Ulkoistaminen toimitilahallinnossa Case Lahden kaupunki

Transkriptio

1 Tuotanto- ja operointi-innovaatiot: julkinen-yksityinen yhteistyö Ulkoistaminen toimitilahallinnossa Case Lahden kaupunki

2 Toimitilahallinnon kunnallisia kumppaneita Lahdessa Omistus-% ja liikevaihto 2009 Kunnalliset liikelaitokset Lahden Tilakeskus Lahden Siivouspalvelu Lahden Talouspalvelut 34,4 M 12,1 M 5,4 M 4,7 M 3,1 M 100% 34,3 M Kunnallisia tuottajayhtiöitä Lahden TALOT Turvallista asumista Vapaarahoitteiset asunnot 100% 7,6 M 66,25% 26,6 M Lahden Asunnot Oy Arava-asunnot Lahden Palveluasunnot Oy Palvelutalot ja erityisasuminen 100% 23,9 M 100% 162,4 M 100% 0,7 M

3 Tilaaja-tuottajamalli case Lahden tekninen virasto Tevi Pitkä marssi lyhyesti perinteinen toimintopohjainen tekninen virasto - suunnittelu-rakentaminen-ylläpito ilman kaupunkisuunnittelua 1991 Tevi 91 syntyi - kaupunkisuunnittelu mukaan - Organisaatio tuotepohjaiseksi (infra, talot, tontit) Tuotantotoimintaa eriytetään Tevissä - viraston liiketoimintayksiköt - infran suunnittelijat, rakentajat ja ylläpitäjät vielä tilaajayksikössä Tekninen tuotanto eriytetty Tevistä

4 Tilaaja-tuottajamalli case Lahden Tevi toimintansa aloittivat: Lahden Aluepalvelu LL: - infran rakentaminen ja ylläpito, ei suunnittelua, henkilöstö 190 Lahden Kiinteistöpalvelu LL: - talonrakennus, kiinteistönhoito ja siivous, henkilöstö 160 Lahden Konepalvelut Oy: - korjaamo ja varasto, henkilöstö 50 Teviin jäi noin 200 tilaajaa : - maankäyttö 100, hallintopalvelut 35, toimitilat 35, kunnallistekniikka alussa toimitilapalvelut eriytetään liikelaitosmalliseksi kunnalliseksi taseyksiköksi: Lahden Tilakeskus 2005 alussa käynnistää toimintansa: Lahden Seudun Kuntatekniikka -liikelaitos 2006 Lahden Kiinteistöpalvelu -liikelaitoksesta tulee osakeyhtiö: LK Kiinteistöpalvelut Oy 2009 alussa Lahden Seudun Kuntatekniikka LL yhtiöitetään (5 kunnan yhteisyritys): Lahden Seudun Kuntatekniikka Oy

5 Tilaaja-tuottajamalli case Lahden Tevi Miksi malli otettiin käyttöön? Vaikutteina megatrendit kansantaloudessa ja alalla investoinnit/pääoman tuotto, hyöty rakentaminen/käyttö ja ylläpito suljettu/avoin talous määrärahatalous/markkinaehtoinen talous asiakas, kilpailu Esimerkit muualta TVH, rakennushallitus, VR, Ruotsin esimerkit Fokusointi viraston keskittyminen mission mukaiseen ydintehtävään (järjestää/tuottaa) Asiakkuus tuotantolähtöisestä palvelusta asiakaslähtöiseen palveluun (resurssit/asiakkaan tarve, odotukset) Kaupungin oman tuotannon vertailtavuus yksityiseen Palvelujen ulkoistaminen ja omien tuotantoyksiköiden hallittu supistaminen (ydintuotteet)

