MUISTIO Jouni avasi kokouksen kertomalla kokouksen sisällöstä sekä jakoi osallistujille tarkennetun etenemissuunnitelman.

Transkriptio

1 TÄSMÄLLISYYSJOHTAMISMALLI Projektiryhmän 3. kokous Aika pe klo 15:00 16:50 Paikka VR kokouskeskus, huone 2 Läsnä Jari Paavilainen, VR Egon Blomqvist, VR Antti Kylkilahti, VR Heli Mattila, Liikennevirasto Antero Kaukonen, Liikennevirasto Anu Kruth, Liikennevirasto Hannu Kuikka, Liikennevirasto Jouni Paavilainen, TTY Riikka Salkonen, TTY 1. Kokouksen avaus Jouni avasi kokouksen kertomalla kokouksen sisällöstä sekä jakoi osallistujille tarkennetun etenemissuunnitelman. 2. Edellisen kokouksen muistio Todettiin edellisen kokouksen muistion olevan saatavilla projektin extranet-sivuilta. Muistiossa esitettyjen nykyisten ryhmien kokonpanoissa on virheitä/epäselvää. o Heli lupasi korjata ja täydentää muistiossa esitettyä nykyisten ryhmien mallia. 3. Projektin tarkennettu etenemissuunnitelma Käytiin Jouni johdolla etenemissuunnitelmaa (ks. liite) pääpiirteittäin läpi o Osallistumiskierrokset ja keskeiset aikataulupisteet Toinen osallistumiskierros on juuri alkamassa Maaliskuun lopussa toteutetaan täsmällisyyden mittaamista ja mittareita käsittelevä työpaja o Laajennettu kokoonpano: projektiryhmä + erikseen päätettävät asiantuntijat Toukokuussa starttaa kolmas osallistumiskierros ja mallin tarkennustyö Loppuprojektin osalta aikataulu vielä avoimempi ja osallistujilta pyydettiin kommentteja suunnitelman keskeisiksi etenemispisteiksi o Kesäkuussa VR:n osalta on etenemispisteeksi esitetty johtoryhmä o Liikenneviraston osalta vastaava tavoite vielä puuttuu Heli kysyi aikataulua ylimmän johdon haastatteluille, joiden toteutus todettiin kuuluvan seuraavaan osallistumiskierrokseen ja haastatteluiden aikataulun tarkentuvan lähipäivinä Jari huomautti täsmällisyysmallityön etenevän eri tahtiin VR:llä ja Liikennevirastossa

