Hankintastrategiatyöskentelyn perusteet. Jari A.T. Laine BIT tutkimuskeskus

Transkriptio

1 Hankintastrategiatyöskentelyn perusteet Jari A.T. Laine BIT tutkimuskeskus

2 Mitä strategia on? Hallittu kaaos Kehityspolku Tuote Suunnitelma Tapa nähdä asiat Juoni Jari A.T. Laine

3 Mikä on näiden strategia? Jari A.T. Laine

4 Usein strategia on tapa kertoa, mihin ollaan menossa ja miten sinne mennään Jari A.T. Laine

5 Pohjimmiltaan kaikki hankintapäätökset ovat tee-itse tai hanki-päätöksiä Jari A.T. Laine

6 Oma osaaminen Avainosaaminen kilpailutekijänä Hanki uusia asiakkaita tai lopeta satsaus Pidä & kehitä Lopeta/ulkoista Kehitä/hanki Merkitys asiakkaille Jari A.T. Laine

7 Liiketoimintastrategiasta hankintastrategiaan Kysymyksiä: 1. Missä bisneksessä olemme? Missä haluamme olla? 2. Mitä asiakkaat arvostavat erityisesti? 3. Missä me olemme oikein hyviä? 4. Mitä osaamista tarvitsemme, jotta 2=3? 5. Mitä osaamista rekrytoimme itsellemme, lainaamme tai ostamme, mikä on 3-2? 6. Mitä hankimme, paljollako, keneltä ja mistä tällä hetkellä? 7. Mitä hankimme ja mistä tulevaisuudessa? Jari A.T. Laine

8 Strateginen hankinta arvoa vai säästöä vai molempia? Hankinnan hyötysuhde: Lisäarvo Kustannukset Lisäarvo Kustannukset Innovaatiolähtöinen hankinta Ekosysteemien johtaminen Toimitusverkon johtaminen Tehokas hankinta. Jari A.T. Laine

9 Hankinta ei ole harrastus, vaan vaativa ammatti BUY Jari A.T. Laine

10 Hankinnan käsitteitä, haasteita ja työkaluja Jari A.T. Laine

11 Hankintakuluanalyysi ( Spend ). Spend on se määrä rahaa vuodessa, joka virtaa kassasta ulos erilaisten hankintojen takia. Yleensä tämä arvioidaan yrityksissä aivan liian pieneksi, koska hankinnoiksi ajatellaan vain tuotteeseen suoraan liittyviä ostoja Spendin suuruus kuvaa hyvin sitä, kuinka kriittistä hankintaosaaminen on yrityksen kannattavuuden kannalta. Yleensä spend on 50-80% yrityksen liikevaihdosta Tästä huolimatta yrityksen kehitysresursseista suurin osa edelleen kohdistetaan oman tuotannon kehittämiseen

12 Spendin määrityksestä Usein Spendin luotettava raportointi ei tapahdu kitkattomasti: Raportointi ei kata kaikkia hankintoja (esim. epäsuorat) Tuote- materiaali- ja toimittajatiedot ovat puutteellisia Tietojärjestelmät eivät keskustele keskenään Hankintaa tapahtuu ohi järjestelmien ja villisti Ei ole osaavia resursseja/aikaa Keinoja: Tietojen suurpuhdistus ja ylläpitovastuiden määritys hankintakoulutus, hankintatietokannat, oppilaitosharjoitustyöt, villin ostamisen kitkeminen, ostosysteemin käyttö, excel- pivotit Jari A.T. Laine

13 Case: tuotannon apuaineet Alkutilanne: Kaikki ostaa. Nimikkeitä on paljon. Pelkästään erilaisia työhansikkaita löytyy 37 mallia. Ratkaisu: Vastuumääritys ja ostamisen keskitys: licence to buy. Tarvekartoitus ja karsinta: hanskoissa 37->7 mallia Kaikki nimikkeiden perustiedot kuntoon Ostot vain systeemin kautta Kaupintavarasto ulkoistettu yhdelle toimijalle: 98% ostoista sen kautta, koontilasku 1krt/kk + firman luottokortti lähik-rautaan. Suorat säästöt 20% vuodessa, epäsuorat paljon enemmän Jari A.T. Laine

