KOKKOLAN KAUPUNGIN VIESTINTÄOHJE

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus hyväksynyt KOKKOLAN KAUPUNGIN VIESTINTÄOHJE Kokkolan kaupunki edistää viestinnällään kuntalaisten viihtyvyyttä, palvelujensa laatua ja toiminnan tehokkuutta. Kaupunki vahvistaa viestinnällisin toimin alueen elinvoimaa ja yhteisön kilpailukykyä. Pääkohdat viestintä kuuluu kaupungin työntekijöiden toimenkuvaan osana kunnan palvelutehtävää kaupunki tähtää ajantasaiseen ja nopeaan tiedonvälitykseen välitettävän tiedon sisältö ja laajuus huomioiden kaupunki pyrkii hankkimaan kuntalaismielipiteitä valmisteilla olevista asioista kaupungin www-sivuja kehitetään palvelutiedon välittämisen ja sähköisen asioinnin kanavaksi sosiaalisen median kanavia käytetään yhteisöllisyyttä palvelevalla tavalla henkilökunnan tiedonsaannista ja viestintävalmiuksista huolehditaan perehdytyksen, koulutuksen ja valmennuksen keinoin toimialoille nimetään viestintäyhteyshenkilöt 1. YLEISTÄ Nykyaikaiselle viestinnälle ja vuorovaikutukselle on ominaista monikanavaisuus, nopeus ja useiden erilaisten mielipiteiden yhtäaikainen esilläolo. Viestintään osallistuvat samanaikaisesti monet tahot. Tämän johdosta myös kaupungin on toimittava viestinnässään nopealla rytmillä ja usealla eri foorumilla. Yhtäaikaisten viestien ja monien eri kohderyhmien vuoksi viestinnällisiä valmiuksia edellytetään kaikilta kaupungin työntekijöiltä, ja viestinnälliset toimet on syytä sisällyttää kaikkeen toiminnan suunnitteluun jo varhaisessa vaiheessa. Kokkolan kaupungin viestintäohje käsittelee kaupunkiorganisaation toimintaa tiedon tuottajana ja lähettäjänä. Ohje kattaa koko kaupunkikonsernin toimialan. Sitä noudatetaan soveltuvin osin myös kaupungin yhtiömuotoisessa toiminnassa. 2. VIESTINNÄN PERIAATTEET JA TAVOITTEET Kuntaviestinnän lähtökohdat määritellään kuntalaissa. Lain 29 mukaan kunnan on tiedotettava aktiivisesti kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Viestintää ja vuorovaikutusta ohjaa myös kuntalain 27, jonka mukaan kunnan on huolehdittava kunnan asukkaiden ja palvelujen käyttäjien edellytyksistä osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Viestintää ohjaavat myös asiakirjajulkisuudesta annetut lait ja asetukset sekä hallintoon ja kaavoitukseen liittyvät lait, asetukset ja muut määräykset.

