Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? Miten työn tuottavuutta kehitetään?

Transkriptio

1 . Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? Miten työn tuottavuutta kehitetään? Työkaluja kvalitatiivisten ongelmien ratkaisuun Lähteet Brassard, M. (1996) The Memory Jogger Plus+. Laatija: lehtori Marja-Leena Savonen

2 PDCA-YMPYRÄ ONGELMANRATKAISUN APUNA ACT Vakiinnuta uusi toimintatapa Tee ohje PLAN Analysoi Tee toimintasuunnitelma Aseta tavoitteet ja mittarit Mieti menettelyt Osoita resurssit Varmista osaaminen CHECK Tarkista menettelyt Tarkista tulokset, ovatko tavoitteiden mukaisia? DO Kouluta tarvittaessa Toteuta toimintasuunnitelma MQ

3 TYÖKALUJA ONGELMIEN YHTEISTOIMINNALLISEEN RATKAISUUN 1. Ryhmittely 2. Kalanruoto 3. Vaikutuskaavio 4. Puukaavio 5. Päättelykaavio 6. Matriisikaavio

4 TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä ANALYYSI TOIMINTA- SUUNNITELMA TOTEUTUS ARVIOINTI JOHTO- PÄÄTÖKSET

5 TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä Käytä ryhmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua henkilöstöä ja saat heidän osaamisensa käyttöön ANALYYSI- VAIHE sekä muodostat kokonaiskuvan aiheesta. Kokoa ryhmittelyn tulokset kalanruodoksi ja tarkista, että kaikki oleellinen on otettu huomioon. Käytä vaikutuskaaviota, jotta löydät aiheeseen vaikuttavan tärkeimmän tekijän sekä pullonkaulan, jossa ongelmat tukevat näkyväksi. TOIMINTA- SUUNNITELMAN LAADINTAVAIHE Valitse analyysivaiheessa löytämäsi tärkein tekijä. Käytä puukaaviota suunnitellaksesi, kuinka tärkeimpään tekijään liittyvät asiat pullonkaulaan peilaten saadaan kuntoon. Käytä päättelykaaviota löytääksesi suunnitelmaasi liittyvät riskit. Pohdi, kuinka voit ennalta ehkäistä riskitilanteet, ja mitkä ovat vaihtoehtoiset toimintamallit. Käytä matriisikaaviota vastuuttaaksesi tekemiset ja tehdäksesi ne näkyviksi. Määrittele mittarit ja aseta niiden avulla toiminnalle tulostavoitteet. Laadi aikataulu ja arvioi kustannukset. Tee toimintasuunnitelma TOTEUTUS- VAIHE Toteuta toimintasuunnitelmasi. ARVIOINTI- VAIHE JOHTO- PÄÄTÖKSET Tarkista ja arvioi toimintatavat ja saadut tulokset. Ovatko tulokset tavoitteiden mukaiset? Onko ongelma ratkennut? Mitä tehdään seuraavaksi?

6 PÄÄOTSIKOT RYHMÄ RYHMITTELY LAPUT Tavoitteena on hahmottaa kokonaiskuva tilanteesta, kun osallistujilla on paljon erilaisia käsityksiä ja eroavia mielipiteitä aiheesta. Ryhmittely on luonteeltaan luova prosessi, jossa yhteisymmärrys saavutetaan pikemminkin asioiden järjestelyn kuin suoran keskustelun avulla. Käyttö on suositeltavaa tilanteissa, joissa: Kaaos vallitsee, koska on niin paljon erilaisia tekijöitä vaikuttamassa tarkasteltavaan aiheeseen. Ryhmällä on vaikeuksia käsitellä aihetta erilaisten näkökulmien tai mielipiteiden vuoksi. Ryhmän on vaikeaa erottaa toisistaan syyt ja seuraukset. Työskentely ei etene. Ryhmän on luotava yhteinen näkemys ja kokonaiskuva aiheesta sekä laajennettava omaa ymmärrystä.

