Käsikirjan paperiversiota ei enää ylläpidetä ohjeen päivämäärän jälkeen. Viimeisimmät versiot ohjeista löydät ohjelman Help-ruudulta.

Transkriptio

1

2 2 Käsikirjan paperiversiota ei enää ylläpidetä ohjeen päivämäärän jälkeen. Viimeisimmät versiot ohjeista löydät ohjelman Help-ruudulta. Sisällys 1 Yleistä Yhteydet muihin Visma Fivaldi - sovelluksiin Käyttöönoton työjärjestys WebLaskutus Rekisteröityminen AutoInvoice palveluun Tositelajin valinta Lähettäjän tiedot Yleiset tiedot Liitetoiminnot Syötä uusi lasku... 9 Uusi lasku... 9 Kopioi tämä lasku Hyvityslasku tälle laskulle Asiakas Asiakkaan haku laskulle yritysrekisterin tiedoista Asiakashaku (laajempi) Uuden Asiakkaan perustaminen lennosta YTJ-haku Laskutusosoite Toimitusosoite Laskun tiedot Toimituspäivä Maksuehto Valuutta Kurssi Myyjä Viitteemme Toimitustapa Toimitusehto ja Toimitusehto selite Laskun kieli Tilöintiryhmä Tilauksenne Myyntilaskun rivit Lisää tuoterivi Tuotehaku (laajempi)... 19

3 Järjestys Poista rivi ( Roskakori-painike ) Lisää tekstirivi Poista lasku Tallenna lasku Esikatsele Laskuta Laskun päivä Arvopäivä Välitystapa Tulosta Laskulistaus Syötä uusi lasku Reskontran avoin saldo yhteensä Hae (vapaa tekstikenttä) Lisärajaukset Sarakkeiden sisältö ja järjestys Laskun toiminnot Esikatsele Tulosta Sulje Muokkaa / Tarkastele Kopioi Hyvityslasku Yrityksen perustiedot Perustiedot Maksuehdot Valuutat Yksiköt Toimitustavat Toimitusehdot Yritysrekisteri Asiakkaan perustiedot Osoitteet Myyntitiedot Laskujen välitystiedot Yritysrekisterin toimintopainikkeet Tuoterekisteri Perustiedot Hintatiedot Tullaustiedot Visma Software Oy 3

4 7.4 Tuoterekisterin toimintopainikkeet Yleistä 1.1 Yhteydet muihin Visma Fivaldi - sovelluksiin - Arkistointi - Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus - AutoInvoice-palvelu - Kausiveroilmoitus - Kirjanpidon selailu - Kirjanpito - Laskujen välitys - Myyntireskontra (+ myynnin perustiedot) - Palvelunhallinta - Pankkiyhteys - Raporttitulostin - Tilikartta - Tuoterekisteri - Viestijono - Yrityksen alustus - Yrityksen perustiedot - Yritysrekisteri Visma Software Oy 4

5 2 Käyttöönoton työjärjestys Pääkäyttäjän toimenpiteiden jälkeen (erillinen ohjeistus), webkäyttäjä voi perustaa, muokata ja hallinnoida websovellusten kautta seuraavia tietoja: Yrityksen perustiedot - Laskuttajayrityksen perustiedot - Maksuehdot - Valuutat - Yksiköt - Toimitustavat - Toimitusehdot Yritysrekisteri - Asiakastietojen muokkaus ja uusien asiakkaiden perustaminen -> Asiakkaan perustiedot, osoitteet, myyntitiedot, laskujen välitystiedot Tuoterekisteri - Tuotetietojen muokkaus ja uusien tuotteiden perustaminen -> Tuotteen perustiedot, hintatiedot, ja mahdolliset tullaustiedot Kun tarvittavat tiedot on perustettu, laskutus aloitetaan avaamalla WebLaskutus. Ensimmäiset kertaluontoiset toimenpiteet ovat (mahdollinen) Autoinvoice palveluun rekisteröityminen sekä kirjanpidon tositelajin valinta. Nämä toimenpiteet on ohjeistettu tarkemmin kohdassa WebLaskutus Visma Software Oy 5

6 3 WebLaskutus 3.1 Rekisteröityminen AutoInvoice palveluun - Mahdollistaa, että laskut lähetetään Fivaldi Viestijonon kautta Autoinvoice - palveluun joka toimittaa laskun vastaanottajalle sähköisesti tai tulostuspalveluna - Rekisteröityminen Autoinvoiceen voidaan tehdä Laskujen välitys apuohjelman kautta (sovelluskäyttäjän oikeuksilla) tai WebLaskutus käyttäjän toimesta, jos käyttäjällä on oikeus palvelunhallinnassa Web-sovellukseen AutoInvoice-palvelu - Jos laskutuskäyttäjällä on rekisteröintioikeus ja rekisteröintiä ei ole vielä tehty, WebLaskutus ruudulle siirryttäessä, ohjelma avaa ensimmäiseksi ruudun jonka kautta rekisteröityminen voidaan suorittaa Älä muistuta uudelleen - Jos et halua uutta muistutusta, klikkaa ruksi kohtaan Älä muistuta uudelleen. - Rekisteröitymisen voi tehdä myös myöhemmin AutoInvoice-palvelu sovelluksen kautta Sulje - Sulje painike poistuu ruudulta ja jos edelliseen on ruksattu Älä muistuta uudelleen, rekisteröitymistä ei enää kysytä WebLaskutuksen kautta - Jos ruksia ei valittu, kysymys tulee uudelleen avatessa WebLaskutus, mikäli rekisteröitymistä ei ole jo tehty Rekisteröidy - siirtyy Autoinvoice-palvelu sovellukseen jossa voit rekisteröityä palveluun - ennen rekisteröintiä on hyvä tarkistaa, että Yrityksen perustiedoissa on seuraavat pakolliset tiedot annettu: Yrityksen nimi, osoitetiedot, sähköposti ja kotipaikka. AutoInvoice-palvelu sovelluksen ohjeistus löytyy Visma Fivaldi Help-ruuduilta kohdasta Autoinvoice palvelut Fivaldi Laskujen välitys - AutoInvoice rekisteröinti avaa automaattisesti Laskujen välityksen perustietoihin välittäjän ja välitystavan: Autoinvoice - Jos kyseessä on kuluttajan E-lasku/Suoramaksu palvelut, avataan automaattisesti välitystapatyyppi AutoInvoice e-lasku - Välitystavan laskupohja on oletuksena tyhjä jolloin ohjelma käyttää PDF -laskun pohjana myynnin perustietojen oletusta, välitystavalle voidaan kuitenkin halutessa valita eri laskupohja kuin myynnin perustietojen oletus (sovelluskäyttäjän toimenpide) Visma Software Oy 6

7 3.2 Tositelajin valinta - jos käyttäjällä ei ole oikeutta rekisteröityä Autoinvoice palveluun tai rekisteröinti on jo tehty, ohjelma kysyy seuraavaksi kirjanpidon tositelajin jolle WebLaskut viedään Tositelajia ei ole vielä perustettu? - mikäli ohjelma ilmoittaa Yrityksellä ei ole vapaita tositelajeja, kirjanpidossa on perustettava uusi tositelaji, ota yhteyttä kirjanpitäjään. Laskutus voidaan aloittaa vasta kun uusi tositelaji on perustettu. WebLaskutuksessa käytettävä tositelaji - Kun WebLaskutus avataan, ohjelma tarkistaa seuraavaksi kirjanpidossa käytettävän tositelajin - Valitse Vapaat tositelajit listalta WebLaskutusta varten perustettu tositelaji ja paina Tallenna - Ohjelma ilmoittaa tämän jälkeen Tositelaji ( tositelajin nimi ) otettu käyttöön WebLaskutukseen, kuittaa ilmoitus OK:lla 3.3 Lähettäjän tiedot - Mikäli logotiedosto on lisätty, näkyy se WebLaskutus ruudulla lähettäjän tiedoissa (logon lisäys- /poistotoimintojen hallinnointi tapahtuu Yrityksen perustiedoissa) - Alla mainitut tiedot tuodaan Yrityksen perustiedoista ja ovat muokattavissa sekä sovellusikkunan kautta, että WEB-sovellusten kautta - Fivaldi yrityksen numero Yrityksen nimi1 - Yrityksen nimi 2 - Lähiosoite - Postinumero ja postitoimipaikka Visma Software Oy 7