2 SISÄLTÖ, KANAVAT JA KOHDERYHMÄT Kokkolan kaupungin tiedotuskanavia ovat kaupungin ylläpitämät wwwsivut, kaupungin tiedotteet, tiedotuslehdet sekä sosiaalinen media. Ilmoitukset ja kuulutukset sanomalehdissä ja niiden verkkoversioissa ovat keskeinen väline tapahtumista ja palveluista sekä kunnallisista asioista ilmoittamiseen. Lisäksi erilaiset tapaamiset ja kohtaamiset välittävät tietoa kaupunkiorganisaatiosta ja luovat pohjaa jatkuvalle vuorovaikutukselle. 3.1 Palvelutiedottaminen Palveluista tiedotettaessa huomioidaan palvelun käyttäjät arvioimalla eri tiedotuskanavia ja -tapoja käyttäjien tavoittamisen kannalta. Useita tiedotuskanavia valitaan aina kun se asian luonteen vuoksi on mahdollista. Palvelutiedottamisessa tuodaan selkeästi esille Kokkolan kaupunki palvelun tuottajana tai tuottajaosapuolena. Yleinen kaupungin tuottamista palveluista kertominen tapahtuu ensi sijassa kaupungin www-sivuilla. Palvelupisteissä annetaan palveluun liittyvää yksityiskohtaisempaa tietoa suullisesti ja kirjallisesti. Tarvittaessa laaditaan palveluesitteitä ja -kirjeitä sekä julkaistaan ilmoituksia sanomalehdissä ja niiden verkkoversioissa. Palvelutiedottamisessa huomioidaan eri kieli- ja ikäryhmät. Palveluista kerrotaan selkeästi ja sillä tavoin, että käyttäjä pystyy saamaan käsityksen palvelun koko prosessista ja hänen osuudestaan siinä. Jokaisen kaupungin viran- ja toimenhaltijan tehtäviin kuuluu osana omaa työtään kertoa kuntalaisille niistä kaupungin tarjoamista palveluista sekä kuntalaisten oikeuksista ja velvollisuuksista, jotka liittyvät hänen hoitamaansa tehtävään. Palvelumuutoksista kerrottaessa etusijalla pidetään suoraan asiakkaalle kohdistuvaa viestintää. Mediatiedotusta tulee myös harkita asian esille tuomiseksi laajempaan tietoon. Palvelumuutoksista kerrotaan myös kaupungin www-sivulla. Muutoksista tiedotettaessa tuodaan esille muutoksen syitä ja mahdolliset siirtymäajat. 3.2 Osallistuva vaikuttaminen Kuntaa koskevaa tietoa tarjotaan sekä välillisten kanavien että suorien kontaktien kautta. Keskeisessä roolissa on internet, sosiaalinen media, tiedotusvälineet sekä erilaiset tapaamiset ja kuulemiset. Kuntalaisille ja kaupungissa oleville yhteisöille kerrotaan millä tavalla he voivat tuoda mielipiteensä esille ja osallistua asioiden valmisteluun. Kaupunkiorganisaation on syytä ottaa kuntalaismielipiteen hankinta huomioon kaupunkilaisten elinympäristöön ja olosuhteisiin vaikuttavia asioita suunniteltaessa.

3 Markkinointiviestintä Markkinointiviestintä perustuu oman alueen tunnistettuihin ominaisuuksiin ja vahvuuksiin. Markkinointiviestintä suuntautuu useimmiten omaa kuntaa laajemmalle alueelle. Markkinointiviestinnän ja suhdetoiminnan keinoin luodaan nykyaikaista kuntakuvaa ja välitetään tietoa alueella olevista mahdollisuuksista yrityksille ja muille työnantajille, opiskelijoille, matkailijoille ja eri organisaatioiden työntekijöille. Kaupungin tarjoamien työ- ja harjoittelumahdollisuuksien esilletuominen on osa markkinointiviestintää. Tavoitteena on osaavan työvoiman saaminen kaupunkikonsernin palvelukseen myös tulevaisuudessa. 4. VIESTINTÄORGANISAATIO Kaupungin viestintää johtaa kaupunginjohtaja kaupunginhallituksen hyväksymän ohjeistuksen pohjalta. Yleisestä tiedottamisesta vastaa kaupunginjohtaja apunaan kaupungin keskushallinto. Kaupunkitiedotuksen koordinoinnista ja tuloksellisesta toteuttamisesta vastaa viestintäpäällikkö, joka myös ohjaa ja neuvoo eri hallintokuntia niiden omassa viestinnässä. Hän vastaa yhteisten, koko kaupunkiorganisaatiota koskevien linjausten ja ohjeiden tuottamisesta. Viestintäpäällikkö on kaupungin www-sivujen ja kaupungin kaikille kuntalaisille suunnatun tiedotuslehden päätoimittaja. Viestinnän strategisen kehittämisen tukena