Lean kehittäminen HUS:ssa. Johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi

Transkriptio

1 Lean kehittäminen HUS:ssa Johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi

2 Lisäarvoa vai ei? 155min 242pv Lähete kirjaus I Selvitys, lisätietopyynnöt I Tietojen analysointi I Vastaanotto 5min 2pv 30min 180pv 60min 60pv 60min

3 NYKYTILAN YMMÄRTÄMINEN VSM - ARVOVIRRAN KUVAUS STANDARDITYÖ Potilaan Eri käytännöt kunnollinen Kommunikointi Käsin kirjatussa eri lähettävillä riisuttaminen hoitajan ja lääkärin Epäselvä lapussa välillä. yksiköillä käytäntö virhemahdollisuu Potilaita tulee onko valmis vai ei? (ajanvaraus) näytepurki s puutteellisesti n valmistautuneena 3 käsittelyss tutkimukseen

4 Lean -kehityksen askeleet Esityöt 1. Määrittele tuottamasi lisäarvo 2. Määrittele arvoketju ja työnkulku - vaiheet - kunkin vaiheen lisäarvo 3. Tunnista - kysyntä ja sen vaihtelut - vaiheiden työajat ja läpimenoajat - käytettävissä olevat resurssit - vaiheiden laatutaso 4. Kirjaa kehitysideat ja ongelmat - kuvaus - priorisointi - vastuu Päivystys UÄ-toimenpide lähetemäärät ja viive lähetteestä käyntiin kellon ajan suhteen, arkipäivä 1,40 90,0 80,0 1,20 70,0 1,00 60,0 0,80 50,0 0,60 40,0 30,0 0,40 20,0 0,20 10,0 0, kello Toimenpide Keskiarvo / LÄH -> KÄY [h] 1:15 1:00 0:45 0:30 0:15 0:00 TT-tutkimushuoneen käyttö 0:16 0: Huone vapaana Tutkimuiksen kesto Tutkimusajan ka. 90%-piste Kehityskohteiden määrittely 1. Jatkuva virtaus (1 kpl virtaus) 2. Hukan eliminointi (varasto = hukka) 3. Yhtenevät menettelyt (standardityö) 4. Pyri täydellisyyteen (jatkuva parantaminen) Ylläpito 1. Rakenna mittarit 2. Säännönmukainen seuranta 3. Jatkuva parantaminen

5 3 vk aikaisemmin

6 Tuloksia Lean-kehitystyöstä, magneettien käyttöaste Yo-sairaanhoitopiireissä HUS Jorvi 6742 kpl

7 Case Jorvin yhteispäivystys

8 Nykytilan kuvaus Nykytila Sihteeri Pyytää potilaalta KELA-kortin Sairaanhoitaja Henkilötietojen tarkistus -osoite -puhelin numero -lähiomainen Tulostetaan lähete Korjaa henkilötiedot Lähetteen käsittely -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -liitä hoitokokonaisuuteen -lähetteen tulostaminen -lähetteen sulkeminen Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) -ICPC ICPC-koodi Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Info-kirje potilaalle Potilaskansion tilaus (ESH:n potilaille (Erica) Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään Jatkuva virtaus Nykytila vaihtoehto huonokuntoiselle potilaalle Sihteeri Korjaa henkilötiedot Henkilötietojen tarkistus Lähetteen käsittely -osoite Pyytää potilaalta -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -puhelin numero KELA-kortin -liitä hoitokokonaisuuteen -lähiomainen -lähetteen tulostaminen Tulostetaan lähete -lähetteen sulkeminen Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) -ICPC Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Info-kirje potilaalle Potilaskansion tilaus (ESH:n potilaille (Erica) (one-piece flow) Sairaanhoitaja Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus ICPC-koodi Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään 3 Tavoitetilan kuvaus Uusi Sihteeri Sairaanhoitaja Henkilötietojen tarkistus -osoite -puhelinnumero -lähiomainen Tarrojen tulostus Hoitosuunnitelma KELA-kortti Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Lähetteen käsittely -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -liitä hoitokokonaisuuteen -lähetteen tulostaminen -lähetteen sulkeminen Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -ICPC -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) Potilaskansion tilaus (Erica) Papereiden toimitus Pyytää potilaalta KELA-kortin Lukee lähetteen (Oberon) Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus -ICPC-koodi Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään Hoitosuunnitelman kirjaus 4

