TEATTERIKORKEAKOULUN HALLINTO- JA TUKIPALVELUYKSIKÖN TYÖJÄRJESTYS

Transkriptio

1 TEATTERIKORKEAKOULUN HALLINTO- JA TUKIPALVELUYKSIKÖN TYÖJÄRJESTYS Annettu 26. päivänä helmikuuta 2009 Teatterikorkeakoulun hallituksen 18. päivänä marraskuuta 2008 hyväksymän johtosäännön 5 :n nojalla vahvistetaan hallinto- ja tukipalveluyksikön työjärjestys. 1. Yleistä Hallinto- ja tukipalveluyksikkö tukee yliopiston johtoa, laitoksia, keskuksia ja muita yksiköitä tehtävien toteuttamisessa ja vastaa yliopiston tarvitsemien hallinto- ja tukipalveluiden järjestämisestä. Yksikkö valmistelee ja toimeenpanee TeaKin ja sen yksiköiden päätöksiä ja antaa hallinto- ja tukitoimintoja koskevia ohjeita ja määräyksiä. Hallinto- ja tukipalveluyksikkö vastaa palveluiden tuottamisesta tehokkaasti, taloudellisesti ja laadukkaasti ottaen huomioon johdon ja yksiköiden toiveet. Yksikkö voi tuottaa palveluita itse, yhdessä ulkopuolisen yhteistyötahon kanssa tai ostaa ne ulkopuoliselta toimijalta. Hallinto- ja tukipalveluyksikkö palvelee suomenkielen lisäksi ruotsin- ja englanninkielillä. Yliopiston työnantajavirkamiehiä ovat rehtori, hallintojohtaja ja henkilöstöpäällikkö. Henkilöstöä koskevat ohjeet antaa hallintojohtaja. Kriisitilanteissa toiminnasta vastaa rehtori, hänen sijaisenaan hallintojohtaja tai turvallisuuspäällikkö. Hallintojohtajan tehtävistä on säädetty tarkemmin johtosäännön 30 :ssä. 2. Hallinto- ja tukipalveluyksikön rakenne Hallinto- ja tukipalveluyksikössä on neljä johtosäännön 7 :n mukaista itsenäistä tulosyksikköä. Tulosyksiköt jakautuvat toiminnallisesti ryhmiin. Tulosyksiköt ja niihin kuuluvat ryhmät ovat: Hallinto- ja tekniset palvelut - Hallinto - Huolto - IT-ryhmä Opinto- ja tutkimuspalvelut - Opinto- ja tutkimushallinto - Opetuksen suunnittelu ja kehittäminen - Kirjasto Opetusteatteri - Esitystuotanto - Näyttämö ja tarpeisto - Puvusto - Valo ja ääni - AV-ryhmä Koulutus- ja kehittämispalvelut 1(7)

2 3. Johtaminen ja organisaatio Hallitus nimittää hallintojohtajan. Hallintojohtaja nimittää hallinto- ja tukihenkilöstön ja sijoittaa heidät yksiköihin. Rehtori nimeää hallintojohtajan esityksestä tulosyksikölle toiminnasta ja kehittämisestä vastaavan päällikön. Opetusteatterin päällikkönä toimii opetusteatterin johtaja. Hallintojohtaja nimeää tulosyksikön päällikön esityksestä päällikön sijaisen ja ryhmälle esimiehen. Ryhmän esimiehen sijaisen nimeää tulosyksikön päällikkö. Hallintojohtaja ja tulosyksikön päällikkö sopivat rehtorin kanssa yksikön toiminnan tavoitteista ja resursseista. Hallinto- ja tukipalveluyksikön päätökset tehdään esittelystä johtosäännön, taloussäännön sekä kokous- ja esittelyohjeen mukaisesti. Työntekijöiden palkkauksessa, tehtäväkohtaisen vaativuustason määrityksessä ja henkilökohtaisen työsuorituksen arvioinnissa noudatetaan yliopiston yhteisiä ohjeita. Toiminnassa noudatettavat menettelyt kuvataan Teatterikorkeakoulun laatukäsikirjassa Esimiesten työnjako Hallinto- ja tukipalveluyksikön esimiehiä ovat hallintojohtaja, tulosyksiköiden päälliköt ja ryhmien esimiehet. Linjaorganisaation mukaisista esimiesvastuista voidaan