Tässä muistiossa on täsmennetty selvityksen sisältöä ottaen huomioon Valtipassa hyväksytty tahtotilaluonnos

Transkriptio

1 Versio (6) VALTIONEUVOSTON KIRJASTO- JA INFORMAATIOPALVELUT SELVITYSTYÖN SISÄLTÖ Valtioneuvoston tietopalveluiden yhteistyöryhmä VALTIPA käynnisti vuoden 2012 alussa selvityksen, jonka tavoitteena oli määritellä kirjasto- ja informaatiopalveluiden palvelukonseptin ideaalimalli. Tässä muistiossa on täsmennetty selvityksen sisältöä ottaen huomioon Valtipassa hyväksytty tahtotilaluonnos EHU sekä KEHU-hankkeen tahtotilaluonnos Selvitys perustuu oletukselle, että muodostetaan keskitetty VN-tietokeskus. Eduskunnan kirjasto toimii kiinteänä osana palvelukokonaisuuden tuottamista. Selvityksessä kuvattava integraatiomalli antaa suuntaviivat nykyisten kirjasto- ja informaatiopalveluiden uudelleen organisoinnille, mutta mahdollinen yksityiskohtainen toteutussuunnitelma tulee laatia erikseen. Nykytila Kirjasto- ja informaatiopalveluiden perustehtävänä on tuottaa valtioneuvoston virkamiesten käyttöön heidän työssään tarvitsemat laadukkaat tietoaineistot luotettavasti ja kustannustehokkaasti. Käytännön tehtävinä tämä tarkoittaa ministeriöiden virkamiesten tiedontarpeiden selvittämistä, tiedon tarjonnan seurantaa ja hankintaa (valikointi, sopimukset, tilaukset, saapumisseuranta, laskut), tiedon tallentamista käyttöä varten (tietosisällön kuvailu, luokittaminen, tallennus tietokantoihin), tiedonhakupalvelua (tiedonhaut ja jatkuva tiedonseuranta), tiedonhaun koulutusta, opastusta eri palveluiden käyttöön, tiedon välitystä (internet- ja intranetsivustot) sekä kirjastopalveluita (lainaus- ja kaukopalvelu, lehtikiertopalvelu ja kokoelmien hoito). Tällä hetkellä kaikilla ministeriöillä sekä OKV:lla on omat kirjasto- ja informaatiopalvelut. LVM:ssä ja PLM:ssä ei ole kirjastotiloja, mutta kummassakin tarjotaan edelleen kirjastopalveluita. MMM hankkii palveluita TIKEltä ja YM SYKE:stä. Kirjasto- ja informaatiopalvelut on organisoitu eri tavoin eri ministeriöissä. Hankintoihin käytettävät määrärahat, aineistokokoelmat sekä henkilöstön määrä vaihtelevat. Henkilöresursointi ministeriöittäin kirjastopalveluiden tuottamiseen vaihtelee htv:n välillä. Joissakin ministeriöissä henkilöstö tekee kirjasto- ja informaatiopalveluiden lisäksi myös muita tietopalveluiden ja hallinnon tehtäviä.

