Kriisiviestintäseminaari Helsingin kaupungin teatteri Arja Kujala, hyvinvointipalveluiden päällikkö

Transkriptio

1 Kriisiviestintäseminaari Helsingin kaupungin teatteri Arja Kujala, hyvinvointipalveluiden päällikkö

2 Case Imatra Kolme henkilöä ammuttiin Imatran keskustassa puolen yön jälkeen vilkkaimpaan pikkujouluaikaan

3 viestiketjuja klo 2 Pojalta tekstiviesti: kulmilla ammuttu, minä olen kunnossa. Yritän tavoittaa muita sisaruksia. Tyttäreltä myös pian viesti ja valokuvia Sisäinen viestintä sähköpostilla: klo 8:23 viesti kaupunginjohtajalta: Hei. Onko kenelläkään tarkempia tietoja Imatran viime yön ampumisista.? Olen Hesassa ja katselin aamun uutiset. Kymmeneltä poliisi tiedottaa, kuuntelen sen ja lähden ajamaan n klo 11 kohti Imatraa. Klo 9.37 Turvallisuuspäällikkö soittaa Kanarialta -> yhteystiedoissa Eksotelle vain varsinaiset edustajat, ei varahenkilöitä Klo Toimimme kriisisuunnitelman mukaisesti Klo Poliisin tiedotustilaisuus on klo. 14, johon minä osallistun kaupungin edustajana. Olemme sopineet näin Pertin ollessa vasta matkalla Imatralle. Tilaisuus pidetään poliisilaitoksella poliisijohtoisesti Tähän mennessä ei ole varmistunut virallisesti uhrien henkilöllisyys. Poliisi ei ole suostunut kertomaan uhrien nimiä, mutta kuten monelle teistä ennakkotietoa on tullut, uhrien joukossa voi olla myös valtuuston puheenjohtaja T W-J. Tulen kertomaan medialle, että kaupunginjohtajan kutsumana tänään kokoontuu puheenjohtajisto klo 18, jonka jälkeen tiedotetaan erikseen kaupungin osalta. Tulen itse myös illalla mukaan. -> poliisin tiukka vaitiolovelvollisuus hankaloitti valmistautumista kunnan tiedottamiseen Olen ollut Eksoteen yhteydessä ja siltä osin tukitoimet etenevät suunnitelmien mukaisesti. -> yhteistyö Eksoten kanssa käynnistyi mutkattomasti, julkiset tiedotteet tulivat myös minulle, mikä auttoi konkreettista tiedottamista

4 Kriisiviestintäsuunnitelma 2016 Imatran kaupungin yleiseen kriisiviestintään liittyvistä toimenpiteistä, kuten kriisiviestintään varautumisesta vastaa hallintojohtaja. Kriisiviestintäsuunnitelma päivitettävänä. Kriisiviestinnän vastuut perustuvat normaaliolojen viestintävastuihin. Toimialat vastaavat omasta viestinnästään, kuitenkin siten, että kaupungin yleinen viestintä tarvittaessa koordinoi ja toimii toimialojen tukena. Kriisitilanteessa kaupungin johto ja kaupungin viestinnästä vastaavat on pidettävä tilanteen tasalla (tilannekuva). Kynnys tiedottamiseen on pidettävä riittävän alhaisena. Vakavassa tilanteessa viestintävastuu voidaan siirtää kaupungin johdolle, joka hoitaa viestintää yhdessä toimialojen kanssa. Viestintävastuun siirtämisestä vastaa kaupunginjohtaja. Useampia vastuualoja/toimijoita koskettavissa tilanteissa on sovittava selkeästi viestinnän vastuut, mitä tiedottamista siirretään kaupungin johdolle ja mikä on vastuualueen vastuu. Kaupunginjohtajan ja turvallisuuspäällikön varahenkilön päätöksellä viestintävastuu hyvinvointikoordinaattorilla yhdessä kaupunginjohtajan kanssa

