty Vimanan valmisteluryhmään) Vimanan maakuntien verkkopalveluiden kehittäminen -ryhmä Jokaisen ryhmän kokoontumiset noin 4-5 krt vuodessa Kehitetään valtakunnallisesti viestinnän tavoitteita, suunnitelmia ja palveluportaalia Kymenlaakson maakuntauudistuksen viestinnän valmisteluryhmät Maakuntauudistuksen viestintäryhmä (=Viestinnän ydinryhmä) Viestintäpäälliköt 2 kpl (maku Heli Veripää ja sote Anni Björklund) Osallisuus- ja vuorovaikutusasiantuntija (Aija Matero) Kymenlaakson sivuston projektipäällikkö (Katariina Terävä) Kokoontuu viikoittain 1-2 h Maakunta- ja sote-uudistuksen viestinnän ajankohtais- ja kehittämisasiat Laajennettu viestintäryhmä Viestinnän ydinryhmä ja henkilöstöjärjestöjen edustajat Kokoontuu kerran kuukaudessa tai tarvittaessa Esitellään viestinnän ydinryhmän ideat ja ajankohtaiset asiat Viestintätyöryhmä Viestinnän ydinryhmä ja Kymenlaakson kuntien sekä siirtyvien organisaatioiden edustajat (maakuntaan siirtyvät organisaatiot ja kunnat nimenneet edustajansa) Kokoontuu kerran kuukaudessa tai tarvittaessa Ajankohtaiset asiat ja kuntien tarpeet, yhdyspinnat

76 4. Valmisteltavat prosessit Ydinprosesseina: Strateginen viestintä ja viestintäohjelman tavoitteet (ulkoisen ja sisäisen viestinnän suunnitelmat yhdistettynä strategisiin tavoitteisiin, strategisiin hankkeisiin, muutoshankkeisiin ja toimintasuunnitelmiin)

77 5. Raportit ja tulokset Kymenlaakson maakuntauudistuksen pidentyneen esisuunnitelmavaiheen viestintäsuunnitelma hyväksytty valmistelutoimielimessä Verkkosivustoja kehitetty: extranetin konsepti ja julkaisu, tapahtumakalenteri ja keskustelusivusto extranettiin, Uusikymenlaakso nettisivut. some-kanavat (facebook, twitter ja linkedin) käytössä Uutiskirjeet (sisäinen ja ulkoinen) kerran kuukaudessa Demokratia- ja asukasosallisuusvalmistelutyö aloitettu Kymenlaakson palveluportaaliprojekti käynnistetty, Kymsoten sivustot julkaistaan Verkostoitumista valtakunnallisesti sekä kuntien, sote-kuntayhtymän ja siirtyvien organisaatioiden kanssa Viestintäpäällikkö mukana uuden maakunnan strategiavalmistelussa ja TKI-toiminnan suunnittelussa Päätöksenteon viestintä (poliittinen ohjausryhmä ja vate) Julkaisuja, tapahtumia ja viestintäkoulutusta Projektien viestintäsuunnitelmia (esim. Lifecare ja SAP) Viestinnän seurantaa (uutisseuranta, viestintäkanavien seuranta ja palautteet) Viestinnän yhdyspintojen määrittelyä eri toimijoiden välillä viestintätyöryhmässä Viestinnän projektisuunnitelmaa tehty Väliaikaisvaiheen strategiaa tukeva visuaalinen ilme otettu käyttöön Strategiaviestintää/brändi- ja identiteettisuunnittelua aloitettu Viestinnän roolien ja resurssien suunnittelua aloitettu tulevalle maakunnalle

78 6. VATElle ehdotus jatkotoimenpiteistä vuosille Viestinnän organisoituminen, resurssit ja roolit *) Viestinnän prosessien kuvaus Strategia- ja talousviestintä, osallistuminen Viestintäohjelma ja -suunnitelma Viestinnän yhdyspintojen määrittely eri sidosryhmien välillä Viestintämallit ja -ohjeistukset Viestintäkoulutus Brändiohjelma ja -suunnitelma (Kymenlaakson identiteetti), visuaalinen ilme Vuorovaikutteiset viestintäkanavat (internet, extranet, some-kanavat) Kriisiviestintäsuunnitelma Muutosviestintä Vaaliviestintä, päätösviestintä Viestinnän jatkuva kehittäminen Markkinointi Palveluntuottajien perehdytys, viestintä *)Sosiaali- ja terveysministeriön luonnos ( ) maakuntakonsernin, järjestäjän ja tuottajan viestinnän rooleista ja resursseista:

79 Osallisuus 1. Lainsäädännöllinen pohja HE maakuntalait 23, 24, 26 Kuntalaki 22 ja 29 (410/2015) Perustuslaki 6 3 mom. Nuorisolaki 24 Perusopetuslaki 47a Voimaanpanolaki 10 Sote palveluissa Laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä 35 ; Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (810/2000) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) Maakunnan palvelulupaus, maakuntien yhteistyösopimus ja ehdotus maakunnan yhteistyöalueen 27 :n mukaiseksi valtakunnallisiksi tavoitteiksi Ohjeet ja suositukset Järjestämisen käsikirja: Maakunnan tulee edistää asukkaiden mahdollisuuksia ja oikeuksia vaikuttaa ja osallistua maakunnan toimintaan. Maakunnan asukkaiden osallisuus tulee olla osa maakunnan päätöksentekoa ja palveluiden suunnittelua. Lisäksi maakunnan tulee edistää asukkaiden osallisuutta palveluissa siten kuin erityislainsäädännössä siitä säädetään.

