KIINTEISTÖSALKUN JOHTAMINEN NUMEROILLA. Jukka Aho, Pekka Paaskunta

Transkriptio

1 Jukka Aho, Pekka Paaskunta KIINTEISTÖSALKUN JOHTAMINEN NUMEROILLA Pandia Oy Sinikalliontie 6, Espoo, Finland contact@pandia.fi

2 PANDIAN SEMINAARIPUHEENVUORO JA LUENTOMATERIAALI Pandian seminaaripuheenvuorossa käsiteltiin kiinteistösalkun johtamista liiketoimintatiedonhallinnan eli business intelligencen näkökulmasta Business intelligencellä eli BI:llä tarkoitetaan yrityksissä piilevien tietomassojen hyödyntämistä uusilla tavoilla päätöksenteossa ja liiketoiminnan kehittämisessä. Toimintaan liittyy useimmiten tähän tarkoitukseen suunniteltu tietojärjestelmä. BI:n hyötyjä havainnollistettiin sekä kiinteistöalalta että muilta toimialoilta peräisin olevien esimerkkien avulla. Kiinteistöalan esimerkkinä käytettiin TA Yhtymä Oy:tä. Käytetty luentomateriaali oli visuaalinen tuki suulliselle esitykselle. Tämä esitys on kooste esityksen ydinasioista

3 BI:STÄ HYÖDYTÄÄN MONILLA TOIMIALOILLA Klassikkoesimerkki: Walmart Yhdysvalloissa havaitsi kanta-asiakaskorttitietoja analysoimalla, että tiettyinä kellonaikoina miesten ostaessa vaippoja, ostetaan tavallisesti myös olutta. Walmart asetti oluthyllyn vaippojen viereen ja lisäsi tuottojaan. Poikkeuksellinen toimiala: Erään kaupungin poliisilaitos toi BI-järjestelmään pidätyspöytäkirjat 15 vuoden ajalta ja tietoja muista lähteistä. Järjestelmän avulla luotiin muun muassa vuorokohtaiset ennusteet todennäköisistä paikoista ja ajoista rikoksille. Tuloksena oli rikollisuuden miltei puolittuminen kahdessa vuodessa. Perinteisempiä esimerkkejä: Tiedon hyödyntämisen ja BI-järjestelmien avulla monet yritykset ovat merkittävästi alentaneet toimintansa kustannuksia. Esimerkiksi Kaleva Travel raportoi alentaneensa tiettyjä myyntiprosessejaan 20 prosentilla. BI:n avulla tehostetaan merkittävästi toimintaa monilla eri toimialoilla Tutkimustietoa: 98% suomalaisista suuryrityksistä kiinnittää huomiota systemaattiseen liiketoimintatiedonhallintaan ja valtaosalla on käytössä tähän tarkoitukseen keskitetty tietojärjestelmä (ebrc 2007). BI on yleinen ilmiö etenkin suurissa yrityksissä

4 VOIDAANKO BI:STÄ HYÖTYÄ KIINTEISTÖALALLA? Kiinteistöala sopii erinomaisesti BI:stä hyötyvien toimialojen tyypilliseen profiiliin. Yrityksissä istutaan tietovuoren päällä, jota voidaan hyödyntää tehokkaammin. Jo pelkästään kirjanpidossa tietoa on valtava määrä ja sitä tulee jatkuvasti lisää. Kiinnittämällä huomiota näiden tietojen hyödyntämiseen, voidaan aikaansaada merkittäviä säästöjä tai lisätuottoja, kuten muillakin toimialoilla. Montako hyllymetriä yrityksessäsi on mappeja? Paljonko tietoa löytyy eri tietojärjestelmistä?

5 BI ON JO KÄYTÖSSÄ USEALLA KIINTEISTÖALAN TOIMIJALLA Julkisten tietojen perusteella suurimmat asuinkiinteistöjen omistajat ovat jo pitkään kiinnittäneet huomiota BI:hin ja käyttävät siihen liittyviä tietojärjestelmiä. Pandian tietojen mukaan myös useat pienemmät asuinkiinteistöjen omistajayritykset käyttävät BI-järjestelmiä tai ovat aloittamassa tähän liittyviä projekteja. TA Yhtymä Oy on hyötynyt BI:stä nyt jo kolmen vuoden ajan. Tästä lisää seuraavaksi.» Liikevaihto 47,2 meur» Asuntoja 7070» Vuokra-, osaomistus- ja asumisoikeusasumista

