Laskun elinkaari ja hiilijalanjälki = Ympäristöystävällinen verkkolasku

Transkriptio

1 Laskun elinkaari ja hiilijalanjälki = Ympäristöystävällinen verkkolasku Finanssialan Keskusliitto ry, Raportin kirjoittajat: Jonne Hellgren, Natural Interest Maija Tenhunen, Aalto-yliopisto

2 Finanssialan Keskusliitto SPY Suomen Pankkiyhdistys SVK Vakuutusyhtiöiden Keskusliiton SRY Rahoitusyhtiöiden Yhdistys Finanssityönantajat APVY Arvopaperivälittäjien yhdistys Suomen Sijoitusrahastoyhdistys Finanssialan Keskusliitto (FK) on toimialajärjestö, joka edustaa Suomessa toimivia pankkeja, vakuutusyhtiöitä, rahoitusyhtiöitä, arvopaperinvälittäjiä, sijoitusrahastoyhtiöitä sekä finanssialan työnantajia. Osa jäsenistä hoitaa myös lakisääteiseen sosiaaliturvaan kuuluvia liikenne-, työeläke- ja työtapaturmavakuutuksia. Finanssialan Keskusliitolla on noin 480 jäsenyhteisöä ja niiden palveluksessa toimii noin työntekijää. Finanssialan Keskusliitto Finansbranschens Centralförbund 2

3 Selvitykseen osallistuneet > Projektin toimeksiantaja oli Finanssialan Keskusliitto, jonka yritysvastuujaosto teki aloitteen laskutusprosessien tutkimisesta > Case-yrityksenä oli Finncontainers, joka vuokraa ja myy kontteja Suomen satamissa > Valtiokonttori edustaa suurta toimijaa ja PK-yrityksen tyypillistä asiakasta > Aalto-yliopiston Kauppakorkeakoulun Real-Time Economy ohjelma suoritti prosessikartoituksen ja taustaselvityksen > Natural Interest suoritti ympäristöarvioinnin

4 Kohderyhmästä, miksi PK-näkökulma > Tilastokeskuksen yritysrekisterin tietojen mukaan maassamme toimi yritystä > Suuria yli 250 henkilöä työllistäviä oli 0,2 prosenttia > Keskisuuria, alle 250 henkilöä työllistäviä oli 0,7 prosenttia > Mikroyritykset (1-9 hlöä) 93,4 % > Kaikista yrityksistä 99 prosenttia oli pieniä eli alle 50 henkilöä työllistäviä. > Finncontainers: 4 henkilöä > PK-yritykset eivät itse ehdi tekemään tutkimuksia omasta työstään Lähde: Yritysrekisterin vuositilasto, Tilastokeskus ja Suomen Yrittäjät ry.

5 Tutkimuksen tavoitteet > Kartoitettiin lähtevän ja saapuvan laskun käsittelyprosessit sekä paperi- että verkkolaskulle > Prosesseja yhdistämällä kartoitettiin laskun elinkaari, josta laskettiin hiilijalanjälki. > Hiilijalanjälki on ympäristön kuormitusmittari, jonka avulla erilaiset toimet saadaan vertailukelpoisiksi > Tavoitteena oli selvittää - verkkolaskutuksen ympäristöhyötyjä PK-yrityksen näkökulmasta - verkkolaskun palveluun ja tehokkuuteen liittyviä etuja

6 Verkkolaskun hyödyt tehokkuus Verkkolasku palvelu ympäristö

7 Lähtevän laskun prosessointi ALKU LASKUN LUOMINEN LÄHETYS- VALMISTELUT LÄHETYS ASIAKKAALLE Tietojen syöttö laskupohjaan Muutetaan myyntitilaus laskuksi ERP:ssä - Verkkolaskuosoite tunnisteena Laskun tulostus, kuoritus, frankeeraus, postitus Lähetetään laskut verkkopankkiin Kirjeen jakelu Sähköinen tiedonsiirto JÄLKI- TARKASTUS KIRJANPITO ARKISTOINT I HÄVITYS LOPPU Viitemaksujen nouto verkkopankista Todetaan maksu saapuneeksi oikein Tiliotteen täsmäytys Reskontran hoito Laskutusmappien arkistointi (6 v.) Sähköinen arkistointi palveluntarjoajan palvelimella (6 v.) 2 varmuuskopiota CD:llä (6 v.) Hävitetään arkistot kierrättämällä Deletoidaan vanhentuneet tiedostot Hävitetään CD:t

