Transkriptio

1 OULUN KAUPUNGIN VIESTINTÄOHJE

2 Työryhmä Sirkka Keränen, pj. Satu Fränti Martti Holma Kari Jalonen Elina Kinnunen Terttu Mikkola Merja Nieminen Raimo Oikarinen Paavo Sorvisto, asiantuntijajäsen Eila Vähäkuopus, siht. Kuvat: Jyrki Mäki Taitto: Tiina Pirkola Painopaikka: Oulun kaupungin painatuskeskus 2004

3 SISÄLLYS 1. Viestinnällä vaikutetaan 3 - kuntalaisella on oikeus tietää - viestintä on vuorovaikutusta - perusviestit tukevat Oulu-kuvaa - viestintä kasvattaa Oulu-konsernin arvoa 2. Oulun kaupungin viestinnän periaatteet 5 - kaupunki viestii aktiivisesti - kaupungin viestintäorganisaatio - oikein kohdennetut viestit löytävät perille 3. Ulkoinen viestintä 7 - tiedote ajankohtaisesta asiasta - tiedotustilaisuus vain erittäin merkittävistä asioista - haastateltavan oikeudet ja median velvollisuudet - tapaamisia yhteistyön kehittämiseksi - neuvontaverkosto auttaa tiedon löytämisessä - asukastilaisuuksissa on keskustelumahdollisuus - verkkoviestintä on kuntalaiselle tärkeä tiedonlähde - verkkotoimitus vastaa etusivusta - ohjeet yhdenmukaisiin käytäntöihin - verkkopalvelut asiakkaiden ehdoilla 4. Sisäinen viestintä 14 - kokouksia, tiedotteita, lehtiä, nettiä - viestit esimieheltä alaiselle ja alaiselta esimiehelle - sisäinen viestintä tukee hyvää mainetta - sisäistä viestintää kehitetään jatkuvasti - intranet tietoa reaaliajassa kaupungin työntekijöille - valokuvat kaikilla oikeuksilla - sähköposti henkilökohtaiseen viestintään 5. Poikkeusoloihin ja kriiseihin varaudutaan etukäteen Yhteistyö 18 - yhteishankkeiden viestintä vaatii suunnitelman - verkostoituminen lisää tiedonkulkua - projekteja varten omat ohjeet 1

4 7. Kansainvälinen Oulu 20 - verkostot kansainvälistävät Oulua - turismi lisääntyy - maahanmuuttajat huomioidaan viestinnässä - kielitaidon merkitys korostuu 8. Markkinointiviestinnällä vahvistetaan Oulun kaupunkikuvaa 22 - visuaalinen ilme voimistaa sanomaa - myönteinen työnantajaimago luo kiinnostusta - ilmoitukset ja mainonta - messut, näyttelyt ja kongressit osana markkinointiviestintää - suhdetoiminnalla rakennetaan Oulun imagoa Liitteet: Asiakirjan julkiseksi tulo 25 Tiedotus ja osallistuminen kuntalain mkaan 26 Hallinnollinen organisaatio Tiedottamisen huoneentaulu 2

5 1. VIESTINNÄLLÄ VAIKUTETAAN Oulun kaupungin viestinnän perustehtävä on edistää oululaisten hyvinvointia tarjoamalla tietoa kaupungin toiminnasta, palveluista, suunnitelmista ja päämääristä. Näin luodaan edellytyksiä oululaisten osallistumiselle ja vaikuttamiselle kaupungin toimintaan sekä lisätään keskustelua ja asioiden käsittelyn avoimuutta. Kaupungin viestinnän tehtävänä on myös tukea johtamista ja Oulun kaupungin kehittymistä kansainväliseksi, pohjoisen alueen johtavaksi osaamiskeskukseksi. Viestinnän avulla huolehditaan Oulun aseman vahvistamisesta tekemällä Oulua ja sen vahvuuksia tunnetuiksi muualla Suomessa ja ulkomailla. Kuntalaisella on oikeus tietää Kuntalaisilla on lakiin perustuva oikeus tietää, miten yhteisiä asioita hoidetaan. Julkishallinnon viestintää ohjaa julkisuusperiaate: jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja viranomaisten asiakirjat ovat julkisuuslain mukaan pääasiassa julkisia. Kuntien viestintävelvoite on määritelty myös kuntalaissa ja useassa muussa erityislaissa. Vireillä olevista asioista kerrotaan jo suunnitteluvaiheessa, jotta kansalaiskeskustelua voidaan käydä jo ennen päätösesityksen tekoa. Ratkaisujen vaikutuksista kerrotaan siten, että tieto tavoittaa mahdollisimman hyvin sitä tarvitsevat. Viestintä on vuorovaikutusta Kaikki ihmisten välinen vuorovaikutus on viestintää. Jokainen Oulun kaupungin työntekijä on tiedottaja omaan työhönsä liittyvissä asioissa. Lisäksi kaupungilla on useita viestinnän ammattilaisia, jotka antavat tukea ja ohjausta tiedottamiseen liittyvissä asioissa ja koordinoivat oman toimialansa viestintää. Oulun kaupungin on kerrottava kuntalaisille kaupungin toimintaan ja kuntalaisiin liittyviä asioita, kuunneltava heitä ja otettava oululaisten näkemykset huomioon. Oulun kaupungin työntekijät ovat joka päivä vuorovaikutuksessa kuntalaisten kanssa esimer- 3

6 kiksi asiakaspalvelutilanteissa, puhelimitse, kirjeitse ja sähköpostitse. On tärkeää huolehtia siitä, että kaupunkilaiset tietävät, miten he voivat esittää kysymyksiä ja mielipiteitä asioiden valmistelijoille ja päättäjille. Kaupunki järjestää esimerkiksi asukkaille kohdistuvia mielipidekyselyjä, kuulemis- ja yleisötilaisuuksia tai vaikkapa kansanäänestyksiä. Esimerkiksi kaupungin internet-sivut mahdollistavat oululaisten suorat yhteydenotot päättäjiin. Viestinnän avoimuus lisää keskustelua ja tuo esille vaihtoehtoja. Avoimuus laajentaa luottamushenkilöiden, kaupunkilaisten ja henkilöstön vaikuttamismahdollisuuksia ja edesauttaa toteuttamaan päätöksenteossa oululaisia ratkaisumalleja ja kestävää kehitystä. Perusviestit tukevat Oulu-kuvaa Perusviestit ilmentävät Oulun kaupungin tavoitteita. Kaupunkia profiloidaan pitkäjänteisesti ja valitut perusviestit ovat olennainen osa kaupungin viestintää. Oulun kaupungin valitsemat perusviestit ovat: - Oulu ja Oulun seutu ovat pohjoisen Euroopan osaamisen ja elinkeinojen kehittämisen keskus. - Oulu on menestyvä, vetovoimainen ja taloudellisesti vakaa kaupunki. - Oulussa on hyvä elinympäristö ja asukkaiden tarpeesta lähtevät palvelut. - Oulu on yhteistyökykyinen, kansallisesti ja kansainvälisesti vahva vaikuttaja. Perusviesteissä näkyvät myös Oulun kaupungin arvot, jotka ovat avoimuus, inhimillisyys, suvaitsevaisuus, tasa-arvo ja vastuullisuus. 4