8 3.4 Yleiset tiedot Laskun päivä - Jos tila on laskutettu, näytetään kyseisen laskun päivämäärä Laskunumero - Ei laskutettu = laskuluonnosta ei ole vielä laskutettu - Muussa tapauksessa näytetään kyseinen laskunumero, esim Laskun välitystapa - Jos tila on laskutettu, näytetään kyseisen laskun välitystavan selite, esim. Autoinvoice - Jos lasku on tehty ilman välitystapaa (=lasku toimitetaan käyttäjän toimesta), selitteenä näkyy Ei välitystapaa - (Laskujen välitystavat perustetaan sovelluskäyttäjän oikeuksilla Laskujen välityksen perustiedoissa) Luontiaika - Ensimmäisen tallennushetken päivämäärä, kellonaika ja Fivaldi - käyttäjätunnus Muutosaika - Viimeisimmän muutoksen tallennusajan päivämäärä, kellonaika ja Fivaldi - käyttäjätunnus 3.5 Liitetoiminnot - Arkistoinnin käyttöoikeudet mahdollistavat liitteiden lisäämisen laskuille ja niiden yhdistämisen laskun PDF-tulostuksiin. - Jos laskun välitystapatyyppi on Autoinvoice, Autoinvoice e-lasku, Tulospalvelu tai Sähköposti, laskun liitteet siirtyvät myös viestijonoon ja sitä kautta lähetyksiin. - Huom. Laskun liitteiden automaattinen lähetys ei koske tässä versiossa Finvoice/E-lasku tyyppisiä verkkolaskuja. - WebLaskutuksen liitetoiminnot - painike on näkyvissä vain silloin kun Web-käyttäjällä on käyttöoikeudet myös Arkistointiin (otathan tarvittaessa yhteyttä pääkäyttäjään). Pääkäyttäjän toimenpiteiden jälkeen, WebLaskutus näkymässä näkyy toimintopainike Liitetoiminnot. Toiminto aktivoituu kun kohdalla oleva lasku on kertaalleen tallennettu. Ota arkistoaineisto käyttöön? - Toiminto on näkyvissä vain jos käyttäjällä on arkiston käyttöoikeus, mutta arkiston pääkäyttäjä ei ole vielä tehnyt ko. toimenpidettä. - Jos liitteet eivät tule näkyviin vaikka arkistoaineisto on otettu käyttöön, otathan yhteyttä pääkäyttäjään joka voi tarkistaa onko käyttöoikeudet riittävät. Lisää liitteitä - Laskun liitteitä voidaan lisätä silloin kun laskun tila on Ei laskutettu - Lisää liitteitä painikkeesta siirrytään arkiston "Lisää tiedosto näkymään -> Visma Software Oy 8

9 Lisää tiedosto näkymä - Valitse tiedosto kohdasta selaa (Browse), etsi haluttu liitetiedosta ja lopuksi paina Tallenna. - Liite näkyy nyt laskun liitteissä sekä arkistossa liitteiden väliaikaiskansiossa WebLaskutus. Liitteet - Liitteet kohdassa näkyy laskulle lisätyt liitteet tai infoteksti Laskussa ei ollut liitteitä mikäli laskutus on jo tapahtunut ja lasku ei sisältänyt liitteitä. - (sama teksti voi näkyä myös silloin kun käyttäjällä ei ole oikeutta nähdä liitteitä = ei oikeutta arkiston myyntilaskut aineistoon) - Voit avata liitteen klikkaamalla PDF-tiedoston nimeä. Poista liite ( Roskakoripainike ) - Poistaa liitteen laskulta ja arkiston WebLaskutus kansiosta. - Poistomahdollisuus on näkyvissä vain jos laskun tila on Ei laskutettu. Liitteitä sisältävien laskujen laskutus - Liitteiden PDF - yhdistely tehdään laskutuksessa, eli esikatselu ei vielä yhdistä liitteitä. - Laskutuksen jälkeen PDF - tulostus yhdistää liitteet samaan tiedostoon laskun kanssa. - Laskutettujen liitteitä sisältävien laskujen tulostus voidaan tehdä Laskulistaus sekä Weblaskutus näkymän kautta. - Laskutetun laskun liitteet näkyvät arkistossa myyntilaskujen liitteinä. Laskuun liitettävien liitteiden rajoitukset - vain PDF- muotoinen liite voidaan yhdistää laskun tulostuksiin/lähetyksiin - yhdellä laskulla voi olla maksimissaan 10 kpl PDF liitteitä - PDF-liitteiden yhteiskoko voi olla maksimissaan 1 MB Muussa tapauksessa laskun teko on estetty ja ohjelma ilmoittaa laskutuksen yhteydessä esim. Virhe: Laskulle voidaan valita vain pdf-liitteitä! tai Virhe: Laskulle valittaviksi olevien liitteiden koko voi olla yhteensä korkeintaan 1 MB!. Kun ohjelman ilmoitus on kuitattu, voidaan laskutus käynnistää uudelleen kun virhetilanteen aiheuttaneet liitteet on poistettu. 3.6 Syötä uusi lasku - Jos on kyseessä juuri aloitettu istunto eli mitään ei ole kesken tms. niin Syötä uusi lasku painiketta ei tarvitse klikata, kursori on valmiina Asiakas kentässä ja voit aloittaa laskun syötön lisäämällä asiakkaan (sama tapahtuu valitsemalla toiminnon Uusi lasku ) - Jos haluat syöttää useita laskuja peräjälkeen, kopioida laskuja tai tehdä hyvityslaskuja, klikkaamalla Syötä uusi lasku painikkeesta voit seuraavaksi valita halutun toiminnon: Uusi lasku - Tällä toiminnolla voit jatkaa uuden laskun syöttämistä kun edellinen on syötetty - Mentäessä ruudulle, voit aloittaa uuden laskun syötön suoraan asiakastunnus kentästä jossa kursori on jo valmiina, eli tätä toimintoa ei tarvitse erikseen painaa silloin kun näkymässä ei ole edellistä laskua - Jos jotakin tietoa on uudelle laskulle jo syötetty ja laskua ei ole tallennettu, niin Uusi lasku toiminto ilmoittaa Laskun tietoja on muutettu. Tallennetaanko muutokset ennen uuden laskun syöttöä?, valitse Tallenna tai Älä tallenna Visma Software Oy 9

