Auditorio. Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? TYÖKALUJA ONGELMIEN RATKAISUUN. 1.

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "15.30-17.00 Auditorio. Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? TYÖKALUJA ONGELMIEN RATKAISUUN. 1."

Marjatta Lehtinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 TYÖKALUJA ONGELMIEN RATKAISUUN. 1. Ryhmittely Auditorio henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? Työkaluja ongelmien ratkaisuun Ryhmätyöskentelyohje 2. Kalanruoto 3. Vaikutuskaavio 4. Puukaavio 5. Päättelykaavio 6. Matriisikaavio 1

2 TOIMINNAN SUUNNITTELU- JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä TOIMINNAN SUUNNITTELU- JA TOTEUTTAMINEN kun mitattua tietoa ei ole käytettävissä ANALYYSI JOHTO- PÄÄTÖKSET ANALYYSI- VAIHE Käytä ryhmittelytekniikkaa, jotta saat osallistettua henkilöstöä ja saat heidän osaamisensa käyttöön sekä muodostat kokonaiskuvan aiheesta. Kokoa ryhmittelyn tulokset kalanruodoksi ja tarkista, että kaikki oleellinen on otettu huomioon. Käytä vaikutuskaaviota, jotta löydät aiheeseen vaikuttavan tärkeimmän tekijän ja pullonkaulan, jossa ongelmat tulevat näkyväksi. TOIMINTA- SUUNNITELMA TOTEUTUS ARVIOINTI TOIMINTA- SUUNNITELMAN LAADINTAVAIHE TOTEUTUS- VAIHE ARVIOINTI- VAIHE JOHTO- PÄÄTÖKSET Valitse analyysivaiheessa löytämäsi tärkein tekijä. Käytä puukaaviota suunnitellaksesi, kuinka tär- keimpään tekijään liittyvät asiat saadaan kuntoon. Käytä päättelykaaviota löytääksesi suunnitelmaasi liittyvät riskit. Pohdi, kuinka voit ennalta ehkäistä riskitilanteet, ja mitkä ovat vaihtoehtoiset toimintamallit. Käytä matriisikaaviota vastuuttaaksesi tekemiset ja tehdäksesi vastuut näkyviksi. Määrittele l mittarit ja aseta niiden avulla toiminnalle i tavoitteet. Laadi aikataulu ja arvioi kustannukset. Toteuta toimintasuunnitelmasi. Tarkista ja arvioi toimintatavat ja saadut tulokset. Ovatko tulokset tavoitteiden mukaiset? Onko ongelma ratkennut? Mitä tehdään seuraavaksi? 2

Kokoa ryhmittelyn tulokset kalanruodoksi ja tarkista, että kaikki oleellinen on otettu huomioon.