2 Jouni esitteli täsmällisyyden vuosikellon o Sisäkehällä kuvattuna vuositason ja ulkokehällä kausittainen varautuminen Projektin etenemissuunnitelmasta ja täsmällisyysjohtamisen vuosikellosta keskusteltiin o Tunnistettiin mallin tavoitteissa & aikataulutuksessa kaksi tasoa: projektin aikainen kehitystyö & pidemmän välin optimaalinen malli Jari totesi, että syyskuussa on oltava asiat kuvattuna, jos ne halutaan seuraavaan toimintasuunnittelukierrokseen mukaan Jari totesi, että tuotantosuunnittelu tapahtuu 6. viikon jaksoissa ja suunnittelu tulisi tehdä hyvissä ajoin ennen tätä o Esimerkiksi talviaikatauluista tulisi tehdä päätös riittävän aikaisin, jotta tieto ehtii aikataulusuunnittelun prosessiin mukaan Egon täydensi, että aikataulusuunnittelun näkökulmasta muutosten teko syys-lokakuussa on myöhässä, sillä aikataulut on otettava jo käyttöön joulukuussa Egon jatkoi, että isoimmat aikataulusuunnittelun kaudet ja ratatyökaudet pitäisi pystyä ottamaan huomioon vuotta aikaisemmin Antero toi esiin, että huhtikuussa on oltava kesäkuun aikataulu varmuudella tiedossa o Aikataulusuunnittelu on tapahtunut jo ennen sitä Aikataulujen näkökulmasta vuosikellossa on kaksi tasoa: yleisempi kapasiteettivaraus ja konkreettinen aikataulusuunnittelu Antti: vuosikapasiteetin hakeminen tapahtuu jo edellisen vuoden huhtikuussa o Tarkennuksia tehdään lyhyemmällä aikajänteellä Yksi aikataulupiste on rataverkon käyttösopimusneuvottelut SIIS: kaikki kestää vähintään puoli vuotta Liikenneviraston näkökulmasta täsmällisyysjohtamisen päämäärät tarvitaan jo keväällä strategianpäivitystyön käyttöön Täsmällisyysjohtamisen päämääriä viedään Asta Tuomiselle strategisten päämäärien työstöprosessiin päämääriksi tai välitavoitteiksi Anu kertoi strategianpäivitystyön etenemisestä: elo-syyskuulla suunnataan ajatukset seuraavan vuoden strategiatyöhön ja lokakuussa pidetään strategiaseminaari, jossa tämän työn tulosten pitää olla käytettävissä Livin strateginen vuosikello on suunnitelman tasolla LVM:ssä strategiatyö etenee vielä pidemmällä aikajänteellä; huhtikuussa lyödään lukkoon seuraavan vuoden tulostavoitteet Anu esitti toiveen korvata sanan strategiset päämäärät jollain toisella sanalla, sillä Liikennevirastossa sana on varattu toiseen tarkoitukseen o Päällekkäisyyksien estämiseksi esitettiin seuraavia termejä käytettäväksi: toimintalinjat, kärkihankkeet, täsmällisyysjohtamisen päämäärät Muita ehdotuksia vuosikellosta: o Heli ehdotti, että vuosikelloon lisätään edellisen vuoden kehä o Jari ehdotti vuosikelloon merkittäväksi aikataulun muutosajankohdat näkyviin

3 Keskusteltiin projektiryhmän roolista jalkautuksessa: o Jari ehdotti toteutettavaksi jalkautussuunnitelmaa o Todettiin, ettei yksittäisenä työntekijänä pysty koko ajattelumallia jalkauttamaan ja asiaa on vietävä yksi ehdotus edellä o Jalkauttamissuunnitelmassa voidaan määritellä asiakokonaisuudet (top 5 / top 10), joita yhdessä viedään suunnitellusti eteenpäin Keskusteltiin jalkauttamissuunnitelman sisällöstä: o Egon toi esille, että suunnitelmassa tulisi avata miksi tarvitaan täsmällisyysjohtamista ja mitä se eri organisaation jäsenille tarkoittaa o Jari korosti, että tärkeää on saada molemmat organisaatiot ymmärtämään, ettei täsmällisyystyö syö resursseja vaan on kuten turvallisuus; ennakoivaa työtä laadun saavuttamiseksi o Todettiin, että täsmällisyyden voisi olla mukana tulosmittareissa muiden rinnalla o Keskusteltiin, voidaanko jalkauttamista laajentaa ylemmän tason johdolle o Anu esitti, että jalkauttaminen voisi olla myös perusteluviestintää johdon suuntaan Täsmän esittäminen turvallisuuden jälkeen seuraavana laatuelementtinä Esittely tai viestintämateriaali sai kannatusta; on tärkeää saada tunnettavuutta ja käydä täsmällisyysjohtamismallia läpi jo ennen ongelmia o Heli: jalkauttamiseen voisi ottaa mallia turvallisuusjohtamismallin jalkautuksesta Todettiin, että täsmällisyysjohtamismalli on saatava käyttöön niin, että asiat hoidetaan mallin mukaan, ei sen ohi Anu huomautti, että tärkeää on saada täsmällisyysjohtamismallin keskeiset rakenteet organisaatioissa kuntoon nyt Antero toi esiin, että täsmällisyysjohtamismallista tulee viestiä kaikilla tasoilla niin VR:llä, Liikennevirastossa, HSL:llä ja ministeriössä o Viestitään, että meillä on nyt toimiva malli ja tekemisen meininki o Viestintää voivat tuke esimerkiksi allekirjoitettavat teesit, joita malli tukee Pohdittiin tehdäänkö isoa numeroa viestinnästä vai huolehditaanko siitä, että mallin keskeisimmät asiat/rakenteet tulee vietyä oman organisaation keskeisiin suunnitelmiin ja olemassa oleviin rakenteisiin ja oman organisaation ryhmät toimimaan Todettiin, että täsmällisyystyö maksaa joka tapauksessa jossain vaiheessa ja ennakointi on epätäsmällisyyttä edullisempaa hoitaa Jouni toi esiin, että epätäsmällisyyden kustannuksiin ei lasketa mukaan kuin jäävuoren huippu, koska kaikkien kustannusten heijastumisvaikutuksineen ottaminen huomioon on vaikeaa. Tämä luo haasteen tulosmittaristolle Vahvistettiin, että Heli Mattila toimii projektin pääyhteyshenkilönä Liikennevirastosta