2 Versio (6) Selvitystä varten kootaan tiedot nykyisistä kirjastopalveluista (kokoelmien laajuus, palvelut ja niiden organisointi, ym.) Missä on onnistuttu ja mikä vaatii tehostamista Ministeriöiden informaatiopalvelutyötä tekevät ovat toimineet tiiviissä yhteydessä asiakasvirkamiesten kanssa. Näin he ovat pysyneet ajan tasalla tiedontarpeista sekä vireillä olevista hankkeista. Ministeriön toimintaprosessien ja substanssin tuntemus sekä henkilökohtaiset kontaktit ovat tärkeitä palvelun laadun varmistamiseksi. Toteuttaakseen perustehtävänsä ministeriöiden tietopalvelut ovat jo vuosia tehneet tiivistä ja onnistunutta yhteistyötä kirjasto- ja informaatiopalveluiden tuottamisessa ministeriörajoista huolimatta. Esimerkkejä toteutuneesta hyvästä verkostoyhteistyöstä: yhteinen kirjastotietokanta, joka on mahdollistanut aineistojen hallinnan ja kokoelmien yhteiskäytön keskitetyt VNK:n Senaattoripalveluiden tuottamat aineistohankinnat koko valtioneuvostolle (sähköiset lehdet ja tietokannat) säädösvalmistelun tietotukea varten yhteistyössä kehitetty palvelukonsepti Valtipan eri verkostoryhmät yhteistyö EK:n kirjaston kanssa Nykyisten palveluiden tuottamiseen tarvittavat resurssit ovat kuitenkin hajallaan eri ministeriöissä ja on todennäköistä, että niiden tuottamisessa tehdään päällekkäistä työtä. Lisäksi henkilöresurssit ovat jakaantuneet epätasaisesti, jolloin säädösvalmistelutyöhön tai muuhun asiantuntijatyöhön ei kyetä tarjoamaan yhtä laadukkaita palveluita kaikissa ministeriössä. Nykyisen kaltaisella verkostoitumisella ei pystytä vastaamaan kaikkiin tulevaisuuden haasteisiin täysipainoisesti. Yhteistyötä tulee tehostaa ja yhdistää hajallaan olevia resursseja, jolloin olisi mahdollista tuottaa laadukkaampaa ja tasalaatuisempaa palvelua kaikilla kirjasto- ja informaatiopalveluiden osa-alueilla. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset vaativat myös muutoksia. Jatkuvasti lisääntyvien sähköisten tiedonlähteiden hankkiminen ja kanavoiminen asiakkaiden käyttöön vaatii uudenlaista osaamista, jota ei voi eikä kannata pitää yllä joka ministeriössä. Nykyisten Senaattoripalveluiden kaltaisia keskitettyjä yhteishankintoja tulisi voida laajentaa sähköisiin ammattilehtiin ja sähköisiin kirjoihin, mutta se ei nykyresursseilla ja organisaatiorakenteilla ole mahdollista. Nykyiset kirjastopalvelut ovat muutosten edessä myös toimitiloihin kohdistuvien kustannuspaineiden vuoksi, jolloin kirjastotiloja halutaan työhuonekäyttöön. Toisaalta tietopalveluissa on käsitys, että kokoelmia on mahdollista tiivistää karsimalla kirjastoista tarpeetonta päällekkäistä aineistoa. Keskittämällä kokoelmia voidaan myös tarjota ratkaisu kirjastopalvelun säilymiseen vaikka toimitiloja joudutaan tiivistämään.

3 Versio (6) Selvityksessä kuvattavassa mallissa pyritään korjaamaan havaittuja puutteita ja vastaamaan niiden asettamiin haasteisiin. Verkostotyössä kehitettyjen hyvien käytäntöjen jatkuminen tulee varmistaa. Kirjasto- ja informaatiopalveluselvityksen lähtökohdat ja sisältö 1. Kirjasto- ja informaatiopalvelut organisoidaan yhdeksi organisaatioyksiköksi (VNtietokeskus), jolloin saadaan ministeriöihin hajaantunut asiantuntemus yhteiseen käyttöön ja voidaan purkaa mahdolliset päällekkäiset työt. VN-tietokeskus toimii yhteistyössä eri VN:n sisäisten yksiköiden kanssa. Selvityksessä määritellään uuden palvelukeskuksen visio asiantuntevana ja aktiivisena toimijana tukemassa valtioneuvoston tietojohtamista. Selvityksessä ehdotetaan VN-tietokeskuksen optimaalinen sijoittumispaikka osana valtioneuvoston nykyistä organisaatiota sekä mahdollisessa valtioneuvostovirastossa. 2. VN-tietokeskuksen palvelukonsepti määräytyy pitkälti nykyisten kirjasto- ja informaatiopalveluiden perustehtävien pohjalta. Säädösvalmistelutyötä sekä muita VN:n keskeisiä prosesseja tuetaan osallistumalla aktiivisesti substanssityöskentelyyn. Monialaista osaamista ja henkilöresursointia vaativat laajat tietotukitoimeksiannot hoidetaan tiimityönä. Yhtenäisenä valtioneuvostotasoisena yksikkönä palvelukonseptiin voidaan sisällyttää myös uusia palvelutehtäviä. Määritellään VN-tietokeskuksen palvelukonsepti. Mitkä ovat VN-tietokeskuksen ja mitkä ministeriöiden omia palvelutehtäviä? Hahmotellaan keskeisten palveluiden toimintamalli (mm. säädösvalmistelun tietotuen toimintamalli) Selvitetään päätöksenteon sekä tutkimus- ennakointi- ja arviointitiedon tukitarpeita. 3. Tulevaisuudessa tiedonhakupalveluiden sijasta asiakkaiden tiedontarve siirtyy selvityksiin ja analyyseihin. Tiedonvälittäjän rooli korostuu valtioneuvoston sisäisen tiedon ja ulkopuolisen tiedon jakamisessa sekä erilaisissa tiedonvaihtoverkostoissa. Selvityksessä arvioidaan miten VN-tietokeskus vastaa näihin vaatimuksiin ja tulevaisuuden haasteisiin. Selvitetään asiakkaiden tarpeita. 4. VN-tietokeskuksen asiakkaina ovat kaikki valtioneuvoston virkamiehet. Asiakkaiden tyytyväisyyttä palveluihin seurataan jatkuvasti ja palveluiden kehittäminen tapahtuu yhteistyössä ministeriöiden virkamiesten kanssa. Asiakaspalvelu tapahtuu pääasiassa sähköisen asioinnin menetelmillä. Selvityksessä linjataan asiakaspalveluprosessi sekä kartoitetaan erilaisia sähköisiä palvelukanavia (esim. chat). Arvioidaan, voidaanko Eduskunnan kirjastoa kytkeä sähköisiin palveluprosesseihin mukaan.

