ERP-PROJEKTI MAALIIN VIIDESSÄ VIIKOSSA UTOPIAA VAI REALISMIA?

Transkriptio

1 ERP-PROJEKTI MAALIIN VIIDESSÄ VIIKOSSA UTOPIAA VAI REALISMIA?

2 EXECUTIVE SUMMARY: Suomessa yritykset uudistavat toiminnanohjausjärjestelmänsä keskimäärin kahdeksan vuoden välein. Perinteinen ERP-ohjelmistoprojekti voi kuitenkin kestää jopa kaksi vuotta. Maailma muuttuu kuitenkin niin nopeasti, että pahimmassa tapauksessa järjestelmä on jo käyttöönottopäivänä vanhentunut. Projektien pitkittyminen johtuu usein siitä, että ohjelmistoa räätälöidään vastaamaan yrityksen henkilökunnan toiveita ja tottumuksia. Tämä hankaloittaa järjestelmän päivittämistä ja virhetilanteiden korjaamista, ja joissain tapauksissa räätälöinti voi jopa rikkoa ERP-järjestelmän perustoiminnallisuuksia. Vaihtoehtona on ottaa käyttöön vakioitu ERP-järjestelmä ja muokata yrityksen prosesseja vastaamaan vakioidun järjestelmän toimintaa. Tällöin järjestelmä saadaan käyttöön nopeammin ja huomattavasti edullisemmin. Lisäksi vakioitua ERP-järjestelmää voidaan helpommin käyttää kuukausihinnoiteltuna pilvipalveluna (SaaS, esimerkiksi ecraft Go), jolloin yritys säästää räätälöintiprojektin lisäksi myös laitteiston hankinta- ja ylläpitokustannukset. Vakioidun järjestelmän käyttöönotto vaatii yritykseltä valmiutta tarkastella omia toimintatapojaan ja tarvittaessa muokata niitä järjestelmän mukaisiksi. Tätä vaihtoehtoa kannattaa harkita, jos haluaa varmistaa tilaus-toimitusketjun toimivuuden ja ajantasaisen, oikeellisen tiedon saamisen huomattavasti perinteistä kevyemmän ERP-projektin avulla. KESKIMÄÄRÄISEN SUOMALAISEN ERP-PROJEKTIN TARINA (tunnetaan myös nimellä Missä yleensä mennään vikaan? ) Suomalaisyritysten ERP-järjestelmät päivitetään keskimäärin kahdeksan vuoden välein. Noin puolella suomalaisyrityksistä on siis käytössä toiminnanohjausjärjestelmä, joka on otettu käyttöön samana vuonna kuin Tarja Halonen valittiin toiselle kaudelleen ja Lordi voitti Euroviisut. Teknologia ehtii kahdeksassa vuodessa kehittyä melkoisesti, ja yritys, joka käyttää vuosia vanhaa järjestelmää antaa väistämättä kilpailijoilleen tasoitusta. Perinteinen ERP-järjestelmän käyttöprojekti voi viedä aloitushetkestä käyttöönottoon jopa kaksi vuotta. Tämä on jopa IT-järjestelmän tapauksessa pitkä aika, ja pahimmassa tapauksessa maailma on ehtinyt muuttua projektin alkuhetken ja valmistumisen välillä niin paljon, että käyttöön otettava järjestelmä on ensimmäisestä käyttöhetkestä lähtien vanhentunut. go.ecraft.fi 2/8

3 Mistä projektin venyminen sitten johtuu? 1. Yritys pohtii, mitä vaatimuksia ERP-järjestelmälle asetetaan, tai palkkaa konsultin auttamaan. 2. Valintakonsultti tekee asiakkaan henkilöstön avustuksella vaatimusmäärittelyn ominaisuuksista, jotka järjestelmällä pitäisi olla. 3. Valintakonsultti lähettää potentiaalisille järjestelmätoimittajille kyselyn, voivatko he toimittaa tarvittavan kaltaista järjestelmää. 4. Valintakonsultti lähettää halukkaille järjestelmätoimittajille tarjouspyynnön, jonka perusteella tehdään toimittajan valinta. 5. Valintakonsultti laatii lopullisen listan ominaisuuksista, jotka projektille määritellään. Tässä vaiheessa yrityksen henkilöstö pääsee kertomaan omat mielipiteensä siitä, miksei vanha järjestelmä toimi, ja miten uuden järjestelmän pitäisi toimia. 6. Asiakas ostaa lisenssin johonkin olemassa olevaan ERP-järjestelmään sekä rautaa (eli palvelimia jne.) sen pyörittämiseksi. 7. Toimittaja muokkaa olemassa olevaa järjestelmää ja räätälöi sen asiakkaan määrittelyn mukaiseksi. 8. Asiakas testaa järjestelmän ja havaitsee todennäköiset puutteet. 9. Puutteet korjataan. 10. Järjestelmä otetaan tuotantokäyttöön muuttuneessa maailmassa. go.ecraft.fi 3/8