7 Viestintä kasvattaa Oulu-konsernin arvoa Hyvin toimiva viestintä on merkittävä työtyytyväisyyttä vahvistava tekijä. Viestinnällä sitoutetaan henkilöstö omaan työhönsä ja Oulun kaupunkiin, jolloin työntekijät työskentelevät tehokkaasti ja suhtautuvat työnantajaansa positiivisesti. Vuorovaikutuksella luodaan kaupungille yhteisiä toimintatapoja ja tehdään kaupungin strategia ja visio yhteiseksi. Yhteistyökulttuuria kehitetään viestinnän myötä innovatiivisemmaksi. Viestinnällä kasvatetaan Oulun tunnettuutta niin oululaisten kuin muidenkin suomalaisten keskuudessa ja laajemminkin maailmalla. Viestinnän avulla vahvistetaan Oulun kaupungin hyvää mainetta, ja kaupungin hyvä maine puolestaan vahvistaa työntekijöiden työtyytyväisyyttä ja yhteishenkeä. Vuorovaikutuksen ja yhteistyön avulla luodaan ja vahvistetaan toimivia yhteiskuntasuhteita ja yhteistyöverkostoja. Vetovoimaista työnantajaimagoa vahvistamalla varmistetaan työvoimaresurssin saanti tulevaisuuden varalle. 2. OULUN KAUPUNGIN VIESTINNÄN PERIAATTEET Oulun kaupungin viestintä on luotettavaa, nopeaa ja tasapuolista. Viestintä perustuu tosiasioihin ja tehtyihin päätöksiin. Kaupunki viestii aktiivisesti Ajankohtaisista asioista tiedotetaan heti ja luotettavasti. Yhteistyö joukkoviestimien kanssa hoidetaan oma-aloitteisesti, joustavasti ja kaikkia tasapuolisesti palvellen. Perusajatus on, että kaupunki kertoo itse ensimmäisenä aktiivisesti omista asioistaan. Kaupungin tiedotukseen ei sisällytetä poliittisia painotuksia. Kaupungin viestintäorganisaatio Kaupunginvaltuuston linjaama Oulun kaupungin strategia ja visio luo suunnan kaupungin viestinnälle ja asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumiselle kunnan toimintaan. Kaupunginhallitus johtaa ja valvoo 5

8 viestintää. Viestinnästä vastaa kaupunginjohtaja. Kaupungin viestintäpäällikkö koordinoi, kehittää ja suunnittelee kaupungin viestintää. Keskusviraston viestintäyksikkö tiedottaa keskusviraston toiminnasta ja myös koordinoi koko kaupungin viestintää ja viestii kaupungin yleisistä asioista. Eri toimialojen viestinnän järjestämisestä vastaa toimialan ylin viranhaltija. Toimialoilla on omat tiedottajat, jotka toimivat yhteistyössä toimialojen johdon kanssa. Toimialakohtaiset tiedottajat koordinoivat oman toimialansa viestintää ja opastavat toimialansa viestintävastaavia viestintätehtäviensä hoidossa. Keskusviraston ja toimialojen tiedottajista muodostuu yhteistyöverkosto, jonka organisoinnista vastaa viestintäpäällikkö. Tiedottajaverkoston avulla koordinoidaan ja yhdenmukaistetaan kaupungin viestintää, lisätään viestinnän tavoitteiden saavuttamista ja sitä kautta edistetään kaupungin tavoitteiden toteutumista eri toimialojen viestinnässä. Tarkoituksenmukaisen viestinnän hoitaminen edellyttää sitä, että viestintätehtäviä hoitavilla on riittävät mahdollisuudet tarpeellisten tietojen saamiseen ja asioista tiedottamiseen sekä oikeus osallistua toimielinten kokouksiin. Eri toimielimille kuuluvaa päätösvaltaa on delegoitu viranhaltijoille, joille kuuluu myös tiedotusvastuu omaan päätöksentekoonsa kuuluvissa asioissa. Oikein kohdennetut viestit löytävät perille Viestien kohdentaminen siten, että tieto tavoittaa mahdollisimman hyvin sitä tarvitsevat, on olennaisen tärkeää viestinnän onnistumisen kannalta. Kohdentaminen on erityisen tärkeää palveluista ja etuisuuksista tiedotettaessa tai jos asia merkitsee huomattavaa muutosta nykytilanteeseen. Oulun kaupungin viestintämateriaali on selkeää ja vastaanottajan tarpeista lähtevää. Viestinnässä käytetään selkeää yleiskieltä ja tiedot esitetään asiakokonaisuuteen liittyen. Viestin pitää tavoittaa myös ne, jotka eivät ole perehtyneet kunnalliseen organisaatioon. Kaupungin henkilöstön ja luottamushenkilöiden viestintätaitoja kehitetään koulutuksella. Useita viestintäkanavia käyttämällä tavoitetaan oululaiset varmimmin. Viestinnän kanavia ovat esimerkiksi tiedotusvälineiden palvelu, suora kuntalaisviestintä, tiedotuslehdet, esitteet, internet, yleisötilaisuudet ja mainonta. Kasvokkaisviestintä on tehokkain viestintämuoto: asiakaspalvelu ja neuvonta ovat tiedottamisessa tärkeitä. 6

9 3. ULKOINEN VIESTINTÄ Päätöksenteosta ja palveluista tiedottaminen asukkaille ja sidosryhmille on lain edellyttämää toimintaa. Kaupungin tiedottamista suunniteltaessa on muistettava kuntalaisten erilaiset tarpeet ja mahdollisuudet eri viestintävälineiden seuraamiseen. Eri väestö- ja ikäryhmien kyvyt ja mahdollisuudet viestintävälineiden käyttöön vaihtelevat. Sähköisillä välineillä tavoitetaan hyvin nuoret ja lapsiperheet, sen sijaan ikääntyneille on luontevinta seurata lehtiä ja radioohjelmia. Kaikissa yksiköissä tulee muistaa etenkin vammaisten ja etnisten vähemmistöjen mahdollisuus saada tietoa kaupungin palveluista ja päätöksenteosta. Vain harvoissa tilanteissa voimme tiedottaa asioistamme suoraan palveluiden käyttäjille useimmiten tieto kaupungin asioista on välitettävä asukkaille ja sidosryhmille joukkotiedotusvälineiden kautta. Lehtiilmoittelua tehokkaampaa ja taloudellisempaa on usein tiedotteiden, tiedotustilaisuuksien ja uutisvinkkien avulla tiedottaminen. Oulun seudulla on paljon tiedotusvälineitä, jotka seuraavat kaupungin toimintaa myös oma-aloitteisesti. Kaupungin periaatteena on palvella tiedotusvälineitä aktiivisesti ja tasapuolisesti. Tasapuolisuudesta huolehditaan antamalla tietoa kaikille tiedotusvälineille samaan aikaan. On kuitenkin hyvä muistaa, että tiedotusvälineellä on etuoikeus itse löytämäänsä uutiseen, josta kaupungin ei tasapuolisuuden vuoksi tule tehdä tiedotetta ennen jutun ilmestymistä. Jokainen Oulun kaupungin työntekijä palvelee tiedotusvälineitä omassa työyhteisössään sovittujen sääntöjen ja lainsäädännön rajoissa. Myös kielteisissä asioissa yhteydenottopyyntöihin vastataan viipymättä. Erityisesti johdon ja keskijohdon tulee hallita viestinnän perusasiat. Kaupungin toimintaa ohjaa luottamushenkilöistä koostuva hallinto. Viranhaltijoiden tulee viestiä asioita luottamushenkilöille tasapuolisesti ja kunnioittaa päättäjien näkemyksiä vaikka ne eroaisivat työntekijöiden mielipiteistä. Etenkin viestinnästä vastaavien esimiesten tulee ottaa huomioon päätöksentekojärjestelmän toiminta. Mitä varhaisemmassa vaiheessa asioista tiedotetaan, sitä tärkeämpää on tuntea päätöksenteon eri vaiheet ja vastuunjako. 7

