Oppilaitoksen turvallisuuspäivä SATAEDU Ulvila Kriisiviestintä Hellevi Lassila Koulutusjohtaja, vararehtori Seinäjoen koulutuskuntayhtymä

Transkriptio

1 Oppilaitoksen turvallisuuspäivä SATAEDU Ulvila Kriisiviestintä Hellevi Lassila Koulutusjohtaja, vararehtori Seinäjoen koulutuskuntayhtymä

2 Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Sedu

3

4 Median tekninen muutos on tehnyt kriisiviestinnän entistä tarpeellisemmaksi. Internet ja sosiaalinen media levittää tapahtuman muutamassa minuutissa kaikkialle maailmaan. Valhe on jo kiertänyt maailman, kun totuus vasta panee saappaita jalkaansa Mark Twain yli sata vuotta sitten.

5 Kriisit voivat olla äkillisiä yllättäviä tapahtumia, jotka herättävät heti huomion pitkäaikaisia kehityskulkuja, joiden käänteentekevä luonne ilmenee vasta, kun peruuttamaton vahinko on jo tapahtunut huonoja uutisia, jotka paisuvat julkisuuskriisiksi taitamattomasti hoidetun viestinnän vuoksi.

6 Kriisiviestinnän käsite Kriisiviestintä on tehostettua viestintää (äkillisissä) tilanteissa, joissa yhteisön toimintaedellytykset tai muu etu ovat uhattuna.

7 Kriisi vaikuttaa yhteisön imagoon ja muihin tärkeisiin etuihin. Imagovaurioita voidaan välttää oikeanlaisella ja oikea-aikaisella viestinnällä. Se edellyttää suunnitelmien tekemistä, avainhenkilöiden valmentamista ja tilanteiden harjoittelua. Kriisiviestinnässä toimivat samat mekanismit, viestinnän keinot ja lainalaisuudet kuin muussakin viestinnässä. Tehokkuus, nopeus ja oivalluskyky

8 Kriisiviestinnän tehtävät välittää oikeaa tietoa ja vastata tiedon tarpeeseen tukea johtamista turvata tärkeitä palveluita turvata toimintaedellytyksiä antaa toimintaohjeita huolehtia turvallisuudesta puolustaa yhteisön etuja ja mainetta sekä lieventää kriisin negatiivisia vaikutuksia varmistaa henkistä tasapainoa ja lisätä turvallisuuden tunnetta

9 Kriisiviestinnän periaatteet Avoimuus Nopeus: Asiat kerrotaan avoimesti syineen ja seurauksineen ymmärrettävässä muodossa. Varaudutaan väärien tietojen ja huhujen oikaisuun. Kriisitilanteessa sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen nopeuteen kohdistuu erityisiä paineita. Kun ei sorruta hosumiseen, nopea tiedottaminen vähentää huhujen ja muiden virheellisten tietojen leviämistä. Aloitteellisuus: Huhujen syntymistä pyritään ehkäisemään suunnitelmallisella ja oikein ajoitetulla viestinnällä. Toimimalla aloitteellisesti ja aktiivisesti ehkäistään toimittajien tarvetta hankkia tietoa epävirallisista

10 Luotettavuus: Kriisitiedottamisessa käytetään luotettavaa tietoa. Tunnustetaan tiedon puutteet ja ilmaistaan pyrkimys hankkia koko ajan lisää tietoa. Vuorovaikutteisuus: Tiedottamista hoidetaan kuunnellen eri kohderyhmien palautetta ja pyritään tunnistamaan myös heikot signaalit. Inhimillisyys: Taitavalla ja empaattisella viestinnällä johto voi saada toimittajat ja asianosaiset vakuuttuneiksi, että kriisitilanteesta huolimatta asiat ovat hallinnassa.