3 PÄÄOTSIKOT RYHMÄ PÄÄOTSIKOT RYHMÄ RYHMITTELY RYHMITTELY LAPPUSET Tavoitteena on hahmottaa kokonaiskuva tilanteesta, kun osallistujilla on paljon erilaisia käsityksiä ja eroavia mielipiteitä aiheesta. Ryhmittely y on luonteeltaan luova prosessi, jossa yhteisymmärrys saavutetaan pikemminkin asioiden järjestelyn kuin suoran keskustelun avulla. Käyttö on suositeltavaa tilanteissa, joissa: Kaaos vallitsee, koska on niin paljon erilaisia tekijöitä vaikuttamassa tarkasteltavaan aiheeseen. Ryhmällä on vaikeuksia käsitellä aihetta erilaisten näkökulmien tai mielipiteiden it id vuoksi. Ryhmän on vaikeaa erottaa toisistaan syyt ja seuraukset. Työskentely ei etene. Ryhmän on luotava yhteinen näkemys ja kokonaiskuva aiheesta sekä laajennettava omaa ymmärrystä. RYHMÄTYÖSKENTELYOHJE TARRALAPUT Tarkasteltava aihe: MITKÄ TEKIJÄT VAIKUTTAVAT HYVIEN KÄYTÄNTEIDEN KÄYTTÖÖNOTTOON YRITYKSISSÄ JA ORGANISAATIOISSA? 1. Jokainen OSALLISTUJA kirjoittaa tarralapuille tussilla HILJAISUUDESSA niin monta tekijää kuin vain mieleen tulee. (Aikaa n minuuttia) Huom! JOKAINEN TARRALAPPU SISÄLTÄÄ VAIN YHDEN TEKIJÄN! ÄLÄ KÄYTÄ VAIN YHDEN SANAN ILMAISUJA, KÄYTÄ MIELUITEN 3-7 SANAA. 2. Ohjaaja jakaa osallistujat 6 hengen ryhmiin (luku 1-17), nimeää ohjaajat ja osoittaa kullekin ryhmälle työskentelypaikan. 3. Ryhmän jäsenet kiinnittävät tarralappunsa seinälle. Tarralappujen järjestyksellä ei ole vielä tässä vaiheessa väliä. Jos sama tekijä on mainittu useassa tarralapussa, ottakaa ylimääräiset tarralaput pois seinältä. 4. Ryhmän jäsenet järjestävät toisiinsa liittyvät tekijät ryhmiin hiljaisuudessa, Tavoitteena on saada aikaiseksi useita pieniä lappuryhmiä, esim kpl. Jos ryhmän jäsenet ovat eri mieltä, saa tarralappuja siirtää, mutta ei saa puhua. Ryhmittely on valmis, kun yksikään tarralappu ei enää siirry. 6. Ryhmä luo pääotsikot ryhmille. Saa puhua! Pääotsikko on lyhyt, mutta kiteyttää ttää osakokonaisuuksien k k i sisällön, sen oltava ymmärrettävä ä yksinkin. ki 7. Ryhmä arvioi ryhmittelynsä tuotosta piirtämällä siitä fläppipaperille kalanruotokaavion. 3

Käyttö on suositeltavaa tilanteissa, joissa: Kaaos vallitsee, koska on niin paljon erilaisia tekijöitä vaikuttamassa tarkasteltavaan aiheeseen.

4 ESIMERKKI RYHMITTELYSTÄ Mitä asioita liittyy materiaalin kulkuun? RYHMITTELYSTÄ KALANRUODOKSI Katso allaolevaa kuviota Yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa Sisäisen tilauksen laadinta Materiaalin toimitus Työmaan toiminnot Tarvitaan luotettavia hintakilpailukykyisiä toimittajia Toimitussopimusten kaupallisten asioiden laadinta toimitusta valvotaan Materiaalimäärittelyn (spesifikaation) on oltava sopiva käyttötarkoitukseen Kuka päättää/ hyväksyy tilauksen Materiaalia tilaa - työpiste - paikallinen varasto tehdään käyttäjälle helpoksi tilata materiaalia selvittää toimitusaika noutohyllyä täydennetään Mikä on toimitusaika myöhästymistilanteissa toimitaan Saako toimittaa puutteellista materiaalia hoidetaan normaalitoimitukset Erikoistilanteille tarvitaan oma menettely Materiaalin vastaanotto ja tarkistus Työn suoritus, materiaalin käyttö ja asennus hoidetaan materiaalin palautukset Materiaalilaskujen tarkastus ja maksu HYVIEN KÄYTÄNTÖJEN KÄYTTÖÖNOTTO Kalanruodon piirtäminen ohjaa ryhmän jäsenet tarkastelemaan ryhmittelyn tuotosta ja keskustelemaan siitä. Kalanruoto helpottaa kokonaiskuvan visualisointia ja viestimistä myös muille. Materiaalitarpeen ennustaminen Rakentamistarpeen suunnittelu Materiaalitoiminnan suunnittelu ja ohjaus Varastojen ylläpito Mitä materiaaleja varastoidaan ja missä Tarvitaan materiaaliprosessin kuvaus Kuka omistaa materiaaliprosessin Materiaalitoimintojen ohjaamista ja kehittämistä varten tarvitaan mittarit Mitkä ovat kiertonopeustavoitteet eri materiaaleille Kalanruoto ohjaa ryhmän jäseniä ajattelemaan loogisesti ja ymmärtämään syyt ja seuraukset. Kalanruoto näyttää parhaimmillaan kaikki ne tekijät, jotka vaikuttavat tarkasteltavaan asiaan/ongelmaan. Rakentamistöiden suunnittelu Työn suunnittelu ja siihen liittyvän materiaalitarpeen määrittely Kuka hoitaa työalueella varastokirjanpidon hoidetaan tietojärjestelmien tietojen ylläpito materiaaliprosessia mitataan Mikä on palvelutasotavoite Huom: Lopputulokseen on usein vaikuttamassa lukuisia eri tekijöitä, mutta meillä on taipumus nähdä vain yksi tai kaksi syytä ja erityisesti hakea syyllisiä! 4