10 Kopioi tämä lasku - Kopioi kohdalla olevan laskun tiedot uudeksi laskupohjaksi - Jotta kopiointi voidaan tehdä, tulee kopioitavalla laskulla olla vähintään asiakasnumero valittuna, muussa tapauksessa ohjelma ilmoittaa Et voi kopioida laskua ilman asiakastunnusta - Kun kopiointi on onnistunut, ohjelma ilmoittaa esim. Laskusta 17 tehty laskukopio onnistuneesti!, kuittaa ilmoitus OK:lla (viestissä ilmoitettu laskunumero on ohjelman luoma sisäinen ID numero) - Uuden laskun toimituspäiväksi tuodaan aina kopiointihetken päivä, riippumatta siitä mikä päivämäärä alkuperäisellä laskulla oli annettu - Voit muokata tietoja tämän jälkeen vapaasti kuten muutakin ei laskutettua luonnosta Hyvityslasku tälle laskulle - Tämä toiminto on näkyvissä vain silloin kun kohdalla olevan laskun tila on Laskutettu - Tekee kohdalla olevan veloituslaskun tiedoista hyvityslaskun tai hyvityslaskusta veloituslaskun - Kun hyvityslaskun teko onnistui, ohjelma ilmoittaa esim. Laskusta 27 tehty hyvityslasku onnistuneesti!, kuittaa ilmoitus OK:lla (viestissä ilmoitettu laskunumero on ohjelman luoma sisäinen ID numero) - Hyvityslaskutoiminnossa toimituspäivä kopioidaan alkuperäiseltä laskulta - Ennen laskutusta voit vielä muokata laskun tietoja normaalisti (esimerkiksi tilanne kun hyvitetään vain osa) - Vasta laskun tekeminen siirtää hyvityslaskuluonnoksen tiedot reskontraan/kirjanpitoon jne. 3.7 Asiakas Asiakkaan haku laskulle yritysrekisterin tiedoista - Voit etsiä kentässä asiakasta yritysnumerolla, nimi1 tai nimi2 - tiedolla tai niiden osalla - Syötä vähintään 3 merkkiä, isoilla tai pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä haun kannalta - Kun oikea asiakas on kohdalla, valitaan se laskulle Enterillä, Tab:lla tai hiirtä käyttäen Asiakashaku (laajempi) - Voit etsiä asiakasta myös laajemman Asiakashaun kautta ( Suurennuslasi painike ) - Kursori on valmiina haku kentässä, kirjoita haluttu kriteeri ja käynnistä haku Enter:llä tai klikkaamalla Suurennuslasipainikkeesta - Asiakashaku avautuu sekä WebLaskutus että Yritysrekisteri näkymän kautta Yritysryhmä - Kun listalta on valittu haluttu yritysryhmä, tuodaan näkymään vain ko. yritysryhmään kuuluvat asiakkaat - Voit myös etsiä halutun ryhmän klikkaamalla yritysryhmälistaa ja kirjoittamalla hakukriteeriksi yritysryhmän nimen tai sen alkuosan - Takaisin alkutilanteeseen pääsee valitsemalla listan ensimmäisen kohdan (tyhjä=kaikki) Hae tekstillä - Voit etsiä asiakasta kaikilla alla mainituilla tiedoilla ja niiden osalla - Pienillä tai isoilla kirjaimilla ei ole haun kannalta merkitystä Visma Software Oy 10

11 Asiakastunnus - etsi asiakasnumerolla tai sen osalla Asiakkaan nimi - etsi asiakkaan nimi1 ja/tai nimi2 tiedolla tai niiden osalla Lähiosoite - etsii osoitteella tai sen osalla Lähiosoite 2 - etsi osoitetieto 2:sella tai sen osalla Postitoimipaikka - etsi osoitteen postinumerolla ja/tai postitoimipaikalla tai niiden osalla Maa - etsi maan nimellä tai sen osalla - maa näkyy listalla jos asiakaskohtainen maa on ns. isossa yritysrekisterissä erikseen tallennettu - (tässä näkyvä maa ei ole siis osoitekohtainen maatieto) Yritysryhmä - etsi yritysryhmän nimellä tai sen osalla Yrityssegmentti - etsi yrityssegmentin nimellä tai sen osalla Viimeisin yhteydenotto - etsi päivämäärällä tai sen osalla - (= kontaktipäiväksi muodostuu automaattisesti asiakkaan luontihetken päivämäärä) Luottokielto - näyttää ruudulla infona X merkin jos asiakas on merkattu luottokieltoon ns. isossa yritysrekisterissä - tällä tiedolla ei voi erikseen tässä näkymässä hakea asiakkaita, mutta mm. Yritysluettelo-raportilla voit tulostaa luottokieltoon merkatuista asiakkaista erillisen listan. Y-tunnus - etsi asiakkaan Y-tunnuksella tai sen osalla Puhelin - etsi asiakkaan puhelinnumerolla tai sen osalla - (haku ei tunnista erikoismerkkejä esim. +358, etsi suoraan puhelinnumerolla tai sen osalla esim. 358) Lisätieto - etsi lisätiedon tekstillä tai sen osalla Sulje - poistuu asiakashakuruudulta takaisin lasku- tai asiakasnäkymään - poistumisen näkymästä voi tehdä myös oikean yläkulman ruksista Visma Software Oy 11

12 Uuden Asiakkaan perustaminen lennosta - Jos asiakasta ei vielä löydy yritysrekisteristä, klikkaa asiakaskentän alla näkyvää tekstiä Ei löydy asiakasta, lisää uusi - Avautuu Lisää asiakas näkymä jossa voit etsiä asiakkaan YTJ-hakulinkistä tai perustaa tiedot syöttämällä YTJ-haku - Painamalla YTJ-haku painikkeesta saadaan ruudun alaosaan kaikki osumat jotka löytyivät YTJrajapinnasta nimikentässä annetulla kriteerillä (haku tehdään yrityksen nimellä tai sen alkuosalla) - Jos osumia löytyy yli 100, ohjelma ilmoittaa esim. Hakutuloksia 175 kpl, näytetään vain 100. Tarkenna hakusanaa tarvittaessa! - Valitse oikea yritys klikkaamalla kyseistä riviä ja lisää muut mahdolliset tiedot Asiakkaalle voidaan tätä kautta perustaa yritysrekisteriin alla mainitut tiedot - Muut tiedot voi lisätä tarvittaessa yritysrekisterin kautta Yritystunnus - Luodaan seuraava vapaa numero yritysrekisterin perustietojen perusteella Yrityksen nimi 1 ja nimi2 Vastaanottajan verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus sekä oletusvälitystapa Y-tunnus Katuosoite 1-2, postinumero, kaupunki ja maa - Osoite luodaan postiosoitetyyppiseksi sekä merkataan hakutoiminnoissa näytettäväksi osoitteeksi - Osoitteen alkamispäiväksi luodaan kuluva päiväys Visma Software Oy 12

13 Kielikoodi - Suomi, englanti tai ruotsi Kontaktipäivä - Asiakkaan kontaktipäiväksi luodaan kuluva päiväys (tämä näkyy asiakashaku-ruudulla) Peruuta - Peruuttaa uuden asiakkaan lisäyksen ja palaa laskunäkymään Tallenna - Paina lopuksi Tallenna - Ohjelma ilmoittaa Uusi asiakastunnus luotu: xxxx, kuittaa ilmoitus Ok:lla - Uusi asiakas on nyt luotu yritysrekisteriin sekä tuotu oletuksena laskutusnäkymän asiakkaaksi 3.8 Laskutusosoite - Laskutusosoitteeksi tuodaan valitun asiakkaan osoitetiedot - Jos asiakkaalla on tallennettu useita eri osoitetyyppejä, tuodaan laskutusosoite voimassaolevien osoitteiden joukosta seuraavassa marssijärjestyksessä: 1.) Laskutusosoite (vahvin) 2.) Postiosoite 3.) Käyntiosoite 4.) Toimitusosoite - Mikäli lasku toimitetaan asiakkaalle verkkolaskuna, huomioithan, että osoitetiedot tulee antaa täydellisinä (esimerkiksi jos osoitteelta puuttuu postinumero, Finvoice validointi kaatuu virheeseen) - Laskuta toiminnossa on osoitteen tarkistus jos välitystavan tyyppi on verkkolaskuihin liittyvä - Jos laskutusosoitteen tiedot ovat puutteelliset, laskun teko on estetty ja ohjelma ilmoittaa: Finvoiceaineiston muodostus ei onnistu jos Laskutusosoitteesta puuttuu Nimi, Katuosoite tai Postiosoite. Täytä puuttuvat kentät! 3.9 Toimitusosoite - Toimitusosoitteeksi tuodaan valitun asiakkaan tuorein voimassaoleva toimitusosoite - Toimitusosoitteen voi lisätä myös laskukohtaisesti - Toimitusosoitteen nimi1/nimi2 tiedon automaattiseen tuomiseen voi vaikuttaa myynnin perustietojen parametrilla: katso Tilaustenkäsittelyn perustiedot / Tilaukset välilehti / kohta Toimitusosoitteeseen asiakkaan nimi (toimenpide vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet) - Mikäli lasku toimitetaan asiakkaalle verkkolaskuna, huomioithan, että mahdollisen toimitusosoitteen tiedot tulee antaa täydellisinä (esimerkiksi jos osoitteelta puuttuu postinumero, Finvoice validointi kaatuu virheeseen) - Laskuta toiminnossa on osoitteiden tarkistus jos välitystavan tyyppi on verkkolaskuihin liittyvä - Jos mahdollisen toimitusosoitteen tiedot ovat puutteelliset, laskun teko on estetty ja ohjelma ilmoittaa: Finvoice- aineiston muodostus ei onnistu jos Toimitusosoitteessa on arvoja ja puuttuu Nimi, Katuosoite tai Postiosoite. Täytä puuttuvat kentät tai tyhjennä toimitusosoitteen kentät! 3.10 Laskun tiedot Visma Software Oy 13