8 Saapuvan laskun prosessointi ALKU VASTAAN- OTTO LASKUN TARKASTUS MAKSAMINEN Laskun vastaanotto ja kuoren avaus Laskun nouto ohjelmassa Laskun tarkistus ja väliaikainen mapitus Laskun tarkistus ja hyväksyntä Maksutietojen syöttäminen verkkopankissa, hyväksyminen, laskun uudelleenmapitus Suorituksen lähettäminen pankkiin, maksutiedot muodostuvat automaattisesti KIRJANPITO ARKISTOINTI HÄVITYS LOPPU Tiliöinti Ostoreskontraan vienti Palautus ja tuloslaskelma yrittäjälle Laskutusmappien arkistointi (6 v.) Sähköinen arkistointi palveluntarjoajan palvelimella (6 v.) 2 varmuuskopiota CD:llä (6 v.) Hävitetään arkistot kierrättämällä Deletoidaan vanhentuneet tiedostot Hävitetään CD:t

9 Hiilijalanjäljen komponentit Työ Laskun prosessointi maksuun asti Taloushallintoon liittyvä prosessointi Jakelu Kirjeen jakelu Paperi, kirjekuoret Sähköinen tiedonsiirto Koneiden osuus Arkistointi Laskujen arkistointi Sähköinen arkistointi

10 gco 2 e Laskun elinkaaren hiilijalanjäljet Alin KA Ylin Paperilasku Verkkolasku > Laskukohtaiset päästöt vaihtelevat gco2 e välillä

11 gco 2 e Paperilasku - Verkkolasku eri toimintojen osuus hiilijalanjäljestä Paperilasku Verkkolasku Arkistointi 71 0 Jakelu Työ

12 Hiilijalanjäljen koostumus Lähtevä lasku Työ Jakelu Arkistointi Yhteensä Paperilasku Verkkolasku Saapuva lasku Työ Jakelu Arkistointi Yhteensä Paperilasku Verkkolasku Keskiarvo Työ Jakelu Arkistointi Yhteensä Paperilasku Verkkolasku

13 Hiilijalanjälki suhteessa muuhun toimitaan > Paperilaskun päästöistä noin 40 prosenttia aiheutuu paperista, kirjekuorista, printtaamisesta, frankeerauksesta ja jakelusta. Kaikki nämä vaiheet automatisoituvat verkkolaskuun siirryttäessä ja se näkyy myös hiilijalanjäljen määrässä > suurin erottava tekijä on ajan säästämisestä aiheutuva työn tehostuminen ja siitä saatavat päästösäästöt. > Verkkolaskun 150 grammaa ja paperilaskun 450 grammaa hiilidioksidia vastaavat yhden ja kolmen kilometrin ajomatkaa henkilöautolla. > 150 gco2 vastaa yhden sanomalehden päästöjä* ja Coca Colan (0,33) päästöt ovat 170 gco2 > Suomen laskut vastaa pienen suomalaisen kaupungin kuormitusta *Viestinnän keskusliito

14 Tehokkuus Aika Säästö Paperilasku Verkkolasku Min % Lähtevä lasku 8 min 51 s 5 min 3 min 51 s 43,50 % Saapuva lasku 3 min 1 min 30 s 1 min 30 s 50,00 % Ajan säästö tunteina eri laskumäärillä Laskujen määrä (kpl) Säästö (h) lähtevissä laskuissa Säästö (h) saapuvissa laskuissa 13 17,

