Miten liittyä mukaan?

Transkriptio

1 Miten liittyä mukaan? Valtiohallinnon laskutus sähköistyy Sami Seikkula Director, Global Product Line

2 Yleistä Itella on solminut VM:n kanssa puitesopimuksen sähköisen laskutuksen ratkaisuista myyntilaskujen välityspalvelu ostolaskujen vastaanottopalvelu Itella on valmistellut Valtiokonttorin kanssa palvelusopimusmallin kukin tilivirasto tai palvelukeskus solmii Itellan kanssa palvelusopimuksen palveluiden käytöstä perustuen puitesopimukseen Nykyiset liityntäsopimukset päivitetään uusiin liityntäsopimuksiin tilivirasto voi tilata uuden palvelusopimuksen (=liityntäsopimus) osoitteesta ->

3 Ostolaskujen vastaanottopalvelu

4 Ostolaskujen vastaanottopalvelu Toimittajat Vastaanottokanavat Suuret yritykset EDI/XML Tilivirasto Suuret, keskisuuret ja pienet yritykset Suuret ja keskisuuret yritykset Paperilaskujen skannaus Itella einvoice Itella Rondo-ostolaskujen käsittelyjärjestelmä Arkisto Pienet yritykset Verkkolasku.com Customer Connection Tietovarasto Laskujen muunto ja välitys Yhteistyöoperaattoreiden asiakkaat Yhteistyöoperaattorit Kierrätys, tarkastus ja hyväksyntä

5 Ostolaskujen vastaanottopalvelu Palvelun avulla tilivirasto voi vastaanottaa kaikki laskut sähköisesti verkkolaskut kaikilta verkkolaskujen välityspalveluita tuottavilta toimijoilta Itellan verkkolasku asiakkailta, pankkikanavista ja muilta operaattoreilta (ks. luettelo) skannatut paperilaskut Itellan skannauspalvelusta Vastaanotettujen laskujen toimitus tilivirastolle sekä rakenteisessa että visuaalisessa muodossa laskudata sovitussa esitystavassa laskun visuaalinen kuva (esim. tiff) mahdollisten liitteiden välitys

6 Myyntilaskujen välityspalvelu

7 Myyntilaskujen välityspalvelu Paperilaskut Väritulostus Tilivirasto Itella Customer Connection Itella B2B verkkolaskut Tulostuspalvelu (mv) Yhteydet Itellasta erc ja erc Plus Pankkien eräsiirto ASP-kumppanit SP-kumppanit Rondo laskuarkisto Tietovarasto laskuformaatit sanomaliikenne kanavointi ylläpito valvonta HelpDesk 24/7 EDI/XML B2C verkkolaskut EDI/XML-yhteydet Verkkopankit Netposti Muut portaalit

8 Näin myyntilaskujen välityspalvelu toimii Tilivirasto Itella Customer Connection Esikäsittely Tietovarasto ja arkisto Paperilaskut Sähköiset laskut 1) Liittymä asiakkaan ja Itellan palveluympäristön välillä: Liittymä asiakkaan olemassa olevaan laskutusprosessiin Laskujen tiedonsiirto 1 sanoma formaatti (inhouse formaatti) Salausmenetelmät Vastaanottokuittaus 2) Esikäsittely Validointi ja tarkistukset Esitystapamuunnokset - sähköinen lomake - paperilomake - rakenteiset esitystavat Kanavointi 3) Tietovarastointi ja arkistointi Laskujen tietovarastointi Laskujen ulkoinen presentment Laskujen toimitus Rondo-laskuarkistoon 4) Jakelukanavat Verkkolaskujen jakelu - Itellan verkkolaskuasiakkaille - yhdysliikenneverkon välityksellä yhteistyökumppaneiden asiakkaille Paperilaskujen tulostus ja jakelu postitse

9 Sähköinen kuluttajalaskutus Asiakas Itella Verkkopankit Nordea Sampo Itella Customer Connection Tietovarasto Sähköinen lasku B-to-C OKO Muut verkkopankit Netposti Sähköisen kuluttajalaskutuksen jakeluteiden tulee tarjota mahdollisimman monipuoliset vaihtoehdot laskujen välittämiseen. Portaalit