toimii kaupunginjohtajan nimeämä viestintäryhmä, joka koostuu eri toimialojen henkilöstöstä. Kunkin toimialueen johtaja vastaa oman vastuualueensa tiedottamisesta ja sen järjestämisestä. Toimialueille nimetään yksi tai useampia viestintävastaavia, jotka toimivat myös viestinnän toteutuksen yhteyshenkilöinä keskushallinnon suuntaan. Palvelutoiminnan pääasiallisia tiedonvälittäjiä ovat kunkin toimialueen tai yksikön esimiehet ja palveluvastaavat sekä ne henkilöt, joiden tehtäviin viestintä erikseen määritellään. Viestintätehtävien osuus tunnistetaan eri työntekijöiden toimenkuvassa, ja sille varataan näiden tehtävien vaatima ajallinen resurssi. Viestintään ja sen kehittämiseen varataan myös riittävät taloudelliset resurssit. 4.1 Henkilöstö tiedottajana Jokainen kaupungin palveluksessa oleva henkilö osallistuu tiedottamiseen kaupunkiorganisaation ulkoisen tai sisäisen toiminnan puitteissa. Esimiehen tehtävänä on sopia työntekijöiden kanssa viestinnästä niin, että työntekijä tietää omat vastuunsa ja velvollisuutensa. Lisäksi on tarpeen käydä läpi menettelyt normaalista toiminnasta poikkeavien tilanteiden tiedotuksen osalta. Esimiehen ja työyksikön tehtävänä on välittää työntekijöille heidän tiedotustehtävässään tarvitsemat tiedot ja taidot. Kaupungin henkilöstölle järjestetään viestintäkoulutusta osana henkilöstökoulutusta.

4 Tietojen antaja vastaa antamistaan tiedoista. Tietojen on perustuttava tosiasioihin. Asioiden käsittelyssä tulee huomioida tasapuolisuus ja työntekijän lojaalisuusvelvoite kaupunkityönantajaa kohtaan. Tiedotettaessa on vältettävä välittämästä tietoa vain yhdeltä kannalta, jos asiassa on useita näkökulmia. Kaupungin työntekijällä on lakiin perustuva ilmaisunvapaus. Omat yhteiskunnalliset näkemykset ja mielipiteet eivät kuitenkaan saa vaikuttaa kaupungin viestinnän tasapuolisuuteen. Henkilön on tähdennettävä erityisesti, mikäli hän esittää omia mielipiteitään kaupungin asioista tiedottaessaan. Koska kontaktit aloitetaan ja toteutetaan yhä useammin tietoverkkojen, erityisesti sähköpostin välityksellä, on kiinnitettävä huomiota sähköisen viestinnän asiallisuuteen, kohteliaisuuteen ja palvelutapaan. Kaupunki toimii useissa verkoissa, joista osa toteutetaan kaupallisten toimijoiden kanssa. Yritysten ja vastaavien toimijoiden kanssa tehdyistä sopimuksista ja yhteistyöstä on usein tarpeen kertoa tiedottamistarkoituksessa. Yksittäisen työntekijän tai kaupungin yksikön on kuitenkin vältettävä esiintymistä mainoksessa tai muussa suoraan menekinedistämiseen tähtäävässä yhteydessä, jotta säilytetään luottamus kaupungin toiminnan tasapuolisuuteen. 4.2 Luottamushenkilö tiedottajana Luottamushenkilöillä on tärkeä rooli kaupungin toiminnan tunnetuksi tekijänä ja kontaktitahona kuntalaisten sekä kaupunkiorganisaation yhteistyökumppaneiden suuntaan. Luottamushenkilö voi laatia kirjoituksia ja tiedotteita omista mielipiteistään ja kannanotoistaan julkaistavaksi eri kanavissa. Tällöin on syytä tuoda esille onko mielipide esitetty yksityishenkilönä vai luottamuselimen tai edustamansa ryhmän jäsenenä. Luottamushenkilöt voivat tiedottaa asioista myös tiedotus- ja asukastilaisuuksissa ja olemalla mukana kaupungin järjestämissä tilaisuuksissa. Suljettujen kokousten luottamuksellisista keskusteluista ei saa kertoa ulkopuolisille henkilöille. Kaupunkia ja kaupunkiorganisaatiota koskevista päätöksistä tiedotetaan virkavastuulla. 5. TYÖYHTEISÖVIESTINTÄ Työyhteisöviestinnällä luodaan ja edistetään kaupunkiorganisaation sisällä tapahtuvaa tiedonkulkua. Toimivan viestinnän avulla lisätään henkilöstön ammattitaitoa, tuloksellisuutta ja työhyvinvointia. Tavoitteena on tiedon ja ymmärryksen jakaminen omaan työhön vaikuttavista seikoista käytännön työohjeiden välittämisen lisäksi.