7 PÄÄOTSIKOT RYHMÄ RYHMITTELY 1. Kootaan ryhmä (4-6 ihmistä, erilainen kokemustausta) 2. Muotoillaan neutraali, ymmärrettävä aihe. Esimerkiksi: Mitä asioita liittyy tarkasteltavaan ilmiöön? Mitkä tekijät vaikuttavat tarkasteltavaan ilmiöön? LAPUT 3. Jokainen ryhmän jäsen kirjoittaa lapuille tussilla HILJAISUUDESSA niin monta asiaa/tekijää kuin vain mieleen tulee. (n minuuttia) Huom! JOKAINEN LAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN ASIAN TAI TEKIJÄN! ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA, KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA. 4. Ryhmän jäsenet kiinnittävät lappunsa seinälle. Lappujen järjestyksellä ei ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa lapussa, ottakaa ylimääräiset laput pois seinältä. 5. Ryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät tekijät ryhmiin HILJAISUUDESSA. Tavoitteena on saada aikaiseksi useita pieniä lappuryhmiä, esim kpl. Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa lappuja siirtää, mutta ei saa puhua. Ryhmittely on valmis, kun yksikään lappu ei enää siirry. 6. Ryhmä luo pääotsikot ryhmille. SAA PUHUA! Pääotsikko on lyhyt, mutta kiteyttää osakokonaisuuksien sisällön, sen oltava ymmärrettävä yksinkin. 7. Ryhmä arvioi ryhmittelynsä tuotosta piirtämällä siitä fläppipaperille kalanruotokaavion.

8 ESIMERKKI RYHMITTELYSTÄ Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun? Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Materiaalin toimitus Työmaan toiminnot Tarvitaan luotettavia hintakilpailukykyisiä toimittajia Kuka päättää/ hyväksyy tilauksen Miten myöhästymistilanteissa toimitaan Materiaalin vastaanotto ja tarkistus Toimitussopimusten kaupallisten asioiden laadinta Miten toimitusta valvotaan Materiaalimäärittelyn (spesifikaation) on oltava sopiva käyttötarkoitukseen Materiaalia tilaa - työpiste - paikallinen varasto Miten tehdään käyttäjälle helpoksi tilata materiaalia selvittää toimitusaika Miten noutohyllyä täydennetään Saako toimittaa puutteellista materiaalia Miten hoidetaan normaalitoimitukset Erikoistilanteille tarvitaan oma menettely Työn suoritus, materiaalin käyttö ja asennus Miten hoidetaan materiaalin palautukset Mikä on toimitusaika Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu Materiaalitoiminnan suunnittelu ja ohjaus Materiaalitarpeen ennustaminen Varastojen ylläpito Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittarit Rakentamistarpeen suunnittelu Mitä materiaaleja varastoidaan ja missä Kuka omistaa materiaaliprosessin Mitkä ovat kiertonopeustavoitteet eri materiaaleille Rakentamistöiden suunnittelu Kuka hoitaa työalueella varastokirjanpidon Miten materiaaliprosessia mitataan Työn suunnittelu ja siihen liittyvän materiaalitarpeen määrittely Miten hoidetaan tietojärjestelmien tietojen ylläpito Mikä on palvelutasotavoite

9 RYHMITTELYSTÄ KALANRUODOKSI Katso allaolevaa kuviota Tarkasteltava ilmiö tai ongelma Kalanruodon piirtäminen ohjaa ryhmän jäsenet tarkastelemaan ryhmittelyn tuotosta ja keskustelemaan siitä. Kalanruoto helpottaa kokonaiskuvan visualisointia ja viestimistä myös muille. Kalanruoto ohjaa ryhmän jäseniä ajattelemaan loogisesti ja ymmärtämään syyt ja seuraukset. Kalanruoto näyttää parhaimmillaan kaikki ne tekijät, jotka vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan/ongelmaan. Huom: Lopputulokseen on usein vaikuttamassa lukuisia eri tekijöitä, mutta meillä on taipumus nähdä vain yksi tai kaksi syytä ja erityisesti hakea syyllisiä!

10 ESIMERKKI KALANRUODOSTA Mitkä tekijät vaikuttavat hyvien käytänteiden käyttöönottoon yrityksissä ja organisaatioissa? ESIMIES TIEDOTUS HYÖTY Innovatiivinen Nimetty Osallistava Arviointi Palaute Osallistavaa Jatkuvaa Oikein ajoitettua Kerrotaan menetelmästä Avoimuus Palaute Toiminnan kehittäminen Miten vaikuttaa yksilötasolla Uusien asioiden oppiminen Tavoitteellisuus Huonot tavat pois Kilpailukyky HYVIEN KÄYTÄNTEIDEN KÄYTTÖÖN- OTTO Työvälineet Työympäristö Aika Raha Henkilöstö Motivaatio Kaikki mukana Työilmapiiri Yhteishenki Sekä onnistumiset että pettymykset Mallioppiminen Tulokset Palkitseminen RESURSSIT SITOUTUS KOKEMUKSET

