Visma Fivaldi -käsikirja Tilaustenkäsittely

Transkriptio

1 Visma Fivaldi -käsikirja Tilaustenkäsittely

2 2 Käsikirjan paperiversiota ei enää ylläpidetä ohjeen päivämäärän jälkeen. Viimeisimmät versiot ohjeista löydät ohjelman Help-ruudulta. Sisällys 1 Tilauksen tiedot välilehti Uuden tilauksen otsikkotietojen syöttäminen Tietokenttien selitykset Rivitiedot välilehti Tuotteiden poiminta tilaukselle Tietokenttien selitykset Vasemman laidan painikkeiden toiminnot Tallenna Sulje ruutu Seuraava tietue Edellinen tietue Hae tilaus Uusi tilaus Lasku (Tilauksesta heti lasku, tai lasku-/kuittikopio jo laskutetusta) Kuitti (Tulosta kuitti A4) Lähete (Tulosta lähete) Tilvahv (Tulosta tilausvahvistus) Osta (Ostotilaus) Kopioi (Uudista tai kopioi tilaus) Uud.hin (Uudelleenhinnoittele tilaus) Erik.hin (Asiakaskohtaiset hinnat) TekstiR (Tekstirivin syöttö) Lisät. (Rivilisätiedon syöttö) TilastoR (Tilausrivistä tilastorivi tai toisinpäin) Varast (Varastokysely) Sarja# (Sarjanumerorekisteri) Historia Tiliote (Reskontran tiliote) Lähetys (Vie tilaus lähetysseurantaan) Nuoli ylös ja alas Tilaukset... 97

3 1 Tilauksen tiedot välilehti 1.1 Uuden tilauksen otsikkotietojen syöttäminen Kun tilaustenkäsittely sovellus avataan, ohjelma tarjoaa automaattisesti uudelle tilaukselle seuraavan vapaan tilausnumeron. Hae oikea asiakas tilaukselle Asiakastunnus kentässä. Voit pikahakea asiakasta kirjoittamalla kenttään asiakkaan koodin tai nimenosan tai siirtyä nuolinapista laajempaan hakunäkymään. Kun asiakas on tilaukselle haettu, kursori siirtyy odottamaan siihen kenttään mikä on myynnin perustiedoissa määritelty tilauksen syötön etenemisjärjestykseksi tälle käyttäjätunnukselle. Voit edetä kentästä toiseen Enterillä, Tab:lla tai hiirtä käyttäen Visma Software Oy 3

4 1.2 Tietokenttien selitykset Tilausnumero = Tilauksen numero. Ohjelma antaa tämän automaattisesti, ei käyttäjän muutettavissa. (Voidaan haluttaessa piilottaa kokonaan laskulta myynnin perustietojen valinnalla.) Asiakastunnus = Asiakkaan yritysnumero. Suoraveloitussopimus = Käytössä vain jos asiakkaan laskut menee suoraveloitukseen. (erikseen tilattava lisäominaisuus johon löytyy tarvittaessa oma ohjeistus.) Laskujen välitystapa = Välitystavat perustetaan Laskujen välitys apuohjelmassa. Laskujen välitykseen löytyy oma ohjeistus jossa tarkemmin ko. toiminnosta. Välitystavan tyypit voivat olla seuraavia: Tulostus (lasku halutaan esim. tulostaa tietyllä laskupohjalla) Sähköposti (lasku lähtee automaattisesti asiakkaan sähköpostiin) Tulostuspalvelu (lasku lähtee automaattisesti tulostuspalveluun) Finvoice (laskusta muodostetaan Finvoice aineisto) E-lasku (laskusta muodostetaan kuluttajan E-laskuaineisto) Myyjä = Myyjä. Myyjät perustetaan myynnin perustiedoissa. Myyjä on mahdollista määritellä automaattisesti tulevaksi joko käyttäjätunnuksen takaa (palvelunhallinta, sidokset) tai asiakkaan takaa (yritysrekisterin oletusmyyjä). Tiliöinti = Asiakkaan tilauksen Tiliöintiryhmä. Käytetään oletuksena myynnin perustiedoissa merkattua oletusta, ellei toisin ole asiakkaan taakse määritelty. Tila Tarjous = tilaus on tarjoustilassa. (varastotuotteita ei vielä varata jos tilaus on merkattu tarjoustilaan). Kaikki muutokset ovat vielä mahdollisia. Voit myös poistaa koko tilauksen. Avoin tilaus = tilaus on avoin. (varastotuotteet on varattuna varastossa). Kaikki muutokset ovat vielä mahdollisia. Voit myös poistaa koko tilauksen. Osa laskutettu = osa tilauksen riveistä on laskutettu ja osa on avoimina. Voit vielä muokata laskuttamattomia rivejä vapaasti. Laskutettuja rivejä et pysty enää muokkaamaan Visma Software Oy 4

5 Tila muuttuu automaattisesti laskutetuksi kun kaikki rivit on laskutettu tai poistettu, kuitenkin niin että tilaukselle ei jää yhtäkään avointa riviä. Laskutettu = tilauksen kaikki rivit on laskutettu ja muutoksia ei voi enää tehdä. Poistettu = tilaus on poistettu. Poistettujen tilausten osalta voidaan tulostaa raportteja ja ne voidaan hakea esille kun tiedetään tilausnumero. Normaalissa tilausten selailussa ne eivät enää ole näkyvissä. Tilauksen tai tarjouksen päivämäärä = oletuksena tarjotaan koneen päiväys kun tilausta syötetään. Päivää voidaan vapaasti vaihtaa käsin tai nuolinapin kalenterin kautta. (Tilauksen päivä voidaan haluttaessa piilottaa kokonaan laskulta myynnin perustietojen valinnalla.) Jos tilaus on tarjous-tilassa, alla näkyy myös Tarjous voimassa -päivämäärä. Oletuspäivä lasketaan myynnin perustiedoissa valitun laskennan mukaan. Päivää voidaan vapaasti vaihtaa käsin tai nuolinapin kalenterin kautta. Laskutuslupa = laskutuslupa on tarpeellista antaa vain jos koko tilaus halutaan laskuttaa ja laskutus tapahtuu erälaskutuksen kautta. Jos kohdalla olevasta tilauksesta tehdään hetilasku, laskutusluvan antamista ei tarvita. - kielto = tilaus on merkattu laskutuskieltoon. Jos yrittää antaa tilausten selailussa laskutuskiellossa olevalle tilaukselle laskutusluvan, niin ohjelma ilmoittaa että laskutuskielto on poistettu. Ja jo ennen sitä ruudulla näkyy tällaisen tilauksen kohdalla laskutuslupakentässä huutomerkki (! ) joka kertoo että tilaukselle on annettu laskutuskielto. Laskutusosoite = Laskutusosoite asiakkaan yhteystiedot. Tiedot tulevat valitun asiakasnumeron takaa yritysrekisteristä. Laskutusosoitteen tietoja voi vapaasti muokata tilauksella. Lisät. = painikkeen takaa avautuu näkymä jossa voi tarkistella asiakkaan taakse annettuja lisätietoja. (Katso yritysrekisteri, Lisätiedot välilehti ja siellä kenttä Lisätietoa.) Asiakkaan taakse annettu lisätieto ei kuitenkaan tulostu tästä asiakirjoille Visma Software Oy 5

6 Toimitusosoite = Tilauksen toimitusosoitteen tiedot. Tiedot tulevat valitun asiakasnumeron takaa yritysrekisteristä automaattisesti jos toimitusosoitteita on asiakkaalle erikseen tallennettu. Toimitusosoitteen voi myös lisätä vapaasti tilausta tehdessä. Tilaaja = Tilauksen tilaaja. Oletuksena tilaaja kenttään tulee ko. asiakkaan taakse annettu tieto kohdassa vastuuhenkilö. Valintalistalta voidaan valita myös henkilöitä jotka on syötetty asiakkaan taakse henkilöt - välilehdelle. Tilaaja kentän tieto on vapaasti muokattavissa/kirjoitettavissa myös tilausta tehdessä. Oletustiedon voi poistaa näppäimistön Delete -näppäimellä. Kentän tieto voidaan haluttaessa piilottaa kokonaan laskulta myynnin perustietojen valinnalla. Työnsuorittaja = Tilausrivien oletustyönsuorittaja. Työnsuorittajat perustetaan myynnin perustiedoissa myyjät -välilehdellä. Tilauksen jokaisella tuoterivillä voidaan valita rivikohtaisesti eri työnsuorittaja. Tämä otsikolla valittu tulee vain oletuksena kun uusia tuoterivejä poimitaan tilaukselle. Otsikon työnsuorittaja on mahdollista näyttää myös laskulla (ei rivikohtaisia). ( Raporteilla saadaan tietää mm. kokonaismyynnin jakauma työnsuorittajittain, ja silloin tieto etsitään rivikohtaisesti.) Valuutta = Asiakkaan tilauksen valuutta. Käytetään oletuksena yrityksen omaa valuuttaa, ellei toisin ole asiakkaan taakse määritelty. Valuutan voi myös vaihtaa ja valita tilausta tehdessä. Kieli = Asiakkaan tilauksen kieli. Vaihtoehtoina on Suomi, Ruotsi ja Englanti. Käytetään oletuksena laskuttavan yrityksen kieltä, ellei toisin ole asiakkaan taakse määritelty. Kielen voi myös vaihtaa ja valita tilausta tehdessä. Myynnin asiakirjat tulostuvat automaattisesti valitun kielikoodin mukaan. Kurssi = Tilauksen valuutan kurssi suhteessa yrityksen valuuttaan. Oletuskurssi tulee uudelle tilaukselle Yrityksen perustiedoissa olevan kurssin mukaisesti. Kurssia voi muuttaa tilausta tehdessä. Myyntisaamistili = Tilauksen otsikolla valitun tiliöinnin takaa tuleva oletusmyyntisaamistili. Tiliä on mahdollista muuttaa tilausta tehdessä. Kentän näkyminen tilauksella voidaan kokonaan estää myynnin perustietojen valinnalla. Suositus etenkin silloin kun tilien muokkaaminen tilauskohtaisesti ei ole tarpeellista. Kentän piilottaminen estää näin mahdollisen vahingossa tapahtuvan tilin muuttamisen Visma Software Oy 6

7 Seurantakohdetasot 1-4 =Tilausrivien oletuskustannuspaikkojen valinta. Seurantakohdetasot ja niiden arvot ( kustannuspaikat ) perustetaan tilikartassa. Tilauksen tuoterivillä voidaan valita myös rivikohtaisesti eri kustannuspaikkoja. Otsikolla valittu tulee vain oletuksena kun uusia tuoterivejä poimitaan tilaukselle (ellei toisin ole määritelty). Kustannuspaikkojen määräytyminen voidaan myös automatisoida tulemaan seuraavasti: asiakaskohtaisesti (tallennettu asiakkaalle) tuoterivikohtaisesti (tallennettu tuotteen tiliöintikoodille) myyjäkohtaisesti (myyjälle voidaan antaa vain yksi taso/sen arvo oletuksena) Toimituspäivä = oletuksena tarjotaan koneen päiväystä kun tilausta syötetään (jos myynnin perustietojen valinnalla ei ole muuta laskentaa määrätty). Päivää voidaan vapaasti vaihtaa käsin tai nuolinapin kalenterin kautta. Toimituspäivä voidaan haluttaessa piilottaa kokonaan laskulta myynnin perustietojen valinnalla. Muiden asiakirjojen osalta päivämäärän tulostustapaan (näytetäänkö päivän, viikon, kuukauden jne. tarkkuudella) voidaan myös vaikuttaa myynnin perustietojen valinnoilla. Toimitustapa = Tilauksen toimitustapa. Käytetään oletuksena yrityksen perustiedoissa annettua oletusta, ellei toisin ole asiakkaan taakse määritelty. Toimitustavat perustetaan ja ylläpidetään yrityksen perustiedoissa. Tallenna toimitustapa kaikilla tarvittavilla kielikoodeilla (FIN, SWE, ENG). Voidaan haluttaessa myös piilottaa kokonaan laskulta myynnin perustietojen valinnalla. Maksuehto = Tilauksen maksuehto. Käytetään oletuksena yrityksen perustiedoissa annettua oletusta, ellei toisin ole asiakkaan taakse määritelty. Maksuehdot perustetaan ja ylläpidetään yrityksen perustiedoissa. Tallenna maksuehdon selite kaikilla tarvittavilla kielikoodeilla (FIN, SWE, ENG). Viitteemme = vapaasti annettavaa lisätietoa tilaukselle. Näkyy asiakirjoilla kentässä Viitteemme ellei myynnin perustiedoissa ole toisin nimetty. Sisäinen lisätieto = tilaukselle annettu sisäinen lisätieto, ei näytetä asiakirjoilla. Tilauksia voidaan mm. etsiä tässä annetun tiedon perusteella ja kenttää voidaan hyödyntää esim. erilaisten toimialakohtaisten tarpeiden räätälöinneissä. Tilauksenne = vapaasti annettavaa lisätietoa tilaukselle. Näkyy asiakirjoilla kentässä Tilauksenne ellei myynnin perustiedoissa ole toisin nimetty Visma Software Oy 7