4 Tämä johtuu ensisijaisesti siitä, että projektin laajuutta ja uutta järjestelmää määriteltäessä henkilöstö pääsee peilaamaan tuntemuksiaan ja toiveitaan nimenomaan vanhaan, käytössä olevaan ERP-järjestelmään ei siis yrityksen liiketoimintaan. Lisäksi määrittelyn aikana ihmiset usein myös kuvittelevat haluavansa asioita, joita he itse asiassa eivät halua. Joissain tapauksissa tarkalleen määrittelyn mukaan toteutettuja ominaisuuksia ei lopulta haluta käyttää, koska eivät ne olleetkaan sellaisia, kuin oli tarkoitus. Lisäksi määrittelyn aikana ihmiset usein myös kuvittelevat haluavansa asioita, joita he itse asiassa eivät halua. Joissain tapauksissa tarkalleen määrittelyn mukaan toteutettuja ominaisuuksia ei lopulta haluta käyttää, koska eivät ne olleetkaan sellaisia, kuin oli tarkoitus. Hyvin monessa pitkälle räätälöidyssä ERP-projektissa huomataan puoli vuotta käyttöönoton jälkeen, että puolet räätälöinneistä ovat jääneet käyttämättä. Joissain tapauksissa räätälöinnit voivat johtaa tärkeiden perusominaisuuksien toiminnan heikentymiseen. Pahimmassa tapauksessa ERP-projektia vetää ihminen, joka innostuu päästessään vihdoin toteuttamaan itseään ja antaa innostuksensa karata valloilleen. Jos vastapuolelle osuu idearikas järjestelmätoimittaja, on lopputuloksena on turhaa työtä ja tarpeettoman kallis projekti. Kovasti räätälöidyn järjestelmän päivittäminen tarkoittaa myös päivitysvaiheessa lisätyötä, sillä räätälöintien ansiosta pohjajärjestelmän päivitys vaatii uuden täydellisen testauskierroksen. Samaten teknisen tuen tarjoaminen ja ongelmatilanteiden ratkaiseminen on huomattavasti työläämpää kun pitää selvittää miten järjestelmän pitäisi juuri tämän asiakkaan kohdalla toimia. Räätälöinti vaikeuttaa myös mahdollista toimittajan vaihtoa. Kumpi muuttuu joustavammin, ihminen vai teknologia? Järjestelmä, toisin kuin ihminen, on kuitenkin yksioikoinen. Se tekee juuri kuten on parametroitu, eikä osaa soveltaa jos sille ei ole annettu toisia parametrejä. Teknologia on hyvin paljon joustamattomampaa kuin ihmisen käyttäytyminen. Lisäksi ihmisen käyttäytymismallit ovat jatkuvasti muutoksessa, koska reagoimme ympäröivään maailmaan. Teknologia puolestaan noudattaa aina niitä sääntöjä, jotka sille on määritelty. Tämän oppaan otsikossa vihjataan, että ERP-projekti olisi mahdollista viedä maaliin viidessä viikossa kahden vuoden sijaan. Miten se on mahdollista? go.ecraft.fi 4/8

