Valvontayksikkö Dnro/Dnr/DNo

Transkriptio

1 1 (7) Viite: Hankintailmoitukset HILMA-tietokannassa TARJOUSPYYNTÖ Elintarviketurvallisuusvirasto Evira (jäljempänä Evira) pyytää tarjousta hygieniaosaamiskorttien, hygieniaosaamistodistuksen, saatekirjeen ja kirjekuorten aihioiden painamisesta/valmistamisesta, niiden yksilöinnistä ja toimittamisesta asiakkaille tilausten mukaisesti. 1. Hankintayksikkö Elintarviketurvallisuusvirasto Evira tutkii ja valvoo elintarvikkeiden sekä maa- ja metsätalouden tuotantopanosten laatua ja turvallisuutta, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvinterveyttä. Eviran toiminnan päämääränä on varmistaa elintarvikkeiden turvallisuus, edistää eläinten terveyttä ja hyvinvointia, huolehtia kasvin- ja eläintuotannon edellytyksistä sekä kasvinterveydestä. Evira toimii noin 30 paikkakunnalla Suomessa. Eviran päätoimipaikka sijaitsee Helsingin Viikissä. Lisätietoja Evirasta löytyy Internet-osoitteesta 2. Hankinnan kohde; palvelunkuvaus Evira myöntää hygieniaosaamistestaajille oikeuden järjestää hygieniaosaamistestejä. Eri puolilla Suomea toimii noin 1850 hygieniaosaamistestaajaa, jotka järjestävät noin hygieniaosaamistestitilaisuutta vuosittain. Hygieniaosaamistestillä varmistetaan testiin osallistuvan henkilön elintarvikehygieenistä perusosaamista. Osaamistestin hyväksytysti läpäissyt (tai muulla perusteella osaamistodistukseen oikeutettu) henkilö saa todistukseksi hygieniaosaamisestaan A4-kokoisen paperisen hygieniaosaamistodistuksen sekä luottokortin kokoisen muovisen hygieniaosaamiskortin, joka on tarralla kiinni osaamistodistuksen mukana tulevassa saatekirjeessä (valokopiot Eviran mallin mukaisista todistuksesta, saatekirjeestä ja kortista liitteenä 1, 2 ja 3). Vuosien aikana osaamistodistuksia on myönnetty keskimäärin noin kpl vuodessa ( kpl). Tarkkaa vuosittaista tilausmäärää ei voida arvioida, mutta aiempien vuosien määriin perustuen on oletettavissa, että tilattavien osaamistodistusten lukumäärä on noin kappaletta vuodessa lähivuosina. Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Mustialankatu 3, HELSINKI Puh Faksi etunimi.sukunimi@evira.fi Livsmedelssäkerhetsverket Evira Mustialagatan 3, HELSINGFORS Tel Fax förnamn.efternamn@evira.fi Finnish Food Safety Authority Evira Mustialankatu 3, FI HELSINKI, Finland Tel Fax firstname.lastname@evira.fi

2 2 (7) Palvelu muodostuu seuraavista kolmesta osasta: 1) Materiaalin valmistus; hygieniaosaamiskorttien, hygieniaosaamistodistusten ja saatekirjeiden aihioiden painaminen/valmistaminen Eviran mallin mukaan palveluntarjoajan materiaaleista. Evira toimittaa palveluntarjoajalle painotyössä käytettävät korttien, todistusten ja saatekirjeen mallit (logo + väritys). 2) Yksilöintivaihe; hygieniaosaamiskorttien, hygieniaosaamistodistusten ja saatekirjeiden yksilöinti Evirasta saatavien tietojen perusteella. 3) Yksilöidyn materiaalin (kortti + saatekirje + todistus) yhdistäminen, yksilöidyn materiaalin + todistusten määrää vastaavan kirjekuorimäärän pakkaaminen Evirasta saatavan erillisen pakkausluettelon mukaisesti postituspusseihin/-laatikoihin ja postittaminen tilaukset tehneille hygieniaosaamistestaajille. Evira toimittaa painopalvelun tarjoajalle Eviran logoilla varustetut kirjekuoret. Palveluntarjoaja valmistaa liitteiden 1-3 tarkoittamat muovikorttipohjat, paperitodistuspohjat sekä saatekirjepohjat Eviralta saamansa graafisen aineiston mukaiseksi. Liitteenä on valokopiot kyseisistä malleista. Painomäärä tulee olemaan todennäköisesti kpl kerrallaan. Yksilöimättömien, Eviran mallin mukaisesti valmistettujen todistus-, saate- ja muovikorttipohjien toimitusaika saa olla enintään 6 viikkoa tilauksesta. Järjestettyään osaamistestin osaamistestaaja syöttää Eviran ylläpitämään sähköiseen kysymyspankki -tietokantajärjestelmään testin hyväksyttävästi läpäisseiden (tai muusta syystä todistukseen oikeutettujen) henkilöiden nimet ja syntymäajat. Evira koostaa nämä sähköiset tilaustiedot ja lähettää ne datatiedostona (koottu tekstitiedosto) palveluntarjoajalle kaksi kertaa viikossa. Kussakin koostelähetyksessä on siis sähköisessä muodossa henkilöluetteloita useiden eri osaamistestaajien testitilanteista ja nämä tiedot tulee pitää erillään toisistaan, sillä palveluntarjoajan tulee lähettää valmiit hygieniaosaamiskortit, paperitodistukset ja saatekirjeet oikein lajiteltuna asianomaisille hygieniaosaamistestaajille. Saatuaan Eviralta datatiedoston tilattavista todistuksista, palveluntarjoaja: 1) yksilöi jokaisen testaajan tilauksen mukaisesti osaamistodistukset, kortit ja saatteet, 2) yhdistää yksilöidyt osaamistodistukset, yksilöidyt kortit ja korttien mukana lähetettävät yksilöidyt saatekirjeet, 3) pakkaa osaamistodistukset, kortit ja saatteet Eviran toimittaman erillisen pakkausluettelon mukaan postituspusseihin/-laatikoihin sekä liittää jokaiseen lähetykseen osaamistodistusten määrää vastaavan määrän Eviran logolla varustettuja kirjekuoria (jotka eivät kuulu tähän tarjouspyyntöön vaan jotka Evira toimittaa palveluntarjoajalle erikseen), 4) lähettää valmiit tilaukset testaajille (palveluntarjoaja ei siis laita kortteja, todistuksia ja saatekirjettä valmiiksi Eviran logolla varustettuun kirjekuoreen, tämän työn suorittaa osaamistestaaja vastaanotettuaan tilauksensa). Postituspussin/-laatikon, jossa valmiit tilaukset toimitetaan hygieniaosaamistestaajille, tulee olla sellainen, etteivät siinä olevat todistukset ja kortit vahingoitu kuljetuksen aikana (esim. pehmustettu).