14 Toimituspäivä - Laskun toimituspäiväksi tuodaan oletuksena kuluva päivä - Päiväystä voidaan vapaasti muokata ko. kentässä tai valitsemalla päivä kalenterinäkymän kautta (kalenteri avautuu automaattisesti siirryttäessä toimituspäivä kenttään) - Jos toimituspäivän tieto on tyhjä, laskun tallennus tuo päiväksi kuluvan päivän Finvoice aineistoissa toimituspäivä siirtyy kahteen eri elementtiin: <RowFreeText>Toimpvm </RowFreeText> (viedään vain jos toimituspäivä näkyy PDF-laskulla) <RowDeliveryDate Format="CCYYMMDD"> </RowDeliveryDate> (viedään Finvoice - aineistoon aina) Kun toimituspäivää ei haluta näyttää PDF-laskulla: - Jos myynnin perustietojen parametrilta Laskuun toimituspäivä otetaan ruksi pois, PDFlaskutulosteille ei enää tulosteta toimituspäivää (sovelluskäyttäjän toimenpide) Maksuehto - Oletusmaksuehto tuodaan laskulle seuraavin säännöin (maksuehtoa voi vaihtaa laskun teon yhteydessä): 1.) asiakkaalta (vahvin) 2.) yrityksen perustietojen oletus 3.) yrityksen perustietojen maksuehtolistan ensimmäinen - Jos laskun kielen mukaista selitettä ei ole tallennettu yrityksen perustiedoissa, laskulle tuodaan seuraavaksi yrityksen kielen mukainen selite (selitteet on hyvä tallentaa kaikilla tarvittavilla kielillä) Valuutta - Listalla näkyy yrityksen perustiedoissa tallennetut valuutan lyhenteet (esim. EUR, SEK jne.) sekä niiden sisäiset selitteet (laskulla näytetään valuutan lyhenne) - valuutta tuodaan laskulle seuraavin säännöin 1.) Asiakkaan valuutta (vahvin oletus) 2.) Laskuttajayrityksen valuutta Kurssi - Oletuskurssiksi tuodaan laskun valuutan kurssi (tallennettu Yrityksen perustiedoissa) - Kurssin arvoa voidaan muokata laskukohtaisesti Myyjä - Oletusmyyjä voidaan tuoda laskulle automaattisesti seuraavin säännöin: 1.) Asiakkaan oletusmyyjä tuodaan JOS myynnin perustietojen parametri Oletusmyyjä yritykseltä on ruksattu (vahvin sääntö) 2.) Myyjä on määritelty käyttäjätunnukselle palvelunhallinnan Sidokset painikkeen kautta 3.) Jos edellä mainittuja ei ole määritelty, valitaan tarvittaessa listalta Visma Software Oy 14

15 - huom. kohtien 1-2 määritykset vaativat sovelluskäyttäjän oikeudet Viitteemme - Vapaasti annettavaa lisätietoa laskulle, teksti näkyy laskulla kentässä Viitteemme - Verkkolaskuaineistoissa tiedot siirtyvät elementissä: <InvoiceFreeText> - Laskulla näkyvää Viitteemme - otsikon nimeä voi tarvittaessa muuttaa Myynnin perustiedoissa / Asiakirjat -> "Muokattavat tekstit" osiossa (<- toimenpide vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet) - Tekstille varatun tilan leveys laskulla on rajallinen ja riippuu käytetyistä merkeistä, voit tarkistaa pitkien tekstien näkymisen laskun esikatselun avulla Toimitustapa - Toimitustapa tuodaan laskulle seuraavassa järjestyksessä: 1.) Asiakkaalta yritysrekisteristä (vahvin sääntö) 2.) Laskuttajayritykselle on määritelty oletus (yrityksen perustiedot) 3.) Valitaan listalta laskun teon yhteydessä - Toimitustapaa voi vapaasti vaihtaa laskun teon yhteydessä tai se voi olla tyhjä - Jos laskun asiakas kuuluu Intrastat -raportoinnin piiriin, toimitustapa ja sen intrastat koodi on raportoinnissa pakollinen tieto (oletustapa on suositeltavaa tallentaa silloin jo asiakkaan tietoihin) Toimitusehto ja Toimitusehto selite - Toimitusehto tuodaan laskulle seuraavassa järjestyksessä: 1.) Asiakkaalta yritysrekisteristä (vahvin) 2.) Laskuttajayrityksen oletus joka on määritelty yrityksen perustiedoissa 3.) Valitaan listalta - Toimitusehdon selite tuodaan yrityksen perustiedoista, mutta sitä on mahdollista muokata myös laskukohtaisesti - Jos laskun kielen mukainen toimitusehto puuttuu, näytetään laskuttajayrityksen kielen mukainen toimitusehto Laskun kieli - Laskun kielenä voi olla suomi, ruotsi tai englanti - Oletuskieli määräytyy seuraavasti: 1.) Laskun asiakkaalta (vahvin) 2.) Laskuttajayrityksen kielikoodi (yrityksen perustiedot) - Laskun oletuskielen voi myös tarvittaessa vaihtaa (huomioi silloin että jo haetuille tuoteriveille uuden kielikoodin mahdollinen selite päivittyy vasta kun riviä muokataan uudelleen) Tilöintiryhmä - Laskun tiliöintiryhmä tuodaan seuraavasti: 1.) Asiakkaalta yritysrekisteristä (vahvin) 2.) Myynnin perustiedoissa tallennettu yrityksen oletus Yleistä tiliöintiryhmistä: Tarvittavien tiliöintiryhmien määrä perustuu siihen, onko yrityksellä kotimaan myynnin lisäksi myös ulkomaan myyntiä, tai myyntiä Ahvenanmaalle, tai esimerkiksi rakentamispalvelut säännöksiin liitty Visma Software Oy 15

16 vää myyntiä jne. Tiliöintiryhmät mahdollistavat sen, että yhtä ja samaa tuotetta voidaan myydä kaikkiin maihin kaikissa tilanteissa oikeilla verokannoilla ja kirjanpidon tileillä. Tiliöintiryhmä on mahdollista valita yritysrekisterissä asiakkaan tietoihin kohtaan Myyntitiedot Tiliöintiryhmä. Kun asiakas haetaan laskulle, ohjelma tuo automaattisesti oikean tiliöintiryhmän. Esim. jos kyseessä on EU-asiakas, tulee laskun tiliöintinä olla tiliöintiryhmä Myynti EU. On siis suositeltavaa, että niille asiakkaille jotka eivät kuulu yrityksen oletusryhmään (esim. myynti kotimaa), merkataan jo yritysrekisterissä oikea tiliöintiryhmä (esim. Myynti EU). WebLaskutus - käyttäjä ei voi vaikuttaa tiliöintiryhmien eikä tuotteiden tiliöintien määrityksiin. Nämä ovat sovelluskäyttäjän vastuulla olevia toimenpiteitä ja kirjanpidon kannalta laskutuksen tärkeimmät määritykset. Mikäli epäselvyyttä, otathan yhteyttä kirjanpitäjään tai vastaavaan henkilöön joka voi tarkistaa, että tiliöintiryhmät ja tuotteiden tiliöinnit on määritelty oikein ennen laskutusta. Tiliöintiryhmäkohtainen vakioteksti laskulle - Laskuille on mahdollista määritellä tiliöintiryhmäkohtaista vakiotekstiä, tämä määritellään myynnin perustiedoissa (<- toimenpide vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet) Tilauksenne - Vapaasti annettavaa lisätietoa laskulle, teksti näkyy laskulla kentässä Tilauksenne - Verkkolaskuaineistoissa tiedot siirtyvät elementissä <OrderIdentifier> sekä <InvoiceFreeText> - Laskulla näkyvää Tilauksenne - otsikon nimeä voi tarvittaessa muuttaa Myynnin perustiedoissa / Asiakirjat -> "Muokattavat tekstit" osiossa (<- toimenpide vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet) - Tekstikentän pituus on maksimissaan 100 merkkiä Visma Software Oy 16