15 Verkkolasku on hyvä valinta Tehokkuus: Verkkolaskun käsittely on jopa puolet nopeampaa, kuin paperilaskun käsittely Palvelu: enemmän aikaa muuhun Ympäristö: Neljä kertaa ympäristöystävällisempi

16 Finncontainersin näkemyksiä ja kokemuksia > Yllättävää oli suurempi työajan säästö laskun lähettämisessä kuin vastaanottamisessa. > PK-yritys hyödynsi lähettämisessä monikanavaisuutta: lasku lähtee verkkolaskuna, e-kirjeenä tai s-postilla. > Myyjät tyytyväisiä kun voi keskittyä myyntityöhön palvelunäkökulma > Jo nyt miltei paperiton konttori: myyntilaskuja ei ole, paperiset ostolaskut skannataan ja silputaan. Sopimukset viedään PDF:nä palvelutarjoajalle, joka hoitaa asiakkailta sähköiset allekirjoitukset.

17 Toinen tutkimus: Käytettävyystutkimuksen tulokset > Tutkimuksen teki Aalto-yliopisto yhteistyössä Nordean, OP-Pohjolan ja Aktian kanssa > Selvitetty pk-yritysten (1-15 laskua/ kk) kokemuksia verkkolaskuun siirtymisestä ja verkkopankkikäyttöliittymän käytettävyydestä > Verkkolaskuun on siirrytty pääsääntöisesti ison ostajayrityksen painostuksesta

18 Käytettävyystutkimuksen tulokset > Tuloksia: + Lähettäminen on helppoa + Toimintavarmuus + Kirjanpidon ja e-laskun yhdistäminen vaivatonta - Termistö ja käyttöönottoon liittyvät hankaluudet - Virheiden ymmärtäminen - Kustannustehokkuuden ymmärtäminen Johtopäätökset: Verkkopankkiratkaisujen käytettävyys on hyvä Tietotekniikan osaaminen luo haasteita Aktiivista hyötyjen kertomista tulee lisätä

19 FK ja EK:n kysely verkkolaskutuksesta

20 Yhteenveto Moderneja ohjelmistoja on tarjolla runsaasti kaikenkokoisille yrityksille Käytettävyys ei ole este PDF-lasku ei tuo toivottuja säästöjä ja työn tehostumista Henkilökunnalla mahdollisuus keskittyä asiakaspalveluun Tuottavuuden ja paremman palvelun lisäksi ympäristöystävällisyys Paperilasku Verkkolasku

21

22 Tavallisin laskunmaksutapa ikäryhmittäin "Mikä on tavallisin tapa, jolla maksatte laskunne?" % vastaajista vuonna 2011 Finanssialan Keskusliitto Finansbranschens Centralförbund

23 Saako e-laskuja verkkopankkiin "Saatteko e-laskuja suoraan verkkopankkiinne? % niistä, jotka maksavat laskuja verkkopankissa (n=2048 v. 2011) Finanssialan Keskusliitto Finansbranschens Centralförbund

24 Yhteenveto: Siirry jo e-laskuun! Likviditeetinhallinta paranee, kun myyntisaatavat kotiutuvat nopeammin (jopa 5 pvä), E-lasku maksetaan jopa 30 min. sisällä e-laskun lähettämisestä Pankit pyrkivät korvaamaan suomalaisen suoraveloituksen vastaavalla uudella palvelulla Suoramaksulla Perustuu e-laskun tekniseen infrastruktuuriin EU-komission valmistelema asetus saattaa vaikuttaa aikatauluihin varmista, että käytössä oleva verkkolaskuratkaisusi käyttää tilinumerona IBANia eikä kotimaista tilinumeroa IBAN pakolliseksi Finvoice-sanomalla Pankit voivat erityispalveluna vastaanottaa verkkolaskuaineistoja kotimaisilla tilinumeroilla saakka alkaen ilman IBANia lähetettävät verkkolaskut hylätään Huomioita muutos myös virtuaaliviivakoodiin

25 Kysymyksiä? Lisätietoja: Finvoice.info