Telia Talous Toimittajaportaali, käyttöohje

Transkriptio

1 (24) Telia Talous Toimittajaportaali, käyttöohje Yritystiedot Telia Finland Oyj Teollisuuskatu 15, HELSINKI Kotipaikka: Helsinki Y-tunnus , ALV REK

2 (24) Sisällysluettelo 1 Toimittajaportaalin avaaminen ja sisään kirjautuminen Salasana unohtunut Ostolaskujen luominen ja lähettäminen toimittajaportaalin kautta (toimittaja-rooli) Laskuja lähettävän B2B-toimittajan perusasetukset Laskuja lähettävän yrityksen logon tallennus Laskuja lähettävän C2B-toimittajan perusasetukset Laskuja lähettävän yrityksen tai henkilön asetusten muuttaminen Laskuja lähettävän yrityksen valinta Kojelauta Uuden laskun luominen Tietojen syöttäminen laskulle, B2B-laskuttaja Tietojen syöttäminen laskulle, C2B-laskuttaja Liitteen lisääminen laskulle Laskun lähettäminen Uuden käyttäjän lisääminen laskuttajayritykseen Käytön lopetus... 24

3 (24) 1 Toimittajaportaalin avaaminen ja sisään kirjautuminen Toimittajaportaalin tuotantoympäristön käyttöliittymä sijaitsee osoitteessa Saman osoitteen kautta kirjaudutaan portaaliin sisään sekä toimittaja- että ostaja-roolissa. Toimittajaportaalin käyttöliittymän kielen voi tarvittaessa vaihtaa suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa olevan Valikko-valinnan kautta, ja painamalla halutun kielen mukaista lippua. Käyttöliittymän osoitteeseen siirryttäessä selaimeen avautuu seuraava kirjautumisikkuna:

4 (24) Käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan järjestelmän käyttäjille erillisissä sähköposteissa. Käyttäjätunnuksen sisältävän sähköpostin otsikkona on Tunnuksesi laskutusportaaliin / User credentials to the invoice portal. Käyttäjätunnus = käyttäjän sähköpostiosoite. Salasana = sähköpostiviestissä ilmoitettu salasana (isot ja pienet kirjaimet ovat merkityksellisiä) 1.1 Salasana unohtunut Mikäli toimittajaportaalin salasana on unohtunut, niin paina Salasana unohtunut linkkiä sisäänkirjautumisikkunassa.

5 (24) Tämän jälkeen selaimeen avautuu lomake jossa syötetään resetoitavan käyttäjätilin sähköpostiosoite ja ruudulla näkyvä captcha-tunnus (ao. kuvassa 8374) Tekstivarmennus kenttään. Paina Lähetä uusi salasana painiketta ja järjestelmä lähettää käyttäjälle uuden salasanan sähköpostiin. Prosessi on onnistunut, kun sivun ylälaitaan ilmestyy teksti Pyyntösi suoritettu onnistuneesti

6 (24) Hetken kuluttua käyttäjän sähköpostiin saapuu viesti joka sisältää uuden salasanan. Paina Kirjaudu sisään ja syötä avautuvaan ikkunaan käyttäjtunnuksesi ja sähköpostilla saamasi uusi salasana. Uuden salasanan syötön jälkeen käyttäjä ohjataan vaihtamaan salasana uuteen.kirjoita uusi salasana ja paina Tallenna. Kun salasana on vaihdettu, niin käyttäjä ohjataan järjestelmään sisään ja toimittajaportaalin normaali käyttö voi alkaa.

7 (24) Yrityksen logo = mahdollista liittää ostaja-organisaation logo.jpg tai jpeg muodossa klikkaamalla LOGO-kenttää ja hakemalla haluttu logo käyttäjän omasta kansiosta Yrityksen nimi = palvelun käyttöönottovaiheessa portaalin toimittajan perustama ostajan nimi, ei päivitettävissä Y-tunnus = palvelun käyttöönottovaiheessa portaalin toimittajan perustama ostajan Y-tunnus, ei päivitettävissä OVT-tunnus = Y-tunnuksesta muodostettu OVT-tunnus, mahdollista päivittää OVT:n loppuun tarkenne avaamalla syöttökenttä klikkaamalla lukko auki, ja päivityksen jälkeen sulkemalla kenttä klikkaamalla lukko kiinni Verkkolaskuosoite = ostajan eli laskun vastaanottajan verkkolaskuosoite Yhteyshenkilö = ostajan eli laskun vastaanottajan yhteyshenkilön nimi Verokoodi = ostajan eli laskun vastaanottajan alv-tunnus Katuosoite = ostajan eli laskun vastaanottajan virallinen osoite Postinumero = ostajan eli laskun vastaanottajan virallinen osoite Kaupunki = ostajan eli laskun vastaanottajan virallinen osoite Maa = vetovalikko, ostajan eli laskun vastaanottajan virallinen osoite Postiosoite = ostajan eli laskun vastaanottajan postiosoite Postinumero = ostajan eli laskun vastaanottajan postiosoite Kaupunki = ostajan eli laskun vastaanottajan postiosoite