poiketa hallintojohtajan päätöksellä. Hallintojohtaja - johtaa, kehittää ja valvoo hallinto- ja tukipalveluyksikön toimintaa - vastaa kokonaisuudelle asetettujen yhteisten tavoitteiden toteutumisesta - koordinoi asioiden valmistelua hallinto- ja tukipalveluyksikössä - johtaa hallinto- ja tukipalveluyksikön johtoryhmää ja kutsuu sen jäsenet - toimii tulosyksiköiden päälliköiden lähiesimiehenä Tulosyksikön päällikkö - vastaa yksikön toiminnasta, kehittämisestä ja tuloksellisuudesta sovittujen tulossopimusten mukaisesti - kohdentaa yksikön taloudelliset resurssit ja hyväksyy sen menot, ellei muuta määrätä - johtaa tulosyksikön esimiesryhmää ja täydentää sitä tarvittaessa - toimii ryhmän vetäjän lähiesimiehenä ellei muuta määrätä - tekee ehdotukset yksikön henkilöstön palkkaamisesta Ryhmän esimies - vastaa ryhmän toiminnasta ja kehittämisestä - vastaa ryhmän tehtävien päivittäisestä sujumisesta ja sijaisjärjestelyistä - toimii ryhmän jäsenten lähiesimiehenä henkilöstöasioissa ellei muuta määrätä - kuuluu tulosyksikön esimiesryhmään - asiatarkastaa ryhmän laskut, ellei muuta määrätä Ryhmien jäsenet - vastaavat omien työtehtäviensä hoitamisesta ja kehittämisestä - toimivat yhteistyössä muiden työntekijöiden kanssa - osallistuvat ryhmän ja tulosyksikön toimintaan ja kehittämiseen 2(7)

3 Koko hallinto- ja tukipalveluyksikön henkilökunta huolehtii työhyvinvoinnista. Erityinen vastuu työhyvinvoinnin lisäämisestä ja henkilöstön osaamisen kehittämisestä on päälliköillä ja ryhmien esimiehillä Kokouskäytännöt Teatterikorkeakoulun johtoryhmä tukee rehtoria tämän tehtävässä. Johtoryhmässä käsitellään merkittävät yliopistoa koskevat asiat. Johtoryhmän jäsenet kutsuu rehtori. Johtoryhmän sihteerinä toimii hallintojohtaja. Tupa-johtoryhmä vastaa hallinto- ja tukipalveluyksikön vastuulla olevien tehtävien yleisestä aikatauluttamisesta ja käsittelee hallinto- ja tukitoiminnan yleiset pelisäännöt ja toimintatavat. Johtoryhmään kuuluvat tulosyksiköiden päälliköt ja muut hallintojohtajan kutsumat jäsenet. Johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti ja sen sihteerinä toimii viestintäpäällikkö. Laajennettu tupa-johtoryhmä käsittelee hallinto- ja tukipalveluyksikössä valmisteltavana olevia laajempia teemoja. Johtoryhmään voivat osallistua kaikki esimiehet ja vastuulliset virkamiehet halutessaan. Laajennettu tupa-jory kokoontuu tarvittaessa ja sen sihteeritehtävät ovat kiertävät. Hallinto- ja tukipalveluyksikön esimiehet ja vastuuvirkamiehet kokoontuvat kaksi kertaa vuodessa kehittämispäiville arvioimaan ja kehittämään hallinto- ja tukipalveluyksikön toimintaa. Tulosyksiköt ja ryhmät sopivat sisäisistä kokouskäytännöistään keskenään. 