10 Tiedote ajankohtaisesta asiasta Tiedote on nopea ja tehokas tapa tiedottaa ajankohtaisesta asiasta. Tiedote kannattaa tehdä asiasta, jolla on uutisarvoa. Mitä laajempaa väestömäärää asia koskettaa, sitä tärkeämpää on lähestyä tiedotusvälineitä omalla tiedotteella. Silloin kun asiaa ei riitä ihan tiedotteeksi asti, asia voidaan uutisoida uutisvinkin avulla. // Tiedote kirjoitetaan uutista muistuttavaan muotoon. Näin se vastaa ensisijaisesti kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi ja kuka. Se on korkeintaan yhden tekstiliuskan pituinen mutta siihen voidaan liittää esimerkiksi tilastoja tai kaavioita. Myös talousarvio- ja tilinpäätöstiedottamisessa kannattaa löytää asiasta tiivis ydin. Hyvässä tiedotteessa on kiinnostava otsikko, joka houkuttelee lukemaan eteenpäin. Tiedotteessa on aina päivämäärä ja yhteystiedot, josta voi kysyä lisätietoja asiasta. Jos tiedote lähetetään sähköpostilla, on huomioitava, että kaikki toimitukset eivät ota vastaan liitetiedostoja vaan tiedote on lähetettävä suoraan sähköpostiviestinä. Joissain tilanteissa (esimerkiksi kun tiedote on lähetetty ennen palkintojenjakotilaisuutta ja palkintojen saajat on tarkoitus julkistaa vasta tilaisuudessa) tiedotteeseen voidaan laittaa julkistamisajankohta, esimerkiksi julkaisuvapaa Kaikki kaupungin yksiköiden tiedotteet julkaistaan myös internet-sivulla ja pyritään siihen, että oma henkilöstö saa tiedon julkistettavasta asiasta. Tiedotusvälineitä varten kannattaa perustaa jakelulistoja esimerkiksi faksiin tai sähköpostiin. Kaupungintalolla on käytössä erityinen postilokerikko oululaisia tiedotusvälineitä varten. Päätöksenteon (lautakunnat, kaupunginhallitus, kaupunginvaltuusto) eri vaiheissa olevista asioista voidaan tehdä tiedote, jos niitä halutaan erityisesti korostaa. Tällöin varsinkin asukkaat saavat vielä vaikuttamismahdollisuuden. Nykyinen lainsäädäntö korostaa kuitenkin valmisteluvaiheen tiedottamista. Tiedotustilaisuus vain erittäin merkittävistä asioista Tiedotustilaisuuksia järjestetään harkiten. Oulun seudun tiedotusvälineillä on myös arkipäivisin rajalliset mahdollisuudet lähettää edustajaa tiedotustilaisuuksiin. Viikonloppuisin tiedotustilaisuuksia ei järjestetä kuin kriisitilanteessa tai suurten tapahtumien yhteydessä. Useimmiten hyvällä tiedotteella saa enemmän julkisuutta kuin huonolla tiedotustilaisuudella. // Mikäli tiedotettava asia on monitahoinen tai sillä on merkittävää paikallista tai valtakunnallista uutisarvoa, tiedotustilaisuus tarjoaa mahdollisuuden asian monipuoliseen käsittelyyn ja toimitusten samanaikaiseen palvelemiseen. Sopivin ajankohta tiedotustilaisuuden pitämiselle on maanantaista torstaisin arkiaamupäivä. Huomaa, että perjantain tiedotustilaisuudet eivät kiinnostaa tiedotusvälineitä, jotka eivät ilmesty tai tuota ohjelmaa lauantaisin. Kutsu tiedotustilaisuuden on paikallaan lähettää 5-7 päivää ennen tilaisuutta. Kutsussa mainitaan tilaisuuden aihe, tapahtumapaikka, mahdolliset alustajat sekä lisätietojen antajan yhteystiedot. 8

11 Haastateltavan oikeudet ja median velvollisuudet Tiedotusvälineet noudattavat yleensä ammattikuntansa eettistä ohjeistoa ja pyrkivät uutisoimaan todenperäisiä asioita, joissa on valotettu asian eri puolia. Toimituksilla on oikeus vapaasti pyytää haastateltavia. Työyhteisöissä tulee kuitenkin sopia siitä, kuka haastatteluita pääsääntöisesti mistäkin asiasta antaa. Jokainen tiedottaa vain omaan työhönsä liittyvissä asioissa. // Haastattelupyyntöön vastatessa on aina paikallaan tarkentaa, missä tiedotusvälineessä ja yhteydessä haastattelun tietoja käytetään. On myös mahdollista kysyä, käyttääkö toimittaja haastattelua taustalähteenä vai siteeraako hän haastateltavaa. Toimittajan puhelinsoittoon on hyvä suhtautua kuin haastattelutilanteeseen, varmuuden vuoksi. Tiedotusvälineen ei ole pakko antaa haastattelua tarkistettavaksi ennen julkaisemista mutta tarkastuspyyntöihin hyvän tavan mukaan yleensä suostutaan, jos se on julkaisuaikataulun puitteissa mahdollista. Toimittaja voi esimerkiksi lukea puhelimitse haastateltavan puheesta käytetyt sitaatit. Toimittajan omin sanoin muotoilemaan tekstiin ei ole syytä puuttua, ellei siinä ole asiavirhettä. Tyyliseikkoihin yleensäkään ei ole mahdollista puuttua. Kohtelias käytös tuottaa yleensä paremman tuloksen näissä tilanteissa. Muista aina, että kerran sanottua ei voi perua eikä ajatusten uudelleen muotoilu välttämättä miellytä toimittajaa. Tiedotusvälineellä on velvollisuus oikaista julkaisemansa virheellinen tieto, jos se on merkityksellinen. Pyynnön esittää yleensä se, jota asia koskee. Oikaisu ei ehkä enää muuta suuren yleisön näkemystä asiasta, etenkään, jos asia on uutisoitu alun perin näyttävästi. Lehdistössä on käytössä myös vastineoikeus. Sen avulla voi puolustautua kohtuutonta tai asiatonta arvostelua vastaan. Pelkkä mielipideero ei kuitenkaan oikeuta vastineeseen. Jos vastine on perusteltu, se tulisi julkaista lehdessä kirjoittajan tarkoittamassa muodossa paikalla, jonka alkuperäisen jutun lukijat myös helposti havaitsevat. Poliittisesti värittyneisiin kirjoituksiin kannattaa suhtautua varovaisesti. Vastinetta ei voi tehdä toisen puolesta. Vastinetta koskevissa asioissa kannattaa olla aina yhteydessä päätoimittajaan. Kaupungin nimissä tehtävistä vastineista on aina ensin neuvoteltava oman organisaation johdon kanssa. Yleisönosaston yksilöityihin kysymyksiin voidaan vastata, mikäli vastauksella katsotaan olevan yleisempää merkitystä. Selvät asiavirheet korjataan. Mielipiteitä ei sen sijaan ole tarpeellista kommentoida. 9

12 Tapaamisia yhteistyön kehittämiseksi Kaupunki järjestää tiedotusvälineiden yhteistyön kehittämiseksi tapaamisia ja vierailuja toimittajille ja tiedottajille. Hallintokuntien ja liikelaitosten järjestämissä tilaisuuksissa tulee aina olla asiallinen teema, jolloin ne toimivat asioille taustatapaamisina. Hyviä vapaamuotoisten tapaamisten aiheita ovat suuret investoinnit sekä asiat, jotka puhuttavat monipuolisesti kaupunkilaisia. Taustatapaamisia kannattaa järjestää harvakseltaan, jotta ne eivät menetä arvoaan. Neuvontaverkosto auttaa tiedon löytämisessä Neuvonta ja hallintokuntien neuvontayhdyshenkilöverkosto palvelee tiedonhaussa. Neuvontayhdyshenkilöt tietävät muun muassa päätöksenteon eri vaiheista ja he voivat esimerkiksi selvittää eri asioiden käsittelyvaiheita. Hyvään palvelukulttuuriin kuitenkin kuuluu se, että kysyjät neuvotaan kohteliaasti mahdollisimman suoraan tiedon lähteille, mikäli itse ei voida kysymykseen varmuudella vastata. Kaupungilla on tärkeää tehdä työtä sujuvan tiedonsaannin edistämiseksi, koska organisaatio on suuri ja vaikeasti asukkaidenkin hahmotettavissa. Neuvonnan ja tiedottamisen tukena Oulun kaupunki julkaisee vuosittain erilaisia oppaita ja päivittää jatkuvasti verkkosivuja. Asukastilaisuuksissa on keskustelumahdollisuus Asukastilaisuuksia järjestetään pääsääntöisesti uusia alueellisia toimintayksiköitä tai palveluita suunniteltaessa sekä kaavoituksen eri vaiheissa. Asukastilaisuuksien tarkoituksena on kuulla asukkaita, tarjota vaikuttamismahdollisuus sekä tiedottaa hankkeesta. Parhaimmillaan asukastilaisuudet ovat asioiden valmisteluvaiheen alussa. Asukastilaisuuksia järjestävät säännöllisesti myös asukasyhteisöt ja erilaiset toimintaryhmät. Asukastuvat ovat myös tärkeitä tiedonsaannin ja vaikuttamisen paikkoja, joissa toteutuu vapaaehtoisjärjestöjen ja kaupungin yhteistyö. Muun muassa kaupunginosakohtaisilla julkaisuilla voidaan lähestyä asukkaita yksityiskohtaisemmalla tiedolla ja tukea erilaisia osallistumisen muotoja. 10

