Projektipäällikkö Jouni Paavilainen TÄSMÄLLISYYSJOHTAMISMALLI, PROJEKTIRYHMÄN 3. KOKOUS

Transkriptio

1 Projektipäällikkö Jouni Paavilainen TÄSMÄLLISYYSJOHTAMISMALLI, PROJEKTIRYHMÄN 3. KOKOUS VR:n kokouskeskus (huone 2),

2 Asialista 1. Kokouksen avaus Edellisen kokouksen muistio Projektin tarkennettu etenemissuunnitelma Tärkeimpien aikataulupisteiden vahvistaminen Kytkeminen muuhun suunnittelu- ja kehitystyöhön Projektiryhmän rooli jalkautuksessa 4. Täsmällisyyteen liittyvät strategiset päämäärät Alustava esittely 5. Täsmällisyystyön organisointi: nyky- ja tavoitetila Yhteenveto edellisestä työpajasta Tarkennusten tekeminen 6. Seuraavat kokoukset ja työpajat Sovitaan kaikki ajat kesälomaan asti 7. Ohjausryhmälle vietävät asiat Kokouksen päättäminen

3 Edellisen kokouksen (13.1.) muistio Ohjausryhmän terveiset Tärkeintä täsmällisyystyön tiiviimpi integrointi kaikkeen tekemiseen niin horisontaalisesti kuin vertikaalisestikin Katsaus projektin etenemiseen Ensimmäinen osallistumiskierros oli marras-joulukuussa (>15 osallistumista); tammikuussa 2012 purettu tätä kierrosta Täsmällisyystyön organisointi: minityöpaja, jossa kaksi eri työryhmää Konkreettiset, erilliset täsmällisyystoimenpiteet (Jari Paavilainen) Täsmällisyystyön integrointi kaikkeen toimintaan (Heli Mattila) Extranet projektin materiaaleille (salas. TTY-LIVI-VR) 3

4 Projektin tarkennettu etenemissuunnitelma KS. ERILLINEN DOKUMENTTI Tärkeimpien aikataulupisteiden vahvistaminen Kytkeminen muuhun suunnittelu- ja kehitystyöhön Projektiryhmän rooli jalkautuksessa Projektissa luodaan täsmällisyysjohtamisen vuosikello - Kytketään mahdollisimman hyvin organisaatioiden muuhun suunnittelu- ja kehitystyöhön - Tähtää ennen kaikkea vuodelle 2013, mutta jo tänä vuonna pyritään huomioimaan tärkeimmät kytkennät Jouluvarautuminen Q4 Tulevan vuoden xxx toiminnan vahvistaminen ja viestintä Talvivarautuminen Suunnittelutavoitteiden asettaminen Pakkasvarautuminen Q3 Tulevan vuoden toiminnan suunnittelu xxx Hiihtolomavarautuminen Q1 Edellisen vuoden analysointi Q2 Tulevan vuoden tavoitteet xxx Routa varautuminen xxx Pääsiäisvarautuminen Strategisten tavoitteiden asettaminen 4

5 Täsmällisyyteen liittyvät strategiset päämäärät Alustava esittely 5

6 Täsmällisyyteen liittyvät strategiset päämäärät: alustus TÄSMÄLLISYYTEEN LIITTYVIEN STRATEGISTEN PÄÄMÄÄRIEN ON TÄYTETTÄVÄ KAKSI EHTOA: 1. Päämäärien kummuttava organisaatioiden visioista ja yleisstrategioista STRATEGIAKARTAT 2. Päämäärien on tuettava ja edistettävä täsmällisyystyötä mahdollisimman kokonaisvaltaisesti TOIMINTATUTKIMUS Lähde: common-questions/what-are-strategy-maps/ 6

7 Täsmällisyyteen liittyvät strategiset päämäärät: täsmällisyysjohtamisen määrittelyä TÄSMÄLLISYYSJOHTAMINEN EI OLE HÄIRIÖNHALLINTAA Ylin johto Täsmällisyysjohtaminen Liikenteenohjaus, operaatiokeskus 10 v 5 v 5 v 2 v 2 v 1 v 1 v 1 kk 1 kk 1 vko 1 vko 1 pvä NYT Visio & strategia Pitkän aikavälin suunnittelu, isotinvestoinnit Lyhyen aikavälin suunnittelu, pieninvestoinnit Pienet täsmätoimenpiteet Suunniteltu varautuminen Ad hoc -varautuminen Häiriötilanteiden hallinta 7

8 Luonnos: täsmällisyyteen liittyvät strategiset päämäärät (1/2) Täsmällisyydestä rautatieliikennejärjestelmän perusominaisuus Täsmällisyyden edistämisen osaksi yksiköiden jokapäiväistä toimintaa; täsmällisyydestä yhteinen tahtotila, filosofia, kulttuuri Tuotantolähtöisyydestä kohti asiakaslähtöisyyttä Häiriönhallinnasta kohti ennaltaehkäisyä Häiriösietoisuus kaikkien suunnitelmien lähtökohdaksi Täsmällisyys tiiviimmin mukaan kokonaistaloudellisuuden arviointiin Palvelutasotekijöiden (mm. täsmällisyys, nopeus, tarjonnan määrä) perusteltu tasapaino Edellyttää täsmällisyyden nykyistä parempaa arvottamista Keskitetystä johtamisesta kohti toiminnallisten yksiköiden vastuuttamista ja valtuuttamista Panostetaan nykyistä enemmän ihmisiin ja tiimeihin suunnitelmien sijaan 8