17 3.11 Myyntilaskun rivit Lisää tuoterivi Tuoterivin lisäys - Lisää tuoterivi painike avaa Tuoterivien lisäys -ruudun - Etsi tuote suoraan tuotekoodi - kentässä tai siirry laajempaan tuotehakuun suurennuslasi - painikkeesta Tuotekoodi - Tuotteen haku laskuriville tuoterekisterin tiedoista - Tuotekoodi kentän lista aktivoituu kun vähintään 3 merkkiä syötetty - Voit etsiä kentässä tuotetta koodilla, nimellä tai niiden osalla - Isoilla tai pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä haun kannalta - Kun oikea tuote on kohdalla, valitaan se laskulle Enterillä, Tab:lla tai hiirtä käyttäen Tuotenimi - Tuotteen nimi tuodaan automaattisesti tuotteen perustiedoista - Tuotenimeä voi vapaasti muokata laskukohtaisesti (tekstin maksimipituus on 80 merkkiä) - Tuotenimi näytetään ensisijaisesti laskun kielellä, ja jos sitä ei löydy näytetään laskuttajayrityksen kielellä tallennettu nimi Määrä - Tuoterivin laskutettava määrä - Oletuksena ohjelma tuo määräksi 1, määrän voi vapaasti muuttaa (Huom. toistaiseksi määrässä tuettu vain maksimissaan kahden desimaalin tarkkuus: esim. 1,75) - Mikäli määrä jätetään tyhjäksi, laskuriville viedään 0 (nolla) - Siirtyminen seuraaviin kenttiin tapahtuu Tab:lla tai klikkaamalla haluttua kenttää Yksikkö - Tuotteen yksiköksi tuodaan oletuksena tuotteelle annettu perusyksikkö Visma Software Oy 17

18 - Yksikkö voi olla myös tyhjä tai se voidaan vaihtaa listan arvoihin (= yrityksen perustiedoissa tallennetut yksiköt) - Yksikkö näytetään ensisijaisesti laskun kielellä, ja jos sitä ei löydy näytetään laskuttajayrityksen kielellä tallennettu yksikkö Yksikköhinta - Yksikköhinta voidaan antaa maksimissaan kuuden desimaalin tarkkuudella ( tai 1,123456) - Se kuinka monen desimaalin tarkkuudella a-hinta näkyy laskulla (oletus 2 maksimi 6), määritellään myynnin perustiedoissa/asiakirjat välilehdellä (<- toimenpide vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet) - Yksikköhinta kentässä käsitellään aina tuotteen verotonta myyntihintaa - Laskulla voidaan näyttää myöskin verollinen a-hinta -> tämä määritellään myynnin perustiedoissa/laskutus/riville myös verollinen a-hinta (toimenpide vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet) - Jos hintaa ei ole annettu, riville/laskulle viedään summaksi 0.00 (nolla) Alennus % - Tuoterivikohtainen alennusprosentti - Asiakkaalle voidaan yritysrekisterissä määritellä oletuksena alennusprosentti, jonka jälkeen kyseisen asiakkaan kaikille tuoteriveille tuodaan automaattisesti kyseinen alennusprosentti - Alennusta voi vapaasti muokata laskurivillä ennen laskutusta - Alennuksen antaminen tai tyhjentäminen Lisää tuoterivi / Tuoterivin lisäys ruudulla, muistaa saman arvon haettaessa laskun seuraavaa tuoteriviä - Huom. jos laskun välitystapa on verkkolaskuihin liittyvä, alennuksen arvon on oltava positiivinen luku ja vähintään 1 (jos laskurivin alennus on alle 1 ja yli 0 (= 0,1-0,9) tämä aiheuttaa ongelman Finvoice - aineiston muodostukseen, samoin jos alennus annettu negatiivisena esim. -1 ) Seurantakohde (tasot 1-4) - Seurantakohteet perustetaan ja ylläpidetään Fivaldi Tilikartta rekisterissä (sovelluskäyttäjän toimenpide) Seurantakohteen haku tuoteriville tilikarttarekisterin tiedoista: - Voit etsiä kentässä seurantakohteen koodilla, nimellä tai niiden osalla - Isoilla tai pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä haun kannalta - Kun oikea seurantakohde on kohdalla, valitaan se tuoteriville Enterillä, Tab:lla tai hiirtä käyttäen - Vinkki: Jos seurantakohteiden tuonti laskulle halutaan automatisoida, määritykset voidaan tehdä sovelluskäyttäjän oikeuksilla alla olevan kuvauksen mukaisesti: Marssijärjestys tuoterivien kustannuspaikkojen automaattisessa tuonnissa (1 = vahvin, 5 = heikoin) 1.) Kustannuspaikka tuodaan ja viedään kirjanpitoon AINA tuotteen tiliöinnin perusteella JOS myynnin perustietojen parametri ( Rivien seurantakohteiden arvot aina tiliöintikoodin perusteella ) on ruksattu. Vaikka tietoa muuttaisi laskulla, kirjanpitoon viedään aina tuotteen tiliöinnin määritykset. 2.) Asiakkaan oletusmyyjän kustannuspaikka tuodaan jos myynnin parametri Oletusmyyjä yritykseltä on aktivoitu 3.) Käyttäjätunnukseen sidotun (palvelunhallinnan sidokset) oletusmyyjän kustannuspaikka tuodaan 4.) Oletuskustannuspaikat tuodaan laskun Asiakkaalta (<- tämä voidaan määritellä myös Web-käyttäjän oikeuksilla Yritysrekisterissä) 5.) Oletuskustannuspaikat tuodaan tuotteen tiliöinniltä Myyntitili Visma Software Oy 18

19 - Tuotteen tiliöinnille määritelty kirjanpidon tili ja sen selite (ei voida muokata tässä näkymässä) - Myyntili on pakollinen tieto ja se tuodaan automaattisesti laskujen tiliöinnin ja tuotteille annettujen ohjaustietojen perusteella - Myyntitilien määrittely ja ylläpito on kirjanpitäjän tai vastaavan sovelluskäyttäjän vastuulla - Jos tuotteelta puuttuu tiliöinti tai kyseisen tiliöinnin tiedot ovat puutteelliset, tuotteen lisäys laskulle on estetty ja ohjelma ilmoittaa: Tuotetta X ei voida lisätä laskulle, tuotteen tiliöinti virheellinen (Kirjanpidon tili ja/tai verokanta puuttuu). Ota tarvittaessa yhteys sovelluskäyttäjään. Verokoodi - Tuotteen tiliöinnin verokannan selite (verokantamäärityksiä ei voida muokata tässä näkymässä) - Verokanta on pakollinen tieto ja se tuodaan automaattisesti laskujen tiliöinnin ja tuotteille annettujen ohjaustietojen perusteella - Silloinkin jos kyseessä olisi ei verokäsittelyä menettely, tulee tätä varten perustaa oma tiliöinti joka valitaan tuotteen tiliöinnille (pakollinen mm. Finvoice verkkolaskuaineistojen validoinnin vuoksi) - Tiliöintien määrittely ja ylläpito on kirjanpitäjän tai vastaavan sovelluskäyttäjän vastuulla - Jos tuotteelta puuttuu tiliöinti tai kyseisen tiliöinnin tiedot ovat puutteelliset, tuotteen lisäys laskulle on estetty ja ohjelma ilmoittaa: Tuotetta X ei voida lisätä laskulle, tuotteen tiliöinti virheellinen (Kirjanpidon tili ja/tai verokanta puuttuu). Ota tarvittaessa yhteys sovelluskäyttäjään. Tallenna muutokset - Tuoterivi tallennetaan ja siirretään laskunäkymään Peruuta - Peruuttaa tuoterivin lisäyksen laskulle Tuotehaku (laajempi) - Tuotekoodi-kentän vieressä näkyvästä Suurennuslasi -painikkeesta avautuu Tuotehaku ruutu joka mahdollistaa tuotteiden haun eri kriteereillä - Tuotehaku avautuu sekä WebLaskutus että Tuoterekisteri näkymän kautta - Jos tuotehakuun mennään Weblaskutus - ruudun kautta, tuotehaussa on mahdollista myös valittujen tuotteiden lisääminen laskulle massana yhdellä kertaa Tuoteryhmä - Klikkaa tuoteryhmälistaa ja etsi ryhmää sen nimellä tai sen alkuosalla - Pienillä tai isoilla kirjaimilla ei ole haun kannalta merkitystä, mutta haku tapahtuu tuoteryhmän nimen alkuosalla (ei etsi osumia nimien välistä) - Haku tuoteryhmittäin käynnistyy kun haluttu tuoteryhmä on valittu Valuutta - Myyntihinta näytetään oletuksena kotivaluutassa - Listalla näkyy kaikki yrityksen perustiedoissa tallennetut valuutat, vaihtamalla valuuttaa voit tarkistella hintoja myös ko. valuutassa (kurssi haetaan yrityksen perustiedoista) - Klikkaa listaa ja voit myös etsiä valuuttaa syöttämällä valuuttalyhenteen tai sen alkuosan (pienillä tai isoilla kirjaimilla ei ole haun kannalta merkitystä) Etsi tuote kenttä ja Suurennuslasi painike Visma Software Oy 19