13 Verkkoviestintä on kuntalaiselle tärkeä tiedonlähde Verkkoviestinnällä tarkoitetaan internetissä, intranetissä, sähköpostitse ja tekstiviestien välityksellä tapahtuvaa viestintää. Päävastuu sujuvasta verkkoviestinnästä on keskusviraston viestinnässä toimivalla verkkotoimituksella. Www-sivut tiedonsaannin väylänä ja sähköposti asiointimuotona ovat yleistyneet nopeasti. Yhä useampi suomalainen pitää internetiä ensisijaisena tiedonlähteenä kotikuntansa asioihin. Oulun kaupungin internet-sivut ovat kasvaneet laajaksi palveluverkoksi. Useimmilla yksiköillä on vähintään omat tiedotussivut. Verkkoon on jo viety myös suoria palveluja, jotka mahdollistavat kaupungin palveluiden käyttämisen kotikoneelta (esimerkiksi kirjaston aineiston varaukset ja lainojen uusinta, erilaiset ilmoittautumislomakkeet sekä työpaikan hakeminen). Oulun kaupungin internet-palvelun tärkein kohderyhmä on kaupungin asukkaat. Internetissä julkaistaan kaikki kaupunkia ja sen palveluja koskeva oleellinen tieto vähintään suomen kielellä. Tärkeimmät osat käännetään myös englanniksi. Joistakin asioista ja asiakokonaisuuksista voi olla tarpeen tiedottaa verkossa myös muilla kielillä. Tietosisällön ajantasaisuus ja luotettavuus ovat hyvän www-sivuston tunnusmerkki. Vastuu kaupungin internet-sivujen laadusta kuuluu kaikille kaupungin työntekijöille. Jokaisen on omalta osaltaan pidettävä huoli siitä, ettei sivuilla ole vanhentunutta tietoa ja tiedot pitävät paikkaansa. Internet-sivut vaativat jatkuvaa ylläpitoa. Ei riitä, että tietoa viedään verkkoon, vaan kaikella www-sivuille vietävällä materiaalilla on oltava selkeästi nimetty vastuuhenkilö, joka huolehtii siitä, että tietosisältö pysyy ajan tasalla ja tarvittaessa poistaa vanhentuneen materiaalin. 11

14 Verkkotoimitus vastaa etusivusta Keskusviraston viestinnässä toimiva verkkotoimitus ylläpitää kaupungin pääsivua, avainsivuja ja muita yleisiä sivuja. Verkkotoimitus myös ohjaa ja tukee sivujen tekijöitä sekä toteuttaa uusia kokonaisuuksia. Muiden sivujen ylläpidosta vastaavat hallintokuntien ja toimintayksikköjen nimeämät vastuuhenkilöt. Yksiköt huolehtivat oma-aloitteisesti ja itsenäisesti sivuistaan. Hallintokuntien ja yksikköjen tulee osoittaa sivujen ylläpitoon riittävästi resursseja. Oulun kaupungin www-sivuston nopean kasvun ja laajuuden vuoksi tiedon ryhmittelyyn ja sivuston loogiseen rakenteeseen kiinnitetään jatkuvasti huomiota. Kaupungin etusivun ja avainsivujen kehittämistyössä keskitytään navigointirakenteen ja hakumahdollisuuksien arviointiin ja kehittämiseen. Asiakkaan kannalta oleelliset asiat on sijoitettava helposti löydettäviksi. Sivuston rakenne on syytä pitää loogisesti yhdenmukaisena. Alisivustoilla on syytä käyttää pääsääntöisesti yhteistä rakennetta ja yhtenäistä ulkoasua. Sivuston tekninen rakenne on pidettävä niin yksinkertaisena kuin mahdollista, että kaikki käyttäjäryhmät pääsevät tietoon käsiksi ilman teknisiä ongelmia tai ylimääräisten apuohjelmien asentamista. Yksiköiden sivuilta löytyy vähintään yhteystiedot, palautemahdollisuus, ajankohtaiset uutiset ja yksikön tarjoamat palvelut asiakaslähtöisesti esiteltynä. Sivuilla tarjotaan mahdollisuus sähköiseen asioiden hoitamiseen, silloin kun se on asiakkaan kannalta omiaan parantamaan palvelutasoa. Tuoreimmat ajankohtaiset tiedotteet ja uutiset sijoitetaan yksikköjen etusivulle. Kaupungin pääsivulla on jatkuvasti päivittyvä uutislista, jonka kautta asiakkaiden on helppo löytää ajankohtaiset asiat. Kaikki yksiköt liittyvät teknisten edellytysten rajoissa mukaan yhteiseen uutispalveluun. Verkkosivujen vastaavalle tai muulle vastuuhenkilölle annetaan riittävästi aikaa ja mahdollisuuksia uutistyön tekemiseen. Lautakuntien esityslistat ja päätöspöytäkirjat viedään internetiin mahdollisimman nopeasti niiden valmistuttua. Ohjeet yhdenmukaisiin käytäntöihin Kaupunginjohtajan asettama internet-ohjausryhmä on laatinut wwwyleisohjeet ja www-tekijäohjeet, joiden avulla pyritään www-palveluiden ja www-sivujen sisällön kehittämiseen, yhdenmukaistamiseen 12

15 ja ajan tasalla pitämiseen sekä ulkoasun kohentamiseen. Ohjeita täydennetään tarpeen mukaan. Linkkejä valtakunnallisiin ohjeisiin ja suosituksiin on koottu internetiin viestinnän sivuille. Sekä kaupungin www-tekijäohjeissa että www-yleisohjeissa tähdennetään itsenäistä vastuuta sivujen tekemisessä ja sitoutumista yhteisiin periaatteisiin. Ohjeiden noudattamista valvoo verkkoviestintätyöryhmä ja kaupungin verkkotoimitus. Tavoitteena on, että kaikki erityisryhmät, kuten liikuntavammaiset ja syrjäisemmillä seuduilla asuvat, voivat internetin kautta saavuttaa palvelut yhtä joustavasti kuin keskustan asukkaat. Tietoverkko muodostaa sujuvan kaksisuuntaisen vuorovaikutuskanavan. Internet helpottaa suoran palautteen antamista ja lisää kansalaisten vaikutusmahdollisuuksia. Verkkopalvelut asiakkaiden ehdoilla Internet tehostaa kuntalaisten palvelua. Hallintokuntien tulee osoittaa verkkopalvelujen kehittämiseen ja toteuttamiseen riittävästi voimavaroja jatkuvasti. Kehitystyössä pääpaino on palvelujen tehostamisessa ja parantamisessa. Uusi tekniikka ja tietoverkot eivät ole itsetarkoitus, vaan päähuomio kiinnitetään asiakkaiden tarpeisiin. Hajautettu sivujen päivitysvastuu edellyttää henkilöstön jatkuvaa kouluttamista. Sivuista vastaavien verkkotaitoja pidetään yllä järjestämällä monipuolista koulutusta muun muassa sujuvan suomen kielen taitoihin, sähköisen lomakkeiden laatimiseen, kuvan käsittelyyn, sivujen tekemiseen ja julkaisujärjestelmien käyttämiseen. Kuntalaisten verkkotaidot ovat yhtä tärkeitä kuin sivun tekijöiden verkkotaidot. Kirjastot palvelevat kuntalaisia jatkuvasti tiedonhaun opettamisessa. Kuntalaisille taataan mahdollisuus palautteen antamiseen ja kysymysten esittämiseen verkon välityksellä. Palautteisiin vastataan välittömästi, viimeistään palautteen saapumista seuraavana arkipäivänä. Verkkopalvelua ja www-sivuja koskeva palaute kootaan talteen. Vuosittain osallistutaan valtakunnallisiin vertaileviin internet-arviointeihin. Saadun palautteen perusteella verkkopalveluja kehitetään jatkuvasti asiakkaita parem min palvelevaksi kokonaisuudeksi. 13

