Tarjouspyyntö RAAKOJEN, KUORITTUJEN PERUNATUOTTEIDEN TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 1 Tarjouspyyntö Siivous-ruokapalveluyksikkö PL 34, Urjala RAAKOJEN, KUORITTUJEN PERUNATUOTTEIDEN TARJOUSPYYNTÖ Urjalan kunnan siivous-ruokapalveluyksikkö pyytää tarjoustanne liitteenä olevan taulukon (Liite 1: toimipisteen nimi ja osoite) mukaisiin ruokapalvelujen toimipisteisiin hankittavista raaoista perunatuotteista. Tarjoamme päivittäin noin 1000 ateriaa toimipisteissämme. Sopimusaika Sopimuskausi on yksi vuosi ja sopimus tehdään ajalle Sopimusta voidaan jatkaa tarjouksen pyytäjien ja tarjoajien yhteisellä sopimuksella yhdellä optiovuodella saakka. Hankintamenettely Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysrajan ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus hankintojen ilmoituskanava HILMA:ssa Tuotteille ja toimitukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Perunoiden tulee olla laadukkaita. Toimittajan tulee pystyä kuvaamaan tarjoamansa tuotteen laadun sitä pyydettäessä. Tuotteiden tulee sopia erilaisten ruokien valmistukseen: perunasoseeseen sopivat perunat, annosperunoiksi sopivat perunat ja suikale- viipaleperunaruokiin sopivat perunat. Perunoiden tulee täyttää elintarvikkeista ja niiden valvonnasta Suomessa voimassa olevat lait, asetukset ja viranomaismääräykset. Perunoissa ei saa olla mitään lisättyjä aineita. Tarjoajalta vaaditaan kirjallinen selvitys laadunhallinnasta, joka sisältää kuvauksen siitä, miten yritys toimii tuotannossa, myynnissä, tilauksissa ja kuljetuksissa sattuneissa virhetilanteissa. Kuormien on tultava keittiöille niiden aukioloaikana sovitusti. Toimitusvarmuus tulee kuvata kirjallisesti. Kuljetuskaluston ja kuljetuslämpötilojen tulee olla elintarvikelainsäädännön mukaisia. Yhteistyö täytyy olla sujuvaa. Tämä tarkoittaa tilausjärjestelmän sujuvuutta ja toimivuutta tilaajan kannalta katsottuna. Reklamaatioiden hoito tulee kuvata. Kuljetuskaluston tulee olla omavalvontalainsäädännön mukaista. Jos

2 2 elintarvikkeita kuljettaa alihankkija, niin kuljetuskalustoa koskee samat velvoitteet ja sopimukset kuin varsinaista toimittajaa. Perunatuotteet tulee toimittaa toimituspisteille tarvepäivän aamuna ennen kello 7.30 tai sovitusti keittiöiden aukioloaikoina. Perunoiden kuorinta, suikalointi tai viipalointi tulee olla tapahtunut 24 tunnin sisällä toimituksesta. Tuotteessa tulee olla merkintä käsittelyajankohdasta. Tarjouksesta tulee ilmetä edellä mainitut selvitykset ja tiedot sekä tarjoajan tulee täyttää yllä olevat vähimmäisvaatimukset, jotta tarjous voidaan hyväksyä. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja käsittely toteutetaan kolmessa vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailu on avoinna kaikille tarjoajille, joilla on tekniset ja taloudelliset edellytykset hankinnan toteutukseen. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain ja 63 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajan tulee toimittaa seuraavat asiakirjat tarjouksen mukana: - tiedot ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverorekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - todistus maksetuista veroista ja mahdollisista veroveloista - vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta - selvitys tarjoajan käyttämistä työehtosopimuksista tai keskeisistä työehdoista. Todistukset eivät saa olla 3 kk vanhempia. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti. Tarjousten vertailu ja valinta Tarjousten vertailun perusteella valitaan halvimman tarjouksen tehneestä tarjoajasta varsinainen toimittaja ja toiseksi halvimman tehneestä varatoimittaja. Varatoimittajaa käytetään jos varsinainen toimittaja ei kykene toimittamaan perunoita. Valintaperusteena on hankintalain 62.

