Reissuklubi Hotelli Haaga

Transkriptio

1 Reissuklubi Hotelli Haaga

2

3 Päivän ohjelma 12:30 Avaus Marko Kotamäki Mepco Oy 12:35 M2 uuden version koulutus ja esittely Tuotepäällikkö Juha Kukko ja sovelluskonsultti Marja Suhonen, Visma Enterprise Oy 13:35 Tauko 13:45 Uudistukset Eurocard-palvelussa -Business Eurocard -extranet-palvelu uudistuu Key Account Manager Marja Merentie, SEB Kort Bank AB -Eurocard muutosten vaikutukset M2-sovelluksessa matkatilien ja luottokorttien osalta Sovelluskonsultti Noora Raitanen, Mepco Oy 14:45 Kahvitauko demopisteet käytössäsi: -Kokeile M2-ohjelmiston uusia ominaisuuksia -Konsultit vastaavat kysymyksiin -Koeaja M2-mobiili 15:30- M2-konsultin kooste 16:00 -Uusien M2-ominaisuuksien käyttöönotto -Vuodenvaihteen kuohut -Kertakirjautuminen M2-pilvipalvelussa (Single Sign On) -Sähköisestä arkistosta löytyvät matkalaskutkin kätevästi 16:15 Erin 17:00- Illallinen 20:30

4 M2 uuden version koulutus ja esittely Juha Kukko ja Marja Suhonen Visma Enterprise Oy 12:35 13:35

5 Uudistukset Eurocard-palvelussa Business Eurocard -extranet-palvelu uudistuu Key Account Manager Marja Merentie, SEB Kort Bank AB 13:45 14:30

6 Eurocard muutosten vaikutukset M2-sovelluksessa matkatilien ja luottokorttien osalta Noora Raitanen, Mepco Oy 14:30 14:45

7 Business Eurocard muutokset syksyllä 2014 Business Eurocard matkatili on muutettu Diners matkatiliksi Netsin Business Eurocard matkatiliasiakkuudet muutettu syyskuussa 2014 Diners matkatileiksi Ostotapahtumia ja täsmäytysaineistoja tullut kahdesta eri matkatilistä M2:een siirtymäajan Eurocard korttitapahtumien tapahtumasiirto SEB:in järjestelmiin Viimeiset tapahtumat vanhan siirtosovelluksen kautta tulevat keskiviikkona Uusi ostotapahtumien ja täsmäytysaineistojen toimitustapa käytössä alkaen Maksukorttitapahtumat tulevat näkymään muutoksen jälkeen M2:ssa kuten ennenkin

8 Eurocard luottokorttimuutokset M2:sessa Luottokorttitapahtumat tulevat näkymään muutoksen jälkeen M2:ssa kuten ennenkin Luottokorttien osalta ostotapahtumia vain yhdelle korttityypille muutoksesta huolimatta Luottokorttinumerot eivät muutu konversioiden yhteydessä, ei vaadi päivitystä M2 sovelluksessa Täsmäytysraportti pysyy saman sisältöisenä yrityksen maksuvastuulla oleville korteille

9 Eurocard luottokorttimuutokset, muutoksen tukena Siirroissa on muutaman päivän suunniteltu katko Ostotapahtumaraportin avulla näet helposti kaikki M2:sessa olevat tapahtumat Mikäli tapahtumat eivät siirry ole yhteydessä Mikäli yksittäisten henkilöiden tapahtumat eivät siirry ota yhteyttä Sähköpostilla tulevan täysmäystyaineiston sisäänlukuraportin virherivit external event not found kertoo puuttuvista tapahtumista Hyödynnä täsmäytysainestoa ostolaskujen tarkistuksessa

10 SEB E-view palvelun käyttöönotto Business Online palvelu suljetaan marraskuun 2014 lopussa Ota talteen tarvitsemasi raportit Business Onlinesta Uuteen E-view palveluun ei tarvita oikeuksia Mepcon konsulteille Luottokortti- ja matkatilitapahtumien siirtoon ei käytetä ei e-view palvelua Lomaketta ei tarvitse täyttää ja lähettää SEBille jos yritys ei halua käyttöönsä e-view palvelun raportointeja

11 E-view lomakkeen täyttöohjeet Lomake osoitteessa:

12 Business Eurocard M2 asiakas, uusia kortteja Nykyisillä Business Eurocard M2 asiakkaille uudet kortit liitetään samaan tapahtumatiedostoon kuin nykyiset kortit Täysin uudet yritysasiakkaat otetaan käyttöön SEB Business Eurocardeina