5 Työyhteisön sisäinen viestintä Sisäinen tiedottaminen luo edellytyksiä ulkoisen tiedotuksen onnistumiselle. Jokainen kaupungin työntekijä viestittää asioista lähipiirissään ja muokkaa näin ympäristön mielikuvia ja asenteita kaupunkiorganisaatiota kohtaan. Työyhteisön on syytä sopia yhteisesti menettelyt yksikön tiedottamiselle. Työyhteisöviestintä voi olla suullista tai kirjallista, työpaikka- ja henkilöstökokouksia sekä erilaisia tiedotteita. Työyhteisössä on syytä erityisesti tähdentää mitkä asiat ovat luottamuksellisia ja kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin. Kaupungin henkilöstöpalvelut huolehtii kaupunkityönantajaan ja työntekijöihin liittyvästä yleisestä tiedottamisesta eri kanavilla. Keskeiset säännöt ja ohjeet julkaistaan kaupungin henkilökunnan intranetissä. 5.2 Perehdyttäminen Työyhteisöviestintään kuuluu uuden työntekijän perehdyttäminen kaupungin toiminnan tarkoitukseen, hänen työtehtäviinsä ja rooliinsa organisaatiossa. Myös säännöt ja ohjeet sekä lähimmät työtoverit tehdään hänelle tutuiksi. Vastuu perehdyttämisestä kuluu yksikön esimiehelle. Henkilöstöpalvelut järjestää perehdyttämistilaisuuksia uudelle henkilöstölle. 6. VIESTINNÄN KEINOT JA KÄYTÄNNÖN OHJEET 6.1 Päätöstiedottaminen Asioiden valmistelu ja kuntalaisten kuuleminen Ennen keskeisiä kuntalaisiin suoraan kohdistuvia päätöksiä pyritään saamaan kuntalaisten mielipiteitä joko sähköisen viestinnän tai asukastilaisuuksien ja -yhdistysten kautta. Vaikuttamismahdollisuuksista kerrotaan kaupungin ilmoitustaululla, ilmoituksilla sanomalehdissä sekä kaupungin www-sivuilla. Esityslistat Kaupunginvaltuuston ja -hallituksen sekä lautakuntien esityslistat julkaistaan kaupungin www-sivuilla ennen kokousta. Salassa pidettävät asiat poistetaan listalta ennen verkossa julkaisemista. Asian kannalta olennainen tieto sisällytetään esittelytekstiin, ei liitteisiin. Esityslistalla olevia asioita voidaan käsitellä julkisuudessa jo ennen päätöksentekoa. Valmistelijat huolehtivat siitä, että päätöksenteon moniportaisuus tulee selväksi toimittajille ja kuntalaisille. Esille tullut asia ei vielä merkitse asian toteutumista esitetyssä muodossaan. Kokouksista tiedottaminen Kaupunginvaltuuston kokouksista tiedotetaan kaupungin virallisella ilmoitustaululla sekä kaupungin tuottamilla ilmoituksilla niissä sanomalehdissä, joista kaupunginhallitus toimikaudekseen erikseen päättää.