8 Myyntivarasto = tilauksen myyntivarastoksi tarjotaan oletuksena varastonhallinnassa perustettua ykkösvarastoa no 1. Otsikolla valittu varasto toimii uusien tilausrivien oletusvarastona. Tilauksen tuoterivillä voidaan valita myös rivikohtaisesti varastopaikka. Tilauksen myyntivaraston määräytyminen voidaan automatisoida tulemaan myyjätiedon takaa. Voit tallentaa myynnin perustiedoissa myyjälle halutun oletusvaraston. Toimitusehto = Tilauksen toimitusehto. Käytetään oletuksena yrityksen perustiedoissa annettua oletusta, ellei toisin ole asiakkaan taakse määritelty. Toimitusehdot perustetaan ja ylläpidetään yrityksen perustiedoissa. Tallenna toimitusehto kaikilla tarvittavilla kielikoodeilla (FIN, SWE, ENG). Toimitusehdon selitettä on tilausta tehdessä mahdollista vapaasti muokata ja jatkaa (esim. jos tietty kaupunki mainittava jne.). Voidaan haluttaessa myös piilottaa kokonaan laskulta myynnin perustietojen valinnalla. Kassapäivä Kassa-ale % Nettopäivä = näitä kenttiä voidaan käyttää tilanteessa, kun halutaan käyttää jotakin tiettyä eräpäivää tai tiettyä kassa-alemaksuehtoa ja kun maksuehto -listan vaihtoehdot eivät päde juuri tässä tilauksessa. Näissä kentissä voidaan itse määritellä laskulle jokin tietty eräpäivä tai haluttu kassapäivän + prosentti + nettopäivä. Tämä käsin annettu ehto ohittaa silloin varsinaisen maksuehdon. Toimituslisätieto = tilauksen toimitusosoitteen lisätietoa. Kentän tiedot tulevat näkyviin kaikille muille asiakirjoille (tarjous, tilausvahvistus, lähete, proforma), mutta ei laskulle. Tieto näkyy myös tilausten selailun kautta tulostettavissa lähetyksen osoitetarroissa. Jos asiakkaan taakse on tallennettu toimituslisätieto, tulee tämä automaattisesti tilaukselle toimituslisätiedoksi huolimatta osoitteen taakse annetusta toimituslisätiedosta. Jos taas asiakkaan toimituslisätieto on tyhjä, tuodaan toimitusosoitteen takaa tuleva toimituslisätieto tilaukselle. Tilaus yhteensä näkymä = näyttää infona tilauksen summat yhteensä kotivaluutassa, sekä jos myynnin perustiedoissa on määritelty vertailuvaluutta, näytetään tilauksen summat myös vertailuvaluutassa (<-vain ruudulla ei tulosteissa) Visma Software Oy 8

9 2 Rivitiedot välilehti 2.1 Tuotteiden poiminta tilaukselle Kun tilauksen tiedot on täytetty, siirry rivitiedot ruudulle Enteriä, Tab:a tai hiirtä käyttäen. Kursori on valmiina odottamassa tuotteen koodi -kentässä tuotteen haun käynnistämistä. Voit pikahakea tuotetta kirjoittamalla kenttään tuotteen koodin tai nimenosan tai siirtyä nuolinapista laajempaan hakunäkymään. Voit hakea tuotetta myös näppäilemällä tuotteen koodi - kentässä EAN koodin tai sen osan ja painamalla Enter tai Tab. Jos tuotteen taakse on tuoterekisterissä tallennettu EAN koodi, on mahdollista hakea tuotteita tilaukselle myös viivakoodilukijaa käyttäen. Rivitiedot välilehdellä, kun kursori on kohdassa Tuotteen koodi, lue viivakoodilukijalla tuotteen EAN koodi - > ohjelma tuo automaattisesti ko. tuotteen tilaukselle. Tee mahdolliset muutokset määrään jne. ja aloita uusi tuoterivi (näppäimistön nuoli alas), lue uusi tuote taas sisään viivakoodilukijalla jne Visma Software Oy 9

10 Tuotehaku Tuotetyyppi = tuotteita voidaan hakea tuotetyypeittäin rajauksella tai valita kaikki. Tuotetyyppejä on 5 ja ne on jaoteltu sen mukaan minkä sovelluksen käyttämistä tuotteista on kysymys. ( Esim. sopimukset tyyppiä käytetään vain sopimuslaskutuksen tuotteille ja majoitus- tyyppiä vain majoitusjärjestelmän tuotteille. Tuotetyypeistä lisää tietoa Tuoterekisteri käsikirjassa.) Tuoteryhmä = tuotteita voidaan hakea tuoteryhmittäin rajauksella tai valita kaikki. Vapaa teksti = vapaa teksti haulla voidaan hakea tuotetta koodilla, nimellä tai EAN koodilla (tai niiden osilla). Etsintä käynnistyy Enter:llä tai Tab:lla. Hakukentässä voidaan hyödyntää myös plus ja pilkku merkkien käyttöä. Jos hakuselitteet erotellaan pilkulla (,) -> tuodaan näkyviin tuotteet joista löytyi selite1 tai selite2 taikka molemmat Visma Software Oy 10

11 Jos hakuselitteet erotellaan plussalla (+) -> tuodaan näkyviin vain ne tuotteet joista löytyivät molemmat, selite1 ja selite2. Hae myös tuotteen kuvauksesta = kun ruksi on aktivoituna, vapaa teksti haulla voi hakea tietoa myös tuotteelle annetusta kuvauksesta (ruksi aktivoituu hiirellä tai alt-k näppäintoiminnolla). Kpl sarake = mahdollistaa usean tuotteen poimimisen kerralla tilaukselle sekä tarvittavien määrien antamisen jo tässä hakuruudussa. Halutuille tuotteille annetaan määrät rivin vasemmassa KPL- sarakkeessa ja viimeisen valinnan jälkeen Enter tai Tab -> tuo tuotteet annetuilla määrillä tilaukselle. i- ruutu = avaa ko. tuoterivin tuotetiedot näkymän, ilman että pitää poistua välillä hausta. Tuotekoodi = näyttää tuotteiden koodit Visma Software Oy 11

12 Klikkaamalla otsikkoa saat järjestyksen tuotteiden kesken tuotekoodijärjestykseen. Toinen klikkaus samaan otsikkoon vaihtaa järjestyksen käänteiseksi jne. Tuotenimi = näyttää tuotteiden nimet. Klikkaamalla otsikkoa saat järjestyksen tuotteiden kesken tuotenimijärjestykseen. Toinen klikkaus samaan otsikkoon vaihtaa järjestyksen käänteiseksi jne. Vapaana varastossa = jos kyseessä on varastoseurannan tuote, sarake näyttää varastotilanteen kaikki tai varastoittain valittuna. Hinta = sarake näyttää tuotteelle annetun oletusmyyntihinnan ja ko. valuutan. Valuuttaa vaihtamalla voi tarkastella hintoja myös muissa valuuttasummissa. Tuotetyyppi / Tuoteryhmä / Kurssi / EAN-koodi = näyttää valitun tuoterivin tuotetyypin, tuoteryhmän, valuutan kurssin sekä EAN koodin. Poistu = poistuu hakuruutu näkymästä Visma Software Oy 12

13 Tuotteen haku tilaukselle viivakoodilukijalla Jos tuotteen taakse on tuoterekisterissä tallennettu EAN koodi, on mahdollista hakea tuotteita tilaukselle myös viivakoodilukijaa käyttäen. Rivitiedot välilehdellä, kun kursori on kohdassa Tuotteen koodi, lue viivakoodilukijalla tuotteen EAN koodi - > ohjelma tuo automaattisesti ko. tuotteen tilaukselle. Tee mahdolliset muutokset määrään jne. ja aloita uusi tuoterivi, lue uusi tuote taas sisään viivakoodilukijalla jne Visma Software Oy 13

14 Kun haluttu tuote on tilaukselle haettu, tee tarvittavat muutokset. (Ps. rivin tietoja käsitellään aina ruudun alaosassa.) Voit edetä kentästä kenttään enterillä, tab:lla tai hiirellä. Kun tuoterivin tiedot ovat valmiina, uusi tuoterivi saadaan haettua seuraavasti: a.) Paina näppäimistön nuoli alas painiketta kun kursori on esim. tuotteen nimi kentässä. (ps. jos olet juuri jossakin kentässä missä on valintalista (esim. työnsuorittaja), nuoli alas toiminnolla helposti vaihtaa vahingossa listalta seuraavan vaihtoehdon.) b.) Tökkää hiirellä ruudulla jotakin tyhjää riviä ja etsi seuraava tuote tuotehaku ruudun kautta Visma Software Oy 14

15 2.2 Tietokenttien selitykset Rivien alussa oleva valkoinen laatikko = ruksataan vain jos halutaan laskuttaa seuraavaksi vain ko. valittu rivi, ei koko tilausta tai kaikkia loppuja avoimia rivejä. Tilaustenkäsittelyssä on siis mahdollista tehdä yhdestä tilauksesta niin monta laskua kuin tarpeellista. Jos jokin rivi on ruksattu ja tilaus laskutetaan -> laskulle tulee vain ruksatut rivit ja loput rivit jää odottamaan laskutuslupaa. Rivien otsikolla näkymä Ale%:t = kentästä avautuu valintalista josta voi valita mitä tietoa halutaan katsella rivikohtaisesti. (tiedot näytetään vain ruutunäkymässä, ei tulosteissa). Ale% :t = näyttää rivikohtaisesti mahdollisesti annetut Ale1 ja Ale2 prosentit. Kate-% Kate = näyttää rivikohtaisesti kateprosentin ja katesumman. Näkyy vain jos käyttäjätunnuksella on palvelunhallinnassa oikeus tähän toimintoon Visma Software Oy 15

