Eksoten Kanta-toiminnallisuuksien käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä ja ratkaisuja

Transkriptio

1 Eksoten Kanta-toiminnallisuuksien käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä ja ratkaisuja Eksotessa sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen ja asiakastietojärjestelmän Kantatoiminnallisuuksien käyttöönoton myötä on palvelutuotannossa esiintynyt paljon kysymyksiä. Nämä kysymykset voidaan jaotella karkeasti teknisiin ja sisällöllisiin sekä arkistointiin ja Kantatoiminnallisuuksiin yleisesti liittyviin kysymyksiin. Tässä taulukossa pyritään kuvaamaan SosKanta-hankkeelle esiin tulleita kysymyksiä ja näiden ratkaisuja. Taulukko ei ole täydellinen eikä se sisällä kaikkia saapuneita kysymyksiä ja palvelutuotannon haasteita eikä kaikkia linjattuja asioita. Haasteen tyyppi Toiminnan haasteen aihe Kysymykset Ratkaisut Eksotessa Tekninen Asiakastietojärjestelmän uusien prosessien käyttö Asiakastietojärjestelmän taustoissa puute tai virhe Asiakirja puuttuu Asiakastietojärjestelmässä tekninen virhetila Työntekijöiden on ajoittain haastava hahmottaa, miten uudet prosessit etenevät asiakastietojärjestelmässä. Kysymyksiä on noussut esim. Miten prosessit asiakastietojärjestelmässä etenevät? Minkä vireillepanon valitsen, jotta pääsen etenemään oikeaan prosessiin? Miten prosessi tietyssä sosiaalipalvelussa etenee? Mistä prosessin vaiheista löytyvät mitkäkin asiakasasiakirjat? Miten toimin, jos aloitan väärän prosessin? Miten pääsen laatimaan palvelutarpeen arvion? Miten päätän palvelutarpeen arvion prosessin ilman päätöstä? Miten voin teknisesti ohittaa yhteydenoton ja ilmoituksen perusteella tehtävän palvelutarpeen arvioinnin, jos kirjaan palvelutarpeen arvioinnin asiakkuuden suunnittelun sisälle? Koulutuksen ja kirjallisen ohjeistuksen lisäksi työntekijät tarvitsevat käyttöönotontukea muutosten omaksumiseksi. He tarvitsevat opastusta asiakastietojärjestelmän prosesseista. Hanke tarjosi Kanta-toiminnallisuuksien käyttöönoton yhteydessä tukea päivittäin Skypeyhteydellä puolen tunnin ajan aamu- ja iltapäivällä. Lisäksi SosKanta-hankkeen työntekijät ja/tai 2M-IT vierailivat eri tiimeissä ja antoivat sovellustukea. Työntekijöillä oli käytössään myös SosKanta-hankkeessa tehtyjä erilaisia kirjallisia ohjeita. Asiakastietojärjestelmän prosessien ymmärtäminen vaatii työntekijältä ymmärrystä, miten kansallisia prosesseja tulkitaan. Työyksiköissä on keskusteltava yhteisesti, miten juuri meidän työssä kansallisia prosesseja tulkitaan ja miten asiakirjoja käytetään. Tarvittaessa 2M-IT:n ja SosKanta-hankkeen työntekijät ovat korjanneet työntekijöiden tekemiä asiakastietojärjestelmässä virheitä. Asiakastietojärjestelmän taustoissa on erilaisia puutteita tai virheitä, jotka Puutteet korjattiin pikaisesti hankkeen ja sovellustuen toimesta. Osaa kysymyksistä on tullut voivat estää käyttäjää työskentelemästä. miettiä, jotta muutokset tehdään kokonaisuus huomioiden suunnitellusti. Suunnittelutyössä ja Esim. asiakirja puuttuu kokonaan tai tietystä prosessin vaiheesta, vireillepanon toteutuksessa on huomioitava palvelutuotannon lisäksi tilastointi- ja raportointitarpeet. tekijöitä puuttuu, päätöspohja puuttuu, päätökseltä ei pysty teknisesti maksamaan, päätöksen alkaen ja saakka -päivämäärien laittaminen ei onnistu palvelutuotannon tarvitsemalla tavalla, tilitiedot puuttuvat, käyttäjätunnus ei toimi, käyttäjältä puuttuu tarvittavia oikeuksia tai käyttäjäroolilla ei pääse näkemään tarvittavia asiakirjoja Sopivaa asiakirjaa ei löydy järjestelmästä ollenkaan tai tarvittavasta prosessin vaiheesta. Esim. toimeentulotukeen liittyvä vuokravakuusitoumus tai vammaispalvelujen päiväaikaisen toiminnan sopimus puuttuvat järjestelmästä. Asiakastietojärjestelmä ilmoittaa virhetilasta. Esim. asiakastietojärjestelmä ei vaadi asiayhteydentodentamista, asiakkaan tilinumeroa ei saa tallennettua Nykytilankartoituksen yhteydessä on voitu määritellä asiantuntijatyöryhmissä, ettei jotain asiakirjaa tarvita, mutta käyttöönoton myötä on löytynyt asiakirjan käyttötarve. Toisaalta palvelutuotannossa on tullut esille kirjaamistarpeita, joille ei ole löytynyt sopivaa kirjaamispaikkaa mistään järjestelmässä olevasta asiakirjasta. Käyty keskustelu palvelutuotannon edustajan kanssa, mihin käyttötarkoitukseen ko. asiakirjaa tarvitaan ja selvitetty, löytyykö tälle asiakirjalle kansallista vastinetta. Tarvittaessa lisätty ko. asiakirja järjestelmään joko rakenteellisena tai ns. fraaseina. Tarvittaessa informoitu asiakirjatarpeesta THL:sta. Asiakastietojärjestelmän toimittaja korjannut virheet. Tarvittaessa käyttäjä tehnyt työasemapäivityksen ja uusimmat asiakastietojärjestelmän päivitykset ovat näin päivittyneet.

