Tutkimus- ja laboratorio-osasto Pvm/Datum/Date Dnro/Dnr/ DNo tuotanto- ja villieläinterveyden tutkimusyksikkö Evira/3553/0071/2013

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Välinehuoltopalvelut 1(6) Tutkimus- ja laboratorio-osasto Pvm/Datum/Date Dnro/Dnr/ DNo tuotanto- ja villieläinterveyden tutkimusyksikkö Evira/3553/0071/2013 Viite: Kansallinen hankintailmoitus on julkaistu Hilma-tietokannassa TARJOUSPYYNTÖ 1. Hankintayksikkö 2. Hankinnan kohde 3. Hankintamenettely Elintarviketurvallisuusvirasto Evira tutkii ja valvoo elintarvikkeiden sekä maa- ja metsätalouden tuotantopanosten laatua ja turvallisuutta, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvinterveyttä. Eviran toiminnan päämääränä on varmistaa elintarvikkeiden turvallisuus, edistää eläinten terveyttä ja hyvinvointia, huolehtia kasvin- ja eläintuotannon edellytyksistä sekä kasvinterveydestä. Evira toimii noin 30 paikkakunnalla Suomessa. Eviran päätoimipaikka sijaitsee Helsingin Viikissä. Lisätietoja Evirasta löytyy internet-osoitteesta Välinehuoltopalvelu koskien Oulun toimipaikan laboratoriotoiminnan välinehuoltoa. Välinehuoltopalvelun kohteena olevan hankinnan sisältö sekä hankinnan laajuus on määritelty tarjouspyynnön liitteissä. Tarjouspyynnön liitteessä 1 on hankinnan kohteen esittely ja tarjouspyynnön liitteessä 2 on esitetyt palvelu- ja laatukuvaukset. Hankintamenettely suoritetaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä tavarahankintana avoimessa menettelyssä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousajan päättymisen jälkeen saapuneiden tarjousten sulkeminen tarjouskilpailun ulkopuolelle sekä tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Elintarviketurvallisuusvirasto Eviralla on kuitenkin perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Livsmedelssäkerhetsverket Evira Finnish Food Safety Authority Evira Mustialankatu 3, HELSINKI Mustialagatan 3, HELSINGFORS Mustialankatu 3, FI HELSINKI, Finland Puh Faksi Tel Fax Tel Fax etunimi.sukunimi@evira.fi förnamn.efternamn@evira.fi firstname.lastname@evira.fi

2 2(6) 4. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyynnönmukaisuudella tarkoitetaan sitä, että tarjouksessa asiat (kuten vertailukriteerit) on esitetty tarjouspyynnön mukaisessa järjestyksessä, ja että tarjous sisältää vakuutuksen velvoitteiden täyttämisestä. 5. Tarjoajalta vaadittavat selvitykset kelpoisuudesta ja tarjouskilpailusta poissulkeminen. Tarjouksessa tulee olla yleistieto tarjoajasta ja tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva (liite 2) vakuutus velvoitteiden täyttämisestä. Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa koskevia tietoja muilta viranomaisilta selvittääkseen tarjoajan soveltuvuuden. Tällöin hankintayksikkö pyytää samat tiedot kaikista tarjouksen jättäneistä tarjoajista, jotta tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei vaarannu. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain mukainen poissulkeminen. Välinehuoltajalta ja hänen sijaiseltaan vaaditaan välinehuoltajan tai muu laboratorioalan soveltuva koulutus. 6. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme kuukautta tarjouksen jättöpäivämäärästä laskien. 7. Hankintakausi Hankintakausi on ajalla Tarjouksen sisältö Tarjous tulee laatia tämän tarjouspyynnön liitteinä oleville lomakkeille. 9. Hinnat ja hinnoitteluperusteet Tarjouksessa on ilmoitettava tarjottavan palvelun hinnat ilman arvonlisäveroa liitteen 3 mukaisesti, sisältäen liitteessä 2 määritellyt palvelut. Kaikki tarjotut hinnat on oltava kiinteinä voimassa ensimmäisen sopimusvuoden ajan. 10. Osatarjoukset ja vaihtoehtotarjoukset Osatarjoukset eivätkä vaihtoehtotarjoukset ole sallittuja.

3 3(6) 11. Sopimuskausi ja -ehdot Elintarviketurvallisuusvirasto Evira voi irtisanoa palvelusopimuksen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla siltä osin kuin sillä ei ole hallussaan niitä tiloja, joita sopimus koskee. 12. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet Tarjous valitaan tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuuden perusteella seuraavin vertailuperustein ja painoarvoin: 13. Alihankinnat 1. Hinta 2. Kohteen haltuunottoprosessi 3. Resurssointi (välinehuoltajan työaika on 30 h/vko+ työnjohto) Mikäli palveluntarjoaja käyttää alihankkijaa, vastaa palveluntarjoaja alihankkijansa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään, Palveluntarjoajan on ilmoitettava ja hyväksytettävä asiakkaalla käyttämänsä alihankkija. 14. Sopimusehdot Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 Palvelut 15. Sopimuksen purkaminen 16. Laskutus Mikäli palveluntarjoajaksi valittu tarjoaja ei pysty toimittamaan hankinnan kohteena olevaa palvelua sopimuksen mukaisesti sovitussa aikataulussa ja viivästyminen on oleellisesti toimintaa haittaavaa ja/ tai viivästykset ovat toistuvia, on hankintayksiköllä oikeus purkaa sopimus huomautettuaan siitä kirjallisesti palveluntarjoajalle ja palveluntarjoaja ei ole korjannut virhettään yhden (1) kuukauden aikana huomautuksesta. Mikäli sopimusrikkomus on olennainen, niin hankintayksikkö voi purkaa sopimuksen välittömästi. Laskutus tapahtuu kuukausittain kuukauden 15. päivään mennessä. Lasku on toimitettava sähköisenä verkkolaskuosoitteeseen: OVT-tunnus Y-tunnus: FI Verkkolaskuoperaattori: Itella Information Oy 17. Maksuehto Edellä sanotulla palveluhankinnalla tulee maksuehtona olla vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 18. Oulun tilojen esittelytilaisuus

