Lean kehittäminen terveydenhuollossa. Johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi

Transkriptio

1 Lean kehittäminen terveydenhuollossa Johtajaylilääkäri Markku Mäkijärvi

2 Lean = filosofia! Sarja käsitteitä, periaatteita ja työkaluja, joiden avulla asiakkaalle tuotetaan eniten lisäarvoa vähimmillä resursseilla hyödyntäen täysin ammattilaisten osaamista Toyotan periaatteet: 1. Jatkuva kehittäminen 2. Ihmisten kunnioittaminen

3 Lean strategia

4 Perinteinen vai LEAN johtaminen Funktiot / hierarkia Virhe seuraukset Tulos Ennusta kysyntä Laatua tarkastamalla Organisaation osatavoitteet Muutoksia voi ostaa palveluna Tekijät vs kehittäjät Asiakkaat / lisäarvo Virhe mahdollisuus Prosessi Reagoi kysyntään Laatua ennakoimalla ja tekemällä Kaikille yhtenäiset tavoitteet Muutokset pitää tehdä Tekijät = kehittäjät

5 Arvovirtakartoitus Lisäarvo Välttämätön hukka Vältettävä hukka Hukka tunnistetaan asiakkaan silmälasit päässä Hukka ei henkilöidy se on meidän kaikkien yhteisesti luoma nykytila Hukkaa voidaan vähentää vain yhdessä

6 7 Palvelutuotannon Hukkaa Viive Odotus/jonot, vastausviive Asiakkaan aika ei ole ilmaista Toisto Saman datan syöttäminen uudelleen Vastaukset turhiin kysymyksiin Tarpeeton liike / kuljetus Epäselvä kommunikaatio Varastotasojen virheet liian vähän tarvikkeita työpisteessä liikaa potilaita/suoritteita odottamassa seuraavaa työvaihetta Potentiaalisten asiakkaiden menetykset viivästynyt diagnoosi / hoito -> komplikaatio Palveluvirheet väärät/virheelliset suoritteet

7 Lean -kehityksen askeleet Esityöt 1. Määrittele tuottamasi lisäarvo 2. Määrittele arvoketju ja työnkulku - vaiheet - kunkin vaiheen lisäarvo 3. Tunnista - kysyntä ja sen vaihtelut - vaiheiden työajat ja läpimenoajat - käytettävissä olevat resurssit - vaiheiden laatutaso 4. Kirjaa kehitysideat ja ongelmat - kuvaus - priorisointi - vastuu Päivystys UÄ-toimenpide lähetemäärät ja viive lähetteestä käyntiin kellon ajan suhteen, arkipäivä Toimenpide kello Keskiarvo / LÄH -> KÄY [h] :15 1:00 0:45 0:30 0:15 0:00 TT-tutkimushuoneen käyttö 0:16 0: Huone vapaana Tutkimuiksen kesto Tutkimusajan ka. 90%-piste Kehityskohteiden määrittely 1. Jatkuva virtaus (1 kpl virtaus) 2. Hukan eliminointi (varasto = hukka) 3. Yhtenevät menettelyt (standardityö) 4. Pyri täydellisyyteen (jatkuva parantaminen) Ylläpito 1. Rakenna mittarit 2. Säännönmukainen seuranta 3. Jatkuva parantaminen