6 Tilaaja-tuottajamalli case Lahden Tevi Mitä hyötyä käyttöönotosta? - kukin osapuoli voi keskittyä omaan perustehtäväänsä - tuottaja keskittyy palvelutuotannon tehokkuuteen (tuotos/panos) - tilaaja vastaa palvelun vaikuttavuudesta (lopputulos/asiakkaan tarve, odotukset) - tuotannon vertailtavuus paranee - tuottajan kustannustietoisuus lisääntyy - tilaajan ostamisosaaminen kehittyy Alkutaipaleen karikkoja - osto-osaaminen puutteellista - palveluita ei tuotteistettu (ostettiin leivontaa eikä leipää) - paljon kirjallisia sopimuksia (yleissopimus, investointeja koskeva aiesopimus, puitesopimus, hankekohtaiset tilaukset ja urakkasopimukset, palvelusopimukset) - puutteellinen info asiakkaille ja kuntalaisille uudesta toimintatavasta - tuottajan rajoitetut toimintaedellytykset ja vapausasteet, mm. toimivalta talous- ja henkilöstöasioissa - kaupungin kilpailuttamisohjeet, konserniohjeet - siirtymäajan määrittely, in house asemasta vapaaseen kilpailuun - hyödykkeiden myynti avoimille markkinoille, subventioepäilyt, markkinahäirikkömaine

7 Strategiatyö toimitilahallinnossa Toimitilastrategia Kiinteistöstrategia Strategiatulkinnat toimialat, käyttäjät Omistajapoliittiset suuntaviivat Maapoliittiset suuntaviivat Elinkeinostrategia Kaupungin strategia

8 Lahden Tilakeskus Toiminta-ajatus Tilakeskus palvelee kaupunkiorganisaatiota järjestämällä sille sen tarpeiden mukaiset toimitilat ja sovitut kiinteistöpalvelut resurssinäkökulma (asiakaslähtöisyys) Tilakeskus huolehtii kaupungin omistamasta tilakannasta, sen arvosta, tuottavuudesta, tehokkaasta käytöstä ja kehittämisestä. omaisuuden hoidon näkökulma Tilakeskuksen ominaispiirteitä Taseyksikkö, liikelaitosmainen toiminta Tilaaja-/kilpailuttaja-/ostajaorganisaatio Rakennuttaja-/ylläpitäjäorganisaatio Toimintamenot, mukaan lukien korjausvastuu, katetaan tulorahoituksella, pääosin kaupungin palveluyksiköiltä saatavilla vuokratuloilla Uusinvestoinnit rahoitetaan kaupungin sisäisellä lainalla ja kuoletetaan korkomenoineen tulorahoituksella Asiakkaita ovat kaupungin palveluiden tuottajat, toissijaisesti myös ulkopuoliset vuokralaiset Kuntalaiset ovat asiakkaita vain välillisesti

9 Lahden Tilakeskuksen ydinprosessit Eurot & työllistävä vaikutus Toimitilojen rakennuttaminen Suunnittelun ohjaus Toteutuksen ohjaus Vastaanotto ja takuuaika Kiinteistöhallinto Toimitilojen vuokraus Toimitilojen myynti Toimitilojen osto Tilajärjestelyt Kiinteistöjohtaminen Investointien ohjelmointi Kunnossapidon ohjelmointi Hankesuunnittelu (sis. tarve-, verkko- ja toimitilaselvitykset) Kiinteistökehitys Kiinteistötaloussuunnittelu Omaisuuden hoito Palvelutoiminta Kiinteistöjen ylläpito Kiinteistöpalveluiden hankinta Huoltokirjan laatiminen ja käyttö Energiakatselmus Energiakulutuksen seuranta Epäily terveyshaitasta työpaikalla Vikakorjaukset Prosessi Lahden Tilakeskus, Mauri Koistinen

10 Lahden Tilakeskus Ulkoistamisnäkökulma Toimitilamarkkinoiden tarjontaa hyödynnetään täydentävänä tilaresurssina, milloin se on tarkoituksenmukaista tai välttämätöntä Tilakeskus paikallisesti merkittävänä rakennus- ja ylläpitopalveluiden ostajana hyödyntää markkinoiden tarjonnan tehokkaalla ja mahdollisimman laajalla kilpailutuksella Osaamisresursseja myös ostetaan, ei vain palkata (huom. myös rajoitukset ammattitaitoisen henkilöstön saatavuudessa) Kaikkea ei ole syytä eikä kannata ulkoistaa

