SÄHKÖINEN PÄÄTÖKSENTEKO. Sä hkö inen pä ä tö ksentekö Vesilähdellä

Transkriptio

1 SÄHKÖINEN PÄÄTÖKSENTEKO luottamustoimessa Sä hkö inen pä ä tö ksentekö Vesilähdellä Toimintamalli kunnan valtuusto- ja hallitustyöskentelyyn ICT:n kannalta Kunnan ICT ryhmässä lähtöasetelmaksi määriteltiin, että siirrytään sähköiseen työskentelyyn. Kaikille käyttäjille luodaan käyttäjätunnukset sekä Käyttäjiksi valittu yhteensä 39 kpl käyttäjää: - 21 valtuutettua, 23 lautakuntien jäsentä, 6 varavaltuutettua - 5 varakonetta (toimielimien varakoneita, joissa vain nettiselaus mahdolliista) - Yhteensä päällekkäitten tehtävien jälkeen laitteita tarvitaan 39 kpl ja 5 varakonetta. Laitevalinnaksi valittiin ipad tabletti. Myös omat laitteet sallitaan omalla ylläpidolla. Tällöin menetetään sähköpostin automaattinen saapuminen, jolloin mobiili laite on jatkuvassa yhteydessä palvelimeen ja hakee postit ajastettuna automaattisesti. Omia laitteita käyttäen voidaan käyttää OWA yhteyttä nettiselaimella. OWA toimii (Microsoftin Open Web Access) haku-toiminnolla, mikä tarkoittaa, että palvelimelle on otettava yhteys varta vasten erikseen. Pälvelukuväus 1. Palvelut Asiakirjan hallinta, ei sisällä version hallintaa Asiakirjojen jako tapahtuu Virta-järjestelmässä, tai kunnan kotisivuilla. - esityslistat myös kunnan WWW sivuilla. - oheismateriaalit ja dokumentit PDF formaatissa. 1.2 Viestintä Haku-toiminnolla omalla työasemalla ja mobiililaitteella Sähköposti on haettava etä-yhteyden kautta, tai Tämä vaatii erikseen kirjautumista joka kerta, eikä tällöin voi käyttää saapuvan viestin hälytystä Automaatisella-toiminnolla kunnan omistamalla ipad laitteella Sähköposti saadaan ajastetusti päivittymään kunnan omistamaan laitteeseen. Tässä versiossa on oma sähköposti klientti ja VPN palvelu. Sähköposti klienttiin voidaan aktivoida saapuvan viestin hälytys. 2. Järjestelmien käyttö Kaikille valtuuston, ensisijaisille varavaltuutetuille, hallituksen ja lautakuntien jäsenille tilataan verkon käyttäjätunnukset ja sähköpostiosoitteet (@vesilahti.fi)

2 TOIMINTAMALLI EHDOTUS Pälvelukuväus - Laitevalinnaksi suositellaan ipad vuokralaitteistoa - laitteet kuuluvat Tiedon käyttäjätuen hallintaan ipad laitetta näppäimistö-suojakuorineen - verkkotunnukset o oikeat oikeudet etäkäyttöön, käyttäjäryhmät jne Etäkäyttö - kaikki palvelut o VPN yhteys, edellyttää tunnistautumista SMS viestillä palvelimelle o tunnistautuminen vaatii GSM numeroa verkkomäärittelyissä. - sähköposti, web-mail - Virta-työtilapalvelut - WWW-palvelut Sähköposti - osoite - Vesilahti.fi- sähköpostin voi lukea myös omasta matkapuhelimesta. Tämä edellyttää puhelimelta tiettyjä ominaisuuksia (kunta ei hanki sopivaa puhelinta) ja sitä, että puhelimen hallinta siirtyy Tiedolle (päivitykset voivat aiheuttaa joidenkin henkilökohtaisten tietojen katoamista). OWA yhteys vaatii mobiilidata yhteyden. Remote yhteys on VPN yhteys ja toteutetaan Tiedon MobileIron ohjelmistolla. Tämä ohjelmisto vaatii laitteen hallinnan siirtämistä Tiedon asiakastuelle. Tuote on maksullinen. Asiakirjan hallinta - pdf dokumentit - pdf dokumenttien kommentointi, ja muistiinpanojen lisäys Adobe Readerohjelmalla, (Huom! tallentuu omaan pilvi tilaan) V E S I L A H D E N K U N T A Lindinkuja 1 puh. (03) vesilahdenkunta@vesilahti.fi VESILAHTI fax (03)