16 4. SISÄINEN VIESTINTÄ Sisäisen viestinnän avulla varmistetaan, että kaikilla Oulun kaupungin henkilöstöön kuuluvilla ja luottamushenkilöillä on tiedossaan työn tekemisen kannalta olennainen tieto. Sisäinen tiedotus voi olla suullista, kirjallista tai verkkoviestintää. Henkilöstön osallistumismahdollisuudet ja yhteistoiminnan periaatteet on määritelty yhteistoimintasopimuksessa. Sisäinen tiedotus on osa yhteistoimintaa. Hyvin toimiva sisäinen viestintä on oleellinen osa hyvää johtamista ja työilmapiiriä. Viestintä on olennainen tyytyväisyyteen vaikuttaja: viestintätyytyväisyys, työtyytyväisyys ja työn tulokset ovat yhteydessä toisiinsa. Sisäinen viestintä kannustaa keskustelevaan, arvioivaan ja avoimeen ilmapiiriin sekä oman työn ja työyhteisön kehittämiseen. Sisäinen viestintä kasvattaa työyhteisön yhteishenkeä ja sitouttaa heitä omaan työhönsä, omaan toimialaansa ja työnantajaansa Oulun kaupunkiin. Kokouksia, tiedotteita, lehtiä, nettiä Oulun kaupungissa sisäisen tiedotuksen välineitä ovat työpaikka- ja henkilöstökokoukset, tiedotteet, henkilöstölehdet, faksit, sähköpostiviestit sekä internet ja intranet. Sisäisen viestinnän nopeutta, toimivuutta ja tasapuolisuutta parannetaan muun muassa sähköistä viestintää, esim. intranetia kehittämällä, perinteisiä tiedotuskeinoja unohtamatta. Sisäiset tiedotustilaisuudet ja työpaikkakokoukset ovat sisäisen viestinnän tehokkain muoto, koska ne ovat välitöntä viestintää: kysymyksiä voidaan esittää ja saada niihin vastaukset heti ja kasvotusten. Työpaikkakokouksia järjestetään säännöllisesti ja riittävän usein. Kokoukset järjestetään niin, että jokaisella on mahdollisuus osallistua niihin. Lisäksi varmistetaan, että kokouksista poissaolleet saavat tiedon käsitellyistä asioista. Sisäisessä viestinnässä otetaan huomioon Oulun kaupungin yhteistoimintasopimus. Henkilöstön on saatava tietoa henkilöstöä koskevista asioista ja niiden kehityksestä. Henkilöstöä koskevat asiat kerrotaan suunnittelun edetessä. Erityisesti on tiedotettava henkilöstölle heidän omiin työtehtäviinsä ja niiden suorittamiseen liittyvistä muutoksista sekä työpaikkaan ja työoloihin kuuluvista asioista. Yhteistoimintaa hoitaa Oulun kaupungin henkilöstötoimikunta sekä hallintokuntien ja liikelaitosten henkilöstötoimikunnat. 14

17 Viestit esimieheltä alaiselle ja alaiselta esimiehelle Esimiehet kiinnittävät runsaasti huomiota alaistensa kanssa käytäviin keskusteluihin. Kasvokkain tapahtuva viestintä tapahtuu organisoitujen tapaamisten, kuten kehityskeskustelujen muodossa tai epämuodollisesti vaikkapa kahvipöydässä. Kun asioista keskustellaan suoraan, avoimesti ja riittävän aikaisessa vaiheessa, voidaan välttyä monelta väärältä huhulta. Sisäiseen viestintään kuuluu myös uuden työntekijän perehdyttäminen. Vastuu perehdyttämisestä on esimiehellä. Kaupungin strategia toteutuu vasta käytännön työn kautta. On tärkeää, että eri tilanteissa konkretisoidaan mitä tavoitteet merkitsevät kunkin omassa työssä. Sisäinen viestintä tukee hyvää mainetta Toimiva sisäinen viestintä on keskeinen edellytys myös ulkoisen viestinnän onnistumiselle. Organisaation maineen rakentaminen lähtee aina liikkeelle hyvin hoidetusta sisäisestä tiedonkulusta. Jokainen työyhteisön jäsen on omalta osaltaan vastuussa sisäisen viestinnän onnistumisesta. Sisäinen viestintä vaikuttaa ratkaisevasti yhteisön ulkoiseen kuvaan, imagoon. Jokainen työntekijä viestittää lähipiirissään asioita omasta työyhteisöstään, joko myönteisiä tai kielteisiä ja muokkaa näin omalta osaltaan julkista mielikuvaa Oulun kaupungista. 15

18 Sisäistä viestintää kehitetään jatkuvasti Sisäistä viestintää kehitettäessä otetaan huomioon eri henkilöstöryhmien mielipiteet, jotta saadaan mahdollisimman tarkasti selville parantamista kaipaavat osa-alueet. Palautteen keräämiseen tarvitaan erillistutkimuksia. Viestintäkoulutuksella on tärkeä rooli vuorovaikutuksen kehittämisessä. Sisäiselle tiedotukselle määritellään vuosittain määrälliset ja laadulliset tavoitteet. Määrällisiä tavoitteita ovat esimerkiksi säännölliset työpaikkakokoukset, tiedotteiden ja lehtien ilmestymiskerrat sekä esitteiden ja perehdyttämiskansioiden laatiminen. Laadullisia tavoitteita ovat muun muassa henkilökunnan keskusteluaktiivisuuden nostaminen, työilmapiirin avoimuuden lisääminen ja vuorovaikutusmahdollisuuksien parantaminen. Intranet tietoa reaaliajassa kaupungin työntekijöille Intranet on kaupungin sisäisen viestinnän keskeinen väline. Kaikki henkilökuntaa koskeva tieto löytyy kaupungin intranet-palvelusta helposti omaksuttavassa muodossa. Intranet toimii myös tärkeänä työvälineenä ja vuorovaikutteisena asiointikanavana. Kaikki henkilöstön kannalta oleellinen tieto julkaistaan intranetissä. Sellaisille työntekijöille, joilla ei ole omaa verkkotunnusta ja mikrotietokonetta, tarjotaan mahdollisuus intranetin käyttöön yhteiskäytössä olevien koneiden kautta. Tärkeimmät osat intranetin tietosisällöstä jaetaan myös muita jakelukanavia käyttäen, jotta oleellinen tieto saadaan kattavasti menemään perille kaikille työyhteisön jäsenille. Tieto siirretään intranetiin samalla, kun se tuotetaan. Tiedon ja dokumenttien tuottajat toimivat suoraan intranetin päivittäjinä ilman turhia välivaiheita. 16

