Projektipäällikkö Jouni Wallander TÄSMÄLLISYYSJOHTAMISMALLI, OHJAUSRYHMÄN 4. KOKOUS

Transkriptio

1 Projektipäällikkö Jouni Wallander TÄSMÄLLISYYSJOHTAMISMALLI, OHJAUSRYHMÄN 4. KOKOUS VR,

2 Asialista 1. Kokouksen avaus 2. Edellisen kokouksen muistio 3. Pikakatsaus projektin etenemiseen 4. Täsmällisyysjohtamisen perusasiat kuntoon 5. Täsmällisyyden mittareiden ja tavoitteiden kehittämisperiaatteet 6. Täsmällisyystyön organisoinnin yleisperiaatteet 7. Mallin raportointitapa ehdotetaan kohdaksi 3 8. Jatkotyö 9. Mahdollinen seuraava kokous 10. Kokouksen päättäminen 2

3 Edellisen kokouksen ( ) muistio Päämäärät ja niiden konkretisointi linjaorganisaatioihin: Konkretisoinnit kahteen koriin: nopeat & pitkäjänteiset toimenpiteet Jatkuvuus projektin jälkeen pitää turvata (erit. Livi) Hyväksyttiin päämäärät jatkotyöstettäväksi Mittarit ja tavoitteet Nykyiset mittarit eivät ohjaa toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla Myös mittareihin kaksi kehityskoria Hyväksyttiin mittaristoluonnos jatkotyöstettäväksi Organisointi Nykyään liian vähän tietoa päätöksenteon tueksi analysointifunktioiden vahvistaminen tarpeen HSL:n rooli ja yhteyshenkilömalli vaativat lisää pohdintaa Keskusteltiin mahdollisesta infraoperaatiokeskuksesta Toimijoiden lisääntyessä ohjauksen tarve lisääntyy Mallin jatkuvaan kehittämiseen ja ylläpitoon liittyy oleellisesti seuranta (mm. auditointi) 3

4 Mallin raportointitapa Ehdotuksena, että pääpaino (tutkijan näkemyksen mukaisen) optimitilanteen kuvaamisessa Lisäksi esitetään tärkeimmät etenemisaskeleet, joista tämän projektin päättyessä olisi suotavaa sitoutua ensimmäisiin ( ) Sisällysluettelo (liite 1) onko tärkeimmät kokonaisuudet katettu? Esimerkkiluku (liite 2) onko käsittelytapa ok? Huom. sivunumeroista ei vielä voi päätellä osuuksien laajuuksia Raportointi dynaamisena www-sivuna (ks. esimerkki)? Huom: raportin koko sisältö hyväksytetään tilaajilla ennen julkaisua 4

5 Pikakatsaus Toteutuneet tapahtumat: Tapaamiset 34 kpl Osallistumiset 22 kpl Haastattelut 17 kpl Työpajat 5 kpl Tarkemmin: Kesäkuussa muodostettiin alustava malli, jota on nyt elo-syyskuussa tarkennettu ja konkretisoitu Mallin lopullinen muotoilu (~ raportti) aloitettu valmistuu lokakuun loppuun mennessä Jalkautus käynnissä Moni asia on jo edennyt (ei toki pelkästään tämän projektin ansiosta) 5

6 Pikakatsaus: päämäärien konkretisointi Päämäärä Kohde Liikennevirasto Palvelutason toteutuksen suunnittelu Väyläverkon kehittäminen Kunnon hallinta Liikenteen palvelut Tietotuotanto & tietopalvelut VR Lähiliikenne Kaukoliikenne Rautatielogistiikka Operaatiokeskus Vetopalvelu Kunnossapito Konkretisointi Matkustajamäärien mukainen junien priorisointi Kaupunkiraiteiden laajentaminen Vakiokokoonpanojen käyttäminen OPK:n, LO:n ja Helsingin varikon välisen tiedonkulun parantaminen 6

7 Perusasiat kuntoon: täsmällisyys tärkeimpien kehityskohteiden joukkoon Miksi? Vuonna 2011 epätäsmällisyys aiheutti matkustajille lähes 100 M :n haitat Matkustajien täsmällisyysmielikuva on edelleen erittäin huono Karkea laskukaava (ruotsalaisten suositus): Matka-ajan keskihajonnan yhden minuutin arvo = 2,5 * matka-ajan yhden minuutin arvo Livissä esitetty täsmällisyyden parantamista ensi vuoden koko talon yhteiseksi tulostavoitteeksi Lisäksi täsmällisyysjohtamisen päämäärät mukana toiminnansuunnittelu- ja toimintajärjestelmätyössä VR:llä täsmällisyysjohtamismalli (ensimmäinen vaihe) otetaan virallisesti käyttöön lokakuun lopussa Lisäksi valmisteltu täsmällisyysjohtamisen auditointia Lisäksi yksiköillä on omat täsmällisyysohjelmansa Muuta, mitä? Esim. hallituksen/johtoryhmän hyväksymä täsmällisyyspolitiikka (vrt. VR:n hallituksen hyväksymä turvallisuuspolitiikka)? 7 Liikenteen tutkimuskeskus Verne