8 Hukan poisto Kaizen Jatkuva virtaus Poka-Yoke KanBan 5 S

9 Kaizen = jatkuva kehittäminen Traditional company Toyota + Lean

10 Gemba

11 5 S: toimenpidehuone

12 KanBan: polin varastohuone

13 Poka Yoke

14 Case Jorvin yhteispäivystys

15 Nykytilan kuvaus Nykytila Sihteeri Pyytää potilaalta KELA-kortin Sairaanhoitaja Henkilötietojen tarkistus -osoite -puhelin numero -lähiomainen Tulostetaan lähete Korjaa henkilötiedot Lähetteen käsittely -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -liitä hoitokokonaisuuteen -lähetteen tulostaminen -lähetteen sulkeminen Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) -ICPC ICPC-koodi Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Info-kirje potilaalle Potilaskansion tilaus (ESH:n potilaille (Erica) Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään Jatkuva virtaus Nykytila vaihtoehto huonokuntoiselle potilaalle Sihteeri Korjaa henkilötiedot Henkilötietojen tarkistus Lähetteen käsittely -osoite Pyytää potilaalta -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -puhelin numero KELA-kortin -liitä hoitokokonaisuuteen -lähiomainen -lähetteen tulostaminen Tulostetaan lähete -lähetteen sulkeminen Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) -ICPC Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Info-kirje potilaalle Potilaskansion tilaus (ESH:n potilaille (Erica) (one-piece flow) Sairaanhoitaja Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus ICPC-koodi Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään 3 Tavoitetilan kuvaus Uusi Sihteeri Sairaanhoitaja Henkilötietojen tarkistus -osoite -puhelinnumero -lähiomainen Tarrojen tulostus Hoitosuunnitelma KELA-kortti Tiedonsiirtolupa -kysyy luvan -luvan tulostus -allekirjoitus -arkistointi Lähetteen käsittely -hyväksyminen: erikoisalan lääkäri -liitä hoitokokonaisuuteen -lähetteen tulostaminen -lähetteen sulkeminen Kirjaukset -Triage-luokka -tulosyy -ICPC -maksuluokka -mistä tullut (yksityinen, tk, lähete, kotoa) Potilaskansion tilaus (Erica) Papereiden toimitus Pyytää potilaalta KELA-kortin Lukee lähetteen (Oberon) Potilaan haastattelu -tulosyy -milloin on alkanut -nykytila -Triageluokitus -ICPC-koodi Potilaan ohjaus (tarvittaessa) -saattaa potilaan -raportoi hoitoryhmään Hoitosuunnitelman kirjaus 4

16 Pilot vaiheen tulokset Odotusaika ennen hoitajan ensiarviota % potilaista h:min 10:29 alle 10 min Havainnoista osa puuttuu Kuitenkin edustava joukko Vertailu 6.2 à Odotusaikojen keskiarvo 10:29 à 1:35 min -85% -Pisin odotusaika 30 à 5:13 min -83% Tulokset uuden toimintatavan käyttöönoton jälkeen. 5 Potilan hoidon ensiarvioon alle 10 min 70% à >95% 6

17 KFI Meilahti PET-tutkimusten havainnot Kaizen Arvovirta

18 Jidoka Tekstiviesti-ilmoitus tulevasta tutkimuksesta ONGELMA: Tutkimusaikoja jää käyttämättä koska potilas ei saavu tutkimuksiin RATKAISU: Lähetetään muistutusviesti 2 vuorokautta ennen tutkimusta Viestin suunnittelu / Henna Toteutettu alkaen. Viestissä tutkimuksen kellon aika, muistutus esivalmistelusta ja puhelinnumero tiedusteluja varten. Työtä noin 4 min / päivä / TOTEUTETTU, tämän jälkeen ei perutettu väärän valmistelun takia tai potilas ei ole jäänyt tulematta tutkimukseen Qpatista haku Ei tullut PETtutkimus / Inkeri No show

19 Tutkimusmäärät, toteuma ja ajanvarauspohja Toteuma Suoritteet lkm Yhteensä LD20171 Koko kehon aineenvaihdunnan laaja PET-TT (JN4JR) % LD20419 Aivojen aineenvaihdunnan PET-TT (AA5DR) % LD20420 Sydänlihaksen aineenvaihdunnan laaja PET-TT (FM1JR) % LD20971 Somatostatiinireseptoreiden PET-TT (JN5ER) % LD20996 Eturauhasen aineenvaihdunnan PET-TT (KE1DR) % LD20997 Luuston aineenvaihdunnan PET-TT (NK6DR) % Isotooppilääketiede, PET-tutkimukset Ajanvaraukset ja vapaat tutkimusajat Varatut Vapaat aivo-petme 3 3 % 50 Aamun ensimmäiset, joten käyttämättömiä jää gyn-petme 0 0 % % Uusi aika, kol-petme % 14 6 % Synteesi onnistuu, tarjonnan lisääminen myöhemmin mispetme % % som-petme 9 10 % 22 9 % sydän-petme 5 6 % % Uusi aika, Tutkimusajat Tutkimus Injektiosta tutkimukseen Tutkimuksen kesto Standard Odotusaika seuraavaan tutkimukseen LD20171 Koko kehon aineenvaihdunnan laaja PET-TT (JN4JR) 60 min 30 min - - LD20419 Aivojen aineenvaihdunnan PET-TT (AA5DR) 30 min 30 min - - Seuraava tutkimus Takt LD20420 Sydänlihaksen aineenvaihdunnan laaja PET-TT (FM1JR) 60 min 30 min 1,5 h 30 min LD20971 Somatostatiinireseptoreiden PET-TT (JN5ER) 60 min 30 min - - LD20996 Eturauhasen aineenvaihdunnan PET-TT (KE1DR) 60 min 15 min 1 h 30 min LD20997 Luuston aineenvaihdunnan PET-TT (NK6DR) 60 min 30 min - -