3 3 Hinta Hinta tarkoittaa tuotteen halvinta hintaa. Toimitus-, kuljetus-, pientoimituslaskutus- tms. lisiä ei hyväksytä. Vuosiostojen mukaiset ostomäärät kerrotaan yksikköhinnalla ja halvimman tarjouksen antaneet toimittajat tulevat valituksi. Osatarjoukset Hintojen ilmoitus Osatarjous hyväksytään vain niin, että toimittaja pystyy toimittamaan ainakin kaikki kuoritut, kokonaiset perunat. Osatarjouksia ei hyväksytä. Kuitenkin hyväksytään toimintatapa, jossa vastuullinen toimittaja käyttää alihankkijoita (esimerkiksi muita tuottajia). Vastuullinen toimittaja hoitaa yhteydenpidon tilaajaan, huolehtii tuotteiden sopimuksen mukaisesta toimituksesta sovittuna ajankohtana tilaajalle, huolehtii laskutuksesta ja vastaa toiminnan sujuvuudesta. Vastuullinen toimija on vastuussa alihankkijoidensa toimittaman tuotteen laadusta ja muista tämän tarjouspyynnön ehtojen toteutumisesta. Tarjoukset pyydetään tekemään tarjouspyynnön liitteen lomakkeelle (liite 2) ja hintatiedot jätetään lomakkeissa pyydetyllä tavalla nettohintoina, ilman arvonlisäveroa yksikköhintasarakkeen mukaisin arvoin. Kukin toimittaja voi tarjota vain yhtä tuotetta kyseisellä rivillä kyseisessä kohdassa. Liitelomakkeessa ilmoitetut vuosikulutusarviot perustuvat 2013 vuoden arvioituun kokonaiskulutukseen ja hankintayksikkö pidättää oikeuden hankkia tuotetta enemmän tai vähemmän. Ostettavat määrät riippuvat ruokalistoista. Hintojen tulee olla kiinteät koko sopimuskauden ajan. Muille lomakkeille tehtyä tarjoushinnoittelua ei oteta huomioon. Lomaketta ei saa muuttaa eikä muokata. Lomake pitää täyttää annetussa muodossa. Lomakkeen muokkaaminen tarjoajan toimesta on peruste tarjouksen hylkäämiselle. Laskutus Laskut tulee toimittaa ensisijaisesti mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa. Paperinen lasku toimitetaan osoitteeseen Urjalan kunta, Reskontra, PL 33, Urjala. Hankintojen laskutus on suoritettava toimipisteittäin. Tarkemmista laskutusmenettelyistä sovitaan päätöksenteon jälkeen neuvotteluissa. Maksuehto Maksuaika 30 päivää/netto. Viivästyskorko enintään korkolain 4 :n mukainen. Toimitukset Toimitukset oheisen listan mukaisiin toimituspisteisiin (Liite 1). Toimittajan tulee pystyä toimittamaan perunoita kaikkina arkipäivinä, myös kesällä. Niihin kouluihin, jotka ovat koulujen loma-ajan kiinni, ei perunoita tarvitse toimittaa. Keittiöiden määrä tai sijainti saattavat muuttua sopimuskauden aikana. Toimipaikkojen muuttuminen (lisääntyminen/vähentyminen) ei ole varsinainen sopimusmuutos.

4 4 Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Tavarat) soveltuvin osin, joka on tämän tarjouspyynnön liitteenä 3. Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen siten, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Muuta Tarjous on tehtävä suomenkielellä. Yhteyshenkilöiden tulee puhua ja ymmärtää suomenkieltä. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjouksista. Tarjouspyyntö ja sen liitteet on saatavilla sähköisesti osoitteesta Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee toimittaa klo mennessä sähköpostilla Eira Koskiselle Vastaukset on luettavissa Urjalan kunnan internet-sivuilta osoitteesta: Kyseisen päivämäärän jälkeen tarjouspyyntöä ei enää täsmennetä. Jokainen tarjoaja on itse vastuussa Urjalan kunnan kotisivuilla olevien täsmennysten tietoonsa saamisesta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättämällä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainittuihin ehtoihin. Tarjousten jättöaika Tarjousten tulee olla perillä viimeistään klo mennessä ja ne tulee toimittaa osoitteeseen: Urjalan kunta Siivous-ruokapalveluyksikkö Tampereentie Urjala Kuoressa tulee olla merkintä perunatarjous Urjala.

5 Pyydämme, että toimitatte tarjouksen myös sähköpostin liitetiedostona. Jos näiden välillä on ristiriitaa, käytetään vertailussa paperiversiota. Sähköposti lähetetään osoitteeseen: 5 Tarjouksen voimassaoloaika Tehdyn tarjouksen tulee olla voimassa kuusi kuukautta. Urjalassa Ruoka- ja siivouspalvelupäällikkö Eira Koskinen Liitteet 1. Toimituspaikat, 2. Hintaliite 3. JYSE 2009 TAVARAT 4. Hankintasopimusluonnos