KOTIHOIDON JA VAMMAISTEN HENKILÖKOHTAISEN AVUN LISÄTARPEEN HANKINTA OSTOPALVELUNA

Transkriptio

1 1/7 KOTIHOIDON JA VAMMAISTEN HENKILÖKOHTAISEN AVUN LISÄTARPEEN HANKINTA OSTOPALVELUNA 1. HANKINNAN KOHDE Kilpailutuksen kohteena on puitejärjestely (ks. tarjouspyynnön kohta 4) seuraavista aikaperusteisista palvelukokonaisuuksista: Ruuhkahuippujen tai poikkeuksellisen palvelun lisätarpeen ostopalvelut a) kotisairaanhoito b) kotipalvelu c) vammaisten henkilökohtainen avustaja Puitejärjestelyllä, jossa ei sitouduta tuottamaan tai tilaamaan tiettyä määrää ja valitaan kolme tai useampi palvelutuottaja tuottamaan palvelua, hankitaan lähihoitajan, sairaanhoitajan ja avustajan työtä tuntiperusteisesti. Tarjoaja voi tehdä tarjouksen yhteen, osaan palvelukokonaisuuksista tai kaikkiin. Myös alueellisesti rajatun tai erihintaisen tarjouksen voi jättää kaikkiin palvelukokonaisuuksiin. Palveluntuottaja voi tarjota Keskustan, Masalan ja Veikkolan kotihoidon alueille joko kaikkiin tai johonkin niistä. Alueittain tehtyjä tarjouksia vertaillaan kukin alue erikseen (kartta liitteenä 4). 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Hankintasopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) optiovuodella vuosi kerrallaan. Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä. Option käyttämisestä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen sopimuskauden tai optiovuoden päättymistä. 3. HANKINTAMENETTELY JA HANKINTAEHDOT

2 2/7 Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA) Kyseessä on EU -kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyynnön asiakirjojen sisällön mukaisia. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon, mutta osatarjoukset ovat mahdollisia. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä olla hyväksymättä mitään tarjousta tai keskeyttää hankinta kokonaan tai osittain. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn kokonaan tai osittain. Tilaajaa ei sitoudu ostamaan tiettyä määrää palvelua. Tilaaja valitsee palveluntuottajien määrän arvioidun palvelutarpeen mukaan kaikissa palvelukokonaisuuksissa aluekohtaisesti erikseen. Ostopalvelut hankitaan edullisuusjärjestyksessä tilaajan tarpeiden mukaisesti asiakkaiden tarpeet huomioiden. 4. PUITEJÄRJESTELY Tarjouskilpailun perusteella muodostetaan puitejärjestely siihen valittujen tuottajien kanssa. Tarjousvertailu tehdään erikseen kaikissa palvelukokonaisuuksissa ja niiden alakohdissa sekä aluekohtaisesti. Kunkin palvelukokonaisuuden tuottajiksi jokaiselle alueelle valitaan 3 tai useampi tuottajien hankintayksikön tarpeiden mukaisesti, mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä toimittajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on vähintään kolme. Puitejärjestelyn aikana tehtävät tilaukset tullaan tekemään ensisijaiselta tuottajalta. Ensisijainen tuottaja on ko. osa-alueessa aluekohtaisesti halvimman tarjouksen jättänyt huomioiden asiakkaiden tarpeet. Asiakkaan tarpeen vaatiessa voidaan valita muukin kuin halvin tuottaja. Muilta valituilta tuottajilta tullaan tilaamaan, mikäli ensisijainen tuottaja ei kykene toimittamaan tai ensisijaisen tuottajan palvelu ei sovellu yksittäiseen tilaustarpeeseen. Lisäksi hankintalain 67 :n mukaan suorahankintaa voidaan käyttää yksittäisissä tapauksissa perusturvan hankinnoissa, jos palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi.

3 3/7 5. TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS SEKÄ TARJOUSTEN VERTAILU 5.1 Tarjousten käsittely Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous voidaan hylätä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat ehdot. Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan arviointiryhmän toimesta kolmessa vaiheessa: - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjousten vertailu 5.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuutta arvioidaan liitteissä 1a ja 1b ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Hankintalain 71 :n mukaisesti tarjouskilpailusta tulee sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. 5.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tässä vaiheessa tarjouksia arvioidaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta edellytetään. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja siinä mainittuja vaatimuksia. Julkisissa hankinnoissa tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä, tai se on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa.