10 Yleistä palvelun käyttöönotosta

11 Palveluun tutustuminen Palvelun sisältöön tutustuminen lisätietoja Itellan yhteyshenkilöiltä Mallisopimukseen tutustuminen Ostolaskujen vastaanotto / suunnittelu toimittajien aktivointi Myyntilaskujen lähetys / suunnittelu tiedotus asiakkaille Oman organisaation sisäinen tiedotus ja toimintamallit

12 Palvelun liityntäsopimus Liityntäsopimuksen (palvelusopimuksen) voi tilata Itellan sivustojen kautta osoitteesta -> Itella tarkistaa mahdolliset lisätiedot tilivirastolta (tarvittaessa) Itella toimittaa postitse allekirjoitettavaksi kaksi esitäytettyä sopimuskappaletta Sopimuksen allekirjoitus ja toisen sopimuskappaleen lähetys Itellaan palautuskuoressa

13

14

15

16

17 Valtiokonttorin extranetista löytyy - puitesopimus, - mallisopimus sekä - tarkemmat tukimateriaalit

18 Palvelun käyttöönotto Ostolaskut

19 Palvelun käyttöönotto /ostolaskut Palvelussa valmiina tietoliikenneyhteydet Itellan ja Rondo-palvelukeskuksen välillä tarvittavat sanomamuunnokset palvelun yleisinfrastruktuuri Kun allekirjoitettu sopimus saapuu Itellaan, aktivoidaan tiliviraston verkkolaskupalvelu Itella lähettää tiliviraston sopimukseen merkityille yhteyshenkilöille verkkolaskuosoitteen ja organisaation OVT-tunnisteen Palvelu on täysin käyttövalmiina Itella ilmoittaa tiliviraston tiedot julkisiin osoitelistauksiin (TIEKEn verkkolaskuosoitteisto, Verkkolasku.com-palvelu), ellei tätä ole tiliviraston sopimuksessa erikseen kielletty.

20 Valmistautuminen ostolaskujen sähköiseen vastaanottoon Keskeiset tiedottamis- ja aktivointimenetelmät suorat tiedotteet toimittajalle joko postitse tai sähköpostilla verkkolaskutuksen tahdonilmaisu Verkkolasku.info-palvelun kautta tilausten yhteydessä tapahtuva viestiminen hankintasopimusten teon yhteydessä tapahtuva viestiminen huom. mahdollisimman usean kontaktipinnan kautta tiedottaminen Tiedotteet kirjeenä tai sähköpostina toimittajille vastaanottaakseen verkkolaskuja tiliviraston tulee toimittaa virallinen tahdonilmaisu verkkolaskujen vastaanottamisen aloittamisesta sekä tarvittavat reititystiedot samassa tiedotteessa kannattaa ilmoittaa sekä tahdonilmaisu verkkolaskujen vastaanottamisesta että uudesta osoitteesta paperilaskuille

21 Palvelun käyttöönotto Ostolaskut / Aktivointi

22 Valmistautuminen ostolaskujen sähköiseen vastaanottoon Huomioitavaa verkkolaskutukseen aktivoinnissa tärkeää lähestyä ajoissa myös sellaisia toimittajia, joilla ei vielä ole verkkolaskutusvalmiuksia --> varataan toimittajalle aikaa siirtyä verkkolaskutukseen nopeita tuloksia siirtymisestä verkkolaskutukseen saadaan aktivoimalla potentiaalisia verkkolaskuttajia Pelkkä verkkolaskujen vastaanottajalistalla näkyminen ei riitä laskuttamisen aloittamiseen Verkkolaskujen tilaamisen apuvälineitä Tiliviraston toimittajarekisterin "seulominen" Itellassa Verkkolaskujen tilaus Verkkolasku.info-palvelun kautta