19 Intranetin päivitysvastuu on hajautettu yksiköihin samaan tapaan kuin internetinkin vastuu. Kaupungin verkkotoimitus vastaa intranetin pääsivujen sisällöstä ja teknisestä kehittämisestä sekä toimii päivittäjien tukena. Hallintokunnat ja yksiköt tuottavat itsenäisesti omien sivujensa materiaalin ja vastaavat niiden päivityksestä. Kaupungin henkilöstöä kannustetaan ja koulutetaan intranetin käyttämiseen. Mahdollisuuksia intranet-yhteyksien käyttämiseen lisätään muun muassa taukotuvilla ja muissa työpisteiden yhteisissä tiloissa sellaisissa työyhteisöissä, joissa omia koneita on henkilöstön käytössä vähän. Valokuvat kaikilla oikeuksilla Kaupunki ostaa esitteissä, ilmoituksissa, internet-sivuilla jne. käytettävät kuvat pääsääntöisesti aina kaikilla oikeuksilla. Kuvaussopimukseen kirjataan, että kuvat ostetaan kaikilla oikeuksilla, ja että kuvia voidaan käyttää myös netissä. Kuvia kootaan yhteiseen käyttöön. Yhteisessä käytössä oleviin kuviin on kaupungilla kaikki oikeudet, ja niissä esiintyviltä ihmisiltä on kysytty lupa kuvan käyttöön kaupungin julkaisuissa. Kuvien käytöstä löytyy tarkempia ohjeita Oulun kaupungin intranetistä. Sähköposti henkilökohtaiseen viestintään Sähköposti on kohdennetun viestinnän väline, jota käytetään yhdelle henkilölle tai rajatulle joukolle suunnattuun viestintään. Sähköpostia voidaan käyttää sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän välineenä. Oulun tietotekniikka kouluttaa henkilökuntaa sähköpostin monipuoliseen käyttämiseen. Intranet ja internet korvaavat sähköpostin laajempia ryhmiä koskevassa viestinnässä. Asiakkaiden palautteisiin ja kysymyksiin vastataan pääasiallisesti sähköpostin välityksellä, mikäli asiakas on jättänyt osoitteensa eikä asia nimenomaan vaadi muuta vastaustapaa. 17

20 5. POIKKEUSOLOIHIN JA KRIISEIHIN VARAUDUTAAN ETUKÄTEEN Kriisiviestintä on tehostettua viestintää äkillisessä tilanteessa, jossa Oulun kaupungin toimintaedellytykset tai muu etu on uhattuna. Tärkeintä kriisitilanteissa on käynnistää toimenpiteet kriisin selvittämiseksi ja isomman vaaran torjumiseksi. Tiedotuksellisesti tärkeintä on tiedon siirtäminen tapahtuneesta pikaisesti eteenpäin omalle esimiehelle; kriiseissä aika on kriittinen tekijä. Kriisiviestintää hoidetaan täysin samoilla periaatteilla kuin Oulun kaupungin viestintää yleensäkin eli viestintä on avointa, luotettavaa ja aktiivista. Poikkeustilanteissa asukkaiden tiedon tarve korostuu ja tiedottamiseen kohdistuu tavallista suurempia odotuksia ja vaateita, joten tiedon luotettavuus ja nopeus korostuvat erityistilanteissa. Kriisiviestinnän toimenpiteet ja työkalut määritellään sen mukaan, kuinka vakavaksi kriisi arvioidaan. Kriisejä ei voi määrittää yleisellä tasolla, jokaisen hallintokunnan on riskikartoitettava omat todennäköiset kriisitilanteensa. Oulun kaupungilla on erillinen Kriisiviestinnän ohje, joka on saatavissa intranetistä. 6. YHTEISTYÖ Organisaatiossa huolehditaan eri hallintokuntien ja liikelaitosten välisestä tiedottamisesta ja tiedon saannista. Tilaajan ja tuottajan eriytymisestä johtuen sisäisen suhdetoiminnan tarve lisääntyy tulevaisuudessa julkishallinnossakin. Toimialojen välinen yhteistyö ja viestintä parantavat erityisesti asiakkaan asemaa ja palveluita. Yhteishankkeiden viestintä vaatii suunnitelman Poikkihallinnollisissa ja seudullisissa yhteishankkeissa laaditaan jo hankkeen valmisteluvaiheessa viestintäsuunnitelma, joka sisältää ohjeistuksen hankkeen sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta, kuulemisesta ja palautteen käsittelystä. Suunnitelmassa mainitaan myös hankkeen vastuuhenkilöt ja nimetään viestintävastaava(t). Viestintävastaava osallistuu tarpeen mukaan hankkeen johtoryhmän kokouksiin. 18

21 Hankkeesta tiedotetaan sen käynnistyessä, hankkeen aikana ja hankkeen valmistuttua. Useita vuosiakin kestävien hankkeiden tiedottamisessa pitää huomioida viestinnän perusteet (luotettavuus, nopeus ja tasapuolisuus sekä vuorovaikutusmahdollisuudet). Viestintäsuunnitelma rakentuu hankkeen luonteen mukaisesti; normaalin sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen lisäksi huomioidaan tiedottaminen hankkeen mahdollisille erityiskohderyhmille. Tärkeää on, että tieto kulkee koko ajan hankkeessa mukana olevien yhteistyötahojen viestintävastaaville. Verkostoituminen lisää tiedonkulkua Eri toimialojen tiedottajien verkostoituminen ja säännölliset tapaamiset parantavat tiedon kulkua ja luovat paremmat toimintaedellytykset niin sisäiseen kuin ulkoiseen tiedottamiseen. Eri hallintokunnissa oleva tieto sidosryhmistä, yhteystiedoista ja osaamisalueista nopeuttaa ja helpottaa työskentelyä. Yhteisten kokousten, koulutusten ja vierailuiden avulla tiedottajat vahvistavat niin keskinäistä yhteistyötä kuin yhteistyötä ulkopuolisiin, tärkeisiin sidosryhmiin (joukkoviestimet, toimittajat, eri yhteisöjen tiedottajat). Projekteja varten omat ohjeet Kaikille projekteille, jossa Oulun kaupunki on mukana, laaditaan viestintäsuunnitelma jo projektin alkuvaiheessa. Kuntalaki velvoittaa tiedottamaan ennakkoon käynnistyvistä, merkittävistä hankkeista. Projektin asettamispäätöksen tekijä huolehtii siitä, että asiasta tiedotetaan asianmukaisella tavalla. Projektin asettamisen jälkeen aktiivisen sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen vastuu on projektipäälliköllä tai erikseen määrätyllä henkilöllä. Erityisesti kansainvälisissä hankkeissa sitoudutaan aktiiviseen tiedottamiseen jo rahoittajasopimuksessa. Tiedottamisessa voi tarpeen mukaan hyödyntää hallinnossa olevia alan asiantuntijoita. Tiedottamisen hyviä kanavia ovat paikallisten sanomalehtien ja radion ohella myös Oulun kaupungin omat sisäiset ja ulkoiset tiedotuslehdet. Sisäinen tiedottaminen on tärkeää, jotta henkilökunta tietää, millaista toimintaa kaupungilla on menossa, miksi projekti on olemassa ja mitkä ovat sen tavoitteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt. Kaupunki huolehtii siitä, että projektin vaikutuksista kerrotaan henkilöstölle. Tiedot- 19

22 tamisen pelisäännöt sovitaan projektissa mukana olevien henkilöiden kesken. Sisäistä tiedottamista palvelee myös KuntaToimistossa nähtävillä oleva asettamispäätösrekisteri. 7. KANSAINVÄLINEN OULU Voimakas kansainvälistyminen on lisännyt kanssakäymistä kaikkialle maailmaan, mutta etenkin Euroopan unionin maihin sekä unionin hallintoon. Lisääntyneen yhteistyön, liikematkailun, vapaa-ajan turismin sekä maahanmuuton tarpeisiin vastataan myös Oulun kaupungin viestinnässä. Kaupungin viestintä toimii kaikilla yhteistyön tasoilla suunnitelmallisesti. Verkostot kansainvälistävät Oulua Tärkeän osan kansainvälisestä kanssakäymisestä muodostaa kaupungin toiminta erilaisissa verkostoissa. Vaikuttamis- ja suhdetoiminta, kokous- ja liikematkailu sekä elinkeinoelämän kansainvälistymistarpeet ohjaavat myös kaupungin viestintää ja yhteistyötä. Viestinnän tarkoituksena on tukea tapaamisten, kokousten ja konferenssien päämääriä sekä Oulun strategiassa mainittuja imagotavoitteita. Erityisesti vaikuttamistoiminnan edistämiseksi otetaan huomioon eri kielivaatimukset materiaaleissa. Tekninen varustus, tulkkaus- ja käännöspalvelut sekä tiedotusvälineiden työskentely- ja haastattelutilojen järjestäminen ovat kokousten ja kongressien haastavinta työkenttää ja vaativat huolellisen ja ammattitaitoisen valmistautumisen. Eri toimialojen erityisosaamista vaativan kansainvälisen toiminnan, kuten kulttuurivaihdon tukemiseksi huolehditaan tarvittavista materiaaleista ja voimavaroista toimialakohtaisesti. Turismi lisääntyy Liikematkustajilla ja vapaa-ajan matkailijoilla on osittain samoja tarpeita: huvielämä, ravintola- ja hotellipalvelut, kulttuuritarjonta ja kaupat kiinnostavat molempia ryhmiä. Oululainen kulttuuritarjonta ja kaupalliset palvelut tulee ottaa huomioon elinkeinoelämän kanssa tehtävässä yhteistyössä. Ouluun saapuville 20

