Kruunusillat: Viestintäsuunnitelma Helmikuu 2015

Transkriptio

1 Kruunusillat: Viestintäsuunnitelma 2014 Helmikuu 2015

2 Sisältö Viestinnän tavoitteet Kohderyhmät Viestit Sisäinen viestintä Periaatteet Roolit ja vastuut Keinot ja kanavat Ulkoinen viestintä Periaatteet Viestit Keinot ja kanavat Kriisiviestinnän pelisäännöt

3 Viestinnän tavoitteet Taata hyvä yhteistyö ja tiedonkulku: varmistaa kaikille sidosryhmillä riittävä, yhdenmukainen ja ajantasainen tieto hankkeesta ja sen etenemisestä Välittää yhtenäisiä viestejä hankkeesta Tunnistaa potentiaalit maineriskit ja nostaa kriisiviestinnän valmiutta tarpeen mukaan Sitouttaa hankkeen osapuolet yhteiseen toimintamalliin Varmistaa viestinnän osalta hankkeen eteneminen

4 Viestintä etenee hankkeen tahdissa Vaihe 1: Ennen hankepäätöstä Sisäisen viestintämallin rakentaminen Ei aktiivista ulkoista viestintää, reagoidaan tarpeen mukaan Rakennetaan hankkeen brandi Vaihe 2: Hankepäätöksen jälkeen Sisäisen viestinnän rinnalle käynnistetään ulkoinen viestintä, viimeistellään visuaalinen ilme ja täsmennetään viestit hankkeen hyödyistä, aktiivinen vuorovaikutus eri sidosryhmiin Vaihe 3: Rakentamisen aikainen viestintä Aktiivinen sisäisen ja ulkoisen viestinnän vaihe, viestitään rakentamisen tahdissa ja sen haitat huomioiden, jatkuva valmius kriisiviestintään

5 Viestinnän kohderyhmät Sisäiset Ulkoiset Helsingin kaupunki (virastot, laitokset, Korkeasaari jne.) Urakoitsijat Konsultit Alueen asukkaat ja asukasyhdistykset Päättäjät ja viranomaiset Media Veneilijät, harrastajat ja luonnonsuojelijat

6 Viestit ennen rakentamispäätöstä Viestintä noudattaa viraston viestinnän linjauksia. Viestintä on oikeaaikaista, avointa ja faktoihin pohjautuvaa. Kruunusillat -hankkeelle valmistellaan rakentamispäätöstä. Se saadaan mahdollisesti vuoden 2016 alussa. Jos päätös on myönteinen, rakentaminen alkaa vuoden 2018 aikana

7 Sisäinen viestintä

8 Sisäisen viestinnän periaatteet Viestintä on aktiivista: päätöksistä ja muista ajankohtaisista asioista tiedotetaan nopeasti, huomioidaan kaikki keskeiset sidosryhmät. Noudatetaan sovittuja rooleja ja toimintamalleja. Käytetään yhdessä sovittuja tietojärjestelmiä ja työkaluja Kriittisistä puheenaiheista ja potentiaalisista kriiseistä informoidaan projektijohtoa ja hankeryhmää

9 Viestinnän malli Kruunusillatohjausryhmä Projektia ohjaava, päättäjätaho Kruunusillat hankeryhmä Aluerakentamisen johtoryhmä Pidetään ajan tasalla projektin etenemisestä ja kriittisistä kysymyksistä. Projektijohto Vastaa suunnitteluvaiheen ja käytännön ratkaisuihin liittyvästä viestinnästä. Välittää tietoa projektijohdolle ja päivittää tietopankkiin. Eri osapuolet vastaavat oman organisaationsa kysymyksistä. Kruunusillat suunnitteluprojektit Vastaa projektiin ja omaan organisaation liittyvästä viestinnästä. Välittää tietoa hankeryhmälle.

