ProCountorin Sopimuslaskutus -ominaisuus mahdollistaa sopimustietojen tallentamisen asiakkaalle ja asiakkaiden laskuttamisen sopimusten perusteella.

Transkriptio

1 Sivu 1(7) Sopimuslaskutus ProCountorin Sopimuslaskutus -ominaisuus mahdollistaa sopimustietojen tallentamisen asiakkaalle ja asiakkaiden laskuttamisen sopimusten perusteella. Sopimus Kullekin asiakkaalle voidaan määritellä haluttu määrä sopimuksia. Kun Sopimuslaskutus - ominaisuus on käytössä, on Asiakkaan perustiedot -sivun yläosassa näkyvissä Sopimukset - painike. Painikkeesta aukeaa sivu, josta päästään Näytä -painikkeella katselemaan ja muokkaamaan olemassa olevia sopimuksia, Lisää -painikkeella tekemään uusia sopimuksia ja Poista - painikkeella poistamaan olemassa olevia sopimuksia. Kopio painikkeella saa olemassa olevasta sopimuksesta tehtyä identtisen kopion. Näytä ja Lisää -painikkeista aukeaa sivu, jolle syötetään sopimuksen tiedot. Osoitteen lähde valinnalla voidaan määritellä tulevatko asiakkaan osoitetiedot Asiakasrekisteristä, jolloin niitä voi muokata vai Sopimukselta, jolloin niitä voi muokata. Rekisteristä tulee Maksuehto, Valuutta, Sis. alvoletus ja Kieli, jotka ovat muokattavissa. Muut tiedot on vapaasti täytettävissä. Sopimuksen numero, päivä ja sisältö ovat pakollisia tietoja. Sopimuksen numero ja Sopimuksen sisältö -tiedot tulevat näkyviin laskulle Lisätietoja -kenttään. Asiakkaalle tai yritykselle mahdollisesti määritelty oletuslisätieto ei tule näkyviin. Laskutusjakso: Laskutusjaksoksi valitaan alasvetovalikosta sopiva kuukausiväli ja laskutuskuukausi yhdistelmä. Esim. 3kk, 1/4/7/10 tarkoittaa, että laskutus tapahtuu kolmen kuukauden välein, tammi-, huhti-, heinä- ja lokakuussa. Sopimuksen laskutus tietoja ei pidä muuttaa kesken laskutetun laskutusjakson. Esim. jos sopimus on laskutettu 3 kk:n jaksona ja halutaan muuttaa laskutus 1 kuukauden jaksoihin voi sen tehdä jälkeen. Jos halutaan muuttaa jaksoa jo aikaisemmin, on olemassa oleva sopimus syytä passivoida ja tehdä uusi sopimus.

2 Sivu 2(7) Laskutusjakson alkupäivä: Laskutusjakson alkupäivällä määritellään monentenako päivänä kuukautta laskutusjakso alkaa. Jos tämän jättää tyhjäksi, niin oletuksena käytetään kuukauden ensimmäistä päivää, eli nro 1. Laskutuskuukausi jakson aikana: Laskutuskuukausi jakson aikana määrittää monentenako jakson kuukautena laskutus tapahtuu. Esim. 3kk, 1/4/7/10 ja Laskutuskuukausi 2 tarkoittaa, että laskutus tapahtuu kolmen kuukauden välein helmi-, touko-, elo- ja marraskuussa kausien ollessa tammi-maaliskuu, huhti-kesäkuu, heinä-syyskuu, loka-joulukuu. Laskutuskuukausi voi olla myös jakson ulkopuolella esim. merkitsemällä kenttään -1, halutaan laskutuksen tapahtuvan jakson alkua edeltävänä kuukautena tai vastaavasti tässä esimerkissä nro 4 tarkoittaisi että halutaan laskuttaa jakson jälkeen eli tammi-maaliskuun jakso laskutettaisiin vasta huhtikuulla. Jos tämän kentän jättää tyhjäksi, niin oletuksena käytetään ensimmäistä laskutuskuukautta jakson sisällä, eli nro 1. Laskun päivä laskutuskuun aikana: Laskun päivä laskutuskuun aikana määrittää mille päivälle lasku päiväytyy. Mikäli on määritelty tämän kentän arvoksi 31, tarkoittaa se aina kuun viimeistä päivää. Jos tämän kentän jättää tässä tyhjäksi, niin päiväyksen voi täydentää laskutuksen yhteydessä tai sitten ohjelma olettaa tyhjän tilalle laskutuskuukauden ensimmäisen päivän. Sopimus -sivun vasemmassa ylänurkassa näkyy koska ja millä laskulla sopimus on viimeksi laskutettu. Sopimukselle pitää määritellä vähintään yksi tuoterivi. Asiakkaalle määritellyt oletustuotteet eivät tule sopimukselle, eikä sopimuksen pohjalta tehdylle laskulle. Riveillä voi laskulla näkyvää Tuote -sarakkeessa olevaa tuotteen nimeä muuttaa mutta Rekisterituote -sarakkeessa näkyy aina alkuperäinen rekisteristä haettu tuotteen nimi. Tuoteriveille voidaan määritellä rivikohtaisia oletusdimensioita, joita käytetään tuoterekisterin oletusdimensioiden sijasta. Tulostettavassa muodossa painike näyttää sopimuksen PDF-muodossa. Hallinta -painike avaa Asiakkaan hallinta sivun.