4 4. Täsmällisyyteen liittyvät (strategiset) päämäärät Jouni alusti päämäärien tavoitteista ja kertoi miten asiaa projektissa lähestytään: strategiakarttojen ja toimintatutkimuksen keinoin Heli totesi, että Liikenneviraston strategiset päämäärät ja välitavoitteet toimivat lähtötietona täsmällisyysjohtamisen päämäärille Jouni esitteli täsmällisyysjohtamisen aikajännettä. Sitä kommentoitiin seuraavasti: o Täsmällisyysjohtaminen on parantamista o Aikataulusuunnittelu mukaan aikajänteeseen o Täsmällisyysjohtaminen tarjoaa pelimerkit häiriötilanteiden hallintaan, mutta ei pelaa niillä itse; täsmällisyysjohtamisella luodaan edellytykset häiriönhallintaan o Aikajänteessä analogia turvallisuusjohtamisen kanssa o Kuvaan voisi ottaa mukaan palautteen häiriöntilanteiden hallinnasta pidemmälle taaksepäin: operatiivisista tilanteista on opittavaa eri tasoilla o Huomautettiin, että ylin johto ja operatiivinen toiminta voitaisiin esittää eri väreillä Jouni esitteli lyhyesti osallistumiskierrokselta nousseita, alustavia päämääriä, jotka otsikkotasolla ovat melko itsestään selviä, mutta silti toiminta ei nykyisin ole niiden mukaista Keskusteltiin kuinka täsmällisyys saadaan tiiviimmin mukaan kokonaistaloudellisuuden arviointiin o Egon nosti esiin Ruotsin esimerkin, jossa on määritelty myöhästymisten yhteiskunnallinen minuuttihinta o Heli totesi, että täsmällisyyden taloudellinen arviointi puuttuu ja sitä tarvittaisiin jollain tasolla Antero toi esiin Liikennevirastolle siirtyneet uudet tehtävät ja viittasi niissä määriteltyihin LVM:n asettamiin palvelutasotavoitteisiin: o Miten tavoitteet ja toiminta kytketään toisiinsa? Jouni toi esiin, että yksiköiden vastuuttamisessa ja valtuuttamisessa on ongelmana, etteivät suunnitelmat ja ohjeet ole menneet käytäntöön, koska valtuudet puuttuvat o Heli korosti tässä yhteydessä, että VR ja Liikennevirasto ovat organisaatioina niin erilaisia (tilaaja/toteuttaja), että haasteet vastuuttamisessa ovat erilaisia Todettiin, että esimerkkinä allianssihankkeessa toimintamalli on ollut hyvä Mittareiden toteuttamisessa ja käytössä tunnistettiin haasteita Hannu korosti mittarien nostamista tärkeäksi aiheeksi ja mittareista informoimisen vähintään yhtä tärkeäksi Mittareiden tulkinta on toistaiseksi vaatinut asiantuntijatyötä ja siinä paljon kehitettävää Jari totesi, että varsinkin tuotantolähtöisiä mittareita on helppo asettaa, mutta ne eivät kerro asiakasnäkökulmasta Sen sijaan tavoitteiden asettaminen haasteellista ja sitä pitää tarkastella kokonaan uudelleen, puhtaalta pöydältä o Egon nosti esiin mahdollisuuden asettaa erilaisia tavoitteita riippuen siitä, millainen vuosi tai kuukausi on Täsmällisyystyön integroinnista todettiin, ettei tuotantosuunnitelma ole sama asia eri organisaatioissa

