39 Liikelaitosten johtokunnan havainnot Lappia-taloa koskevasta tarkastuksesta. 40 Arviointikertomuksen valmisteluun liittyviä havaintoja

Transkriptio

1 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) Aika , klo 14:02-15:36 Paikka Neustreliz, kaupungintalo 2. krs Käsitellyt asiat 35 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 36 Pöytäkirjan tarkastus 37 Työjärjestyksen hyväksyminen 38 Talouskatsaus helmikuu Liikelaitosten johtokunnan havainnot Lappia-taloa koskevasta tarkastuksesta 40 Arviointikertomuksen valmisteluun liittyviä havaintoja 41 Sidonnaisuusrekisteri 42 Ulkoisen tarkastuksen henkilöstösuunnitelma Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastus 44 Kokouksen päättäminen

2 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) Saapuvilla olleet jäsenet Jaakko Huttunen, puheenjohtaja Antti Paananen, 1. varapuheenjohtaja Heikki Haapala Kalervo Björkbacka Sari Hänninen Mari Jolanki, saapui 14:04 Hilkka Kotila-Martti Muut saapuvilla olleet Rauni Jokelainen, kaupunkitarkastaja, sihteeri Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö Allekirjoitukset Jaakko Huttunen Puheenjohtaja Rauni Jokelainen Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Hilkka Kotila-Martti Pöytäkirjan nähtävänäolo Kaupungin kansliassa Rauni Jokelainen

3 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 35 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todetaan läsnäolijat. Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja totesi läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 36 Pöytäkirjan tarkastus Kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan tarkastusvuorossa oleva Hilkka Kotila-Martti. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Hilkka Kotila-Martti.

5 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 37 Työjärjestyksen hyväksyminen Hallintosäännön 49 mukaisesti asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi esittelijän esityksestä toimielimen yksimielisellä päätöksellä päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

6 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 38 Talouskatsaus helmikuu 2017 ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Tarkastuslautakunta seuraa talouden toteutumaa säännöllisesti kokouksissaan. Valtuusto on hyväksynyt tilikauden 2017 toimintakatteeksi ,29 eur. Käytännössä kyse on tarkastuslautakunnan kokonaiskulujen määrästä koska lautakunnalla ei ole erillisiä tuloja. Tammi -helmikuulta kuluja on kertynyt alustavien tietojen mukaan eur, joka vastaa 11% talousarviosta ( tasainen kulutus 17 %). Viimeisimmät helmikuun tiedot esitellään kokouksessa. TAMMI-HELMIKUU 2017 EUR % HENKILÖSTÖKULUT; palkat ,8 ja palkkiot, sotukulut PALVELUJEN OSTOT ,8 AINEET, TARVIKKEET JA TAVARAT -47 0,2 VUOKRAT ,1 MUUT TOIMINTAKULUT -25 0,1 YHTEENSÄ Merkitään tiedoksi tammi- helmikuun talouden tiedot. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

7 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) Liikelaitosten johtokunta, 29, Tarkastuslautakunta, 39, Liikelaitosten johtokunnan havainnot Lappia-taloa koskevasta tarkastuksesta ROIDno Liikelaitosten johtokunta, , 29 Valmistelijat / lisätiedot: Pekka Latvala pekka.latvala@rovaniemi.fi Tilaliikelaitoksen johtaja Liitteet 1 KPMG raportti_lappia-talo kommentit 2 Liikelaitosten johtokunnan kommentit KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy_LIITE Liikelaitosten johtokunta toteaa, että raportti kuvaa pääosin hyvin Lappiatalon peruskorjaus- ja laajennushankkeen etenemistä hankkeeseen liittyvän päätöksenteon asianmukaisuutta kuntalain, Rovaniemen kaupungissa tehtyjen valtuuston päätösten ja kaupungin sisäisten ohjeiden mukaisesti. Lappiatalon peruskorjaus- ja laajennushanke on tiettävästi Rovaniemen kaupungin toteuttama laajin tilahanke ja toteutusmalli (projektinjohtopalvelu) poikkeaa oleellisesti normaalista Tilaliikelaitoksen toiminnasta. Esittelijä: Martti Anttila, toimialajohtaja Liikelaitosten johtokunta saattaa liitteessä olevat havainnot ja kommentit tarkastusraportista kaupunginhallituksen ja tarkastuslautakunnan tietoon. Liikelaitosten johtokunta hyväksyi toimialajohtaja Martti Anttilan esityksen. Tarkastuslautakunta, , 39 Valmistelija / lisätiedot: Jari Kotimäki jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Liitteet 1 KPMG raportti_lappia-talo kommentit 2 Liikelaitosten johtokunnan kommentit KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy_LIITE

8 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi Liikelaitosten johtokunnan havainnot liittyen Lappia-talon tarkastukseen. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan. Päätettiin lähettää liitteet TarkLtk:n jäsenille kokouksen jälkeen.