8 Perusasiat kuntoon: täsmällisyysjohtamisen edellytykset Miten asiakkaillamme menee tällä hetkellä? Paljonko asiakkaamme myöhästyvät ja paljonko siitä on heille haittaa? Asiakastäsmällisyyden mittaaminen Epätäsmällisyyden arvon määrittäminen Toimenpiteiden vaikuttavuuden seuranta Avoin ja aktiivinen sisäinen ja ulkoinen viestintä Miten saamme parhaat toimenpiteet toteutettua? Miten voimme palvella asiakkaitamme paremmin? Miten toimenpiteistä päätetään ja miten ne jalkautetaan? Päätösprosessien ja rahoituksen selkeyttäminen Täsmällisyyttä korostavat tulostavoitteet ja aktiivinen tieto onnistumisesta Mistä täsmäongelmat johtuvat ja miten ne voitaisiin välttää? Analysointikoneiston virittäminen Ennaltaehkäisevien toimenpiteiden ja toimintaohjeiden painottaminen 8 Liikenteen tutkimuskeskus Verne

9 Perusasiat kuntoon: konkreettiset toimenpiteet Esimerkki, kuinka konkreettiset toimenpiteet esitetään kunkin luvun lopussa Vuonna Asiakastäsmällisyyden mittaaminen implementointi tärkeimpiin kohteisiin (mm. LO:n priorisointi) Epätäsmällisyyden arvon määrittäminen hintalaput nykyisiin toteumaraportteihin Analysointifunktioiden vahvistaminen mittariston ja tavoitteiston uusiminen (sis. viivesyiden vastuutus) Karkeiden suunnitteluohjeiden laadinta ja implementointi tärkeimpiin toimintoihin (mm. aikataulusuunn.) Määräaikainen täsmällisyyskoordinaattori Liviin Päätösprosessien selkeyttäminen (organisaatioiden sisäiset ja väliset) Täsmällisyystoimenpiteiden budjetointi (linjaorganisaatio + erilliset, pienet täsmällisyystoimenpiteet) Vuonna Täsmällisyystoimenpiteiden vaikutusten systemaattinen arviointi ja seuranta Suunnitteluohjeiden tarkentaminen ja laajentaminen analysoituun tietoon perustuen Livin täsmäkoordinaattorin roolin arviointi vakinaistaminen tai tehtävien integrointi linjaorganisaatioon Täsmällisyys kaikkien yksiköiden tulostavoitteisiin reaaliaikainen palaute onnistumisesta Sisäisen ja ulkoisen täsmällisyysviestinnän avoimuuden ja aktiivisuuden lisääminen 9 Mallin vakiinnuttaminen; tehtyjen toimenpiteiden arviointi ja kehittäminen

10 Mittareiden ja tavoitteiden tasapainottaminen Nykyinen mittaaminen 10

11 Mittareiden ja tavoitteiden yleisiä kehittämisperiaatteita Tärkein asia asiakastäsmällisyyden mittaaminen & epätäsmällisyyden arvottaminen tulosten laaja sovellus Hintalaput joka paikkaan! Hajonta (tavalla tai toisella) mittauskohteeksi: Suuret myöhästymiset suhteessa vakavampia kuin pienet Lisäksi tunnistettava systemaattisesti ongelmia aiheuttavat junat Kiinteiden, yleisten tavoitteiden sijaan: Jatkuvan parantamisen periaate Seurantajaksokohtaiset tavoitteet Yksikkökohtaiset (syyryhmittäiset) tavoitteet Seurantajaksojen huonoimpien ja parhaimpien päivien siivoaminen hyväksyttävyyden saavuttamiseksi Täsmällinen juna ei saa sotkea järjestelmää todellinen slotti myöhästymisraja Täsmällisyys osaksi Tulostavoitteita & suorituskannustinjärjestelmiä Palkitsemisjärjestelmiä 11

