Lisää lähiruokaa julkisiin keittiöihin

Transkriptio

1

2 Lisää lähiruokaa julkisiin keittiöihin Valmisteleva projekti 2012 vuoden aikana Kati Myllyniemi (Pro-hankinta Oy), Heljä Mantere (Konsekvenssi) ja Petri Huitti (GOL Logistics Oy) Työpajoja, teemapäiviä, kartoitusta, koulutusta ja haastatteluja. Toteutettuihin hankkeisiin, kilpailtutuksiin ja oppaisiin perehtymistä Kestävät hankinnat hanke Kiuruvesi Turku Lahti Pohjois-Karjala Muut lopputyöt ja selvitykset Lähiruoka kokeilu (1 viikko) Ei löytynyt soveltuvaa pilottiorganisaatiota ko. vuoden aikana, jolla olisi elintarvikekilpailutus ollut vireillä

3 Pilottiprojektin suunnittelu Parasta Pöytään Pirkanmaalta -hankkeen tavoitteena on löytää uusia, totutusta poikkeavia keinoja lähiruoan hankkimiseksi Logistiset haasteet (Ikaalinen mukaan pilotiksi) Toimitukset kahden kunnan laajahkolle maantieteellisesti hajautuneelle alueelle Toimitusaikavaatimukset (vuorokauden aika) Hämeenkyrön ja Ikaalisten strategioiden asettamien vaatimusten täyttäminen Alueellisten lähituottajien kartoitus (Hämeenkyrö ja Ikaalinen ovat naapureita) Peruna, juurekset, vihannekset ja hedelmät -tuoteryhmän osalta supistettiin myös kilpailutettava ostoskorivalikoima ABC kuluanalyysiin perustuen vain keskeisimpiin tuotteisiin.

4 Hankinnan toteutus Tekninen vuoropuhelu tammikuu 2013 Teknisen vuoropuhelun myötä saatujen tietojen perusteella toteutuksen uudelleen arviointi Tarve hankinnan rajaamiselle konkretisoituu Tuoteryhmävalinta ja sen perustelut Lähiruokaa saatavilla kartoituksen mukaan Mikäli peruna, juurekset, vihannekset ja hedelmät osiossa pystytään tarjoamaan lähiruokaa, saadaan lähiruoan prosentuaalinen osuus korkeammaksi pienimmällä hintavaikutuksella Laaja yksityiskohtainen vs. hyvin rajattu tuotemäärä vertailuun (ns. ostoskorimallina) Perinteisemmin käytetty tarkkaan yksilöityä laajaa tuotevalikoimaa, jolle pyydetään hinnat Nyt suppeampi valikoima ja osatarjoukset sallittuna Vertailuun otettiin ainoastaan keskeisimmät raaka-aineet, joiden käyttömäärä on merkittävä Kutsu neuvottelumenettelyyn, ilmoitus HILMAssa

5 Neuvottelumenettely Aluksi selvitettävänä tuleeko käyttää Kilpailullista neuvottelumenettelyä vaiko neuvottelumenettelyä Keskeinen ero neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn välillä on ainakin se, että kilpailullinen neuvottelumenettely on selkeästi kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa etsitään haluttu ratkaisumalli tai ratkaisumallit ja toisessa vaiheessa pyydetään näihin ratkaisumalleihin perustuvat tarjoukset. Neuvottelumenettelyssä tarjouksia saatetaan pyytää suhteessa aikaisemmassa vaiheessa kuin kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä. Lähde: Työkirja kilpailullisen neuvottelumenettelyn toteuttamiselle, TEKES (2009) Hankintalaki /348: 25 Hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn myös: 1) hankinnassa, jonka luonne ei poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua tai johon liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua; 2) palveluhankinnassa, kuten rahoituspalvelujen, rakennusten suunnittelupalvelujen sekä muiden asiantuntija- ja osaamispalvelujen hankinnassa, jossa hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen;...

6 Neuvottelumenettely Tarpeen kuvaamisen tärkeys Hankekuvaus Maantieteellinen hajanaisuus Tuoteryhmät (vaikea karsia valikoima pieneksi) Muutokset hankintakauden aikana Sapere - ruokakasvatusmenetelmä Hankintastrategia Ostavien organisaatioiden tavoitteet Ostavien organisaatioiden haasteet Innovatiiviset tuotteet ja valmistusmenetelmät Villejä visioita hyllyttävistä elintarviketukkureista teollisuuden malliin Liian lennokasta? Onnistunee vasta kun toimitaan läheisessä kumppanuudessa

7 Neuvottelumenettely Osallistumishakemusten vastaanottaminen, tarkistaminen ja toimittajien valinta jatkoon Neuvotteluvaihe kysymykset toimittajille etukäteen jokaiselle tunti neuvotteluaikaa Lopullisen tarjouspyynnön muotoilu hyödyntäen neuvotteluissa esille tulleita asioita Hankinta kahteen tuoteryhmään, joihin sai jättää osatarjouksen Peruna ja juurekset Vihannekset ja hedelmät

8 Lopullinen tarjouspyyntö Tarjouspyynnön julkaisu jatkoon valituille toimittajille eli valituille ehdokkaille Huomioiden neuvotteluiden myötä tarkentuneet asiat Lopulliset tarjoukset vertailuun Tarjoukset jätettiin määräajassa Arviointi yhteistyönä

9 Tarjousten vertailu Hintavertailu tehtiin tuoteryhmittäin; eli Peruna ja juurekset omana tuoteryhmänään ja Vihannekset ja hedelmät omana tuoteryhmänään. Tuotehinnat 40% Pudotusmaksu 20% Laatuvaatimukset 40% Hinnoittelussa erotettiin toimipaikkakohtainen pudotusmaksu tuotehinnoista. Toimittajien erilaiset toimintatavat ilmenivät neuvotteluvaiheessa. Laatuvaatimuksissa arvioitiin toimittajien selvitysten perusteella seuraavia asioita: Tuotelaatu Toiminnan haltuunotto ja sitoutuminen kuntien strategioihin Korvaavat tuotteet Sapere ja pienten yksiköiden pienet toimituserät Logistiikka Hiilijalanjälki Reklamaatioiden käsittely Laskutus Kuvaus tilaamisesta ja keittiöiden toimintaa helpottavista seikoista

10 Hankintapäätös Kumpikin kunta on kuitenkin erillinen hankintayksikkö ei yhteishankintayksikköä Erilliset hankintapäätökset Ikaalisten hankintapäätös Hämeenkyrön hankintapäätös Sopimustoimittajat Peruna ja juurekset: Juha Kierikka (elinkeinonharjoittaja) Vihannekset ja hedelmät: Elintarviketukku Rikainen + juurekset

11 Loppupäätelmät Tuotekehityksen kautta uusien keinojen/menetelmien löytäminen Yksittäisiä hyviä tuotteita ostoskorivertailuihin. Tuottajien ja jatkojalostajien tiivis yhteistyö alueellisten ruokahuoltopäälliköiden kanssa Löydetään ja kehitetään uusia tuotteita Löydetään toimintatapoja, jotka hyödyntävät sekä ostajaa että myyjää Neuvottelumenettely mahdollistaa hankintayksikön tarpeiden kuvaamisen ja niihin parhaan ratkaisun neuvottelemisen.

12 Hyviin hankintoihin Kiitos! Kati Myllyniemi Pro-hankinta Oy

13 Hyviin hankintoihin Linkkejä Kestävät hankinnat Lähiruokaa ammattikeittiöihin LÄHIS opas (lisää lähiruokaa julkisten keittiöiden asiakkaille)