Kuluanalyysi (spend) ja hankintakategoriat

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Kuluanalyysi (spend) ja hankintakategoriat"

Kaisa Saarinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Kuluanalyysi (spend) ja hankintakategoriat Tietoisku Hankintaosaaminen kasvun tueksi -projekti Harri Lorentz ja Kalle Väänänen

2 Tiedetäänkö mihin myynnistä saadut rahat menevät? O Brien (2012) Kysymykseen vastaava kuluanalyysi on merkittävä johtamisen väline, sillä keskimäärin 50-60% teollisuusyrityksen tuotannon arvosta koostuu ostettavista materiaaleista ja palveluista.

merkittävä johtamisen väline, sillä keskimäärin 50-60%

3 Agendalla: Kuluanalyysin tausta, prosessi, hyödyt ja haasteet Hankintakategoriat strategiat

4 Tulosyksikkö / osasto Kuka ostaa mitä Toimittajat ja keneltä? Kulujen hallinnan perspektiivit, ns. kulukuutio Lamourex & Gunther (2011) Tarkastelu osaston perusteella Tarkastelu toimittajien perusteella Tarkastelu osaston ja toimittajien perusteella Tarkastelu osaston, toimittajien, ja materiaalin perusteella

kulukuutio Lamourex & Gunther (2011) Tarkastelu osaston perusteella

5 Esimerkki kuluanalyysin prosessista: 1. Analysoi materiaalihankinnat ja määrittele ryhmät hankinnoille ja toimittajille. 2. Kerää tietokannoista ostotiedot hankintaryhmittäin ja toimittajittain. 3. Aseta hankintaryhmät suuruusjärjestykseen. Tyypillisesti 20 suurinta hankintaryhmää muodostaa 80 % hankintakustannuksista (Pareto tai 20/80-sääntö). 4. Määritä toimittajat kullekin hankintaryhmälle ja lajittele ne suurusjärjestykseen. Suurin kehittämispotentiaali ja säästömahdollisuus on niissä hankintaryhmissä, joille on eniten toimittajia. 5. Aseta kunkin toimittajan kohdalle sen saama hankintasumma tai PO keskiarvo. Alhainen hankintasumma tarkoittaa yleensä sitä, että toimittajia on liikaa. 6. Aseta kaikki toimittajat hankintasumman mukaiseen suuruusjärjestykseen. Toimittajamäärän karsinta aloitetaan tyypillisesti niistä toimittajista, joilta ostetaan vähiten (per hankintaryhmä). 7.Tarkastele kuluanalyysin tuloksia ja etsi järjestelmällisesti kehittämiskohteita. Monczka et al. (2009)

Määritä toimittajat kullekin hankintaryhmälle ja lajittele ne suurusjärjestykseen. Suurin kehittämispotentiaali ja säästömahdollisuus on niissä hankintaryhmissä, joille on eniten toimittajia. 5.

6 Vaiheet 1 & 2 Toimittaja Hankintaryhmät Vuosittainen kulu (EUR) Hyvitys Oy Kuluttajapalvelut (hyvitykset) Investointi Oy Investointihyödykkeet Mainos Oy Mainospalvelut Korjaus Oy Korjaukset Edut Oy Leasing-autot Koneet Oy Koneet ja laitteet Osat Oy Varaosat Telekom Oy Telekommunikaatio palvelut Näyttö Oy Mainosmateriaalit Kynä & Paperi Oy Paperi Vuokratyövoima Oy Työvoiman vuokraus palvelut Materiaali Oy Paperi Sopimus Oy Lakipalvelut Toimistotarvike Oy Paperi Graaffinen suunnittelu Oy Graaffinen suunnittelu Maksut Oy Liiketoiminnanpalvelut Kuljetus Oy Logistiikka Paperi Oy Paperi Palvelut Oy Palvelun suunnittelu Palvelumateriaalit Oy Varaosat Kuluttaja Oy Kuluttajarahoitus Energia Oy Sähkö Vaiheet 1 ja 2 vaativat yleensä tietojen siistimistä. YHTEENSÄ: Monczka et al. (2009)

Mainosmateriaalit 30 020 969 Kynä & Paperi Oy Paperi 29 175 843 Vuokratyövoima Oy Työvoiman vuokraus palvelut 27 880 363 Materiaali Oy Paperi 23 844 707 Sopimus Oy Lakipalvelut 22 579 113