2 Asiakastietoa ei saa arkistoitua Virheet asiakasasiakirjoissa Työntekijä ei näe järjestelmästä riittävästi asiakastietoja Työntekijälle on virheellisesti määritelty väärä palveluyksikkö, rooli tai näkyvyyden rajausryhmä Työntekijä on tehnyt järjestelmässä virheen tai jättänyt jonkin asiakastietojärjestelmässä olevan vaiheen suorittamatta. Esim. työntekijä ei ole arkistoinut asiakkuus- ja/tai asia-asiakirjaa, jolloin asiakirjan arkistointi ei onnistu. Työntekijöiden on ymmärrettävä, mitä kaikkea tietoa arkistointi vaatii ja miten ja millä kriteereillä näitä tietoja tallennetaan. Koulutuksen lisäksi työntekijät tarvitsevat käyttöönotontukea muutosten omaksumiseksi. He tarvitsevat opastusta asiakastietojärjestelmän prosesseista. Hanke tarjosi Kantatoiminnallisuuksien käyttöönoton yhteydessä tukea päivittäin Skype-yhteydellä puolen tunnin ajan aamu- ja iltapäivällä. Lisäksi SosKanta-hankkeen työntekijät ja/tai 2M-IT vierailivat eri tiimeissä ja antoivat sovellustukea. Työntekijöillä oli käytössään myös SosKanta-hankkeessa tehtyjä erilaisia kirjallisia ohjeita. Tarvittaessa 2M-IT:n ja SosKanta-hankkeen työntekijät ovat korjanneet työntekijöiden asiakastietojärjestelmässä tekemiä virheitä. Rakenteellisen asiakirjan sisältö ei vastaa toiminnan tarpeita. SosKantatiimi on selvityttänyt, onko kyse järjestelmäntoimittajan kansallisten Esim. lapsen ja perheen palvelutarpeen arviossa otsikoinnissa tulkintavirhe, asiakirjarakenteiden tulkintavirheestä. Tarvittaessa järjestelmän toimittaja on korjannut jossa asiakas-sanan tilalla on käytetty sanaa "Lapsi", jolloin aikuiselle tehty virheen tai asiakirjarakenteista on annettu THL:lle palautetta. lapsen ja perheen palvelutarpeen arviointiin kirjataan aikuisen asiakkaan tiedot otsikon "Lapsi" alle. Työntekijät eivät näe heille tarpeellisia tekstejä tai kirjaamispaikkaa ei löydy, koska heillä ei ole tähän käyttöoikeuksia. Työntekijöille määritelty väärä tai liian vähän palveluyksiköitä tai rooleja. Työntekijöille voi olla epäselvää, millä roolilla, näkyvyydenrajausryhmällä tai palveluyksiköllä voi kirjata mitäkin. Palveluyksikön, palvelutehtävän ja käyttöoikeusien (rooli ja näkyvyydenrajausryhmä) käsitteiden erot eivät ole selvät palvelutuotannossa. Palvelutuotannossa hämmentää, että tietyn yksikön työntekijä, voi tehdä kirjauksia eri palvelutehtäviin eri sosiaalipalveluista. Esim. vammaispalvelujen toteuttamisen palveluyksiköstä voi tehdä kirjauksia lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtäviin omaishoidon tuesta. Koulutuksen lisäksi työntekijät tarvitsevat käyttöönotontukea muutosten omaksumiseksi. He tarvitsevat opastusta asiakastietojärjestelmän prosesseista. Hanke tarjosi Kantatoiminnallisuuksien käyttöönoton yhteydessä tukea päivittäin Skype-yhteydellä puolen tunnin ajan aamu- ja iltapäivällä. Lisäksi SosKanta-hankkeen työntekijät ja/tai 2M-IT vierailivat eri tiimeissä ja antoivat sovellustukea. Työntekijöillä oli käytössään myös SosKanta-hankkeessa tehtyjä erilaisia kirjallisia ohjeita. Asiakastietojärjestelmän käyttö edellyttää, että käyttäjällä on riittävät tiedot ja ymmärrys valintojensa tekemisen pohjaksi. Työntekijöiden tehtävänkuvat ja vastuut tulee olla tiedossa, että käyttöoikeudet voidaan toteuttaa järjestelmään. Eksotessa on jouduttu muuttamaan eri työntekijöiden käyttöoikeuksia, koska heidän vastuunsa ja tehtävänkuvansa ovat tarkentuneet. Ennen käyttöoikeuksien käyttöönottoa asiakastietojärjestelmään tehty toteutus käyttöoikeuksien käytöstä tulee tuntea. Esim. Eksotessa toteutuksen työntekijät eivät aluksi nähneet toteutettavasta palvelusta tehtyä päätöstä, koska heille ei ollut annettu oikeutta palvelujen järjestämisen prosessin vaiheen tarkasteluun. Eksoten käyttämässä asiakastietojärjestelmässä edellytetään, että työntekijällä on oikeus nähdä myös ko. prosessin vaihe, jotta voi nähdä sen sisällä tehdyt tietyt asiakirjat. Se, mitä asiakirjoja kukin työntekijä näkee mistäkin prosessin vaiheesta voidaan rajata tarkemmin. Eksotessa toteutuksen työntekijöille annettu oikeus nähdä palvelun järjestämisen prosessin vaihe, vaikkei tässä vaiheessa tehtyjä kaikkia kirjauksia (esim. toteutus ei näe järjestämisen vaiheen kertomusmerkintöjä, mutta päätöksen näkee). Käyttäjän teknisten taitojen puutteet ja inhimilliset virheet Työntekijät voivat tehdä virheitä. Esim. kirjaaminen väärään asiaan liittyen, väärälle asiakirjalle tai väärään prosessin vaiheeseen tai väärän päätöspohjan käyttäminen. Työntekijä on voinut unohtaa teknisesti tehdä jotain asiakastietojärjestelmässä (esim. unohtanut aloittaa asiakkuudet ja asian). Koulutuksen lisäksi työntekijät tarvitsevat käyttöönotontukea muutosten omaksumiseksi. He tarvitsevat opastusta asiakastietojärjestelmän prosesseista. Hanke tarjosi Kantatoiminnallisuuksien käyttöönoton yhteydessä tukea päivittäin Skype-yhteydellä puolen tunnin ajan aamu- ja iltapäivällä. Lisäksi SosKanta-hankkeen työntekijät ja/tai 2M-IT vierailivat eri tiimeissä ja antoivat sovellustukea. Työntekijöillä oli käytössään myös SosKanta-hankkeessa tehtyjä erilaisia kirjallisia ohjeita. Uusien toiminnallisuuksien käyttöönoton lisäksi käyttäjät tarvitsevat ns. peruskoulutusta asiakastietojärjestelmästä. Tarvittaessa 2M-IT:n ja SosKanta-hankkeen työntekijät ovat korjanneet työntekijöiden asiakastietojärjestelmässä tekemiä virheitä.