6 TA YHTYMÄ OY:N BI-PROJEKTI 2007 Lähtökohtana oli yksinkertainen tarve:» Saada automatisoidusti kohdekohtaista, reaaliaikaista tulostietoa Alkuun ei suinkaan puhuttu BI:stä, vaan:» Tarkoituksena helpottaa talouden seurantaa, eli tehdä samat asiat kuin ennenkin, mutta tehokkaammin Vuonna 2007 järjestelmä tuotti kohdekohtaisia tuloslaskelmia kirjanpitodatan perusteella ja välitti tietoja www:n välityksellä. Jo tällä aikaansaatiin merkittävät työajansäästöt. Kirjanpitotieto

7 TA YHTYMÄ OY:N BI-PROJEKTI Myöhemmin, nälkä kasvoi syödessä:» Huomattiin, että hyödyntämällä tietoa monipuolisemmin, voidaan aikaansaada merkittäviä hyötyjä niin työajan säästöissä kuin muussakin toiminnan tehostamisessa. Järjestelmään lisättiin tietolähteitä, raportteja ja vertailu-, pisteytys- sekä ennustamisominaisuuksia kehitettiin. Nyt www-pohjaisen tietojärjestelmän avulla pystyttiin kehittämään ja suunnittelemaan liiketoimintaa erittäin monipuolisesti. Kirjanpitotieto Useita tietolähteitä

8 BI:N HYÖDYT TA-YHTYMÄLLE KÄYTÄNNÖSSÄ TA Yhtymä Oy:lle BI tarkoittaa erityisesti» Jatkuvia ruohonjuuritason parannuksia liiketoiminnassa» Uudistuotannon laadukkaampaa ja monipuolisempaa suunnittelua» Laadukkaampaa liiketoiminnan suunnittelua ja johtamista Näiden lisäksi hyötyjä saadaan yrityskohtaisesti eri tavoin

9 BI:N HYÖDYT TA-YHTYMÄLLE KÄYTÄNNÖSSÄ Ruohonjuuritason parannukset:» Vertailemalla esimerkiksi tiettyjen kustannuskomponenttien eroja kohteiden välillä on löydetty useita parannuskohteita, jotka korjaamalla on saavutettu säästöjä.» Kun koko henkilöstö on sitoutunut liiketoiminnan kehittämiseen ja uusien ruohonjuuritason parannusten etsimiseen, syntyy pienistä puroista suuri joki. Uudistuotannon suunnittelu:» Minkälainen on hyvä kohde ja mihin sellaisia tulisi rakentaa?» Tähän kysymykseen voidaan vastata BI:n avulla tekemällä erilaisia analyysejä ja vertailuja alueiden ja esimerkiksi kohdetyyppien kesken. Toiminnan suunnittelu ja johtaminen:» Säästöpotentiaali saavutetaan käytännössä johtamalla toimintaa näkökulmasta, joka ottaa huomioon tiedon hyödyntämisen.» BI:n avulla voidaan suunnitella toiminta ja asettaa tavoitteet, seurata tavoitteiden toteutumista ja tehdä korjaavat liikkeet tarvittaessa

10 BI-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ TA YHTYMÄ OY:LLÄ TÄNÄÄN BI käytössä nyt kolmatta vuotta Viime kuussa 35 käyttäjää kirjautui järjestelmään joka päivä ja käytti sitä keskimäärin puoli tuntia kerrallaan Usein paras indikaattori BI:stä saatavien hyötyjen määrälle onkin juuri sen käytön määrä. Mitä enemmän järjestelmää käytetään, sitä enemmän siitä saadaan hyötyjä. TA Yhtymä Oy:n tapauksessa hoitokulujen säästötavoitteeseen pääseminen näyttää siis hyvältä. Säästötavoite BI:n avulla on useita prosentteja kaikista hoitokuluista

11 PANDIA OY KIINTEISTÖALAN BI-KUMPPANI Pandia Oy:llä on viisi vuotta kokemusta kiinteistöalasta ja BI:stä Olemme ainoa kiinteistöalan liiketoimintatiedonhallintaan keskittynyt yritys Suomessa pandia Real Estate on palvelupohjainen BI-tuote, joka on valmis käyttöönotettavaksi Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan miten yrityksesi voi hyötyä BI:stä! PalvelutKotiin

12 puh: fax: Pandia Oy Sinikalliontie Espoo