KOHTI PAREMPAA KUSTANNUSTIETOUTTA. Opas kuntapäättäjille

Transkriptio

1 KOHTI PAREMPAA KUSTANNUSTIETOUTTA Opas kuntapäättäjille

2 Lukijalle Kunnallistalouden seuranta, mittaaminen ja raportointi tulisi olla jokaisen kuntapäättäjän tavoite ja päämäärä, sillä kunnallisvaltuustoissa käsitellään päivittäin jokaiseen suomalaiseen liittyviä kysymyksiä. Jostain syystä kunnallistalouden raportit ja työkalut ovat kuitenkin huonommalla tolalla useissa kunnissa verrattuna esimerkiksi yksityiseen sektoriin. Koostimme tämän oppaan auttaaksemme kaikkia suomalaisia kuntapäättäjiä ja julkishallinnon talouden parissa työskenteleviä pohtimaan kuntatalouden yleisimpiä haasteita sekä näkemään ratkaisumahdollisuuksia kohti parempaa kunnallistaloutta ja kustannustietoutta kaikissa Suomen kunnissa. Toivottavasti se tarjoaa vastauksia myös sinun kysymyksiisi ja mietteisiisi. Solenovo Oy

3 Sisällys Kustannusten hallinnan haasteita kunnissa 4 Perinteisen toimintamallin ongelmia 7 Läpinäkyvyyttä kuntien kustannusten hallintaan 8 Kustannuslaskennan automatisoinnin hyödyt 10 Henkilöstökustannusten merkitys kuntataloudessa 13 Awartia Kilpailukykyinen kustannuslaskentajärjestelmä kunnille 15 Lisätietoja aiheesta 17 Solenovo Oy 18

4 Kustannusten hallinnan haasteita kunnissa Tulo- ja menoerien moniulotteisuus. Kustannusten seuranta ja hallinta on kuntatasolla ja ylipäätään julkishallinnossa hyvin erilaista kuin esimerkiksi yritysmaailmassa. Kuntien tulolähteet ovat moniulotteinen kokonaisuus valtionosuuksineen ja verotuloineen. Menoerät taas muodostuvat yksittäisistä suurista eristä ja muuttujia on monia. Kuntien kustannusten hallinta on hankala laji, sillä monista eri suunnista tulee erilaisia toiveita kustannusten optimointiin ja parempaan kohdentamiseen. Veronmaksajat haluavat eri asioita kuin valtio, ja kaikkien osapuolten toiveita on suhteellisen vaikea toteuttaa. Ennustettavuuden puute. Kuntien toiminta rakentuu hyvin monista eri osa-alueista. Pirstaloituneessa ympäristössä menojen ennakointi voi koitua monille kunnille haasteeksi. Budjetointivaiheessa ei esimerkiksi tiedetä, kuinka monta henkilöä kunnassa tulee olemaan tällä budjettikaudella kunnallisen terveydenhuollon piirissä tai millaisia uusia tarpeita vaikkapa maahanmuuttopolitiikka aiheuttaa kunnalliselle terveydenhuollolle. Sote onkin kokonsa vuoksi varmasti yksi vaikeimmista puolista hallita kuntataloudessa, ellei jopa vaikein. Myös suunniteltu ja eduskunnassa käsittelyssä oleva SoTe-uudistus tuo omat lisähaasteensa kokonaisuuden hahmottamiseen.

5 Kustannusten hallinnan haasteita kunnissa Tietoa ei hyödynnetä riittävästi. Monet kunnat toteuttavat kirjanpitoa vain lain edellyttämällä tasolla, ja prosesseja on vaikeaa lähteä yhtäkkiä muuttamaan, vaikka tahtotila olisikin oikea. Toisinaan informaatiota olisi mahdollista saada enemmänkin irti esimerkiksi tuotetuista palveluista tai tuotteista, mutta tätä ei jostain syystä tehdä. Kyse voi olla puhtaasti käytetyistä työkaluista, mutta monesti taustalla on myös raportointiprosessien jäykkyys. Jos tietoa kuitenkin kerätään, miksi sitä ei myös hyödynnettäisi täyteen potentiaaliinsa? Tieto on vanhentunutta. Joissain tilanteissa talousarviot tehdään vanhan tiedon pohjalta, jolloin myös niiden perusteella tehtävät päätökset tehdään vanhentuneen tiedon perusteella. Jos laskentojen perusteena oleva lähtöaineisto ei ole laadukasta tai paikkansapitävää, ei siitä voida myöskään tehdä luotettavia laskelmia. Heikot työkalut. Haasteeksi joidenkin kuntien taloudenpidossa ja kustannusten hallinnassa voivat muodostua myös tarpeisiin soveltumattomat työkalut ja työvälineet. Pahimmillaan budjetteja, laskelmia ja kustannusarvioita pyöritellään Excel-taulukoissa. Vaikka käytössä olisikin Excelin lisäksi jokin toinen raportointityökalu, se ei välttämättä palvele esimerkiksi ennusteisiin ja erilaisten mitä jos -skenaarioiden ja simulointien luomiseen liittyviä tarpeita. Toisaalta taas jotkut työkalut voivat jäädä täysin hyödyntämättä ajanpuutteen tai työkalujen monimutkaisuuden vuoksi.