3 Sivu 3(7) Laskutus Kun Sopimuslaskutus -ominaisuus on käytössä, on navigaattorin Laskut / Tositteet -kohdassa näkyvissä Sopimuslaskutus -valinta. Siitä aukeaa sivu, jossa päästään hakemaan sopimuksia laskutettaviksi. Laskuttamattomien sopimusten hakupvm ja ruksin merkitys. Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -tiedolla määritellään millä kuukaudella laskutettavia sopimuksia haetaan. Jos on laitettu ruksi kohtaan Haetaanko täsmällisellä päivämäärällä (eikä kuukaudella)?, haetaan kyseisenä päivänä laskutettavat sopimukset. Laskutettaviksi sopimuksiksi luetaan ne, joiden Alkupäivämäärä on sama tai ennen hakupvm kuukautta tai tyhjä, Loppupäivämäärä sama tai jälkeen hakupvm kuukauden tai tyhjä, tila Aktiivinen ja laskua hakupvm kuukaudelta ei vielä ole tehty vaikka laskutusjakson ja Laskutus kuukausi jakson aikana arvon mukaan kyseiselle kuukaudelle lasku pitäisi tehdä. Muilla hakuehdoilla voidaan tarkentaa hakua. Jos esimerkiksi kirjoitetaan päivämäärä ja laitetaan ruksi, niin ohjelma tarjoaa vain niitä laskuttamattomia sopimuksia marraskuulla, joiden laskun päiväksi laskutuskuun aikana on tallennettu 15. Mikäli sopimuksella on määritelty kentän Laskun päivä laskutuskuukauden aikana arvoksi 31, tarkoittaa se aina kuun viimeistä päivää. Jos vastaavasti ruksia ei laiteta ja annetaan mikä vain päivämäärä vaikkapa marraskuulla, niin ohjelma tarjoaa kaikkia aktiivisia sopimuksia, joita pitäisi muistaa marraskuulla laskuttaa ja joita ei ole vielä laskutettu. Tällaista hakua suositellaan tehtäväksi aina kuun lopulla, jotta voidaan varmistua, ettei mitään jää laskuttamatta ko. kuukauden aikana.

4 Sivu 4(7) Kun hakuehdot on annettu, painetaan Hae sopimukset painiketta, jolloin tiedot laskutettavista sopimuksista tulee sivun alaosaan. Laskutettavaksi haluttavat sopimukset valitaan joko Valitse kaikki -painikkeella tai ruksaamalla rivin vasemmassa laidassa oleva valinta. Näytä sopimus -painikkeella päästään katsomaan valittua (tumman harmaana näkyvä rivi) sopimusta. Tulostettavassa muodossa -painikkeella saa listattua valittujen eli rastitettujen sopimusten perustiedot joko html tai Excel muodossa. Sopimuksista näytetään seuraavat tiedot: Nimi, Tunnus, Asiakasnumero, Sopimusnumero, Sopimuksen päivä, Sopimuksen sisältö, Alkupäivämäärä, Loppupäivämäärä, Laskutusjakso, Laskutusjakson alkupäivä, Laskutuskuukausi jakson aikana, Ilman alv, Alv, Summa, Valuutta, Tilausviite, Oma yhteyshenkilö, Asiakkaan yhteyshenkilö, Tila, Maksuehto, Kieli, Viimeksi laskutettu, Luotu, Laatija, Muokattu ja Muokkaaja. Sopimuslaskutusraportti -painikkeella ajetaan raportti jolla saadaan kuukausittaista tietoa sopimusten laskutuksesta. Painike avaa ikkunan jossa annetaan raportin hakuehdot. Hakuehdoiksi annetaan alku- ja loppukausi muodossa vvvv-kk, otetaanko mukaan kaikki sopimukset, vain laskutetut sopimukset vai vain laskuttamattomat sopimukset, vain sopimuslistalta valitut sopimukset vai kaikki sopimukset sekä raportin muoto (HTML tai Excel). Sopimuksilta näytetään seuraavat tiedot: Nimi, Tunnus, Asiakasnumero, Sopimusnumero, Kuukausittainen laskutus, Yhteensä. Raportille tuodaan kuukausittain kultakin sopimukselta tiedot laskutuksesta. Jos laskulla on lisätty tai poistettu laskurivejä tai summia muutettu tai laskutusjaksoa muutettu, eivät ne muutokset näy raportilla. Kun laskutettavat sopimukset on valittu, painetaan Aloita laskutus -painiketta. Tämän jälkeen tulee varmistus kysymys laskutuksesta. Kun se on hyväksytty, aukeaa sivu, jolla päästään määrittelemään seuraavat tiedot: 1. Laskuryhmän nimi. Tätä ryhmän nimeä voidaan käyttää Hakupalvelussa laskujen hakuun. 2. Sopimuskauden määräävä pvm. Tämän kentän arvoksi oletetaan Laskuttamattomien sopimusten hakupäivää. Tämän avulla määritellään mille sopimuskaudelle lasku kuuluu. Tyhjää ei sallita. 3. Laskun pvm. Tämän avulla voidaan määritellä kaikkien laskujen pvm. Tämä on oletuksena myös kirjanpitosivun pvm, jonka mukaan mm. arvonlisäverot määräytyvät. Jos tyhjä, niin lasku päiväksi tulee sopimukselle määritelty laskun päivä.

