Psykiatrian LEAN projekti Syksy Suunnittelukoordinaattori Marja Koivumäki

Transkriptio

1 Psykiatrian LEAN projekti Syksy 2017 Suunnittelukoordinaattori Marja Koivumäki

2 Mitä halusimme tehdä? Keväällä 2017 sairaanhoitopiirin johtoryhmä valitsi tulevan M- talon yhdeksi LEAN prosessin kohteeksi Psykiatrian johtoryhmä valitsi M-talon toiminnassa yhden keskeisen prosessin, jota lähdettäisiin työstämään LEAN menetelmillä: tehostetun avohoidon prosessi Tehostetun avohoidon prosessi, joka yhdistää kaikki kolme erikoisalaa (lapset, nuoret, aikuiset) LEAN prosessin työryhmään valittiin edustus kaikilta kolmelta erikoisalalta

3 Toimeksiannon rajaaminen Tehostetun avohoidon prosessi oli liian laaja aihe LEAN kohteeksi Päätettiin yhteistyössä, että fokusoidaan aiheeksi tehostetun avohoidon tulotilanne poliklinikalla

4

5 Kuvattiin asiakkaan polku (IMS)

6 Nykytilan kuvaus Selvitetään: - Odottaminen päivystyspotilas akuuttipolilla klo Ja last.psyk.polilla tehostetun avohoidon tiimiin tulevat klo 8-16 Juurisyiden selvitys (käytetään erilaisia menetelmiä tilanteesta riippuen) - Mikä syy ja kuinka paljon aiheuttaa odottamista? Miten ja mihin voidaan puuttua? - Havainnointi: Marja havainnoimaan ak.psyk.polille yhden päiväksi ja lastenpsyk. poli klo Taulukko: odotusaika min noin, onko saattaja (omaiset/läheiset), kuinka monta, miksi odottaa, onko ennakkotieto tulosta. Tietoa kerätään 2 viikkoa Tavoitetilan kuvaus mukaan lukien mittarit Potilaiden ei tarvitse odottaa/odotusaika lyhenee. Mitataan odotusaikaa Saavutetut tulokset (täytetään sitä mukaa kun tuloksia syntyy) - Akuuttipoli: Keskiarvo 38min, syitä: Kun useampia potilaita samaan aikaan päivystyksessä, jonottaminen syntyy/lääkäreillä päivystysvastuu vaihtuu/hoitajaa odotetaan mukaan vastaanotolle/lääkäri perehtyy potilaan papereihin - Lastenpsyk.pkl: Odotusajat: 22 tapauksessa odotusaika oli: 0 min. 2 tapauksessa odotusaika oli: 5 min. 1 tapauksessa odotusaika oli: 10 min. 2 tapauksessa odotusaika oli 15 min. Odotusajan oletettu syy: lääkäri luki papereita, potilaasta johtuva myöhästyminen, työntekijät eivät pystyneet aloittamaan ajoissa, työntekijät eivät ehtineet ajoissa sekä leasing-autoa ei ollut parkkihallissa. - Havainnointi ak.psyk.pkl: tiloista johtuen yksityisyys ei toteudu, tunkkaisuus/nuhjuisuus, asiakas ei koe olevansa arvostettu, ei mitään virvoketta Työsuunnitelma TEHTÄVÄ (päivitetään ryhmäpalavereissa) VASTAA ja OSALLISTUVAT MÄÄRÄAIKA STATUS Taulukon laatiminen Työryhmän informointi Aineisto keruu Jan ja Pirjo Mika ja Jutta Jan ja Pirjo Jutta ja Mika Päivystävä hoitaja Jutta koordinoi tehty aloitettu Viikot 43 ja 44 Viikot Havainnointi Marja Viikko 44 ok Tehty tehty ok ok Analysoidaan ryhmässä Koko työryhmä Pe klo 10 (seuraava lean työskentely ) ok Mitä opittiin ja mahdolliset jatkotehtävät ja projektit - työryhmätyöskentely! Aikataulutus, jatkossa suositellaan että tapaamiset olisi viikoittain (muuten unohtaa!) - On saatu työkaluja kehittämiseen - Riittävän suppea ja rajattu kehittämiskohde suhteessa käytettävissä olevaan aikaan - Jatkossa: potilaan palvelukokemuksen selvittäminen, akuuttivastaanottojen prosessin sujuvoittaminen (tavoiteaika, työparityöskentely, ennakkotieto), työn aikatauluttaminen, eri erikoisalojen yhteistyö ja työparityöskentely

7 Havainnointi LEAN ryhmän osallistuja vietti akuuttipsykiatrian odotustilassa päivän ja havainnoi ympäristöään Psykiatria LEAN observointi

8 Nykytilan kuvaus Potilaan hoito viivästyy, koska potilas ohjautuu väärään paikkaan. Juurisyiden selvitys (käytetään erilaisia menetelmiä tilanteesta riippuen) - Arvioinnin oikeellisuus prosessissa (sidoskaavio) Tavoitetilan kuvaus mukaan lukien mittarit Potilas ohjautuu oikeaan, hoidon tarpeen mukaiseen hoitopaikkaan oikeaaikaisesti. - Kuinka paljon käännetään lähetteitä, tiedot Exreportista Saavutetut tulokset (täytetään sitä mukaa kun tuloksia syntyy) Exreportissa olevat palautettujen lähetemäärien kautta ei päästä kiinni ongelmaan Työsuunnitelma (päivitetään ryhmäpalavereissa) TEHTÄVÄ VASTAA ja OSALLISTUVAT MÄÄRÄAIKA STATUS Poimitaan Exreportista tarvittavat tiedot - Vuodet 2015 ja Palautus (koodi 04) % käsitellyistä lähetteistä - Vuonna 2015: (1,95%), 3741 (0,9%), 2771 (1,0%) - Vuonna 2016: (2,6%), 3741 (1,9%), 2771 (1,4%) Analysoidaan tulokset yhdessä Mika vastaa, pyytää Kirsti Svahnilta apua (kokous klo 10) ok ok Mitä opittiin ja mahdolliset jatkotehtävät ja projektit Olemassa olevat mittarit eivät anna tietoa kysymykseen. Onko kyseessä fakta vai fiktio? Hoidon kriteerit, ovat selkeitä? Jatkossa pohdittavaksi, onko tarpeen uudelleen pohtia lähetteenkäsittelyprosessia, hoidon kriteerejä jne. Miten mahdollinen triage tulee vaikuttamaan, otetaanko se käyttöön?

9

10

11 Työryhmätyöskentely ja oppimiskokemukset (kaikki) Työnjako ja aikataulutus Työryhmän tasavertainen työskentely Työkaluja kehittämistyöhön Mitä uutta otetaan M-taloon mukaan ja mitä vanhaa jätetään? Mitä tästä eteenpäin? Ollaan mukana vuoden 2018 LEAN:ssa, jatketaan samalla työryhmällä ja lähdetään etenemään kohti M- taloa