6 Yleisimpiä haasteita kustannusten hallinnassa kuntapuolella ovat siis mm.: Ennustettavuuden puute Tarpeisiin sopimattomien raportointivälineiden puute Toimintojen moninaisuus ja pirstaloituneisuus Laskennat tehdään vanhentuneen tiedon perusteella Todellisten kustannusten arviointi on hyvin summittaista

7 Perinteisen toimintamallin ongelmat Useimmissa kunnissa perusraportit saadaan ulos jollain työkalulla, mutta tiedon todellinen hyöty jää täysin valjastamatta. Tietoa kerätään ja luokitellaan jo tilastointivelvoitteenkin vuoksi, mutta tietoa ei hyödynnetä riittävästi. Joissain kunnissa laskentojen tekeminen on työkalujen tai ajanpuutteen vuoksi hidasta ja työlästä, ja laskentoja tehdään pahimmillaan vain kerran tai kaksi vuodessa. Tällaiset laskennat ovat monesti auttamattomasti jäljessä nykytilanteesta ja ne perustuvat vain historiatietoon ja tiettynä ajankohtana vallitsevaan tilanteeseen. Useissa kunnissa käytetään Exceliä apuvälineenä joidenkin laskentojen tekemisessä. Manuaalisesti tehtävät laskennat ja taulukot ovat aina ihmisen tekemiä, mikä tekee niistä myös virhealttiita. Yksikin pieni virhe taulukossa voi vaikuttaa lopputulokseen merkittävästi. Myös muutosten tekeminen laskelmiin on hyvin työlästä, kun se toteutetaan manuaalisesti rakennettuihin taulukoihin. Isoja ja tärkeitäkin päätöksiä käsitellään kunnallisvaltuustoissa pahimmillaan vanhentuneiden ja virheellistenkin tietojen ja laskelmien perusteella. Päättäjät ovat prosessien ja joustamattomien työkalujen armoilla, ja kuntatalouden kehitystä on vaikea toteuttaa ilman ajantasaista ja kuranttia tietoa. Nämä haasteet on kuitenkin voitettavissa ja ratkaistavissa jo pelkästään toimivien työkalujen ja prosessien uudistamisen avulla.

8 Läpinäkyvyyttä kuntien kustannusten hallintaan Kunnallisvaltuustot ja kuntapäättäjät ovat vastuussa veronmaksajien tuottamista varoista. Päättäjät tarvitsevat läpinäkyvyyttä siihen, mitä mikäkin maksaa ja mihin rahat menevät. Yksityiset toimijat ovat tässä jo pitkällä ja julkishallinnon on pysyttävä mukana kilpailussa. Kuntapäättäjille on luotava edellytykset rationaalisten ja oikeaan tietoon perustuvien päätösten tekemiselle. Kun kuntien kustannusten hallintaa halutaan parantaa, ensimmäisenä on tärkeää varmistua työkalujen sopivuudesta, tiedon ajantasaisuudesta ja laskentamallien toimivuudesta. Kun laskentamallit on rakennettu oikein ja järkevästi, on helpompi myös osoittaa jälkikäteen, miten tietty kustannus tai menoerä on laskettu. Näin parannetaan taas läpinäkyvyyttä koko kuntatalouden tasolla. Paremman informaation avulla tehdään parempia päätöksiä ja parannetaan ennusteita siitä, mihin olemme menossa. Kustannusten läpinäkyvyys auttaa kuntia vertaamaan oman toimintansa kustannuksia yksityisen sektorin tarjoamien palvelujen kustannuksiin, kohdentamaan menoja ja tuloja oikein sekä optimoimaan kustannuksia ja siten hyödyntämään monipuolista tuotantorakennetta mahdollisimman tehokkaasti.

9 Hyvien työkalujen, ajantasaisen tiedon ja läpinäkyvämpien laskelmien avulla ymmärrys kuntataloudesta sekä sen kustannuksista lisääntyy, ja kustannustietoisuutta saadaan kasvatettua kaikilla päättäjätasoilla.

