52 Tarkastuspäällikön vuorotteluvapaan järjestely

Transkriptio

1 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) Aika , klo 14:02-15:50 Paikka Neustreliz, kaupungintalo 2. krs Käsitellyt asiat 45 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 46 Pöytäkirjan tarkastus 47 Työjärjestyksen hyväksyminen 48 Talouskatsaus maaliskuu Tilinpäätös 2016 ja sen käsittely 50 Arviointikertomus Sidonnaisuusrekisteri 52 Tarkastuspäällikön vuorotteluvapaan järjestely Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastus 54 Kokouksen päättäminen

2 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) Saapuvilla olleet jäsenet Jaakko Huttunen, puheenjohtaja Heikki Haapala Hilkka Kotila-Martti Kalervo Björkbacka Mari Jolanki, poistui 15:20 Sari Hänninen Mikko Lindroos, varajäsenet Muut saapuvilla olleet Rauni Jokelainen, kaupunkitarkastaja, sihteeri Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö Poissa Antti Paananen, 1. varapuheenjohtaja Allekirjoitukset Jaakko Huttunen Puheenjohtaja Rauni Jokelainen Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Heikki Haapala Pöytäkirjan nähtävänäolo Kaupungin kansliassa Rauni Jokelainen

3 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 45 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todetaan läsnäolijat. Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja totesi läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 46 Pöytäkirjan tarkastus Kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan tarkastusvuorossa oleva Antti Paananen. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Heikki Haapala.

5 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 47 Työjärjestyksen hyväksyminen Hallintosäännön 49 mukaisesti asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi esittelijän esityksestä toimielimen yksimielisellä päätöksellä päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Työjärjestys hyväksytään esityslistan mukaan. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

6 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 48 Talouskatsaus maaliskuu 2017 ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Tarkastuslautakunta seuraa talouden toteutumaa säännöllisesti kokouksissaan. Valtuusto on hyväksynyt tilikauden 2017 toimintakatteeksi ,29 eur. Käytännössä kyse on tarkastuslautakunnan tilikauden kokonaiskulujen määrästä koska lautakunnalla ei ole erillisiä tuloja. Tammi - maaliskuun kulukertymä on alustavien tietojen mukaan eur, joka on 16,7 % talousarviosta. Käyttö on n 5-7 % alle talousarvion, jossa tasaisen kulutuksen mukaan käyttöaste olisi maaliskuun lopussa 25 %. Tammi- maaliskuu 2017 Henkilöstökulut; palkat ja palkkiot, sotukulut Eur % Palvelujen ostot ,5 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ,3 Vuokrat ,1 Muut toimintakulut ,1 Yhteensä Tarkastuslautakunta merkitsee tammi- maaliskuun luvut tiedoksi. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

7 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 49 Tilinpäätös 2016 ja sen käsittely ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Jari Kotimäki jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Pöytäkirjan ote KH Kaupunginhallitus hyväksyi ja allekirjoitti Rovaniemen kaupungin tilinpäätöksen vuodelta Tilinpäätökseen sisältyy konsernitilinpäätös konserniyhteisöjen taseiden ja tuloslaskelmien sekä niiden liitetietojen yhdistelmänä. Kuntayhtymät on yhdistelty Rovaniemen kaupungin omistusosuutta vastaavalla osuudella. Kaupunginhallitus saattoi tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi sekä tarkastuslautakunnan ja edelleen valtuuston käsiteltäväksi. Kaupunginhallitus oikeutti talous- ja kehittämispalvelut -yksikön tekemään tilinpäätökseen teknisluonteisia korjauksia ja tarkistuksia. Tilintarkastajan on toukokuun loppuun mennessä tarkastettava tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tarkastus kattaa kunnan tilinpäätöksen sekä siihen kuuluvan konsernitilinpäätöksen. Tilintarkastaja antaa tilintarkastuskertomuksen, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Jos kunnan hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen, tilintarkastaja tekee asiasta tilivelvolliseen kohdistuvan muistutuksen. Tarkastuslautakunnan on arvioitava ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Lautakunnan on myös esitettävä arvio onko kunnan toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta antaa arviointikertomuksen, joka käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Ote KH:n päätöksestä sekä päätökseen liittyvä tilinpäätös vuodelta 2016 jaetaan tarkastuslautakunnan jäsenille sähköisenä oheismateriaalina. Asiakirjat ovat yleisesti luettavissa kaupungin sivuilta ( Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2016 tilinpäätöksen. Tarkastuslautakunta kuulee tilinpäätöksestä kaupunginjohtaja Esko Lotvosta. Merkitään kuuleminen tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi vuoden 2016 tilinpäätöksen.

8 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) Tarkastuslautakunta kuuli kaupunginjohtaja Esko Lotvosta ja merkitsee kuulemisen tiedoksi.