hintakilpailukykyisiä toimittajia Toimitussopimusten kaupallisten asioiden laadinta toimitusta valvotaan Materiaalimäärittelyn (spesifikaation) on oltava sopiva käyttötarkoitukseen Kuka päättää/

5 KALANRUOTOKAAVION ELI SYY-SEURAUSDIAGRAMMIN SEURAUSDIAGRAMMIN RAKENNE TEKIJÄT (syyt) ESIMERKKI KALANRUODOSTA Mitkä tekijät vaikuttavat työyhteisön toimivuuteen? Työergonomia Palkkaus Työnjohto Selkäruoto Kylkiruoto Pikkuruoto Keskikokoinen ruoto TARKASTELTAVA ILMIÖ (seuraus) Ominaisuus Hyvä työpiste Toimivat työvälineet Päämäärät Tuntee selvillä työprosessien Vastaa sekä työntekijän että eri vaiheet Työnjaot selvillä työnantajan mielestä Tukee ja antaa annettua työpanosta palautetta Muutosvalmius Oikeat ihmiset Kuuntelemisen oikeissa töissä taito Kaikki soutavat venettä samaan Joustavuus suuntaan Perehdytys Kiperien asioiden käsittely ja hoitaminen kuntoon Halu toimia yhdessä Koulutus Erilaisuus hyväksytään Tilaa kaikkien ajatuksille Kaikki työntekijät ovat tärkeitä TOIMIVA TYÖ- YHTEISÖ Kypsien ihmisten organisaatio Yhteinen tavoite Ammatillisen osaamisen kehittäminen Yksilöllisyyden arvostaminen 5

työprosessien Vastaa sekä työntekijän että eri vaiheet Työnjaot selvillä työnantajan mielestä Tukee ja antaa annettua työpanosta palautetta Muutosvalmius Oikeat ihmiset Kuuntelemisen oikeissa töissä

6 TOIMINTAMALLI RYHMÄT OHJAAJAT TYÖSKENTELYTILA Marja-Leena Savonen Jussi Virtanen Sariseelia Sore Merja Prepula Mea Hartvaara Jaana Bom JUHLASALI Tapio Kari Eija Väätäinen Pasi Laine Anna-Kaisa Laaksonen AUDITORIO Marja-Leena Savonen Heini Leino AULA OHJAAJAT KIINNITTÄVÄT VALMIIT KALANRUODOT MAALARINTEIPILLÄ JUHLASALIN SEINILLE KAIKKIEN IHAILTAVAKSI. MYÖHEMMIN NE LÖYTYVÄT OSOITTEESTA 6

Laaksonen AUDITORIO 16 17 Marja-Leena Savonen Heini Leino AULA OHJAAJAT KIINNITTÄVÄT VALMIIT KALANRUODOT

Samankaltaiset tiedostot

Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? Miten työn tuottavuutta kehitetään?

. Miten henkilöstön näkemys ja osaaminen saadaan työyhteisöissä käyttöön? Miten työn tuottavuutta kehitetään? Työkaluja kvalitatiivisten ongelmien ratkaisuun Lähteet Brassard, M. (1996) The Memory Jogger