16 Saldo varastopaikka X = näyttää rivikohtaisesti ko. varaston_tuotteen saldon Vapaana varastopaikka X = näyttää rivikohtaisesti ko. varaston_tuotteen vapaana tilanteen RUUDUN ALAOSAN KENTÄT: Näkyvissä on aina sen tuoterivin tiedot jonka kohdalla riveillä juuri ollaan. Rivi näkyy silloin riveillä punaisena (ellei kyseessä ole tilastorivi joka on aina sininen). Riviltä riville voi liikkua näppäimistön nuoli ylös ja alas -painikkeilla tai hiiren kanssa siirtyen. Tuotteen koodi = tuotteen koodi. Kentässä voi myös etsiä riville tuotteen tai mennä nuolesta varsinaiseen tuotehakuun. Jos olet jo hakenut tuotteen riville ja käynnistät uuden haun, korvataan tämä rivi uuden haun tuotteella. Tuotteen koodi voidaan piilottaa kokonaan näkyvistä halutuilta asiakirjoilta myynnin perustietojen valinnoilla. Määrä = tilattu määrä. Oletuksena ohjelma tuo määräksi aina 1, ellei tuotteen taakse oli tuoterekisterissä muuta oletusta annettu. Yksikkö = tuotteen taakse annettu perus- tai oletusmyyntiyksikkö. Jos tuotteen taakse on tallennettu useita eri myyntiyksiköitä, voidaan tässä valita haluttu yksikkö. Yksikön voi myös jättää tyhjäksi. Varasto = näyttää tilauksen oletusvaraston vapaana olevan saldon tilanteen tuotteelle. Myyntivarastoa voi tarvittaessa vapaasti vaihtaa rivikohtaisesti. Hinta = tuotteen yksikön oletusmyyntihinta tuodaan automaattisesti tuoterekisteristä tai asiakaskohtaiset hinnat rekisterin kautta. A-hinta näytetään joko verottomana tai verollisena sen mukaan kumpi käytäntö on myynnin perustiedoissa valittu käyttöön. Oletusmyyntihintaa voi tilauksella vapaasti muuttaa. Otsakkeen nuolinapista voi valita esille myös yksikön omakustannushinnan näytön ja sitä voi muuttaa tilauksella. Omakustannushinta näytetään ja annetaan aina verottomana, huolimatta siitä että käytössä olisikin verollisten hintojen käsittely a- hinnassa. (koskee vain käyttäjiä joille on palvelunhallinnassa määritelty ko. käyttöoikeus) Visma Software Oy 16

17 Tuotteen nimi = tuotteen nimi tuodaan automaattisesti tuoterekisteristä. Nimeä voi vapaasti muokata tilausta tehdessä. Huom! kun tuotteen nimi ei tulekaan näkyviin vaan nimikenttä jäi tyhjäksi? Yleensä syynä on se, että tilaus on ulkomaiselle asiakkaalle tehty ja eri kielikoodilla kuin yrityksen oma kieli. Tuoterekisterissä on avattu nimikenttä myös vieraalla kielellä, mutta siihen ei olekaan kirjoitettu mitään. Käy tallentamassa tuotteelle nimi kaikilla tarvittavilla kielillä tai poista turhaan avattu rivi (englanti, ruotsi) tietue_poista toiminnolla. Ohjelma osaa näyttää nimen aina yrityksen kielellä kun muita kielikoodeja ei ole avattu. Ale% = riville voidaan antaa ale1 ja ale2 tilausta tehdessä. Alennuksia voidaan määritellä myös alennukset rekisterin kautta asiakkaille ja tuotteille, jolloin ne tulevat tuoteriville automaattisesti alennustaulun määritysten mukaisesti Veroton summa = ko. tuoterivin veroton summa yhteensä. Tätä kenttää ei voi käyttäjä itse muuttaa vaan laskenta tulee automaattisesti määrä x a-hinta. Toimitushetki = rivikohtainen toimitushetki. Jos ei erikseen anneta, ohjelma käyttää toimitushetkenä tilauksen otsikon toimituspäivää. Rivikohtaisen toimitushetken saa näkyviin tilausvahvisteelle kun on myynnin perustiedoissa laitettu ruksi kohtaan " Tilausvahvisteessa näytetään rivikohtainen toimitushetki " Laskun nro / Kuitin nro = jos rivi on jo laskutettu, ohjelma näyttää tässä kentässä sitä koskevan myyntilaskun tai käteiskuitin numeron. Saat lasku/kuittikopion otettua kohdalla olevan tositteen osalta ylävalikon toiminnolla Tilaukset_Asiakirjat_Lasku/kuittikopio. Työnsuorittaja = tilauksen oletustyönsuorittaja. Työnsuorittajaa voi vapaasti vaihtaa rivikohtaisesti Visma Software Oy 17

18 + alv = tuoterivin alv:n osuus joka tulee automaattisesti tuotteen tiliöintien perusteella. (arvoa ei voi käyttäjä muuttaa) Myyntitili = tuotteen tiliöinnin takaa tuleva oletusmyyntitili. Tiliä on mahdollista muuttaa tilausta tehdessä. Kentän näkyminen tilauksella voidaan kokonaan estää myynnin perustietojen valinnalla. Suositus etenkin silloin kun tilien muokkaaminen tilauskohtaisesti ei ole tarpeellista. Kentän piilottaminen estää näin mahdollisen vahingossa tapahtuvan tilin muuttamisen. Seurantakohdetasot 1-4 = tuoterivin oletuskustannuspaikat. Seurantakohdetasot ja niiden arvot ( kustannuspaikat ) perustetaan tilikartassa. Tilauksen tuoterivillä voidaan valita myös rivikohtaisesti eri kustannuspaikkoja. Otsikolla valittu tulee vain oletuksena kun uusia tuoterivejä poimitaan tilaukselle (ellei toisin ole määritelty). Kustannuspaikkojen määräytyminen voidaan myös automatisoida tulemaan seuraavasti: asiakaskohtaisesti (tallennettu asiakkaalle) tuoterivikohtaisesti (tallennettu tuotteen tiliöintikoodille) myyjäkohtaisesti (myyjälle voidaan antaa vain yksi taso/sen arvo oletuksena) Veroton Vero Yhteensä = koko tilauksen veroton summa yhteensä = koko tilauksen veron osuus yhteensä = koko tilauksen summa yhteensä Kate = koko tilausta koskeva katesumma ja kateprosentti. (näkyvissä vain käyttäjillä joille on palvelunhallinnassa määritelty ko. käyttöoikeus) Visma Software Oy 18

19 3 Vasemman laidan painikkeiden toiminnot Ruudun vasemmassa reunassa on erilaisia toimintonäppäimiä. Kun hiiren kursorin vie ikonin päälle avautuu pieni opasruutu joka kertoo mikä toiminto kuvakkeeseen on sidottu. 3.1 Tallenna Ylinnä olevalla disketin kuvalla tallennetaan ruudulla tehdyt lisäykset ja muutokset. Vinkki: jos useita käyttäjiä tekee uusia tilauksia yhtä aikaa, on paras painaa tallenna-painikkeesta heti kun asiakas on haettu tilaukselle. Uusi tilausnumero tallentuu ko. tilaukselle vasta ensimmäisen tallennuksen yhteydessä. 3.2 Sulje ruutu Disketin alapuolella on avoimen oven kuva. Tällä toiminnolla poistutaan ruudulta. Mikäli ohjelmasta poistutaan eikä muutoksia tai lisäyksiä ole tallennettu, kysyy ohjelma halutaanko muutokset tallentaa. Mikäli tallennus halutaan tehdä, klikataan Kyllä nappulaa, muuten Ei nappulaa. 3.3 Seuraava tietue Siirtyy seuraavaan tilaukseen.*) 3.4 Edellinen tietue Siirtyy edelliseen tilaukseen.*) *) = Nuolinapeilla selatessa tilaustenkäsittelyn perusnäkymässä ei näy poistettuja tilauksia. Poistettujen tilausten numerot saa selville tilaustenkäsittelyn raporteilla (esim. Tilauskanta) ja sen jälkeen poistetun tilauksen voi etsiä kohdalle antamalla tilausnumerokentässä ko. tilausnumeron 3.5 Hae tilaus Tilauksien selailu ruudun hakutoiminnot ja ominaisuudet: Tällä painikkeella voi siirtyä etsimään olemassa olevia tilauksia. Haun voi suorittaa usealla eri kriteerillä ja ruudulla on muitakin tilaustenkäsittelyn aputoimintoja Visma Software Oy 19

20 Tilauksen selailuun pääsee myös tilausnumero kentän nuolipainikkeesta Visma Software Oy 20

21 *Hae (perushaku) Paina ruudun alaosan Hae painiketta ja etsi tilausta antamalla ensimmäisellä rivillä jokin seuraavista tiedoista ko. kentässä. Haku käynnistyy näppäimistön Enter:llä tai Tab:lla tai ruudun Hae painikkeella. (Poistu painikkeella poistutaan tilauksien selailusta.) Tilausnro Asiakas Myyjä Laskutuslupa tai sen osalla = etsi tilausnumerolla = etsi yritysnumerolla, laskutusasiakkaan tai toimitusasiakkaan nimellä = etsi myyjän nimellä tai sen osalla = avointen, laskutusluvattomien tilausten etsiminen Anna Laskutuslupa sarakkeeseen kirjain E ja paina enter. Tilauksien selailu ruudulle tulee tällöin näkyviin vain ne avoimet tilaukset joissa ei ole laskutuslupaa Visma Software Oy 21

22 Etsimällä kirjaimella K ja enter. Tilauksien selailu ruudulle tulee tällöin näkyviin kaikki tilaukset joissa on laskutuslupa (= myös kaikki jo laskutetut). Tila = etsi tilauksia niiden statuksien mukaan A = avoin tilaus O = osittain laskutettu tilaus L = kokonaan laskutettu tilaus T = tarjoustilassa oleva tilausnumero Tilauksen lisätieto = etsi Tilauksenne kentän tiedon perusteella *Hakukriteerinä tilauspäivä, toimituspäivä tai eräpäivä Tilauksia voi etsiä myös tilauspäivän, toimituspäivän sekä tilauksen nettopäivän mukaan. Valitse otsakkeelta millä kriteerillä etsitään, anna haluttu päivämäärä ja paina Enter Visma Software Oy 22

23 *Hakukriteerinä tilauksen viitteemme, sisäinen lisätieto tai tilaaja kentän tieto Voit etsiä tilauksia myös viitteemme, sisäinen lisätieto ja tilaaja kentän tietojen perusteella. Valitse otsikon Asiakkaan viite -> tilalle listalta haluttu kriteeri, esim. Tilaaja ja paina alhaalta Hae-painiketta Visma Software Oy 23

24 Kirjoita kenttään haluttu haku esim. Tintti Tilaaja, käynnistä haku enterillä. Tilauksien selailu ruudulle tulee tällöin näkyviin kaikki ne tilaukset joissa Tilaajana ollut Tintti Tilaaja Visma Software Oy 24

25 *Hakukriteerinä kirjanpidon tili, kustannuspaikka, rivin lisätieto, tuotekoodi tai tuotenimi Tilauksien selailu - ruudun alaosassa on Haku-valinta. Valitse ensin millä kriteerillä etsintä halutaan käynnistää: - Tilit - Seurantakohdetaso (1,2,3 tai 4) (hakee rivikohtaisia seurantakohteita) - Rivin lisätieto (hakee Lisät. napin taakse syötettyjä tietoja) - Tuotekoodi - Tuotenimi Anna viereiseen kenttään etsittävä tieto ja käynnistä haku Enter:llä Visma Software Oy 25

26 *Hakukriteerinä sarjanumero Pelkän sarjanumeron perusteella tilauksen ja siihen liittyvän asiakkaan etsiminen tapahtuu seuraavasti: Anna etsittävä sarjanumero kentässä sarjanumero ja paina Enter. Ohjelma tuo listalle sen asiakkaan ja ko. tilauksen josta etsitty sarjanumero löytyy. *Hakukriteerinä tietty aikaväli Tilausten selailu näkymän voi rajata koskemaan vain tiettyä aikajaksoa. Valitse Hae ajalta - listalta haluttu aikaväli jos ei haluta etsiä tai katsella koko tilaushistoriaa. Tilauksien arvo yhteensä ja haettujen tilauksien kappalemäärä Ruudun oikeassa alalaidassa näkyy tilauksien (kaikki tai valitun etsinnän perusteella haetut tilaukset) summa yhteensä (sis. alv) sekä tilauksien kappalemäärä yhteensä. Näytetäänkö tilauksien summa vai tilastosumma yhteensä Oletuksena näytetään tilauksen yhteensä (sis.alv) summa. Vaihtamalla otsikolle Tilastosumma, näytetään tilauksen tilastoriviksi merkatun rivin tai rivien summat yhteensä. ( tilastosumma näkyy verollisena tai verottomana sen mukaan mikä käytäntö on valittu myynnin perustiedoissa a-hintojen käsittelyyn.) Visma Software Oy 26

