KIINTEISTÖNHOITO- JA SIIVOUSPALVELUT Hätilän koulu ja lukio sekä Tuomelan koulu

Transkriptio

1 1 (29) KIINTEISTÖNHOITO- JA SIIVOUSPALVELUT Hätilän koulu ja lukio sekä Tuomelan koulu HANKINNAN KOHDE Linnan Tilapalvelut -liikelaitos ( on Hämeenlinnan kaupungin toimitilahallinnosta, tilojen suunnittelusta ja rakennuttamisesta sekä kiinteistöpalveluiden järjestämisestä vastaava yksikkö. Linnan Tilapalvelut -liikelaitos vuokraa toimitilat ensisijaisesti Hämeenlinnan kaupungin omille hallinto- ja palveluyksiköille. Linnan Tilapalvelut -liikelaitos pyytää tarjoustanne Hätilän koulun ja lukion sekä Tuomelan koulun kiinteistönhoito- ja siivouspalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta (3 + 2 vuotta). Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi osakokonaisuudessa 1 valitaan yksi (1) toimittaja. Sopimustoimittajaksi osakokonaisuudessa 2 valitaan yksi (1) toimittaja. Kilpailuttamisen hallinnoijana toimii Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Linnan Tilapalvelut -liikelaitoksen toimeksiannosta. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. Hankinta on jaettu kahteen eri osakokonaisuuteen: Osakokonaisuus 1: Hätilän koulun ja lukion sekä Tuomelan koulun kiinteistönhoitopalvelut (mukaan luettuna käyttäjäpalvelut) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Osakokonaisuus 2: Hätilän koulun ja lukion sekä Tuomelan koulun siivouspalvelut tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hätilän koulu (Hätilän yksikkö) on osa Hämeenlinnan Yhteiskoulua: Viertokatu 1, Hämeenlinna Hätilän lukio on Hämeenlinnan Yhteiskoulun lukio: Viertokatu 1, Hämeenlinna Tuomelan koulu (Tuomelan yksikkö) on osa Hämeenlinnan Yhteiskoulua: Tuomelankatu 20, Hämeenlinna

2 2 (29) Kohteena on lisäksi Hämeenlinnan Yhteiskoulun käytössä olevat tilat osoitteessa Hätilänkatu 12, Hämeenlinna. Kiinteistönhoitopalvelujen palvelukuvaus on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Kiinteistönhoitopalvelujen kustannusvastuujako on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Siivouspalvelujen palvelukuvaus on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Siivouspalvelujen kustannusvastuujako on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4. Siivouspalvelujen puhtaustasoluokitus on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 5. Tilaluettelot ja pohjakuvat on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 6. Kohteissa järjestetään esittelytilaisuus klo 9.00 alkaen. Esittelykierros alkaa Hätilän koulun aulasta (Viertokatu 1, Hämeenlinna). Ilmoittautumiset esittelyyn on tehtävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Ilmoittautuminen Hätilän/Tuomelan esittelykierrokseen ). Tarjoajien edellytetään osallistuvan esittelytilaisuuteen. Jos tarjoaja ei osallistu esittelytilaisuuteen, on se tarjouksen hylkäysperuste. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( Hankintapäätöksen jälkeen Linnan Tilapalvelut tulee käymään valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN Hankintakauden aikana tiloissa ja niiden toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon.

3 3 (29) ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin Linnan Tilapalvelujen toimitiloissa. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan kiinteistöpalvelualan yleisiä sopimusehtoja (KP YSE 2007). Pidätetään oikeus hyväksyä osatarjoukset (*). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. (*) Osatarjoukset voidaan hyväksyä vain osakokonaisuuksiin kohdistuen (ks. HANKIN- NAN KOHDE -kohta). Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä. Tarjoaja ei voi tehdä ehdollista tarjousta siten, että tarjoaja ilmoittaa tarjouksensa olevan voimassa vain, jos tarjoaja valitaan kummankin osakokonaisuuden toimittajaksi. Tarjoaja ei voi tehdä tarjousta siten, että se estää ostajaa vertailemasta tarjoukset osakokonaisuuksittain. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.