8 (24) Maa = vetovalikko, ostajan eli laskun vastaanottajan postiosoite Tietojen päivityksen jälkeen tallenna muutokset painamalla Tallenna ja sulje painiketta. 2 Ostolaskujen luominen ja lähettäminen toimittajaportaalin kautta (toimittaja-rooli) Toimittaja, eli laskujen lähettäjä, kirjautuu toimittajaportaaliin niillä käyttäjätunnuksilla jotka ostaja tai ostajan edustaja on uuden laskuttavan yrityksen ja käyttäjän perustamisen yhteydessä luonut. Ostaja toimittaa laskuttajalle laskutuskutsun, eli käyttäjätunnuksen ja salasanan sähköpostilla. 2.1 Laskuja lähettävän B2B-toimittajan perusasetukset Sisäänkirjautumisen jälkeen käyttäjän valittavaksi avautuu Valitse yritys näkymä, eli lista niistä yrityksistä joiden nimissä käyttäjä voi luoda ja lähettää laskuja. Mikäli käyttäjällä on käyttöoikeus useampaan laskuja lähettävään yritykseen, niin oikea laskuttava yritys valitaan listalta klikkaamalla yrityksen nimeä. Laskuttavia yrityksiä voi olla myös vain yksi. Laskuttavan organisaation valinta on mahdollista tehdä myös Valikko Valitse yritys valinnan kautta. Uuden toimittajan kirjautuessa portaaliin sisään ensimmäistä kertaa on käyttäjän määriteltävä laskuttavan yrityksen tiedot. Määrittely tapahtuu laskuttavan organisaation valinnan jälkeen valitsemalla Valikko Asetukset. Avautuvalla Organisaation asetukset -sivulla käyttäjä määrittelee toimittajan/laskuttajan perustiedot, eli tiedot laskuja lähettävästä yrityksestä. Määriteltäviä tietoja käytetään laskun muodostuksessa laskuttavan yrityksen oletustietoina, joten ennen organisaation tietojen tallennusta portaalin käyttäjä ei voi lähettää ensimmäistä laskua.

9 (24) Pakolliset tiedot on merkitty lomakkeelle punaisella tähdellä. Palvelu validoi syöttölomakkeelle täytettävät tiedot syöttämisen yhteydessä, ja kun kaikki pakolliset tiedot on syötetty niin Tallenna ja sulje painike aktivoituu käytettäväksi. Lukko-merkillä varustettujen kenttien päivitys on mahdollista avaamalla kenttä ensin syöttötilaan klikkaamalla lukko auki. Tietojen päivityksen jälkeen kenttä suljetaan klikkaamalla lukko kiinni. Laskuttavan organisaation tietoja on mahdollista myöhemmin päivittää Valikko Asetukset valinnan kautta. 2.2 Laskuja lähettävän yrityksen logon tallennus Logon tallennus ei ole pakollinen, mutta mikäli laskuttava organisaatio haluaa käyttää logoa laskullaan se tulee tallentaa Organisaation asetukset sivulla. Logon tallennus aloitetaan klikkaamalla LOGO ruutua ja sen jälkeen valitsemalla haluttu kuva omalta tietokoneelta oikeasta hakemistosta. Hyväksytyt formaatit logossa käytettävälle kuvalle ovat.jpg ja.jpeg. Portaali vastaa siitä, että logon koko skaalataan laskulle sopivaksi tiedoston latauksen yhteydessä. Tallennus on valmis kun logo näkyy asetukset-ikkunassa oikealla paikalla. Logon voi poistaa painamalla kuvan oikeassa reunassa näkyvää X painiketta.