27 Laskutuslupien antaminen massana tilauksille A.) Tilaukselle voidaan antaa laskutuslupa tilauskohtaisesti yksitellen Visma Software Oy 27

28 B.) tai laskutusluvat voidaan antaa massana kaikille halutuille tilauksille kerralla tilauksen selailu-ruudulla: Laskutusluvan antaminen kerralla kaikille tarvittaville tilauksille: Kun tilausten selailussa painetaan otsikkoa Laskutuslupa, tulee näkyviin tilauskohtainen V-nappula jota klikkaamalla voi antaa laskutusluvan tässä samassa näkymässä kaikille tarvittaville tilauksille (uudelleen klikkaus poistaa laskutusluvan) Visma Software Oy 28

29 C.) Huom: mikäli kyseessä on tilaus, josta halutaan nyt laskuttaa vain osa riveistä: on siinä tapauksessa käytävä jokainen laskutettava rivi myös täppäämässä laskutusluvalliseksi. (sekä Tilauksen tiedot- ruudulla on oltava myös laskutuslupa) Visma Software Oy 29

30 Laskutuskieltoon merkityt tilaukset Tilauksien selailu-näkymässä näkyy laskutuslupa-kentässä huutomerkki (! ) jos ko. tilaus on merkattu laskutuskieltoon. Laskutusluvan voi silti antaa myös tässä näkymässä klikkaamalla laskutuslupa-otsikkoa ja ko. rivin ( V ) painiketta. Ohjelma ilmoittaa tällöin että Laskutuskielto poistettu. Tilauksen tiedot -ruudulla laskutuskiellon saa poistettua normaalisti vaihtamalla täpän kohtaan laskutuslupa Visma Software Oy 30

31 Lähetteiden, tilausvahvistusten ja osoitetarrojen massatulostus Tilausrivien edessä oleva ruutuneliö Mahdollistaa lähetteiden, tilausvahvistusten ja osoitetarrojen massatulostuksen. Halutut tilaukset merkataan ruksilla, ja alhaalta valitaan haluttu asiakirja ja painetaan tulosta valitut. Raporttien tulostus vaatii että ko. käyttäjällä on oikeudet seuraaviin tilaustenkäsittelyn raportteihin: - Tilausvahvistus, Lähete ja Osoitetarra lähetykseen. Osoitetarra lähetykseen tarralomake: Kokotiedot (esim. APLI 1279) 2 tarraa vierekkäin, 4 allekkain = 8 tarraa per A4 lomake. Tarran koko: korkeus 7,4 cm, leveys 10,5 cm. Tarralla näkyy seuraavat tiedot valitusta tilauksesta: - Lähettävän yrityksen nimi ja osoite - Toimitusosoite asiakkaan nimi ja osoite sekä asiakasnumero (jos tilauksella ei ole toimitusosoitetta, tulostetaan laskutusosoitteen tiedot) - tilausnumero, toimituspäivä sekä tilauksen mahdollinen toimituslisätieto Visma Software Oy 31

32 3.6 Uusi tilaus Avaa uuden tilauksen kohdalle. 3.7 Lasku (Tilauksesta heti lasku, tai lasku-/kuittikopio jo laskutetusta) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + L Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Kohdalla olevasta tilauksesta tehdään (heti) lasku Lasku-painikkeella. a.) Jos tilaus on kokonaan avoin ja yhtään riviä ei ole ruksattu, lasku tehdään koko tilauksesta kerralla. (Status muuttuu avoimesta tilauksesta -> laskutetuksi.) b.) Jos jokin tilausrivi on erikseen ruksattu, lasku tehdään vain valituista riveistä ja loput rivit jäävät avoimeksi odottamaan laskutusta. (Status muuttuu avoimesta tilauksesta -> osittain laskutetuksi.) c.) HUOM! Jos osa tilauksesta on jo laskutettu aiemmin, Lasku-painikkeen uudelleen painaminen ja eteneminen loppuun asti kerää kaikki loput avoimet rivit ja tekee niistä uuden laskun. (Status muuttuu osittain laskutetusta -> laskutetuksi.) Tällä ruudulla voit vielä tarvittaessa muuttaa laskun päiväystä sekä vaikuttaa eräpäivään. Laskun päiväys = ohjelma tarjoaa oletuksena laskun tekohetken päiväystä Visma Software Oy 32

33 Laskun päiväksi voidaan antaa vanhojen avoimien kausien viimeinen päivä tai tulevien kausien ensimmäinen päivä. Kuluvan kauden sisällä päiväystä on mahdollista muuttaa vain eteenpäin. Laskun päivä määrää kirjanpidon kauden! Arvopäivä = ohjelma tarjoaa oletuksena laskun tekohetken päiväystä. Arvopäivää voidaan muuttaa vapaasti taaksepäin tai eteenpäin. Vaikuttaa siihen mistä päivästä alkaen tilauksen maksuehtoa aletaan laskemaan ja saadaan näin laskun eräpäivä. Jos tilaukselle on käsin erikseen määritelty nettopäivä, se ohittaa kuitenkin tämän valinnan. Paina Laskuta ja seuraavalla ruudulla OK Visma Software Oy 33

34 Paina Tulosta / Lähetä.. Tulostus ruudun avulla voidaan vaikuttaa tulostetaanko lasku näytölle (oletus), paikalliseen tulostimeen (vaatii erillisen Orarrp - ohjelman asennuksen, kts. laiteympäristö käsikirja) vai sähköpostiin. Samoin voidaan valita PDF (oletus) - formaatin tilalle tarvittaessa jokin muu formaatti (HTML, RTF, CSV) Visma Software Oy 34

35 Lasku tulostetaan oletuksena näytölle PDF formaatissa josta se voidaan jatko käsitellä (tulostaa tai lähettää sähköpostilla jne.) tarpeen mukaan eteenpäin. Laskun teossa Finvoice - aineiston oikeellisuuden tarkistus Validointitarkistus tehdään tilauksille joiden laskujen välitystavan tyyppi on Finvoice tai E-lasku. Laskutus on estetty kunnes tiedot oikein tai tilaukselta poistettu ko. välitystapa Validointitarkistus tehdään laskun teon yhteydessä jos tilauksen välitystavan tyyppi on: * Finvoice * E-lasku Jos validointi ei mene läpi, ohjelma herjaa esim. seuraavasti: Finvoice -aineiston muodostus epäonnistui virheellisten tai puutteellisten tietojen vuoksi. Tarkista tilauksen tiedot (esim. osoitetiedot ovat pakollisia). LSX-00009: data missing for type genericstringtype2_ Visma Software Oy 35

36 - viimeinen lauseke on vaihtuva sen mukaan minkä virheen validointi on löytänyt - esimerkissä tilauksen toimitusosoitteet puuttuivat ja lauseke viittaa puuttuvaan pakolliseen tietoon jonka minimipituus on 2 merkkiä ja maksimipituus 35 merkkiä - yleisin puute aineistoissa on juuri se, että jokin laskun osoitetiedoista on puutteellinen (laskuttajan, laskunsaajan tai toimitusosoitteen) Jos kyseessä on erälaskutus ja validointi ei mene läpi, ohjelma herjaa seuraavasti: Finvoice -aineiston muodostus epäonnistui virheellisten tai puutteellisten tietojen vuoksi. Tarkista tilauksen tiedot (esim. osoitetiedot ovat pakollisia). LSX-00009: data missing for type genericstringtype2_35 (Tilausnro: 1145) - erälaskutus kertoo viimeisessä lauseessa ko. tilausnumeron josta ko. validointivirhe on löytynyt - virheellisestä tilauksesta tulee ilmoitus tilaus kerrallaan, joten on mahdollista, että uudessa erälaskutusajossa virheitä löytyy edelleen ja silloin ilmoituksessa taas seuraava tilausnumero jne. kunnes kaikki laskutusajoon tulossa olevat tilaukset läpäisevät validointitarkistuksen Visma Software Oy 36

37 Visma Software Oy 37

38 Laskun tai minkä tahansa muun asiakirjan lähetys suoraan sähköpostiin Tämä sama ohje pätee kaikkiin Fivaldi tilaustenkäsittelyn asiakirjoihin! Mikäli lasku lähetetään suoraan sähköpostilla, valitse Tulostus ruudulla kohteeksi sähköposti ja kirjoita vastaanottajan osoite vastaanottajat kenttään. Voit myös Poimi painikkeella hakea halutut sähköpostiosoitteet asiakkaan taakse tallennettujen sähköpostien joukosta Visma Software Oy 38

39 Osoitteiden poiminta valitaan ruksaamalla halutut rivit ja lopuksi OK Visma Software Oy 39

40 Voit antaa myös lähetykselle otsikon Aihe-kentässä. Lopuksi paina Tulosta/Lähetä. Lasku on tehty ja sähköposti lähetetty. Huom! Tarkista pääkäyttäjältä, että laskuttavalle käyttäjätunnukselle on tallennettu oikea sähköpostiosoite palvelunhallinnassa. Kun näin on tehty, laskun vastaanottaja näkee heti mistä sähköpostiosoitteesta lasku on lähetetty ja mikäli lähetys jostain syystä epäonnistuu, tulee tästä virheilmoitus laskun lähettäjän sähköpostiin! Visma Software Oy 40

41 Laskukopion tulostaminen tilausruudulta Lasku painikkeella on mahdollista tulostaa myös laskukopio suoraan tilaustenkäsittelyn ruudulta. (Kopion laskupohjaksi tulostuu ko. tilauksen Laskujen välitystavan taakse määritelty laskupohja tai jos välitystapaa ei ole, tulostetaan myynnin perustiedoissa määritelty oletuslaskupohja.) KOKONAAN LASKUTETTU TILAUS Jos tilaus on jo kokonaan laskutettu, tulosta lasku- tai kuittikopio vasemman laidan pikanapeilla Lasku tai Kuitti. Jos samasta tilauksesta on tehty enemmän kuin yksi lasku tai kuitti, ohjelma tulostaa kuitin tai laskun kopion sen mukaan minkä rivin kohdalla ollaan. ( Laskun tai kuitin numero näkyy rivikohtaisesti ruudun alaosassa kun ollaan jonkin tuoterivin kohdalla.) OSALASKUTETTU TILAUS Jos tilaus on vasta osalaskutettu tilassa ja haluat tehdystä laskusta tai kuitista kopion, tulosta kopio aina ylävalikon toiminnon kautta: Tilaukset_Asiakirjat_Lasku/Kuittikopio. ( jos käytät vasemman laidan painikkeita osalaskutetun tilauksen kohdalla, ohjelma laskuttaa loput laskuttamattomat tai ruksatut rivit ja tekee kopion sijasta kokonaan uuden laskun tai kuitin.) 3.8 Kuitti (Tulosta kuitti A4) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + K Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Kohdalla olevasta tilauksesta tehdään käteiskuitti Kuitti - painikkeella. a.) Jos tilaus on kokonaan avoin ja yhtään riviä ei ole ruksattu, kuitti tehdään koko tilauksesta kerralla. (Status muuttuu avoimesta tilauksesta -> laskutetuksi.) b.) Jos jokin tilausrivi on erikseen ruksattu, kuitti tehdään vain valituista riveistä ja loput rivit jäävät avoimeksi odottamaan laskutusta. (Status muuttuu avoimesta tilauksesta -> osittain laskutetuksi.) c.) Jos osa tilauksesta on jo laskutettu aiemmin, Kuitti -painikkeen uudelleen painaminen ja eteneminen loppuun asti kerää kaikki loput avoimet rivit ja tekee niistä uuden laskun. (Status muuttuu osittain laskutetusta -> laskutetuksi.) Visma Software Oy 41