10 Kustannuslaskennan automatisoinnin hyödyt Tiedon ajantasaisuus. Tehokkaan ja nykyaikaisen kustannuslaskentajärjestelmän avulla laskelmat päivittyvät automaattisesti reaaliajassa, jolloin manuaalista työtä ei enää tarvita. Aiemmin laskentoja manuaalisesti tehneiden henkilöiden aika vapautuu lisäarvoa tuottaviin tehtäviin ja virheiden riski vähenee. Kokonaiskustannusten hahmottaminen. Hyvä järjestelmä auttaa myös kokonaiskustannusten hahmottamisessa niiden aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Järjestelmä voidaan asettaa automatisoidusti jakamaan esimerkiksi tietyt välilliset kustannukset tietyille kustannuspaikoille oikein suhteutettuina. Tällöin esimerkiksi tilakustannukset saadaan otettua mukaan kustannuslaskentaan, kun ne voidaan jakaa useamman toimijan kesken. Osumatarkkuuden parantaminen. Hyvän kustannuslaskentajärjestelmän avulla kirjanpidon tarkkuutta saadaan parannettua, ja sitä kautta talouden raportoinnista saadaan enemmän irti. Lakisääteisten raporttien ja laskelmien lisäksi saadaan selville esimerkiksi toimintokohtaiset katetuotot ja menoja voidaan kohdistaa entistä tarkemmin. Hyvä järjestelmä mahdollistaa myös tarkempien ennusteiden ja mitä jos -simulointien tekemisen. Tarkemmat vertailut kuntien välillä. Laskentojen automatisointi ja tiedonkeruu auttaa myös laajemmaltikin, kuin vain yksittäisen kunnan taloudenpitoa. Mitä useampi kunta toteuttaa läpinäkyvää, tehokasta kustannuslaskentaa, sitä paremmin voimme vertailla kuntien välisiä eroja. Jos esimerkiksi huomataan, että vanhustenhoidon kustannukset per asiakas ovat toisessa kunnassa huomattavasti alhaisemmat samoilla asiakasmäärillä, voidaan pohtia, mitä voisimme tehdä alentaaksemme omia kustannuksiamme.

11 Esimerkkejä kustannuslaskennan automatisoinnilla saatavasta tiedosta: Mihin rahat todellisuudessa kuluvat? Mistä kustannukset koostuvat? Mikä toiminta syö suurimman osan menoistamme? Mitä toimintoja meidän olisi syytä ulkoistaa? Mitä toimintoja meidän olisi syytä tuottaa itse? Miten tietty kustannus on laskettu? Onko tieto luotettavaa? Onko tieto ajantasaista? Millaisia ovat eri toimintojen katteet? Millainen kustannusrakenteemme on verrattuna muihin kuntiin? Mitä voisimme toiminnassa tehostaa? Millä keinoin? Ovatko eri yksiköiden väliset resurssit tasapainossa?

12 Johdon raportointijärjestelmän integrointi olemassa oleviin työkaluihin on mahdollista ja nykypäivänä myös varsin vaivatonta. Jos tietoa muutenkin kerätään, miksi sitä ei myös hyödynnettäisi?

13 Henkilöstökustannusten merkitys Kuntien ja kuntayhtymien menoista yli puolet on henkilöstömenoja. Kunnat.net verkkosivusto Henkilötyön määrä on merkittävä kuntien kustannuksiin vaikuttava tekijä. Tämän vuoksi käytettyjä työtunteja olisi ensiarvoisen tärkeää seurata ja mitata. Seuranta voi tapahtua jatkuvana prosessina tai tietyin väliajoin kerättävänä datana. Olipa seurannan keino millaista tahansa, henkilötyön määrän seuraaminen auttaa menojen tehokkaammassa kohdentamisessa. Kun työtunteja käytetään kustannusajurina, henkilöstöön kuluvista menoista saadaan läpinäkyvämpää ja tällöin toimintaa voidaan ohjata aiempaa tarkemmin dataan perustuen. Työajanseurannasta saatavan datan tulee kuitenkin olla riittävän laadukasta ja tarkkaa, jotta sen avulla voidaan tehdä oikeita päätöksiä tai muovata toimintatapoja. Kuntien työajanseuranta voi kuitenkin olla hyvin erityyppistä kuin esimerkiksi yrityspuolella, jolloin työajanseurannan työkalut eivät välttämättä tue kuntatason prosesseja. Tavoitteita ja prosesseja tukeva järjestelmä tai työkalu on kriittisen tärkeää päätöksien pohjalla olevan datan keräämiselle. Muista siis varmistua valitsemanne työkalun sopivuudesta julkishallinnon työajanseurantaan. Solenovo on auttanut kuntia paremmassa taloushallinnossa jo vuosien ajan, ja tunnemme myös julkishallinnon työajanseurannan haasteet. Olemmekin kehittäneet SoleTM-työajanseurannan työkalun erityisesti julkisorganisaatioiden tarpeita ja tavoitteita tukevaksi.

