Tietosuojaseloste. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja PL 7, Nurmijärvi. Va. Perhe- ja sosiaalipalveluiden päällikkö Suvi Salin

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste - yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja Rekisterinpitäjä Nurmijärven sosiaali- ja terveyslautakunta PL 7, Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vastaava henkilö: Va. Perhe- ja sosiaalipalveluiden päällikkö Suvi Salin Yhteyshenkilö: Eija Hildén, perhetukikeskuksen johtaja Aleksis Kiventie 9, Nurmijärvi puh Rekisterin nimi PERHETUKIKESKUS AVOTYÖN ASIAKASREKISTERI 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Effica- YPH asiakastietojärjestelmässä Perhetukikeskus Koiramäen päiväkirja toimii apuvälineenä Perhetukikeskus Koiramäen toteuttamassa asiakastyössä, perhekuntoutus ja tehostettu perhetyö. PERUSTEET: Lastensuojelulaki (417/2007) Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista(812/2000) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/ Rekisterin tietosisältö Sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmään (Effica) tallennetut asiakkaan henkilö-, perhe- ja yhteystiedot. TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS: Tiedot ovat salassa pidettäviä

2 PERUSTEET: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) Henkilötietolaki 11 (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 ja 15 (812/2000) Tietojen yhdistäminen muihin henkilörekistereihin: -ei yhdistetä 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Tietoja tulee ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietojen luovuttaminen kunnan sosiaali- ja terveystoimen sisällä: Kunnan SosiaaliEffican käyttäjät näkevät sosiaalihuoltolain (1301/2014) mukaisen palvelutarpeen arvioinnin, asiakassuunnitelman sekä sosiaalihuollon asiakkuuden alkamisajankohdan. 8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Perhetukikeskus Avotyön asiakirjoihin sisätyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain Nurmijärven kunnan lastensuojelun sosiaalityöntekijät työskennellessään kyseisen asiakasperheen kanssa. A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT: Nurmijärven kunnan ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Nurmijärven kunnan tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta.

3 Perhetukikeskus Koiramäen sähköisenä asiakastietojärjestelmänä toimi EfficaYksilö-ja perhehuoltojärjestelmä, YPH Päiväkirja Perhetukikeskus Avotyö. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet ja järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. B. MANUAALINEN AINEISTO: Paperiasiakirjat, arviointitarkoituksessa tehdyt videot. Työskentelyn aikana asiakasperheestä otetut valokuvat ja muu kertynyt materiaali annetaan asiakkaalle työn päättyessä. Videoinnista ja valokuvaamisesta tehdään asiakkaan kanssa erillinen kirjallinen sopimus. TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET: Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. A. Sähköinen aineisto Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä allekirjoittaa vaitiolositoumuksen ja järjestelmän käyttöä koskevat ehdot käyttöoikeuden saadessaan. B. Manuaalinen aineisto Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan 9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden PERUSTEET:

4 toteuttaminen Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26 : Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus sada tietää, mitä häntä koskevia tietoja lastensuojelun ja Perhetukikeskuksen avotyön rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella sille toimialalle, missä pyynnön tekijä on asiakkaana. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin toimistossa tai tiedot annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää tietosuojavaltuutetun toimistosta ja kotisivuilta satavaa vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan Perhetukikeskuksen rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä sille toimialalla, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteeella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

5 Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauksen tekijän nimi, virkaasema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa kunnan internetsivuilta ( Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Asiakirjoista perittävät maksut perustuvat voimassa olevaan Nurmijärven kunnanhallituksen päätökseen. 11. Muut mahdolliset oikeudet