42 Maksun vastaanotto ruudulla valitaan kassapiste sekä maksutapa. Kotivaluutan vertailuvaluuttana näkyy EUR, mikäli muuta vertailuvaluuttaa ei ole valittu myynnin perustiedoissa. Kassapiste = jos vain 1 kassapiste luotu = tuodaan se aina oletuksena Visma Software Oy 42

43 - jos useampi kassapiste perustettu = käyttäjä valitsee ensimmäisellä kerralla kassapisteen (ohjelma muistaa viimeisimmän valinnan ko. istunnon ajan) Visma Software Oy 43

44 - jos annettu tilauksen myyjän taakse kassapiste niin myyjän oletuskassapiste tuodaan ensisijaisena ko. myyjän tilauksen kuitin tekoon - (edellyttäen että muuta kassaa ei ole käyttäjän toimesta valittu ja tallennettu ko. istunnon aikana) Maksutapa = oletus on käteinen. Valitse tarvittaessa pankki-/tai luottokortti. Paina Kuitti ja seuraavalla ruudulla Tulosta / Lähetä Visma Software Oy 44

45 Kuitti tulostetaan oletuksena näytölle PDF formaatissa josta se voidaan jatkokäsitellä (tulostaa tai lähettää sähköpostilla jne.) tarpeen mukaan eteenpäin Visma Software Oy 45

46 Käteiskuittien tulostus kuittikirjoittimelle (Star TSP100) Asetukset Fivaldin osalta ennen käyttöönottoa: PALVELUNHALLINTA Pääkäyttäjän tulee ensin määritellä tarvittavan raportin käyttöoikeus kaikille halutuille käyttäjille ja/tai käyttäjäryhmille: Avaa päävalikosta Apuohjelmien alta Palvelunhallinta sovellus. Avaa käyttäjät tai käyttäjäryhmät (riippuen siitä onko oikeudet annettu suoraan käyttäjälle vai ryhmän kautta) -lista pienestä (+) nappulasta. Mene halutun tunnuksen tai ryhmän päälle. Katso, että keskellä sivua näkyy oikea yritys (= yritys josta kuitteja tulostetaan). Mene sovellukset laatikossa Tilaustenkäsittely nimikkeen päälle. Silloin oikealla Raportit laatikossa näkyy kaikki tilaustenkäsittelyn raportit. Laita käyttöruksi voimaan raportille Käteiskuitti (kuittikirjoitin) ja tallenna muutos. Raportin käyttöoikeus on nyt voimassa ko. tunnuksella tai kaikilla niillä jotka kuuluvat ko. käyttäjäryhmään. MYYNNIN PERUSTIEDOT Myynnin perustiedoissa määritellään uusi kuittiraportti korvaamaan A4 kokoisen kuitin: Avaa tilaustenkäsittely, ylävalikosta Tilaukset_Perustiedot. Asiakirjat välilehdellä: Kirjoita Kuitti kenttään-> kuitti_80x254.rep Tallenna muutos ja poistu päävalikkoon asti. TILAUSTENKÄSITTELY JA KUITIN TEKO Myyntitilaus ja kuitti tehdään Fivaldissa kuten A4 kokoinen kuittikin. Jos laiteasetukset ovat kunnossa (saatavilla erillinen asennusohje mallille Star TSP100), tulostuu nyt automaattisesti A4 kuitin sijasta kuittikirjoittimen määritysten mukainen kuitti. KUITIN TULOSTUSVAIHEIDEN KARSINTA JA MUUTTAMINEN? a.) Jos halutaan kuittien tulostusvaiheesta välivaihe Tulosta/lähetä kokonaan pois, määrittele seuraava kohta tilaustenkäsittelyssä päälle: Visma Software Oy 46

47 b.1) kuittia ei haluta ollenkaan Adobe näkymään PDF- muodossa näytölle? Finnvalli voi lähettää pakattuna tarvittaessa erillisen orarrp.exe tiedoston. ( Huom! Ko. ohjelma ei ole Finnvallin ylläpitämä ohjelma. Toimivuuden kanssa on ilmennyt teknisiä ongelmia mm. Vista sekä Windows 7 ympäristöissä, eli tämä vaihe ei asennuksesta huolimatta välttämättä toimi kaikissa koneissa. Käyttöä voi halutessa kokeilla Windows XP ympäristössä.) Tallenna saamasi tiedosto esimerkiksi C:\Program Files (Ohjelmatiedostot) -kansioon. Purkaa zip tuplaklikkaamalla ja vastaa Avaa sekä I agree. Mene hiiren kanssa orarrp.exe tiedoston päälle ja raahaa hiirellä ko. kansion juureen. Käynnistä asennus tuplaklikkaamalla exe-tiedostoa. Vastaa Ok ja Ok. Kun asennus on valmis, on samaan polkuun ohjelman kanssa muodostunut automaattisesti myös orarrp.ini kokoonpanoasetukset tiedosto. Avaamalla tämän tiedoston, voit vielä määrittää seuraavassa kohdassa haluamasi menettelyn: katso kohta: choose_printer=yes Jos valintana on yes = tulostuksessa voidaan aina valita tulostin Jos valintana on no = tulostuksessa käytetään aina Windowsin oletustulostinta. (tämä on nopein tapa tulostaa kuitteja kuittikirjoittimelle, mutta tällöin tulostin ei ole valittavissa muihinkaan asiakirjoihin vaan ohjelma käyttää aina sen hetkistä oletustulostinta) Huom! nämä asetukset vaikuttavat samalla kaikkiin Fivaldi tulostuksiin. b.2) Jos orarrp ohjelma otetaan käyttöön, tee vielä seuraava muutos: Fivaldin Info sivulla valitse Omat tiedot. Muuta oletus tulostuskohde kohtaan näytön tilalle -> Paikallinen tulostin. Paina Tallenna muutokset Visma Software Oy 47

48 Käteiskuitin kopion tulostaminen suoraan tilausruudulta Käteiskuitista on mahdollista tulostaa kopio suoraan tilaustenkäsittelyn ruudulta. KOKONAAN LASKUTETTU TILAUS Jos tilaus on jo kokonaan laskutettu, tulosta lasku- tai kuittikopio vasemman laidan pikanapeilla Lasku tai Kuitti. Jos samasta tilauksesta on tehty enemmän kuin yksi lasku tai kuitti, ohjelma tulostaa kuitin tai laskun kopion sen mukaan minkä rivin kohdalla ollaan. ( Laskun tai kuitin numero näkyy rivikohtaisesti ruudun alaosassa kun ollaan jonkin tuoterivin kohdalla.) OSALASKUTETTU TILAUS Jos tilaus on vasta osalaskutettu tilassa ja haluat tehdystä laskusta tai kuitista kopion, tulosta kopio aina ylävalikon toiminnon kautta: Tilaukset_Asiakirjat_Lasku/Kuittikopio. ( jos käytät vasemman laidan painikkeita osalaskutetun tilauksen kohdalla, ohjelma laskuttaa loput laskuttamattomat tai ruksatut rivit ja tekee kopion sijasta kokonaan uuden laskun tai kuitin.) Visma Software Oy 48

49 3.9 Lähete (Tulosta lähete) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + H Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Lähete painikkeella, kohdalla olevasta tilauksesta tulostetaan Lähete. Paina Tulosta / Lähetä Vinkki: tämän vaiheen voi jatkossa ohittaa kokonaan kun valitsee ylävalikosta Tilaukset_Tulostus aina oletusasetuksin. Tulostus ruudun avulla voidaan vaikuttaa tulostetaanko asiakirja näytölle (oletus), paikalliseen tulostimeen (vaatii erillisen Orarrp - ohjelman asennuksen, kts. laiteympäristö käsikirja) vai sähköpostiin. Samoin voidaan valita PDF (oletus) - formaatin tilalle tarvittaessa jokin muu formaatti (HTML, RTF, CSV). Voit myös lähettää asiakirjan suoraan sähköpostiin (kts. kohta Laskun tai minkä tahansa muun asiakirjan lähetys suoraan sähköpostiin ) Visma Software Oy 49

50 Lähete tulostetaan oletuksena näytölle PDF formaatissa josta se voidaan jatkokäsitellä (tulostaa tai lähettää sähköpostilla jne.) tarpeen mukaan eteenpäin Visma Software Oy 50

51 Jälkitoimituslähetteiden tulostaminen Jos tilauksella on tehty jälkitoimituslähetyksiä, Lähete painikkeesta tulee näkyviin Valitse tulostettava lähete ruutu jolla valitaan mikä lähete halutaan tulostaa. Valinta tehdään klikkaamalla hiirellä haluttua riviä. (Tämän jälkeen edetään normaalisti kuten edellä.) Visma Software Oy 51

52 Alkuperäisen tilauksen lähete: Tulostaa lähetteen tilanteesta ennen jälkitoimitusten tekoa (= alkuperäinen tilaus) Visma Software Oy 52

53 Esimerkki ensimmäisen jälkitoimituslähetyksen lähetteestä: Visma Software Oy 53

54 Esimerkki toisen jälkitoimituslähetyksen lähetteestä: Visma Software Oy 54

55 Mm. lähetteen otsikon voi itse myös määritellä Lähete sana voidaan korvataan esim. sanalla Lähetyslista. Muutos tehdään myynnin perustiedoissa, Asiakirjat välilehdellä kohdassa muokattavat tekstit Visma Software Oy 55

56 3.10 Tilvahv (Tulosta tilausvahvistus) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + V Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Tilvahv painikkeella, kohdalla olevasta tilauksesta tulostetaan tilausvahvistus. Paina Tulosta / Lähetä Vinkki: tämän vaiheen voi jatkossa ohittaa kokonaan kun valitsee ylävalikosta Tilaukset_Tulostus aina oletusasetuksin. Tulostus ruudun avulla voidaan vaikuttaa tulostetaanko asiakirja näytölle (oletus), paikalliseen tulostimeen (vaatii erillisen Orarrp - ohjelman asennuksen, kts. laiteympäristö käsikirja) vai sähköpostiin. Samoin voidaan valita PDF (oletus) - formaatin tilalle tarvittaessa jokin muu formaatti (HTML, RTF, CSV). Voit myös lähettää asiakirjan suoraan sähköpostiin (kts. kohta Laskun tai minkä tahansa muun asiakirjan lähetys suoraan sähköpostiin ) Visma Software Oy 56

57 Tilausvahvistus tulostetaan oletuksena näytölle PDF formaatissa josta se voidaan jatkokäsitellä (tulostaa tai lähettää sähköpostilla jne.) tarpeen mukaan eteenpäin. Vinkki: Laskutustietojen esikatselu tilausvahvisteen avulla Kun haluat tarkistaa laskutusta varten tilauksen rivitiedot, summat jne., tulosta tilausvahviste! Tilausvahvisteen voi tulostaa niin monta kertaa kuin haluaa ja milloin vain. Jos huomaat virheitä voit vapaasti vielä muokata ja korjata avoimia tilausrivejä. Vasta laskun tekeminen lukitsee rivin ja sen jälkeen mahdolliset korjaukset on tehtävä hyvityslaskulla Visma Software Oy 57

58 3.11 Osta (Ostotilaus) Tämä toiminto vaatii, että myös Ostotilaukset sovellus on käytössä. Osta painikkeella voidaan tehdä helposti ko. myyntilausta vastaava ostotilaus tai tarjouspyyntö. Painikkeesta päästään suoraan ostotilaukset sovelluksen ostotarve -ruudulle, ja Tee painikkeella valmistuu automaattisesti ostotilauskantaan ostotilaus tai tarjouspyyntö käsiteltäväksi eteenpäin Visma Software Oy 58