23 matkailijoille käytettävissä tulee tarjota yleisimmillä kielillä esitteitä, oppaita ja karttoja kaupunkiin tutustumisen helpottamiseksi. Verkkopalvelut ovat kätevä tapa tutustua Ouluun etäältä ja tehdä tiedusteluja ja varauksia. Maahanmuuttajat huomioidaan viestinnässä Maahanmuuttajien ja turvapaikanhakijoiden tiedonsaannin turvaamiseksi kaupunki turvaa tarvittavat käännös- ja tulkkipalvelut sekä vastaa henkilökunnan kielitaidon ja monikulttuurisuuden kehittämisestä. Tietoa eri kulttuureista jaetaan ja tuotetaan molemminpuolisesti ja aktiivisesti, jolloin ehkäistään perusteettomia ennakkoluuloja ja haitallisia asenteita. Verkkopalveluilla voidaan helpottaa ulkosuomalaisten sekä toisella paikkakunnalla asuvien tiedonsaantia. Esimerkiksi sähköisten lomakkeiden, esitteiden ja ajan tasalla olevien yhteystietojen avulla voimme palvella myös ulkomailla asuvia oululaisia. Kielitaidon merkitys korostuu Kielitaito on usein perusedellytys kansainvälisen viestinnän toteuttamiselle. Viestinnän kannalta on kuitenkin oleellista, että tiedonkulku ei ole kiinni kielitaidosta. Kaupunki tukee henkilökunnan kielitaidon kehittämistä ja ylläpitämistä järjestämällä kielikoulutusta. 21

24 8. MARKKINOINTIVIESTINNÄLLÄ VAHVISTETAAN OULUN KAUPUNKIKUVAA Perusviestit ilmentävät Oulun kaupungin tavoitteita. Kaupunkia profiloidaan markkinointiviestinnällä ja perusviestit toimivat osana markkinointia. // Oulun kaupungin valitsemat perusviestit ovat: - Oulu ja Oulun seutu ovat pohjoisen Euroopan osaamisen ja elinkeinojen kehittämisen keskus. - Oulu on menestyvä, vetovoimainen ja taloudellisesti vakaa kaupunki. - Oulussa on hyvä elinympäristö ja asukkaiden tarpeesta lähtevä palvelut. - Oulu on yhteistyökykyinen, kansallisesti ja kansainvälisesti vahva vaikuttaja. Perusviestejä voidaan muunnella kielellisesti ja visuaalisesti markkinointiviestinnän käyttötarkoituksiin. Markkinointiviestinnässä otetaan huomioon myös kaupungin arvot. Visuaalinen ilme voimistaa sanomaa Oulun markkinointiin laadittua yhtenäistä visuaalista ilmettä voidaan hyödyntää myös hallintokuntien markkinointiviestinnässä. Kaupungin visuaalisen ilmeen perustana käytetään uutta markkinointitunnusta eli liikemerkkiä sekä kaupungin vaakunaa. Markkinointitunnusta käytetään kaupungin painotuotteissa sekä soveltuvin osin intranet-, ekstranet-, ja internetsivustoissa. Markkinointitunnuksen graafisilla ohjeilla ohjataan painotuotteiden ulkoasua. Graafisilla ohjeilla määritellään ainakin kaupunkitason kirjekuorien, kirjelomakkeiden, saatteiden, käyntikorttien, tiedotteiden, ilmoitusten ja julkaisusarjojen kansien ilme. 22

25 Myönteinen työnantajaimago luo kiinnostusta Henkilöstö on Oulun kaupungin voimavara, siksi kiinnostusta kaupunkiin työnantajana tulee vahvistaa. Oulun kaupunki tarvitsee yhä enemmän uutta henkilöstöä. Työnantajaimagoa vahvistetaan vuorovaikutuksella paikalliseen opiskelevaan nuorisoon sekä valtakunnan tasolla työelämän aktiiviväestöön. Työnantajaimagoa vahvistaa Oulun kaupungin näkyminen paikallisessa ja valtakunnallisessa mediassa. Nykyinen henkilökunta viestii lähiverkkojen kautta kaupungista työnantajana. Siksi henkilökunnalla on oltava asialliset tiedot kaupungista työnantajana. Oulun kaupunki osallistuu rekrytointitapahtumiin ja kehittää työpaikkailmoittelua. Tutkimusten avulla seurataan työnantajaimagoa ja Ouluimagoa. Tavoitteena on, että Oulu on inhimillisten voimavarojen strategian mukaisesti maan vetovoimaisin kuntatyönantaja. Ilmoitukset ja mainonta Ilmoitusasioista päätetään valtuustokausittain. Ajan tasalla oleva ilmoitusohjeisto löytyy internetistä Oulun kaupungin viestinnän sivuilta. Kaupungin yhtenäinen graafinen ilme näkyy myös ilmoituksissa. Oulun kaupunki ilmoittaa myös yhteisilmoituksilla. Yhteisilmoitukset tehdään kaupungin painatuskeskuksessa. Työpaikkailmoittelussa sähköinen rekrytointi lisääntyy jatkuvasti. Työpaikkailmoittelussa otetaan huomioon työvoiman saatavuuteen liittyvät tekijät. Sanomalehti-, televisio ja radiomainontaa käytetään harkiten. Mainonnasta päätetään erillistapauksissa projektikohtaisesti. Imagomarkkinointi tehdään muiden viestinnällisten tuotteiden/välineiden kautta. Oulun kaupunki ei osallistu tuki-ilmoitteluun. Messut, näyttelyt ja kongressit osana markkinointiviestintää Oulun kaupunki osallistuu yleisiin messutapahtumiin yhtenäisellä ilmeellä, jos tapahtumaan osallistuu useita eri hallintokuntia. Hallintokunnat ja liikelaitokset voivat myös itsenäisesti osallistua messuille ja näytte- 23

26 lyihin omilla teemoillaan. Messunäkymisellä vahvistetaan Oulun imagoa ja erillisillä teemoilla voidaan markkinoida ajankohtaisia palveluja, tuotteita tai tapahtumia. Valtakunnallisille ja kansainvälisille messuille osallistutaan pääsääntöisesti Oulun seudun markkinoinnin kanssa yhteistyössä. Kongresseihin ja niiden järjestämiseen osallistumisesta päätetään tapauskohtaisesti. Suhdetoiminnalla rakennetaan Oulun imagoa Kaupungin delegaatioiden ja kaupunkiin saapuvien ryhmien suhdetoiminnallinen arvo tiedostetaan. Kaupungin vieraiden ja ystävyyskaupunkivieraiden ohjelmasta päättää kaupungin johto tapauskohtaisesti. Hallintokunnat hoitavat itsenäisesti oman alansa ryhmien vierailut ja käyttävät tarvittaessa apuna kaupungin keskusviraston kokemusta vierailujen järjestämisessä. 24