4. Tehtävät yksiköittäin 4.1. Hallinto- ja tekniset palvelut Hallinto- ja tekniset palvelut koostuu kolmesta ryhmästä. Hallinto vastaa yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelusta, talous- ja henkilöstöhallinnosta, viestinnästä ja muusta johdon tuesta. Ryhmä avustaa rehtoria yliopiston toiminnanohjauksessa sekä laatujärjestelmän ylläpidossa ja kehittämisessä. Ryhmä vastaa yliopiston taloudenpidosta, omaisuuden ja kiinteistöasioiden hoitamisesta sekä hankintatoiminnan koordinaatiosta. Ryhmä vastaa yliopiston työnantajapolitiikan toteuttamisesta, palkanmaksusta, työhyvinvoinnista ja henkilöstön kehittämisestä. Ryhmä tuottaa hallituksen ja johdon tarvitsemat sihteeri- ja kokouspalvelut sekä vastaa yliopiston asiakirjahallinnosta. Huolto vastaa Teatterikorkeakoulun kiinteistö- ja toimistopalveluista, joihin sisältyvät posti-, puhelin- ja vahtimestaripalvelut sekä kulunvalvonta ja kiinteistöturvallisuudesta huolehtiminen. Tavoitteena on asianmukainen, toimiva, siisti ja turvallinen ympäristö opiskelijoille, henkilökunnalle ja muille talon käyttäjille. IT-ryhmä vastaa Teatterikorkeakoulun tietotekniikkapalveluista, joihin kuuluvat infrastruktuurin ylläpito ja kehittäminen, tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen sekä lähituki ja tietoturva. Tietotekniikkapalvelut tuotetaan yhteistyössä Helsingin yliopiston kanssa. 3(7)

4 4.2. Opinto- ja tutkimuspalvelut Opinto- ja tutkimuspalveluiden vastuulla on opintoihin, opetukseen ja tutkimukseen liittyvien asioiden ja prosessien valmistelu, toteuttaminen, arviointi ja kehittäminen. Tulosyksikkö tarjoaa perus- ja jatkotutkintoihin liittyviä hallinto- ja asiantuntijapalveluita opiskelijoille, opettajille, laitoksille ja muulle yliopistolle. Opinto- ja tutkimuspalvelut koostuu kolmesta ryhmästä. Opinto- ja tutkimushallinto. Ryhmä vastaa opintotukea ja muita opintososiaalisia etuja koskevista kysymyksistä, kansainvälisiin opintoihin liittyvistä asioista, työelämäpalveluista sekä yleisestä opintoneuvonnasta. Se vastaa opiskelijan oikeusturvakysymyksistä. Sen vastuulla on myös opintosuoritusrekisteri ja tutkintotodistukset. Ryhmä vastaa laitosten opiskelijavalintojen ja opetuksen järjestelyistä, kieliopintojen järjestämisestä, opetusohjelman ja taloudenpidon käytännöistä sekä oman toimialansa oppaista ja ohjeista. Opetuksen suunnittelu- ja kehittäminen. Ryhmä huolehtii omalta osaltaan opetuksen laadun kehittämisestä ja opetuksen arvioinnista sekä opetuksen yhteissuunnittelusta. Lisäksi ryhmän vastuulla on koulutusohjelmien tutkintovaatimusten laadinta, opetusohjelman laadinta, hops prosessin ja opintojen sekä opinnäyteprosessin tukeminen, talouden suunnittelu ja seuranta, tuntiopettajien rekrytointi, laitosten kansainvälisiin opintoihin liittyvät asiat, laitosten työelämäyhteistyöasiat sekä laitoshallinnon tehtävät (esittely, hankevalmistelu). Ryhmä vastaa myös avoimen yliopisto-opetuksen suunnittelusta. Kirjaston tehtävänä on aineistojen välittäminen opetukselle, tutkimukselle ja taiteelliselle toiminnalle. Kirjasto vastaa opiskelijoiden ja henkilökunnan tiedonhaun ohjauksesta, koulutuksessa tarvittavien aineistojen hankinnasta ja säilytyksestä. Kirjasto vastaa myös julkaisujen myynnistä ja elektronisen julkaisun suunnittelusta, toteutuksesta ja organisoinnista Opetusteatteri Opetusteatterin tehtävänä on tuottaa Teatterikorkeakoulun esitystoiminnan ja muun opetuksen sekä tapahtumien tarvitsemia tuotannollisia ja teknis-taiteellisia palveluja samalla perehdyttäen, ohjaten ja