9 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 40 Arviointikertomuksen valmisteluun liittyviä havaintoja ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Jari Kotimäki, Rauni Jokelainen jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Arviointikertomuksen valmistelun havaintokuviot Tarkastuslautakunta arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet Rovaniemen kaupungissa sekä kaupunkikonsernissa toteutuneet. Lautakunta myös arvioi, onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta laatii arviointikertomuksen, joka käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Tarkastuslautakunnan arvioinnissa keskeinen kohde on kaupunginhallitus, joka 1) johtaa kaupungin toimintaa sekä 2) vastaa kaupungin hallinnosta ja taloudenhoidosta. Kaupunginhallitusta arvioidaan myös siksi, että se osana konsernijohtoa 3) vastaa omistajaohjauksen toteuttamisesta sekä konsernivalvonnan järjestämisestä. Kertomuksen valmistelu toiminnan ja talouden tavoitteiden osalta tarkentuu, kun kaupunginhallitus luovuttaa allekirjoittamansa koko konsernin tiedot sisältävän tilinpäätöksen tilintarkastajalle. Arviointikertomusta valmistellessa on todettu mm. seuraavaa: 1. Huomioita aiemmista arviointikertomuksista Valtuusto saa tietoa vasta tilikauden jälkeen. Talousarviossa esitetään ainoastaan peruskaupungin, sen liikelaitosten sekä eräiden konserniyhteisöjen tavoitteet. Kaikkia tytäryhtiöitä ei huomioida; kuntayhtymät puuttuvat, vaikka esimerkiksi Lapin Sairaanhoitopiirin kuntayhtymästä kaupungin omistus (yhtymäosuus) on 53,28 % ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymästä 65 %. Konsernitilinpäätökseen sisällytetään kuitenkin kaikki konserniyhteisöt, myös kuntayhtymät omistusta vastaavilta osin (Kuntalaki 114 ). Yhteismitallisuus talousarvioon nähden puuttuu. Kokonaiskuvan konsernista ja sen taloudellisesta asemasta valtuusto saa vasta tilinpäätöskokouksessa kesäkuussa, lähes puoli vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Korjausvelka kaupungin kiinteistöissä. Vuoden 2015 lopussa korjausvelkaa tilaliikelaitoksen hallinnoimissa yhteensä 165 kaupungin rakennuksessa oli 25,6 miljoonaa euroa. Liikelaitoksen johtokunnan selvityksen mukaan kiinteistöjä tulee vuosittain korjata 7,3 miljoonalla eurolla, jotta korjausvelka ei kasva. Tilaliikelaitoksen 2016 korjausinvestoinnit ( rakennustekniset korjaukset ) olivat 3,61 miljoonaa euroa. Muita investointeja tehtiin 0,83 miljoonalla eurolla (muutostyöt, investointivalmistelu, Ounasvaaran koulu ja Lappiatalo). Korjausmenoja kirjattiin myös käyttötalousmenoihin, esimerkiksi