4 4 (29) Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Kiinteistöpalvelualan yleiset sopimusehdot (KP YSE 2007) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Sopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Sopimus tulee voimaan (kuitenkin aikaisintaan silloin, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus) ja päättyy aikaisintaan kolmen (3) vuoden ja viimeistään viiden (5) vuoden päästä hankintakauden alkamisesta. Hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta (3 + 2 vuotta). Jos optiovuosia ei haluta käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen optiovuosien alkua. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän hankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (30 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Osapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen osapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan ohjeiden noudattamatta jättämi-

5 5 (29) SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA ALIHANKINTA nen, toistuvat perustellut valitukset toimittajan toiminnasta tai toimittajan henkilökunnan tai alihankkijan suomen kielen taidon puute sellaisessa kohteessa, jossa se katsotaan turvallisuuden vuoksi tarpeelliseksi. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan turvallisuusja salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa kirjallisesti. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 9). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen). Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat ovat kiinteät saakka, minkä jälkeen hinnat ovat kiinteät kalenterivuoden kerrallaan. Hintavaraumia ei hyväksytä. Ehdotus seuraavan kalenterivuoden hinnoiksi on esitettävä toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen seuraavan kalenterivuoden alkua eli mennessä.

6 6 (29) LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutosta seuraavalle kalenterivuodelle voi esittää sekä tarjoaja että ostaja. Ostajan esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan kaksi (2) kuukautta. Ostaja pyrkii käsittelemään tarjoajan esittämät hinnanmuutokset/muut muutokset viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa. Esittäessään hinnankorotusta seuraavalle kalenterivuodelle tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista. Hinnankorotusesitys voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa postitse tai sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Linnan Tilapalvelut -liikelaitoksen kiinteistöpäällikön tai toimitusjohtajan hyväksymisen jälkeen. Ostaja pidättää oikeuden irtisanoa hankintasopimus päättymään toimittajan esittämän hylätyn hinnankorotuksen esitettynä voimaantulopäivänä tai esittämänsä hinnanalennuksen hylättynä voimaantulopäivänä, ellei asiaa saada sopimusosapuolten välisin neuvotteluin päätökseen. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Osakokonaisuus 1: Tarjottuihin kiinteistönhoitopalvelujen hintoihin sisältyvät kaikki kiinteistönhoitopalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut, kuten koneet, työpalkat sivukuluineen, vakuutukset ja hallinnolliset kulut sekä muut kiinteistönhoidosta aiheutuvat kulut. Jos kohteen pintaalassa tai tilojen käyttötarkoituksessa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopimusosapuolet sopivat yhdessä hintojen muutoksista. Tilaajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä toimittaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Tilaaja ja toimittaja neuvottelevat hintojen muutoksista, jos yksittäisen kohteen kiinteistönhoitotarve muuttuu tai loppuu kokonaan. Osakokonaisuus 2: Tarjottuihin siivouspalvelujen hintoihin sisältyvät kaikki siivouspalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut, kuten siivousaineet, -välineet ja -koneet, työpalkat sivukuluineen, vakuutukset ja hallinnolliset kulut sekä muut siivouksesta aiheutuvat kulut. Jos siivottavassa pinta-alassa tai tilojen käyttötarkoituksessa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopimusosapuolet sopivat yhdessä hintojen muutoksista. Tilaajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä toimittaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Tilaaja ja toimittaja neuvottelevat hintojen muutoksista, jos yksittäisen siivouskohteen siivoustarve muuttuu tai loppuu kokonaan. Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Tilaaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia vi-