9 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 50 Arviointikertomus ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Jari Kotimäki, Rauni Jokelainen jari.kotimaki@rovaniemi.fi, rauni.jokelainen@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö, kaupunkitarkastaja Kaupunginhallitus hyväksyi ja allekirjoitti Rovaniemen kaupungin tilinpäätöksen vuodelta Tilinpäätökseen sisältyy konsernitilinpäätös konserniyhteisöjen taseiden ja tuloslaskelmien sekä niiden liitetietojen yhdistelmänä. Kuntayhtymät on yhdistelty kaupungin omistusosuutta vastaavalla osuudella. Kaupunginhallitus saattoi tilinpäätöksen tilintarkastajien tarkastettavaksi sekä tarkastuslautakunnan ja edelleen valtuuston käsiteltäväksi. Tarkastuslautakunta sille määrätyn tehtävänsä mukaisesti arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet Rovaniemen kaupungissa sekä kaupunkikonsernissa toteutuneet. Lautakunta myös arvioi, onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta laatii arviointikertomuksen, joka käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Kertomusta on valmisteltu siten, että tarkastuslautakunta palaa ensin eräisiin aiempien vuosien arviointikertomusten havaintoihin. Vuotta 2016 koskeva arviointi aloitetaan tuloksellisuus- ja tarkoituksenmukaisuusarvioinnista. Valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista arvioidaan sekä talouden että toiminnan osalta. Johtopäätökset ja suositukset esitetään arviointikertomuksen lopussa: Aiempien vuosien arviointikertomuksista esille on nostettu havainnot konsernitason taloussuunnittelusta, kiinteistöjen korjausvelasta sekä työllisyyden edistämisestä. Tuloksellisuus- ja tarkoituksenmukaisuusarvioinnissa lautakunta kiinnittää huomiota omistajaohjaukseen ja konsernivalvontaan. Kunnan toiminta on monimuotoistunut. Yhä merkittävämpi osa toimintaa järjestetään kunnan tytäryhteisöjen kautta sekä erilaisia rahoitus- ja sopimusjärjestelyjä hyödyntäen. Toiminta tapahtuu omistajaohjausmaailmassa, jonne kuntalaki, julkisuuslaki tai valtuuston suora päätösvalta eivät ulotu. Tarvitaan aktiivista ja vahvaotteista konsernijohtoa. Konsernijohto on kollegio ja vastaa aina yhdessä ellei hallintosäännössä toisin määrätä. Konsernijohto on sekä kokoonpanonsa että kuntalakiin kirjatun tehtävien osalta toinen kuin kunnanhallitus (Kuntalaki 39 /48 ). Tarkastuslautakunta on tuloksellisuus- ja tarkoituksenmukaisuusarvioinnissa nostanut esille myös havainnot taloushallinnon organisoinnista sekä johdon laskentatoimen merkityksestä. Perinteinen taloushallinto vastaa ulkoisen laskentatoimen kuten kirjanpidon toteutuksesta. Mutta yhä tärkeämpää on kuntakonsernin tiedostaa myös sisäisen laskentatoimen eli johdon laskentatoimen merkitys.