9 Pilot vaiheen tulokset Odotusaika ennen hoitajan ensiarviota 95% potilaista h:min 10:29 alle 10 min Havainnoista osa puuttuu Kuitenkin edustava joukko Vertailu Odotusaikojen keskiarvo 10:29 1:35 1:35 min -85% -Pisin odotusaika 30 5:13 min -83% Tulokset uuden toimintatavan käyttöönoton jälkeen. 5 Potilan hoidon ensiarvioon alle 10 min 70% >95% 6

10 KFI Meilahti PET-tutkimusten havainnot Kaizen Arvovirta

11 Tutkimusmäärät, toteuma ja ajanvarauspohja Jidoka Suoritteet lkm Yhteensä LD20171 Koko kehon aineenvaihdunnan laaja PET-TT (JN4JR) % LD20419 Aivojen aineenvaihdunnan PET-TT (AA5DR) % Toteuma LD20420 Sydänlihaksen aineenvaihdunnan laaja PET-TT (FM1JR) % LD20971 Somatostatiinireseptoreiden PET-TT (JN5ER) % LD20996 Eturauhasen aineenvaihdunnan PET-TT (KE1DR) % LD20997 Luuston aineenvaihdunnan PET-TT (NK6DR) % Isotooppilääketiede, PET-tutkimukset Ajanvaraukset ja vapaat tutkimusajat Varatut Vapaat aivo-petme 3 3 % 50 Aamun ensimmäiset, joten käyttämättömiä jää gyn-petme 0 0 % % Uusi aika, kol-petme % 14 6 % Synteesi onnistuu, tarjonnan lisääminen myöhemmin mispetme % % som-petme 9 10 % 22 9 % sydän-petme 5 6 % % Uusi aika, Tutkimusajat Tutkimus Injektiosta tutkimukseen Tutkimuksen kesto Odotusaika seuraavaan tutkimukseen LD20171 Koko kehon aineenvaihdunnan laaja PET-TT (JN4JR) 60 min 30 min - - LD20419 Aivojen aineenvaihdunnan PET-TT (AA5DR) 30 min 30 min - - Seuraava tutkimus LD20420 Sydänlihaksen aineenvaihdunnan laaja PET-TT (FM1JR) 60 min 30 min 1,5 h 30 min LD20971 Somatostatiinireseptoreiden PET-TT (JN5ER) 60 min 30 min - - LD20996 Eturauhasen aineenvaihdunnan PET-TT (KE1DR) 60 min 15 min 1 h 30 min LD20997 Luuston aineenvaihdunnan PET-TT (NK6DR) 60 min 30 min - - Standard Takt No show

12 varattu vapaa Focus on Process => Results!

13 5S ennen - toteutus

14 Kaizen HUS-Kuvantamisen ja HUS- LABn yhteistyönä tehtävänä tilaprojektina saavutetaan tehokkaampi tilojen käyttö, sekä paremmin tarkoitukseen soveltuvat tilat. Tilojen käytön optimointi Varasto Arkisto ENMG ENMG ENMG ENMG Hoitajat Lääkärit ja fyysikot QST/Tuntokynnys + Unirekisteröinti MSLT/EEG Unirekisteröinti EEG Sihteeri Taukohuone, RTG + LAB 5S Uudelleen järjestellyissä tiloissa hoitajien ja lääkäreiden työpisteet saadaan toimivimmiksi, jonka ansiosta yhteistyötä voidaan parantaa ja toimintaa sujuvoittaa. = Helsingin kaupungille luovutettavat tilat = HUS-Kuvantamisen tilat = HUS-LABilta HUS-Kuvantamiselle siirtyvät tilat = HUS-Kuvantamiselta HUS-LABille siirtyvät tilat = HUS-LAB:n tilat HUS-Kuvantaminen HUS-LAB HUS yhteensä Tilasäästö 96 m /vuosi 64 m /vuosi 150 m /vuosi Vaikutus KNF:n kuluihin -0,5 %

15 S3 kotiutus ennen klo jälkeen Ennen jälkeen Ennen 13

16 Peijas os S3 Kotiutuksen pitkäaikaisseuranta

17 PROSESSIEN KEHITTÄMINEN LEAN-MENETELMÄT 2/4/

18 ratkaisu 1: ruuhkapiikki & yksikön aukaisemisaika KLO 7:45 Aamun ruuhkapiikki jatkuu klo 11 jälkeen KLO 7:15 Aamun ruuhkapiikki hoidettu klo 10 mennessä Lean pitkäaikaisseuranta Katri Seppänen 18

19 ratkaisu 4: työn keskittäminen asiakasvirtaan Asiakkaita 396, näytteenottopisteitä 9 max jono 24 min Lean pitkäaikaisseuranta Katri Seppänen 19