13 Lisähyötyjä ostotapahtumien käsittelyyn M2:ssa Kululajivastaavuuksien käyttöönotto M2:ssa luottokortti- ja matkatoimisto-ostoille Kululajivastaavuudet automatisoivat kulujen tiliöintiä Matkakulujen ja ostotapahtumien raportointi onnistuu M2:n kautta raportointitoiminnoilla Ostotapahtumaraportin hyödyntäminen luottokorttiyhtiön laskujen täsmäyttämisessä Jos kotilaskutuksella olevat luottokortit, täsmäytystä ei tarvita Kotilaskutus = yrityksen luottokortit henkilökohtaisella maksuvastuulla Matkustaja voi selata omia ostotapahtumiaan M2:ssa

14 Kahvitauko demopisteet käytössäsi 14:45 15:30

15 Uusien ominaisuuksien käyttöönotto Uusi versio käyttöön

16 Uusien ominaisuuksien käyttöönotto Uuden version päivitys Automaattisesti käytössä maanantaina Pääkäyttäjän tehtävissä olevat muutokset Tilattavat ominaisuudet

17 Pääkäyttäjätoiminnot Versio Uuden suorituslajin AR päivitys henkilötietoihin. (Henkilöt - Henkilöt) Suorituslaji henkilötietoliittymällä > tilaus servicedeskistä Matkatyypin päättäminen (Ylläpidot-Kululajien ja korvausten tilit) Maksatusliittymän muutos, jos käytössä vielä vanha liittymä -Patukanava päättyy (Ylläpidot-Maksutavat) Ota yhteyttä servicedesk@mepco.fi, jos pääkäyttäjätunnuksiltasi puuttuu oikeudet ko. toiminnoista

18 Tilattavat ominaisuudet Versio Ajastettujen toimintojen muutos - esim. viikonloppujen ohitus Verollinen lisäkorvaus kulkuneuvoittain (Ylläpidot-Kulkuneuvot) - Palkkaliittymä S-Business luottokorttien käyttöönotto

19 Konsultointi palvelut Isommat organisaatiomuutokset Henkilötieto-, kustannuskohdiste-, palkkaliittymät Kirjanpidon liittymän muutokset M2 ohjaustietojen muutokset (esim. ennakot, kertamatkustaja) Luottokortti- ja matkatilitapahtumien käyttöönotot

20 Vuodenvaihteen muistilista

21 Vuodenvaihteen muistilista 1/3 Päivärahat, kilometrikorvaukset ym. verottomat korvaukset päivittyvät automaattisesti M2:een. Jos yrityksellänne on omia kulkuneuvoja lisättynä ohjelmaan, tulee näiden kilometrikorvaukset päivittää matkalaskuohjelmaan Huom! Samalla kilometriveloituksella ei voi olla kahden eri vuoden kilometrejä, mutta matkalaskulla voi olla kahden eri vuoden päivärahaa Maksatus- ja kirjanpitotapahtumat: kirjanpitoaineistolle annettu siirtopäivämäärä tallentuu kirjanpitotiedostoon ja määrittelee, mille kaudelle tapahtumat viedään kirjanpidossa

22 Vuodenvaihteen muistilista 2/3 Ostotapahtumien täsmäyttäminen normaalisti Ostotapahtumat -raportti Verottajan vuosi-ilmoitus: henkilötunnus pakollinen tieto matkustajilla Kirjanpitotilien voimassaolot Tositesarjat (tositenumerosarjan nollaus vuodelle 2015, mikäli käytössä)

23 Vuodenvaihteen muistilista 3/3 Voit ottaa mm. seuraavissa vuodenvaihteen toimintoihin liittyvissä asioissa yhteyttä Matkalaskujen arkistointi (CD/DVD) Tositesarjat: tositenumerosarjan nollaus vuodelle 2015, mikäli käytössä ja pääkäyttäjällä ei oikeutta ko. toimintoon

24 M2 Verottajan vuosi-ilmoitus Tapahtumat > Verottajan vuosi-ilmoitus > (valitse organisaatio ja vuosi) > Suorita Avaa ja tarkista muodostunut Excel-raportti Jos huomaat esim. henkilötunnuksen tai suorituslajin puuttuvan, niin korjaa henkilötiedot ja aja vuosi-ilmoitus uudelleen Lataa verottajalle lähetettävä aineisto M2:sta: Raportointi > Tiedostojen lataus > Dataout-hakemisto Lähetä tiedosto verottajalle käytössänne olevan tiedonsiirtokanavan kautta

25 Kertakirjautumisella M2- pilvipalveluun Single Sign On (SSO) Active Directory Federation Services (ADFS)

26 Demo kertakirjautumisesta M2 aukeaa yritykseen intranettiin asetetusta linkistä, ilman että käyttäjän tarvitsee syöttää käyttäjätunnusta, salasanaa ja yritystunnusta

27 Helppous Kertakirjautumisen hyödyt Ei tarvitse syöttää käyttäjätunnusta ja salasanaa kirjautuessa Yksi käyttäjätunnus ja salasana riittää Salasanoja ei tarvitse vaihtaa eri järjestelmissä erikseen Hallinnointiin liittyvät rutiinityö vähenee Tietoturva Organisaation määrittämä salasana politiikka käytössä kaikissa integroiduissa järjestelmissä Käyttäjätunnuksen päättäminen/lukitseminen estää pääsyn kaikkiin sovelluksiin

28 Arkkitehtuuri (vain IT-osastolle) M2 tukee ADFS autentikointia (Windows Server 2008 AD FS v2). Arkkitehtuuri voi vaihdella asiakkaittain. Asiakaskohtaiset tietoturvavaatimukset määrittävät sen, että muodostetaanko hajautettu luottamus federation server vai proxy palvelimien välille.