4 Versio (6) 5. VN-tietokeskuksen tulee sijaita keskeisellä paikalla VN-kampuksen alueella. Siellä on henkilökunnan työskentelytilat sekä painettujen aineistojen kokoelma. Tila voi olla monitoimitilaa ja/tai siellä voi olla tilapäisiä työskentelypisteitä myös muulle VN:n henkilökunnalle. Painettuja aineistoja voi sijaita ainakin siirtymävaiheen ajan useammassa pisteessä. Arvioidaan tilatarpeet yleisellä tasolla sekä määritellään sijaintipaikalle ja tiloille vaadittavia ominaisuuksia. Jos mahdollista, tehdään ehdotus sijaintipaikaksi valtioneuvoston toimitilapuitesuunnitelman linjausten pohjalta. 6. VN-tietokeskuksen henkilöstö kootaan nykyisistä kirjasto- ja informaatiopalveluiden resursseista. Keskittäminen mahdollistaa henkilöstön erikoistumisen ja osaamisen kehittämisen osana tiimiä sekä joustavat sijaisuusjärjestelyt. Selvityksessä hahmotellaan VN-tietokeskuksen palvelukonseptin edellyttämää henkilöstötarvetta (tehtäväalueet, lukumäärä sekä tarvittava osaaminen). 7. Ministeriöiden kirjastotietopalveluissa työskentelevät henkilöt sekä kokoelmat siirtyvät tietokeskukseen heti, kun se perustetaan. Jos tietokeskus tai joku ministeriö katsoo tarpeelliseksi, ministeriön tiloissa voi toimia palvelupiste. Kun kokoelmien yhdistäminen tapahtuu vaiheittain, tietokeskuksen henkilö on paikalla ainakin siirtymävaiheen ajan. Selvityksessä hahmotellaan tarkemmin lähipalvelupisteiden toimintakonseptia. 8. Kokoelmapolitiikan lähtökohta on, että VN-tietokeskus hankkii valtioneuvoston virkamiesten työssään tarvitsemat painetut ja sähköiset tietoaineistot joko ostamalla tai kaukolainaamalla. Selvityksessä linjataan VN-tietokeskuksen kokoelma- ja hankintapolitiikan periaatteet. Lisäksi selvitetään, voidaanko Eduskunnan kirjaston kanssa sopia konkreettisesta kokoelmayhteistyöstä niin, että tarpeetonta päällekkäistä aineistoa ei ole. Selvitetään muut kirjastot, joiden kokoelmiin tukeudutaan (erityisesti varastokirjasto). Painopiste siirtyy sähköisiin tietolähteisiin. Niitä hallitaan kehittyneillä monihakupalveluilla, joita asiakkaat hyödyntävät personoitavien työkalujen avulla. Myös asiakkaiden on mahdollista jakaa tietoa sosiaalisen median välineillä. 9. VN-tietokeskus hoitaa tietoaineistohankinnat keskitetysti ja kustannustehokkaasti koko valtioneuvostossa. Sähköisten tietoaineistojen olemassa olevaa tehokasta yhteishankintamallia laajennetaan. Selvitykseen kootaan tiedot tämänhetkisistä aineistohankinnoista sekä niiden kustannuksista. Koska aineistohankinnat on toteutettu eri tavoin eri ministeriöissä, kokonaiskustannuksista on saatavissa vain karkea arvio. VN-tietokeskuksen