6 Kaupunginhallituksen ja -valtuuston kokouspäivämäärät määritellään puolivuosittain ja ilmoitetaan kaupungin www-sivuilla. Suljetun kokouksen keskusteluista ei tiedoteta. Päätöksistä tiedottaminen Kaupunginvaltuuston kokoukset ovat julkisia, joten kuntalaisilla ja median edustajilla on mahdollisuus seurata asioiden käsittelyä paikan päällä. Kaupungin toimielinten pöytäkirjat toimitetaan kaupungin www-sivuille ja kaupungin kirjaamoon. Toimielinten kokousten päätöksistä tiedotetaan medialle mahdollisimman pikaisesti kokousten jälkeen. Vakiintunut ajankohta tiedotustilaisuudelle luottamuselimen kokouksen jälkeen luo ennakoitavuutta sekä tiedotusvälineiden että kaupungin työskentelyyn. Toimiala päättää keskuudestaan kuka vastaa tiedotustilaisuuksissa informoinnista. Laajojen asioiden kohdalla on syytä harkita kyseisen asian asiantuntijan mukana oloa tilaisuudessa. Mikäli tiedotustilaisuudessa aiotaan ottaa esille muita kuin toimielimen esityslistalla olevia asioita, on tästä informoitava mediaa etukäteen, jotta tiedotusvälineet voivat varautua uusiin aiheisiin asianmukaisella tavalla. Erillinen tiedote toimielimen kokouksesta laaditaan silloin, kun päätettävänä on merkittäviä tai laajakantoisia asioita. Tällaisissa tilanteissa harkitaan myös ennakkotiedotteen tekemistä. Ennakkotiedote auttaa asian taustoittamista ja tarjoaa perusteluja asian käsittelyyn julkisuudessa. Tiedotustilaisuudet Tiedotustilaisuuksia järjestetään kun tiedotettavana on merkittäviä tai laajuudeltaan huomattavia asioita. Tiedotustilaisuuksia voidaan järjestää sekä kuntalaisille, luottamushenkilöille että medialle. Kuntalaisille suunnattuun tilaisuuteen on usein syytä kutsua myös median edustajia. Tiedotustilaisuutta järjestettäessä otetaan huomioon kohderyhmälle sopiva ajankohta. Kutsut laaditaan ja lähetetään riittävän ajoissa. Tilaisuudessa jaetaan aiheeseen liittyvä taustoittava aineisto, joka lähetään pyynnöstä myös niille median edustajille jotka eivät voineet olla paikalla. 6.2 Viestintäkanavat Kaupungin www-sivut Kaupungin verkkosivuilla osoitteessa tarjotaan tietoa ja neuvontaa kaupungin tuottamista palveluista ja muusta toiminnasta. Kaupungin verkkosivuja kehitetään entistä selvemmin kuntalaisille suunnatun palvelutiedon ja sähköisen asioinnin kanavaksi. Viestintätoimia suunniteltaessa on huomioitava myös ne kuntalaiset, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää sähköisiä kanavia. Näin ollen kuntaviestinnässä on aina punnittava myös muiden www-kanavan käyttöä. Kaupungin www-sivujen kautta saapuneet kysymykset ja palautteet toimitetaan kyseisestä tehtäväalasta vastaavalle viranhaltijalle. Asiallisiin

