Rotaryn tietojärjestelmät

Transkriptio

1 Rotaryn tietojärjestelmät klubi- ja piirihallinnon tukena Markku Kalliomäki Suomen Rotary

2 Tietovirtoja piireissä klubeissa Kirjeet, laskut, raportit RI SR Klubipressa / kuvernööri Sihteeri Jäsenistö Rahastonhoitaja Suomen Rotary

3 Miten hallitset piirisi tietovirtoja? Näinkö.. vai näin? Suomen Rotary

4 Tietotekniikka ja sähköinen viestintä Sähköposti Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä. - Aktiivinen s-postin käyttö sisäisessä viestinnässä. - RI:n tiedotteet, kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne. kulkevat suurelta osin sähköpostin välityksellä. Klubien ja piirien nettisivut Tarkoitettu jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot..) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä. Tällä hetkellä yli 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot Suomen Rotary

5 Tehokas viestintä Aktiivinen viestintä ja tiedottaminen on yksi tehokkaan ja tuloksellisen toiminnan kulmakiviä! Tiedon perillemeno / noteeraaminen perustuu toistoon ja useiden kanavien käyttöön sähköposti, nettisivut, kirjeposti, tekstarit, henkilökohtainen yhteydenotto Tilaisuuksien markkinointi 1. Ennakkoilmoitus (kalenterivaraus heti, kun ajankohta ja paikka tiedossa 2. Varsinainen tiedote (ohjelma, ilmoittautumiset) 3. Viimetippamuistutus Suomen Rotary

6 Piirin hyviä viestintäkäytäntöjä Kuvernööri klubit Kuvernöörin kuukausikirjeet liitteineen sähköpostilla tai mieluummin piirin nettisivuille, jolloin s-postilla klubeille lyhyt ilmoitus, että kuvernöörin xx kuukauden kuukausikirje on julkaistu ja löytyy piirin nettisivuilta osoitteesta PETS / piirineuvottelu ja piirikokous (kirjepostina) + piirin nettisivuille + kuvernöörin kuukausikirjeessä + henk.kohtainen puhelinsoitto tarvittaessa. Piirin seminaarit ja koulutustilaisuudet sähköpostilla + piirin nettisivuille + kuvernöörin kuukausikirjeeseen Pikaviestintä sähköpostilla tai matkapuhelimella tekstarina Suomen Rotary

7 RI:n nettisivut RI:n nettisivut Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille. Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. Suomen Rotary

8 RI / Rotary Member Access (MAP) Klubeilla (presidentti ja sihteeri, rahastonhoitaja, TRF-asiamies) ja kuvernööreillä on mahdollisuus liittyä RI:n klubi- ja jäsentietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. Suomen Rotary

9 RI Member Access- toimintoja Rotaryklubit (presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja, TRFasiamies) Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Suomen ja muiden Pohjoismaiden osalta jäsentiedot ja virkailijatiedot päivitetään VAIN kansalliseen jäsentietojärjestelmään, josta tiedot kulkevat automaattisesti RI:n järjestelmään Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten tietoihin. Paljon erilaisia lomakkeita ja tilastoja DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. Suomen Rotary

10 Member Access päävalikko Suomen Rotary

11 Suomen Rotaryn tietotekniikkapalvelut Suomen Rotaryn nettisivut Julkinen osa Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana) Nuorisovaihdon nettisivut Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli) Nettikokousalusta (Adobe Connect Pro) Suomen Rotary

12 Suomen Rotaryn nettisivut uudistettiin Suomen Rotary

13 Suomen Rotaryn sisäiset suojatut jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja ja oppaita Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät kuvaukset ja ohjeet Suuri osa aineistosta on myös ruotsiksi Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta Suomen Rotary

14 SR:n suojatut jäsensivut Suomen Rotary

15 Suomen Rotary

16 Suomen Rotary

17 SR:n hallinnon suojatut sivut / 1. Suojatut jäsensivut SR:n hallinto suojattu Suomen Rotary

18 SR:n hallinnon suojatut sivut / 2. Suomen Rotary

19 SR:n hallinnon suojatut sivut / 3. Suomen Rotary

20 Suomen Rotary

21 SR:n jäsentietojärjestelmä RI Member Access Klubit / tietojen päivitys Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto On-line matrikkeli Tietoja omalle koneelle JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta Suomen Rotary

22 FIMDA Finlands Multidistrict Access Kansallisen jäsentietojäjestelmämme ja RI:n Member Accessin integrointi Suomen Rotary

23 Integrointi RI:n Member Accessiin Pohjoismaiden yhteishanke RI Member Acess Kansallinen järjestelmä Pohjoismaiden HUB Ruotsissa Suomen Rotary

24 Suomen Rotary

25 SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhdistäminen Entinen tilanne Suomen Rotary

26 SR:n ja RI:n tietojärjestelmien yhteydet Uusi prosessi tammikuusta 2012 lähtien Päivitetään VAIN Suomen järjestelmään! Suomen Rotary

27 SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,sr). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta Suomen Rotary

28 Kuvernöörien käyttöoikeudet SR:n jäsentietojärjestelmään än Kuvernöörin käyttöoikeuksilla voi vain selailla, tulostaa ja ladata alas oman piirinsä klubien ja jäsenten tietoja sekä erilaisia piirikohtaisia tilastoja. Suositus: DG antaa kuvernöörioikeutensa myös tuleville kuvernööreille sekä harkintansa mukaan myös apulaiskuvernööreille ja muille piirin keskeisille toimihenkilöille. Suomen Rotary

29 SR:n jäsentietojärjestelmä Suomen Rotary

30 SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja Suomen Rotary

31 Piirien ja klubien omat nettisivut Suomen Rotary

32 Yksi esimerkki klubin nettisivuista Piirien ja klubien omat nettisivut Suomen Rotary

33 Kuvernöörin kuukausikirjeet netissä Esimerkki erään piirin kuvernöörin kuukausikirjeistä Suomen Rotary

34 Verkkokokoukset Uusia mahdollisuuksia verkossa Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa kaksi / piiri. Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi SR on pitänyt toimikuntiensa kokouksista osan nettikokouksina Sosiaalinen media Muutamilla piireillä ja useilla klubeilla on nettisivuihin liitetty oma sosiaalinen nettimedia. esim. Facebook Blogi (esim. Google Blogger) jne Suomen Rotary

35 Uusia mahdollisuuksia sosiaaliset verkostot Suomen Rotary

36 Uusia mahdollisuuksia sosiaaliset verkostot Rotaryn sosiaaliset verkostot netissä Suomen Rotary

37 Kotitoimisto Rotary International Kuvernööri Suomen Rotary

38 Suomen Rotary