TIETOTEKNIIKKA. Yleistietoja. Internetin käyttö VI - 1

Transkriptio

1 TIETOTEKNIIKKA Yleistietoja Tietotekniikkajaosto on ensisijassa palvelu- ja tuotantojaosto. Sen tavoitteena on tarjota teknologisia palveluja, jotta LCI toimii tehokkaammin piirien, klubien, jäsenten ja henkilökunnan tukemiseksi; ylläpitää järjestön tilastoja ja laatia yleistoiminnalle tärkeitä raportteja. Se palvelee piirejä ja klubeja sekä päämajan jaostoja ja osastoja. Jaostossa on kuusi osastoa: Application Services, Enterprise Architect, Enterprise Data Services, Member Service Center, Network Services and IT Services. Jaosto käsittelee kuukauden jäsenilmoitukset ja palveluaktiviteettiraportit ja se on vastuussa kaikkien klubitilastojen ylläpidosta. Se käsittelee myös klubien laskutukset ja ylläpitää arkistoa klubivirkailijoista. Järjestön jäsenten verkkosivustoa (MyLCI) käytetään kuukausittaisten jäsenilmoitusten, virkailijoiden raportoimisen ja palveluaktiviteettiraporttien lähettämiseen sekä klubien ja piirien hallintotehtävien hoitamiseen kuten piirivirkailijoiden merkitseminen, jäsenlistojen tulostaminen ja laskujen maksaminen verkossa. Internetin käyttö Järjestön verkkosivut palvelevat jäseniä monilla ei tavoilla. Napauttamalla Ostokset (LCI Store) linkkiä kotisivun yläreunassa pääset ostamaan klubitarvikkeita kuten rintaneuloja, paitoja ja liivejä. Verkkosivujen kautta voi myös ilmoittautua järjestön vuosikongressiin. Valitse kotisivulta otsikko Uutiset ja tapahtumat, josta valitset kohdan Vuosikongressi, ja sitten linkin Osallistujille. Lionjäsenet voivat myös etsiä muita lions- ja leoklubeja käyttämällä verkkosivujen kotisivulla olevaa Hae klubi toimintoa, sekä lukea LION -lehden Pohjois-Amerikan painosta, lähettää sähköpostiviestejä päämajaan tietylle jaostolle, osastolle tai henkilölle, lähettää sähköpostitiedusteluja päämajan eri jaostoille ja henkilökunnan jäsenille. Hakemisto koostuu kansainvälisten johtajien, entisten kansainvälisten presidenttien, entisten kansainvälisten johtajien, kuvernöörineuvoston puheenjohtajien, piirikuvernöörien ja päämajan henkilökunnan tiedoista ja on luettavissa myös verkkosivuilla. Hakemisto on suojattu salasanalla ja siihen pääsevät vain kansainvälisen hallituksen jäsenet, entiset kansainväliset presidentit, entiset kansainväliset johtajat, kuvernöörineuvostojen puheenjohtajat ja piirivirkailijat heille annetuilla käyttäjätunnuksilla. Lisäksi kansainvälisen hallituksen jäsenet, entiset kansainväliset presidentit, entiset kansainväliset johtajat, kuvernöörineuvostojen puheenjohtajat ja piirikuvernöörit voivat lukea tietoja piiri- ja moninkertaispiirien vuosikokouksista, hallituksen työryhmistä ja kansainvälisen hallituksen pöytäkirjat. MyLCI linkin kautta klubisihteerit voivat kirjautua sisään MyLCI-sivustolle, jossa he voivat lähettää klubin ilmoituksia, klubin aktiviteettiraportteja, tulostaa jäsenkortteja ja erilaisia raportteja ja lukea tiliyhteenvetoja. Klubisihteerit voivat myös päivittää tämän vuoden tietoja, katsoa ja tulostaa klubin jäsentietoja ja ilmoittaa seuraavan vuoden virkailijat. On suositeltavaa, että kaikki klubit käyttävät MyLCI:ta klubin hallinnoimiseen. Muussa tapauksessa raportointi tapahtuu maakohtaisia ohjeita noudattamalla. Suomen tietokanta yhdistettiin kansainväliseen tietokantaan syksyllä Olkaa hyvä ja tiedustelkaa Lions-Liiton Helsingin toimistosta ohjeita jäsenilmoitusten ja aktiviteettien kirjaamiseksi tietokantaan. MyLCI:n kautta lähetetyt tiedot ovat välittömästi piirivirkailijoiden nähtävissä. MyLCI löytyy osoitteesta VI - 1