3 3 (7) Palvelu tulee suorittaa edellä kuvatulla tavalla ja tilausten tulee olla valmiina viiden arkipäivän kuluessa siitä, kun palveluntarjoaja on vastaanottanut sähköisen tietopaketin Eviralta. 3. Materiaalit Muovinen osaamiskorttiaihio: ISO-standardin mukainen, luottokortin paksuinen ja kokoinen, vähintään vastaavilla kestävyysominaisuuksilla oleva muovikortti 4/4 väri, värit kortin reunoihin saakka kaksipuolinen yksilöinti: yksilöitäviä tietoja (kenttiä) etupuolella: todistuksensaajan nimi ja syntymäaika, testaajan tunnus, myöntämispäivämäärä, juokseva tunnistenumerosarja (yhdistää kortin ja todistuksen) yksilöitäviä tietoja (kenttiä) takapuolella: kortin voimassaoloaika Paperinen osaamistodistuspohja: vähintään 100g/m 2 vesileimalla varustettu, arkistointikelpoinen, valkoinen kestopaperi (Conqueror tai vastaava kopiosuojattu paperi) 4/0 väri yksilöitäviä tietoja (kenttiä) vain etupuolella: todistuksen saajan nimi ja syntymäaika, testaajan nimi ja testaajatunnus, myöntämispäivämäärä Paperinen saatekirjepohja: vähintään 90 g/m2, valkoinen paperi 1/0 väri vakioviesti painettuna jokaiseen saatteeseen yksilöitäviä tietoja (kenttiä) vain etupuolella: testaajan nimi ja testaajatunnus 4. Hankintamuoto Hankintamenettely on avoin. 5. Tarjoajan kelpoisuus ja vaadittavat selvitykset 1. Sen selvittämiseksi, että tarjoajalla voidaan katsoa olevan tekniset ja resurssien puolesta riittävät edellytykset palvelun toteuttamiseksi, tulee tarjoajan toimittaa luettelo kolmesta tärkeimmästä, vastaavan kokoisesta paino- ja yksilöintitoimituksesta kolmen viimeisen vuoden ajalta (referenssit). Referenssiluettelosta on käytävä ilmi, mikä on tarjoajan työn ja teknisten resurssien käytön osuus toimituksesta ja toimituksen pääpiirteinen sisältö. Esitettyjen referenssien on oltava tilaajan tarkistettavissa. Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi tarjoajan teknisestä suorituskyvystä. 2. Prosessikuvaus yksilöityjen tuotteiden yhdistämisestä ja pakkaamisesta 3. Selvitys käytössä olevista laatujärjestelmistä 4. Selvitys tietoturvallisuudesta