opastaen näiden palvelujen käytössä. Opetusteatterissa on viisi ryhmää. Esitystuotanto. Ryhmä vastaa tuotantojen ja tapahtumien kokonaisuuden suunnittelusta kausittain ja tuottaa opetukseen sisältyvät produktiot ja muut ohjelmalliset tapahtumat yhteistyössä laitosten, keskusten ja muiden yksiköiden kanssa. Ryhmä vastaa myös esitysten ja tapahtumien tiedottamisesta ja lippujen myymisestä niihin. Näyttämö ja tarpeisto. Ryhmä vastaa TeaK-Kookoksen esitys- ja opetustilojen lavasteiden, rekvisiitan ja katsomorakenteiden valmistamisesta ja pystyttämisestä osallistuen niiden suunnitteluun. Se vastaa myös edellä mainittujen purusta, kuljetuksesta ja varastoinnista. Julkisissa esityksissä ryhmän työntekijät vastaavat yleisön turvallisuudesta. Puvusto. Ryhmä valmistaa, muokkaa, korjaa ja huoltaa puvut, jalkineet ja asusteet Teatterikorkeakoulun esitysten ja muun opetuksen käyttöön. Tarvittaessa se suunnittelee puvut esityksiin. Ryhmä ylläpitää ja kehittää pukuvarastoa. Valo ja ääni. Ryhmä vastaa TeaK-Kookoksen esitys- ja opetustilojen valotekniikasta ja sähköisestä äänentoistosta sekä tekee niihin valo- ja äänisuunnittelua. 4(7)

5 AV-ryhmä tuottaa opetuksen ja tutkimuksen tarvitsemat, opetusvälineisiin liittyvät tukipalvelut. TeaK-Kookoksella ryhmä vastaa lisäksi esityksissä tarvittavasta audio-visuaalisesta laitteistosta sekä esitysten taltioinnista ja tallenteiden arkistoinnista. TeaK-Vässillä ryhmä vastaa myös valo- ja äänikalustosta, opetusvälineiden kuljetuksista sekä osallistuu tilojen käytön suunnitteluun ja ylläpitoon Koulutus- ja kehittämispalvelut Koulutus- ja kehittämispalvelut toteuttavat Teatterikorkeakoulun kolmatta tehtävää ja elinikäisen oppimisen strategiaa: ylläpitämällä dialogia Teatterikorkeakoulun sidosryhmien kanssa kansallisesti ja kansainvälisesti, vahvistamalla ja monipuolistamalla Teatterikorkeakoulun alumnien ja muiden alan ammattilaisten osaamista kysyntä- ja tarvelähtöisellä täydennyskoulutuksella, seminaareilla ja konferensseilla, auttamalla tanssi- ja teatterialan organisaatioiden toiminnan, palvelujen ja osaamisen kehittämistä kehittämishankkeilla ja henkilöstökoulutuksella, tuottamalla tutkimus- ja kehittämishankkeissa uutta tietoa tanssi- ja teatterialan toimintaympäristön ja työelämän käytäntöjen muutoksesta tanssi- ja teatterialan toiminnan johtamisen ja kehittämisen sekä alaa koskevan opetuksen tueksi sekä edistämällä tutkimus- ja kehittämishankkeiden sekä koulutuksen avulla esitys-, keho-, liikeja teatterilähtöisen osaamisen ja osallistavien menetelmien monipuolista ja poikkialaista käyttöönottoa yhteiskunnassa sekä tarjoamalla muille aloille tähän osaamiseen perustuvia palveluja. Koulutus- ja kehittämispalvelujen ulkoiset palvelut ovat valtion maksuperustelain ( /150) mukaisesti liiketaloudellisin perustein hinnoiteltuja Muut palvelut Keskitettyjä talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tuottaa pääkaupunkiseudun seitsemän yliopiston yhteinen palvelukeskus PAVE. Palvelukeskus on osa Teknillisen korkeakoulun toimintaa ja sen toimintaa ohjaa johtokunta, jossa myös Teatterikorkeakoululla