4 4/7 5.4 Tarjousten vertailu Tarjousten vertailuvaiheeseen pääsevät tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjottavalle palvelulle ja tarjouksen muodolle asetetut kelpoisuusehdot. Valintakriteerinä on halvin hinta kussakin palvelukokonaisuudessa. Tarjoajan tulee antaa erilliset hinnat hintalomakkeen (liite 3) mukaisesti. Vertailu tehdään kussakin osaalueessa aluekohtaisesti, näiden hintojen perusteella. Hinta on yhden henkilön yhden työtunnin hinta. Hinta on voimassa arkisin klo ja se on yhden henkilön yhden työtunnin hinta. Vertailu tehdään tämän hinnan perusteella. Hintaliitteessä ja sopimusluonnoksessa on eritelty ilta-, yö-, lauantai- ja sunnuntaityökorvauksia, jotka perustuvat yksityisen sosiaalialan työehtosopimusehtoihin. Tilaaja varaa oikeuden auditoida tai muuten todentaa palveluntuottajien sopivuus tilaajan tarpeisiin. 6. TARJOUSHINTA Tarjoushinnat on ilmoitettava kiinteinä ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %) tarjouspyynnön liitteenä 3 olevalla hintalomakkeella. Hintalomaketta ei saa muuttaa millään tavoin. Siirtymisiin käytetyistä kilometreistä voidaan laskuttaa verottajan kunakin vuonna hyväksymä kilometrikorvaus, joka vuonna 2011 on ollut 46 senttiä. Laskuttaa ei saa siirtymistä palvelutuottajan toimipisteestä ensimmäiseen kohteeseen eikä viimeiseltä asiakkaalta takaisin toimipisteeseen. Erillisiä kustannuksia kuten esimerkiksi laskutus- ja toimistokuluja tms. ei hyväksytä, niiden tulee sisältyä annettuihin hintoihin. Tarjoushintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset. Tarjoushintojen on oltava kiinteinä voimassa koko sopimuskauden ajan. Hinnantarkistus voidaan tehdä ainoastaan ennen optiovuoden käyttöönottoa. 7. ALIHANKKIJAT Mikäli palveluntuottaja käyttää alihankkijoita, vastaa palveluntuottaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omastaan. Alihankkijoita koskevat samat kelpoisuusehdot ja palvelua koskevat laatuvaatimukset kuin tässä tarjouspyyn-

5 5/7 nössä on palveluntuottajalta edellytetty. Palveluntarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan palvelutoiminnassaan käyttämänsä alihankkijat. Palveluntarjoajan on myös jatkossa hyväksytettävä tilaajalla käyttämänsä alihankkijat. 8. HANKINTASOPIMUS Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus tilaajan ja valittujen toimittajien kesken. Hankintalain mukaan hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Valittujen toimittajien ja tilaajan välille syntyy sitova sopimus vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Päätös ja sopimus eivät kuitenkaan sido tilaajaa ennen kuin on selvinnyt, käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain mukaista otto-oikeutta. 9. SOPIMUSEHDOT 10. MAKSUEHTO Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelujen hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Muilta osin noudatetaan tilaajan yleisiä hankintaohjeita (päivitetty ) sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 Palvelut, päivitetty (saatavilla Maksuehdon on oltava vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 11. RAPORTOINTI Palveluntuottaja toimittaa hankintayksikölle puolivuosiraportin tehdyistä hoitokäynneistä tilaajan määrittelemien ohjeiden ja aikataulun mukaan.

6 6/7 12. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinnassa noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) säädettyä lakia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liikesalaisuuksia, on tarjoajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. 13. TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjouksen on oltava voimassa saakka. 14. TIEDOTTAMINEN Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on lähetettävä otsikolla kotihoidon hankinnat klo 12:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti viimeistään Kirkkonummen kunnan internet-sivuilla osoitteessa /hankinnat kyseisen hankinnan tarjouspyyntöasiakirjojen yhteydessä, jolloin ilmoitetaan samalla tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. 15. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Sitova allekirjoitettu suomenkielinen kirjallinen tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa perusturvan kirjaamoon klo 12:00 mennessä. Kirjaamon osoite: n kirjaamo

7 7/7 Tarjouskuoren päällä on oltava merkintä: "Tarjous kotihoitopalveluista". Lisäksi kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tiedostoversiossa tulee olla tarjouspyynnöstä hintalomake (liite nro 3) täytettynä Excel-tiedostomuodossa. Tarjouksen tiedostoversiossa ei tarvitse olla muita kirjalliseen versioon pyydettyjä liitteitä esimerkkinä luottotietolomake. Mikäli paperimuotoisen tarjouksen ja tiedostomuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. Mikäli palvelutuottajalla on ylivoimaisia vaikeuksia palauttaa tarjousta sähköisesti, tulee siitä mainita kirjallisessa tarjouksessa. Hintalomakkeeseen (liite nro 3) tarjoaja kirjoittaa tarjouksen sekä tarjoajan sähköpostiosoitteen hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Myöhästyneitä, ilman vaadittuja liitteitä toimitettuja tai allekirjoittamattomia tarjouksia ei käsitellä. Tarjouskirjeeseen saa sisällyttää vain ko. tarjouspyyntöön liittyviä asiapapereita. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. n toimiala Liisa Ståhle johtaja LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 kelpoisuusehdot palvelukuvaus hintalomake kartta aluejaosta sopimusluonnos