12 Asiakastiedon soveltaminen Asiakasryhmittäin optimoitu palvelutaso Panos-tuotos-suhteen optimointi Strategisten elementtien (matkaaika, tarjonnan määrä) välinen optimointi Liikenteenohjauksen priorisointi Sisäinen ja ulkoinen viestintä Miten asiakkaillamme menee tällä hetkellä? asiakkaiden täsmällisyys + epätäsmällisyyden arvo Toimenpiteiden vaikutusten arviointi etukäteen priorisointi Toimenpiteiden vaikutusten toteaminen jälkikäteen Suunnitteluohjeiden laadinta Resurssien (mm. kalusto, henkilöstö) optimointi Infrainvestointien vaikutusten arviointi Infrakunnossapidon alueellinen priorisointi 12 Liikenteen tutkimuskeskus Verne

13 Täsmällisyystyön organisointi (1/2) (*) Täsmällisyysjohtaja, -päällikkö tai -koordinaattori Yleisperiaatteet: Päivittäinen täsmällisyyden edistäminen linjaorganisaatiolle Talon tasoinen koordinaatio täsmällisyysjohtajalle (*) Tarve voimakkain juuri nyt, kun uusia periaatteita ja tavoitteita implementoidaan Analysoinnista vahva koko talon tukifunktio lähelle operatiivista tekemistä Tukee ja hyödyntää linjaorganisaatiota ja sen asiantuntijoita Täsmällisyystyön foorumit: Organisaatioiden sisäiset asiantuntijaverkostot kokoontuvat tarvittaessa Organisaatioiden yhteinen laaturyhmä kokoontuu n. 4 x vuodessa Täsmällisyysjohtajien yhteistyöfoorumi kokoontuu n. 1 x kuukaudessa Lisäksi: Organisaatioiden yhteinen vuosikello Yhteyshenkilömalli tärkeimmille toiminnoille 13

14 Täsmällisyystyön organisointi (2/2) HSL? 14 Liikenteen tutkimuskeskus Verne

15 Miksi erillinen analysointifunktio? TOIMINTAEDELLYTYKSET Riittävä resursointi Oikeat työkalut Riippumattomuus Päätöksenteon tueksi tarvitaan nykyistä analysoidumpaa ja systemaattisempaa tietoa Esim. Livin 5 M :n täsmämäärärahan tehokkaampi käyttö Syvällinen analysointi vaatii erikoisosaamista ja työkaluja Sijoittaminen jokaiseen yksikköön olisi kallista Keskitetty analysointi kokonaisuuden optimointi parhaat toimet Jatkuva toiminta nopeampi ennakointi ja reagointi Livi: analysointi korostuu uusien liikennöitsijöiden myötä Kuka tästä myöhästymisestä maksaa ja kenelle? Sijoituspaikka lähelle operatiivista tekemistä (LO, OPK) Luonnollinen tiedontuottaja ja -välittäjä Paras käsitys päivittäisistä ongelmista Livi: voidaan ostaa palveluna Haasteena yhteistyö linjaorganisaation kanssa Tuotteistettava ennen kaikkea lisäarvoa tuovaksi tukifunktioksi 15 Liikenteen tutkimuskeskus Verne

16 16 Miksi erillinen täsmällisyysjohtaja? Laatii täsmällisyyden vision, tavoitteet ja periaatteet, hyväksyttää ne ja jalkauttaa linjaorganisaatioon Vrt. turvallisuusjohtaja Vastaa täsmällisyyden seurannasta, raportoinnista ja analysoinnista Sekä suunnitelmat että toteuma Apunaan johtamansa analysointifunktio Sveitsin mr. Winter: Vastaa kaikesta infran talvikunnossapidosta: suunnitelmat valmiina syyskuun lopussa, toteutus ohjeiden mukaan, lopputuloksen varmistus Tuottaa analyysit säätiedotteista katkottuihin kaapeleihin On läheisessä yhteistyössä infrakunnossapidon ohjauksen kanssa Koordinoi linjaorganisaation täsmätyötä: Koko talon yhteiset pelisäännöt Täsmällisyyttä edistävät toimenpiteet, kehittämisperiaatteet ja suunnitteluohjeet yksiköille: kerääminen, analysointi, priorisointi, valmistelu, yhteensovittaminen, esittely ja seuranta Vastaa nopeista toimenpiteistä täsmällisyyden ollessa selkeästi uhattuna (pl. häiriötilanteet) Raportoi vakavista täsmäpoikkeamista ylimmälle johdolle Vastaa täsmällisyyteen liittyvästä sidosryhmäyhteistyöstä

