18 Koy Kajaanin Pietari/Yhteenveto tilinpäätöksen tilintarkastuksesta

Transkriptio

1 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) Aika , klo 14:08-17:38 Paikka Kokoushuone Kekkonen, 3. krs Käsitellyt asiat 15 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 16 Pöytäkirjan tarkastus 17 Tilintarkastajan raportti 18 Koy Kajaanin Pietari/Yhteenveto tilinpäätöksen tilintarkastuksesta 19 Tilinpäätöksen 2016 esittely 20 Kajaste-hankkeen esittely 21 Tiera Tiedonhallinta -projektin esittely/casem 22 Arviointikertomus vuodelta 2016

2 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) Saapuvilla olleet jäsenet Markku Tolonen, puheenjohtaja Evelyn Hynynen, 1. varapuheenjohtaja Pertti Ahlqvist Ritva Mikkonen, saapui 14:28 Toivo Sistonen, saapui 14:16 Muut saapuvilla olleet Taina Juntunen, Hallintosuunnittelija, sihteeri Antti Kääriäinen, Tilintarkastaja, JHT, KHT, poistui 16:38 Tuija Aarnio, Hallintojohtaja, saapui 14:18, poistui 15:27 Joni Partanen, Taloussuunnittelija, saapui 16:42, poistui 17:31 Eeva Suomalainen, Talousjohtaja, saapui 16:42, poistui 17:31 Allekirjoitukset Markku Tolonen Puheenjohtaja Taina Juntunen Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Pertti Ahlqvist Evelyn Hynynen Ritva Mikkonen Toivo Sistonen Markku Tolonen

3 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) Pöytäkirjan nähtävänäolo Kajaani Infossa klo 9-16 Pöytäkirjanpitäjä Taina Juntunen

4 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) 15 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallintosäännön 5 :n mukaan kokouskutsun, jossa on ilmoitettu kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat, antaa puheenjohtaja. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu tulee lähettää lautakunnan jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus kokouksessa, vähintään kolme päivää ennen kokousta. Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty lautakunnan jäsenille kokouslinkkinä kokoustyötilaan ja samalla myös sähköpostitse ja postitse. Lautakunta myöntää läsnäolo-oikeuden kokoukseen kutsutuille asiantuntijoille sekä toteaa kokouksen laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtaja teki seuraavan täydennetyn päätösehdotuksen: Asioiden käsittelyjärjestys on 20, 21, 17, 18 sekä lopuksi :t 19 ja 22. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan täydennetyn päätösehdotuksen.

5 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) 16 Pöytäkirjan tarkastus Kaupungin hallintosäännön 15 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan , 5, päättänyt, että pöytäkirja laaditaan ja tarkastetaan kokouksessa niin, että kaikki lautakunnan jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan. Mikäli kokouksen aikana ilmenee teknisiä ongelmia siten, ettei pöytäkirjaa saada valmiiksi, tarkastetaan ja allekirjoitetaan pöytäkirja kokousta seuraavana perjantaina. Lisätietoja asiasta antaa hallintosuunnittelija Taina Juntunen, puh tai sähköposti muotoa: etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Hyväksyi.

6 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) 17 Tilintarkastajan raportti KA JDno Valmistelija / lisätiedot: Taina Juntunen taina.juntunen@kajaani.fi Hallintosuunnittelija Tilintarkastaja raportoi vuoden 2016 tilinpäätöstarkastuksesta. Raportti on salainen asiakirja (JulkL kohta). Raportti jaetaan lautakunnan jäsenille viimeistään kokouksessa, mutta mahdollisuuksien mukaan sähköisesti jo ennen kokousta. Lisätietoja asiasta antaa tilintarkastaja JHT, KHT Antti Kääriäinen, puh tai sähköposti muotoa: etunimi.sukunimi@kpmg.fi. Tarkastuslautakunta keskustelee ja merkitsee saadun raportin tiedoksi ja vuotta 2016 koskevaa arviointikertomusta laadittaessa huomioon otettavaksi. Puheenjohtaja muutti päätösehdotustaan ja ehdotti, että tarkastuslautakunta tilaa KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:ltä lausunnon Kajaste-projektin toteutumisesta ajalta Lausunnon tulee olla valmis klo 16 mennessä mennessä. Lautakunta pitää tämän johdosta ylimääräisen kokouksen maanantaina klo 10 kaupungintalolla. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan muutetun päätösehdotuksen.