20 - Kursori on valmiina haku kentässä, kirjoita haluttu kriteeri ja käynnistä haku Enter:llä tai klikkaa Suurennuslasi painikkeesta - Voit etsiä tuotteita tuotekoodilla, tuotenimellä, EAN-koodilla tai niiden osalla - Hakukriteerin pienillä tai isoilla kirjaimilla ei ole merkitystä haun kannalta Määrä - Määrä sarake on näkyvissä vain jos tuotehakuun on siirrytty WebLaskutuksen kautta ( - ) painike - Klikkaamalla painiketta kyseisen tuotteen myytävä määrä pienenee yhdellä - Esim. jos alkutilanne on 0 (nolla), määräksi muuttuu ensin -1, seuraavalla klikkauksella -2 jne. määrä kenttä - Tässä kentässä voidaan syöttää vapaasti tuoterivin myytävä määrä (eli tilanne kun ei haluta käyttää miinus tai plus painikkeita) - (Huom. toistaiseksi määrässä tuettu vain maksimissaan kahden desimaalin tarkkuus: esim. 1,75) ( + ) painike - Klikkaamalla painiketta kyseisen tuotteen myytävä määrä suurenee yhdellä - Esim. jos alkutilanne on 0 (nolla), määräksi muuttuu ensin 1, seuraavalla klikkauksella 2 jne. Valitut tuotteet - Näkyvissä vain silloin kun tuotehakuun on siirrytty WebLaskutuksen kautta - Tällä toiminnolla voit halutessa vielä tarkistaa tuoterivit jotka ollaan viemässä laskulle (= määrä kentässä on annettu jokin muu arvo kuin 0 tai tyhjä) - Voit myös tässä muokata määriä ja poistaa rivejä - (Yksikköhinta näytetään aina kotivaluutassa, huolimatta siitä mitä valuuttaa tarkasteltiin mahdollisesti edellisessä näkymässä tai siitä mikä on laskun valuutta) ( - ) painike - Klikkaamalla painiketta kyseisen tuotteen myytävä määrä pienenee yhdellä - Esim. jos alkutilanne on -1, määräksi muuttuu ensin -2, seuraavalla klikkauksella -3 jne. määrä kenttä - Tässä kentässä voidaan muuttaa vapaasti tuoterivin myytävä määrä (eli tilanne kun ei haluta käyttää miinus tai plus painikkeita) - (Huom. toistaiseksi määrässä tuettu vain maksimissaan kahden desimaalin tarkkuus: esim. 1.75) ( + ) painike - Klikkaamalla painiketta kyseisen tuotteen myytävä määrä suurenee yhdellä - Esim. jos alkutilanne on 1, määräksi muuttuu ensin 2, seuraavalla klikkauksella 3 jne. Poista (Roskakorin kuva) - Poistaa rivin valituista tuotteista ja muuttaa tuotehaku ruudun määräkentän nollaksi (= ei haluta poimia laskuriville) Sulje - Poistuu ruudulta takaisin tuotehakuun Lisää valitut tuotteet laskulle Visma Software Oy 20

21 - Näkyvissä vain silloin kun tuotehakuun on siirrytty WebLaskutuksen kautta - Lisää ne tuotteet määrineen laskulle joiden määräkentän arvona on muu kuin nolla (tuotteet jotka näkyvät Valitut tuotteet - näkymässä) Tuotteiden lisäys laskulle ei onnistunut? - Jos tuotteelta puuttuu tiliöinti tai kyseisen tiliöinnin tiedot ovat puutteelliset, tuotteen lisäys laskulle on estetty ja ohjelma ilmoittaa: Tuotetta X ei voida lisätä laskulle, tuotteen tiliöinti virheellinen (Kirjanpidon tili ja/tai verokanta puuttuu). - Tiliöintien määrittely ja ylläpito on kirjanpitäjän tai vastaavan sovelluskäyttäjän vastuulla, ota tarvittaessa yhteys sovelluskäyttäjään. Peruuta - Poistuu tuotehaku ruudulta laskunäkymään Myyntilaskun rivit kun tuote on lisätty laskulle - Muokkaustilaan pääsee takaisin klikkaamalla kyseistä riviä Järjestys - Nuoliylös painikkeesta kyseinen rivi siirtyy yhden rivin ylöspäin - Nuolialas painikkeesta kyseinen rivi siirtyy yhden rivin alaspäin Tuotekoodi - Kyseisen rivin tuotteen tuotekoodi tuoterekisterissä - Jos tuotekoodi halutaan piilottaa laskulta, sovelluskäyttäjä voi aktivoida myynnin perustietojen parametrin Piilota tuotekoodi (Asiakirjat välilehti). Tämä ei vaikuta ruutunäkymään. Tuotenimi - Laskulla näkyvä tuotenimi Määrä - Tuoterivin laskutettava määrä Yksikkö - Laskulla näkyvä yksikkö Yksikköhinta (+laskun valuutan lyhenne) - Tuotteen veroton yksikköhinta - Jos hintaa ei ole annettu, näkyy summana 0 (nolla) - Kun laskun valuutta on muu kuin kotivaluutta, laskun valuutan lyhenne päivittyy otsikolle ensimmäinen tallennuksen yhteydessä Alennus % - Tuoterivikohtainen alennusprosentti - Vinkki: myynnin perustiedot / laskutus -> Laskulle lisätieto alennuksista parametrilla voidaan laskulle tulostaa lisätietona yhteenveto koko laskun alennuksista (parametrin aktivointi vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet). Tällöin laskulla näkyy infona kaikkien tuoterivien summa yhteensä ilman alennuksia sekä kaikkien rivien alennusten summa yhteensä (summat näytetään laskun valuutassa). SK 1 SK Visma Software Oy 21

22 - Tuoterivin seurantakohteiden koodit - Seurantakohteiden tiedot eivät välity laskulle (vain sisäistä laskentaa varten) - Jos seurantakohdetaso(t) on sovelluskäyttäjän toimesta määritelty pakollisiksi, ohjelma tarkistaa jos seurantakohde puuttuu laskuriviltä -> tällöin ohjelma ilmoittaa laskunteon yhteydessä Laskutus ei onnistu. Seurantakohde x määritelty pakolliseksi ja puuttuu riviltä x. Tili - Tuotteen tiliöinnille määritelty kirjanpidon tili Verokoodi - Tuotteen tiliöinnin verokannan selite Yht. veroton - Tuoterivin veroton summa yhteensä Vero - Tuoterivin veron osuus yhteensä Yht. verollinen - Tuoterivin verollinen summa yhteensä Poista rivi ( Roskakori-painike ) - Poistaa kyseisen rivin laskuluonnokselta - Jos tila on Laskutettu, painike on lukittu (= vain laskuttamatonta luonnosta voidaan muokata) Yhteensä - Laskun veroton summa, vero ja verollinen summa yhteensä laskun valuutassa Yhteensä (laskuttajayrityksen kotivaluutan lyhenne) - Laskun veroton summa, vero ja verollinen summa yhteensä yrityksen kotivaluutassa - Esimerkiksi jos laskun valuuttaa on USD ja yrityksen EUR, tässä näytetään vertailutietona laskun summat EUR Lisää tekstirivi - Lisää tekstirivi painike avaa Tekstirivi näkymän jossa voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä laskulle - Yhdelle tekstiriville voidaan syöttää maksimissaan 512 merkkiä. Tekstirivien määrää ei ole rajoitettu (esim. jos 512 merkkiä ei riitä, voit syöttää uuden tekstirivin ja jatkaa tekstin kirjoittamista seuraavassa tekstirivissä jne.). - Tekstiä kirjoittaessa voidaan käyttää rivinvaihtoja, mutta siirto laskunäkymään niputtaa tekstit kuitenkin niin, että yhdelle riville viedään mahdollisimman paljon tekstiä ja sen jälkeen syntyy uusi rivi - Mahdolliset rivinvaihdot näkyvät kuitenkin PDF-laskutulosteella (voit tarkistella ennen laskun tekoa annetun tekstin asettelua esikatselun avulla) Visma Software Oy 22