10 Aluerakentamisen johtoryhmä Ohjausryhmä Projektinjohto HKL KSV Liikennesuunnittelu HSL Kaupunginkanslia Hankeryhmä HKR, KSV, KV Suunnitteluprojektit, Korkeasaari Suunnitteluprojektit Kiinteistövirasto, tonttiosasto Kiinteistövirasto, Geo KSV, kaavoitus

11 Viestinnän vastuut, yleiset periaatteet Jokaisessa organisaatiossa on nimetty viestinnän vastuuhenkilö, jonka tehtäviin kuuluvat: tiedon kulun varmistaminen organisaation sisällä tiedon välittäminen hankeryhmään ja projektin johdolle

12 Viestinnän vastuut: erityisteemat Ville Alajoki (HKR) Koko projektia ja sen etenemistä koskevat asiat, tiedon välittäminen ohjausryhmään. Ari Savolainen (Sito) Koko projektia ja sen etenemistä koskevat asiat Artturi Lähdetie (HKL) Liikennöintiä koskevat asiat, tiedon välittäminen ohjausryhmään

13 Viestinnän vastuut: erityisteemat Pirjo Siren (Kaupunginkanslia) Rahoitus, tiedon välittäminen aluerakentamisen johtoryhmään Niko Setälä ja Sanna Ranki (KSV) Raitiotieyhteys ja liikennesuunnittelu Lauri Räty (HSL) Liikennöintiä koskevat asiat

14 Viestinnän vastuut: erityisteemat Esko Patrikainen (Kiinteistövirasto, tonttiosasto) Kruunuvuorenrannan tontit Asko Aalto (Kiinteistövirasto, GEO) Pohjatutkimukset ja geotekniset erityiskysymykset Kuitunen, Hakala, Prokkola, Linden (KSV, kaavoitus) Kunkin alueen kaavoitukseen liittyvät asiat Kirsi Pynnönen-Oudman (Korkeasaari) Korkeasaareen liittyvät kysymykset

15 Viestinnän teemat Kanavat Hankkeen eteneminen ja päätökset Suunnitelmat ja aikataulut Ratkaisuvaihtoehdot Muutokset hankkeen resursseissa; yhteistyökumppanit, yhteyshenkilöt jne. Palautteet ja kannanotot (mm. mediassa, somessa) Potentiaalit riskit Tulevat tapahtumat (hankkeen esittelytilaisuudet) Muistiot Uutiskirjeet ja tiedotteet Sähköposti Toimenpidesuunnitelmat Verkkosivut: intrat ja ulkoiset verkkosivut Muut materiaalit: yhteystietoluettelo, presentaatiot Tapaamiset ja kokoukset Näyttelyt

16 Ulkoinen viestintä Hankkeen tietopankki Sisäinen viestintä Projektin uutiset PW Project Wise Uutta Helsinkiä Extranet intra Louhi Kalenterit

17 Ulkoinen viestintä

18 Ulkoisen viestinnän linjaukset Hankkeen ulkoinen viestintä käynnistyy pääasiassa hankepäätöksen jälkeen Viestinnässä tuodaan aktiivisesti esiin hankkeen edistymisen kannalta myönteisiä asioita, kuten hyötyjä, vaikutuksia asukkaille ja koko Helsingille Myös kriittisistä kysymyksistä on oltava avoin Viestinnässä käytetään jo alusta asti monipuolisesti eri kanavia Verkko- ja mediaviestinnällä on keskeinen rooli ja hyödynnetään hankkeen eri osapuolien olemassa olevia kanavia Viestintä on vuorovaikutteista Viestit räätälöidään ja kanavat valitaan kohderyhmien mukaan