17 Päätösprosessit Mikä on iso asia? Kustannus > , ja/tai Vaikuttaa muihin toimintoihin Yhteinen (Livi & liikennöitsijät) iso asia: Täsmällisyysjohtajat valmistelevat esitykset yhteisellä foorumillaan ja esittelevät asian laaturyhmälle, ryhmä päättää Omaa, koko organisaatiota koskeva iso asia: Täsmällisyysjohtaja valmistelee asian yhdessä linjaorganisaation kanssa ja esittelee sen JORY:lle, JORY päättää Oman organisaation yksittäistä yksikköä koskeva iso asia: Täsmällisyysjohtaja valmistelee asian yhdessä yksikön kanssa ja esittelee sen tarvittaessa yksikön JORY:lle, JORY päättää Mikä tahansa pieni asia: Täsmällisyysjohtajat neuvottelevat (tarvittaessa) keskenään ja vievät asian omiin organisaatioihinsa toteutettavaksi, tarvittava rahoitus omasta toimenpidebudjetista Oman organisaation yksittäistä yksikköä koskeva, täsmällisyyttä selkeästi vaarantavat asia (määr. erikseen): Täsmällisyysjohtajalla suora puhevalta 17

18 Täsmällisyysjohtajan vivut Suorat vivut: Oma kukkaro: T&K: oma budjetti Puhtaat täsmätoimenpiteet: joko oma budjetti tai korvamerkittynä yksiköihin Puhevalta täsmällisyyttä selkeästi vaarantavissa asioissa (määr. erikseen) Epäsuorat vivut: Yksiköiden konsultointi Suunnitteluohjeet yksiköille Asioiden esittely Laaturyhmälle JORY:lle Yksiköille Yhteistyö muiden organisaatioiden täsmällisyysjohtajien kanssa Tiedon ja tietoisuuden tuottaminen 18

19 Esimerkki Livin täsmäkoordinaattorin ja analysointifunktion toiminnasta Heräte Analysointi Valmistelu (*) Esittely Suunnittelu & toteutus linjaorganisaatiossa Seuranta Liikennöitsijä reklamoi täsmäkoordinaattorille lisääntyneistä radanpitäjästä johtuvista liikennehäiriöistä Tikkurilassa. Ei tietoa ongelmien perimmäisistä syistä. Analysoinnin perusteella pääongelma on yksittäinen vikaherkkä laite. Viiveistä aiheutuu asiakkaille haittaa noin / kk. Ongelma voidaan ratkaista joko laitteen kunnossapitoa tehostamalla tai uusimalla se. Kustannustehokkain vaihtoehto on uusiminen ( ). Toimenpiteen vaikuttavuus on suuri ja siten se nostetaan ylimmälle prioriteetille. Täsmäkoordinaattori esittää laitteen välitöntä uusimista investointitoimialalle. Toimenpiteen rahoitus täsmätoimenpidebudjetista. Seurannan mukaan laitteen uusiminen poisti ongelmat ja siten haluttu vaikuttavuus saavutettiin. Ehdotetaan vastaavien laitteiden uusimista investointitoimialan tulevaan toimintasuunnitelmaan. (*) Yhdessä linjaorganisaation asiantuntijoiden kanssa 19

20 Bonus: muita havaintoja Liikenteenohjausyhtiön perustaminen Toiminnalliset kokonaisuudet puhtaalta pöydältä Esim. infraoperaatiokeskus Kilpailun avautuminen Esim. analysointifunktion kasvava rooli Liiketaloudellisen toiminnan pelisäännöt Asiakaslähtöinen rooli Palkitseva ohjaus Tiedonkulku organisaatioiden välillä Katkeamaton siirtymävaihe Täsmällisyysviestintä Reaktiivisesta proaktiiviseen: kerrotaan ongelmista ensimmäisenä Junista matkustajiin: raportoidaan matkustajakokemusta, ei junia Kielteisestä myönteiseen: kerrotaan myös ajoissa olevista junista Peräpeilistä tuulilasiin: energia selittämisestä kehittämiseen Perinteisestä sosiaaliseen: mennään mukaan keskusteluun Täsmäprosenteista lupauksiin: mitä hyvää aiotaan tehdä 20

21 Jatkotyö Raportin hyväksyminen Mallin sisäinen markkinointi ja käyttöönotto Mallin seuranta ja auditointi Mahdolliset seuraavat kokoukset Päätöskokous lokakuun loppuun? Seurantaohjausryhmä keväälle 2013? 21

22 Projektipäällikkö Jouni Wallander KIITOS! VR,