23 Tallenna tekstirivi - Siirtää annetun tekstin laskunäkymän viimeiseksi riviksi - Jos haluat esimerkiksi jättää joidenkin tuoterivien väliin tyhjän rivin, jätä teksti antamatta ja paina Tallenna tekstirivi - Tekstirivien paikkaa voidaan siirtää nuoliylös ja nuolialas painikkeiden avulla Sulje - Peruuttaa tekstin lisäyksen laskulle 3.12 Poista lasku - Jos laskunumeroa ei ole vielä muodostettu, voit poistaa kohdalla olevan laskuluonnoksen - Poista lasku - painikkeesta avautuu ruutu jossa viesti Haluatko varmasti poista laskun? Lasku poistuu pysyvästi!, valitse jompikumpi seuraavista: Peruuta poisto - Peruuttaa poistotoimenpiteen ja palaa laskunäkymään Poista lasku - Kyseinen laskuluonnos poistetaan pysyvästi 3.13 Tallenna lasku - Laskun tietojen tallennus - Myös Esikatsele ja Laskuta - toiminnot tekevät tietojen tallennuksen vaikka tallennusta ei olisi erikseen tehty Poistuttaessa ruudulta muutosten jälkeen ilman tallennusta Visma Software Oy 23

24 - Ohjelma tarkistaa haluatko poistua ilman tallennusta vai pysyä sivulla jolloin tallennus voidaan vielä tehdä 3.14 Esikatsele - Laskun esikatselumahdollisuus on näkyvissä silloin kun laskuluonnoksen tila on Ei laskutettu - Mahdollistaa laskun tietojen esikatselun laskupohjilla Tilisiirroton lasku ja Lasku (= Tilisiirrollinen lasku) - Mikäli laskupohjan nimen perässä näkyy ilmoitus (Ei oikeuksia), ota tarvittaessa yhteyttä pääkäyttäjään = laskuraporttien käyttöoikeudet määritellään palvelunhallinnassa - Jotta esikatselu on mahdollista, tulee vähintään laskun asiakas olla valittu - Lisäksi mikäli laskun loppusumma on nolla, tulee myynnin perustiedoissa sallia nollalaskut: katso parametri Nollasummalaskut sallittu (sovelluskäyttäjän toimenpide) - Esikatselun jälkeen laskuluonnoksen tietoja voi vielä vapaasti muokata, vasta laskutus lukitsee tiedot - Laskun esikatselun tuloste poikkeaa tulevasta laskusta vain otsikon, laskunumeron ja viitenumeron osalta. Esikatselutulosteen otsikolla lukee laskun kielivalinnan mukaan ESIKATSELU, PREVIEW tai FÖR- HANDSVISNING, laskunumero esitetään muodossa ***** ja viitenumero muodossa Visma Software Oy 24

25 3.15 Laskuta - Toimintopainikkeesta siirrytään Laskun tiedot näkymään ja laskun tekoon: Laskun päivä - Laskun päivä määrää kirjanpidon kauden, ohjelma tarjoaa oletuksena laskun tekohetken päiväystä - Päiväystä voidaan muuttaa ko. kentässä tai valitsemalla päivä kalenterinäkymän kautta (kalenteri avautuu automaattisesti siirryttäessä ko. kenttään) - Laskun päiväksi voidaan antaa aiempien avoimien kausien viimeinen päivä tai tulevien kausien ensimmäinen päivä - Kuluvan kauden sisällä päiväystä on mahdollista muuttaa vain eteenpäin Arvopäivä - Ohjelma tarjoaa oletuksena laskun tekohetken päiväystä, arvopäivää voidaan muuttaa vapaasti taaksepäin tai eteenpäin - Päiväystä voidaan muuttaa ko. kentässä tai valitsemalla päivä kalenterinäkymän kautta (kalenteri avautuu automaattisesti siirryttäessä ko. kenttään) - Arvopäivä vaikuttaa siihen mistä päivästä alkaen laskun maksuehtoa aletaan laskemaan ja saadaan näin laskun eräpäivä Välitystapa - Listalla näkyy välitystavat jotka on perustettu sovelluskäyttäjän toimesta Laskujen välityksen perustiedoissa - Välitystapa tuodaan laskulle seuraavassa järjestyksessä (1 = vahvin sääntö): 1.) Asiakkaan välitystapa (yritysrekisteri) 2.) Yrityksen oletustapa (määriteltävissä sovelluskäyttäjän toimesta laskujen välityksen perustiedoissa) Visma Software Oy 25

26 3.) Ei välitystapaa (listalla näkyy Valitse ), tulostetaan käyttäjän toimesta Välitystapatyyppien vaihtoehdot: 1 Ei välitystapaa (=välitystapa listalla näkyy Valitse ) - Käyttäjä tulostaa ja toimittaa laskun itse valitsemallaan tavalla - Laskuta toiminnon jälkeen ruudun oikeassa yläkulmassa näkyy Tulosta painike jonka kautta voit tulostaa tilisiirrollisen tai tilisiirrottoman PDF laskun 2 Autoinvoice - Laskut lähetetään Fivaldi Viestijonon kautta Autoinvoice palveluun joka toimittaa laskun vastaanottajalle Finvoice verkkolaskuna tai Tulostuspalveluna - Laskutusosoite (ja mahdollinen toimitusosoite) ei saa olla puutteellinen silloin kun kyseessä on verkkolaskuihin liittyvä välitystapa, ohjelma tarkistaa tämän laskutusvaiheessa ja estää laskutuksen kunnes osoitetiedot lisätty Lähetysten tarkastelu - Voit tarkastella lähetyksiä oman Autoinvoice tilisi kautta sekä jatkokäsitellä mahdolliset virheelliset lähetykset uudelleen eteenpäin - Autoinvoice palvelu lähettää oletusarvoisesti virheellisistä lähetyksistä viestin lähettäjän sähköpostiin Laskuaineistot rahoitukseen / Autoinvoice välitystapa - Jos kyseessä on välitystapa Autoinvoice ja laskujen välityksen perustiedoissa on otettu käyttöön Rahoitusyhtiö käytössä parametri, jokaisesta laskusta lähtee automaattisesti Viestijonoon / Autoinvoice palveluun sekä asiakkaan että rahoitusyhtiön laskuaineisto - Jos jotakin laskua ei haluta lähettää rahoitukseen, toimita sellainen lasku muuta reittiä (esim. vaihtoehto ei välitystapaa ) 3 Finvoice - Yritysten välinen verkkolaskutus - Finvoice - aineistot lähetetään Fivaldi - pankkiyhteydellä tai ulkoisena aineistona Laskujen välityksen kautta (sovelluskäyttäjän toimenpiteet) - Laskutusosoite (ja mahdollinen toimitusosoite) ei saa olla puutteellinen silloin kun kyseessä on verkkolaskuihin liittyvä välitystapa, ohjelma tarkistaa tämän laskutusvaiheessa ja estää laskutuksen kunnes osoitetiedot lisätty 4 E-lasku - Kuluttajan e-laskut/suoramaksut lähetetään Fivaldi - pankkiyhteydellä eteenpäin - Laskutusosoite (ja mahdollinen toimitusosoite) ei saa olla puutteellinen silloin kun kyseessä on verkkolaskuihin liittyvä välitystapa, ohjelma tarkistaa tämän laskutusvaiheessa ja estää laskutuksen kunnes osoitetiedot lisätty 5 Tulostuspalvelu (OpusCapita) - Lasku lähtee viestijonon kautta OpusCapitan tulostuspalveluun - Laskutusosoite ei saa olla puutteellinen silloin kun kyseessä on Tulostuspalvelu tyyppinen välitystapa, ohjelma tarkistaa tämän laskutusvaiheessa ja estää laskutuksen kunnes osoitetiedot lisätty 6 Sähköposti - Lasku lähetetään Viestijonon kautta PDF-liitteenä asiakkaalle määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen Vastaanottajan sähköpostiosoite: Visma Software Oy 26