14 Case: Leipomo Raaka-aineostot: 20% Tuntipalkkainen työ: 30% Tulevat rahdit: 2% Energia ja vesi: 4% Lähtevät rahdit: 6% Varastointi:2% Kiinteät palkat:10% Muut kiinteät kulut: 10% Poistot:2% Myynnin, markkinoinnin ja johdon kulut:14% Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/2013

15 MÄÄRÄ AINES 5 dl maitoa 1-2 kananmunaa 2 dl sokeria 1 rkl kardemummaa 1-1,5 tl suolaa 2 pussia kuivahiivaa tai 50 g tuorehiivaa noin 1,5 l vehnäjauhoja (noin 1,1 kg) 200 g margariinia tai 2 dl juoksevaa margariinia tai 1,5 dl rypsiöljyä VOITELUUN: kananmunaa KORISTELUUN: mantelilastuja raesokeria rusinoita ½ l maitoa, voi olla laktoositonta 50 g hiivaa 1-2 tl suolaa 2 dl sokeria 1 rkl kardemummaa 1 muna noin 14 dl Myllyn Paras Emännän Puolikarkea Vehnäjauhoja (noin 900 g) 1 00 g voita tai margariinia Väliin: g voi- tai margariinisulaa 1/2-1 dl sokeria tai fariinisokeria 1-2 rkl kanelia Voiteluun ja päälle: muna raesokeria DEG: 25 g jäst för söta degar 75 g smör 2.5 dl mjölk 0.5 dl strösocker 1 krm salt 1 tsk malen kardemumma ca 7 dl vetemjöl FYLLNING: 50 g smör 0.5 dl strösocker 1 tsk kanel PENSLING: 1 st ägg GARNERING: pärlsocker Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/2013

16 Kategoriajohtaminen Tarkoitus/hyödyt: tehostaa hankintaa keskittämällä osto- ja toimittajaosaamista sekä ostovolyymia ja aikaansaada (aluksi nopeita) kustannushyötyjä Monia eri mahdollisuuksia jakaa kategorioihin: Teknologia ja tai tuoteryhmäpohjainen (yleinen valmistavassa teollisuudessa) Toimittajalähtöinen Liiketoimintapohjainen (jos ei merkittäviä synergiahyötyjä) Maantieteellinen (esim. rahtikustannukset merkittäviä Usein hybridi joistakin näistä Usein edelleen alakategorioihin jakautuva Riskit: Johtaa joskus osaoptimointiin. Jos keskittyy pelkästään hintakilpailutukseen, hyvän alun jälkeen kustannuskehityskin jämähtää paikalleen ja keinot loppuvat. Johtaa joskus toimittajan vallan kasvuun (autoteollisuus). Huom! Usein hankintastrategiat tehdään suoraan kategoriatasolle Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/2013

17 Jaa Spendi kategorioihin Valitse jakoperuste(et) ja: Tarkista kategorioiden väliset rajapinnat ja synergiat Tarkista kunkin kategorian spend ja toimittajamäärä, suorita järkevyysarviointi. Yleensä ylätason kategorioita on alle tusina Mieti minkälaista osaamista (teknistä ja kaupallista) tarvitset johtamaan kategoriaa Mieti, kuka/ketkä ovat soveliaita tähän tehtävään! Mieti uudestaan Tee kategoriastrategiat Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/

18 Muita hankinnan ryhmittelyperusteita Suorat Hankinnat Tuotteeseen tai palveluun suoraan liittyvät hankinnat, esim. komponentit ja alihankinta Epäsuorat hankinnat Tuotteen valmistukseen, tukitoimiin, työpaikkaan, työn tekemisen edellytyksiin liittyvät hankinnat Investoinnit Tuotantolaitteet, rakennukset, tuotekehitystyö jne. Palveluhankinnat Ulkoa ostettavat palvelut; huom laaja kirjo! Huom! Erilaiset vaatimukset ja tarvittava osaaminen! Jari A.T. Laine

19 Esimerkki kategoriajaosta Kaikki Hankinnat Suorat Pakkaukset Komponentit Alihankinta Mekaniikka Investoinnit Koneet ja laitteet Kiinteistöt Epäsuorat ICT Matkustus Ulkoiset palvelut Toimistotarvikkeet Jari A.T. Laine