23 Palvelun käyttöönotto Myyntilaskut

24 Palvelun käyttöönottoprojekti Sopimuksen palauduttua Itellaan Itellan projektipäällikkö sopii tiliviraston kanssa starttipalaverin järjestämisestä, sisällöstä ja osallistujista Starttipalaveri (Itella ja tilivirasto) Palaverin tarkoituksena on tutustuttaa osapuolet toisiinsa, täsmentää projektin kulku ja eri osapuolien roolit sekä lyödä lukkoon aikataulu ja sopia vastuista Käyttöönottoprojektin vaiheistus ja aikatauluttaminen Käyttöönottoprojektin määrittely Asiakasliittymän toteutus Yhdysliikenne ja kuittauskäytännöt Tiliviraston järjestelmän rajapinta / tietosisältö Verkkolaskujen visualisointi ja arkistointi visuaalinen suunnittelu visuaalinen toteutus

25 Palvelun käyttöönotto Myyntilaskut / Aktivointi

26 Valmistautuminen myyntilaskujen sähköiseen lähetykseen Tiedot verkkolaskurekistereissä (Verkkolasku.info, Tieke) Verkkolaskumahdollisuuden kampanjointi asiakkaille Täsmäaktivointi vastaanottajille joilla jo verkkolaskujen vastaanottovalmius Verkkolaskuvalmiudesta kertova infoteksti jokaisella paperilaskulla Tiedote paperilaskun liitteenä Kampanjointi pienille yrityksille (Verkkolasku.com) Tiedote / Perustiedot omilla kotisivuilla Asiakaskirje Artikkeli omassa asiakaslehdessä tai kotisivuilla Oman henkilöstön koulutus verkkolaskuvalmiudesta tiedottaminen / perusasioiden perehdytys Kannustin verkkolaskun käyttöönotolle

27 NetPosti NetPosti on lähettäjälle helposti käyttöönotettavissa tietoturvallinen sisältöriippumaton kustannustehokas Viestien lähettäjän kustannussäästöt jopa yli 50% NetPosti on kansalaiselle helppokäyttöinen ja nopea tietoturvallinen sisältöriippumaton ajasta ja paikasta riippumaton kanava kaikkien viestien toimittamiseksi perille kansalaisille sähköisesti. NetPosti täyttää virallisen tiedoksisaattamisen kriteerit. palvelu sähköisen viestinnän kokonaisvaltaiseen vastaanottamiseen, hallintaan ja arkistointiin sekä sähköiseen asiointiin NetPosti ei ole sähköposti tai sähköpostin korvaaja

28 NetPosti - käyttöönotto NetPosti on mukana Valtiokonttorin sopimuksessa sähköisenä lisäpalveluna, joka voidaan ottaa käyttöön sopimalla asiasta Itella Informaation kanssa. Parhaimmillaan ei aiheuta lähettäjälle muuta työtä kuin tahdonilmaisun lähettäjäorganisaatiolta. Itella ylläpitää tietoa kansalaisten jakelutapavalinnoista lähettäjäkohtaisesti ja huolehtii lähettäjän viestien jakelusta kansalaisten tahdonilmaisun mukaisesti. => Saadaksesi Netpostin käyttöön ota yhteys Itella Informaation yhteyshenkilöösi.

29 Yhteyshenkilöt

30 Esittely - Yhteystiedot Valtiokonttori Sopimusasiat, kehityshankkeet Jere Reinikainen puh jere.reinikainen@valtiokonttori.fi Sopimusasiat, palveluiden käyttöönotot, konsultointi Kristiina Seppälä puh kristiina.seppala@valtiokonttori.fi Tuotannossa oleviin palveluihin liittyvät asiat ja Valtiokonttorin extranet-tunnusten tilaus paperiton@valtiokonttori.fi Nordea - Sopimusasiat Maksuliikeasiantuntija Niina Airikka puh: tai niina.airikka@nordea.com

31 Esittely - Yhteystiedot Itella Information Oy Sopimusasiat, kehityshankkeet Palvelupäällikkö Ilpo Peltoniemi puh ilpo.peltoniemi@itella.com Myyntipäällikkö Lauri Holländer puh lauri.hollander@itella.com Myyntipäällikkö Jan Weppling puh Palveluiden käyttöönotot jan.weppling@itella.com Projektipäällikkö Antti Eskola puh antti.eskola@itella.com Projektipäällikkö Veli-Pekka Ruotsila puh Tuotannolliset asiat veli-pekka.ruotsila@itella.com HelpDesk - 24h vuoden jokaisena päivänä puh tai helpdesk@itella.net

32 Kiitokset!