7 Vaihe 3 Käytä esimerkiksi Excelin Pivot-taulukkoa määritelläksesi hankintasumman per hakintaryhmä

8 Vaihe 4 Määritä käytettävien toimittajien määrä per tuoteryhmä

9 Vaiheet 5 ja 6 Keskitytään Paperi tuoteryhmään. Määritä hankintasumma kullekin toimittajalle tuoteryhmittäin

10 Vaihe 7 Ostot kolmansilta osapuolista vs. omat sisäiset kulut O Brien (2012)

11 Kuluanalyysin hyödyt Auttaa kehittämään hankintatoimea vastaamalla seuraaviin kysymyksiin: Paljonko rahaa kulutettiin ostoihin (yhteensä ja per ostotilaus)? vaikuttavuus organisaatiossa Mitä tuotteita tai palveluita ostettiin viimeisen tilivuoden aikana? standardoi, vähennä, vaihda toiseen, yhdistele Ketkä toimittajat saivat suurimman osan hankinnoista yhdistele, vähennä Pysyikö jokaisen osaston hankinnat budjetoidussa summassa? Parempi suunnittelu ja kontrolli Saattaa paljastaa useampia erisisältöisiä sopimuksia ja hintoja samalle toimittajalle. Kuluanalyysi on käytännön työkalu muutosprojektien tueksi.

standardoi, vähennä, vaihda toiseen, yhdistele Ketkä toimittajat saivat suurimman osan hankinnoista yhdistele, vähennä Pysyikö jokaisen osaston

12 Haasteita kuitenkin riittää Yksityiskohtaisen tiedon kerääminen kuluanalyysia varten saattaa olla vaikeaa. Tyypillisesti talousosastolla ei ole valmiuksia kuluanalyysin tekemiseksi. Pääsääntöisesti löytyy tilikauden ostosumma. Saattaa olla merkittävän työn takana että saadaan lasketuksi, mitä on ostettu joltakin toimittajalta ja paljonko on käytetty rahaa tiettyjen materiaalien ja palvelujen ostamiseen.

Pääsääntöisesti löytyy tilikauden ostosumma.

13 Mistä tietoja kuluanalyysia varten? Keräämällä tiedot yrityksen eri järjestelmistä. Tarkistamalla tiedot ostotilauksista. Kysymällä toimittajilta. Kysymällä kustannuspaikkavastaavilta, miten ja mitä he ostavat. Analysoimalla omien tuotteiden osaluettelo ja myyntimäärät. Investoimalla kuluanalyysin IT-ratkaisuihin. O Brien (2012)

Kysymällä kustannuspaikkavastaavilta, miten ja mitä he ostavat.

14 Hankintakategoriat Kategorialogiikka ja -hierarkia Kehityskohteiden priorisointi Kategoriakohtainen hankintaoprosessi

15 Yritysten käyttämiä määrielmiä Hakintakategorioiden määritelmiä ja muodostamisen logiikat Kategoria on joukko samantyyppisiä tavaroita/palveluita, joita tarvitaan tietyssä yrityksen toiminnassa. (Trautmann et al. 2009) yhteiset materiaalit, komponentit, teknologiat Liiketoiminnan, tuotannon, asiantuntijuuden logiikka Hankintakategoria voi olla globaali, alueellinen tai paikallinen. Kategoria koostuu raaka-aineesta tai raaka-aineperheestä, jolla on keskinäistä synergiaa. Kategoria on määritelty ostoalue, josta kategoriapäällikkö vastaa, ja jonka hankintaa kategoriatiimi kehittää. Hankintakategoria tarkoittaa ryhmää ostettavia tavaroita/palveluita, johon koko yrityksen ostovolyymi voidaan yhdistää ja jolle voidaan määrittää uusia kokonaistaloudellisia ratkaisuja yhdessä yrityksen sisäisten asiakkaiden kanssa. Yhdistämisen logiikka Kategoria on ryhmä tuotteita ja palveluita, jotka muodostavat selkeän kokonaisuuden globaalilla tasolla. Kontrolloinnin logiikka Heikkilä & Kaipia (2009)

Kategoria koostuu raaka-aineesta tai raaka-aineperheestä, jolla on keskinäistä synergiaa. Kategoria on määritelty ostoalue, josta kategoriapäällikkö vastaa, ja jonka hankintaa kategoriatiimi kehittää.