3 Kirjaamisjärjestelmän muutos Osa tiedoista, mitä aiemmin oli totuttu kirjaamaan asiakastietojärjestelmään, kirjataan toiseen järjestelmään. Työntekijä ei löydä asiakastietojärjestelmästä paikkaa kirjata jotakin tietoa. Asiakastietojärjestelmään on voitu aiemmin tehdä myös ns. teknisiä päätöksiä esim. laskunmaksua varten, mutta uudessa tuotantoympäristössä tämä ei enää samalla tavalla onnistu. Työntekijöiltä on noussut esim. seuraavia kysymyksiä: Miten tehdään päätös asunnon muutostöinä aiemmin myönnettyjen välineiden, koneiden ja laitteiden huollosta? Miten kirjataan tai tehdään päätös perhehoitajalle annettava tuesta, jotta laskut voidaan maksaa? Mihin kirjataan perhetyöntekijöiden tekemät neuvolan runko-ohjelman mukaiset haastattelut? Soskanta-hanke tarjosi Kanta-toiminnallisuuksien käyttöönoton yhteydessä tukea päivittäin Skype-yhteydellä puolen tunnin ajan aamu- ja iltapäivällä. Lisäksi SosKanta-hankkeen työntekijät ja/tai 2M-IT vierailivat eri tiimeissä ja antoivat sovellustukea. Uusien Työntekijöillä oli käytössään myös SosKanta-hankkeessa tehtyjä erilaisia kirjallisia ohjeita. Asioita on linjattu yhteistyössä palvelutuotannon edustajien kanssa. Kantatoiminnallisuuksien ja prosessien käyttöönoton jälkeen tulee työntekijälle tarjota tukea myös siihen, etteivät he kirjaa sellaisia asioita asiakastietojärjestelmään, mitkä eivät kuulu sosiaalihuollon aisakastietoihin. Organisaatiossa voi ilmetä, että asiakastietojärjestelmään on voitu aiemmin kirjata myös sellaista tietoa, mikä ei suoranaisesti ole asiakastietoa tai vastaa kansallisia määrityksiä. Joskus voidaan todeta, että organisaatiossa on tehty monta erilaista päätöstä samasta asiasta vain esim. laskujen maksamisen vuoksi. Esim. Eksotessa on aiemmin asunnon muutostöistä tehty päätös asiakastietojärjestelmään, jossa asiakkaalle myönnetään esim. hissi ja tähän liittyen huoltokulutkin korvataan. Aiemmin tästä on tehty ns. varsinainen palvelupäätös ja aina uusi päätös huoltokulujen maksamista varten. Nyt näiden välineiden huolto hoidetaan toisen järjestelmän kautta ja vain varsinainen päätös myönnetystä palvelusta on asiakastietojärjestelmässä. Käyttäjän on kuitenkin tunnistettava, milloin kysymys tällaisesta tilanteesta ja milloin asiasta tulee tehdä päätös asiakastietojärjestelmään. Nykytilankartoituksen tekeminen yhteistyössä toiminnan kanssa helpottaa tällaisia tilanteita ennakkoon. Organisaatiossa on kuitenkin huolehdittava, että tieto saavuttaa kaikki ko. asioita hoitavat työntekijät. Kahden tuotantoympäristön käyttö Kahden tuotantoympäristön käyttö erilaisissa erityistilanteissa asetti ajoittain Uuteen tuotantoympäristöön liittyvän koulutuksen lisäksi käyttäjät tarvitsevat yhteisen haasteita. Monet kysymykset kulminoituivat tietohuoltoon, siirtopäätösten ohjeistuksen siirtymävaiheen tilanteeseen. SosKanta-hanke antoi kirjalliset ohjeet, miten tekemiseen, prosessien jatkamiseen ja maksuihin liittyviin kysymyksiin. Esim. toimitaan tuotantoympäristöjen välillä eri tilanteissa. Lisäksi hanke tarjosi tukea Kantatoiminnallisuuksien käyttöönoton yhteydessä päivittäin Skype-yhteydellä puolen tunnin ajan Kumpaan tuotantoympäristöön kulloinkin kirjataan? Mitä vanhan tuotantoympäristön tiedoille tapahtuu? aamu- ja iltapäivällä. Lisäksi SosKanta-hankkeen työntekijät ja/tai 2M-IT vierailivat eri Miten toimitaan, jos prosessi on alkanut vanhassa tuotantoympäristössä ja tiimeissä ja antoivat sovellustukea. jatkuu uudessa tuotantoympäristössä? Esim. Miten takaisinperintä toteutetaan uuden ja vanhan tuotantoympäristön välillä? Kumman tuotantoympäristön kautta maksetaan mitäkin? Mitä tietoja siirretään uuteen tuotantoympäristöön? Missä aikataulussa siirrot tulee tehdä? Miten saan vertailukelpoiset tilastotiedot eri vuosilta?

4 Sisällöllinen Asiakkuuden alkamisen ja päättymisen asiakaskertomusmerkinnät / Merkintä sosiaalipalvelun alkamisesta ja merkintä sosiaalipalvelun päättymisestä Kansallinen määrittely ko. asiakaskertomusmerkinnöissä muuttunut. Asiakkuuksien hallinta ja näistä tehtävien merkintöjen kirjaaminen on nostattanut palvelutuotannossa paljon kysymyksiä. Esim. Miten merkintöjä saadaan tehtyä hallitusti yksiköiden sisällä ja niiden välillä? Missä vaiheessa merkintä asiakkuuden alkamisesta ja päättymisestä tehdään? Miten kirjataan sosiaalipäivystyksen asiakkuuden alkaminen ja päättyminen? Missä yksikössä ja ketkä merkintöjä tekevät? Mitä tietoja asiakkuudesta kirjataan? Tuleeko merkintä tehdä, jos asiakkuus on jo alkanut? Kuka huolehtii asiakkuuden päättymisestä? Tehdäänkö merkintä päättymisestä myös kuolleille asiakkaille ja kunnasta pois muuttaneille? Milloin merkintä asiakkuuden päättymisestä tehdään, esim. kun asiakkaalle on myönnetty toimeentulotukea? Milloin asiakkuus kirjataan alkavaksi? Kirjataanko asiakkuus alkavaksi päätöspäivämäärän vai tosiasiallisen palvelun alkamisen mukaan? Jos merkintä tehdään tosiasiallisen palvelun alkamisen mukaan, mistä tämä ajankohta tiedetään (esim. liikkumisen tuki myönnetty taksikorttina)? Mihin prosessin vaiheeseen merkintä tehdään? Tuleeko merkinnät tehdä, kun asiakkaan asian käsittely päättyy heti? Miksi tieto merkitään sekä asiakkuusasiakirjalle että kertomusmerkintänä? Mikä merkitys kertomusmerkinnällä on asiakkaalle? Organisaatiossa linjattava yhteisesti, mitä asiakaskertomusmerkintöjä tehdään missäkin prosessin vaiheessa ja sovittava merkintöjen hallinnoinnista (kuka tekee merkinnät aloittamisesta missäkin vaiheessa ja kuka päättämisestä). Organisaatiossa myös tulee yhteisesti sopia, missä prosessin vaiheessa merkinnät tehdään. Työntekijöiden riittävästä ohjeistuksesta on huolehdittava. Eksote otti käyttöön ko. merkinnät, vaikka kansallinen määrittely mistä asiakkuudesta