7 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) 18 Koy Kajaanin Pietari/Yhteenveto tilinpäätöksen tilintarkastuksesta KA JDno Valmistelija / lisätiedot: Taina Juntunen taina.juntunen@kajaani.fi Hallintosuunnittelija Tilintarkastaja on toimittanut päivätyn yhteenvedon Kiinteistö Oy Kajaanin Pietarin tilinpäätöksen tilintarkastuksesta. Yhteenveto on jaettu lautakunnan jäsenille erillisenä liitteenä. Lisätietoja asiasta antaa KHT, JHT Antti Kääriäinen, puh tai sähköposti muotoa: etunimi.sukunimi(@)kpmg.fi. Tarkastuslautakunta keskustelee ja merkitsee tilintarkastajan laatiman yhteenvedon tiedoksi sekä palaa asiaan tarvittaessa vuotta 2016 koskevan arviointikertomuksen laadinnan yhteydessä. Hyväksyi.

8 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) 19 Tilinpäätöksen 2016 esittely KA JDno Valmistelija / lisätiedot: Joni Partanen, Taina Juntunen joni.partanen@kajaani.fi Taloussuunnittelija Taloussuunnittelija Joni Partanen on kutsuttu kokoukseen esittelemään Kajaanin kaupunkikonsernin vuoden 2016 tilinpäätöstä yhdessä talousjohtaja Eeva Suomalaisen kanssa. Talousjohtaja aloittaa työnsä Kajaanin kaupungin palveluksessa Tilinpäätös on jaettu jo aikaisemmin lautakunnan jäsenille oheismateriaalina. Lisätietoja asiasta antaa taloussuunnittelija Joni Partanen, puh tai sähköposti muotoa: etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi. Merkittiin, että tilintarkastaja Antti Kääriäinen poistui kokouksesta klo ennen tämän asian käsittelyä. Talousjohtaja Eeva Suomalainen ja taloussuunnittelilja Joni Partanen olivat paikalla klo Lautakunta merkitsi saadun katsauksen tiedoksi.

9 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) 20 Kajaste-hankkeen esittely KA JDno Valmistelija / lisätiedot: Taina Juntunen taina.juntunen@kajaani.fi Hallintosuunnittelija Kajaanin kaupungin vuoden 2015 talousarviossa, s. 43, on mainittu seuraavaa: "Kainuun sotelta ostettavien hallinnon tukipalveluiden (henkilöstö-, talous- ja tietohallintopalvelut) vaihtoehtoiset tuottamistavat selvitetään (ulkopuolinen yhtiö, oma tuotanto, Pohjois-Suomen yhteistyö ym.)". Vuotta 2016 koskevassa talousarviossa sivulla 45 on todettu, että "Kainuun sotelta ostettavien hallinnon tukipalveluiden (henkilöstö-, talous- ja tietohallintopalvelut) vaihtoehtoiset tuottamistavat selvitetään ja muutokset toteutetaan". Kaupunginhallitus on käsitellyt kokouksessaan , 229, henkilöstöja taloushallinnon tukipalveluiden asiakkaaksituloselvitystä Kunnan Taitoa Oy:n kanssa. Kaupunginhallitus päätti, että henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalvelut hankitaan alkaen Kunnan Taitoa Oy:ltä. Kokouksessaan , 19, kaupunginhallitus hyväksyi palvelusopimuksen Kunnan Taitoa Oy:n kanssa sekä Tiera-ERP -palvelusopimuksen Kuntien Tieran kanssa. Tietohallintopalvelut tuottaa edelleen Kainuun sote. Palkanlaskenta- ja taloushallinnon tukipalvelut tuottaa alkaen Kunnan Taitoa Oy. Hallintojohtaja Tuija Aarnio on kutsuttu tarkastuslautakunnan arviointitapaamiseen kertomaan Kajaste-hankkeen toteutumisesta. Lisätietoja asiasta antaa hallintojohtaja Tuija Aarnio, puh tai sähköposti: etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Tarkastuslautakunta merkitsee saadun katsauksen tiedoksi ja vuotta 2016 koskevassa arviointikertomuksessa huomioon otettavaksi. Merkittiin, että lautakunnan jäsen Toivo Sistonen saapui kokoukseen klo ennen tämän asian käsittelyä. Merkittiin, että hallintojohtaja Tuija Aarnio oli kokouksessa paikalla klo Merkittiin, että lautakunnan jäsen Ritva Mikkonen saapui kokoukseen klo tämän asian käsittelyn aikana. Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan päätösehdotuksen.