11 VAIKUTUSKAAVIO Pullonkaula Yläotsikot kalanruodosta Tärkein tekijä (= juurisyy) Vaikutuskaaviolla löydät tarkasteltavaan ilmiöön vaikuttavan tärkeimmän tekijän (juurisyyn) ja pullonkaulan, jossa ongelmat tulevat näkyviksi. Tärkein tekijä on se tekijä, josta lähtee eniten nuolia. Pullonkaula on se tekijä, johon tulee eniten nuolia. Kun haluat ratkaista ongelmat, aloita työskentely kaikkein tärkeimmästä tekijästä. Käytä vaikutuskaaviota silloin, kun: on suuri määrä toisiinsa liittyviä asioita ei ole dataa, jonka avulla tärkein tekijä voitaisiin löytää ongelman ratkaisemiseksi tarvitaan yhteinen ymmärrys, mistä aloittaa.

12 VAIKUTUSKAAVIO Vaikutuskaavion vaiheet: 1. Ottakaa kalanruotokaaviostanne yläotsikkolaput käyttöön, älkää ottako mukaan kalan päätä. 2. Levittäkää laput fläppipaperin päälle, toisiinsa liittyvät asiat lähekkäin. Huom! Kiinnittäkää kalanruotonne seinälle siten, että se on kaikkien ryhmän jäsenten näkyvissä! 3. Piirtäkää vuorovaikutusnuolet Kysykää jokaisen lapun kohdalla: Vaikuttaako tämä asia johonkin toiseen asiaan?, PIIRTÄKÄÄ NUOLET VAIN YHTEEN SUUNTAAN! 4. Arvioikaa ja muuttakaa vaikutuskaaviota, hakekaa yksimielisyyttä aiheesta. 5. Laskekaa lähtevien ja tulevien nuolien määrät Asiat, joista lähtee eniten nuolia ovat mahdollisia juurisyitä. Asiat, joihin päättyy eniten nuolia, ovat mahdollisia pullonkauloja. Huom! Joskus voi olla kaksi tärkeintä tekijää (juurisyytä) tai pullonkaulaa. Ryhmän täytyy tuolloin keskustellen valita jompikumpi jatkotyöskentelyyn.

13 ESIMERKKI VAIKUTUSKAAVIOSTA Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun? PULLONKAULA Materiaalin toimitus Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Työmaan toiminnot Varastojen ylläpito Materiaalitarpeen ennustaminen Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus JUURISYY TÄRKEIN TEKIJÄ Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittarit

14 VAIKUTUSKAAVIO Tyypillisiä käyttökohteita: Palkitsemisjärjestelmän onnistumiseen vaikuttavien tekijöiden analysointi Toimitusten pullonkaulojen analysointi Valitusten analysointi

15 TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä ANALYYSI TOIMINTA- SUUNNITELMA TOTEUTUS ARVIOINTI JOHTO- PÄÄTÖKSET

16 TOIMINNAN SUUNNITTELU JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä Käytä ryhmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua henkilöstöä ja saat heidän osaamisensa käyttöön ANALYYSI- VAIHE sekä muodostat kokonaiskuvan aiheesta. Kokoa ryhmittelyn tulokset kalanruodoksi ja tarkista, että kaikki oleellinen on otettu huomioon. Käytä vaikutuskaaviota, jotta löydät aiheeseen vaikuttavan tärkeimmän tekijän sekä pullonkaulan, jossa ongelmat tukevat näkyväksi. TOIMINTA- SUUNNITELMAN LAADINTAVAIHE Valitse analyysivaiheessa löytämäsi tärkein tekijä (juurisyy). Käytä puukaaviota suunnitellaksesi, kuinka tärkeimpään tekijään liittyvät asiat pullonkaulaan peilaten saadaan kuntoon. Käytä päättelykaaviota löytääksesi suunnitelmaasi liittyvät riskit. Pohdi, kuinka voit ennalta ehkäistä riskitilanteet ja mitkä ovat vaihtoehtoiset toimintamallit. Käytä matriisikaaviota vastuuttaaksesi tekemiset ja tehdäksesi ne näkyviksi. Määrittele mittarit ja aseta niiden avulla toiminnalle tulostavoitteet. Laadi aikataulu ja arvioi kustannukset. Tee kirjallinen toimintasuunnitelma TOTEUTUS- VAIHE Toteuta toimintasuunnitelmasi. ARVIOINTI- VAIHE JOHTO- PÄÄTÖKSET Tarkista ja arvioi toimintatavat ja saadut tulokset. Ovatko tulokset tavoitteiden mukaiset? Onko ongelma ratkennut? Mitä tehdään seuraavaksi?