merkinnät tulee tehdä puuttui. Eksotessa päädyttiin aluksi tekemään merkinnät palvelutehtävän asiakkuudesta sekä kuntouttavasta työtoiminnasta (laki kuntouttavasta työtoiminnasta). Asiakkuuden alkamisen merkintä päädyttiin tekemään vireilletulon prosessin vaiheeseen. Asiakkuuden päättymisen merkintä tehdään siinä prosessin vaiheessa, missä palvelutehtävän asiakkuus päättyy (vireilletulo, palvelutarpeen arviointi, asiakkuuden suunnittelu, toteutus). Kesän 2018 aikana asiakkuuden alkamisen ja päättymisen kertomusmerkinnät tarkentuivat kansallisesti. THL muutti asiakirjan määrityksiä niin, että asiakkuuden alkamisen ja päättymisen merkinnät tehdään sosiaalipalvelun alkamisesta. Eksotessa muutettiin joulukuussa 2018 työkäytäntöjä ja ohjeistettiin, että alkaen merkinnät tehdään uuden nimisillä kertomusmerkinnöillä ja merkintä koskee sosiaalipalvelun alkamista ja päättymistä. Eksotessa linjattiin, että merkinnät kirjataan aina toteutuksen prosessinvaiheeseen ja se tehdään vain niistä palveluista, joista tehdään päätös. Näin ollen sosiaalipäivystyksestä ei tehdä koskaan sosiaalipalvelun alkamisen kertomusmerkintää. Palvelutuotannossa esimiehet vastaavat työnjaosta kuka merkinnän tekee. Työntekijöille tehtiin ohje asiakkuuden alkamisen ja päättymisen asiakaskertomusmerkinnöistä. Ohjeiden muuttuessa käyttäjiä tiedotettiin sähköpostitse. Lisäksi kertomusmerkintöjen kirjaamista koskeva koulutusta toteutettiin arkistointi- ja asiakastietojärjestelmän peruskoulutusten yhteydessä.

5 Asiakastiedon kirjaaminen ohjauksesta ja neuvonnasta Asiakastiedon kirjaaminen asiakastietojärjestelmään Kantatoiminnallisuuksien käyttöönoton myötä on palvelutuotannossa noussut paljon kysymyksiä ohjauksen ja neuvonnan kirjaamisesta ja tähän liittyvästä vastuusta. Lisäksi oikeus kirjata asiakastietoa ohjauksesta ja neuvonnasta on herättänyt keskustelua. Kysymyksiä on noussut esim. Mitä tietoja ja mihin järjestelmään sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisestä ohjauksesta ja neuvonnasta kirjataan? Miten yhteydenoton ja ilmoituksen arviota tekevien ja yleistä ohjausta ja neuvontaa antavien käyttöoikeudet tulkitaan? Milloin on kyse yhteydenoton ja ilmoituksen arvioinnista ja milloin tehdään jo varsinaista palvelutarpeen arviointia? Onko vain yleistä neuvontaa ja ohjausta antavalla työntekijöillä tietojenkatseluoikeus asiakastietojärjestelmän asiakastietoihin kirjaamatta yleistä ohjausta ja neuvontaa? Työntekijälle on epäselvää mitä asiakastietojärjestelmässä kirjataan mihinkin ja mihin asiaan mikäkin asiakirja liittyy. Prosessit on toteutettu asiakastietojärjestelmään THL:n ohjeistuksen mukaan. Palvelutuotannossa on kuitenkin voinut olla erilaisia toimintatapoja, mitkä ovat voineet olla ristiriidassakin uusien prosessien kanssa. Kysymyksiä on noussut esim. Missä prosessin vaiheessa tai palvelutehtävässä kulloisessakin tilanteessa toimitaan? Miksi ei voida edetä yhteydenotosta ja ilmoituksesta edetä suoraan asiakassuunnitelmaan? Mihin asiaan asiakassuunnitelma liittyy? Mihin asiaan palvelutarpeen arvio liittyy? Mihin prosessin vaiheeseen asiakirja kirjataan? Missä palvelutehtävässä tiettyä sosiaalipalvelua toteutetaan? Miten jokin tietty prosessi (esim. sosiaalihuollon lausunnon laatiminen) etenee? Mihin asiakastietojärjestelmässä jokin tietty tieto voidaan kirjataan? Organisaatiossa sovittava yhteisesti käytännöistä ja työntekijöiden ohjeistuksesta. Organisaatiossa linjattava asiakasneuvontaa antavien työntekijöiden työnkuva ja vastuu suhteessa sosiaalihuoltolain mukaisiin kansallisiin prosesseihin. Asiakastiedon kirjaamiseen tarvitaan yhteiset linjaukset, jotta asiakkaan asiassa voidaan edetä yhdenmukaisesti huolimatta siitä, mihin yksikköön yhteydenotto on tullut. Vaatii myös kussakin tilanteessa ammattihenkilön harkintaa. Organisaatiossa on varmistuttava, että asiakas- ja potilastieto erotellaan ja tallennetaan oikeaan rekisteriin. Kysymys ennen kaikkea sovituista käytännöistä ja työntekijöiden vastuista, teknisesti oikeudet järjestelmiin voidaan toteuttaa, kun tiedetään miten toimitaan ja millä perusteilla. Eksotessa tunnistettiin yhteydenoton ja ilmoituksen arvio -asiakirjan kautta, että sosiaalihuollon asiakasnevonnasta toteuttava työ on yleisen neuvonnan ja ohjauksen lisäksi asian vireilletulon käsittelyn prosessiin liittyvää työtä. Eksotessa ns. matalan kynnyksen yleiseen ohjaukseen ja neuvontaan liittyvät merkinnät tehdään tällä hetkellä pääosin potilastietojärjestelmään. Asiakastietojärjestelmään kirjataan sosiaalihuollon asia tarvittaessa vireille. Tällä hetkellä yleistä ohjausta ja neuvontaa ei muutoin kirjata asiakastietojärjestelmään, ellei asiakkaalla ole asiakkuutta ja neuvontakäynti ole asiakkaan palveluiden järjestämisen ja toteuttamisen kannalta keskeistä. Työntekijöitä on kannustettu ammatilliseen harkintaan. Raportoinnin kannalta on tarkoitus ottaa tulevaisuudessa käyttöön asiakastietojärjestelmän toiminnallisuus, jolla voidaan tilastoida ns. suoritteita yleisestä ohjauksesta ja neuvonnasta. Nämä tiedot eivät kirjaudu kenellekään yksittäiselle asiakkaalle ja kyse on kontaktitietojen keräämisestä. Uusien prosessien, kirjaamiskäytäntöjen ja asiakirjojen käyttöönotto edellyttää muutosten tarkastelua ja läpikäymistä työyksiköissä tehtävän työn näkökulmasta sekä tiedonhallinnan perusteiden ja organisaation toimintamallien läpikäymistä työntekijöiden tekninen asiakastietojärjestelmän koulutuksen ja sovellustuen lisäksi. SosKanta-hanke on laatinut erilaisia ohjeita ja taulukoita työntekijöiden ja esimiesten tueksi. Esim. THL:n matriisia sosiaalipalvelut palvelutehtävittäin hyödyntäen on laadittu Eksoten matriisi, mitä sosiaalipalveluja Eksotessa toteutetaan missäkin palvelutehtävässä.