29 Käyttöönotto Käyttöönoton työmäärä noin 4 päivää. Tarkennetaan määrittelyn jälkeen Eka steppi on määrittelypalaveri IT:n kanssa Työmäärä riippuu: Asiakkaan tietoturvavaatimuksista, osaamisesta ja palvelinvalmiuksista M2-käyttäjätunnuksen muodosta ja henkilötietoliittymistä Toteutettavasta ratkaisusta ja siitä kuinka paljon Mepco tekee asiakkaan palvelimiin konfigurointia

30 Mepco Arkistointi

31 Arkistoinnista yleisesti Kirjanpitovelvollisen on lain mukaan säilytettävä suorituksia koskeva kirjanpitonsa vähintään kuusi vuotta. Osa tästä kirjanpidosta on säilytettävä jopa 10 vuotta. Haluamme tarjota Mepcon asiakkaille helpon ja luotettavan ratkaisun hoitaa tämä lain vaatima arkistointivelvollisuus Mepco arkisto ratkaisun avulla varmistat talous ja palkkahallinnon tositteiden ja raporttien turvallisen säilytyksen, helpon hallittavuuden ja nopean tiedonhaun.

32 Sähköisen arkistoinnin hyödyt Lain asettamat vaatimukset täyttävä ekologinen vaihtoehto arkistoinnille Dokumentista/raportista otetaan tuloste vain tarvittaessa Asiakirjojen haku on nopeaa ja paikasta riippumatonta Korkea tietoturva ja joustava käyttöoikeuksien hallinta Aineistojen muuttumattomuus on varmistettu Säästöä arkistointitilassa ja kustannuksissa Organisaatiosi henkilöstöltä säästyy aikaa!!

33 Arkistoitavat aineistot Taloushallinnossa ERP Myyntilaskut Päiväkirja Pääkirja Tuloslaskelma Tase Tilikartta Muistiotositteet Maksu- ja kirjanpitoluettelot OpusCapita: Ostolaskut Tiliotteet Viitesuoritukset Muut: Sopimukset M2: Matkalaskut Raportit kauden vaihtuessa (ennakot, avoimet laskut ) Täsmäystysraportit Maksu- ja kirjanpitoluettelot Verottajan vuosi-ilmoitus

34 Arkistoitavat aineistot Palkkahallinnossa Palkkakausittain: Kuukausittain: Neljännesvuosittain: Vuosittain: Kirjanpitotosite Ay-tilitys Ay-selvitys Palkkakortti Palkkalaskelma Palkkalista Maksuluettelo Maksuluettelo työkorvaukset Tapahtumat henkilöittäin kaudelta Lomapalkkavaraustosite Lomavarausten erittely TyEL-kuukausiilmoitus Työnantajasuoritusten valvontailmoitus Ulosottotilitys Ay-selvitys yli ryhmien TyELtyösuhdeilmoitukset Tapaturmavaku u-tuksen vuosiilmoitus TyEL-vuosiilmoitus Vael-ilmoitus Verottajan vuosi-ilmoitus Vuosilomalaskelma

35 Ohjelma on täysin selainkäyttöinen

36 Arkistoitujen aineistojen haku on nopeaa Googlemaisen pikahaun avulla. Hakusanoja etsitään otsikkotiedoista ja dokumentin sisällöstä

37 Matkalaskulle skannatut kuitit ja muut liitteet löytyvät liitteistä Käyttäjä voi lisätä arkistoituihin dokumentteihin liitteitä

38 Arkistoituihin dokumentteihin voi lisätä kommentteja Arkistoituihin dokumentteihin voi lisätä liitteitä

39 Tarkennetulla haulla dokumentteja voi hakea otsikkotietojen avulla. Usein käytettyjä kyselyjä voi tallentaa malleiksi

40 Käyttäjä voi arkistoida myös manuaalisesti dokumentteja esim. päiväkirja, pääkirja, sopimus jne.

41 Mepco Arkisto pilvipalveluna Aineistojen haku, selailu ja tulostus Manuaalinen arkistointi Pankki-aineistot ja ostolaskut ERP Mepco HRM Ajojonot suojattu tiedonsiirto Matkalaskut

42 Kysymyksiä?

43 16:15 17:00 Erin 17:00-20:30 Illallinen

44 Kiitos mielenkiinnostanne!