7 kysymyksiin pyritään vastaamaan viivytyksettä. Palautteeseen reagoidaan ja www-sivuja koskevat päivitykset pyritään tekemään nopeasti. Sosiaalinen media Yleisölle tarkoitettuja tietokoneita ja -verkkoja on käytössä kaupunginkirjaston toimipisteissä. Sosiaalisen median kanavilla voidaan luoda eri aiheista kiinnostuneiden kesken yhteisöjä. Sosiaaliselle medialle on ominaista nopeus ja vuorovaikutteisuus. Sosiaalisen median avulla voidaan tehostaa kaupungin tuottaman tiedon välittymistä asiasta jo kiinnostuneiden keskuuteen. Mikäli toimiala tai yksikkö on läsnä sosiaalisessa mediassa, on siitä kerrottava kaupungin www-sivulla. Näin eri kanavien seuraajat voivat osallistua ajankohtaisen tiedon saantiin haluamillaan kanavilla ja varmistua kaupungin isännyydestä kussakin palvelussa. Sosiaalisen median palveluja käytettäessä on tunnistettava kanavaan mahdollisesti liittyvät riskit. Henkilökuntaa ohjeistetaan sosiaalisen median käytössä työssään ja vapaa-ajalla erillisillä sosiaalisen median ohjeilla, ja asiasta järjestetään koulutus- ja keskustelutilaisuuksia. Tiedotuslehti ja aluetiedotteet Kaupunki ja sen yksiköt voivat julkaista joka talouteen jaettavia tiedotuslehtiä. Lisäksi kaupunki voi tuottaa ja jakaa muita esitteitä ja tiedotteita kaupungin toiminnasta. Viestintää suunniteltaessa on harkittava painotuotteiden tarpeellisuus ja laajuus taloudellisesta näkökulmasta muihin viestintäkanaviin, kuten kaupungin verkkosivuihin verrattuna. Kaupunki osallistuu myös muiden tahojen tuottamiin, kaupunkia ja kaupunkiseutua esitteleviin hankkeisiin tapauskohtaisesti harkiten. Aluetoimistot koostavat ja huolehtivat oman alueensa asukkaille jaettavan aluetiedotteen tuottamisesta aluetoimiston suunnitteleman aikataulun mukaan. Ilmoitustaulu ja ilmoitukset Julkisten kuulutusten ilmoitustaulu sijaitsee kaupungintalon aulassa. Ilmoitustaululle tarkoitetut asiakirjat toimitetaan kirjaamoon. Kunnan toimielimet päättävät kuulutustensa julkaisemisesta myös kaupungin www-sivuilla. Kaupunginhallitus päättää kaupungin säännönmukaisten kuulutusten ilmoitusmediat toimikaudekseen. Asukas- ja asiakastilaisuudet Kaupunki ja sen toimialat järjestävät tarpeen mukaan asukas- tai asiakastilaisuuksia kaupungin eri toimipisteissä tai eri alueilla. Näihin on syytä valmistautua huolella ja varautua tarvittaessa useamman toimialan edustukseen tilaisuudessa.

8 Kuntalaisten aloitteet Kuntalain 28 mukaan kuntalaisilla on oikeus tehdä aloitteita kunnan toimintaa koskevissa asioissa. Asiat käsitellään viipymättä. Aloitteen tekijöille ilmoitetaan kahden kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. Aloitteita voi tehdä kirjallisesti kaupungin kirjaamoon osoitettuna sekä kaupungin www-sivujen kautta. Kysymystori Kaupungin www-sivujen kysymystorilla voi esittää kysymyksiä eri palveluihin liittyvistä asioista. Kysymyksiin vastataan kahden viikon kuluessa joko kysymystorilla tai suoraan henkilön sähköpostiosoitteeseen. Vastaukset laaditaan sillä toimialalla, jota kysymys lähinnä koskee. Ainoastaan mielipiteen tai kannanoton sisältäviä viestejä ei julkaista. Kaupungin www-sivujen palautekanavat Kaupungin www-sivuilla voi antaa palautetta kultakin sivulta ja erillisen palautesivun kautta. Palaute ohjautuu kaupungin IT-yksikön kautta kyseisen sivun päivittäjälle tai palautteessa mainitun palvelun tuottajalle. Kaupungin www-sivuilla olevat virheet pyritään korjaamaan viipymättä. 