6 Asian vireilletulo ja vireilletulokäsittelyyn kirjattavat asiakastiedot Vireilletulon käsittely koetaan haastavaksi ja siinä tehdyt ratkaisut määrittelevät jatko työskentelyä. Vireilletulon käsittelyyn liittyy epäselvyyksiä. Esim. Missä tilanteissa asiakkaan asia laitetaan vireille? Milloin yhteydenotto tulkitaan hakemukseksi? Milloin edellytetään asiakkaalta hakemuksen täyttämistä ja milloin työntekijä voi kirjata asian ns. hakemuksena vireille? Mille päivämäärälle vireilletulo kirjataan? Millä perusteella palvelutehtävä tulee valita, kun asiakkaan palvelutarpeet eivät vielä ole tiedossa? Ketkä yksiköissä voivat kirjata asian vireille? Mihin palvelutehtävään mikäkin hakemus kuuluu? Jos asiakas hakee palvelua esim. lapsiperheiden palvelujen hakemuksella, mutta ko. palvelua ei voida lapsiperheiden palvelutehtävässä toteuttaa, voiko työntekijä vaihtaa palvelutehtävän? Jos työntekijä on valinnut vireilletulo vaiheessa väärän palvelutehtävän, miten palvelutehtävä päästään vaihtamaan? Ketkä arvioivat ja voivat ottaa asian jatkoon kantaa, voivatko esim. postia käsittelevät virastovahtimestarit tai palvelusihteerit tehdä ko. työtä? Mitä tietoja vireilletulokäsittelyn prosessiin kirjataan? Milloin on kyse yhteydenoton ja ilmoituksen arvioinnissa ja milloin jo palvelutarpeen arvioinnista? Miten pitkään voidaan työskennellä vireilletulon vaiheessa? Miten saatetaan asia vireille, kun sosiaalihuoltoon tulee lausuntopyyntö ja miten prosessi etenee tämän jälkeen? Uusien prosessien, kirjaamiskäytäntöjen ja asiakirjojen käyttöönotto edellyttää muutosten tarkastelua ja läpikäymistä työyksiköissä tehtävän työn näkökulmasta sekä tiedonhallinnan perusteiden ja organisaation toimintamallien läpikäymistä työntekijöiden tekninen asiakastietojärjestelmän koulutuksen ja sovellustuen lisäksi. Organisaatiossa on selkiytettävä työntekijöiden tehtävänkuvia ja vastuita. Lisäksi on yhteisesti sovittava linjauksista asioiden ratkaisemiseksi. Palvelutuotannon palvelutarpeenarvioinnin ja yhteydenoton ja ilmoituksen arvion työnjaon määrittelyn tueksi SosKanta-hanke on THL:n matriisia sosiaalipalvelut palvelutehtävittäin hyödyntäen on laatinut Eksoten matriisin, missä palveluyksikössä tehdään ns. varsinaista palvelutarpeen arviointia ja missä ns. alkuarviointia (ilmoituksen ja yhteydenoton arvio) sekä mihin järjestelmään tiedot kirjataan. Tämän työstäminen jatkuu edelleen Eksotessa. Eksotessa on muodostunut käytäntö, että vireilletulot, joista ei suoranaisesti tiedetä, mihin palvelutehtävään se kuuluu, kirjataan asiakkaan iän mukaan lapsiperheiden (asia koskee alle 18v.), työikäisten (asia koskee 18-65v.) tai iäkkäiden (yli 65v.) palvelutehtävään. Poikkeuksena tähän on vammaispalveluihin suoraan tulleet vireilletulot, joista ensisijaisesti kirjataan aina vireilletulo vammaispalvelujen palvelutehtävän. Eksoten toimintamallin mukaan asiakastietojärjestelmässä asian käsittely tulee päättää, kun työntekijä huomaa valinneensa väärän palvelutehtävän. Tämän jälkeen hän aloittaa uuden asian uudella vireilletulolla oikeaan palvelutehtävään. Eksotessa on linjattu, että työnsujuvuuden vuoksi postinkäsittelijät voivat kirjata asioita vireille ja liittää asiakastietojärjestelmään tietoja, mutta näistä vastaa ja näiden arkistoinnista vastaa asian varsinainen käsittelijä. Postinkäsittelijä ei myöskään valitse palvelutehtävää eikä sosiaalipalvelun metatietoja.

