TIETOSUOJASELOSTE. yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24. Pvm: päivitetty 6.3.

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "TIETOSUOJASELOSTE. yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24. Pvm: päivitetty 6.3."

Transkriptio

1 1. Rekisterinpitäjä Nimi Lempäälän kunnan hyvinvointilautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL Lempäälä TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Pvm: päivitetty Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö (03) Nimi Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL Lempäälä (03) Rekisterin nimi Isyyden selvittämisen asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hankkia isyyden selvittämiseksi sellaisia tietoja, joiden perusteella isyys voidaan vahvistaa (Isyyslaki 4 ). Isyyden selvittämisestä huolehtii lastenvalvoja (Isyyslaki 5 ). Isyyttä selvittäessään lastenvalvojan on hankittava isyyden vahvistamista varten tarpeelliset tiedot lapsen äidiltä sekä muilta henkilöiltä, jotka voivat antaa tietoja isyyttä koskevista seikoista (Isyyslaki 6 ). Lastenvalvojan voi hankia lääketieteellinen asiantuntijalausunto lapsen siittämisajankohdasta, jos sen hankkimista voidaan pitää tarpeellisena muut selvitykset huomioon ottaen. Lastenvalvojan on tilattava oikeusgeneettinen isyystutkimus lapsesta, äidistä ja miehestä, joka saattaa olla lapsen isä, jos mies pyytää tutkimusta tai jos lastenvalvoja muuten katsoo sen tarpeelliseksi (Isyyslaki 9 ). Mies voi tunnustaa isyytensä ennen lapsen syntymää äitiysneuvolassa tai lastenvalvojalle (Isyyslaki 16 ). Lapsi, jonka osalta isyyttä ei ole äidin avioliiton perusteella todettu eikä maistraatin tai tuomioistuimen päätöksellä vahvistettu, voi vaatia isyyden vahvistamista nostamalla kanteen isäksi otaksumaansa miestä vastaan (Isyyslaki 29 ). Isyyden vahvistamista koskevassa oikeudenkäynnissä alaikäisen lapsen puhevaltaa käyttää lastenvalvoja (Isyyslaki 31 ).

2 2 Rekisterin käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. : Isyyslaki (11/2015) Henkilötietolaki (523/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot (Effica, YPH) Asiakkaan perustiedot lapsen, lapsen äidin ja isän sekä muiden asianomaisten henkilö- ja yhteystiedot, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta, asuinkunta, maistraatti Palvelun toteuttamisessa syntyneet tiedot isyyden selvittämistä koskevat asiakirjat lastenvalvojan tekemät päätökset isyyden selvittämisen keskeyttämisestä äidin ja lastenvalvojan allekirjoittama asiakirja isyyden selvittämisen vastustamisesta maistraatin ja tuomioistuimen isyyden vahvistamispäätökset Manuaalisesti tallennetut tiedot lapsen syntymää edeltävä isyyden tunnustamisasiakirja lapsen syntymää edeltävä yhteishuoltosopimus isyyden vahvistamispäätökset (sekä maistraatin että tuomioistuimen) isyyden vastustamisasiakirjat ja isyyden selvittämisen keskeyttämispäätökset sekä muut paperimuodossa olevat asiakirjat (lausunnot oikeusgeneettisestä isyystutkimuksesta) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) Tieto avioliiton ulkopuolella syntyneen lapsen syntymästä saadaan maistraatilta (Valtioneuvoston asetus eräistä toimenpiteistä ja asiakirjoista isyysasioissa 1 ). Tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään äidin tai muun henkilön ilmoittamien tietojen sekä palvelun toteuttamisen yhteydessä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Lisäksi henkilörekisterissä olevia salassa pidettäviä henkilötietoja saadaan teknisen käyttöyhteyden avulla Kansaneläkelaitokselta (Sosiaalihuollon asiakaslaki 21 ) sekä Väestötietojärjestelmästä (Väestötietolaki 29 ). Mikäli tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000)

3 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 3 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Sosiaalihuollon asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyydetään. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä rekisteriin. Isyyden tunnustamisasiakirjat lähetetään Tampereen maistraattiin isyyden vahvistamista varten. Isyyden selvittämisasiakirjat ja haastehakemus lähetetään toimivaltaiseen tuomioistuimeen lapsen isyyden vahvistamiseksi. Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2008) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Henkilötietolaki 1 luku (523/19999) Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. : Henkilötietolaki (523/1999) Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Isyyden selvittämistä koskeviin asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto Isyyden selvittämistä koskevat asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakas- ja asiakohtaisiin kansioihin. Sähköisesti tallennettu aineisto Lempäälän kunnan sekä seudun yhteisesti ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu Tampereen seudun ja Lempäälän kunnan tietoturvasäännösten mukaisesti. Lempäälän kunnan ja seudun tietohallinto vastaavat tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Kunkin sovelluksen tietoturvan toteutumisesta ja valvonnasta vastaa sovelluksen omistaja oman kuntansa osalta. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaiset henkilökohtaiset käyttötunnukset. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.

4 4 Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttötietolokitietojen avulla. Sosiaalihuoltoon on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku (1030/1999) Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella sosiaalityön johtajalle. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin Perhetyön yksikön tiloissa tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä sosiaalityön johtajalle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 13 :n edellyttämällä tavalla. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.

5 5 Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 12. Muut mahdolliset oikeudet Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)