on edustaja. Palvelut kuvataan tarkemmin palvelusopimuksessa. Tekijänoikeuspalvelut järjestää Taideteollinen korkeakoulu taideyliopistojen ja Teknillisen korkeakoulun tekemän sopimuksen perusteella. Palvelun sisällöistä ja kustannuksista sopii ohjausryhmä, jossa on Teatterikorkeakoulun edustaja. Teatterikorkeakoulu ostaa muita hallinto- ja tukipalveluita tarvittaessa ja osallistuu yhteistyöverkostoissa yhteisten palveluiden tuottamiseen. Sopimukset allekirjoittaa hallintojohtaja ja vastaava päällikkö, tai mikäli summa ylittää euroa rehtori ja hallintojohtaja. Yhteistyö- ja palvelusopimukset säilytetään kirjaamossa. 5(7)

6 5. Hallinto- ja tukipalveluyksikön toimintatavat 5.1. Yhteistyö Hallinto- ja tukipalveluyksikkö ja sen työntekijät tekevät yhteistyötä keskenään ja kaikkien Teatterikorkeakoulun laitosten ja keskusten kanssa. Yksikkö ja sen työntekijät tekevät yhteistyötä muiden viranomaisten kanssa ja tarjoavat palveluita heille ja kansalaisille yleensä. Virkaan kuuluvat pääasialliset työtehtävät voidaan kuvata palkkausjärjestelmän yhteydessä laadittavassa tehtäväkuvauksessa ja/tai työsopimuksessa. Suuremmista yksikkörajat ylittävistä työtehtävistä ja sijaisjärjestelyistä sovitaan lähiesimiesten kanssa erikseen. Prosessit kulkevat yli ryhmä- ja yksikkörajojen. Prosessien vastuut ja tehtävät kuvataan LaatuTeaKissa Viestintä Hallinto- ja tukipalveluyksikön johtajat, päälliköt ja esimiehet tiedottavat säännöllisesti työntekijöille yliopiston ja hallinto- ja tukipalveluyksikön ajankohtaisista asioista. Työntekijät ilmoittavat esimiehilleen ja työtovereilleen tärkeimmistä toimialaansa kuuluvista ajankohtaisista asioista. Hallinto- ja tukipalveluiden tupa-johtoryhmän, laajennetun tupa-johtoryhmän sekä esimiesryhmien kokouksista laaditaan lyhyet muistiot kokoukseen osallistuvien käyttöön. Esimiesten vastuulla on viestiä kokouksissa käsitellyistä asioista työntekijöille, omille esimiehilleen ja tarvittaessa yliopiston johdolle. Ryhmä sopii keskenään, pidetäänkö sisäisistä kokouksista ja kehittämispäivistä muistioita ja siitä miten asioista tiedotetaan eteenpäin. Teatterikorkeakoulun sisäinen tiedotusväline on intranet, jossa tiedotetaan ajankohtaisista asioista, tehdyistä päätöksistä ja ohjeista Asiakirjat Hallinto- ja tukipalveluiden yleiset asiakirjat kootaan kirjaamoon. Teatterikorkeakoulun pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään Helsingin yliopiston keskusarkistossa. 6(7)

7 6. Yhteistoiminta, tasa-arvo ja työsuojelu Hallinto- ja tukipalveluyksikön sisäisessä yhteistoiminnassa noudatetaan yhteistoimintalain (651/88) määräyksiä ja yhteistoimintasopimuksen menettelytapoja. Yksikön yhteistoimintaelimenä toimii Teatterikorkeakoulun yhteistoimintaneuvosto. Yhteistoimintaneuvosto toimii samalla Teatterikorkeakoulun tasa-arvo- ja työsuojelutoimikuntana. Teatterikorkeakoululla on yhteistoimintasopimus, työsuojelun toimintasuunnitelma ja tasaarvosuunnitelma. 7. Voimaantulo Teatterikorkeakoulun työjärjestys tulee voimaan alkaen ja on voimassa toistaiseksi. Hallintojohtaja Esa Hämäläinen Projektipäällikkö Laura Jännes 7(7)