14 Esimerkkejä kustannuslaskennan automatisoinnilla saatavasta tiedosta: Tehostetun palveluasumisen kustannus X euroa per asukas Tehostetun palveluasumisen kustannus X euroa per hoitohuone Tilakustannukset per kiinteistössä toimiva yksikkö Jos lääkkeen hinta nousee 0,30 euroa, miten tämä vaikuttaa koko sairaalan toimintakustannuksiin? Tuotetun palvelun kustannukset per tunti Kustannus per palohälytys Kotihoidon kustannus per asiakaskäynti

15 Awartia kilpailukykyinen kustannuslaskentajärjestelmä kunnille Awartia on Solenovon kehittämä kustannuslaskentajärjestelmä, jossa käytettävyys on nostettu etusijalle. Awartia mahdollistaa selkeän, suoraviivaisen talousraportoinnin ja kannattavuuden hallinnan julkisorganisaatioille. Awartian avulla kustannusten hallinta ja erilaiset laskelmat saadaan läpinäkyviksi ja mitattaviksi. Awartian avulla taloutta johdetaan faktaan perustuen, eikä vain mutu-tuntumalla. Järjestelmän avulla kulut ikään kuin korvamerkitään kuuluvaksi sinne, mistä ne koostuvat. Awartia mahdollistaa myös erilaisten simulointien ja mitä jos-analyysien tekemisen. Tällöin talouden ennakointi ja riskienhallinta muuttuu hallitummaksi kokonaisuudeksi, kun eri skenaarioita voidaan vertailla toisiinsa. Järjestelmä tuotetaan SaaS-ratkaisuna pilven välityksellä, jolloin järjestelmä on hyvin kevyt ottaa käyttöön ja pitää toiminnassa. Awartia on rakennettu käytettävyyden maksimoimiseksi ja sen käyttö on hyvin helppoa ja intuitiivista. Yhdessä SoleTMtyöajanseurannan kanssa Awartia soveltuu erinomaisesti kuntatalouden seurantaan, mittaamiseen ja raportointiin. Tutustu Awartia-kustannuslaskentajärjestelmään tarkemmin kotisivuillamme tai pyydä demo asiantuntijaltamme. Awartia mahdollistaa paremman ennakoinnin, kustannustietoisuuden sekä lopulta parempien päätösten tekemisen ajantasaisen ja luotettavan tiedon pohjalta.

16 Awartian ansiosta monimutkaisista kuntatalouden laskelmista saadaan helpommin ymmärrettäviä, ja kannattavuuden hallinnasta sekä kustannuslaskennasta tulee vaivattomasti osa koko julkisorganisaation toimintaa.

17 Lisätietoja aiheesta Toivottavasti tämä opas tarjosi sinulle lisätietoa kuntien taloudenhallintaan ja raportointiin liittyen. Mikäli kaipaat lisätietoja aiheesta, voit kääntyä suoraan meidän puoleemme. Autamme mielellämme kaikissa kuntatalouden parantamiseen liittyvissä kysymyksissä! Ota yhteyttä asiantuntijaan!

18 Solenovo Oy Solenovo Oy on vuonna 1996 perustettu Joensuussa toimiva selainpohjaisia toiminnanohjauksen ja resurssienhallinnan ratkaisuja tarjoava ohjelmistoyritys. Olemme toimineet julkishallinnon kumppanina jo pitkään ja kerryttäneet kokemusta erityisesti koulutussektorilta. Olemme asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme innovatiivinen sekä pitkäaikainen kumppani, joka pystyy tarjoamaan johtavaa teknologiaa soveltavia tuotteita sekä palveluja joustavasti ja asiakkaiden tarpeet huomioiden. Toimimme asiakkaidemme ydinprosessien kehittäjänä, ja tämän vuoksi meille on ensiarvoisen tärkeää, että luottamus meidän ja asiakkaidemme välillä säilyy ja syvenee. Solenovo toimii yhä perustamispaikkakunnallaan Joensuussa sekä Helsingissä, mutta palvelee asiakkaitaan valtakunnallisesti. Tällä hetkellä Solenovon joukkoihin kuuluu kolmisenkymmentä asiantuntijaa. Hyödynnämme ratkaisuissamme myös kansainvälisen yhteistyökumppaniverkostomme osaamista.