17 PUUKAAVIO Pullonkaula Konkreettiset toimenpiteet kullekin osalle erikseen Tärkein tekijä/ Juurisyy Puukaavion vaiheet: 1. Valitkaa tärkein tekijä (= juurisyy). 2. Pilkkokaa tärkein tekijä loogisiin osiin, jotka vaikuttavat pullonkaulan syntymiseen. Voitte käyttää hyväksenne aikaisempia tuotoksia tai ryhmittelytekniikkaa (esim. mitkä asiat tärkeimmässä tekijässä/juurisyyssä vaikuttavat (avaavat) pullonkaulaan?) Huom Monesti tärkein tekijä eli juurisyy on niin iso asia, että sille on vaikeaa löytää suoraan ratkaisua. Siksi on viisasta jakaa tärkein tekijä eli juurisyy osiin. Miettimällä osille konkreettiset toimenpiteet, osien toimenpiteet yhdessä toteutettuna ratkaisevat alkuperäisen tärkeimmän tekijän tai juurisyyn. Tällä tekniikalla myös projektin ositus (WBS) onnistuu. 3. Käsitelkää jokaista osaa yksi kerrallaan: Mitä pitää tehdä, mitkä ovat ne konkreettiset toimenpiteet, jotta osa toteutuu ja omalta osaltaan avaa pullonkaulaa. 4. Arvioikaa puukaavion logiikka. Kysykää: Ovatko kaikki tarvittavat toimenpiteet mukana tulosten aikaansaamiseksi? Tarvitaanko näitä kaikkia toimenpiteitä tuloksen aikaansaamiseen? Tehkää tarpeelliset korjaukset.

18 ESIMERKKI PUUKAAVIOSTA Konkreettiset toimenpiteet Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Materiaalitarpeen ennustaminen Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta rajataan prosessi prosessin asiakkaiden haastattelu prosessiin osallistuvien ihmisten haastattelu tietovirtojen ja materiaalivirtojen selvittäminen piirretään prosessi ja selvitetään vastuut selvitetään ennustaminen lyhyellä, keskipitkällä ja pitkällä aikajänteellä miten ennusteet ovat pitäneet paikkaansa analysoidaan, miten ennustamista voi parantaa selvitetään yhteistyöyritykset miten yhteistyön laatu on varmistettu hintakehitys ja toimitusvarmuus sopimusmallit paljonko sisäisiä tilauksia on ja millaisia ne ovat selvitetään sisäisten tilausten virheet analysoidaan, mitä vaikeuksia sisäisiin tilauksiin liittyy etsitään parannusmahdollisuuksia Materiaalin toimitus selvitetään materiaalivirrat selvitetään käytännön menettelyt toimituksissa analysoidaan ongelmat ja etsitään parannusmahdollisuuksia

19 PUUKAAVIO Tyypillisiä käyttökohteita: asiakastarpeiden erittely laadunparannusohjelman purkaminen käytännön toimenpiteiksi projektin kehittäminen strategian pohjalta ongelman purkaminen osaongelmiksi ja toimenpiteiksi

20 PÄÄTTELYKAAVIO Tärkein tekijä/ juurisyy Osat Konkreettiset toimenpiteet Mikä voi mennä pieleen? Ennalta ehkäisy? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Tämän työkalun avulla löydetään mahdolliset riskit alunperin suunnitelluissa toimenpiteissä. Tätä tietoa voidaan käyttää suunnitelman parantamiseen tai vaihtoehtoisten toimintamallien hakemiseen jo etukäteen. Näin voidaan arvioida, mitä reaktioita toimintasuunnitelman toteuttaminen aiheuttaa, millaisiin tilanteisiin saatetaan joutua ja miten niihin tulisi varautua. Käyttö: tehtävä on uusi ja ennakoimaton tehtävä on monimutkainen tai epäonnistumisen riski on suuri suunnitelma on pidettävä tiukasti aikataulussa arvioidaan, että toteutuksessa tulee ongelmia

21 PÄÄTTELYKAAVIO Tärkein tekijä/ juurisyy Osat Konkreettiset toimenpiteet Mikä voi mennä pieleen? Ennalta ehkäisy? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Päättelykaavion vaiheet: Päättelykaavion perusrunko on sama kuin puukaaviossa. Niinpä puukaavio voidaan suoraan täydentää päättelykaavioksi seuraavalla tavalla: 1. Pohdi jokaisen osan kohdalla, mikä voi mennä pieleen suunnitelluissa toimenpiteissä ja mitä yllätyksellistä voi tapahtua. Kirjoita pohdinnan tuotokset. 2. Pohdi, onko mahdollista ennalta ehkäistä pieleenmeno ja miten se voidaan tehdä. Huom! Jos pieleenmeno voidaan ennalta ehkäistä, lisää toimenpiteet toimintasuunnitelmasi. Jos ennaltaehkäisy on mahdotonta, suunnittele ja valitse vaihtoehtoiset toimintamallit toteutettavaksi sellaisissa tilanteissa, joissa riskit kääntyvät todeksi.