7 Uudet kirjaamiskäytännöt ja kirjaamisen sisältö Asiakastiedon kirjaamisen käytännöt muuttuvat ja toiminnassa haetaan uusia yhteisiä käytäntöjä. Muutokset ovat tuoneet esiin monenlaisia yksityiskohtaisia kysymyksiä asiakastiedon kirjaamisen käytännöistä. Tietoa kirjataan ensisijaisesti asiakasasiakirjoihin, päätöksenteon sijaan muihin asiakirjoihin. Työntekijät kiinnittävät entistä enemmän huomiota myös kirjaamisen sisältöön. Kysymyksiä on noussut kirjaamiskäytäntöihin ja sisältöihin liittyen. Esim. Mitä asioita kirjataan mihinkin? Kenelle tekstejä kirjataan? Esim. lapsiperheiden kotipalvelun tai perhetyön tarve johtuu vanhemman päihteiden käytöstä tai mielenterveysongelmista, mitä tietoja on syytä kirjata lapselle ja mitä vanhemmalle missäkin tilanteessa. Miten asioita kirjataan? Käytetäänkö teksteissä asiakkaan nimeä, asiakastermiä, teititelläänkö vai sinutellaanko asiakasta? Miten tarkasti tulee kirjata tietoa toimintakyvystä, terveydentilasta, tutkimuksista ja erilaisista mittareista? Mikä ero on työikäisten palvelutarpeen arvioinnilla ja lapsen ja perheen palvelutarpeen arvioinnilla ja miten asiakirjan valinta näiden välillä, jos asiakkaana on koko lapsiperhe? Asiakirjat, kuten palvelutarpeen arvioinnit sisältävät yksityiskohtaisia tietoja sekä mittareita, onko tiedot kirjattava asiakirjoihin tällä tarkkuudella? Millaisia tietoja päätösten tulee sisältää? Mitä päätöksiin kirjataan? Kenelle perheenjäsenelle päätös tehdään? Mitä tietoa saa kirjata maksusitoumukseen? Onko kaikki kirjaaminen tarpeen? Kysymyksiä on pohdittu yhdessä työntekijöiden kanssa ja heidän ammatillisen harkinnan käyttöä on pyritty vahvistamaan. Kantatoiminnallisuuksien ja asiakastietojärjestelmän käytön koulutuksen lisäksi työntekijät tarvitsevat kirjaamisvalmennusta. Lisäksi työyhteisöissä tarvitaan aikaa keskustella kirjaamisen sisällöistä. Asiakastiedon kirjaaminen edellyttää aiempaa systemaattisemmin asioiden laittamista vireille ja asiakastiedon kirjaamista vireilletulovaiheeseen. Käytännöt kirjata ja siirtää tietoa asian käsittelyä jatkavalle työntekijälle ovat olleen moninaisia. Toiminnan yhteistyö Kantatoiminnallisuuksien käyttöönotto on herättänyt kysymyksiä asiakkaan Hankkeessa on käyty paljon keskusteluja työyksiköissä. Työntekijöitä informoitu kansallisista prosessin etenemisestä yhteistyössä. Esim. prosesseista ja tätä kautta kehotettu saumattomampaan yhteistyöhön. Työkäytäntöjä hiotaan On noussut esille tilanteita, joissa työntekijät eivät pääse kirjaamaan toiminnassa, mutta asiakastietojärjestelmän muutokset ovat tuoneet näkyvämmäksi sen, asiakastietoa voimassaolevan palvelupäätöksen puuttuessa ja palvelujen kuinka moni ammattilainen työskentelee samassa prosessin vaiheessa. Toisaalta roolit eri järjestämisen prosessin ollessa kesken. Asiakkaan palveluketju jatkuu prosessin vaiheiden ja työntekijöiden välillä ovat selkeytyneet käyttöoikeuksien avulla. järjestelmässä saumattomammin ja tuo toimijat lähemmäs toisiaan. Miten palvelutarpeen arviointi tai asiakassuunnitelma kirjataan yhteistyössä eri organisaation edustajien kesken ja miten työntekijöiden vastuut jakautuvat? Miten hallinnoidaan asiakkaan palvelukokonaisuuksia ja kenellä on oikeus päättää mistäkin asiakkaan asiasta? Onko työntekijällä oikeus ottaa kantaa toisen kustannuspaikan palveluihin?

8 Asianyhteyden todentaminen ja palveluyksikkö Asiakastietomallin tulkinta ja yhteensovittaminen käytäntöön Työntekijöille asiayhteydentodentaminen on uusi asia. Palveluyksikön ja asiayhteyden linkittyminen toisiinsa ei ole kaikille selvää. Toisaalta myös palveluyksikön asiakkuuden hallintaan liittyy kysymyksiä. Työntekijöiden on haastava hahmottaa, milloin oman palveluyksikön asiakkuus alkaa ja päättyy. Kysymyksiä on noussut esim. Minkä syyn valitse asiayhteyden todentamiseksi? Miksei ohjelma aina kysy asiayhteydentodentamista? Minkä palveluyksikön lukuun kirjaan milloinkin? Asiakkaalle on myönnetty tehostettua palveluasumista kolmena päivänä kuukaudessa ja päätös on voimassa vuoden, tuleeko asiakkaalla olla palveluyksikön asiakkuus auki vuoden vai vain palvelun toteutuksen kolmen päivän ajan? Millä todennetaan asiayhteys, kun esimies tarkastaa ja valvoo alaistensa tekemiä kirjauksia? Asiakastietomallin tulkintaan ja yhteensovittamiseen liittyen on määrittelytyössä noussut paljon kysymyksiä. Osaan kysymyksistä ei oltu osattu huomioida määrittelyvaiheessa, vaan asioita jouduttiin linjaamaan myös käyttöönoton jälkeen. Tällaisia kysymyksiä ovat olleet esim. Mitä sosiaalipalvelua vastaa vammaispalvelujen avotyötoiminta ja mihin päätökseen ja yksikön toimintaan liittyen maksetaan tähän liittyviä kuluja (työosuusraha, matkojen ja ruokailun korvaaminen)? Miten tulkitaan lastenvalvojan yhteydenoton kirjaukset? Mihin nämä kirjataan? Perhetyöntekijät toteuttavat myös sosiaaliohjausta, mutta perhetyön asiakkuutta ei varsinaisesti ole. Mihin kirjaukset tehdään? Mihin kirjataan ehkäisevät päihdekeskustelut ja Vintiö-toiminta (alaikäisten rikoksiin puuttumisen rikoskeskustelu)? Käyty koulutuksissa läpi asiayhteydentodentamisen syitä sekä palveluyksikön asiakkuutta ja tämän yhteyttä asiayhteyden todentamiseen. Työntekijöille on toimitettu sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisen koodistopalvelimen asiakirjojen katselun erityisen syyn koodiston määritelmät. Työntekijöitä on ohjeistettu palveluyksikön valinnassa ja hallinnassa. Asioita on käyty läpi kunkin kysymyksen perusteella ja asioista on annettu linjauksia. Esim. Lastenvalvojat voivat avata asiakkuuden suunnittelun, jonne voivat kirjata kertomusmerkinnöillä sopimuksen teon jälkeen mm. tilanteen seurantaan liittyvät tekstit. Osa perhetyöntekijöiden sekä ehkäisevän päihdetyön kirjauksista on tunnistettu vireilletulon prosessinvaiheeseen liittyväksi ohjaukseksi.

