Toiminnan johtamisen ja kehittämisen valmennus. Kevät 2017

Transkriptio

1 Toiminnan johtamisen ja kehittämisen valmennus Kevät 2017

2 Agenda Kokonaisarkkitehtuuri mitä se on? Miten digitalisaatiohankkeissa onnistutaan? Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt Kokonaisarkkitehtuuri ja organisaation johtaminen

3 Kokonaisarkkitehtuurissa on kysymys isosta kuvasta Olli-Pekka Heinonen Valtiosihteeri Haastattelu

4 KOKONAISARKKITEHTUURI MITÄ SE ON?

5 Miten viihtyisä ja toimiva kaupunki toteutetaan?

6 Kokonaisarkkitehtuuri toiminnan kokonaisvaltaisen kehittämisen työkalu Kokonaisarkkitehtuuri on strategisen johtamisen väline, jonka avulla ohjataan toiminnan kehittämistä kohti määriteltyä tavoitetta kuvaa, kuinka organisaation elementit liittyvät toisiinsa ja toimivat kokonaisuutena, sekä organisaation sisällä, sekä suhteessa muihin toimijoihin (yhteen toimivuus) Ihmiset, Sidosryhmät / toimijat Kyvykkyydet Toimintaprosessit Tiedot Tietojärjestelmät Teknologiat

7 Kokonaisarkkitehtuurissa on kysymys strategian toimeenpanosta Kääntäen, mikäli sitä tehdään ilman strategian ohjausta, se ei ole kokonaisarkkitehtuuria Missä haluamme olla kahden, viiden tai kymmenen vuoden päästä? Tavoite / Tarve Takaisinkytkentä Toiminnan strategia Kokonaisarkkitehtuuri = Strategian toimeenpano Tavoitetila Tiekartta tavoitetilan saavuttamiseksi Hankkeet, projektit, palvelut ja päivittäiset operaatiot = Kokonaisarkkitehtuurin toteutus Tiekartan toteutus projekteissa

8 Kokonaisarkkitehtuurin neljä näkökulmaa TIETOJÄRJESTELMÄ- ARKKITEHTUURI Operatiiviset toimintaa tukevat tietojärjestelmät Tukijärjestelmät Integraatiot TOIMINTA- ARKKITEHTUURI Toimijat ja vuorovaikutussuhteet Palvelut Prosessikartta Toiminnan tavoitteet Strategia TIETOARKKITEHTUURI Käsitteet Tietorakenteet Tietojen varastointi ja hallinta Tietojen yhteiskäyttöisyys TEKNOLOGIA- ARKKITEHTUURI Elinkaaret ja kehitysmallit Teknologiavalinnat Kustannusvaikutukset Periaatteet ja politiikat Kokonaisarkkitehtuurin hallinta

9 Kokonaisarkkitehtuurissa on kysymys isosta kuvasta Toiminnassa tapahtuu koko ajan kiihtyvällä tahdilla muutoksia joihin on vastattava Miksi minun pitäisi kehittää kokonaisarkkitehtuuria? Strategian muutos Muutos toiminnassa tai toimintamallissa Kilpailuedun ja - kyvyn lähteiden löytäminen Yhteentoimivuuden kehittäminen Kustannusten alentaminen Teknologiasalkun rationalisointi Toiminnan ja teknologian linjaaminen Kompleksisuuden ja päällekkäisyyden purkaminen 9 Prosessien ja toimintatapojen optimointi, ketteryyden lisääminen 10 Palvelujen kehityksen ja toimituksen nopeuttaminen 11 Lainsäädännön vaatimukset 12 Valvonnan vaatimukset

10 MITEN DIGITALISAATIOHANKKEISSA ONNISTUTAAN?

11 Digitalisaatio ajurina Toiminnan tehostaminen Asioinnin helpottaminen Uusien palvelujen luonti Digitaaliset palvelut osaksi kokonaispalvelua Asiakaskokemuksen parantuminen Uusia palvelukokonaisuuksia Digitalisaatiolla tarkoitetaan kokonaisvaltaista toimintatapojen uudistamista, joka sisältää myös uusien digitaalisten teknologioiden käyttöönottoja. Lähde:

