TIETOSUOJASELOSTE. yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24. Pvm: päivitetty 11.5.

Transkriptio

1 1. Rekisterinpitäjä Nimi Lempäälän kunnan hyvinvointilautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL Lempäälä TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Pvm: päivitetty Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö (03) Nimi Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL Lempäälä (03) Rekisterin nimi Päihdehuollon rekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Päihdehuollon palveluja on järjestettävä yleisiä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja kehittämällä sekä antamalla erityisesti päihdehuoltoon tarkoitettuja palveluja (Päihdehuoltolaki 6.). Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on päihdehuollon palvelujen antaminen henkilölle, jolla on päihteiden käyttöön liittyviä ongelmia, sekä hänen perheelleen ja muille läheisilleen. Palveluja on annettava henkilön, hänen perheensä ja muiden läheistensä avun, tuen ja hoidon tarpeen perusteella. (Päihdehuoltolaki 7.) Päihdehuollon palvelut on järjestettävä siten, että niiden piiriin voidaan hakeutuaoma-aloitteisesti ja niin, että asiakkaan itsenäistä suoriutumista tuetaan (Päihdehuoltolaki 8 ). Hoitoon tahdosta riippumatta voidaan määrätä henkilö, jonka hoidon ja huollon järjestämisessä vapaaehtoisuuteen perustuvat palvelut eivät ole mahdollisia tai ne ovat osoittautuneet riittämättömiksi (Päihdehuoltolaki 10 ). Päihdehuoltolain mukaisesti järjestettäviä palveluja ovat: avohoito ja avokuntoutuspalvelut katkaisuhoitopalvelut kuntouttava laitoshoito päihdepalveluiden asumispalvelut Rekisterin käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.

2 2 Ostopalveluiden osalta Lempäälän hyvinvointilautakunta toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät rekisterit ovat päihdehuollon rekisterin osarekistereitä. : Päihdehuoltolaki (41/1986) Päihdehuoltoasetus (653/1986) Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (785/1992) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot Sosiaalitoimen Effica (YPH) -asiakastietojärjestelmään tallennetut tiedot: asiakkaan henkilö-, perhe- ja yhteystiedot asiakkaan vastaanottotiedot asiakasta koskevat päihdepalvelujen työntekijän muistiinpanot asiakkaan päihteiden käyttötiedot asiakkaan muut riippuvuudet asiakasta koskevat päihdehuollon suunnitelmat sekä hoitoarvioinnit asiakkaan päihdepalveluja koskevat päätökset asiakkaan päihdehuollon hoitotiedot asiakkaan käyntitiedot päihdepalveluissa Manuaalisesti tallennetut tiedot Päihdehuollon asiakaskohtaisissa kansioissa säilytetään mm. asiakkaan suostumukset, asiakkaan toimittamat asiakirjat, muualta paperimuodossa luovutetut asiakasta koskevat asiakirjat, sekä työntekijän käsin tehdyt muistiinpanot. 6. Säännönmukaiset tietolähteet : Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Lisäksi henkilörekisterissä olevia salassa pidettäviä henkilötietoja saadaan teknisen käyttöyhteyden avulla Kansaneläkelaitokselta (Sosiaalihuollon asiakaslaki 21 ) sekä Väestötietojärjestelmästä (Väestötietolaki 29 ). Mikäli tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Sosiaalihuollon asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain sään-

3 3 nöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyydetään. Tietojen luovutuksesta tehdään merkintä rekisteriin. Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Laskutustiedot eivät ole päihdehuollon rekisterin tietoja. Päihdehuollon rekisterin tuottama asiakasmaksujen laskutusaineisto siirretään ProE-ohjelmaa käyttäen teknisen käyttöliittymän kautta CGI:lle laskutuksen toimittamista varten. Asiakasmaksujen laskutus suoritetaan ProE-ohjelmistolla kerättävien tietojen perusteella. 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2008) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Henkilötietolaki 1 luku (523/19999) Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. : Henkilötietolaki (523/1999) Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Päihdehuoltoa koskeviin asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin. Sähköisesti tallennettu aineisto Lempäälän kunnan sekä seudun yhteisesti ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu Tampereen seudun ja Lempäälän kunnan tietoturvasäännösten mukaisesti. Lempäälän kunnan ja seudun tietohallinto vastaavat tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Kunkin sovelluksen tietoturvan toteutumisesta ja valvonnasta vastaa sovelluksen omistaja oman kuntansa osalta. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaiset henkilökohtaiset käyttötunnukset. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.

4 4 Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttötietolokitietojen avulla. Sosiaalihuoltoon on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku (1030/1999) Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella sosiaalityön johtajalle. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin sosiaali- ja perhepalvelujen tiloissa tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä sosiaalityön johtajalle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 13 :n edellyttämällä tavalla. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.

5 5 Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 12. Muut mahdolliset oikeudet Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)