10 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) Tarkastuslautakunta on nähnyt huolta taloushallinnon nykyisessä hajautetussa mallissa. Lautakunnassa on arvioitu että keskitetyn konsernitalouden malli olisi vahvempi tuki konsernijohtamiselle ja taloudellisten riskien hallinnalle. Taloudellisten tavoitteiden arviointia on valmisteltu tilinpäätökseen sisältyvien laskelmien kautta. Kaupungin ja sen liikelaitosten taloutta lähestytään tuloslaskelman kautta nostaen arvioitavaksi valtuuston vuodelle 2016 asettamat tavoitteet maksutuotoissa, verotuloissa, henkilöstökuluissa ja tilikauden tuloksena. Koko konsernin taloutta arvioidaan tilinpäätökseen sisältyvän rahoituslaskelman kautta. Valtuusto ei asettanut vuodelle 2016 konsernitason taloustavoitetta joten rahoituslaskelmaa ei voi verrata talousarviolukuihin. Esille nostetaan havaintoja vuosikatteesta, investointimenoista, lainoista ja velkaantuneisuudesta. Konsernitason talouden arviointiin sisältyy havaintoja Lapin Sairaanhoitopiirin taloudesta, koska se 53,5 % omistusosuutta vastaavalta osin yhdistetään Rovaniemen kaupungin konsernitilinpäätökseen. Toiminnallisten tavoitteiden arvioinnissa lähtökohtana ovat valtuuston strategiset linjaukset ja talousarviokirjan tavoitteet. Kaupunginhallitus ohjasi 2016 talousarvion laadinnassa palvelu- ja vastuualueita keskittymään laajoihin asiakokonaisuuksiin. Talousarviokortissa tuli esittää 3-5 keskeisintä kaupunkistrategiaan pohjautuvaa tavoitetta. Kaupunginvaltuusto hyväksyi talousarvion jättäen tarkemman tavoitteiden määrittelyn kaupunginhallituksen toteutettavaksi tulosohjauksen keinoin. Kyse oli merkittävästä delegoinnista kaupunginhallitukselle. Tulosohjaus käytännössä tarkoitti kaupunginhallituksen ja lautakuntien kesken laadittavaa I tason tulosohjausasiakirjaa ja edelleen lautakuntien ja alaistensa vastuualueiden kesken laadittavaa II tason tulosohjausasiakirjaa. Kaupunginhallitus ohjeisti vielä tehtäväalueita erikseen hyväksymään talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Tavoitteiden toteutumisen arviointi on osoittautunut vaativaksi: 1) Palvelu/ vastuualueiden toiminnallisten tavoitteiden asettaminen jäi laajoihin asiakokonaisuuksien myötä osittain yleistasoiseksi. 2) Tavoitteeksi tuli nostaa 3-5 keskeisintä strategiaan pohjautuvaa tavoitetta; tätä näkökulmaa ei sisäistetty kaikilla palvelu/vastuualueilla. 3) Toteutuman raportointi tilinpäätökseen sisältyvissä tuloskorteissa ei ole tapahtunut yhteneväisellä menettelyllä; aikaansaannoksia on kirjattu tuloskortteihin eri otsikoiden alle. Arviointikertomuksen johtopäätöksien osalta valmistelu jatkuu. Lautakunnassa on nähty kehittämistarvetta taloussuunnittelussa, taloushallinnon organisoinnista ja johdon laskentatoimen kehittämisessä. Jotta kaupunki kykenee jatkossakin tarjoamaan hyvät palvelut laajassa kunnassa, on välttämätöntä entisestään painottaa tulorahoitusta ja rahoitukseen perustuvaa taloussuunnittelua. Johtopäätöksissä otettaneen kantaa konsernijohdon vastuulle määrättyyn omistajaohjaukseen ja konsernitalouteen. Valtuuston hyväksymän konserniohjeen noudattamisessa on todettu epäkohtia. Omistajaohjausmaailman asioita ei ole kattavasti dokumentoitu. Toimiohjeet

11 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) löytyvät kaupunginhallituksen päätöksistä, mutta muutoin konsernivalvonnan ja omistajaohjauksen toimista dokumentointi on niukkaa. Tarkastuslautakunta käy keskustelun arviointikertomuksesta. Tarkastuslautakunnan antama palaute huomioidaan arviointikertomuksen jatkovalmistelussa. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi valmisteluaineiston (salassa pidettävä, Julkisuuslaki 24 15k) Tarkastuslautakunta kävi keskustelun arviointikertomuksesta ja palaute huomioidaan arviointikertomuksen jatkovalmistelussa. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedoksi valmisteluaineiston (salassa pidettävä, Julkisuuslaki 24 15k) ja jatkaa arviointikertomuksen valmistelua.

12 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) Tarkastuslautakunta, 41, Tarkastuslautakunta, 51, Sidonnaisuusrekisteri ROIDno Tarkastuslautakunta, , 41 Valmistelijat / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Uusi kuntalaki ( 84) velvoittaa kunnan luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita ilmoittamaan sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisesta. Sellaisiksi määritellään mm. johtotehtävät ja luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävät varallisuudet sekä muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus ja virkatehtävien hoitamisessa. Sidonnaisuuksien ilmoitusvelvollisten piiriin kuuluvat seuraavat : Kunnanhallituksen jäsenet Maankäyttö- ja rakennuslaissa tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenet Valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat Kunnanjohtaja Kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijät. Rovaniemen kaupungissa kokonaismäärä nykyisen toimielinjaottelun ja virkatehtäväjaon perusteella ilmoiutusvelvollisia on noin 50 henkilöä. Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valvoa sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Tarvittava sidonnaisuusrekisteri voidaan hankkia ostopalveluna, joka sisältää mm. erillisen järjestelmän käyttöönoton ja ylläpidon, sekä tietokantapoiminnat asikastietojärjestelmästä. Lisäksi sen voi laatia yhteistyönä toisen julkisen sektorin kanssa tai tehdä omana työnä. Valmistelussa on nähty tarkoituksen mukaisimpana vaihtoehtona hoitaa sidonnaisuusrekisterin laadinta ja ylläpito tarkastuslautakunnan omana työnä. Yhteenveto selvityksestä ja päätösehdotus tuodaan kokoukseen.