11 Johtaminen ja tiedottamisvastuu Sovittava jokaisessa organisaatiossa etukäteen ja kaikkien on se tiedettävä! Seinäjoen koulutuskuntayhtymässä: Päävastuu mediatiedottamisesta on koulutuskuntayhtymän johtajalla, jolle kaikki kyselyt ohjataan. Kriisin luonteesta riippuen johtaja voi delegoida viestintävastuun koulutusjohtajalle, kehittämisjohtajalle tai aikuiskoulutusjohtajalle. Yksiköiden sisäisestä viestinnästä vastaavat koulutuspäälliköt. Viestintää medialle ja Koulutuskeskus Sedun henkilökunnalle hoitaa johdon alaisuudessa viestintä- ja markkinointipäällikkö ja yhteistyössä ryhmä, johon tilanteesta riippuen kuuluu koulutuspäälliköitä ja kehittämispäälliköitä, Sedu-viesmar-jäseniä ja opinto- ja toimistosihteereitä. Tarpeen mukaan tehdään yhteistyötä SeAMK:n ja kaupunkien/kuntien viestinnän kanssa.

12 Yhteisön oman väen pitäminen ajan tasalla on kriisitilanteessa erittäin tärkeää. Henkilökunnalle ja opiskelijoille on tärkeä kertoa, ettei median haastatteluihin ole pakko suostua.

13 Kriisiviestinnän kohderyhmät ja viestintäkanavat Sisäisen viestinnän kohderyhmät esim. Johto(= johtaja, koulutusjohtaja, kehittämisjohtaja, hallintojohtaja, talousjohtaja, aikuiskoulutusjohtaja, koulutuspäälliköt, kehittämispäälliköt) Puhelinvaihde Henkilöstö,Opiskelijat,Luottamusjohto, koko kuntayhtymä, suomalaiset, ulkomaalaiset, poissaolevat Mahdolliset kanavat - puhelin, sähköposti, www-sivut, intra, tiedotustilaisuudet, Whatsup, Sharepoint jne.

14 Ulkoinen viestinnän kohderyhmät Omaiset Tiedotusvälineet Suuri yleisö Viranomaiset ja yhteistyökumppanit - Mahdollisia kanavia puhelin, tiedotteet, tiedotustilaisuudet, wwwsivut, sähköposti, Fb,

15 Viestintägurun ohjeita (Pentti Salonen, PuroSalonen Oy) Kriisitilanteessa on keskeytettävä kaikki eivälttämättömät toiminnot. Kriisi on medialle tuottavaa liiketoimintaa usein myös haaste. Mitä vähemmissä käsissä päätiedottaminen on, sitä paremmin se onnistuu. Kriisitiedottaminen henkilöityy aina; tulee olla esiintymiskykyinen avainhenkilö ja hallita asia, tietää tilanne, hallita paineet ja vieras kieli sekä olla median tavoitettavissa 24 t/vrk.

16 Esiintymistaito vaatii harjoittelua. Tunnepuoli ei saa unohtua. Kahdessa tunnissa pitäisi pystyä pitämään ensimmäinen tiedotustilaisuus, johon osallistuvat eri toimijat. On tiedotettava nopeasti ja oikeita asioita, mutta lopetettava ajoissa myös. Jos mediassa esiintyy virheellisiä tietoja, ne tulisi oikaista mahdollisimman pian. Luottamuksellisten mediasuhteiden luominen ja ylläpito normaaliaikoina on

17 Jos oma väki ei pysy ajan tasalla, siitä aiheutuu negatiivisia seuraamuksia. (Kriisi)johdon rauhallisuus ja läsnäolo välttämätöntä hätäännys heijastuu muihin. Kuinka monessa organisaatiossa on varauduttu siihen, että johtaja jää kiinni lahjonnasta tai seksuaalisesta häirinnästä

18 Elämä jatkuu kriisien jälkeenkin

19 Kriisitiedotteen peruskaava Kriisitiedotteen on vastattava, jos mahdollista, ainakin seuraaviin kysymyksiin: - mitä, missä, milloin ja miksi on tapahtunut? - mitä siitä seuraa? - mihin toimiin on ryhdytty? - kuka antaa lisätietoja ja missä numerossa? - milloin lisätietoja, tiedotustilaisuus?

20 Vielä kannattaa muistaa tiedota heti tapahtuneesta puhelinvaihteeseen (varmista vaihteen kapasiteetti) Nettisivuilta on löydyttävä henkilön tiedot, joka pystyy vastaamaan kysymyksiin Johtajana delegoi niitä tehtäviä, joita mahdollista delegoida, keskity tärkeimpään älä tuhoa sähköposteja ja puhelimen lokitietoja

21