3 TOIMINTAMALLI EHDOTUS Kustännukset Vaihtoehto ipad käyttäjätunukset oman laitteen käyttökorvaus päätetään KH kokouksessa Vaihtoehto ipad Laite Apple ipad Wi-Fi + Cellular 128 GB + suojakotelo Kertaosto vaihtoehto ipad á kpl Näppäimistö á kpl 2200 Leasing vaihtoehto Leasinghinta/laite/vuosi 150 Perusohjelmistojen ylläpito/laite/vuosi 60 - MobileIron gold-lisenssi Peruspalvelu 1,51 - AD + s-posti tunnukset Leasing vuosikustannus Koko luottamushenkilöstö 44 laitetta 9306,44 Tiedon käyttöönottoprojekti ~ V E S I L A H D E N K U N T A Lindinkuja 1 puh. (03) vesilahdenkunta@vesilahti.fi VESILAHTI fax (03)

4 Tampereen kaupunkiseudun TYP-sopimuksen muutos ajalle Tämä muutospöytäkirja koskee Tampereen kaupunkiseudun työllistymistä edistävää monialaista yhteispalvelua (TYP) Pirkanmaan työvoima- ja yrityspalvelujen alueellisen kokeilun ajalla Pirkanmaan työvoima- ja yrityspalvelujen alueellisessa kokeilussa ajalla kaupunkiseudun kunnat vastaavat niiden työttömien työnhakijoiden palveluista, jotka eivät saa palkansaajan tai yrittäjän ansioon suhteutettua työttömyysturvaa. Tämän kohderyhmän osalta työja elinkeinotoimisto (TE-toimisto) ei näin ollen osallistu TYP-asiakkaiden palveluprosessiin kokeilun aikana, vaan kunnat vastaavat monialaisesta yhteispalvelusta myös työvoima- ja elinkeinopalvelujen osalta. 6 Monialainen työllistymissuunnitelma Jos kunnan asiakas täyttää työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta annetun lain 2 :n 2 momentissa säädetyt edellytykset ja hänellä on monialaisen yhteispalvelun tarve, hänen palvelutarpeensa arvioimisen, monialaisen työllistymissuunnitelman laatimisen, seurannan ja tarkistamisen sekä monialaisen yhteispalvelun päättymisen arvioimisen tekee poiketen siitä, mitä mainitun lain 3, 4 ja 6 :ssä säädetään kunta. (Laki julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden alueellista tarjoamista ja työelämäkokeilua koskevasta kokeilusta 505/2017) Ajalla ei sovelleta Tampereen kaupunkiseudun TYPstä voimassa olevaa sopimusta TE-toimiston osalta kokeilun kohderyhmään kuuluvien asiakkaiden kohdalla. Koska alueellisen kokeilun ajaksi TE-toimiston asiakaspalveluhenkilöstöä siirtyy kokeilukuntien työnjohdon alle alueellista kokeilua koskevan sopimuksen mukaisesti, kokeilun kohderyhmän TYPpalvelut resursoidaan kuntien toimesta kokeilusuunnitelman mukaisesti. Kokeiluun kuulumattomien ansioturvaa saavien TYP-asiakkaiden monialaisiin palveluihin Pirkanmaan TE-toimisto nimeää kaksi asiantuntijaa ja Tampereen kaupungin työllisyyspalvelut kaksi omavalmentajaa/sosiaalityöntekijää. TYP-alueen muissa kunnissa kuin Tampereella kukin kunta nimeää ansioturvaa saavien työttömien työllistymistä edistävään monialaiseen yhteispalveluun (TYP) yhdyshenkilön ja hänelle varahenkilön. Alueelliseen kokeiluun kuulumattomien TYP-asiakkaiden palvelut hoidetaan TYP-lain mukaisesti monilaisena yhteispalveluna hyödyntäen mahdollisimman tehokkaasti eri palvelukanavia. Kelan osuuteen TYP-sopimuksessa ja työllistymistä edistävässä yhteispalvelussa ei alueellisella kokeilulla ole vaikutusta. Tampereella Tampereen kaupunkiseudun TYPin johtoryhmä