11 Lahden Tilakeskus Yleisimmät toteutusmuodot talonrakennushankkeissa Pääosin jaettu urakka, sivu-urakat alistettu pääurakkaan - tuttu ja turvallinen - hankkeen kustannukset tiedossa rakentamisen alkaessa Kaupungin omistaman tuotanto-organisaation (LK Kiinteistöpalvelut Oy) kanssa vielä jäljellä hiukan puitesopimusvelvoitteita (n. 5 % vuotuisista investoinneista) Sr (kvr) mallia käytetty joissakin tapauksissa Projektinjohtomallit sopivat isoihin hankkeisiin Elinkaarimallia kokeiltu kerran Pienissä hankkeissa vuosittain kilpailutetut yksikkö- ja tuntiveloitushinnat

12 Prosessit Hankevalmistelun merkitys suuri, hankesuunnitelma: ainoa suunnitelma, joka hyväksytään muualla kuin tilakeskuksessa omistajaohjauksen väline väline asiakkaan sitouttamisessa oman valmistelun merkitys vahva Pääosin rakennutetaan itse, mukana kuitenkin myös rakennuttajakonsultteja konsultit tasaamassa resurssivaihteluita konsulteilta opitaan uusia menettelytapoja, myös rakennuttamisen ostamiseen oman henkilöstön vahvuutena asiakkaiden, päättäjien ja rakennusten tuntemus

13 Yhteistyö paikallisen teollisuuden ja yrittäjien kanssa KSE:n ja YSE:n mukaan Toistaiseksi ei ole löytynyt muuta luontevaa ja hankintalain mukaista yhteistyömuotoa

14 Julkisen (kunnallisen) rakennuttamisen tulevaisuus Toimitilaorganisaatioiden (ja rakennuttamisen) irtaantuminen kauemmaksi varsinaisesta palvelutoiminnasta ja viranomaistehtävistä Ylikunnalliset toimitilaorganisaatiot (ja rakennuttamisen koordinointi) Tilaamisen ja rakennuttamisen eriyttäminen Ympäristöasioiden, energiatehokkuuden ja elinkaarisuunnittelun korostuminen

15 Rakennuttamisen ulkoistaminen Pohdintoja Lahdesta

16 Tältä näyttää nyt - Lahti ei ole ulkoistamassa rakennuttamista, ei ainakaan kokonaan, eikä ainakaan vielä - Kokeilemme kuitenkin erilaisia malleja pysyäksemme ajan tasalla ja saadaksemme kokemuksia - Tulevaisuudessa ulkoistaminen on todennäköisesti välttämätöntä, kun kilpailu ammattitaitoisesta henkilöstöstä kiristyy

17 Ulkoistamisen muoto ja laajuus? Kuuluvatko rakennuttamistehtävät: -Konsultille? -Urakoitsijalle? -Laajemmasta kokonaisuudesta vastaavalle toimijalle? Ulkoistetaanko hankekohtaisesti vai koko investointipotti vai jotakin siltä väliltä? Kuinka pitkäksi ajaksi?

18 Tilaajaosaamista tarvitaan - Tiedettävä, mitä halutaan strategisen suunnittelun ja hankevalmistelun merkitys korostuu - Ymmärrettävä, miten erilaisia kokonaisuuksia, hankkeita, toteutusmuotoja ja toimijoita kilpailutetaan - Kyettävä joko valvomaan ulkoistettua toimijaa tai luotava toimiva kannuste/sanktiojärjestelmä

19 Parhaimmillaan - Konsultti sisäistää tilaajan tavoitteet, ja hoitaa tämän hankkeet tehokkaasti, ammattitaitoisesti, asiakasta ymmärtäen ja alansa viimeisintä tietämystä hyödyntäen - Urakoitsija kykenee yhdistämään suunnittelu- ja tuotantovaiheet niin, että suunnittelussa otetaan tuotannon vaatimukset optimaalisesti huomioon, hankkeeseen käytettävä aika lyhenee ja kustannuksia säästetään - PPP-toimija yhdistää hankkeeseen markkinaehtoista toimintaa, käyttöaste kohoaa, vuokrakulut pysyvät kurissa, rakentamisen ja ylläpidon laatu paranee ja vältytään investoinnilta