10 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) kiinteistöjen vuosikorjauksiin ja huoltokorjauksiin yht. 0,58 milj. euroa. Tietoa ei ole siitä, miten korjausinvestoinnit sekä korjaukset käyttötalousmenoista vaikuttivat korjausvelan tasoon. Kaupunginhallituksella vastuu työllisyysasioista. Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota työllisyysasioihin. Valtuustolle antamassaan vastauksessa (KV ) kaupunginhallitus ilmoitti mm. perustavansa erityissuunnittelijan toimen sekä valmistelevansa työllisyyden edistämisen linjaukset yhdessä eritoimialojen ja konserniyhteisöjen kanssa. KH:n päätöksistä (20i6) on voitu todeta mm. Työllisyydenhoidossa koordinointivastuu kaupunginjohtajalla ( ), erityissuunnittelijan toimi perustettiin ( ), kaupunki haki työvoima- ja yrityspalvelujen alueelliseen kokeiluun ( ), MONET-kuntakokeiluhankkeen loppuraportti valmistui ( ). Kokonaiskuva kaupunginhallituksen tahtotilasta jää puutteelliseksi: erityissuunnittelijaa ei rekrytoitu (tilanne ), työllisyyden edistämisen linjaukset kesken, KH:n/elinkeinojaoston päätöksistä integraatio elinkeinojen edistämiseen ei käy selkeästi ilmi, edistämistoimissa painotus määräaikaisissa työllisyys/kokeiluhankkeissa. 2. Omistajaohjaus ja konsernivalvonta konsernijohdon vastuulla. Kunnan toiminta on monimuotoistunut. Uusi kuntakäsitys on kirjattu Kuntalakiin (6 ). Yhä merkittävämpi osa toimintaa järjestetään kunnan tytäryhteisöjen kautta sekä erilaisia rahoitus- ja sopimusjärjestelyjä hyödyntäen. Toiminta tapahtuu omistajaohjausmaailmassa, jonne kuntalaki, julkisuuslaki tai valtuuston suora päätösvalta eivät ulotu. (ks. Liite 2, kuva 1). Omistajaohjauksesta vastaa konsernijohto. Konsernijohdon 13 hengen kollegion muodostivat yhdessä kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja ja kehitysjohtaja. Konsernijohto on kokoonpanoltaan ja sille laissa määrättyjen tehtävien osalta on toinen kuin 11-jäseninen kaupunginhallitus (ks. Kuntalaki 39 /48 ). Myös konsernivalvonta on konsernijohdon vastuulla. Valvonnalla varmistetaan, että tytäryhteisöt noudattavat kaupunginvaltuuston hyväksymää konserniohjetta. Valvontaa voi tehostaa vaatimalla raportoinnilla tietoa taloudellisten riskien eliminoimiseksi. 3. Huomioita konsernin taloushallinnon organisoinnista sekä johdon laskentatoimen merkityksestä Taloushallinnon organisointi. Kaupunginhallituksen tulee järjestää ja organisoida konsernin taloushallinto siten, että se kykenee vastaamaan lakisääteisistä talouden velvoitteista (=ulkoinen laskentatoimi). Yhä tärkeämpää on taloushallinnon organisoinnilla varmistaa, että taloushallinto analysoi ja räätälöi taloustietoa johdon tarpeisiin (= johdon laskentatoimi). Tyypillisessä taloushallinnon organisointitavassa (keskitetty konsernitalous) eri yksiköillä on omat taloushallintonsa, mutta ne raportoivat säännöllisesti konsernitaloudelle. Keskitetty konsernitalous kokoaa tiedot ja analysoi konserniraportiksi johdon käyttöön. (ks.liite 2, kuva 2).

11 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) Keskitetyn konsernitalouden toimintaprosessit ovat vakioidut ja aikataulut täsmälliset. Päällekkäinen työ on eliminoitu. Talouden ja rahoituksen näkökulma on vahvasti mukana jo suunnitteluvaiheessa ennen toimintaa. Keskitetty konsernitalous on avainroolissa taloudellisten riskien minimoimisessa. Sen sijaan hajautetussa konsernitalouden mallissa konsernitalous on johtamisessa alihyödynnetty. Resursseiltaan se on heikko ja taloustietojen osalta sillä on lähinnä välittäjärooli. Yksiköt linjaavat itse taloutensa ja esimerkiksi kuntaorganisaatiossa toimivat puhtaasti määrärahaohjauksen varassa ilman rahoitusnäkökulman huomioimista. Rovaniemen kaupunkikonsernissa keskitetyn konsernitalouden piirteitä edustaa strategiseen hallintoon kuuluva rahoitusyksikkö. Talouden johtaminen on kuitenkin hajautetusti toteutettu. Pöytäkirjojen perusteella raportoinnissa on runsaasti kehittämistarvetta. Myös taloudellisen vaikuttavuuden arviointi jää usein vähäiselle huomiolle. Esimerkiksi päätökset yli 30 maankäyttösopimuksesta tai maanvuokrasopimus- ja kauppakirjamalleista (sis. mm. teollisuustonttien vuokrankorotus) KH teki ilman että päätöksessä mainitaan konsernitalouden/rahoitusyksikön näkemystä. Johdon laskentatoimi (sisäinen laskentatoimi): Kuntien taloushallinnossa on perinteisesti korostettu ulkoista laskentatoimea, joka tuottaa lakisääteistä virallisaineistoa. Laskenta on pohjana tilinpäätökselle ja esimerkiksi alv- ja valtionosuuslaskelmille. Näkökulma on menneessä ajassa. Monimuotoisessa kuntakonsernissa (Kuntalaki 6 ) on välttämätöntä tiedostaa myös johdon laskentatoimen merkitys. Talouden näkökulma on tulevassa ajassa. Se tuottaa ja räätälöi raportointia konsernin johtamisen tarpeisiin. Pohjatieto on sama kuin ulkoisella laskentatoimella, mutta jalostamalla lukuja pureudutaan mm. yksikkökohtaiseen kannattavuuteen ja kustannusten laskentaan. (ks.liite 2, kuva 3) Kaupungin taloushallinnon resurssit painottuvat ulkoiseen laskentatoimeen. Eri toimialoilla toteutetaan kustannuspaikkakohtaista raportointia ja seurantaa, mutta ensisijaisesti omaa toimialaa palvellen. Kaupunginhallitus tukeutuu korostetusti ulkoisen laskentatoimen aineistoon. Tieto on täsmällistä ja luotettavaa, mutta sitä ei ole räätälöity johtamisen ja kuntakonsernin omien tietotarpeiden pohjalta. Tarkastuslautakunta käy keskustelun arviointikertomuksesta. Tarkastuslautakunnan antama palaute huomioidaan arviointikertomuksen jatkovalmistelussa. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi valmisteluaineiston (salassa pidettävä, Julkisuuslaki 24 15k) Hyväksyttiin tarkastuspäällikön ehdotuksen mukaan.