5 Kuntien Tiera Oy:n osakkaaksi Arto Kahila

6 Tietohallintoyhteistyön kehitysaskeleita Tampereen kaupunkiseudun kunnissa Kehitys kulkenut seuraavilla askelmilla hyppäyksittäin: 1990 luku 2000 luvun alku: Perustietotekniikkapalvelujen ulkoistus Nokian kaupunki - >yhteishankinta ja palvelu Nokia + Pirkkala. Sis. myös IT laitteet 2004 : Kehyskuntien (7) ICT yhteistyö, yhteishankinnat ja ulkoistus: Perustietotekniikka, Tietoverkkopalvelut, Puhelinpalvelut, ICT laitteet Laiteleasing ja rekisterit yhtenäiseksi (3StepIT), Sosiaalipalvelujen yhtenäinen tietojärjestelmä (Efecte), ym Keskitetty ICT johto yhteiselle johtoryhmälle, Orivesi ja Hämeenkyrö mukaan 2008: Tampereen kaupunki mukaan Keskitetty strateginen koordinaatio: Seudullinen johtoryhmätyöskentely alkaa Asiantuntijuutta ja ammattimaisuutta, ohjelmaperusteista kehittämistä. Pyrkimys laajempien yhteistyökuvioitten hyödyntämiseen Kaikki perusinfrahankinnat ja ICT laitteet ulkopuolisilta, kilpailutetuilta toimittajilta. Keskitetty palvelunhallinta : Uusi kehittämisstrategia: Painopiste toimialaratkaisuihin. Digitalisaation mahdollisuuksien huomiointi uudet toimintatavat : Seutua laajempien kehittämismahdollisuuksien käyttöönotto, siirtyminen rutiinitehtävistä palvelunhallintaan. Laite- ja palvelujenhankinnassa siirtyminen kuntakentän verkkokauppapalveluihin.

7 Kuntien Tiera Oy, osakkaaksi? Kuntien Tiera Oy on perustettu v Toiminta-ajatuksena on olla yhteisten kehityshankkeiden alusta ja yhteistyöfoorumi. Omistajina on tällä hetkellä yli 262 kuntatoimijaa; 196 kuntaa, 47 kuntayhtymää ja 18 kuntaomisteista osakeyhtiötä sekä Suomen Kuntaliitto. Väestöpeitto asukkaista 58,2 %. Liikevaihto vuonna 2016 oli noin 30 me. Työntekijöitä on noin 100. Suurimpia omistajia ovat Espoo, Turku, Tampere, Oulu, Lahti, Kouvola, Lappeenranta, Hämeenlinna ja Vaasa. Omistajuus on asiakkuuden edellytys. Tämä mahdollistaa omistajien suorahankinnat Tieralta inhouse -periaatteella. Asiakkaat hyötyvät kuntaomistajien yhteisestä ostovoimasta ja yhteisen kokonaisnäkemyksen ohjaamasta kehitystyöstä. Osakkeita voi merkitä 1/10 asukasluvusta, hinta 2 euroa / osake

8 Kuntien Tiera Oy, osakkaaksi? Tieralla on jo käytössään seuraavat ICT -palvelut o o o o o o Toiminnanohjausratkaisut toiminnan ja talouden sekä palveluketjujen ohjaukseen ICT-infrapalvelut palvelutuotannon tueksi ja palveluiden jatkuvuuden turvaamiseksi Sote-ratkaisut valinnanvapauden sekä kotiin tuotavien palveluiden ja hyvinvoinnin toteuttamiseen Opetuksen ja kasvatuksen digitaaliset ratkaisut Vaativat asiantuntijapalvelut uudistustyön tueksi Digitalisaation perustyökalut ja ICT-verkkokauppa Lisää Tieran esittelyä

9 Siirtyminen verkkokauppa palveluun ICT hankinnoissa ja tilauskäytännöissä Tampereen kaupunkiseudun kuntien tietohallinnon kehittämissuunnitelmassa (2017) on strategisena kehittämislinjauksena tietohallintoyhteistyön laajentaminen toimialaratkaisuihin aiempien ICT painotteisten seudullisten infraratkaisujen kehittämisen ja yhteistyön rakentamisen seuraavana kehitysaskeleena. Tämä edellyttää ICT laitehallinnan rationalisointia ja automatisointia niin, että sen rooli jätetään pienemmäksi ja tunnustetaan sen vain tukeva rooli. Tämä on nykyisin mahdollista kehittyneen, täyden palvelun verkkokauppaa hyödyntäen. Kun verkkokauppa on pystytetty Hankintalain säädösten mukaisesti ja se palvelee vain osakkaita ns. inhouse - periaatteella, omia kilpailutuksia ja erillisiä omia resursointeja kilpailuttamiseen ei enää tarvita.