2 Sellaiset klubit, jotka eivät käytä internetiä, voivat pyytää paperiversiota kuukauden jäsenraportista (MMR, lomake c23a) ja klubivirkailijoiden ilmoituslomakkeesta (PU-101) seuraavalle vuodelle LCI:n päämajasta klubi & virkailijatietojen hallinto-osastosta. Lions Clubs International Member Service Center 300 W. 22 nd Street Oak Brook, Illinois 60523, USA PUHELIN: FAKSI: SÄHKÖPOSTI: Klubien rahastonhoitajat voivat myös käyttää MyLCI-sivustoa lukeakseen kuukauden tiliyhteenvetoja ja maksuja. He voivat myös hoitaa maksut MyLCI:n kautta. Status Quo tilassa olevien klubien sihteerit voivat vain katsoa klubin tietoja ja klubin rahastonhoitaja voi maksaa laskuja, mutta heillä ei ole pääsyä MyLCI:n muille sivuille. Piirin tasolla kuvernööreillä, varapiirikuvernööreillä, hallituksen sihteerillä ja rahastonhoitajalla on lukuoikeus piirinsä klubien tietoihin. He voivat myös laatia raportteja ja tilastoja piirin tiedoista. Alue- ja lohkojohtajat voivat myös päästä verkkosivujen kautta tarkastelemaan alueidensa tietoja. Mutta tämä onnistuu vain silloin kun kyseiset henkilöt on virallisesti nimetty näihin virkoihin ja ilmoitettu päämajaan. Piirikuvernöörin tulee myös määritellä kunkin lohko- ja aluejohtajan ja klubin hallintoalueet ja ilmoittaa heidän nimensä MyLCI:n kautta. Jotta voimme suojella jäsenten yksityistietoja, jäsentietosivujen katselemiseen (MyLCI) tarvitaan salasana. Klubi- ja piirivirkailijat käyttävät heidän LCI-jäsennumeroaan luodakseen ja ylläpitääkseen käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tämä prosessi on osa rekisteröitymistä. Moninkertaispiirien, piirien ja klubien virkailijat sellaisissa moninkertaispiireissä/piireissä, joissa on käytössä oma tietokanta, voivat katsoa kaikkia MyLCI:n toimintoja ja katsoa ja muuttaa tietoja joissakin MyLCI:n toiminnoissa. Rekisteröitymisen kautta käyttäjän salasana pysyy samana vuodesta toiseen, mutta se lakkaa toimimasta silloin kun henkilö ei enää jatka virassa. Rekisteröitymisen jälkeen käyttäjätunnus ja salasana antavat henkilölle pääsyn kaikki MyLCI:n toimintoihin, joihin hänellä on oikeus vaikka henkilöllä olisi useampikin virka. MyLCI:n toiminnot riippuvat henkilön virasta järjestössä. Unohdetun salasanan voi saada seuraavasti: MyLCI-aloitussivulla virkailija voi napauttaa Unohditko käyttäjätunnuksen tai salasanan (Forgot your User Name or Password?) Kun virkailija on antanut hänen jäsennumeronsa ja vastannut aikaisemmin määriteltyyn turvakysymykseen, hän pystyy vaihtamaan uuden käyttäjätunnuksen ja/tai salasanan. Alue- ja lohkojohtajan raportointi Joka vuosi uudella piirikuvernöörillä on mahdollisuus jakaa piirin klubit lohkoihin ja valinnaisesti lohkot alueisiin. Kun klubit on merkitty lohkoihin ja lohkot alueisiin, seuraava vaihe on nimittää lohkon ja alueen puheenjohtajat. Kun lohkon ja alueen puheenjohtajat on valittu ja ilmoitettu (tulevalle) piirikuvernöörille, uudet puheenjohtajat saavat kirje- ja/tai sähköpostia, tunnustusta heidän palvelustaan ja heillä on pääsy MyLCI:hin ja muihin resursseihin. VI - 2

3 Piirikuvernööri käyttää MyLCI:ta klubien merkitsemiseksi lohkoihin ja lohkot alueisiin sekä puheenjohtajien ilmoittamiseksi. Tämä MyLCI.n toiminto on piirikuvernööri-elektien käytössä alkaen 16.5 ennen heidän kautensa alkamista. Kun alueen ja lohkon puheenjohtajat on valittu ja ilmoitettu (tulevalle) piirikuvernöörille, puheenjohtajat pääsevät MyLCI:n toimintoihin joko koko alueella tai lohkossa. Leoklubit Leoklubien virkailijoilla, leoneuvojilla ja kummiklubin virkailijoilla on nyt pääsy MyLCI:hin, jota kautta leoklubit voivat raportoida