59 Toiminto vaatii, että toimittaja on tallennettu myyntitilauksella olevien tuotteiden taakse. Tilauksesta voidaan tehdä ostotilaus vain yhden kerran, ohjelma huomauttaa jos osto on jo tehty Kopioi (Uudista tai kopioi tilaus) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + P Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Kopioi painikkeella, kohdalla olevasta tilauksesta tehdään identtinen kopio. Uusi kopioitu tilaus saa automaattisesti seuraavan vapaan tilausnumeron ja se jää avoin tilaan odottamaan käsittelyä. Voit muokata avointa tilausta ihan vapaasti, vaihtaa asiakkaan, poistaa tai lisätä rivejä ja tarvittaessa poistaa vaikka koko tilauksen jne Visma Software Oy 59

60 3.13 Uud.hin (Uudelleenhinnoittele tilaus) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + U Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Tällä toiminnolla voidaan helposti muuttaa tehdyn tilauksen loppusumma halutuksi. Esimerkiksi asiakkaalle on sovittu tilauksen hinnaksi tasan 1340,00 euroa. Tilauksen summaksi tuli tuoterekisterin hintojen perusteella kuitenkin yhteensä 1340,78 euroa. Painamalla Uud.hin painikkeesta, tulee näkyviin tilauksen uudelleenhinnoittelu ruutu jonka avulla voit kätevästi laskea tilaukselle uuden loppusumman. (Sama koskee tilauksen mahdollisia tilastorivejä joihin toimintoa voi myös käyttää.) Paina summan antamisen jälkeen OK Visma Software Oy 60

61 Ohjelma on nyt automaattisesti laskenut riveille uudet summat suhteessa toisiinsa niin, että loppusummaksi saatiin haluttu summa Visma Software Oy 61

62 3.14 Erik.hin (Asiakaskohtaiset hinnat) Visma Software Oy 62

63 Tästä painikkeesta pääsee katsomaan suoraan tilaukselta ko. asiakkaalle mahdollisesti tallennettuja erikoishintaisia tuotteita. Kun tuoterivit on tilaukselle haettu, voit myös tuoterivin kohdalla ollessa katsoa ko. tuotteen erikoishinnat kaikille asiakkaille tai asiakasryhmille Visma Software Oy 63

64 3.15 TekstiR (Tekstirivin syöttö) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + T Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. TekstiR painikkeen avulla voit syöttää tilaukselle niin paljon tekstiriviä kuin tarpeellista. Annettu tieto näkyy kaikilla myynnin asiakirjoilla. Tekstirivin tieto kirjoitetaan ruudun alaosassa tekstirivi kentässä. Jos haluat väliin esim. tyhjän rivin, paina TekstiR painiketta mutta jätä teksti antamatta. Vinkki: Kun katkaiset tekstin kirjoittamisen aina yksikkö kentän puolivälin kohdille, pystyt itse vaikuttamaan ulkoasuun kuinka tekstirivit jaetaan asiakirjoilla = koko rivi mahtuu aina yhdelle riville. Muussa tapauksessa ohjelma katkaisee automaattisesti rivin loppumerkit omaksi riviksi jos kaikki eivät ole mahtuneet samalle riville asiakirjoilla Visma Software Oy 64

65 Kun tekstirivi on syötetty ja edetty eteenpäin (esim. enter, tab tai näppäimistön nuoli alas) tulee rivi näkyviin ruudun yläosaan. Tekstin syöttö ja muokkaus tapahtuu aina ruudun alaosassa. Jos tekstiriviä ei ole vielä laskutettu, voit muokata ja käsitellä sitä vielä vapaasti. Mene halutun tekstirivin kohdalle (= näkyy silloin punaisella). Siirrä paikkaa tilauksella Muuta tekstiä Poista koko rivi = kts. ruudun vasen alakulma: painikkeet nuoli ylös ja alas = mene rivin kohdalle ja tee muutokset ruudun alaosassa = ylävalikon toiminto Tietue_Poista Visma Software Oy 65

66 3.16 Lisät. (Rivilisätiedon syöttö) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + I Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Lisät. painikkeella voit syöttää tilausrivin taakse vapaasti lisätietoa. Oletuksena annettu teksti ei näy missään asiakirjoilla, mutta voidaan tarkastella milloin vain halutun rivin kohdalla ollessa. Myynnin perustiedoissa voidaan kuitenkin määrätä teksti haluttaessa näkymään halutuissa tulosteissa. (kts. myynnin perustiedot kohta Tulostetaan rivilisätiedot.) Mene halutun tuoterivin kohdalle ja valitse Lisät. painike. Aukeaa tilausrivin lisätieto ruutu johon voidaan syöttää tilaukselle tekstiä tuoterivikohtaisesti. Jos tuoterivin taakse on annettu lisätietoa, näkyy ko. rivin edessä -> nuoli oikealle merkki. Annetun tiedon tarkastelu ja muokkaus tapahtuu menemällä halutun tuoterivin kohdalle ja valitsemalla Lisät. painike Visma Software Oy 66

67 Esim. rivilisätiedon näkymisestä tulosteessa, kun myynnin perustiedoissa oli erikseen valittu, että halutaan näyttää tilausvahvisteella: Visma Software Oy 67

68 3.17 TilastoR (Tilausrivistä tilastorivi tai toisinpäin) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + O Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Huom! Tilastorivi ei tulostu asiakirjoille eikä sisälly tilauksen/laskun loppusummaan. Tilastorivejä voidaan käyttää hyödyksi esimerkiksi sisäisessä laskennassa. Tuoterivi muutetaan tilastoriviksi menemällä rivin kohdalle ja valitsemalla TilastoR painike. Rivi muuttuu tällöin siniseksi ja rivin yhteensä summa katoaa näkyvistä sekä tilauksen loppusummasta. Valitsemalla uudestaan TilastoR -painikkeen saat rivin tarvittaessa muutettua takaisin normaaliksi laskutettavaksi riviksi. Mm. raportti Tilauskanta näyttää tarvittaessa vain tilastorivien tiedot kun rajauksissa valitaan tilausrivin tyypiksi tilastorivit Visma Software Oy 68

69 Tuote tilastoriviksi automaattisesti? Jos tuoterekisterissä tuotteelle ruksataan kohta Tilastoriviksi tilaukselle, tulee tämä tuote aina tilaukselle tilastorivinä. Tilastoriviksi merkatun tuotteen voi vielä tilauksella muuttaa normaaliksi tilausriviksi painamalla ko. rivin kohdalla TilastoR painiketta Varast (Varastokysely) Varastokysely painikkeella pääsee katsomaan varastotuotteiden varastotilannetta suoraan tilaustenkäsittelystä eikä tämä vaadi erikseen varastonhallinta sovelluksen käyttöoikeutta. Tuote välilehdellä on nähtävissä halutun tuotteen saldo per varasto sekä varattu, vapaana ja tilattu saldot Visma Software Oy 69

70 Sarjanumero - ruudulla voidaan antaa haluttu sarjanumero ja etsiä siihen liittyvät varasto/tilaustiedot Visma Software Oy 70

71 Varatut ruudulla näkyy valitun tuotteen toimittamatta oleva tilanne. Toimittamatta = ko. määrä on laskuttamatta tai jos tuote on keräilytuote, sitä ei ole vielä lähetetty/keräilty pois varastosta. ps. Varatut tilanteen voit tulostaa myös Varastonhallinnan raportilla Varatut tuotteet Visma Software Oy 71

72 3.19 Sarja# (Sarjanumerorekisteri) Sarja# - painikkeen kautta, tuotteen sarjanumero kytketään myyntitilaukseen Sarjanumeroiden kytkentä myyntitilaukselle tehdään seuraavasti: Mene ko. tuoterivin päälle ja valitse Sarja# -painike. Avautuu seuraava näkymä jossa annetaan otsikolla kiinnitettävä sarjanumero tai niiden välinen sarja. Paina Kiinnitä tilaukseen ja lopuksi Ok. Myyntilaukseen sidottuja sarjanumeroita voi tarkastella tilauskohtaisesti hakemalla ko. tilauksen esille ja menemällä ko. tuoterivin päälle ja painamalla Sarja# painikkeesta jolloin sama näkymä näyttää ko. tilaukseen ja tuoteriviin sidotut sarjanumerot. Tilauksesta voi myös jälkikäteen poistaa ja/tai lisätä sarjanumeroita Visma Software Oy 72

73 Sarjanumeroista yleisesti: Varastotuote merkataan sarjanumeroseurantaan tuoterekisterissä. Sarjanumerot syötetään varaston saapumisen yhteydessä ja ne sidotaan tuoteriveille myyntitilauksella. Sarjanumero saadaan myynnin perustietojen parametrilla näkymään lähetteellä ja/tai laskulla tuotenimen alla rivikohtaisesti, esim: Myynnin perustietojen parametri Laskulle sarjanumerot?. Jos tätä ei ole laitettu voimaan, tilaukseen sitominen voidaan tehdä koska tahansa ja sarjanumeroita ei näytetä laskulla. Muussa tapauksessa laskun teko vaatii että sarjanumerot ovat kytketty riveille Visma Software Oy 73

74 3.20 Historia Historia painikkeen takaa pääsee tarkastelemaan ko. asiakkaan ja kohdalle valitun tuoterivin historiatietoja: - Tuotteen myyntihistoria - Asiakkaan ostohistoria - Tuotteen ostohistoria ( aktiivinen vain Ostotilaukset sovelluksen kautta) - Toimittajalta ostot ( aktiivinen vain Ostotilaukset sovelluksen kautta) Visma Software Oy 74

75 3.21 Tiliote (Reskontran tiliote) Tiliote painikkeen kautta pääsee katselemaan ko. asiakkaan tiliotteen tilannetta. Oletuksena näytetään kuluvan ja edellisen kauden tapahtumat sekä kaikki avoimet laskut. Jos halutaan katsoa historiaan, valitse haluttu kausi kohdasta näytä kaikki laskut alkaen kaudesta Visma Software Oy 75

76 3.22 Lähetys (Vie tilaus lähetysseurantaan) Toiminto aktivoituu myös ilman hiiren käyttöä näppäimistön komennolla Alt + Y Kyseessä oleva kirjain on myös alleviivattu toimintonäppäimen nimessä. Näppäinkomennot toimivat sekä pienillä että isoilla kirjaimilla. Jälkitoimitusrivien tekeminen (kun käytössä ei ole Lähetysseurantaa) Myynnin perustiedoissa on parametri Lähetysten teko/jälkitoimitus. Täpättynä tämä kohta mahdollistaa automaattisten jälkitoimitusrivien tekemisen tilauksella. Esim. tilattu 10 kpl, toimitettu 5 kpl-> ohjelma tekee automaattisesti jälkitoimitusrivit tilaukselle toimittamattomista määristä: Jos myynnin perustietojen kohtaa ei ole täpätty, ohjelma vain herjaa lähetystä tehdessä lähetysseurannan oikeuksien puuttumisesta eikä päästä tekemään edes jälkitoimituksia Visma Software Oy 76

77 Seuraavassa muutamia esimerkkitilanteita ja toimintaohjeita Esimerkkitilanne 1): Alkuperäinen tilaus 74 kpl tuotetta. Tilauksella on toimitettu ja laskutettu ensimmäinen lähetys 50 kpl. Tehty valmiiksi jälkitoimitustoiminnolla kaksi seuraavaa lähetystä odottamaan toimitusta ja laskutusta myöhemmin. Tässä vaiheessa ohjelma on lukinnut keskimmäisen lähetyksen 20 kpl rivit, eli niitä ei pääse muuttamaan ellei ensin peru viimeistä lähetystä. Käytännössä siis muutoksia voi tehdä vain viimeiseen lähetykseen. Muussa tapauksessa on aina peruttava ensin viimeisin lähetys jotta pääsee muuttamaan edellistä lähetystä. Tässä vaiheessa tulee tietoon, että jälkitoimituksiin tulikin muutoksia kappalemääriin. Asiakkaalle toimitetaankin jälkitoimituksena enää vain 10 kappaletta ko. tuotetta tilauksella olevan 24 kpl sijasta. Miten lopputilaus muutetaan ja perutaan 14 kpl? Visma Software Oy 77