80 Sosiaali- ja terveysministeriön painopisteet Osallisuuden vahvistaminen sosiaali- ja terveysministeriön vastuulla olevan köyhyyden ja syrjäytymisen ehkäisemisessä: Asumisen tukeminen palveluilla ja asumistuella Vammaispoliittiset kysymykset Romanipoliittiset kysymykset Maahanmuuttajien ja muiden erityisryhmien hyvinvointi ja terveys Sosiaalisen hyvinvoinnin vahvistaminen Viimesijaisen toimeentulon turvaaminen.

81 2. Toimeksianto esivalmistelusuunnitelmassa Demokratia- ja asukasosallisuusvalmisteluryhmän toimeksianto tiedottaminen palveluista ja niissä tapahtuvista muutoksista asukkaiden ja asiakkaiden mielipiteiden selvittäminen päätöksenteon ja palveluiden suunnittelun pohjaksi asukas- ja asiakasraatien sekä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksien järjestäminen asiakaspalautteen kerääminen asukkailta, asiakkailta ja järjestöiltä yhteisöjen oma-aloitteisen asioiden suunnittelun tukeminen digitaalisten menetelmien kehittäminen asiakkaiden osallistamiseksi palveluketjujen asiakaslähtöisyyden toteutumisen seuranta Osallisuuden tavoitteet Lisätä maakunnan asukkaiden osallisuus- ja vuorovaikutusmahdollisuuksia sekä hyvinvointia yhteistyössä kunnan, järjestöjen, vaikuttamistoimielinten, HYTE-työn ja Kymsoten kanssa. Edistää maakunnan identiteettiä ja lisätä alueen vetovoimaisuutta.

82 3. Työryhmän kokoonpano ja työskentelytavat, työskentelyaika Osallisuus on osa viestinnän työryhmää. Viestintäpäällikkö aloittanut tammikuussa 2018, osallisuus- ja vuorovaikutusasiantuntija toukokuussa ja projektipäällikkö syyskuussa. Sote-koordinaattori aloitti toukokuussa Asukas- ja demokratiatyöryhmä Aloittanut toimintansa helmikuussa 2017 Perustaminen: vanhus- ja vammais-, liikunta- sekä poliittisia järjestöjä on pyydetty nimeämään edustajansa. Työryhmää on tarvittaessa täydennetty uusilla jäsenillä. Kokoontunut 5 krt. Osallisuus- ja vuorovaikutusasiantuntija ryhmän sihteeri Tehtävät: valmistella maakunnan tehtävien tunnetuksi tekemistä erilaisin viestinnällisin keinoin valmistella asukkaita kiinnostavien asioiden tunnetuksi tekemistä valmistella kysely- ja keskustelutilaisuuksia ja muita mahdollisuuksia asukkaiden osallistumiseksi maakunnassa järjestettävien tehtävien ja palveluiden osalta edistää maakunnan palaute- ja aloitteentekojärjestelmän kehittämistä vahvistaa maakunnan identiteettiä ja maakunnan sisäistä yhtenäisyyttä vahvistaa maakunnan vetovoimaa

83 Kymenlaakson maakuntauudistuksen työryhmät Järjestö 2.0 hanke Maakunnallinen järjestötyöryhmä (1 krt/kk) Järjestö 2.0 projektiryhmä (1 krt/kk) Kymenlaakson kunnat, TE-keskus ja ELY:n osallisuustyöryhmä (1 2 krt/1-2 kk) Aloittaa toiminnan 2019 Viestintätyöryhmät Maakuntauudistuksen viestintätyöryhmä (n. 2 krt/kk/tarvittaessa) Laajennettu viestintätyöryhmä (henkilöstöjärjestöjen edustajat (n. 1krt/kk) Viestintätyöryhmä (kuntien ja valtionhallinnon edustajat n. 1 krt/kk) HYTE-työryhmät Kulttuuri-, liikunta ja luonto työryhmä (1 krt/kk) Järjestöagentin, Sote-koordinaattorin ja osallisuus- ja vuorovaikutusasiantuntijan työryhmä (tarvittaessa) Valtakunnalliset verkostot VM maakunta- ja soteuudistuksen demokratia- ja osallisuusverkosto (tapaamiset n. kerran kuussa) Kuntaliitto, Kuntademokratiaverkosto (tapaamiset n. kerran kuussa)

84 4. Valmisteltavat prosessit