virkailijat, jäsenet ja palveluaktiviteetit. MyLCI-sivustolle pääsee samalla tavoin MyLCI painikkeen kautta kotisivun ylälaidassa osoitteessa Leojäsenet ja virkailijat voi nyt ilmoittaa kahdella eri tavalla päämajaan käyttämällä MyLCI verkkosivustoa tai lähettämällä Leo-72 lomakkeen nuoriso-ohjelmien osastoon. Leoklubin toimitettua klubivirkailijatiedot päämajaan, lähetämme automaattisesti sähköpostin tai kirjeen uudelle leoklubin presidentille ja leoneuvojalle. Tämän jälkeen klubipresidentti ja leoneuvoja ovat vastuussa oman salasanan rekisteröimisestä ja sen jälkeen he voivat lisätä klubin muiden virkailijoiden tiedot tietokantaan, jotta hekin voivat rekisteröidä salasanansa. Jos leoklubi on jo käyttänyt MyLCI -sivustoa jäsen- ja virkailijatietojen toimittamiseksi, ei tietoja tarvitse toimittaa Leo-72 lomakkeella seuraavina vuosina. Sen sijaan virkakautensa päättävän klubisihteerin tai leoneuvojan vastuulla on uusien virkailijoiden lisääminen seuraavalle vuodelle, jotta he voivat rekisteröidä omat salasanansa. Ongelmissa liittyen leoklubien jäsen- ja virkailijailmoitusten tekemiseen, ota yhteyttä nuorisoohjelmien osastoon kansainvälisessä päämajassa Jäsentiedot Hallituksen sääntöjen mukaisesti ja hallituksen sääntökokoelman tulkinnassa on tehty muutoksia jäsenten ja virkailijoiden tietojen keräämiseksi. Emme lähetä enää osoitetarroja tai tiedostoja disketillä. Ainut tiedostomuoto on elektroninen tiedosto (Excel), joka lähetetään sähköpostitse. Tämän tiedon voi saada kahdella eri tavalla. Moninkertaispiirien kuvernöörineuvostojen puheenjohtajat, piirikuvernöörit, varapiirikuvernöörit tai hallitukset sihteerit voi ladata jäsenten ja virkailijoiden tiedot käyttämällä MyLCI:ta. Kun käytätte MyLCI:ta ja lataatte tiedot suoraan Excel-taulukkoon, moninkertaispiirille/piirille ei aiheudu tästä mitään kuluja. Voit ottaa yhteyttä jäsenpalveluosastoon tai soittaa numeroon jos tarvitset apua tietojen lataamisessa MyLCI:n verkkosivulta. Jos haluat että päämaja laatii ja lähettää sinulle tämän elektronisen tiedoston, noudata seuraavia ohjeita tiedoston tilaamiseksi. VI - 3

4 Hallituksen sääntöjen mukaisesti kaikki pyynnöt jäsenten yhteystietojen saamiseksi tulee tehdä kirjallisena nykyiselle kuvernöörineuvoston puheenjohtajalle moninkertaispiirissä tai nykyiselle piirikuvernöörille yksittäis- tai osapiirissä. Kirjallisessa pyynnössä tulee mainita mitä tietoja tarvitaan ja mihin niitä tullaan käyttämään sekä mainitaan, että niitä ei tulla käyttämään mainos- tai poliittisiin tarkoituksiin. Hallitus on myös myöntänyt luvan veloittaa moninkertaispiiriä/piiriä USD50,00 jäsentiedoista kahdella ensimmäisellä jäsen- /virkailijatasolla ja USD20,00 sen jälkeen jokaisesta tasosta. Nämä maksut kattavat henkilökunnan kulut kun he valmistelevat nämä tiedot. Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja tai piirikuvernööri voi lähettää virallisen pyynnön päämajan tiedossa olevasta sähköpostiosoitteesta tietotekniikkajaostoon osoitteella Klubivirkailijat voivat saada kopion klubinsa jäsenistöstä jossa näkyvät jäsenten nimet, osoitteet, jäsentiedot, jne. MyLCI-sivustolta tai ottamalla yhteyttä numerossa tai sähköpostitse osoitteeseen Piirin ja moninkertaispiirin virkailijat voivat saada kopion klubiensa jäsenistöistä jossa näkyvät jäsenten nimet, osoitteet, jäsentiedot, jne. tulostamalla raportin itse MyLCI-sivun kautta tai ottamalla yhteyttä numerossa tai sähköpostitse osoitteeseen Piirin jäsenrekisteriraportin (listan piirin klubeista ja jäsenmäärät kussakin klubissa), puuttuvien klubivirkailijoiden raportin (jossa lista klubeista