5 Sivu 5(7) 4. Sopimuksen tiedot laskun liitteeksi. Tällä valinnalla saa laskuille sopimukset mukaan PDF - muotoisena liitteenä Jatka -painikkeella tiedot hyväksytään. Kun laskutus on valmis, tulee siitä ilmoitus. Valittujen sopimusten pohjalta on muodostunut tilassa Kesken olevia laskuja, joita voidaan muokata ja lähettää Hakupalvelun kautta. Laskut löytyvät Hakupalvelusta helpoiten laskuryhmän nimen perusteella. Laskuille voidaan tarvittaessa lisätä uusia tuoterivejä tai tehdä muita muokkauksia. Kun laskuja ei enää haluta muokata, niin ne käydään joko yksitellen hyväksymässä ja lähettämässä tai ne voidaan lähettää kaikki kerralla. Usean myyntilaskun hyväksyntä / lähetys -valinnalla pystyy lähettämään kaikki hakutuloksessa olevat lähetystä odottavat myyntilaskut yhdellä kertaa. Valinta avaa Usean myyntilaskun hyväksyntä / lähetys -sivun, jolla pääsee estämään laskun lähettämisen poistamalla ruksin vasemmanpuolimmaisesta sarakkeesta. Tähän joukkoon tulevat mukaan vain ne laskut, joiden laskukanavana on verkkolasku, posti tai sähköposti. Mikäli laskukanava sopimuslaskutuksen kautta laadittavilla laskuilla on paperilasku tai ei lähetetä, niin laskut on muistettava käydä yksitellen hyväksymässä, jotta viitesuoritukset kohdistuvat laskuihin. Laskuilla Laskun päivä ja kirjanpidon Tositepvm ovat aiemmin annettu päivä ja kirjanpidon Kirjauskausi on kyseisen päivän kuukausi. Kirjanpitosivun Palvelujakson alku ja loppu päivissä näkyy laskutusjakso. Kyseessä on informatiivinen tieto, joka ei vaikuta kirjanpitoon. Laskutusjakso näkyy myös laskulla Toimituspäivinä. Laskutusjakso määräytyy annetun Sopimuskauden määräävä pvm -tiedon perusteella. Laskulla tai kirjanpitosivulla ei laskujakso tietoa tule muuttaa. Asiakkaalle määritellyt oletustuotteet eivät tule sopimuksen pohjalta tehdylle laskulle. Mikäli asiakkaalle on määritelty vakioviite, käytetään laskulla sitä pankkiviitteenä. Mikäli asiakkaalle on valittu pankkitili, näyte-