5 Yksinkertainen vastaus kuuluu: käyttämällä vakioitua ERP-järjestelmää räätälöidyn sijaan ja muokkaamalla ohjelmiston sijaan yrityksen toimintatapoja vakiomuotoisen järjestelmän mukaisiksi. Ohessa aiheesta tarkempi selvitys. Mikä on ERP-järjestelmän tarkoitus? Pohjimmiltaan toiminnanohjausjärjestelmällä on kaksi päätarkoitusta: varmistaa, että ne yrityksen prosessit, joita sillä hoidetaan, sujuvat vaivattomasti varmistaa, että päätöksentekoa varten saadaan ajantasaista, oikeellista tietoa Kun kohdat 1) ja 2) on toteutettu, ERP-järjestelmän tietojen avulla voidaan kehittää liiketoimintaa tuottavampaan suuntaan. Useimmissa tapauksissa 20 prosenttia järjestelmän ominaisuuksista tuottaa 80 prosenttia hyödystä. Verrattuna perinteiseen ERP-projektiin, vakioidulla järjestelmällä saavutetaan tämä 80 prosenttia hyvin pienellä panostuksella. Lisää joustavuutta pilvestä Perinteiset ERP-järjestelmät pyörivät useimmiten yrityksen tiloissa sijaitsevan palvelimen kautta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos järjestelmälle tarvitaan lisää tehoa tai tilaa, palvelinympäristö pitää päivittää. Jos ERP-järjestelmä pyörii sen sijaan pilvipalvelun päällä (esimerkiksi Microsoft Azurella), lisää tehoa saadaan napin painalluksella. Vakioidun järjestelmän päivittäminen on lisäksi paljon helpompaa, koska yrityskohtaisia räätälöintejä ei tarvitse testata joka kerta erikseen. Kun pilvessä oleva ERP-järjestelmä päivitetään uusimpaan versioon, se päivittyy kaikille käyttäjille välittömästi ilman testirumbaa. Samoin tuki ja ongelmatilanteiden hoitaminen helpottuu, kun asiakaspalvelijat tietävät miten vakioitu järjestelmä toimii. Mitä vakioidun ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii? Vakioitu ERP-järjestelmä ei sovi kaikille yrityksille. Esimerkiksi ecraft Go -järjestelmä on suunniteltu ensivaiheessa tukkukauppiaille ja muille yrityksille, joilla on selkeä ja suoraviivainen tilaus-toimitusketju. Heille käyttöönotto voidaan tehdä hyvin paketoituna palveluna. go.ecraft.fi 5/8

6 Jos järjestelmästä tarvitaan käyttöön myös muita toiminnallisuuksia, on niiden käyttöönottotyö arvioitava asiakaskohtaisesti. Lisäksi vakioidun ERP-järjestelmän käyttöönotto vaatii, että yritys on valmis muuttamaan joitakin totuttuja toimintatapoja, jotta se voi ottaa käyttöön varmasti toimivan järjestelmän nopeasti. Vaikka tämä edellytys kuulostaa itsestään selvältä (mikä yritys ei olisi näinä päivinä innovatiivinen ja ketterä?), se on sitä harvoin. Ei ole ennenkuulumatonta, että projektin edetessä kukin johtoryhmän jäsen vuorotellen toteaa, että hänen vastuullaan olevaa liiketoimintaa ei voi muuttaa, mutta muita kyllä voi. Näissä tapauksissa perinteinen, räätälöity ERP-projekti on ainoa mahdollinen vaihtoehto. Monille yrityksille vakioitu ERP-järjestelmä on hyvä ratkaisu, mutta on myös niitä yrityksiä, joille se perustellusti ei sovellu. Toinen hyvä vaihtoehto on ottaa nopeasti käyttöön vakioitu ERP ja siirtyä suunnitelmallisesti muokkaamaan sitä omien havaittujen tarpeiden mukaisesti. Voidaan siis edetä pienemmällä kustannuksella ja riskillä nopeasti ilman pelkoa siitä, etteikö ERP-järjestelmä skaalautuisi toiminnan kasvun mukana. Esimerkkilaskelmavertailu perinteisen ja vakioidun ERP-projektin välillä 10 hengen tukkukauppayritys ottaa käyttöön uuden ERP-järjestelmän. Perinteinen ERP-projekti: - lisenssit euroa - palvelimet euroa - räätälöinti euroa - käyttöönottoprojekti euroa (Lisäksi pitää ottaa huomioon oman henkilöstön ajankäyttö. Jos ERP -konsulteille maksetaan euroa, käyttävät he aikaansa noin 50 päivää. Oman henkilöstön ajankäyttö on 2 5 kertaa konsulttien ajankäyttö eli päivää. Sen kustannus 60 euron tuntihinnalla on euroa. Oletetaan seuraavassa, että oma henkilöstö käyttää aikaa kolme kertaa niin paljon kuin konsultti. Lisätään siis kustannukseksi sen osalta euroa. (Koska ERP -projektiin tarvitaan yleensä firman parhaat resurssit, on ajankäytön vaihtoehtoiskustannus paljon korkeampi.) Kokonaiskustannus euroa (+ palvelinten ylläpito), käyttöönotto 6 kuukautta. Oletamme, että tämä ratkaisu parantaa henkilöstön tuottavuutta 8%. go.ecraft.fi 6/8