10 (24) 2.3 Laskuja lähettävän C2B-toimittajan perusasetukset Uuden toimittajan C2B-toimittajan eli yksityishenkilön kirjautuessa portaaliin sisään ensimmäistä kertaa on käyttäjän määriteltävä omat perusasetukset. Määrittely tapahtuu valitsemalla Valikko Asetukset. Avautuvalla Asetukset -sivulla käyttäjä määrittelee laskuja lähettävän henkilön perustiedot. Määriteltäviä tietoja käytetään laskun muodostuksessa laskuttavan henkilön oletustietoina, joten ennen tietojen tallennusta portaalin käyttäjä ei voi lähettää ensimmäistä laskua. Palvelu validoi syöttölomakkeelle täytettävät tiedot syöttämisen yhteydessä, ja kun kaikki pakolliset tiedot on syötetty niin Tallenna ja sulje painike aktivoituu käytettäväksi. Lukko-merkillä varustettujen kenttien päivitys on mahdollista avaamalla kenttä ensin syöttötilaan klikkaamalla lukko auki. Tietojen päivityksen jälkeen kenttä suljetaan klikkaamalla lukko kiinni.

11 (24) 2.4 Laskuja lähettävän yrityksen tai henkilön asetusten muuttaminen Käyttäjä voi milloin tahansa päivittää laskuttavan yrityksen tai henkilön perusasetuksia klikkaamalla käyttöliittymän oikeasta ylälaidasta Valikko painiketta ja valitsemalla Asetukset. Tietojen syöttölomake avautuu päivityksiä varten. 2.5 Laskuja lähettävän yrityksen valinta Mikäli käyttäjällä on oikeus lähettää laskuja useamman eri yrityksen, organisaation tai henkilön nimissä, niin oikean laskuttajan valinta tehdään käyttöliittymän oikeasta yläkulmasta Valikko -> Valitse yritys. Näkymään avautuu luettelo kaikista niistä organisaatioista joihin käyttäjällä on laskutusoikeus. Valitse listalta se yritys, organisaatio tai henkilö, jonka nimissä lasku luodaan. Valitun nimen klikkaamisen jälkeen avautuu kyseisen laskuttajan Kojelauta-näkymä. 2.6 Kojelauta Kojelauta on portaalin päänäkymä jonne voi siirtyä käyttöliittymän oikeasta yläkulmasta Valikko -> Kojelauta. Kojelaudan kautta käyttäjä voi: 1. hakea laskunumerolla tai selata portaalin kautta toimitettuja laskuja 30 päivän ajalta, 2. hakea nimellä tai selata yrityksiä joille käyttäjällä on oikeus lähettää laskuja, sekä 3. aloittaa laskun kirjaaminen valitulle laskun vastaanottajayritykselle. Käyttäjällä on oikeus nähdä myös muiden samaan laskuttavaan yritykseen tai organisaatioon liitettyjen käyttäjien aikaisemmin tekemät laskut Kojelaudan kautta 30 päivän ajan.

12 (24) 2.7 Uuden laskun luominen Laskun luominen voidaan aloittaa usealla eri tavalla: 1. Valitsemalla oikean laskun vastaanottajayrityksen klikkaamalla asiakkaan nimeä Kojelauta-näkymän alaosassa olevalla Yritykset listalla, ja sen jälkeen painamalla Luo lasku painiketta. (tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä C2B-laskuttajilla)

13 (24) 2. Avaamalla valmiin laskun klikkaamalla Kojelaudan Laskut listalta oikeaa laskua, ja sen jälkeen avautuvassa laskun esikatseluikkunassa painamalla Käytä laskupohjana painiketta.

14 (24) 3. Klikkaamalla Valikko painiketta palvelun oikeasta yläkulmasta ja valitsemalla Luo lasku