9 Eri rekistereiden hallinta Erityisesti integroiduissa palveluissa on haastavaa käytännössä erottaa, mikä tieto kuuluu mihinkin rekisteriin. Aina ei ole selvää, milloin työskentelyssä käynnistyy sosiaalihuollon asiakkuus tai milloin toimitaan osana sosiaalihuollon asiakkuusprosessia. Epäselvyyttä on noussut terveydenhuollon, sosiaalihuollon potilastiedon, sosiaalihuollon vai työvoimahallinnon rekisterien tietojen hallinnassa. Tietoja kirjataan eri tietojärjstelmiin, mikä osaltaan tekee tietojen hallinnasta haastavampaa. Kysymyksiä on noussut esim. Mihin lastensuojelun palveluyksikössä työskentelevä psykologi kirjaa? Mihin perhetyöntekijä kirjaa neuvolan runko-ohjelman mukaisia haastatteluja? Miten tulkitaan työvoimahallinnon ja monialaisen yhteistoimintapalvelun kirjausten paikka ja katseluoikeudet ja missä tilanteissa alkaa tai tulee aloittaa sosiaalihuoltolain mukainen prosessi? Mikä on aktivointisuunnitelman ja monialaisen työllistämissuunnitelman suhde ja milloin kirjataan mikäkin suunnitelma? Mihin kirjataan toimintakykyyn liittyvä tieto milloinkin? Mihin kirjataan kasvatus- ja perheneuvonnan tietoja milloinkin ja kuka kirjaa mihinkin rekisteriin? Mihin rekisteriin asiakirja kuuluu ja saanko liittää sen asiakastietoihin vai tuleeko tätä varten pyytää asiakkaan suostumus? Tarvitaanko asiakkaan suostumus, jos skannaan asiakastietojärjestelmään toisessa järjestelmässä olevan kuntouttavaan työtoimintaan liittyvän asiakkaan oman tai toimipaikan arvion kuntouttavasta työtoiminnasta? Asioita on käyty läpi kysymys kysymykseltä ja ratkaistu ja linjattu asioita yksitellen. Tarvittaessa on konsultoitu lakimiestä ja THL:n edustajia. Työntekijät tarvitsevat näihin tilanteisiin yhdenmukaiset ohjeet ja näin ollen työntekijöitä on ohjeistettu monesti kirjallisesti. Asioita on käyty läpi työyksiköissä ja kannustettu työntekijöitä ammatilliseen harkintaan. Toiminnan näkökulmasta integroiduissa palveluissa eri rekisterien erottelu näyttäytyy usein keinotekoiselta. Tunnistettiin, että integroiduissa palveluissa tiedon erotelua ei pidetä aisakaslähtöisenä ja motivaatio tehdä määrittelyä voi olla vähäistä. Tämän vuoksi organisaatioissa on tärkeää pyrkiä perustelemaan työntekijöille, miksi tietoja pitää erotella. Esimerkkejä Eksoten tulkinnoista: Lastensuojelun psykologi kirjaa pitkälti sosiaalihuollon potilastietoa. Perhetyöntekijät kirjaavat runko-ohjelman mukaiset kirjaukset potilasjärjestelmään terveydenhuollon rekisteriin, vaikka varsinaisen perhetyön osalta kirjaukset kirjataan sosiaalihuollon asiakastietona. Päätökset sosiaalityöstä ja sosiaaliohjauksesta Työnkuvat ja vastuut suhteessa prosesseihin Sosiaalityön ja sosiaaliohjauksen elementtejä liittyy lähes poikkeuksetta Eksotessa on tulkittu, ettei kaikille asiakkaille tehdä sosiaalityön ja sosiaaliohjauksen kaikkiin prosessin vaiheisiin. Työntekijöiden on ajoittain haastavaa arvioida, päätöksiä. Päätös tehdään, jos se nähdään tarpeelliseksi ja se on suunnitelmallista. Esim. milloin sosiaaliohjauksesta ja sosiaalityöstä on tehtävä hallintopäätös ja milloin tilanteet, ettei asiakkaalla ole muuta palvelua ja hän tarvitsee toistuvasti sosiaaliohjausta. on kyse palveluun sisältyvästä työstä. Kysymyksiä on noussut esim. Esimiehet linjaavat tarkemmin päätöksen tekoa sekä palvelun toteutusta. Jos asiakas saa joitakin muita sosiaalipalveluja (esim. asiakkaan raha-asioiden hoitaminen), edellyttääkö nämä myös päätöstä sosiaalityönja/tai sosiaaliohjauksen palvelusta? Kuka voi toteuttaa sosiaaliohjausta tai sosiaalityötä? Edellyttääkö sosiaalityön ja sosiaaliohjauksen antaminen sosiaalihuollon ammattipätevyyttä? Kantatoiminnallisuuksien käyttöönotto ja kirjaaminen prosessin vaiheesiin toi näkyväksi työntekijöiden työnkuvien ja vastuiden määrittelyn tarpeen. Kysymyksiä nousi esim. Kuka vastaa prosessin mistäkin vaiheesta? Ketkä kirjaavat asioita vireille, tekevät yhteydenoton ja ilmoituksen arviointia eli ottavat asian jatkoon kantaa? Voiko päätökset sosiaalihuollon palveluista tehdä muu kuin sosiaalihuollon ammattihenkilö? Käyty työntekijöiden ja tiimien kanssa prosessien etenemistä läpi juuri heidän työnjaon mukaisesti ja näin etsitty yhteisymmärrys kunkin työntekijän vastuista ja työtehtävistä. Tarvittaessa tehty korjauksia asiakastietojärjestelmän käyttöoikeuksiin.

10 Asiakirjan valinta Päätöksen valinta Työntekijän on ajoittain vaikea valita, mitä asiakirjaa käyttää missäkin vaiheessa. Työntekijöitä hämmentää, kun eri asiakirjoille voidaan kirjata samankaltaisia sisältöjä. Kysymyksiä on noussut esim. Mitä asiakirjoja tulee laatia esim. maahanmuuttaja-asiakkaalle? Samankaltaisia sisältöjä on kotoutumisen edistämisenalkuarviossa, koutumissuunnitelmassa, perheenkotoutumissuunnitelmassa, lapsiperheiden/työikäisten/iäkkäiden asiakassuunnitelmassa tai palvelutarpeenarviossa. Vanhuspalvelulain nojalla asiakkaan palvelutarvetta voi selvittää terveydenhuollon ammattilainen. Vastaako tämä iäkkäiden palvelutarpeen arviota? Voidaanko tehdä eri sosiaalipalvelujen yhteisiä toteuttamissuunnitelmia? Miten kirjataan eri palvelutehtävien yhteinen asiakassuunnitelma? Käyty työntekijöiden ja tiimien kanssa keskustelua ja linjattu asioita työyksiköittäin. Kannustettu työntekijöitä käyttämään ammatillista harkintaa. Joissakin tilanteissa kansallista vastinetta asiakirjalle ei ole löytynyt. Toimitettu näistä tietoa THL:lle ja toteutettu ko. asiakirja asiakastietojärjestelmään tarvittaessa ei rakenteellisessa muodossa ns. fraaseilla toteutettuna. Työntekijän on vaikea hahmottaa, mistä kansallisen