19 Mistä tiedotetaan ulkoisesti? Aktiiviselle ulkoiselle viestinnälle on jatkuva tarve Ulkoisesti tiedotettavia asioita ovat esimerkiksi: Etenemiseen ja aikatauluihin liittyvät päätökset Suunnitelmiin ja toteuttamisratkaisuihin liittyvät uutiset Kriittisiin kannanottoihin reagointi: viestinnän tarve arvioidaan tapauskohtaisesti Ulkoisesta viestinnästä vastaavat projektijohtaja Kukin hankkeen osapuoli vastaa omaan organisaatioonsa liittyvistä aiheista, hankkeelle nimetään viestinnän koordinaattori

20 Ulkoisen viestinnän kanavat Verkkosivut Mediasuhteet: tiedotteet ja artikkelit Sosiaalinen media Presentaatiot, esitteet ja julkaisut Puheenvuorot eri tilaisuuksissa Näyttelyt ja messut

21 Pääviestit: mitä hankkeesta kerrotaan Kruunusillat yhdistää idän merelliset kaupunginosat kantakaupunkiin Uusi Uusi raitioliikenneväylä raitiotieyhteys kehittää tulevaisuuden Helsinkiä sekä tarjoaa sujuvan kulkuyhteyden Enemmän kuin silta - elämyksellistä liikkumista ympäristöä kunnioittaen

22 Viestien avaukset Kruunusillat yhdistää idän merelliset kaupunginosat kantakaupunkiin Uusi raitioliikenneväylä kehittää tulevaisuuden Helsinkiä sekä tarjoaa sujuvan kulkuyhteyden Enemmän kuin silta - elämyksellistä liikkumista ympäristöä kunnioittaen Kruunusillat yhdistää Laajasalon, Kruunuvuorenrannan ja Kalasataman osaksi kantakaupunkia sekä merellistä Helsinkiä Uusi raitiovaunulinja tarjoaa nopean ja ekologisen yhteyden: jopa vartissa kantakaupunkiin! Kruunusillat tuo uuden reittivaihtoehdon myös pyöräilijöille ja jalankulkijoille Rakentaminen on tarkoitus käynnistää vuonna Rakentamisen aloittaminen riippuu päätöksenteosta

23 Kriisiviestintä

24 Mikä on hankkeen kriisitilanne? Kruunusillat -hankkeen kriisit ovat asioita, jotka vaikuttavat hankkeen maineeseen tai saattavat hidastaa tai estää sen toteutumista Esimerkkejä potentiaaleista kriisitilanteista (riskikarttojen mukaan) Aikataulun viivästyminen ja lupien saamiseen liittyvät ongelmat, päätöstä ei tule Rahoitukseen ja suunnitteluun liittyvät riskit Korkeasaaren alueeseen ja voimalan siirtoon liittyvät riskit Rakentamiseen liittyvät riskit Ympäristövaikutukset, kriittiset sidosryhmät jne

25 Kriisitilanne tai potentiaalinen kriisitilanne Tieto kriisiryhmälle (Alajoki, Savolainen, Majamäki, tulevaisuudessa myös viestintäkonsultti) Toiminta kriisin laajuuden mukaan: päätös, mitä viestitään ja kenelle. Tehostettua viestintää vaativa tilanne Yhteys sen organisaation yhteyshenkilöön, jota tilanne koskettaa ja joka vastaa kommentoinnista. Tieto hankeryhmälle

26 Kriisiviestinnän pelisäännöt 1. Kriisin sattuessa viestinnän on oltava nopeaa, aktiivista, rehellistä ja avointa. Salailu pitkittää kriisiä sekä aiheuttaa spekulaatioita ja huhuja. Tietojen oikeellisuus varmistetaan aina ensin: epävarmaa tai ristiriitaista tietoa ei välitetä. 2. Varmistetaan sisäinen tiedonkulku - kerro ensin sisäisesti, sitten ulkoisesti. 3. Pidetään kiinni yhdessä sovituista vastuista ja rooleista 4. Tilannetta seurataan ja reagoidaan tarpeen mukaan muutoksiin. 5. Mediasuhteissa aloite pidetään omissa käsissä