7 7 (29) ranomaisten toiminnan julkisuudesta sekä voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Sopimusosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopimusosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen, kun sopimus päättyy tai kun sopimusosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Tilaajalla on oikeus luovuttaa aineisto sille, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät. Kummallakin sopimusosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopimusosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. MAKSUEHTO Maksuehto on 14 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan Linnan Tilapalvelut -liikelaitokselta kuukausittain jälkikäteen mielellään verkkolaskutuksena. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei tilaajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. SEURANTA JA REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY Toimittaja vastaa siitä, että tuotetut palvelut ovat laadukkaita sekä tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin sopimuksen liitteineen mukaisia. Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä, mitä on sovittu. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Toimittaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palvelun toimittajalta. Jos palvelu poikkeaa tarjouspyynnöstä liitteineen ja myöhemmin sopimuksessa liitteineen esitetystä, siinä on virhe. Jos palvelussa on virhe, tilaajan tulee ilmoittaa virheestä toimittajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun virhe olisi tullut havaita. Jos palvelussa on virhe, toimittajan tulee korjata se viivytyksettä. Toimittaja voi vapautua vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu toimittajan vastuulla olevasta seikasta. Tilaajalla on oikeus korjaamisen sijasta vaatia hinnanalennusta.

8 8 (29) Toimittaja sitoutuu vähintään kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa (puolivuosittain) osallistumaan ilman eri veloitusta seurantapalaveriin, johon osallistuvat Linnan Tilapalvelut -liikelaitos, kohteen käyttäjien edustajat sekä toimittajalta ainakin vastuunalainen myyjä ja palvelusta vastaava esimies. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 7. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 8. Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekee Linnan Tilapalvelut -liikelaitos. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään klo mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset kiinteistönhoidosta/siivouksesta. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 9). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat al-

9 9 (29) lekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt (sähköisten lomakkeiden osalta lomakkeet on allekirjoitettava ja skannattava allekirjoituksella/-kirjoituksilla varustettuna sähköiseen muotoon). VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. VASTAUSOSOITE PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous kiinteistönhoidosta/siivouksesta ). sähköposti: Hämeenlinnassa HÄMEENLINNAN KAUPUNKI LINNAN TILAPALVELUT -LIIKELAITOS puolesta TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Petri Ylämurto kiinteistöpäällikkö LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 LIITE 7 LIITE 8 LIITE 9 Kiinteistönhoitopalvelujen palvelukuvaus Kiinteistönhoitopalvelujen kustannusvastuujako Siivouspalvelujen palvelukuvaus Siivouspalvelujen kustannusvastuujako Siivouspalvelujen puhtaustasoluokitus Tilaluettelot ja pohjakuvat Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake

10 10 (29) LIITE 1 KIINTEISTÖNHOITOPALVELUJEN PALVELUKUVAUS Toimittajalla ei ole oikeutta käyttää kiinteistönhoidon kohteena olevissa tiloissa olevia kodinkoneita, tavaroita tai henkilökunnan välineitä. Toimittajalla ei ole myöskään oikeutta käyttää tilaajan/henkilökunnan puhelimia tai tietokoneita. Kiinteistönhoitajien mahdollisen taukotilan ja sen välineistön käytöstä sovitaan kohdekohtaisesti. Mikäli toimittaja ei pysty hoitamaan kiinteistönhoitoa tilaajan edellyttämänä aikana tai muusta perustellusta syystä, tilaaja pidättää itsellään oikeuden käyttää tällöin sopimuksen ulkopuolisia palveluntuottajia. Edellä mainittu ei rajoita tilaajan oikeuksia muun muassa päättää sopimus tai vaatia vahingonkorvausta. Lisätöiden tarkat valmistumis- ja tarkistusajankohdat sovitaan erikseen. Lisätöistä voi laskuttaa vain, jos niistä on sovittu Linnan Tilapalvelujen kanssa erikseen. Jos tilaaja ja toimittaja sopivat keskenään sopimuskauden aikana siitä, että toimittajalla on oikeus laskuttaa erikseen joitain tiettyjä palvelun mukana toimitettavia materiaaleja (jotka eivät ole tavanomaisia kiinteistönhoidon aineita tai tarvikkeita), niin tällöin toimittajalla on oikeus laskuttaa kyseiset materiaalit tilaajalta siten, että toimittajan kate kyseisten materiaalien osalta on korkeintaan 12 prosenttia. Toimittaja vastaa seuraavista asioista (sisältyen tarjottuihin hintoihin): - toimittaja huolehtii kohteiden kiinteistönhoitopalveluista sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti - toimittaja suorittaa tilaajan yhteyshenkilön/-henkilöiden tilaamat lisätyöt sovittuna ajankohtana ja sovitussa laajuudessa (muut kuin tilaajan toimesta nimetyt yhteyshenkilöt eivät voi tilata lisätöitä) - toimittajan työnjohto johtaa ja valvoo työtä kohteessa - yhteisille laadunarviointikäynneille osallistuu toimittajan kohteesta vastaava esimies - toimittaja tai sen edustaja on tavoitettavissa kiinteistönhoitotyön aikana - kohteissa on riittävästi henkilökuntaa - toimittaja ilmoittaa sekä vakinaisten että sijaistavien työntekijöiden nimet tilaajan yhteyshenkilölle/-henkilöille - mikäli nimetty esimies ei sopimusosapuolista riippumattomista syistä voi enää osallistua palvelutuotantoon, toimittaja pyrkii ensitilassa löytämään hänen tilalleen tarjouspyynnön liitteessä numero 7 mainitun riittävän ammattitaidon omaavan uuden henkilön - työntekijät pitävät esillä kuvallista henkilökorttia, josta käy ilmi henkilön nimi ja sopimustoimittajana toimivan yrityksen nimi (koskien myös mahdollisia alihankkijoita ja niiden työntekijöitä) - kaikista työntekijöistä (myös mahdollisten alihankkijoiden työntekijöistä) on toimitettava rikostaustaselvitys (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä, 504/2002) - ulkopuolisia henkilöitä ei liiku työntekijöiden mukana kohteessa - kiinteistön ovet ja ikkunat suljetaan ja valot sammutetaan, mikäli toimittaja lähtee kiinteistöstä viimeisenä, eikä muuta ole sovittu - toimittaja perehdyttää työntekijänsä kiinteistönhoidon kohteena oleviin tiloihin, toimittaja vastaa työnjohtovelvollisuuksista ja toimittaja perehdyttää itse myös uudet työntekijänsä - toimittaja palauttaa avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä kohteen yhteyshenkilölle - mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on toimittaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset - toimittaja ilmoittaa kirjallisesti ja myöhemmin sovittavalla tavalla sopimuksen piiriin kuuluvissa tiloissa, omaisuudessa tai rakennuksen kunnossa havaituista viallisuuksista tai huollon tarpeesta, jotka eivät kuulu kiinteistönhoidon piiriin - toimittaja noudattaa työsuojelu- ja turvallisuusmääräyksiä, -asetuksia ja -ohjeita (tilaaja ja toimittaja tekevät yhteistyötä lain ja asetuksien mukaisissa työsuojelukysymyksissä) - toimittajan työntekijöillä on kohteen turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen riittävä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito - toimittaja vastaa työntekijöiden työnantajana henkilöstönsä palvelussuhteen ehdoista, työehtosopimusten noudattamisesta, työntekijöiden palkoista, lakisääteisistä vakuutuksista ja kaikkien lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta

11 11 (29) - tilaajan ottaessa käyttöön sähköisen huoltokirjan toimittajan velvollisuutena on täyttää sähköiseen huoltokirjaan tarvittavat tiedot, kuten tehtävien kuittaaminen suoritetuiksi (toimittajan on itse järjestettävä tietokone, esimerkiksi kannettava tietokone tietoliikenneyhteyksineen, kohteeseen sähköisen huoltokirjan täyttämistä varten) Tilaaja vastaa seuraavista asioista: - tilaaja luovuttaa korvauksetta toimittajan käyttöön kylmän ja lämpimän veden sekä sähkön (ei koske kiinteistönhoitajien ajoneuvojen lämmittämistä) - tilaaja luovuttaa toimittajalle tarpeellisen määrän avaimia kuittausta vastaan - tilaaja luovuttaa toimittajalle riittävän määrän säilytys-, sosiaali- ja huoltotilaa (tilat ovat toimittajan käytössä ja vastuulla) - tilaajan yhteyshenkilö ilmoittaa toimittajalle kohteen käytössä tapahtuvista poikkeustilanteista, joilla on vaikutusta kohteen kiinteistönhoitoon - tilaajan ottaessa käyttöön sähköisen huoltokirjan tilaaja opastaa toimittajaa sähköisen huoltokirjan käytössä Käyttäjäpalvelujen tulee käsittää vähintään seuraavat tehtävät (sisältyen tarjottuun kiinteistönhoidon kuukausihintaan): - ovet auki ja kiinni (yhteydet valvomoon poikkeuksellisista aukioloajoista) - tavaralähetykset postiin ja koululla oikeisiin paikkoihin - posti (kuljetuksia edestakaisin kohteen ja lähimmän postin välillä): nouto, purku ja lähetys - kalustosta huolehtiminen: pienimuotoinen kalusteiden kokoaminen, korjaus, säätö ja kiinnitys - kalusteiden siirto: tuolit ja pöydät juhlasaliin tarvittaessa sekä muu vastaava kalustonsiirtotyö - koneiden huolehtiminen paikoilleen: kiinteä yhteistyö koulun AV-vastaavan ja ATK-vastaavan kanssa - monistuksen seuranta: kopiopapereiden ja väriaineiden tilaaminen ja lisääminen koneisiin ja koneiden toimintakunnon tarkastus/varmistus päivittäin - järjestyksen valvonta ja kiinteistön jälkitarkastus päivittäin - tarvittavat huoltotilaukset ja ilmoitukset vioista, joita ei heti voi korjata - apu siistijöiden ulottumattomissa olevissa asioissa - kouluturvallisuus: mukanaolo poistumisharjoituksissa ja niiden suunnittelussa sekä toteutuksessa - avainten luovutus, luovutettujen ja palautettujen avaimien kirjaaminen sekä avainten käyttäjistä pidettävän luettelon päivitys (henkilökunta- ja iltakäyttäjät), ajantasainen luettelo luovutettava tilaajalle sopimuksen päättyessä - pienet lähettitehtävät kaupunkialueella - tavoitettavuus välttämätön koko päivän aikana - koko henkilöstön auttaminen mahdollisuuksien mukaan ja rehtorin erikseen määräämät työt - tarviketilausten tekeminen tarvittaessa/tilattavista tarvikkeista ilmoittaminen yksikölle tarvittaessa - kesätyöajan tehtävät (sisältyen tarjottuun hintaan) määritellään erikseen aina kunkin vuoden keväällä Käyttäjäpalvelujen ajankäyttö on 4,25 tuntia (4 tuntia ja 15 minuuttia) per arkipäivä (maanantai-perjantai). Alla on arvio eri tehtävien aikaosuuksista. Näissä kaikissa tehtävissä aikaosuus on joustava ja siinä käytetään päivittäistä harkintaa tehtävien priorisoinnin osalta. - postin kuljettaminen minuuttia - oppilaspalvelu minuuttia - kaluston siirto minuuttia - tavaralähetysten käsittely 15 minuuttia - henkilöstön avustaminen minuuttia - tarkastus- ja ylläpitotehtävät 45 minuuttia - sekalaiset työtehtävät 30 minuuttia