20 Pahimmillaan - Konsultti optimoi oman työmääränsä ja vastuu kattaa hädin tuskin takuuajan - Urakoitsija minimoi rakentamiskustannukset ja maksimoi ylläpitokustannukset - suunnittelija voi maksimoida molemmat - PPP-mallista muodostuu rahastusautomaatti (pay, pay, pay ) - Toteutus ja tilaajan alkuperäinen tavoite erkaantuvat toisistaan (esim. palveluntuottajan liika oma-aloitteisuus ja valvonnan pettäminen)

21 Kiinteistönhoidon kilpailutus Tilakeskus kilpailuttaa kohteidensa kiinteistönhoitopalveluita LK Kiinteistöpalvelut Oy:n perustamisen ( ) yhteydessä tehdyn puitesopimuksen ja valtuuston päätöksen mukaisesti. Puitesopimus on voimassa asti seuraavasti: 1. ensimmäiset kaksi (2) vuotta liiketoiminnan siirtämisestä kokonaisuudessaan 2. Kolmantena (3.) sopimusvuonna sopimuksen euromääräisestä volyymistä 20 % on irtisanottavissa tai uudelleen neuvoteltavissa 3. Neljäntenä sopimusvuonna sopimuksen alkuperäisestä euromääräisestä volyymistä 50 % on irtisanottavissa tai uudelleen neuvoteltavissa 4. Viidentenä sopimusvuonna sopimuksen alkuperäisestä euromääräisestä volyymistä 80 % on irtisanottavissa tai uudelleen neuvoteltavissa

22 Kiinteistönhoidon kilpailutusten toteutuminen Saldo 2010: kohteita 87 kpl kilpailutettu, 6 kilpailutusta Sisältö: kiinteistönhoito, ulkoalueet, vahtimestaripalvelut kouluissa alkaen 20 kohdetta, ISS Palvelut Oy Sopimus vuotta alkaen 24 kohdetta, RTK-Palvelu Oy Sopimus vuotta alkaen 7 kohdetta, ISS Palvelut Oy Sopimus vuotta alkaen 22 kohdetta, LK Kiinteistöpalvelut Oy Sopimus vuotta alkaen 13 kohdetta, 6 tarjousta, valintaprosessi kesken Sopimus vuotta Jalkarannan sairaala erikseen kilpailutettu Lassila &Tikanoja, alkaen Sopimus vuotta

23 Tilaajan havaintoja kiinteistönhoidossa Kiinteistönhoidon laatutaso noussut kilpailutuksen ansiosta Aito kilpailutilanne palveluntuottajilla tarve kehittää toimintaansa Palvelukuvaukset tarkempia kuin ennen tehdään oikeita asioita eikä vain niitä, joita on totuttu tekemään Kiinteistönhoitosopimus sisältää myös ulkoalueiden hoidon sekä kouluilla vahtimestaripalvelut vain yksi palveluntuottaja, ei sopimusrajapintoja, parantanut asiakaspalvelua Palveluntuottajan vaihtuminen paljastanut aiempia huollon laiminlyöntejä tai huolimattomuuksia Koulujen vahtimestarityössä on ollut pieniä käynnistymisvaikeuksia joissakin kohteissa Alihankinnoissa esiintynyt jonkin verran palveluntuottajan liiallistakin oma-aloitteisuutta (käytettäessä tuttuja hankintaväyliä), jolloin tilaajan edellyttämä kustannuskuri on vaarassa pettää Laadunvalvonta edellyttää systemaattista seuranta- ja palautejärjestelmää