jotka eivät ole kirjanneet itselleen virkailijoita) sekä jäsentyyppi- ja jäsenten sukupuoli raportin (piirin klubien jäsenet listattuna jäsentyypin ja sukupuolen mukaan) saa seuraavien ohjeiden avulla: Valitse ensin haluamasi kieli järjestön kotisivujen etusivulta Valitse sitten sivun yläreunasta kohta MyLCI Klikkaa Lions-logoa. Klikkaa Jäsenilmoitukset linkkiä Resurssit -valikosta. Raportin kategoria kohdasta valitset haluamasi raportin (puuttuvat virkailijat, jäsentietojen yhteenvetoraportti, tms.) Valitse haluamasi toimivuosi. Valitse sitten haluamasi kuukausi jonka tilastoja haluat tarkastella, (VVVV-KK) Saat listan piirin pdf asiakirjoista. Etsi oman piirisi nimi ja kaksoisnapauta sitä avataksesi raportin. Jos sinulla ei ole Adobe Acrobat Reader ohjelmaa koneellasi, mene takaisin MyLCI-sisäänkirjautumissivulle ja klikkaa Adobe ikonia ladataksesi ohjelman koneellesi. TÄRKEÄÄ: Nämä raportit päivitetään jokaisen kuun 5. päivä. Ainaisjäsenyys Ainaisjäsenyys myönnetään lionille, joka on saavuttanut 20 palveluvuotta tai 15 palveluvuotta ja 70 vuoden iän tai on vaikeasti sairas. 1. heinäkuuta 2006 alkaen myös entiset Lioness -jäsenet, jotka ovat nyt toimivia jäseniä lionsklubissa tai jotka tulevat toimiviksi lionsklubin jäseniksi viimeistään 30. kesäkuuta 2007, voivat käyttää kaikki entiset palvelusvuodet, kun lasketaan VI - 4

5 kelpoisuutta ainaisjäseneksi. Lionessit, joista tulee toimivia lionsklubin jäseniä 30. kesäkuuta 2007 jälkeen, eivät voi käyttää Lioness-vuosia, kun lasketaan ainaisjäsenyyskelpoisuutta. Ainaisjäsenyyden hinta on US$650 ja sen hyväksyy vanhempi hallintojohtaja kansainvälisen hallituksen puolesta. Hakemusmaksu maksetaan kerralla eikä se kata klubin, piirin tai moninkertaispiirin jäsenmaksuja. Klubin hallituksen harkinnasta riippuu, päättääkö se laskuttaa klubin jäsenmaksut ja/tai pyytääkö se maksamaan piirin tai moninkertais-piirin jäsenmaksut. Hakemuksen (CLM) voi saada ottamalla yhteyden jäsenpalveluosastoon (Member Service Center) puhelimitse numerossa tai sähköpostitse osoitteessa tai menemällä LCI:n verkkosivuille osoitteessa Ainaisjäsen saa kansainväliseltä presidentiltä kirjeen, merkin, kunniakirjan ja hopeisen ainaisjäsenkortin. Nämä artikkelit lähetään tavallisesti klubin sihteerille luovuttamista varten. Kuolleet jäsenet Jäsenpalveluosaston tehtäviin kuuluu ylläpitää luetteloa kaikista kuolleista jäsenistä. Sitä käytetään kansainvälisessä vuosikongressissa muistoseremoniassa, jossa kunnioitetaan tuona vuonna kuolleita lionjäseniä. Luettelo kuolleista jäsenistä lähetetään vahvistetun jäsenluettelon mukana ennen piirisi tai moninkertaispiirisi vuosikokousta. Kuolleet jäsenet tulee ilmoittaa kuukauden jäsenilmoituksessa MyLCI:n kautta. Myös MyLCI-sivulta saa raportin kuolleista jäsenistä klubeittain. Osoitteenmuutokset Osoitteenmuutoksista ilmoittaminen on erittäin tärkeää. Järjestö tarvitsee osoitteen yhteydenottoon lionjäsenten kanssa, LION-lehden lähettämiseen jne. Osoitteenmuutoksista tulee ilmoittaa seuraavasti: Piirin virkailijoiden tulee ilmoittaa muutokset kirjallisesti Eurafrican osastoon tai sähköpostiosoitteeseen Piirin johtajien, klubivirkailijoiden ja jäsenten osoitteenmuutokset voi tehdä klubisihteeri MyLCI-sivun kautta. Vaihtoehtoisesti nämä muutokset voi ilmoittaa jäsenpalveluosastoon numeroon tai sähköpostiosoitteella Muissa kysymyksissä ole hyvä ja ota yhteys tietotekniikkajaostoon kansainvälisessä päämajassa sähköpostitse Jäsenraportit piireittäin Piirikuvernöörit voivat saada tiedot eronneista, ainais- ja kuolleista jäsenistä MyLCI -sivustolta. VI - 5