6.3 Seuranta ja luotaus Kunkin vastuualueen on seurattava eri viestintäkanavilla julkaistuja kaupunkia koskevia uutisia ja kirjoituksia. Seurannan avulla voi kehittää kaupungin viestintää vastaamaan keskusteluun ja esille tulleisiin tietotarpeisiin. Erilaisiin mielipiteenilmauksiin suhtaudutaan maltillisesti. Lehtien yleisönosastoilla omilla nimillä esitettyihin asiallisiin kysymyksiin pyritään vastaamaan. Tiedotusvälineissä esiintyviin virheisiin suhtaudutaan asiallisesti. Virheen esiinnyttyä arvioidaan virheen merkittävyyttä. Mikäli virhe todetaan merkittäväksi, laaditaan tiedotusvälineelle oikaisu tai vastine. Tiedotusväline päättää itsenäisesti oikaisun tai vastineen julkaisemisesta. Oikaisulla korjataan virheellinen asiatieto. Vastineen perusteena on oltava laajempi kokonaisuus, kuten väite täi näkökulma, joka ei ole tullut keskustelussa muuten esiin. Vastine ei saa olla loukkaava, eikä sillä pidä luoda aihetta uuteen vastineeseen. Kaupunkiin toimijana ja yksittäisiin viranhaltijoihin kohdistuu arviointia, ja usein myös arvostelua. Mikäli arvostelu kohdistuu henkilöön loukaten hänen yksityisyyttään, henkilö voi ryhtyä toimiin tiedon poistamiseksi. Henkilö voi lähettää pyynnön palvelun ylläpitäjälle viestin poistamiseksi perustelluista syistä.

9 Viestintä poikkeustilanteessa Tavallisuudesta poikkeavissa tilanteissa tiedontarve on suuri ja yhtäaikainen. Tiedotus on yksi osa poikkeustilanteen hoitoa, minkä lisäksi tarvitaan myös muita toimia tilanteen korjaamiseksi. Poikkeustilanteessa sujuva tiedottaminen edellyttää erillistä sopimista niistä henkilöistä, jotka antavat lausuntoja ja huolehtivat tietojen toimittamisesta eri tahoille. Aina kun mahdollista, tiedotusvastuu on syytä jakaa useamman henkilön kesken jotta tilanteen muuhun hoitamiseen jää voimavaroja. Verkkoviestinnän ja muiden viestintäkanavien mahdollisuuksia tiedonvälittämiseen poikkeustilanteessa on syytä tutkia jo ennakolta. Ensisijainen tiedotuksen kohderyhmä poikkeustilanteessa on palvelun käyttäjät. Media on myös tärkeä yhteistyökumppani tiedon välittämisessä laajemmalle yleisölle. Toiset kaupungin yksiköt ja keskushallinto on huomioitava poikkeustilanteesta tiedotettaessa. Vakavissa tilanteissa tiedotukseen osallistuvat myös viranomaiset, joiden kanssa tiedotusvastuut sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Kaupungin toimialat ja -paikat laativat omia suunnitelmiaan poikkeustilanteiden varalle tiedotustehtävät huomioiden. 7. OHJEESEEN LIITTYVIÄ YLEISIÄ SEIKKOJA Viestintäohjeen lisäksi kaupunki julkaisee muita viestinnän käytännön toteutukseen opastavia ohjeita. Näitä ovat muun muassa sosiaalisen median ohje, sähköpostiohje, poikkeustilanteisiin liittyvät viestintäohjeet sekä kaupungin graafisen ilmeen soveltamiseen ja kaupungin verkkosivuihin liittyvät ohjeet. Lisäksi erilaiset hankesuunnitelmat sisältävät viestinnän toteuttamiseen liittyviä ohjeita, samoin suhdetoiminnasta ja yhteydenpidosta annetut ohjeet ja määräykset. Tämän lisäksi laaditaan kaupunkiviestinnän kehittämiseen sekä Kokkolan kaupunki -brändiin liittyviä asiakirjoja pitkäjänteisen kehittämisen tueksi. Kaupungin viestintäohjetta päivitetään kun kaupungin toiminnassa tai organisaatiorakenteessa tai vastuunjaossa tapahtuu olennaisia muutoksia.