27 a.) sähköpostiosoite haetaan ensisijaisesti asiakkaan Laskujen sähköpostiosoite - kentästä b.) ja toissijaisesti asiakkaan Sähköpostiosoite kentästä 7 Tulostus - Lasku tulostetaan ja toimitetaan vastaanottajalle käyttäjän valitsemalla tavalla (tämä voidaan tehdä myös ilman välitystapaa) - Tulostus tyyppistä välitystapaa tarvitaan kuitenkin tilanteessa jossa laskuaineistot lähetetään Finvoice aineistona rahoitukseen, mutta asiakkaan kappale toimitetaan PDF-tulosteena Laskuaineistot rahoitukseen (muut välitystavat paitsi Autoinvoice) - Jos laskulla on välitystapa ja laskujen välityksen perustiedoissa on otettu käyttöön Rahoitusyhtiö käytössä parametri, jokaisesta laskusta muodostuu automaattisesti laskujen välitykseen sekä asiakkaan lähetystavan kappale että rahoitusyhtiön laskuaineisto - Rahoitusaineistojen lähetys Fivaldi pankkiyhteyteen on tehtävä erikseen laskujen välitys apuohjelmasta (sovelluskäyttäjän toimenpide) Peruuta - Peruuttaa laskun teon ja palaa laskunäkymään Laskuta - Muodostaa laskun ja tosite siirtyy automaattisesti myyntireskontraan, kirjanpitoon ja muihin Fivaldi sovelluksiin joihin WebLaskutus on yhteydessä - Laskun tiedot lukitaan eikä niitä voi enää tämän jälkeen muokata (jos laskussa on virhe tee hyvityslasku ja uusi lasku) Laskuta toiminnossa on osoitteen tarkistus jos välitystavan tyyppi on verkkolaskuihin liittyvä (osoitetiedot ovat pakolliset Finvoice määrityksissä). Jos laskutusosoitteen tiedot ovat puutteelliset, laskun teko on estetty ja ohjelma ilmoittaa: Finvoice- aineiston muodostus ei onnistu jos Laskutusosoitteesta puuttuu Nimi, Katuosoite tai Postiosoite. Täytä puuttuvat kentät! Finvoice- aineiston muodostus ei onnistu jos Toimitusosoitteessa on arvoja ja puuttuu Nimi, Katuosoite tai Postiosoite. Täytä puuttuvat kentät tai tyhjennä toimitusosoitteen kentät! 3.16 Tulosta - Tulostaa kyseisen laskun (näkyy ruudulla silloin kun laskutosite on jo olemassa eli laskutus on jo tapahtunut) - Valittavissa laskupohjat: Tilisiirroton lasku ja Lasku (= Tilisiirrollinen lasku) - Mikäli laskupohjan nimen perässä näkyy ilmoitus (Ei oikeuksia), ota tarvittaessa yhteyttä pääkäyttäjään = laskuraporttien käyttöoikeudet määritellään palvelunhallinnassa Visma Software Oy 27

28 4 Laskulistaus Tässä näkymässä voit selata ja etsiä tallennettuja laskuja eri kriteerein. Klikkaamalla haluttua riviä, aukeaa Laskun toiminnot ruutu jonka kautta voit tulostaa, muokata, kopioida tai tehdä hyvityslaskun valitusta laskusta. 4.1 Syötä uusi lasku - Syötä uusi lasku painikkeesta voit siirtyä uuden laskun syöttötilaan -> WebLaskutus näkymään. 4.2 Reskontran avoin saldo yhteensä - Oletuksena näytetään kaikkien Weblaskujen myyntireskontran avoin saldo yhteensä (summa näytetään kotivaluutassa) - Summa koostuu vain laskutettu tilassa olevien WebLaskujen kuluvan hetken avoimesta saldosta (tässä näkymässä ei oteta kantaa mm. siihen onko laskun eräpäivä mennyt vai ei) - Avoin saldo päivittyy valittujen rajausten mukaisesti silloin kun käytetään toimintoa Lisärajaukset -> Hae, eli voidaan myös tarkastella avointa saldoa esimerkiksi asiakaskohtaisesti 4.3 Hae (vapaa tekstikenttä) - Haku käynnistyy heti annetulla kriteerillä - Annetun arvon voi tyhjentää näppäimistöllä tai painamalla Tyhjennä rajaus - Kentässä voi hakea laskuja kaikilla ruudulla näkyvillä tiedoilla tai niiden osilla - Sama haku etsii tietoa jokaisesta sarakkeesta yhtä aikaa, pienillä tai isoilla kirjaimilla ei ole haun kannalta merkitystä Huomioi, että reskontran avoin saldo ei päivity silloin kun etsitään tai rajataan tietoja vapaalla tekstihaulla, katso tarvittaessa kohta Lisärajaukset jolla voit rajata tietoja vain halutuista osioista Visma Software Oy 28

29 4.4 Lisärajaukset - Lisärajauksien kentät tulevat näkyviin/pois näkyvistä klikkaamalla otsikkoa Lisärajaukset - Lisärajauksissa annettujen kriteerien etsintä käynnistyy klikkaamalla Hae - Kun tietoja on haettu lisärajauksilla, myös reskontran avoin saldo päivittyy annettujen rajausten mukaisesti (esim. vain yhden asiakkaan saldo) Tila sarakkeen haku - Oletuksena näytetään Kaikki, voit rajata laskulistan myös erikseen seuraavien tilojen perusteella: Laskuttamaton, Laskutettu, avoin, Laskutettu, osittain maksettu sekä Laskutettu, maksettu Asiakas sarakkeen haku - Voit etsiä asiakasta asiakasnumerolla tai nimellä tai niiden osilla (syötä vähintään 3 merkkiä) - Kun oikea asiakas on valittu paina Hae Laskun pvm. sarakkeen haku - Syötä haluttu alku- ja/tai loppupäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv tai ppkkvvvv tai valitse päivä kalenterista Veroton summa ja Verollinen summa sarakkeiden haku - Syötä etsittävän summan minimi ja/tai maksimi rajaukset - Jos etsitään desimaalin tarkkuudella, desimaalierottimena voidaan käyttää pistettä tai pilkkua Summat näytetään aina kotivaluutassa vaikka kyseessä olisi valuuttalasku, klikkaamalla laskua pääset tarkistelemaan laskun tietoja tarkemmin. Avoin saldo sarakkeen haku - Syötä etsittävän summan minimi ja/tai maksimi rajaukset - Jos etsitään desimaalin tarkkuudella, desimaalierottimena voidaan käyttää pistettä tai pilkkua Summat näytetään aina kotivaluutassa vaikka kyseessä olisi valuuttalasku, klikkaamalla laskua pääset tarkistelemaan laskun tietoja tarkemmin. Tyhjennä rajaus - Tyhjentää kerralla kaikki annetut hakukriteerit Hae-kentästä sekä lisärajausten kentistä Hae toiminto - Käynnistää Lisärajauksissa annettujen arvojen etsinnän 4.5 Sarakkeiden sisältö ja järjestys - Laskulistauksen oletusjärjestys on laskun sisäinen ID-numero niin, että viimeisin tallennettu lasku näkyy aina ensimmäisenä - Sarakkeiden tietojen järjestyksen voi muuttaa pienimmästä suurimpaan ja päinvastoin klikkaamalla halutun sarakkeen otsikkoa Tila - Laskuttamaton = laskuluonnosta ei ole vielä laskutettu Visma Software Oy 29