13 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) Päätettiin jatkaa asian käsittelyä ja tuoda se huhtikuun kokoukseen päätettäväksi. Tarkastuslautakunta, , 51 Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi kaupunkitarkastaja Kaupunginvaltuuston pättämän hallintosäännön mukaan ( 75) tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamisesta ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Hallintosääntö( 75) edellyttää että sidonnaisuusilmoitukset annetaan valtuustolle tiedoksi 2 kertaa vuodessa. Asian käsittelyä on jatkettu. Rekisterin laadinta ja käyttöönotto tehdään omana työnä. Toimenpiteinä ovat : - lomakkeen ja täyttöohjeiden laadinta - toimitus ilmoitusvelvollisille - saatujen vastausten yhteenveto, arkistointi ja julkistaminen. - muut rekisterin pitämiseen liittyvät toimet. Lautakunnalle annetaan kokouksessa tarkempi selvitys prosessista ja aikataulusta. Väliaikatietoja sidonnaisuusrekisterin toteutuksesta annetaan tarkastuslautakunnalle elokuun kokouksessa, tällöin arvioidaan onko järjestelyihin tarvetta tehdä muutoksia. Sidonaisuusrekisteri toteutetaan omana työnä kokouksessa esitetyllä tavalla.

14 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) Väliaikatiedot sidonnaisuusrekisterin toteutuksesta tuodaan elokuun kokoukseen. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

15 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 52 Tarkastuspäällikön vuorotteluvapaan järjestely ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Jari Kotimäki jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunnan päätöksen sekä asiassa tehdyn vuorotteluvapaasopimuksen mukaisesti tarkastuspäällikkö on vuorotteluvapaalla ajalla Vuorotteluvapaan järjestelyjä on valmisteltu siten että kaupunkitarkastaja Rauni Jokelainen määrätään suostumuksensa mukaisesti vt. tarkastuspäälliköksi ajalle ja vastaavalle ajalle palkataan TE-keskuksen vuorotteluvapaan sijaisen kriteerit täyttävä työtön työnhakija. Valmistelussa on tarkoituksenmukaisena nähty, että palkattava henkilö tulee töihin määräajalle toimistosihteeriksi. Soveltuva koulutus on yo-merkonomi tai muu soveltuva toisen asteen koulutus. Toimistosihteeri sijoittuu tarkastuslautakunnan alaisuuteen vt. tarkastuspäällikön työnjohtovastuun piiriin. Tehtäväkuvausta on valmisteltu siten, että tehtäviin sisältyy tarkastuslautakunnan sihteerin ja pöytäkirjanpitäjän tehtävät, sidonnaisuusrekisterin laadinta ja sidonnaisuusasioiden hoitaminen, tarkastuslautakunnan laskujen asiatarkastus sekä muut tarkastuslautakunnalle kuuluvat vt. tarkastuspäällikön määräämät lautakunnan sihteerin tehtävät. Palkkauksen määrittelyyn pyydetään henkilöstöosaston lausunto. Tarkastuslautakunta määrää kaupunkitarkastaja Rauni Jokelaisen suostumuksensa mukaisesti esittelijäksi ja vt. tarkastuspäälliköksi ajalle Tarkastuslautakunta antaa tarkastuspäällikölle valtuuden palkata vuorotteluvapaan ehdot täyttävä sijainen, joka tulee toimistosihteeriksi määräajalle Tarkastuslautakunta määräsi kaupunkitarkastaja Rauni Jokelaisen suostumuksensa mukaisesti esittelijäksi ja vt. tarkastuspäälliköksi ajalle Tarkastuslautakunta antoi tarkastuspäällikölle valtuuden palkata vuorotteluvapaan ehdot täyttävä sijainen, joka tulee toimistosihteeriksi määräajalle

16 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 53 Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastus Tarkastuslautakunta tarkastaa pöytäkirjan välittömästi kokouksessa niiden pykälien osalta, jotka hyväksytään yksimielisesti esityksen tai muutetun esityksen mukaisina. Muilta osin pöytäkirjan tarkastaja tarkastaa pöytäkirjan sen valmistuttua. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

17 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 4/ (17) 54 Kokouksen päättäminen Rovaniemen kaupungin eri toimielimien pöytäkirjoista määrätään Hallintosäännössä. Pöytäkirjan tulee kertoa mm. järjestäytymistiedot, asian käsittelytiedot, laillisuustiedot sekä täytäntöönpanotiedot. Puheenjohtaja toteaa kokouksen päättyväksi sekä toteaa kokouksen päättymisajan. Puheenjohtaja toteaa seuraavan kokouksen ajankohdan. Kokous päättyi klo Seuraava kokous on ke klo 12.00