5 Versio (6) tarvitsemaa hankintamäärärahaa on mahdotonta selvittää, Alkuvaiheessa voidaan toimia niin, että hankintakustannukset jyvitetään ministeriöille. Selvityksessä hahmotellaan käytettävät jyvitysperiaatteet. 10. VN-tietokeskus solmii tarvittavat puitesopimukset koko valtioneuvostolle. Lisäksi se tarjoaa hankintapalvelun ministeriöiden omia hankintoja varten. Kaikki tietoaineistot luetteloidaan yhteiseen kokoelmatietokantaan. Selvityksessä kuvataan hankintaprosessi sekä aineistojen hallintaprosessi. 11. Palveluiden tuottamisessa hyödynnetään aktiivisesti verkostoja ja asiantuntijapalveluita, jotta ei luoda tarpeettomasti päällekkäisiä palveluita. Esimerkiksi Eduskunnan kirjasto tuottaa jo tällä hetkellä palveluita valtioneuvostoasiakkaille muun muassa huolehtimalla tietyn aineiston ylläpitämisestä kokoelmissaan, antamalla tietotukipalveluita ostamalla tai kaukolainaamalla aineistoa mukaan luettuina myös ekirjat, elehdet ja tietokannat, kehittämällä sähköisen asioinnin palveluita, kouluttamalla aineistojen käyttöön ja pitämällä yllä LATI-palvelua Selvitetään tarve ja mahdollisuudet palvelusopimusten laatimiselle Eduskunnan kirjaston kanssa. Selvitetään mahdolliset muut palveluiden tuottajat. 12. Painettujen kokoelmien siirron suunnittelu ja konkreettinen yhdistäminen on sidoksissa VN-kampuksen toimitilasuunnitteluun ja siinä tehtäviin ratkaisuihin. Lisäksi se lienee järkevää sitoa ministeriöiden toimitilasuunnitelmiin. Yhdistäminen voi edetä vaiheittain esimerkiksi suunnitteilla olevien toimitilaremonttien aikataulun mukaisesti. Tehdään alustava suunnitelma ministeriöiden kokoelmien yhdistämisestä. Määritellään yhteiset seulontaperiaatteet. VN-tietokeskuksen kokoelmiin otetaan vain sisällöllisesti ajan tasalla olevaa aineistoa. 13. VN-tietokeskuksen perustamisen on vahvasti sidoksissa KEHU-hankkeen aikatauluihin ja hankkeessa tehtäviin päätöksiin. Esimerkiksi henkilöstöön ja talouteen liittyvät kysymykset olisi hyvä ratkaista keskitetysti. VN-tietokeskuksen asema valtioneuvostossa vahvistetaan tarvittavilla työjärjestysmuutoksilla sekä omilla määrärahoilla. Nykyisin osalla kirjastoja tietopalveluhenkilöstöä on myös muita hallinnon tehtäviä, ja on varmistuttava, että tarpeelliset tehtävät hoidetaan jatkossakin valtioneuvostossa. Keskitetty kirjasto- ja informaatiopalveluyksikkö voitaneen kuitenkin perustaa vaikka KEHU-hankkeessa kaavailtua valtioneuvostovirastoa ei perustettaisi. Tämä edellyttäisi työjärjestysmuutoksia, määrärahojen ja henkilöstön siirtoa sekä VNtietokeskuksen ja kunkin ministeriön välistä palvelusopimusta, jossa sovitaan palvelun sisällöstä, kokoelmien hoitamisesta, kustannuksista, jne. VN-

6 Versio (6) tietokeskuksen resurssit ja mandaatti tulee varmistaa samoin kuin ministeriöiden sitoutuminen kustannuksiin. Jos asiakkaana on yhtenäinen valtioneuvostovirasto, asia on hallinnollisesti yksinkertaisempi. Selvityksessä hahmotellaan mallin toteuttamistapa yleisellä tasolla. Keskitetty palvelu lienee selkeintä toteuttaa kerralla, jolloin siihen liittyvien ministeriöiden kirjastotietopalveluista siirtyvät henkilöt ja kokoelmat siirtyvät samanaikaisesti tietokeskukselle. Yhdistyvätkö kaikki nykyiset kirjastot vai jääkö joku erilleen? Mikä olisi vastaanottava kirjasto, jonka kokoelmiin muut voitaisiin yhdistää? Aikataulu ja jatkotoimenpiteet Selvitys valmistuu Valtipa-käsittely lokakuu 2012 Palvelukonseptista pyydetään käyttäjien palautetta esimerkiksi Senaattoriin tehtävällä kyselyllä lokakuu 2012 Virallinen lausuntokierros KEHU-hankkeen linjausten valmistuttua marraskuu 2012 Mahdollinen jatkohanke