20 Ostovolyymi/Eur Löydä kriittiset hankinnat Muotoiltu lähteestä: Kraljic 1983 Hyödynnä ostovoimahy,ks k Liittoudu ja kehitähy,ksk Automatisoi ja tehostahy,ksk Koeta kestää, pyri eroonhy,ksk Riippuvuus toimittajasta Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/2013

21 Siirry kokonaiskustannusmalliin (muotoiltu lähteestä: Ellram 1995) Hankintaa edeltävä Tarpeen määritys Toimittajamarkkinatutkimus Vaatimusten määritys, RFQ, RFP, RFI Toimittajan valinta, sopimus jne Hankintavaihe Kysyntätiedon jakaminen Tilaaminen Kuljetus, pakkaus, huolinta, tullit Vastaanoto, tarkastus, varastointi Laskujen käsittely, reklamaatiot etc Hankinnan jälkeen Takuu Kenttäviat Palautukset Käyttökustannukset Ylläpito ja korjaus Päivitykset jne. Investoinnit, ICT! Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/2013

22 Muutamia kustannusmalleja Malli Käyttö Edut Rajoitukset Landed Cost, incl. ICC Bulkkitavara-toimittajien vertailu Nopeaa ja helppoa Ei sovellu monimutkaisiin tuotteisiin Cost Break Down, Projected cost, Should Cost Hankintaneuvottelut tuote- ja prosessikehitys Syvempi ymmärrys kokonaisvaikutuksis ta Työläämpi, ei huomioi koko toimitusketjua Open books Hankintaneuvottelutstra teginen yhteistyö, prosessikehitys Perusteellinen, kollaboraatiotyökalu Vaatii vahvaa luottamusta, työläs. Koko toimitusketju ei mukana Value Stream Mapping Prosessin ja toimitusketjun kehitys Hyvä kokonaiskuva kustannusrakentees ta, business fokus Hyvin työläs Huom! Investointien vertailussa pitää huomioida elinkaarikustannus Erityisen tarkasti Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/2013

23 Hankinnan 4H Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/

24 H1 Haasta tarve: Miksi tarvitaan, mihin tarvitaan, paljonko tarvitaan, kuinka voitaisiin toteuttaa toisin, voidaanko tarve minimoida tai eliminoida? Motto: Helpoin säästö on ostamaton osto Case: käyntikortti Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/

25 H2 Haasta speksi. Tarvitaanko räätälöity vai riittääkö hyllytavara. Riittääkö +/-5% tarkkuus, jos piirikytkentää muutetaan. Voitko lentää työmatkalle jo viikonloppuna? Case Ruuvi. Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/

26 H3 Haasta prosessi (erityisesti palveluhankinnat): Riittääkö 24/7:n sijasta 8/5 puhelinpalvelu? Onko 48h riittävä vasteaika varaosapalveluun riittävä tai tarvitaanko todella 2h? Case: kunnossapito Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/

27 H4 Haasta toimittajamarkkinat: ei sitä varmaan saa muualta kuin Virtasen putkiliikkeestä. Kyllä me on käyty messuilla aina Japanissa asti Uusia toimittajia syntyy koko ajan. Uudet teknologiat kehittyvät. Vanhat uskomukset pettävät. Google on ostajan paras kaveri. Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/

28 Muutamia yleisiä huomautuksia Vaikka kaikki siviilissä ostavat, kaikista ei ole hankinnan ammattilaisiksi. Hankintaan tarvitaan sekä kaupallista, logistista että rikasta sisältöosaamista. Jos tätä ei ole yhdessä henkilössä, tiimiydytään. Hankinta EI ole voima- eikä volyymilaji, vaan se on taito- ja osaamislaji. Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/

29 Viitteitä ja sopivaa lukemista Strategia Mintzberg, Ahlstrand, Lampel: Strategy Safari, 1998(?) Brown & Eisenhardt: Competing on the Edge, 1998 Porter koko tuotanto Hankintatoimen perusportfoliomalli Kraljic:Purchasing must become Supply Management, 1983 Teollisten palvelujen hankinta Heikkilä, Vuori, Laine: Purchasing Business Services, 2013 (teknova) Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/

30 Kiitos! Copyright Kari Iloranta, Jari Laine 12/13/