10 Siirtyminen verkkokauppa palveluun ICT hankinnoissa ja tilauskäytännöissä Verkkokaupassa saavutettavat hyödyt: Asiakas (tilaaja) saa kaikki IT-laitteet, puhelimet, lisälaitteet ja tarvikkeet yhdestä kanavasta Tilaus voidaan samalla integroida kaikkiin tarvittaviin kontakteihin (asennukset, rekisterit, laskutus ja laskunkäsittely, rahoitus-leasing, raportit, valvonta jne). Tiera tai sen palvelutoimittaja ei veloita integraatioista. ICT:n hallinnollinen työ vähenee, taloushallinnon automatisointia edistetään poistamalla erilliset laskut ja niiden kierrättäminen. Prosessi asiakkaan tarpeen ilmaantumisesta toimitukseen (ja laskun maksamiseen) nopeutuu. Tuotteet ja hinnat on jatkuvasti ajantasaisesti kilpailutettuja, valikoima on suuri. Tietohallinnossa voidaan itse määritellä, mitkä tuotteet otetaan käyttöön ja milloin. Laitteet eivät lopu, vaan jonkun tuotteen poistuessa uusi korvaava on heti tilalla Tuotevalikoima (kuvina) hintoineen on läpinäkyvä ja kaikkien tutustuttavissa Mahdolliset hintojen alenemat huomioidaan automaattisesti

11 Siirtyminen verkkokauppa palveluun ICT hankinnoissa ja tilauskäytännöissä Konkreettiset euromääräiset säästöhyödyt Tampereen kaupunkiseudun kunnissa (IT- ja kommunikaatiolaitteet yhteensä): - Säästöt hankintavaiheessa 33 htp/vuosi - Säästöt toiminnassa 53 htp/vuosi - Säästöt yhteensä 86 htp/vuosi - Asiantuntija-arvion mukaan verkkokaupan käyttö vähentää tilausten, laskunkäsittelyn ja moninkertaisen hallinnollisen työn vähentymisen kautta työmäärää ainakin 10-15%. Prosessi samalla nopeutuu. - Esim. verkkokauppatoimittaja Tieran komissio on aina 1,5% (joillakin muilla se vaihtelee tuoteryhmistä riippuen 1,5 3%) - Laitteiden hankintahinnoissa ei ole havaittu mitään oleellisia eroja verrattuna nykykäytännön (KL-Kuntahankinnat sopimusten) ja esim. Tieran hintakatalogien hintoihin. Tieran verkkokaupasta voidaan toimittaa tarvikkeita yleensä hyvin edullisesti. - Verkkokauppaan voidaan tarvittaessa kilpailuttaa lisää (uusia) tuotteita. Kun on kyseessä suuri ostaja (kuten Tampereen seutu), myös asiakaskohtainen räätälöinti on mahdollista.

12 Siirtyminen verkkokauppa palveluun ICT hankinnoissa ja tilauskäytännöissä: hankintojen vertailu Vertailu, jos hankinta tehtäisiin omana työnä (Oma) =parempi kuin Oma =huonompi kuin Oma = vastaava kuin Oma Volyymi Kustannukset, resursoinnit KL Tiera Oma It-laitteet* (kaikki työasemat), euroa kpl KL nyt IT-tarvikkeet, euroa n KL nyt IT-laitteiden hankinnan työmäärä** 80 Ylläpitoprosessin työmäärä? Sop aikaiset hintamuutokset x Integroitu rahoitus x Puhelimet***, euroa kpl KL nyt Puhelinten varusteet, euroa n KL nyt Puhelinten hankinnan työmäärä 3 Ylläpitoprosessin työmäärä? Sop aikaiset hintamuutokset x Integroitu rahoitus x *) tarjouksiin perustuvat hankintahinnat 2017 tarvikkeineen, koko seutu, hankintamäärällä ajalla huhti17-tammi18 (minikilpailutuksen 2017 aineistolla):