20 lopputilanne: vantaan yksiköt Kokonaistuottavuuden 20 % Näytteenottotuottavuuden 40 % Näytteenottosuoritteissa 9 %, henkilöstökustannuksissa 16 % Lean pitkäaikaisseuranta Katri Seppänen 20

21 HUS-SERVIS PALKKAPALVELUJEN LEAN palkkapalvelujen lähtötilan ongelmat ja tavoitetila Työaikakorvauksia (kokonaisvolyymi /vuosi) meni maksuun myöhässä ja virheellisesti, mikä aiheutti asiakasreklamaatioita ja lisätyötä Palkanlaskijoiden työkuorma ei ollut tarkoin tiedossa Työaikakorvausten käsittelyaika keskimäärin 25h 53min Asetettiin tavoitteeksi 4h käsittelyaika HUS-Servis 21

22 HUS-SERVISIN PALKKAPALVELUJEN LEAN palkkapalvelujen tavoitteet, kehitystoimenpiteet ja mittarit Tavoite Toimenpide Mittari Asiakkaalle oikea-aikainen ja tasalaatuinen palvelu Töiden organisointi palvelulinjoihin ja töiden vakiointi Keskitetyn asiakaspalvelumallin käyttöönotto Läpimenoaika Palvelulupauksen pito (maksu aikataulun mukaisesti) Asiakastyytyväisyys Päivittäinen työnjohtaminen Päivittäinen visuaalinen työnjohtaminen ja jatkuva kehittäminen palvelulinjoissa Palvelulinjan ohjaus- ja kehitystaulun päivittäinen käyttö Paperilla saapuvan palkkaaineiston sähköistäminen Saapuvan paperipostin lajittelu, skannaaminen ja ohjaus palvelulinjoille Sähköisen aineiston % osuus Sähköisenä saapuvan aineiston lisääminen Asiakkaille valmiit latauspohjat aineiston toimitusta varten HUS-Servis 22

23 HUS-SERVISIN PALKKAPALVELUJEN LEAN kehittämistoimenpiteiden tulokset Mittari Tavoite Tulokset Asiakastyytyväisyys 4,3 (1-5) 4,35 Palvelulupauksen pito 99,5% 99,9% Työaikakorvausten läpimenoaika, lähtötilanne 25h 53 min 4h Toteuma h 42min Uusintamittaus keväällä 2015 Henkilötyön tuottavuus -2htv -6,4 htv ( e hekulut vs 2013) HUS-Servis 23

24 Tuottavuustavoite *2013: alkaen 05/2013 Vuosi: Asetettu tavoite: (euroa) Saavutettu: (euroa) (10/2014) Huom! 2014 lukuun ei huomioitu täysimääräisesti sähköisten liikkumisen apuväineiden kilpailutuksen vaikutusta, kts. seuraava sivu. 2/4/

25 Sähköpyörätuolien ja mopedien hintakehitys Tehdyt toimenpiteet: 11/2012: sopimustuotteiden läpikäynti, kustannuskoulutus terapeuteille 01/2014: uudet hankintasopimukset voimaan. Uusissa sopimuksissa mm. viivästyssakko ja käteisalennus, 10/2014 toteuma n euroa Hintaseuranta pystytty aloittamaan 05/2012 alkaen 2/4/2015 Vuoden 2014 hankintamääräennuste: sähkömopedeja 60 kpl, sähköpyörätuoleja 110 kpl 25 Karkea euromääräinen säästö vuoteen 2013 nähden: euroa

26 Potilastyö: Lean Keskiarvo: 2014: 218 käyntiä/terap.htv 2013: 189 käyntiä/terap.htv 2012: 179 käyntiä/terap.htv * HUS Total, käyntien lkm (sis. hoitopuhelut), kumulat. Terapeutti htv = hoitohenkilöstö + erityistyöntekijä htv 2013 ka vähennetty tammikuu 0 tulos 2/4/

27 HUSin Lean hankkeet alue jatkuva käynnissä käynnistymässä HUSLab HUSkuvantamine n Kliiniset yksiköt lääkintätekniikka 2 yhteensä yht. 33

28 Lean menetelmän hyödyntäminen HUS:ssa Viisi tärkeintä kehittämiskohdetta, joissa voidaan hyödyntää Lean-menetelmää (n=59)

29 Lean-menetelmän hyödyntäminen omassa työympäristössä (n=96)

30 HUS Lean > viestintä 3-portainen koulutus: johtajat, henkilöstö, valmentajat Lean toimisto parhaat hankkeet toteutukseen tulosten mittarointi tulospalkkio 2014 Hihat ylös ja pilkettä silmäkulmaan ja välillä rock n rollia!