4 4 (7) 5. Liite 5 täytettynä 6. Tarjousten vertailu ja valintaperusteet Tarjouksista valitaan alla esitettyjen arviointiperusteiden (1-3) mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteina olevien kohtien painoarvot kokonaistaloudellisuutta arvioitaessa on ilmoitettu prosenttilukuina. 1. Käyttöönoton vaivattomuus 20%: Palveluntarjoajalla on mahdollisuus aloittaa kuvatun kaltainen toiminta välittömästi ja palvelun käyttöönottovaihe on mahdollisimman lyhyt niin, että todistusten toimitukseen ei tule katkoksia 2. Toiminta- ja toimitusvarmuus 30%: Tarjoajan aiempaan näyttöön (referenssit) perustuva painopalvelun toimintavarmuuden osoitus. 3. Palvelun hinta 50%: Tarjouksessa on ilmoitettava kiinteä arvonlisäveroton hinta (alla olevan erittelyn (a, b, c, d) mukaisesti), joka on sitova vähintään vuoden sopimuksen allekirjoittamisesta. Hintavaraumia sisältävät tarjoukset tullaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisina. Hinnat tulee ehdottomasti ilmoittaa alla olevan erittelyn mukaisesti: a) Materiaalikulut Hinta per/kpl (painosmäärällä kpl) Painettu yksilöimätön korttiaihio / kpl Painettu yksilöimätön saatekirjepohja / kpl Painettu yksilöimätön todistuspohja / kpl b)työkulut (ilmoitetaan kokonaiskuluna hinta / todistus +kortti+saate+kuoret) Yksilöinti ja muut työkulut (kortin yksilöinti; todistuksen yksilöinti; saatteen yksilöinti, kortin ja saatteen yhdistäminen; paperitodistuksen, kortin ja saatteen yhdistäminen; näiden sekä Eviran toimittamien logokuorien pakkaaminen Eviran pakkausluettelon mukaisesti postituspusseihin/-paketteihin lähetysvalmiiksi kokonaisuuksiksi, postituspussien / -pakettien lähettäminen osaamistestaajille) Työkulujen osalta tarjouksessa tulee esittää kokonaishinta yksilöinnin ja muiden työkulujen osalta/kpl tässä kohdassa b esitetyn ja palvelunkuvauksen mukaisen palvelun osalta c) Kortin ja todistuksen formaatit Formaatin muodostaminen painotyötä ja yksilöintiä varten, ilmoitettava kertakorvaushinta / formaatti.

5 5 (7) d) Muut mahdolliset kulut Tarjoajan tulee esittää muut mahdolliset kulut, kuten postituskuoret/- pussit/-laatikot. Hintojen on oltava sitovia vähintään vuoden sopimuksen allekirjoittamisesta. HUOM! Postituskulut eivät kuulu tarjouksen piiriin. Evira vastaa todistuspakettien postittamisesta osaamistestaajille aiheutuvista postikuluista. Postikulujen laskuttamisesta sovitaan palvelusopimusta tehtäessä erikseen. Eviralla on oikeus olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista Tarjous ja sen liitteiden on oltava suomen kielellä. Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus ja se tulee olla rekisteröity asianmukaisella tavalla. Yksityishenkilöiden tarjouksia ei huomioida. 7. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyynnönmukaisuudella tarkoitetaan sitä, että tarjouksessa asiat (kuten vertailukriteerit) on esitetty tarjouspyynnön mukaisessa järjestyksessä, ja että tarjous sisältää vakuutuksen velvoitteiden täyttämisestä. 8. Osatarjous ja vaihtoehtoinen tarjous Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 9. Sopimuksen siirtäminen Palveluntarjoajalla ei ole oikeutta ilman hankintayksikön suostumusta osaksikaan siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle. 10. Sopimuskausi Sopimus on voimassa 2 + mahdollisesti käytettävät optiovuodet 1+1 vuotta, kuitenkin enintään 4 vuotta. 11. Alihankkijoiden käyttö Mikäli toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava tarjouksessa käyttämänsä alihankkijat ja toimitettava tarjouksen yhteydessä pyydetyt referenssi- ja muut selvitykset alihankkijoiden osalta. Alihankkijat on hyväksytettävä Eviralla ennen sopimuksen allekirjoittamista.

6 6 (7) 12. Maksuehdot Palveluntarjoaja laskuttaa Eviraa painettujen materiaalien osalta kun painotyö on valmis ja materiaali käytettävissä ja työn osalta (yksilöinti, pakkaus, postitus) jokaisen datatiedoston lähettämisen jälkeen kun todistukset ja kortit on aiemmin kuvatulla tavalla yksilöity ja lähetetty osaamistestaajille. Kortin ja todistuksen formaateista perittävä kustannus suoritetaan kertakorvauksena laskua ja hyväksyttyä työsuoritusta vastaan. Maksuehto on 21 päivää/netto, joka lasketaan laskun saapumisesta Eviraan. Viivästyskorko korkolain mukaan. 13. Laskutus Laskutus tapahtuu laskua vastaan. Lasku on toimitettava tässä kerrotulla tavalla Eviralle sen jälkeen, kun Evira on hyväksynyt tarjoajan palvelun. Lasku on toimitettava sähköisenä verkkolaskuosoitteeseen: OVT-tunnus Y-tunnus: FI Verkkolaskuoperaattori: Itella Information Oy 14. Sopimusehdot Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut). 15. Tarjouksen jättäminen Eviralle osoitettu tarjous tulee toimittaa viimeistään klo 12:00 mennessä osoitteeseen: Elintarviketurvallisuusvirasto Evira kirjaamo Mustialankatu Helsinki tai sähköpostilla kirjaamo@evira.fi Kuoreen tai sähköpostin otsikkoon tulee merkitä "Tarjous/Hygospalvelu" Dnro/Evira/8115/2013. Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 16. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus

7