5 Tilanneryhmä YLEISJOHTAJA (vastuualueen/palvelualueen johtaja) TILANNERYHMÄ JORY turvattu yhteys -turvallisuuspäällikkö -tiedottaja TILANNEJOHTAJA (työyksikön johtaja) HÄIRIÖTILANNE -asiantuntijoita x hlöä -avustajia x hlöä YHTEISTYÖKUMPPANIT -viranomaiset -vapaaehtoisjärjestöt -seurakunta jne MEDIA työyksikkö

6 Miten tilanteet etenivät viestinnällisesti? Lausuntojen antaminen Poliisin tiedotustilaisuudessa Kaupungintalolla Tapahtumapaikalla Puhelimitse -> seuraavat tiedottamisajankohdat sovittiin yksittäisten medioiden osalta erikseen ja tästä pidettiin kiinni puolin ja toisin -> aikaa valmistautua ja pitää yhteyttä Eksoten kanssa Sisäinen tiedottaminen Viranhaltijajohdon, kaupunginhallituksen ja valtuuston puheenjohtajille tiedottaminen Laajennettu johtoryhmä koolle klo Henkisen huollon toimijoiden tapaaminen Olavinkulmassa ja kävelykadulla Ulkoinen tiedottaminen Itsenäisyyspäivän juhlan peruminen, tiedottaminen ei tavoittanut kaikkia lasten huoltajia 5.12 Poliisi mukana johtoryhmän ja puheenjohtajien tapaamisessa Median kiinnostus alkaa oleellisesti vähentyä Henkinen huolto kaupungintalon henkilöstölle Muistotilaisuus kaupungintalon henkilöstölle

7 Pienen kaupungin viranhaltijan erilaiset roolit Turvallisuuspäällikkö yhteistyö poliisin ja muiden viranomaisten kanssa Viestintävastuu kasvot viestinnälle, säännöllinen yhteydenpito Saaran kanssa Kaupungin sisäinen tukipilari Yhteistyö Eksoten kanssa jälkihuollon järjestämiseksi Varahenkilöjärjestelmä tulee olla olemassa niin pienellä kuin isommalla toimijalla

8 Viime vuosien tapahtumia Koulupuukotus Tulipalot kouluilla 2013 Tainionkosken koulun ruokala, 2015 Meltolan koulu Paikallisia vedenjakelun häiriöitä sekä epäpuhtauksia talousvedessä Alueellisia sähkökatkoja 2015 (kaivinkone katkaisi merkittävän sähkökaapelin) Ampumatapahtuma joulukuussa 2016 Bussiturma 2018 Aseellinen uhkatilanne koululla 2018

9 Mitä kehitystä ? Toimintamalli Kuopion bussipalon yhteydessä Toimi erinomaisena harjoituksena ja uudistettujen toimintamallien auditointina Viestintä merkittävänä tukena kriisin keskellä, kullakin toimijalla oli mahdollisuus keskittyä omaan perustehtävään (rehtorit, turvallisuuspäällikkö, jälkihuolto) Tiedottaminen avointa, lähes reaaliaikaista Lasten, huoltajien ja kuntalaisten epätietoisuuden vähentäminen Somessa liikkuneiden huhujen korjaaminen

10 Viestinnän roolia korostettu Imatran kaupungin uudessa strategiassa Viestintäjohtajan valinta 2017, kaupungin viestinnän merkittävä uudistaminen viestinnän haltuunotto 2017 kuntalain uudistuksen myötä kunnan verkkosivut toimivat kunnan pääviestintäkanavana -> Markkinoidaan sosiaalisessa mediassa ja tuodaan tutuksi kuntalaisille Imatran kaupungin strategian toimeenpano-ohjelmassa 2018 edellytetään vahvaa viestintää Uusi viestintäohjelma otetaan käyttöön vuoden 2019 alussa Huoneentaulu miten toimit kriisitilanteessa Tyylikirja viestintää varten Ongelmatilannesivu verkossa, toimii myös mobiilisti Puheviestinnän koulutusta henkilöstölle, konkreettisia harjoituksia Mitä muuta: Erilaisten kriisitilanteiden harjoittelu säännöllisesti yli organisaatiorajojen, meillä EK-Turvan toimesta Keskeisten toimijoiden yhteystiedot tulee olla helposti saatavilla

11

12 Kiitos! Arja Kujala