15 (24) 4. Klikkaamalla Luo lasku painiketta Kojelaudan etusivulla

16 (24) 2.8 Tietojen syöttäminen laskulle, B2B-laskuttaja Pakolliset kentät on merkitty laskulomakkeelle punaisella tähdellä. Laskun luominen ei ole mahdollista mikäli pakollisia kenttiä ei ole täytetty, tai syötetty tieto on muodoltaan virheellinen. Näytön yläosassa oleva Luo pdf-lasku painike muuttuu aktiiviseksi vasta kun pakolliset tiedot on annettu. Laskun syöttölomakkeen yläosassa määritellään laskukohtaiset tiedot: Valitse yritys = vetovalikko josta valitaan oikea laskun vastaanottajayritys. Jos valittavia vastaanottajayrityksiä on vain yksi, niin tämä on oletustietona Laskun päiväys = anna päiväys muodossa pp.kk.vvvv tai valitse kalenterista haluttu laskun päiväys. Päiväys voi olla kuluva päivä tai jokin päivä tulevaisuudessa, laskun päiväystä ei voi asettaa menneisyyteen Laskun tyyppi = vetovalikko josta valitaan tilanteen mukaan Lasku tai Hyvityslasku Laskun vastaanottajan kielikoodi = vetovalikko josta valitaan FI tai EN. Otsikkotiedot tuotetaan laskupdf:lle valitun kielikoodin mukaisesti Laskun saajan yhteyshenkilö = laskun vastaanottajan yhteyshenkilön nimi Tilausnumero = laskun vastaanottajan tilausnumero tai sopimusnumero

17 (24) Laskun eräpäivä = anna päiväys muodossa pp.kk.vvvv tai valitse kalenterista haluttu laskun eräpäivä. Päiväys voi olla kuluva päivä tai jokin päivä tulevaisuudessa, laskun eräpäivää ei voi asettaa menneisyyteen Laskun numero = vapaamuotoinen numero joka voidaan syöttää manuaalisesti, tai klikata kentän +- painikkeesta jolloin palvelu generoi sattumanvaraisen numeron laskulle Alkup. laskun numero = pakollinen tieto mikäli laskun tyypiksi on valittu Hyvityslasku, muuten kenttä ei ole käytössä Laskun saajan sähköpostiosoite = laskun vastaanottajan tai laskun tarkastajan sähköpostiosoite Kustannuspaikka = laskukohtainen kustannuspaikkatieto Myyjän viitenumero = laskuttajan viitenumero, viitteemme Valuutta = vetovalikko, oletuksena EUR Maksuviite = laskun maksamisessa käytettävä viitenumero. Viitenumero voidaan luoda automaattisesti laskun numerosta klikkaamalla kentän +-painikkeesta. Vapaa teksti = vapaamuotoinen laskua koskeva infoteksti Laskulomakkeen alaosassa määritellään laskutettavat tuotteet tai palvelut, ja niiden hinnat: Tuote/palvelu = yksilöi laskutettavan asian Toimitettu määrä = laskutettava määrä, HUOM! Hyvityslaskua kirjattaessa toimitettu määrä on merkittävä miinusmerkkiseksi Yksikkö = laskutettava yksikkö, esim. kpl, h, htp, km á-hinta = tuotteen tai palvelun veroton á-hinta Veroton summa = toimitettu määrä * á-hinta, järjestelmä laskee valmiiksi ALV % = vetovalikko josta valitaan oikea arvonlisäverokanta

18 (24) ALV määrä = arvonlisäveron määrä, järjestelmä laskee valmiiksi Yhteensä = laskurivin verollinen summa, järjestelmä laskee valmiiksi Lähde: Uusien tyhjien laskurivien lisääminen tapahtuu Lisää rivi painikkeella. Laskurivin voi poistaa rivin oikealla puolella näkyvällä Roskakori-painikkeella. Laskurivikohtaiset lisätiedot on mahdollista lisätä käyttämällä laskurivin oikealla puolella näkyvää Lehtiöpainiketta. Jos laskuriville on lisätty lisätietoja, niin lehtiön päällä näkyy merkki. Ei lisätietoja: Lisätiedot: Toimituspäivä = laskurivikohtainen tuotteen tai palvelun toimituspäivä Kuvaus = laskurivikohtainen vapaamuotoinen lisätietoteksti Kustannuspaikka = laskurivikohtainen kustannuspaikkatieto Täytä tarvittavat kentät ja paina Lisää rivitiedot painiketta, tai vaihtoehtoisesti Peruuta.

19 (24) Kaikki laskulle syötettävät tiedot tulee olla Finvoice standardin mukaisia. Palvelu validoi syötetyt tiedot ennen kuin laskun lähetys onnistuu. Mikäli jokin syötetyistä tiedoista on virheellisessä muodossa, tai jokin pakollinen tieto puuttuu, niin laskun luominen ei ole mahdollista ja Luo pdf-lasku painike käyttöliittymän yläosassa ei ole aktiivinen. 2.9 Tietojen syöttäminen laskulle, C2B-laskuttaja Laskulomakkeelle syötettävät tiedot ovat samat kuin B2B-laskuttajan laskulomakkeella, mutta poikkeuksena on laskuttajan syntymäaika. Syntymäaika on annettava muodossa ppkkvvvv. Syntymäaika ei ole pakollinen tieto, kenttä jätetään tarvittaessa tyhjäksi. Laskulomakkeen alaosassa määritellään laskutettavat tuotteet tai palvelut, ja niiden hinnat. Poikkeuksena B2B-laskuttajan lomakkeeseen on se, että ALV%-vetovalikosta on mahdollista valita laskurivi ilman arvonlisäveron määrittelyä.