6 Sivu 6(7) tään se laskun yläosan tiedoissa. Mikäli asiakkaalle on määritelty oletuslaskupohja, tehdään lasku sille. Alla esimerkkisopimuksia, joista haku- ja laskutusesimerkkejä: Esimerkkisopimuksia: 1) Asiakas A, Sopimus A1, sopimuksen alkupäivä ja Laskutusjakso 1 kk, 1/2/3/4/5/...,, Laskutusjakson alkupäivä 1, Laskutuskuukausi jakson aikana 1, laskuja ei ole tehty. 2) Asiakas A, Sopimus A2, sopimuksen alkupäivä ja Laskutusjakso 1 kk, 1/2/3/4/5/..., Laskutusjakson alkupäivä 1, Laskutuskuukausi jakson aikana 1,helmikuun lasku on tehty. 3) Asiakas B, Sopimus B1, sopimuksen alkupäivä ja Laskutusjakso 2 kk, 1/3/5/7/9/11, Laskutusjakson alkupäivä 1, Laskutuskuukausi jakson aikana 1,laskuja ei ole tehty. 4) Asiakas B, Sopimus B2, sopimuksen alkupäivä ja Laskutusjakso 2 kk, 2/4/6/8/10/12, Laskutusjakson alkupäivä 1, Laskutuskuukausi jakson aikana 1,helmikuun lasku on tehty. 5) Asiakas C, Sopimus C1, sopimuksen alkupäivä ja Laskutusjakso 3 kk 1/4/7/10, Laskutusjakson alkupäivä 1, Laskutuskuukausi jakson aika 2, laskuja ei ole tehty. 6) Asiakas C, Sopimus C2, sopimuksen alkupäivä ja Laskutusjakso 2 kk, 2/4/6/8/10/12, Laskutusjakson alkupäivä 1, Laskutuskuukausi jakson aikana -1, laskuja ei ole tehty. Haku: Haku esimerkki 1: Jos Sopimuslaskutus sivulla annetaan Laskuttamattomien sopimusten hakupvm kentän arvoksi jokin tammikuulle 2008 sijoittuva päivä, ei laskutettavien sopimusten listalle tule kuin C2, jonka laskutuskuukausi jakson aikana on negatiivinen eli laskutus halutaan hoitaa kauden alkamista edeltävässä kuukaudessa. Sopimusten listalle ei tule muita, sillä asiakkaiden A:n ja B:n sopimusten alkupäivä on tammikuun jälkeen ja C1 Laskutuskuukausi jakson aikana on 2.

7 Sivu 7(7) Haku esimerkki 2: Jos Sopimuslaskutus sivulla annetaan Laskuttamattomien sopimusten hakupvm kentän arvoksi jokin helmikuulle 2008 sijoittuva päivä, tulee laskutettavien sopimusten listalle Sopimus A1 ja C1, ei muita. A2 ja B2 eivät tule listalle koska niillä helmikuun lasku on jo tehty. B1 ja C2 eivät tule listalle koska helmikuu ei ole näiden sopimusten valitun Laskutusjakson mukaan laskutuskuukausi. Sopimus C1 tulee listalle koska helmikuu on sopimuksen laskutusjakson toinen kuukausi. Haku esimerkki 3: Jos Sopimuslaskutus sivulla annetaan Laskuttamattomien sopimusten hakupvm kentän arvoksi jokin maaliskuulle 2008 sijoittuva päivä, tulee laskutettavien sopimusten listalle Sopimus A1, A2, B1 ja C2. B2 ja C1 eivät tule listalle koska maaliskuu ei ole valitun Laskutusjakson mukaan laskutuskuukausi. Laskutus: Laskutus esimerkki 1: Tehdään laskuja , joten se tulee Laskuttamattomien sopimusten hakupvm kentän oletusarvoksi, jolla laskutettavat sopimukset haetaan ja saadaan Sopimus A1 ja Sopimus C1. Sopimuksia laskutettaessa annetaan Laskun pvm tiedoksi annetaan Tällöin muodostuu molemmista sopimuksista yksi lasku, jonka Laskun päivä ja kirjanpidon Tositepvm ovat , Kirjauskausi on Kirjanpitosivun Palvelujakson alku on ja loppu Samat päivät näkyvät Toimituspäivinä. Laskutus esimerkki 2: Tehdään laskuja , joten se tulee Laskuttamattomien sopimusten hakupvm kentän oletusarvoksi, mutta laskutettavat sopimukset haetaan päivämäärällä , jolloin saadaan Sopimukset A1, A2, B1 ja C2. Laskun pvm tiedoksi annetaan Tällöin muodostuu neljä laskua, joiden Laskun päivä ja kirjanpidon Tositepvm ovat , Kirjauskausi on Sopimusten A1 ja A2 mukaan muodostuneilla laskuilla kirjanpitosivun Palvelujakson alku on ja loppu Samat päivät näkyvät Toimituspäivinä. Sopimuksen B1 mukaan muodostuneella laskulla kirjanpitosivun Palvelujakson alku on ja loppu Samat päivät näkyvät Toimituspäivinä. Sopimuksen C2 mukaan muodostuneella laskulla on kirjanpitosivun Palvelujakson alku ja loppu Samat päivät näkyvät Toimituspäivinä.