20 varattu vapaa Focus on Process => Results!

21 Kaizen HUS-Kuvantamisen ja HUS- LABn yhteistyönä tehtävänä tilaprojektina saavutetaan tehokkaampi tilojen käyttö, sekä paremmin tarkoitukseen soveltuvat tilat. Tilojen käytön optimointi Varasto Arkisto ENMG ENMG ENMG ENMG Hoitajat Lääkärit ja fyysikot QST/Tuntokynnys + Unirekisteröinti MSLT/EEG Unirekisteröinti EEG Sihteeri Taukohuone, RTG + LAB 5S Uudelleen järjestellyissä tiloissa hoitajien ja lääkäreiden työpisteet saadaan toimivimmiksi, jonka ansiosta yhteistyötä voidaan parantaa ja toimintaa sujuvoittaa. = Helsingin kaupungille luovutettavat tilat = HUS-Kuvantamisen tilat = HUS-LABilta HUS-Kuvantamiselle siirtyvät tilat = HUS-Kuvantamiselta HUS-LABille siirtyvät tilat = HUS-LAB:n tilat HUS-Kuvantaminen HUS-LAB HUS yhteensä Tilasäästö 96 m /vuosi 64 m /vuosi 150 m /vuosi Vaikutus KNF:n kuluihin -0,5 %

22 S3 kotiutus ennen klo 13 = stretched target (-500%) 15 jälkeen Ennen jälkeen Ennen 13

23 3 vk aikaisemmin Lähete = Kan-Ban (= pull system)

24 Ovatko Lean muutokset pysyviä? 0 v 1 v 3 v 90% 60% Läpimenoaika ppkl:lla 5.S = sustain Karolinska 2012

25 LEAN organisaatio 4 periaatetta takt (työskentely tahdissa) yksi kerrallaan (one-piece flow) standardi työ (vakiot toimintamallit, työkalut jne) asiakas vetovastuussa (pull system) johtaja hands-on, out-front, in the gemba LEAN on strategia (johtamisfilosofia) vaatii johtajien sitoutumisen vaatii kulttuurin muutoksen arvovirta -> kaizen -> prosessiorganisaatio Art Byrne, Lean turnaround, 2013

26 HUSin Lean hankkeet alue jatkuva käynnissä käynnistymässä HUSLab HUSkuvantamine n Kliiniset yksiköt lääkintätekniikka 2 yhteensä yht. 33

27 Lean menetelmän hyödyntäminen HUS:ssa Viisi tärkeintä kehittämiskohdetta, joissa voidaan hyödyntää Lean- menetelmää (n=59)

28 Lean- menetelmän hyödyntäminen omassa työympäristössä (n=96)

29 Edellytykset valmentajat osaavat leanin kykenevät luomaan positiivisen ilmapiirin (jotta ihmiset uskaltavat löytää toiminnastaan parannettavaa) Johto on aidosti sitoutunut koulutettu leaniin näkyy gembassa laajamittainen leankoulutus 25 valmentajaa johdon koulutus koko HUSn info

30 HUS Lean viestintä 3-portainen koulutus: johtajat, henkilöstö, valmentajat Lean toimisto parhaat hankkeet toteutukseen tulosten mittarointi tulospalkkio 2014 Hihat ylös ja pilkettä silmäkulmaan ja välillä rock n rollia!

31 Lean Suomen terveydenhuollossa aloitus kymmeniä erilaisia projekteja Tampere, Turku, Rovaniemi, Vaasa, Lappeenranta, HUS... tarvitaan koulutusta yhtenäinen tapa? Suomen Lean yhdistys

32 Jeffrey Liker: It is easier to act your way to a new way of thinking...