20 (24) 2.10 Liitteen lisääminen laskulle Lasku voi sisältää yhden pdf-liitteen joka tullaan liittämään laskun loppuun ja toimittamaan sellaisenaan laskun vastaanottajalle. pdf-liitteessä voi olla useita sivuja. Liitteen maksimikoko on 2MB. Liite lisätään laskulle tietojen syöttövaiheessa Lisää pdf-liite painikkeella. Muut tiedostomuodot eivät ole sallittuja. Käyttäjä valitsee haluamansa pdf-tiedoston omasta hakemistosta ja painaa Open painiketta. (painikkeen nimi voi vaihdella eri selaimissa). Painikkeen painamisen jälkeen kestää hetken kun pdf-liite ladataan palveluun. Liitteen lataamisen jälkeen laskun syöttölomakkeen alaosaan tulee näkyviin liitteen nimi, ja aikaisempi Lisää pdf-liite painike muuttuu Poista pdf-liite painikkeeksi. Käyttäjä voi vaihtaa liitteen poistamalla ensin aikaisemmin ladatun liitteen, ja lisäämällä sen jälkeen uuden liitteen Laskun lähettäminen Kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty laskulle ja tietojen oikeellisuus on tarkistettu, voi käyttäjä lähettää laskun painamalla Luo PDF-lasku painiketta.

21 (24) Palvelu muodostaa pdf-tiedoston ja avaa sen käyttäjälle esikatselua varten. B2B-laskuttajan laskulomake: C2B-laskuttajan laskulomake:

22 (24) Käyttäjä voi ladata ja halutessaan tulostaa lasku-pdf:n ennen lähettämistä painamalla Lataa tiedosto painiketta, tai käyttäjä voi lähettää laskun vastaanottajalle painamalla Lähetä painiketta. Lähetyksen jälkeen lasku siirtyy CGI:n verkkolaskualustalle prosessoitavaksi ja eteenpäin toimitettavaksi. Onnistuneen lähetyksen kuittauksena käyttäjä saa Lasku on lähetetty ilmoituksen.

23 (24) 2.12 Uuden käyttäjän lisääminen laskuttajayritykseen Toimittaja-roolin käyttäjätunnuksella on mahdollista lisätä uusia saman tason käyttäjiä eli uusia laskuttajia valittuun laskuttavaan yritykseen. Uuden käyttäjän ja uuden käyttäjätunnuksen luominen portaaliin aloitetaan klikkaamalla Valikko painiketta palvelun oikeasta yläkulmasta ja valitsemalla oikea laskuttajayritys Valitse yritys -valinnalla. Mikäli käyttäjällä on oikeus lähettää laskuja useamman yrityksen nimissä, niin valittavien yritysten nimet avautuvat näkymään allekkain. Oikea laskuttajayritys valitaan listalta klikkaamalla halutun yrityksen nimeä, jolloin valitun yrityksen Kojelauta-näkymä avautuu. Valitse Valikko Käyttäjät, jolloin avautuu valitun laskuttajayrityksen Käyttäjähallinta-näkymä. Avautuvassa Käyttäjähallinta näkymässä on mahdollista selata olemassa olevia käyttäjiä Käyttäjätvälilehdellä. Uuden käyttäjän perustaminen tapahtuu Lisää uusi käyttäjä välilehdellä.

24 (24) Uuden käyttäjän perustamista varten kirjaa käyttäjän etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite niille varattuihin kenttiin, ja paina Lisää-painiketta. Uudelle käyttäjälle lähtee käyttäjätunnuksen, salasanan ja portaalin osoitteen sisältämät sähköpostiviestit. Uusi käyttäjä voi kirjautua portaaliin heti saatuaan käyttäjätunnuksen. 3 Käytön lopetus Portaalin käyttö lopetetaan kirjautumalla toimittajaportaalista ulos. Uloskirjautuminen tapahtuu käyttöliittymän oikeasta yläkulmasta Valikko -> Kirjaudu ulos