4 4(6) Tarjouspyynnön kohteena olevaa tilaa esitellään palveluntoimittajille tarjoajien hankintayksikölle esittämästä erillisestä pyynnöstä. Kohteen osoitetiedot ovat: Elintarviketurvallisuusvirasto Evira, Oulun toimipaikka, Elektroniikkatie 5, OULU klo 13:00 Kohteen välinehuoltotilojen esittelytilaisuuteen tulee ilmoittautua klo 12:00 mennessä lähettämällä sähköposti osoitteeseen: Sähköpostiviesti aihekenttään tulee ehdottomasti merkitä Evira/35553/0071/2013 Ilmoittautuminen Oulun toimipaikan esittelytilaisuuteen. Sähköpostiviesti osoitetaan laboratorio-insinööri Satu Jaaralle. 19. Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta ( /621, jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjousmenettelyn tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on edellä sanotuin tavoin tehty. Näin ollen kaikki tarjousasiakirjat ovat lähtökohtaisesti kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat aina julkisia. Tarjousasiakirjat on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Mikäli on kuitenkin välttämätöntä, että tarjousasiakirjat sisältävät salassa pidettäviä tietoja, niin tarjoajan tulee lähettää tarjous hankintayksikölle kahtena (2) erillisenä versiona, joista toinen on kokonaan julkinen ja toinen salassa pidettävä. Tarjoajan on poistettava julkisista tarjousasiakirjoista kaikki liike- ja ammattisalaisuudet sekä myös kaikki muu salassa pidettävä ja luottamuksellinen tieto. Tarjousasiakirjoista tulee käydä yksiselitteisesti ilmi, mitkä tarjousasiakirjat ovat julkisia ja mitkä puolestaan salassa pidettäviä. Tarjoajan on tehtävä merkintä tarjousasiakirjan salassa pidettävyydestä (esim. Luottamuksellinen, Sisältää salassa pidettäviä tietoja; tai Salassa pidettävä) hankintayksikköä varten. Salassa pidettäviä tietoja määrittäessä tarjoajan tulee ottaa huomioon julkisuuslaissa tarkoitetut salassa pidettäviä tietoja koskevat säännökset ja velvoitteet. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 20. Yhteydenpito ja lisätiedot tarjouskilpailun aikana

5 5(6) Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hankintayksikkö ei vastaa lainkaan puhelimitse tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset kysymykset tulee jättää sähköpostitse klo 12:00 mennessä seuraavaan osoitteeseen: Edellä sanottu sähköpostiviesti tulee osoittaa laboratorioinsinöri Satu Jaaralle ja sähköpostiviestin aihealueeseen on ehdottomasti merkittävä Tarjouspyyntöön liittyvä kysymys: Oulun välinehuoltopalvelut Dnro Evira/3553/0071/2013. Vastaukset tarjouksen jättäneiden tarjoajien esittämiin kysymyksiin kootaan yhteen ja ne ilmoitetaan viimeistään Eviran Internet-sivuilla alla sanotussa osoitteessa. Vastaukset toimitetaan myös tarjoajan pyynnöstä tarjoajalle joko sähkötai kirjepostina samansisältöisenä kysyjästä riippumatta tarjoajalle joko ilmoitettuun palautussähköpostiosoitteeseen tai muuhun hankintayksikön tiedossa olevaan osoitteeseen. Vastaukset mahdollisiin kysymyksiin löytyvät Eviran internet-sivuilta osoitteesta: Tarjouksessa tulee mainita tarjouksesta vastaavan henkilön yhteystiedot puhelin, GSM ja sähköpostiosoite. Mikäli tarjoajan osoite- ja yhteystiedot muuttuvat, niin tarjoajan on ilmoitettava välittömästi voimassa olevat yhteystietonsa hankintayksikölle. 21. Tarjouksen toimittaminen Tarjousasiakirjat on toimitettava hankintayksikölle ensisijaisesti sähköpostin liitetiedostoina klo 12:00 mennessä tai postitse tai kuriirilla osoitteeseen: Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Kirjaamo Mustialankatu Helsinki Tarjouksiin on merkittävä seuraavat tiedot kuoriin tai sähköpostin aihe -kenttään: Oulun välinehuoltopalvelut Dnro Evira/3553/0071/2013. Jos käytetään postia/kuriiria, tarjouskirjekuoreen pitää ehdottomasti merkitä myös tarjousasiakirjojen lähettäjän postiosoite. Mikäli tarjoukset toimitetaan hankintayksikölle sähköpostitse, niin liitetiedostoina saadut tarjousasiakirjat on oltava seuraavissa muodoissa (Word, Excel, PowerPoint sekä.pdf,.jpg,.tiff ja.gif). sähköpostiviestin liitetiedostojen enimmäiskoko on enintään 15 megatavua sähköpostiviestiä kohden. Mikäli liitetiedostojen koko ylittää edellä sanotun enimmäiskoon, niin tarjoajan tulee lähettää useampi sähköpostiviesti siten, että kaikki tarjousasiakirjat tulevat toimitetuiksi ennen tarjousajan päättymistä. Huom! Henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen tarjousta ei saa lähettää. Tarjouksia ei palauteta takaisin tarjoajille.

6