22 PÄÄTTELYKAAVIO Tärkein tekijä/ juurisyy Osat Konkreettiset toimenpiteet Mikä voi mennä pieleen? Ennalta ehkäisy? Vaihtoehtoiset toimenpiteet? Tyypillisiä käyttökohteita: Missä voi tulla ongelmia strategian toteuttamisessa? Uuden laitteen asentaminen kesälomaseisokin aikana Mitä voi mennä pieleen laadun parannusprojektissa? Projektin riskien löytämiseen

23 ESIMERKKI PÄÄTTELYKAAVIOSTA Konkreettiset toimenpiteet Mikä voi mennä pieleen? Miten ennalta ehkäistään Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus rajataan prosessit ihmiset eivät osallistu kuvaus ei tuota haluttua tulosta alkuun asenteisiin vaikuttavaa koulutusta kehitettävä hyvä kuvausmenettely Materiaalitarpeen ennustaminen analysoidaan miten ennustamista voi parantaa yhdyskuntasuunnitelmat muuttuvat kasvuennusteet eivät pidä paikkaansa pidetään yhteyttä päättäjiin, rakentajiin yms. lisätään tiedon keruuta rakennetaan kasvuennusteen malli Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa miten yhteistyön laatu on varmistettu toimittaja tekee konkurssin toimittaja ei halua panostaa yhteistyöhön selvitetään luottotiedot tehdään auditointi vaihdetaan toimittajaa Sisäisen tilauksen laadinta selvitetään sisäisten tilausten virheet tilauksiin liittyvien virheiden selvittäminen liian työlästä tyydytään arvioihin järjestetään lyhyt ja intensiivinen seurantajakso Materiaalin toimitus selvitetään käytännön menettelyt toimituksissa ihmiset hyvin erimielisiä nykykäytännöstä tehdään joukko koetilauksia, joita seurataan, tutkitaan kaikki mahdollisuudet

24 MATRIISIKAAVIO Yhteyskaavio Tavoitteena on selvittää kahden tai useamman asia- tai idearyhmän välinen looginen yhteys. Matriisikaaviossa voidaan esittää sekä yhteyden olemassa olo että sen voimakkuus. Käyttö: toimenpiteille haetaan tekijät uusia toimenpiteitä halutaan verrata olemassa oleviin organisaatiossa halutaan priorisoida nykyiset tehtävät uusien tavoitteiden suhteen

25 MATRIISIKAAVIO Matriisikaavion vaiheet: 1. Valitaan avaintekijät menestykselliseen toteutukseen Kuka vastaa/tekee/osallistuu/informointi? Mitä tarvitaan, kuinka paljon? Onko ristiriitaa nykytoimintojen kanssa? 2. Kotaan ryhmä päättäjät ja vaikuttajat 3. Valitaan matriisin muoto L-muoto (2 asiaryhmää), T-muoto (3 asiaryhmää) X-muoto (4 asiaryhmää) 4. Valitaan vaikutusmerkit Esim. vaikuttaa paljon/ PÄÄVASTUU vaikuttaa jonkin verran/ OSALLISTUU vaikuttaa vähän/ informointi

26 ERILAISIA MATRIISEJA T-muoto, 3 asiaryhmää 1a 1b 1c 1d 3a 2a 2b 2c 3b 3c 3d 2d 1a 1b 1c 1d L-muoto, 2 asiaryhmää 2a 2b 2c 2d 3a 3b 3c 3d 4a 4b 4c 4d 1a 1b 1c 1d X-muoto, 4 asiaryhmää 2a 2b 2c 2d

27 ESIMERKKI MATRIISIKAAVIOSTA vaikuttaa paljon vaikuttaa jonkin verran vaikuttaa vähän Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Materiaalitarpeen ennustaminen Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Materiaalin toimitus Työmaan toiminnot Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu Varastojen ylläpito Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittari 1. asiakas/yhdyskunta 2. suunnittelu 3. työn suorittaja 4. noutohylly 5. ostaja 6. varasto 7. ulkopuolinen toimittaja 8. talous 9. prosessin omistaja