78 Jos yrittää poistaa viimeisen lähetyksen menemällä suoraan ko. rivin päälle ja valitsemalla Tietue_Poista, ohjelma ilmoittaa nyt Rivi on jälkitoimitusrivi, et voi poistaa sitä suoraan. Peru lähetys menemällä riville jonka jälkitoimitus tämä on, ja paina lähetys-nappia päästäksesi lähetysruudulle Visma Software Oy 78

79 Siirry siis keskimmäisen lähetyksen kohdalle ja valitse Lähetys-painike. Valitse seuraavalla ruudulla Peru lähetys Visma Software Oy 79

80 Nyt pääset muokkaamaan jälkitoimitusta ja muuttamaan määräksi esim. 10 kpl Visma Software Oy 80

81 Esimerkkitilanne 2): Alkuperäinen tilaus 74 kpl tuotetta. Tilauksella on toimitettu ja laskutettu vain viimeisin lähetys 4 kpl. Ensimmäiset kaksi lähetystä ovat vielä avoimina ja toimittamatta. Ohjelma on nyt lukinnut kaksi ensimmäistä lähetystä ja niiden rivit täysin. Niitä ei enää pääse muuttamaan, poistamaan tai edes perumaan koska viimeinen lähetys on laskutettu ennen näitä aiemmin tehtyjä lähetyksiä. Käytännössä muutoksia voi edelleen tehdä vain viimeiseen lähetykseen tai sen perumisen kautta, mutta tässä tilauksessa se on jo laskutettu eli lukittu myös. Tässä vaiheessa tulee tietoon, että avoinna olevat lähetysrivit (70 kpl) pitää poistaa turhina, kauppa peruuntui siltä osin. Asiakkaan osalta ko. tilaus on jo loppuun käsitelty eikä uusia laskuja enää lähde. Miten laskuttamattomat turhat rivit saadaan pois? Visma Software Oy 81

82 Et voi tässä tapauksessa enää poistaa rivejä, et voi muokata etkä perua lähetyksiään. (Peruminen ei ole mahdollista koska viimeinen lähetys oli laskutettu ennen edellistä lähetystä ). Tilanteen saa korjattua nyt ainoastaan niin, että tehdään avoimista riveistä lasku joka hyvitetään miinusmerkkisellä vastalaskulla heti perään Visma Software Oy 82

83 Esimerkkitilanne 3): Alkuperäinen tilaus: Tuotetta 022 tilattu 10 kpl, josta lähtee ensin 3 kpl. Tuotetta 011 tilattu 4 kpl, lähtee 0 eli kaikki tältä osin jäävät jälkitoimitukseen. Koko tilaus on vielä laskuttamatta ja lasku tehdään kerralla kun koko tilaus on toimitettu. Miten toimitaan jos ei haluta näyttää ensimmäisen erän nollariviä laskulla? Visma Software Oy 83

84 Tietue_Poista toiminto ei anna poistaa riviä koska siitä on tehty jälkitoimitus Visma Software Oy 84

85 Vaihtoehtoja jää kaksi: a.) Tilaus laskutetaan sellaisenaan jolloin laskulla rivit näkyvät alkuperäisessä muodossa ennen lähetyksen tekoa Visma Software Oy 85

86 b.) Toinen vaihtoehto on, että ruksitaan laskutukseen ensin mukaan kaikki muut rivit paitsi tämä nollarivi. Lasku näyttää silloin tältä Visma Software Oy 86

87 Tilaus on jäänyt nyt osalaskutettu tilaan. Jotta tilaus saadaan kokonaan laskutetuksi, on tämä nollarivi laskutettava myös pois ( tämä on silloin 1 nollasummainen laskutosite kirjanpidossa, ei sinänsä vaikuta mihinkään mutta saa oman laskunumeron myös). ( ps. Jotta nollasummalaskun teko on mahdollista, pitää myynnin perustiedoissa olla valittu tämä päälle.) Visma Software Oy 87

88 Esimerkkitilanne 4): Alkuperäinen tilaus: Tuotetta on tilattu 100 kpl, josta toimitetaan ja laskutetaan ensin 70 kpl. Jälkitoimitukseen jäi 30 kpl odottamaan toimitusta ja laskutusta. Tämän jälkeen tulee tieto, että loppukauppa peruuntui eli jälkitoimitusrivit pitää poistaa. Miten saadaan avoimet rivit pois tilaukselta? Visma Software Oy 88

89 Avointa jälkitoimitusriviä ei voi enää poistaa perumatta ensin lähetystä. Ja lähetystä ei voi enää perua jos jokin rivi on jo laskutettu Visma Software Oy 89

90 Jotta ko. osalaskutettu tilaus saadaan loppuun asti käsiteltyä ja tilaan laskutettu, on kätevintä tehdä niin, että määrä (ja hinta) muutetaan nollaksi ja otetaan nollalasku ulos. ( näin ei tarvitse erikseen tehdä sisäistä hyvityslaskua kun kirjanpitoon jää tästä pelkkä nollalaskutosite) Visma Software Oy 90

91 Esimerkkitilanne 5): Alkuperäinen tilaus: M tuotetta oli tilattu 100 kpl, josta toimitettu ensimmäisessä erässä 0 kpl. Jälkitoimitukseen siirtyi automaattisesti 100 kpl odottamaan toimitusta ja laskutusta. Tämän jälkeen tulee tieto, että tuote M korvataan toisella tuotteella ja tämä turha jälkitoimitusrivi pitää poistaa? Jälkitoimitusrivin poisto onnistuu vain perumalla lähetys. Lähetystä ei kuitenkaan tässä tapauksessa pysty enää perumaan koska jo tehty lasku ensimmäisistä riveistä. Miten turha rivi saadaan pois jälkitoimituslähetteeltä sekä laskulta? Visma Software Oy 91

92 Nollaa ensin ko. rivin määrä ja hinta ja muuta se TilastoR painikkeella tilastoriviksi. ( Tilastorivi ei koskaan näy asiakirjoilla eikä sillä ole vaikutusta laskutukseen.) Visma Software Oy 92

93 Kun tulostat nyt jälkitoimituslähetteen, tilastoriviksi merkattu turha rivi ei enää näy siellä edes nollamääräisenä ja kun laskutat lähetyksen, lasku sisältää myös vain esimerkissä mainitun korvaavan tuotteen Visma Software Oy 93

94 Jälkitoimitusrivien teko/siirtyminen lähetysseurantaan (käytössä myös Lähetysseuranta) Myynnin perustiedoissa on parametri Lähetysten teko/jälkitoimitus. Täpättynä tämä kohta mahdollistaa tilauksella Lähetys painikkeesta jälkitoimitusrivien teon ennen siirtymistä lähetysseurantaan. Kun käytetään Lähetysseurantaa ja perustiedoista jätetään täppä pois, tilaukselta lähetys painike siirtyy silloin suoraan lähetysseurantaan ja ohittaa jälkitoimitusrivien tekoruudun kokonaan. Lähetysseuranta on Fivaldi tilaustenkäsittelyyn liitettävä optio Lähetysseuranta ohjelmalla tulostetaan erilaisia rahtikirjoja. Ohjelmasta voidaan myös jäljittää milloin jokin lähetys on lähtenyt jne Visma Software Oy 94

95 Lähetysseuranta ohjelman ruutu Lähetyshaku Mahdollistaa lähetysten tietojen selailun ja etsimisen eri kriteereillä. Lisäksi tällä ruudulla muodostetaan Shencer tiedosto lähetettäväksi eteenpäin Visma Software Oy 95

96 Lähetysseuranta ohjelman ruutu Uusi lähetys Tällä ruudulla muodostetaan uuden lähetyksen tiedot ja tulostetaan ko. lähetysasiakirja Nuoli ylös ja alas Tilauksen rivien järjestyksen voi itse määritellä Nuoli ylös ja alas - painikkeet mahdollistavat kohdalla olevan tilausrivin siirtämisen vapaasti järjestyksestä toiseen, ylös ja alas jne Visma Software Oy 96

97 3.24 Tilaukset Asiakirjat (lähete, tilausvahviste, tarjous, lasku-/kuittikopio, pro forma, muut asiakirjat) Mahdollistaa lähetteen, tilausvahvisteen, tarjouksen, laskukopion, kuittikopion, pro forman sekä mahdollisten asiakaskohtaisten asiakirjojen tulostuksen. Useimmilla asiakirjoilla löytyy myös pikatoiminto ruudun vasemmasta laidasta josta tulostus käy nopeammin! -Laskutietojen esikatselumahdollisuus - laskun esikatselu tapahtuu tilaustenkäsittelyssä, halutun tilauksen kohdalla: ylävalikosta Tilaukset -> Asiakirjat -> Lasku-/ Kuittikopio -> Esikatselu toiminnon kautta - tulostettavissa vain tilauskohtaisesti yksittäisenä katseluna (ei massatulostusta) - esikatselun jälkeen tietoja voi vielä vapaasti muokata, vasta laskutus lukitsee tiedot Esimerkki avoimen tilauksen laskun esikatselusta - ylävalikon Asiakirjat_Lasku-/ Kuittikopio toiminnon kautta on valittu esikatselu - ohjelma tulostaa tilauksen välitystavan mukaisen laskupohjan tai jos sitä ei ole, niin myynnin perustiedoissa annetun laskupohjan (tilisiirrollinen, tilisiirroton tai ns. ulkomaan laskupohja) - laskun esikatselun tuloste poikkeaa tulevasta laskusta vain otsikon, laskunumeron ja viitenumeron osalta: esikatselutulosteen otsikolla lukee tilauksen kielivalinnan (FIN/ENG/SWE) mukaan ESIKATSELU, PRE- VIEW tai FÖRHANDSVISNING esikatselun laskunumero esitetään muodossa ***** esikatselun viitenumero esitetään muodossa 123 Osittain laskutettu tilaus - kun ollaan laskutetun rivin kohdalla, toiminto tulostaa normaalisti lasku-/kuittikopion - kun ollaan laskuttamattoman rivin kohdalla, tulostuu laskun esikatselu Visma Software Oy 97

98 - Tilaus josta tehty koontilasku - esikatselun voi tehdä ennen erälaskutusta yksittäin per tilaus, sen jälkeen tulostuu normaalisti ko. koontilaskun kopio Laskun esikatselua ei ole tuettu seuraavissa tilanteissa: tilaukselle on valittu suoraveloitussopimus tilaus on Tarjous tilassa avoin tilaus jolle on annettu laskutuslupakielto poistettu tilaus Visma Software Oy 98

99 Tulostus aina oletusasetuksin Oletuksena esim. tulostus näytölle PDF formaatissa. Mahdollistaa tulostuksen vaiheiden nopeuttamisen koska saadaan asiakirja suoraan näytölle ilman ylimääräisiä välivaiheita. Käteiskuitti Sama kuin ruudun vasemman laidan toiminto Kuitti. Heti lasku Sama kuin ruudun vasemman laidan toiminto Lasku. Erälaskutus Mahdollistaa laskutusluvallisten tilausten tai rivien laskutuksen massana, sekä koontilaskujen tekemisen. Lisäksi mm. suoraveloitukseen menevät laskut ja jotkin Finvoice verkkolaskusopimukset on aina ajettava erälaskutustoiminnon kautta (näistä erilliset ohjeet tapauskohtaisesti) Visma Software Oy 99