9 Luonnos: täsmällisyyteen liittyvät strategiset päämäärät (2/2) Mittarit ja tavoitteet nykyistä laajemmista lähtökohdista Tuotantonäkökulman lisäksi asiakaslähtöisyys, ohjaavuus ja hyväksyttävyys Yleiseksi tavoitteeksi toiminnan hajonnan pienentäminen Organisaatioiden ja yksiköiden yhteistyön tiivistäminen Esim. allianssi-malli Onnistumisen seurannan ja palautteen antamisen parantaminen Mm. ohjaavat ja kannustavat bonus-/sanktiojärjestelmät Resurssien riittävyyden ja käytettävyyden varmistaminen Esim. ostetaan käytettävyyttä, ei suoritteita TÄSMÄLLISYYDEN EDISTÄMINEN KIINTEÄKSI OSAKSI: Yleisstrategioita Toimintasuunnitelmia Tuotantosuunnitelmia Laatujärjestelmiä 9

10 Täsmällisyystyön organisointi: luonnos nyky- ja tavoitetilasta Yhteenveto edellisestä työpajasta, tarkennusten tekeminen 10

11 Luonnos: täsmällisyystyön organisointi, nykytila Konkreettiset, erilliset täsmällisyystoimenpiteet Täsmällisyyttä käsittelevillä ryhmillä ei omia resursseja eikä valtaa Eri ryhmien yhteinen päämäärä puuttuu; yhteistyö heikkoa Ryhmiä on paljon, toiminta on raskasta Ryhmien toiminta on melko jäsentymätöntä Toiminta reaktiivista ongelmanratkomista Täsmällisyystyön integrointi kaikkeen toimintaan Matriisimaisen täsmällisyystyön integrointi linjaorganisaatioihin haastavaa Täsmällisyyden johtamiseen ei ole muodostunut kulttuuria (vrt. turvallisuus) Mitä kauemmas mennään operatiivisesta toiminnasta, sitä huonommin täsmällisyysajattelu on osana toimintaa Täsmällisyystyö koetaan häiriönhallinnaksi Erillinen täsmällisyysorganisaatio jopa haittaa integrointia Linjaorganisaatiot olettavat, ettei täsmällisyys koske heitä Täsmäorganisaatiolla ei kuitenkaan ole valtaa linjaorganisaatioissa 11

12 Luonnos: täsmällisyystyön organisointi, tavoitetila (1/2) TÄSMÄLLISYYDEN EDISTÄMINEN KIINTEÄNÄ OSANA: Yleisstrategioita Toimintasuunnitelmia Tuotantosuunnitelmia Laatujärjestelmiä Täsmällisyystyö integroitu kaikkeen tekemiseen Horisontaalisesti: kaikki toiminnalliset yksiköt tekevät täsmällisyystyötä Vertikaalisesti: täsmällisyystyö lähtee ylimmästä johdosta Lähtötilanne Erillinen täsmäorganisaatio Täsmätyö integroitu toimintaan Täsmällisyystyö on pitkäjänteistä ja systemaattista, ei vain ongelmiin reagoimista Täsmällisyyttä edistävät ryhmät (ks. seuraava sivu) Ylimmän johdon tulevaisuusryhmä (LVM, Trafi, Livi, VR) Pitkän aikavälin linjaukset; investoinnit, lainsäädäntö, rahoitus Ylijohtajien ja divisioonanjohtajien laatuohjaustyhmä (Livi, VR) Kokonaisuuden koordinointi; yleisten tavoitteiden asettaminen Radanpitäjän täsmäryhmä & liikennöitsijän täsmäryhmä Tavoitteiden määrittely ja toiminnan edistymisen seuranta oman organisaation osalta Organisaatioiden täsmäjohtajat (tai vast.) liimana eri ryhmien välillä 12