27 LIITE: Asiakirjan julkiseksi tulo Julkisuuslaki eli laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) antaa pelisäännöt viranomaisten viestinnälle. Laki sääntelee viranomaisten hallussa olevien asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa. Arkityön kannalta huomattavaa on se, että ilmaisulla asiakirja tarkoitetaan myös asiaa tai tietoa. Julkisuus ei määräydy koko asiakirjan perusteella sama asiakirja saattaa sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa/asiaa. Julkisuuslakiin sisältyy julkisuusperiaate (1. luku 1 ), jonka mukaan Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. Luvuissa 1 ja 2 säädetään tarkemmin, mikä on viranomaisen asiakirja ja milloin ne tulevat julkisiksi. Viranomaiselle toimitettu asia/asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on saanut sen (julkisuuslaki 7 1 momentti). Näin ollen jokainen hakemus tulee julkiseksi omana saapumisaikanaan, ei tiettynä kaikkia koskevana ajankohtana, ei siis esimerkiksi vasta hakuajan loputtua. Tärkeä periaate on myös se, että jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. (3. luku 9 ). Jo Suomen perustuslain (731/1999) kansalaisen perusoikeuksia käsittelevän 2. luvun 12 :ssä säädetään, että viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta. Tietyt asiakirjat on kuitenkin säädetty salassapitovelvollisuuden alaisiksi. Asiakirja on salainen, jos se julkisuuslain tai muun lain mukaan säädetään salassa pidettäväksi tai jos se sisältää tietoja, joita koskee vaitiolovelvollisuus (julkisuuslaki 22 ). Salassapidosta tarkemmin julkisuuslain luvuissa 6 ja 7. Salassa pidettävä tieto on pidettävä ulkopuolisten tavoittamattomissa, vaikka asiakirja olisikin pääasiassa julkinen. Henkilörekisteristä luovutettavista tiedoista ja muista henkilötietoihin liittyvistä asioista säädetään henkilötietolaissa (523/1999). Viranomaisella on tiedonantovelvollisuus keskeneräisissä asioissa, viranomaisella on velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa ja viranomainen voi myös tuottaa pyynnöstä tietoaineistoja (julkisuuslain luku 5). Tiedonantovelvollisuus keskeneräisistä asioista tarkoittaa sitä, että viranomaisen tulee laatia ja pitää saatavilla asiakirjoja, joista selviävät 25

28 tiedot valmisteilla olevista yleisesti merkittäviä kysymyksiä koskevista suunnitelmista, selvityksistä ja ratkaisuista. Tällaisia yleisesti merkittäviä kysymyksiä ovat esimerkiksi maankäyttöä, asuntotuotantoa, rakentamista ja ympäristönsuojelua koskevat suunnitelmat (Ahvenainen & Räty 1999,119). Pykälässä 20 säädetään viranomaisen velvollisuudesta tuottaa ja jakaa tietoa: Viranomaisen on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tässä tarkoituksessa tarvittaessa laadittava oppaita, tilastoja ja muita julkaisuja sekä tietoaineistoja palveluistaan, ratkaisukäytännöstään sekä yhteiskuntaoloista ja niiden kehityksestä toimialallaan. Viranomaisen on tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Viranomaisten on huolehdittava siitä, että yleisön tiedonsaannin kannalta keskeiset asiakirjat tai niitä koskevat luettelot ovat tarpeen mukaan saatavissa kirjastoissa tai yleisissä tietoverkoissa taikka muilla yleisön helposti käytettävissä olevilla keinoilla. Julkisuuslaista lisää Oikeusministeriön julkisuuslakiin liittyvästä tietopaketista: LIITE: Tiedotus ja osallistuminen kuntalain mukaan Kunnallista viestintää ohjaa perustuslain ja julkisuuslainsäädännön lisäksi kuntalain (365/1995) tiedotus- ja osallistumispykälät. Kuntalain 29 pykälän mukaan Kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kunnan on laadittava tarvittaessa katsauksia kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Asukkaille on myös tiedotettava, millä tavoin asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille. Milloin kunnan tehtävä on annettu yhteisön tai säätiön hoidettavaksi, kunnan on sopivin tavoin tiedotettava asukkailleen yhteisön tai säätiön toiminnasta. Kuntalain 27 pykälässä säädetään kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista kunnassa. Pykälän mukaan: Valtuuston on pidettävä huolta siitä, että kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on edellytykset osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Tällaista osallistumista ja vaikuttamista voidaan pykälän mukaan edistää erityisesti muun muassa valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia kunnan toi- 26

29 mielimiin, tiedottamalla kunnan asioista ja järjestämällä kuulemistilaisuuksia sekä selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa. Lisäksi pykälän 28 mukaan jokaisella kunnan asukkaalla on aloiteoikeus eli oikeus tehdä kunnalle aloitteita sen toimintaa koskevissa asioissa. Aloitteen tekijälle on ilmoitettava aloitteen johdosta suoritetut toimenpiteet. Kokouksen julkisuudesta säädetään näin: Valtuuston kokoukset ovat julkisia, jollei kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai jollei valtuusto muuten painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä. Valtuuston suljetussa istunnossa esitetyt ja siinä käydystä keskustelusta laaditut asiakirjat ovat salassa pidettäviä, jos niin laissa säädetään. Muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat julkisia vain, jos niissä ei käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi, ja jos toimielin niin päättää. ( voimaan tullut laki kuntalain 57 ja 74 :n muuttamisesta (622/1999) ) 27

30 28 $SXODLVNDXSXQJLQMRKWDMD RPLVWXVMDWXRWDQWR.$8381*,19$/ $8381*,1+$//,786 7DUNDVWXV ODXWDNXQWD $SXODLVNDXSXQJLQMRKWDMD SDOYHOXW.HVNXVYDDOL ODXWDNXQWD 2XOXVHXGXQ <ULW\VSDOYHOX NHVNXNVHQ MRKWRNXQWD +DQNLQWD ODXWDNXQWD.DXSXQJLQMRKWDMD 1XRULVRDVLDLQ ODXWDNXQWD 6RVLDDOLMD WHUYH\V ODXWDNXQWD /LLNXQWD ODXWDNXQWD 2SHWXV ODXWDNXQWD.XOWWXXUL ODXWDNXQWD 7HNQLQHQ ODXWDNXQWD 5DNHQQXV ODXWDNXQWD (QHUJLD ODXWDNXQWD 2XOXQ7LHWRWHN QLLNDQMRKWRNXQWD <PSlULVW ODXWDNXQWD 2XOXQ$WHULDQ MRKWRNXQWD 2XOXQ.DWXWXR WDQQRQMD2XOXQ &RPDFLQMRKWRN 3RKMRLV3RKMDQPDDQ PXVHR 7DLGHPXVHR.DXSXQJLQRUNHVWHUL.DXSXQJLQWHDWWHUL 1XRULVRMDNXOWWNHVNXV.DXSXQJLQNLUMDVWR.XOWWXXULDVLDLQNHVNXV /XNLRW 3HUXVNRXOXW 2SHWXVYLUDVWR /LLNXQWDYLUDVWR 1XRULVRDVLDLQNHVNXV 0LHOHQWHUYH\VMD YDPPDLVSDOYHOXW\ 9DQKXVW\ 7HUYH\GHQKXROWR 6RVLDDOLW\ 2XOXRSLVWR.RQVHUYDWRULR 7DLGHNRXOX 3lLYlKRLWRMDSHUKHW\ +DOOLQWRMDWDORXV 7HNQLQHQNHVNXV 2XOXQ9HVL 2XOXQ6DWDPD 2XOXQ-lWHKXROWR 2XOXQ(QHUJLD 2XOXQ$WHULD 5DNHQQXVYDOYRQWD YLUDVWR <PSlULVW YLUDVWR 2XOXQ7LHWRWHNQLLNND 2XOXQ.DWXWXRWDQWR 2XOXQ&RPDF +$//,112//,1(125*$1,6$$7,2 NDXSXQJLQMRKWDMDQMDDSXODLVNDXSXQJLQMRKWDMLHQYDVWXXDOXHLWWDLQ 5HYLVLRWRLPL 6RVLDDOLMD WHUYH\VMDRVWR.DQVOLDSllOOLNN.HVNXVYLUDVWR /RJLVWLLNNDNHVNXV 2XOXVHXGXQ <ULW\VSDOYHOXNHVNXV 2XOXQ7\ WHUYH\ GHQMRKWRNXQWD 2XOXQ7\ WHUYH\V 2XOX.RLOOLVPDDQ SHODVWXVODLWRNVHQ MRKWRNXQWD 2XOX.RLOOLVPDDQ SHODVWXVODLWRV 3DOYHOXWXRWDQWR MDRVWR /LLNHODLWRVWHQ ODXWDNXQWD