100 *Tarkistettavia asetuksia, mikäli tehdään koontilaskuja Yritysrekisteri Jos asiakkaalle on tarve tehdä koontilaskuja (= useita laskutusluvallisia tilauksia yhdistetään samalle laskulle), tarkista, että asiakkaan taakse on määritelty täppä seuraavaan kohtaan: Tilaukset yhdistetään samalle laskulle? = mahdollistaa koontilaskun tekemisen asiakkaalle. ( ei kuitenkaan poissulje yksittäislaskun tekemistä hetilasku toiminnolla, tai jos erälaskutusaineistoon on annettu vain yhdelle tämän asiakkaan tilaukselle laskutuslupa, tulostuu tästä tilauksesta normaalisti lasku. ) Visma Software Oy 100

101 Myynnin perustiedot (Tilaustenkäsittely, ylävalikosta Tilaukset_Perustiedot.) Laskutus -välilehdellä määrittele seuraavat kohdat tarpeen mukaan: Tulostusjärjestys: valitse asiakas tai tilausnumero. ( suositus on asiakasjärjestys jos aineisto sisältää myös koontilaskuja). Nämä parametrit mahdollistavat koontilaskuille tilauskohtaisten tietojen tulostamisen. - Yhdistettävien tilausten väliin tilausotsikot? = näytetään tilauskohtaisesti otsikot jotka on määritelty näkyviin laskuilla tämän ruudun vasemmalla olevan Laskutus -otsikon alla - Yhdistettyihin tilauksiin Viitteemme rivi? = näytetään tilauskohtaisesti Viitteemme kentässä annettu tieto. - Yhdistettyihin tilauksiin Lisätieto rivi? = näytetään tilauskohtaisesti Tilauksenne kentässä annettu tieto. - Yhdistettyihin tilauksiin välisummat? = näytetään tilauskohtaisesti välisummat. - Yhdistettyihin tilauksiin toimitusyrityksen nimi? = näytetään tilauskohtaisesti toimitusosoitteen nimikentät - Yhdistettyihin tilauksiin toimitusosoite? = näytetään tilauskohtaisesti toimitusosoitteen osoitetietojen kentät Visma Software Oy 101

102 *Laskutusluvan antaminen tilaukselle joka halutaan mukaan erälaskutusaineistoon A.) Tilaukselle voidaan antaa laskutuslupa tilauskohtaisesti yksitellen Visma Software Oy 102

103 B.) tai laskutusluvat voidaan antaa massana kaikille halutuille tilauksille kerralla tilauksen selailu-ruudulla: Laskutusluvan antaminen kerralla kaikille tarvittaville tilauksille: Kun tilausten selailussa painetaan otsikkoa Laskutuslupa, tulee näkyviin tilauskohtainen V-nappula jota klikkaamalla voi antaa laskutusluvan tässä samassa näkymässä kaikille tarvittaville tilauksille (uudelleen klikkaus poistaa laskutusluvan) Visma Software Oy 103

104 C.) Huom: mikäli kyseessä on tilaus, josta halutaan nyt laskuttaa vain osa riveistä: on siinä tapauksessa käytävä jokainen laskutettava rivi myös täppäämässä laskutusluvalliseksi. (sekä Tilauksen tiedot- ruudulla on oltava myös laskutuslupa ) Visma Software Oy 104

105 *Erälaskutusajon käynnistys Laskutusajon käynnistys tapahtuu tilaustenkäsittelyssä, valitsemalla ylävalikosta Tilaukset_Erälaskutus. Avautuu Laskutus - laskutuserän valinta ruutu. Erälaskutukseen tuleva aineisto voidaan rajata haluttaessa seuraavilla kriteereillä: o o o o o o Tilausnumerosta Tilausnumeroon Tilauksen päivästä Tilauksen päivään Toimituspäivästä Toimituspäivään Vain tietyn asiakkaan laskutusluvalliset tilaukset (tai tilausrivit) Tilauksen toimitustavan mukaan Suoraveloitussopimuksen mukaan Jos kuitenkin halutaan laskuttaa kaikki avoimet laskutusluvalliset tilaukset (tai tuoterivit), rajauksissa ei tarvitse laittaa mitään. Jatka painamalla LASKUTA Avautuu Laskujen hyväksyminen ruutu Visma Software Oy 105

106 Tässä näet kaikki tilaukset jotka ovat tulossa ko. laskutusaineistoon mukaan. Jos asiakkaalle ollaan tekemässä koontilaskua, samalla rivillä näkyy kaikki tilausnumerot joista koontilasku on muodostumassa. Peruuta = voit vielä peruuttaa ajon jolloin laskuja ei ole syntynyt Visma Software Oy 106

107 Tulosta laskutusaineisto paperilla ennen laskutusta = voit tulostaa raportin ja tarkistella aineiston sisältöä vielä Laskuta aineisto = käynnistää laskutusajon jota ei voi enää perua Visma Software Oy 107

108 Kuittaa seuraava ilmoitus OK:lla Visma Software Oy 108

109 Jos aineisto sisälsi yhdenkin Laskujen välitys - apuohjelman kautta lähetettävän laskun, tulee vielä siltä osin oma Tulostus ruutu näkyviin. Tässä ruudussa voit valita tulostetaanko esim. verkkolaskut myös paperille vai voidaanko niiltä osin paperituloste unohtaa kokonaan. Jos täppä otetaan välitystavan kohdalta pois, ko. välitystavan laskut eivät tulostu paperilaskujen mukaan. Jatka Tulosta. Jatka Tulosta/Lähetä. Aineiston voi lähettää myös sähköpostiin, kts. ohje Laskun tai minkä tahansa muun asiakirjan lähetys suoraan sähköpostiin. Laskut tulostuvat oletuksena näytölle PDF tiedostona josta voit tulostaa ja jatkokäsitellä ne tarpeen mukaan Visma Software Oy 109

110 *Ohjeita mahdollisiin ongelmatilanteisiin Esimerkki 1.) Jos erälaskutusaineiston muodostus / tulostusvaihe jostain syystä epäonnistuu eikä laskuja synny, on edellinen ajon käynnistys nollattava ennen kuin ohjelma antaa yrittää erälaskutusta uudestaan. Nollaa erälaskutusesto painike löytyy myynnin perustiedoista. Kts. Tilaustenkäsittely, ylävalikosta Tilaukset_Perustiedot ja Laskutus välilehti. Kuittaa ilmoitukset ja käy kerran päävalikossa. Käynnistä erälaskutus uudelleen Visma Software Oy 110

111 Esimerkki 2.) Mikäli ohjelma teki jo laskut, mutta laskujen tulostusvaihe meni pieleen, voit käydä tulostamassa laskut kerralla raporttitulostimen kautta: - katso ensin esim. Myyntireskontran Laskuluettelo raportilla ajon ensimmäinen viimeinen laskunumero. - tulosta laskut uudestaan oikealla Tilaustenkäsittelyn raportilla: a.) Lasku - jos käytössänne on tilisiirrollinen laskupohja b.) Tilisiirroton lasku - jos käytössänne on tilisiirroton lasku johon ei tulostu IBAN ja SWIFT koodit automaattisesti c.) Lasku ulkomaat - jos käytössänne on tilisiirroton lasku johon tulostuu IBAN ja SWIFT koodit automaattisesti Poista tilaus Poistaa kohdalla olevan tilauksen. Voit poistaa vain avoimen tai tarjoustilassa olevan tilauksen. Poistettujen tilausten osalta voidaan tulostaa raportteja ja ne voidaan hakea esille kun tiedetään tilausnumero. Normaalissa tilausten selailussa ne eivät enää ole näkyvissä. Kopioi tilaus Sama kuin ruudun vasemman laidan toiminto Kopioi Visma Software Oy 111

112 Tee hyvitystilaus *Ohje hyvitystilauksen/laskun tekemiseen Avaa Tilaustenkäsittely ja etsi hyvitettävä laskutettu tilaus kohdalle. Kun ko. tilaus on esillä, valitse ylävalikosta Tilaukset_Tee hyvitystilaus. Jatka OK:lla Visma Software Oy 112

113 Ja kuittaa ilmoitus OK:lla Visma Software Oy 113

114 Ohjelma on nyt tehnyt miinusmerkkisen kopion alkuperäisestä tilauksesta. Ennen laskutusta voit vielä muuttaa hyvitystilauksen tietoja kuten mitä tahansa avointa tilausta. Esimerkiksi tilanne kun hyvitetään vain osa. Muuta rivit ennen laskutusta niin, että summat on juuri se mitä piti olla. Kun tilaus on valmis, laskuta tilaus normaalisti. Vasta laskun tekeminen siirtää hyvitystilauksen reskontraan / kirjanpitoon asti! Visma Software Oy 114

115 Tilauksen ositus Tällä toiminnolla voidaan helposti tehdä yhdestä tilauksesta ositus usealle eri osamaksuerälle. Tee alkuperäinen tilaus normaalisti. Esimerkissä asiakas on tilannut tuotetta 1 kpl, hintaan 1200 eur (sis.alv). Maksueriä on sovittu 3, á 400 eur ja eräpäivät 1 kk välein Visma Software Oy 115

116 Kun tilaus on valmis, valitse ylävalikosta Tilaukset_Tilauksen ositus. Anna seuraavalla ruudulla tarvittavat tiedot: - Kuinka monta osamaksuerää on sovittu - Ensimmäisen erän haluttu eräpäivä (ohjelma tarjoaa kuluva päivä + tilauksen maksuehto ) - Luottoaika päivissä tai kuukausissa Jatka OK:lla Visma Software Oy 116

117 Ohjelma tuo seuraavaksi ositteluerien tiedot valintojen mukaisesti. Voit vielä muokata eräpäiviä ja erien summia. Katso että loppusumma vastaa kuitenkin alkuperäistä tietoa. Paina lopuksi OK Visma Software Oy 117

118 Ohjelma on nyt avannut kaikille osamaksuerille oman tilauksen automaattisesti. Ensimmäinen erä on alkuperäisellä tilausnumerolla. Tilaukset ovat avoin tilassa odottamassa laskutusta. Laskuta tilaukset tarpeen mukaisesti Visma Software Oy 118

119 Huom. Laskun päivä määrää kirjanpidon kauden ja eräpäivä tulee osamaksuerien valintojen mukaisesti. Tilauksen laskun tuleva eräpäivä näkyy jokaisen tilauksen etulehdellä kohdassa Nettopäivä Visma Software Oy 119

120 Tarjous Tällä toiminnolla kohdalla oleva avoin tilaus muutetaan tilaan Tarjous. Avoimesta tilauksesta poiketen, Tarjous ei vielä varaa tuotteita varastosta eikä se ole mukana avoimissa tilauksissa. Tämä selkeyttää varaston tilanteen ja todellisen avoimen tilauskannan seurantaa. Tarjous -tila muutetaan takaisin avoimeksi tilaukseksi ylävalikon toiminnolla: Tilaukset_Muuta tilaukseksi. Jos tilauksen tilana on Tarjous, tarjouksen voi tulostaa suoraan vasemman laidan pikapainikkeella Tarjous. ( Tämä painike ei ole näkyvissä muutoin.) Visma Software Oy 120

121 Vinkki: Myyjänimen taakse on mahdollista määritellä, että oletukseksi tälle myyjälle tilaukselle tulee aina ensin tilaksi Tarjous. Muutoin ensimmäinen status on aina avoin tilaus. Uusi tilaus Sama kuin ruudun vasemman laidan toiminto Uusi tilaus. Hae tilaus Sama kuin ruudun vasemman laidan toiminto Hae tilaus. Uudelleenhae hinnat Toiminto päivittää kohdalla olevan tilauksen avoimille tuoteriveille voimassa olevan hinnan tuoterekisteristä. Perustiedot Toiminnosta pääsee myynnin perustietoihin (mikäli ko. käyttäjätunnuksen oikeuksia ole rajattu tältä osin). Myynnin perustiedot sisältävät erilaisia parametreja, joilla voidaan ohjata yrityskohtaisesti tilaustenkäsittelyn, myyntireskontran ja osin myös sopimuslaskutuksen käyttäytymistä. (Sopimuslaskutusohjelma sisältää lisäksi omat ohjaustiedot.) Visma Software Oy 121