13 Luonnos: täsmällisyystyön organisointi, tavoitetila (2/2) RAUTATIELIIKENTEEN TULEVAISUUSRYHMÄ (2 x v) Pitkäjänteiset järjestelmätason investoinnit, lainsäädännön ja rahoitusinstrumenttien kehittäminen Liikenneministeri, Liikenneviraston pääjohtaja, Trafin pääjohtaja & liikennöitsijöiden toimitusjohtajat LAATUJOHTORYHMÄ (4 x v) Strategiset päämäärät, yleiset tavoitteet, yhteiset vuosisuunnitelmat, investointien kohdentaminen ja aikatauluttaminen Liikenneviraston ylijohtajat + täsmällisyysjohtaja & VR:n divisioonanjohtajat + täsmällisyysjohtaja xxx yyy zzz TÄSMÄRYHMÄ (1 x kk) Toiminnallisten yksiköiden tavoitteiden asettaminen ja toiminnan seuranta pj. täsmällisyysjohtaja, edustajat eri toiminnallisista yksiköistä ANALYYSITIIMI Tukee ryhmän toimintaa TÄSMÄJOHTAJAT (2 x kk) Synkronointi YHTEENSOVITUS- RYHMÄ (1 x kk) Rataverkon käyttö, ratatöiden ja liikenteen yhteensovittaminen Täsmäjohtajat, liikennesuunnittelijat, urakoitsijat TÄSMÄRYHMÄ (1 x kk) Toiminnallisten yksiköiden tavoitteiden asettaminen ja toiminnan seuranta pj. täsmällisyysjohtaja, edustajat eri toiminnallisista yksiköistä ANALYYSITIIMI Tukee ryhmän toimintaa VR JORY TUO JORY Tuotannonsuunnittelu- ja ohjausprosessi TOIMINNALLISET YKSIKÖT Liikenteenohjaus Kunnossapito Investoinnit: suunnittelu KÄYTETTÄVYYS-/ SEURANTARYHMÄ (1 x kk) Toteuman kk-seuranta (sanktiot ja bonukset) Analyysitiimit Kaluston kupi TOIMINNALLISET YKSIKÖT Junaliikennöinti Operaatiokeskus 13 Matkustajainfo Liikennesuunnittelu Investoinnit: rakennutt. Varsinainen täsmällisyystyö Matkustajaliikenne Logistiikka P&T

14 Täsmällisyysjohtamisen yleinen periaate Organisaation johto Täsmällisyysjohtaminen Toiminnalliset yksiköt Täsmäjohto varmistaa täsmällisyyden toteutumisen Pitkän aikavälin TOIMENPITEET, joilla vaikutusta täsmällisyyteen Nykyään VR:n täsmäjohdon rooli painottuu liiaksi tähän Organisaation visio ja missio Organisaation yleisstrategia Täsmällisyyteen liittyvät strategiset päämäärät Täsmällisyyden edistämisen periaatteet yksikkötasolla Yksiköiden konkreettiset täsmällisyys- TOIMENPITEET Kaiken lähtökohta Täsmäjohto osallistuu määrittelyyn Miten päämääriin päästään? Mittarit ja tavoitteet Täsmäjohto ja yksikkö määrittelevät Määrittely- ja toteutusvastuu yksiköillä Täsmäjohdon työkalupakki Organisointi ja työtavat Tukevat prosessit Täsmäjohto seuraa etenemistä 14

15 Täsmällisyysjohtamisen yleinen periaate: esimerkkinä junakalusto (hankinta ja kupi) Organisaation johto Täsmällisyysjohtaminen Toiminnalliset yksiköt Pitkän aikavälin toimenpiteet Kalustohankinnoissa priorisoidaan luotettavuutta ja käytettävyyttä Visio Strategia Päämäärät Periaatteet Toimenpiteet Laadukkaita, asiakaslähtöisesti tuotettuja palveluita Pitkäjänteinen täsmällisyyden parantaminen Resurssien riittävyyden varmistaminen Kaluston riittävyyden varmistaminen Ennakoivat kunnossapitotoimenpiteet Mittarit ja tavoitteet Kalustosta aiheutuvat viiveet Organisointi ja työtavat Tukevat prosessit Yksiköiden vastuuttaminen Kannustava bonusjärjestelmä Ovatko toimenpiteet tehty? 15

16 Seuraavat kokoukset ja työpajat Projektiryhmä klo (tämä kokous) Ohjausryhmä klo 9 11 Projektiryhmän työpaja viikolla 12 tai 13 Aiheena mittarit Vähintään 3 h Projektiryhmän kokous viikolla 17 Seuranta Projektiryhmän kokous viikolla 21 Valmistellaan ohjausryhmän kokousta Ohjausryhmä klo

17 Työpaja: mittarit Tavoitteet Tarkastella mittaamisen näkökulmia ja mahdollisuuksia laajemmin Pohtia mitä mittareilla voidaan saavuttaa Pohjustaa millaisilla mittareilla keskeisin tieto tuotetaan Ohjata testimittareiden koodausta Toteutus Alustus; mittaamisen lähtökohdat ja mittaaminen osana prosessia Ryhmätyöskentely (ideakimppujen muodostaminen); millaisia mittareita tarvitaan Yhteenveto; luonnos testimittareista Kesto noin 3 tuntia Järjestetään maaliskuussa vko 12/13 Ryhmänä laajennettu projektiryhmä 17

18 Ohjausryhmälle vietävät asiat Projektin tarkennettu aikataulu Alustava esitys strategisista päämääristä Alustava esitys täsmällisyystyön organisoinnista 18

19 Projektipäällikkö Jouni Paavilainen KIITOS! Liikenteen tutkimuskeskus Verne 19