16 Hankintastrategian kannalta on merkittävää että kategoria kohtaa hankintamarkkinan. O Brien (2012)

17 Kategoriahierarkia Esimerkki mahdollisista rautakaupan hankintakategorioista: 1. Hankinnan luokka Suorat hankinnat Epäsuorat Capex 2. Hakintakategoria, taso I Välineet Maalit Lattiapäällysteet 3. Hankintakategoria, taso II Power tools Käsityökalut Työmaakoneet, vuokraus 4. Alakategoriat Sähkökäyttöiset Paineilmatoimiset 5. Ostettavat tuotteet Porakoneet Hiomakoneet Naulapyssyt Harjat Kategorioiden täytyy olla riittävän isoja tarjotakseen kehittämismahdollisuuksia, mutta riittävän pieniä työstettäväksi. (Lähde: O Brien, 2012)

Hankintakategoria, taso II Power tools Käsityökalut Työmaakoneet, vuokraus 4. Alakategoriat Sähkökäyttöiset Paineilmatoimiset 5.

18 O Brien (2012) Kuluanalyysistä ja kategorioista kustannussäästöihin toiminnan priorisointi Merkittävät (esim. suuret volyymit, keskittäminen, markkinan rakenne) Ulkoistettu tuotanto Kiinteistöpalvelut Pakkausmateriaalit Kankaat Langat Mahdolliset säästöt Mainospalvelut Vaateripustimet Värit Lakipalvelut Toimistotarvikkeet Rajoitetut (esim. pienet volyymit, markkinarakenne) Vaikea (esim. vaihdon kustannus, markkinarakenne) Toteuttamisen helppous Helppo (esim. markkinarakenne, helppo määritettävyys)

Mahdolliset säästöt Mainospalvelut Vaateripustimet Värit Lakipalvelut Toimistotarvikkeet Rajoitetut (esim.

19 Kategoriakohtainen hankintaprosessi Cross (2007) Määritä kategorian spend-profiili, tarve ja spesifikaatiot kehitysprioriteetit Analysoi hankintamarkkina: trendit, toimittajat, neuvotteluasetelmat, tyypilliset sopimukset (RFI) Kehitä koko organisaation kattava KATEGORIA- STRATEGIA Tarjouspyynnöt (RFQ), neuvottelut, tarjousten arviointi, toimittajien valinta Jalkauta uudet sopimukset, prosessit, käytännöt; valitse mittarit ja seuraa suorituskykyä Kuluanalyysistä kehitysprioriteetteihin Strategian sisältö: tarpeiden yhdistäminen, keskittäminen ja standardointi; hintavariaation vähentäminen; vaihtoehtoiset toimittajat; organisointi ja kontrolli; yhteishankinnat. Muutosjohtaminen!

arviointi, toimittajien valinta Jalkauta uudet sopimukset, prosessit, käytännöt; valitse mittarit ja seuraa suorituskykyä Kuluanalyysistä kehitysprioriteetteihin

20 Lopuksi: Hyvin tehty kuluanalyysi lisää hankintatoimen vaikuttavuutta ja mahdollistaa kategoriakohtaisten hankintastrategioiden muodostamisen. Projekti tukee kuluanalyysien toteuttamista (esim. pro gradu toimeksiannot, keskustelukumppanuus)

21 Aiheeseen liittyvää kirjallisuutta: O Brien, J. (2012), Category management in purchasing A strategic approach to maximize business profitability, 2nd ed., Kogan Page Pandit, K & Marmaris, H. (2008), Spend Analysis: The Window into Strategic Sourcing, Emptoris.

22 Kiitos mielenkiinnosta! Harri Lorentz puh Kalle Väänänen puh Vesa Kilpi puh Tuire Pernaa puh

Samankaltaiset tiedostot

Hankintaosaaminen kasvun tukena projekti Tietoisku: Toimittajan arviointi Ohjelma: 8:30 Aamukahvi ja avaus

Hankintaosaaminen kasvun tukena projekti Tietoisku: Toimittajan arviointi Ohjelma: 8:30 Aamukahvi ja avaus 8:40 Toimittajavalinnan ja arvioinnin merkitys Harri Lorentz, ma prof. & Kalle Väänänen, erikoistutkija,