7 Vakioitu ERP-projekti pilvipalveluna: - käyttöönottoprojekti euroa - kuukausimaksu euroa Oman henkilöstön ajankäyttö riippuu siitä, miten hyvässä kunnossa yrityksen perustiedot (asiakkaat, nimikkeet ja toimittajat) ovat. Pääkäyttäjän koulutus kestää muutaman kymmenen tuntia, peruskäyttäjien koulutus joitakin tunteja. Kymmenen hengen yrityksessä kokonaisajankäyttö voi liikkua siis noin päivän tuntumassa. Yllä olevan laskukaavan mukaan kustannus olisi siis noin euroa. Kokonaiskustannus euroa (+ kk-maksu), käyttöönotto 6 viikkoa. Oletamme, että tämä ratkaisu parantaa henkilöstön tuottavuutta 5%. Huom! Yllä olevat laskelmat ovat esimerkkiarvioita. Todellinen kustannus ja aikataulu riippuu aina yrityksestä, sen henkilöstöstä sekä perustietojen tilanteesta. Esimerkeistä saa kuitenkin hyvän kuvan eri vaihtoehtojen kustannusten suuruusluokasta. Oheinen kaavio esittää kahden eri käyttöönoton kumulatiivisen tuoton. Esimerkkiyrityksessä on kymmenen työntekijää, joista aiheutuvat henkilöstökustannukset ovat /kk. Tapaus on äärimmilleen yksinkertaistettu. Sen ulkopuolelle on suljettu monia järjestelmästä saatavia hyötyjä. Myös kustannuksissa, varsinkin oman käytön osalta, on suuria vaihteluita. Uuden ERP:n tuotto kk-tasolla 24 kk Vakioitu ERP Perinteinen ERP -projekti Vakioitu järjestelmä Ajankäytön tehostuminen 5 % 7 % Järjestelmän toimittajien laskutus yhteensä (lisenssit, palvelut, rauta) Perinteinen ERP - käyttöönotto Oman ajankäytön kustannus 2 henkilökk, ,5 henkilökk, Kk-kustannus järjestelmästä Go kk-maksu Palvelinten administrointi 500 Säästö/kk, alkaa kuukausi sen jälkeen kun järjestelmä saadaan käyttöön go.ecraft.fi 7/8

8 Yhteenvetona, liiketoimintaansa kannattaa aika-ajoin tarkastella seuraavasti: Ennakoimmeko -teemmekö päätöksiä tosiasioiden vai oletusten perusteella? Skaalaudummeko -käytämmekö vain oikeita resursseja oikeissa paikoissa? Teemmekö tulosta -toimimmeko tehokkaasti? Lisätietoja saat Matti Tuomiselta Muista vierailla nettisivuillamme osoitteessa: go.ecraft.fi Seuraa meitä Twitterissä, Linkedinissä tai blogissa. Go on ecraftin toimittama toiminnanohjauspalvelu. Go:ssa olemme tuoneet yhteen huippuluokan IT-teknologiaosaamisemme sekä syvän ymmärryksemme pk-yritysten bisnesprosesseista. Monien vuosien kokemus kevyistä ja ketteristä ERP-käyttöönotoista on tehnyt meistä edelläkävijän pilviratkaisujen toimittamisessa. ecraft rakentaa tietojärjestelmiä, jotka tahkoavat yrityksellesi rahaa. Teemme toiminnanohjauksestasi käytettävän ja innostavan. Saat meiltä yrityksesi kokoiset ERP-, CRM, BI ja liiketoiminnan ohjaamisen -ratkaisut sekä helppokäyttöiset Smart Apps -käyttöliittymäratkaisut. Palveluksessasi on yli 100 asiantuntijaamme.