10 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) 21 Tiera Tiedonhallinta -projektin esittely/casem KA JDno Valmistelija / lisätiedot: Taina Juntunen taina.juntunen@kajaani.fi Hallintosuunnittelija Kajaanin kaupungin keskushallinnon palvelulinjauksissa v on mainittu muun muassa sähköiseen kokoushallintaan siirtyminen seuraavalla valtuustokaudella. Asiasta on maininta vuosia 2015 ja 2016 koskevissa talousarvioissa. Kajaanin kaupunki luopui Kainuun kuntien ja Kainuun sote:n yhdessä kilpailuttaman M-files -asianhallintajärjestelmän käyttöönotosta vuoden 2015 aikana ja palasi käyttämään Innofactorin Dynasty-järjestelmää, joka oli ollut käytössä vuodesta 1994 saakka. Asianhallintajärjestelmän kehittämiseksi on Kuntien Tiera Oy:ltä pyydetty tarjous tiedonhallinnan pilotista, ja hallintojohtaja on päättänyt , 6, hyväksyä Tieran tarjouksen. Pilotointi perustui eps-kuntien (Kajaani, Rovaniemi, Kuusamo) yhteistyöhön asianhallinnan kehittämisessä ja siihen, että edellä mainitut kaupungit pilotoivat Tiera Tiedonhallinan järjestelmää samanaikaisesti ja samassa laajuudessa. Pilotointi ja testaus ajoittuivat maalis-toukokuulle 2016, ja järjestelmä osoittautui toimivaksi. Hallintojohtaja päätti , 24, hankkia Tiera Tiedonhallinta - palvelukokonaisuuden Tieralta. Järjestelmän toimittaja on Fujitsu. Fujitsu koulutti syyskuussa 2016 kymmenen pääkäyttäjää, ja varsinainen käyttäjäkoulutus järjestettiin omana työnä. CaseM-järjestelmä (= asianja dokumenttienhallinta sisältäen sopimusten hallinnan, sähköisen päätöksenteon työkalun, julkaisutoiminnallisuuden, tiedonohjausjärjestelmä TOJ:n ja yhteisen dokumenttivaraston), otettiin käyttöön samanaikaisesti Rovaniemen kaupungin kanssa. Lisätietoja asiasta antaa hallintojohtaja Tuija Aarnio, puh tai asianhallintapäällikkö Tarja Nahkiaisoja, puh ; sähköposti molemmille muotoa: etunimi.sukunimi@kajaani.fi. Lautakunta merkitsee saadun katsauksen tiedoksi ja mahdollisesti vuotta 2016 koskevassa arviointikertomuksessa huomioon otettavaksi.

11 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) Merkittiin, että hallintojohtaja Tuija Aarnio oli kokouksessa paikalla klo Hyväksyi.

12 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) Tarkastuslautakunta, 13, Tarkastuslautakunta, 22, Arviointikertomus vuodelta 2016 KA JDno Tarkastuslautakunta, , 13 Valmistelijat / lisätiedot: Taina Juntunen taina.juntunen@kajaani.fi Hallintosuunnittelija Tarkastuslautakunta keskusteli kokouksessaan vuotta 2016 koskevan arviointikertomuksen laadinnan linjauksista. Arviointikertomuksessa vältetään toimintakertomuksessa jo esitettyjen asioiden tarpeetonta toistamista. Lisätietoja asiasta antaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Markku Tolonen, puh tai sähköposti: ruuperi@suomi24.fi. Tarkastuslautakunta aloittaa vuotta 2016 koskevan arviointikertomuksen laadinnan. Lautakunta aloitti arviointikertomuksen 2016 laadinnan. Tarkastuslautakunta, , 22 Valmistelija / lisätiedot: Taina Juntunen taina.juntunen@kajaani.fi Hallintosuunnittelija Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen 2016 laadintaa. Puheenjohtaja muutti päätösehdotustaan ja ehdotti, että arviointikertomuksen käsittelyä jatketaan seuraavassa pidettävässä kokouksessa.

13 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) Lautakunta hyväksyi puheenjohtajan muutetun päätösehdotuksen.

14 Kajaanin kaupunki Pöytäkirja 3/ (14) Muutoksenhakukielto 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 Muutoksenhakukielto Valmistelua ja täytäntöönpanoa koskevaan päätökseen ei saa hakea muutosta. Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 91