sosiaalipalveluluokituksen Käyty työntekijöiden ja tiimien kanssa keskustelua ja linjattu asioita työyksiköittäin. mukaisesta sosiaalipalvelusta on kyse. Osalle sosiaalipalveluja ei löydy Kannustettu työntekijöitä käyttämään ammatillista harkintaa. Käyty työntekijöiden ja tiimien kansallista vastinetta, jolloin tälle on Eksotessa tehty oma päätöspohjansa. kanssa läpi sosiaalipalveluluokitusta. Asiakastietojärjestelmään on tehty päätökset kansallisen Työntekijän on vaikea tunnistaa, milloin on kyse tällaisesta tilanteesta ja milloin sosiaalipalveluluokituksen mukaisesti. Työntekijän on tunnistettava, mistä sosiaalipalvelusta ko. sosiaalipalvelulle tulisi löytyä vastine. Kysymyksiä on noussut esim. on kyse missäkin tilanteessa. Joissakin tilanteissa voi olla tilanne, että ko. päätöstä ei enää Millä päätöspohjalla teen päätöksen avotyötoiminnasta? tehdä asiakastietojärjestelmään, vaan tätä tietoa hallinnoidaan muussa järjestelmässä. Millä päätöspohjalla teen päätöksen kuntouttavan työtoiminnan matkojen Käyty työntekijöiden ja palveluyksiköiden kanssa kysymyksittäin läpi ja linjattu, mistä asioista korvaamisesta? tehdään päätöksiä ja mitkä ovat sopimuskysymyksiä ja miten sopimusten arkistointi Mistä asioista pitää tehdä päätös ja mitkä ovat ns. sopimus asioita? toteutaan. Eksotessa on linjattu, että esim. perhehoidon palkkioista ja heille annettavasta Tehdäänkö päätös, jos perhehoitajalle maksettava palkkio muuttuu tai tuesta sovitaan perhehoidon sopimuksessa eikä näiden muutoksien perusteella uusita perhehoitajalle annetaan tukea vai riittääkö kirjaukset perhehoidon perhehoitoa koskevaa päätöstä. Perhehoitoa koskevaan päätökseen eri kirjata perhehoitajalle sopimukseen? maksettavia palkkioita, korvauksia eikä annettua tukea. Tehdäänkö omaishoidon tuen lisäksi omaishoidon vapaista erikseen päätös ja, jos tehdään, kenelle päätös tehdään? Miten toimitaan ja mikä päätöspohja valitaan jonotustilanteissa, joissa asiakas on oikeutettu palveluun, mutta asiakkaan tarvetta vastaavaa palvelua ei ole juuri saatavilla? Milloin myönnetään sosiaalista kuntoutusta ja mikä palvelutuotannon toiminta tulkitaan sosiaaliseksi kuntoutukseksi? Millä päätöksellä voidaan myöntää MDFT-terapiaa? Arkistointi ja Kantapalvelut yleisesti Omakanta Työntekijöitä kiinnostaa, miten Kanta-palvelut ovat asiakkailla hyödynnettävissä ja miten arkistointi hyödyntää asiakasta. Kysymyksiä on noussut esim. Mitä tietoja arkistoituu asiakastiedon arkistoon? Mitä tietoja näkyy asiakkaan Omakannassa? Näkyvätkö kaikki kirjatut tiedot Omakannassa? Voiko tietojen näkymistä asiakkaalle jotenkin rajata? Miten nopeasti tiedot näkyvät kirjaamisen jälkeen Omakannassa ja millaisina tiedot näkyvät? Miten asiakkaalle näkyy sosiaalipalvelun metatieto? Miten asiakkaalle näkyy asiakkuusasiakirja? Informoitu työntekijöitä Omakannan käyttöönoton suunnittelusta ja aikataulusta.

11 Arkistoinnin vastuu Kanta palvelujen hyödyntäminen Työntekijöitä mietityttää arkistoinnin vastuut ja kenen on vietävä asiakastietoja Eksotessa on linjattu, että jokainen työntekijä, joka kirjaa asiakastietojärjestelmään vastaa Kanta-palveluihin. Asioita on mietitty sekä koskien Eksoten omaa oman kirjauksensa arkistoinnista. Poikkeuksena lyhytaikaiset sijaiset, joilla ei ole organisaatiota että laajemmin muita organisaatioita koskien. Kysymyksiä on varmennekorttia käytössä. Heille on työyksiköstä nimetty ns. ohjaava työntekijä, joka vastaa noussut esim. sijaisen tekstien arkistoinnista ja samalla ohjaa tekstin sisällössä. Lisäksi Eksotessa erilaisten Kenen vastuulla on arkistointi? sähköisten palvelujen (Tiedon Omapalvelun sähköiset hakemukset, ilmoitukset, yhteydenotot Kenellä on oikeus arkiston käyttöön? sekä Kelan sosiaalitoimen etuutietopalvelun, Kelmun) kautta tulevien tietojen siirto/kopiointi Missä kaikessa arkistointiin ja kirjaamiseen liittyen pitää olla sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmään on monissa tilanteissa keskitetty palvelusihteereille ja ammattihenkilö? virastovahtimestareille. He eivät arkistoi tekstejä, vaikka siirtävät tiedon Missä kaikessa arkistointiin ja kirjaamiseen liittyen pitää olla laillistettu asiakastietojärjestelmään. Asiaa käsittelevä työntekijä arkistoi nämä tiedot. Eksotessa sosiaalityöntekijä? esimiehet linjaavat, millä ammattipätevyydellä voi toimia missäkin tehtävissä. Sosiaalihuoltoon saapuu paljon asiakirjoja. Kenen velvollisuus on arkistoida näitä asiakirjoja (esim. hallinto-oikeudessa tehty päätös) Kanta-palveluihin ja arkistoidaanko näitä sinne? Kuka valvoo kirjaamisen sisällöllistä laatua Kanta-palveluihin arkistoituvien uusien tietojen osalta? Kuka valvoo, ettei Kanta-palveluihin mene sellaista tietoa, mikä ei ole sosiaalihuollon asiakastietoa? Työntekijöitä kiinnostaa, miten he työntekijöinä voivat hyödyntää sähköistä arkistoa ja miten he saavat käyttöönsä sinne tallennetut tiedot. Milloin ostopalveluyksiköt kirjaavat Kanta palveluihin ja miten tämä tieto saadaan palvelua järjestävän työntekijän käyttöön? Voiko jatkossa katsoa vanhan tuotantoympäristön tiedot suoraan uudesta tuotantoympäristöstä, jos tiedot ovat nyt Kannassa? Miten työntekijä näkee Kanta-palveluihin kirjatut tiedot? Hyödynnetäänkö Kanta-palveluihin kerättyä tietoa johonkin muuhun kuin asiakastyöhön, esim. tilastoinnin välineenä? Työntekijät tarvitsevat tietoa Kanta-palvelun käyttöönotosta siitä näkökulmasta, miten se vaikuttaa juuri heidän työhönsä. Informoitu eri tilaisuuksissa Kanta-palvelujen käyttöönotosta ja ohjattu perehtymään THL:n ja Kelan materiaaleihin.