Toimeentulotuen rekisteri

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö 2.a. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen yhteyshenkilö: sosiaalityön esimies Assi Sihvonen Vantaan sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) , puh. keskus (09) Seuraavissa yksiköissä myönnettävä toimeentulotuki: Lastensuojelu vastuu- ja yhteyshenkilö: palvelupäällikkö Jaana Vilpas, puh.(09) Maahanmuuttajien yhteispalvelutoimisto vastuu- ja yhteyshenkilö: johtava sosiaalityöntekijä Sanna Kohvakka, puh. (09) Vanhustenhuolto vastuuhenkilö: vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja yhteyshenkilö: johtava sosiaalityöntekijä Armi Rintala puh. (09) Vammaispalvelut vastuuhenkilö: vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja yhteyshenkilö: toimistosihteeri Tarja Alho puh. (09) Rekisterin nimi Toimeentulotuen rekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Toimeentulotuki on sosiaalihuoltoon kuuluva viimesijainen taloudellinen, tuki, jonka tarkoituksena on turvata henkilön ja perheen toimeentulo ja edistää itsenäistä selviytymistä. Toimeentulotuen avulla turvataan henkilön ja perheen ihmisarvoisen elämän kannalta vähintään välttämätön toimeentulo. Ehkäisevän toimeentulotuen tarkoituksena on edistää henkilön ja perheen sosiaalista turvallisuutta ja omatoimista suoriutumista sekä ehkäistä syrjäytymistä ja pitkäaikaista riippuvuutta toimeentulotuesta. Matkakorvauksen tarkoituksena on tukea henkilön osallistumista kuntouttavaan työtoimintaan. (Toimeentulotukilaki 1 ) Rekisterin käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.

2 Tietosuojaseloste 2/6 Sosiaali- ja terveyslautakunta on päättänyt hyväksyä kuntakokeilun Kansaneläkelaitoksen ja Vantaan kaupungin yhteispalveluna ajalla Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta on rekisterinpitäjä myös kyseisen toiminnan osalta. Kansaneläkelaitos voi kunnan toimeksiannosta ottaa vastaan toimeentulotuesta annetussa laissa (1412/1997) tarkoitettuja hakemuksia ja tallentaa hakemukseen sisältyvät tiedot toimeentulotuen asiakasrekisteriin. Toimeksiantosuhteessa noudatetaan julkisen hallinnon yhteispalvelusta annetun lain (223/2007) säännöksiä, jollei tässä laissa toisin säädetä. (HE 117/2014, 6.luku, 22 ) Toimeentulotuen rekisteriin kuuluu seuraavat osarekisterit: - Lastensuojelussa myönnettävä toimeentulotuki - Maahanmuuttajien yhteispalvelutoimiston kotouttamistuen osana myönnettävä toimeentulotuki - Vanhustenhuollossa myönnettävä toimeentulotuki - Vammaispalveluissa myönnettävä toimeentulotuki - Laki toimeentulotuesta (1412/1997) - Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) - Laki julkisen hallinnon yhteispalvelusta 223/ Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot Sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään (VATJ) tallennetut tiedot: - asiakkaan henkilö- ja yhteystiedot - asiakkaan lähettämät sähköiset toimeentulotukihakemukset - manuaalisista asiakirjoista asiakastietojärjestelmään tallennetut tiedot - asiakasta koskevat muistiinpanot: sosiaalityöntekijän, sosiaaliohjaajan ja etuuskäsittelijän muistiinpanot, muut sosiaalityön muistiinpanot - asiakasta koskevat aikuissosiaalityön suunnitelmat sekä aikuissosiaalityön tilannearviot ja päihdearvioinnit - ajanvaraustiedot: asiakas-, työntekijä- ja toimistokohtaisesti varatut ajat - päätöstiedot: toimeentulotuen päätökset ja niihin liittyvät laskelmat asiakkaan tuloista ja menoista - maksatukseen liittyvät tiedot - perimistiedot: takautuvien etuuksien perintä esim. Kelalta Manuaalisesti tallennetut tiedot: - asiakkaiden paperihakemukset ja niiden liitteet sekä muut paperimuodossa olevat asiakirjat

3 Tietosuojaseloste 3/6 - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Julkisen hallinnon yhteispalvelusta annetussa laissa tarkoitetun toimeksiantosopimuksen tultua voimaan toimeentulotukea hakeva voi jättää toimeentulotukiasiaa koskevan hakemuksen kunnan alueella sijaitsevaan Kansaneläkelaitoksen toimistoon. Vastaanotettuaan hakemuksen Kansaneläkelaitoksen tulee tallentaa hakemuksessa ja sen liitteissä olevat tiedot kunnan toimeentulotuen asiakasrekisteriin toimeentulotuen käsittelyä varten. Kansaneläkelaitos voi toimeentulotukiasian käsittelyä varten tallettaa kunnan toimeentulotuen asiakasrekisteriin hakijaa koskevat hallussaan olevat toimeentulotukiasian käsittelyssä tarvittavat tulo- ja varallisuustiedot tai antaa kunnan sosiaalitoimelle edellä tarkoitetut tiedot teknisen käyttöyhteyden avulla. Vantaan sosiaalitoimi saa veroviranomaisilta ja kansaneläkelaitokselta teknisen käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekisterissä olevia salassa pidettäviä henkilötietoja. (Sosiaalihuollon asiakaslaki 21 ). Väestötietojärjestelmästä saadaan henkilötietoja teknisen käyttöyhteyden avulla (Väestötietolaki 29 ). Mikäli tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)

4 Tietosuojaseloste 4/6 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä rekisteriin. Kansaneläkelaitos voi myös luovuttaa asiakkaalle tätä koskevan toimeentulotukiasian vireilläoloa ja käsittelyvaiheita koskevia toimeentulotuen asiakasrekisteriin talletettuja tietoja. Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 3 ) - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2008) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) - Henkilötietolaki 1 luku (523/1999) 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. - Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999) 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Toimeentulotuen asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin. Sähköisesti tallennettu aineisto Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Vantaan kaupungin tietohallinnon palvelukeskus vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta.

5 Tietosuojaseloste 5/6 Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. - Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku (1030/1999) 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja toimeentulotuen rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella siihen yksikköön, missä pyynnön tekijä on asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin toimintayksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

6 Tietosuojaseloste 6/6 - Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan toimeentulotuen rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen toimintayksikköön, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallinen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. - Henkilötietolaki 6 luku (523/1999)