12 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 41 Sidonnaisuusrekisteri ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Uusi kuntalaki ( 84) velvoittaa kunnan luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita ilmoittamaan sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisesta. Sellaisiksi määritellään mm. johtotehtävät ja luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävät varallisuudet sekä muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus ja virkatehtävien hoitamisessa. Sidonnaisuuksien ilmoitusvelvollisten piiriin kuuluvat seuraavat : Kunnanhallituksen jäsenet Maankäyttö- ja rakennuslaissa tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenet Valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat Kunnanjohtaja Kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijät. Rovaniemen kaupungissa kokonaismäärä nykyisen toimielinjaottelun ja virkatehtäväjaon perusteella ilmoiutusvelvollisia on noin 50 henkilöä. Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valvoa sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Tarvittava sidonnaisuusrekisteri voidaan hankkia ostopalveluna, joka sisältää mm. erillisen järjestelmän käyttöönoton ja ylläpidon, sekä tietokantapoiminnat asikastietojärjestelmästä. Lisäksi sen voi laatia yhteistyönä toisen julkisen sektorin kanssa tai tehdä omana työnä. Valmistelussa on nähty tarkoituksen mukaisimpana vaihtoehtona hoitaa sidonnaisuusrekisterin laadinta ja ylläpito tarkastuslautakunnan omana työnä. Yhteenveto selvityksestä ja päätösehdotus tuodaan kokoukseen. Päätettiin jatkaa asian käsittelyä ja tuoda se huhtikuun kokoukseen päätettäväksi.

13 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 42 Ulkoisen tarkastuksen henkilöstösuunnitelma ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Jari Kotimäki jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Ulkoinen tark. henkilöstösuunn. määrällinen Ulkoinen tark. henkilöstösuunn. laadullinen Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen (KH ) mukaan henkilöstösuunnitelmat päivitetään mennessä. Suunnitelmissa tulee kuvata palvelutarpeen ja -kysynnän muutosten vaikutukset henkilöstötarpeisiin sekä muihin palvelutuotantotapoihin. Vakanssirekisteri tulee päivittää vastaamaan henkilöstösuunnitelmia eli tarpeettomat vakanssit tulee lakkauttaa. Vain toimielimen hyväksymiin henkilöstösuunnitelmiin perustuvat rekrytoinnit saa toteuttaa. Tarkastuslautakunnan osalta henkilöstösuunnitelma on laadittu ja kuvattu Henkilöstöosaston laatimaa lomaketta käyttäen. Suunnitelma ulottuu vuoteen Tarkastuslautakunta hyväksyy liitteen 1 mukaiset henkilöstösuunnitelmat. Hyväksyttiin liitteiden 1 ja 2 mukaiset henkilöstösuunnitelmat esittelijän ehdotuksen mukaan.

14 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 43 Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastus Tarkastuslautakunta tarkastaa pöytäkirjan välittömästi kokouksessa niiden pykälien osalta, jotka hyväksytään yksimielisesti esityksen tai muutetun esityksen mukaisina. Muilta osin pöytäkirjan tarkastaja tarkastaa pöytäkirjan sen valmistuttua. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

15 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 3/ (15) 44 Kokouksen päättäminen Rovaniemen kaupungin eri toimielimien pöytäkirjoista määrätään Hallintosäännössä. Pöytäkirjan tulee kertoa mm. järjestäytymistiedot, asian käsittelytiedot, laillisuustiedot sekä täytäntöönpanotiedot. Puheenjohtaja toteaa kokouksen päättyväksi sekä toteaa kokouksen päättymisajan. Puheenjohtaja toteaa seuraavan kokouksen ajankohdan. Kokous päättyi klo Seuraava kokous on klo