24 Kaupungille vuokratilojen keskittymä vv SOTE / PALVELUT m 2 Q1-Q2/2011 TUKIPALVELUT m 2 Q4/2009 SOTE / HALLINTO m 2 Q1/2011

25 TILAJÄRJESTELYT DUO 2 & Kauppahotelli GRAND 2291 m 2291 m m 2 josta 524 m2 jo vuokrattu

26 Esimerkkejä toimitiloista luopumisista Oikokatu m2 epäkuranttia tilaa, Myynti kehitettäväksi asumiseen Launeenkatu 76, m2 rakennus vanha ja muuntojoustamaton alue kilpailutettu palveluasumiseen Kaavassa suojeltava myynti Rauhankatu 2 Rakennus m2 elinkaarensa päässä, käyttöaika maks. 5 vuotta Kehittäminen / Myynti kehitettäväksi LUOPUMISIA MARKKINOILTA VUOKRATUISTA TILOISTA KO. JÄRJESTELYSSÄ m2 vuokratilat kauppakeskuksessa, hintataso 512 m2 vuokratilat virastokorttelissa, tilat omistajan omaan käyttöön 950 m2 vuokratilat keskustassa, toiminnallisesti epäajanmukaista, sisäilmaongelmia/käyttökieltouhka 375 m2 vuokratilat keskustan reuna-alueella, heikkokuntoista, sisäilmaongelmia tiedossa

27 Perusteluita vuokraushankkeelle 1 Tilantarve välttämätön, sotella käytössä epäkurantteja hajallaan sijaitsevia tiloja, viiveetön tilanteen ratkaisu yhdellä kertaa 2 Pääomaa vapautuu muuhun käyttöön 3 Investointitarpeilta vältytään vuokrakauden aikana ja myös sen päättyessä 4 Käyttäjien toiminnalliset keskittämishyödyt 5 Poistuu uhka sisäilmaongelmista, käyttökielloista yms. 6 Työskentelyolosuhteiden parantava vaikutus työtehoon (osoitettu tutkimuksin) 7 Tilojen tavoitettavuus ja asiakaspalvelujen saatavuus paranee (asiakaspalveluhyödyt) 8 Autopaikoitus, sijoitettuna kiinteistöihin, ei rasita ydinkeskustan kadunvarsipysäköintiä

28 9 Työajan ja kustannusten säästö tilakysymysten järjestämisessä 10 Merkittävästä osasta markkinoilta vuokrattuja tiloja voidaan luopua 11 Pienten tilojen toistuvat muutot poistuvat säästöt muutto-/muutostyökustannuksissa 12 Rekrytointimahdollisuudet parantuvat 13 Työturvallisuuden kohentuminen (erityisesti sosiaalityöntekijät) 14 Nykyiset laatukriteerit täyttävät tilat vuokraamalla 15 Hotellihuonekoon hyödyntämismahdollisuus asiakaspalvelussa ja turvallisuudessa 16 Toimistomarkkinoiden kilpailukykyinen joustavuus ja hinnoittelu verrattuna oman tuotannon jäykkyyteen

29 Haahtela WorkPlacePlanning; tuotemallit ja prosessimallit TOIMINTOSUUNNITTELU -strategia - ydintoiminnot - tukitoiminnot - operaatiokuvaukset - ajallinen kuvaus - tilallinen kuvaus VERKKOSUUNNITTELU -asiakkaat -palvelutaso -palveluyksiköt RAKENNUKS(I)EN KÄYTTÖSUUNNITTELU TAVOITETILAT -pinta-alat -käyttöasteet -ominaisuudet NYKYTILAT -pinta-alat -ominaisuudet -toiminnalliset hyödyt -synergiat -elinkaarikustannukset TOIMENPITEET - sopeudutaan nykyisiin - korjataan KIINTEISTÖ- KANNAN ANALYYSI -käyttäjät -sijainnit -korjausvelka -käypä arvo -laajuudet - rakennetaan uutta - myydään, vuokrataan

30 LAHTI LAHDEN KAUPUNKI TILAKESKUS Lahden sosiaali- ja terveystoimialan toimitilaselvitys