5 Keskusteltiin yleisesti täsmällisyysjohtamisen päämääristä: o Todettiin, että tarkastelutaso on oikea: tavoitteet olivat hyviä korostamaan toimintatapaa, eivätkä olleet liian konkreettisia toimenpide-ehdotuksia o Anu ehdotti, että tavoitteita voisi luokitella eritasoisiksi; päämäärien on oltava kirkkaasti jäsennelty kokonaisuus Esimerkiksi muutamia isoja tavoitteita: miksi tätä tehdään ja loput pikemminkin toimenpiteitä o Ehdotettiin, että kokouksessa esitettyä listausta jäsennetään esimerkiksi päätavoitteisiin ja toimenpideryhmiin 5. Täsmällisyystyön organisointi; nyky- ja tavoitetila Jouni esitteli yhteenvedon edellisestä työpajasta: mikä tällä hetkellä haaste o erilliset täsmällisyysorganisaatiot, joilta puuttuu toimintavalta o integrointi kaikkeen toimintaan puutteellista Ehdotettiin, että mallia organisointiin voisi ottaa turvallisuusjohtamisesta ainakin Liikenneviraston organisaatiossa o Turvallisuusjohtamismallista vastaa virastossa Marko Tuominen Jouni kuvasi millaisia ryhmiä täsmällisyysteeman ympärillä tarvitaan: o tarvitaan monen tasoisia ryhmiä o ei ainoastaan senhetkisiin toimenpiteisiin tai menneeseen keskittyviä ryhmiä Pohdittiin, mikä on kunkin yksikön rooli täsmällisyysjohtamismallissa o Todettiin, että tässä projektissa tullaan määrittelemään kunkin toiminnon rooli täsmällisyystyössä Heli toi esiin haasteen, mitä ryhmiä voidaan laittaa täsmällisyysteeman alle o Usein täsmällisyyskysymykset liittyvät moniin asioihin, eivätkä niiden ratkominen toimi erillisinä ryhminä Todettiin, että asiasisältöinä ryhmittely on toimiva, mutta omina toiminnallisina ryhminä ei, koska koordinointia ei voida tehdä pelkästään täsmällisyysnäkökulmasta Keskusteltiin, millainen päätäntävalta milläkin ryhmällä on ja miten ryhmissä tehdään päätösten valmistelua o Antti huomautti, että tärkeämpää on se, miten täsmällisyys on toiminnassa mukana kuin se miten se näkyy ryhminä! Muita kommentteja esitykseen: o Heli kertoi, että Kari Ruohosen johdolla on kokoontunut ryhmä, joka on esitetyn laatujohtoryhmän tasoinen o Egon kommentoi, että yhteensovitusryhmään yhteen saattaminen kerran kuussa on mahdotonta (vrt. LISU-ryhmä, joka kokoontuu muutaman kerran vuodessa) Todettiin, että esitetty runko on luonnos: o Esitellään ohjausryhmälle nyt esitettyä yleisemmällä tasolla o Projektiryhmässä ryhmien kokoonpanoa ja asiasisältöjä työstetään eteenpäin

6 6. Seuraavat kokoukset ja työpajat Sovittiin ja todettiin seuraavat kokoukset ja niiden paikat: o Ohjausryhmä klo 9 11 o Projektiryhmän työpaja klo 9 12 (Liikennevirasto) Aiheena mittarit Vähintään 3 h o Projektiryhmän kokous klo (VR) Seuranta o Projektiryhmän kokous (Liikennevirasto) Valmistellaan ohjausryhmän kokousta o Ohjausryhmä klo 9 11 Sovittiin, että Jouni lähettää ryhmälle kokouskutsut. 7. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 16:50.