12 Strategiset Tavoitteet Kehitystoimenpiteet Kyvykkyydet Strategialähtöinen kokonaisarkkitehtuuri Fokus toiminnan tavoitteissa Fokus tavoitteiden toteutuksessa Prosessit Tieto Järjestelmät Teknologia Visio ja Strategia Kyvykkyys tarkoittaa organisaation kykyä toimia tarkoituksenmukaisella tavalla tietyllä osa-alueella ja kykyä hyödyntää osaamistaan sekä resurssejaan, jotta strategiset tavoitteet saavutetaan. Organisaatioiden, niin yritysten kuin julkisten organisaatioidenkin, kyvykkyyden nähdään koostuvan kolmesta osakokonaisuudesta: toimintamallit ja prosessit, henkilöstö ja osaaminen sekä tiedot ja järjestelmät. Kokonaisarkkitehtuurityötä voi tehdä ilman organisaation kyvykkyyksien virallista määrittelyäkin. Kyvykkyyksien hahmottaminen karkeallakin tasolla tukee ongelmakohtien ja onnistumisten tunnistamista

13 Verohallinnon kannanottoja: Joukkoistetun henkilökuljetustoiminnan verotus Yle: Verohallinto otti kantaa: Ubertoiminta on ansiotuloa, Airbnbtoiminta pääomatuloa Strategiset kyvykkyydet käytännössä Case Jakamistalous Yle: Uusi ase verojen välttelyä vastaan: kuuma linja kassakoneista verottajalle HS: Uber aloittaa yhteistyön Ruotsin verottajan kanssa vahvistaa toimintansa avoimuutta Ei-ammattimaisesta henkilönkuljetuksesta saatu tulo on veronalaista ansiotuloa, joka voidaan verkossa ilmoittaa veroilmoituksella. Halu maksaa veroja jakamistalouden avulla saaduista tuloista voi olla heikko. Verohallinto suunnittelee yhteistyötä palveluntarjoajien kanssa, jossa esim. ajomatkatiedot lähetetään verottajalle suoraan. Tavoitteena tilanne, jossa verojen ilmoittaminen on palveluntarjoajalle mahdollisimman helppoa ja harmaantalouden torjunta tehostuu. Kynnyskyvykkyys Dynaamiset kyvykkyydet (kyky muuttaa kyvykkyyksiä) Erottava kyvykkyys Strategiset kyvykkyydet

14 Tehokas julkisten digitaalisten palvelujen rakentaminen Monikanavaisuus Keskitetty digitaalisten palveluiden kehittämisen johtaminen Digitaalisten palvelujen tavoitetila ja tiekartta Palvelumuotoilu, prosessien kehittäminen digitalisaation keinoin sekä yhteisten osioiden tunnistaminen Tarvittavien ICTmuutosten toteuttaminen Tarkennettu markkinointi ja viestintä Digitaaliset palvelut osana asiakkaan arkea Muutosjohtaminen digitaalisen palvelun organisaatiossa Yleisviestintä ja markkinointi digitaalisista palveluista

15 Toiminnan tavoitteet, kehitystarpeet ja nykytila ohjaavat kokonaisarkkitehtuuria Toiminnan visio ja strategia Toiminnan akuutit kehitystarpeet ja -ideat Kokonaisarkkitehtuurin nykytila Toiminnan tavoitteet Nykytilan vahvuudet ja kipupisteet Tavoitetila: palvelut, tiedot, tietojärjestelmät ja teknologia Kehittämisen tiekartat

16 Harjoitus

17 JULKISEN HALLINNON KOKONAISARKKITEHTUURI

18 Organisaation oma KA on osa laajempaa kokonaisuutta Organisaation oman kokonaisarkkitehtuurin suunnittelussa tulee ottaa huomioon Ylemmän tason ohjaavat arkkitehtuurit Suunnitteluun vaikuttavat viite- ja sidosarkkitehtuurit Em. asioiden huomiointi ja yhtenäinen kuvaustapa koko julkisessa hallinnossa edistää yhteentoimivuuden toteutumista

19 JHS179 kokonaisarkkitehtuurimenetelmä Lähtökohdat Palvelut Prosessit 1. Periaatteet, visio ja vaatimukset Suunnittelun sidosryhmät Arkkitehtuurin visio Strategiat Arkkitehtuurin visio Kehittämisvaatimukset 2. Arkkitehtuurirakenteet Tietoarkkitehtuuri Käsitteet Tiedot ja tietorakenteet Kehittämis -tavoitteet Tietojärjestelmät Arkkitehtuurin visio Arkkitehtuuriperiaatteet Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Tietojärjestelmäpalvelut Teknologiaarkkitehtuuri Teknologiapalvelut Teknologiaresurssit Arkkitehtuurin hallinta JHS179 määrittelee julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmän kuvaa yhtenäisen suunnittelumenetelmän sekä yhtenäiset kuvaustavat ja -mallit julkisen hallinnon organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen sen eri vaiheissa. Roolit ja toimijat Tietovarannot 3. Arkkitehtuurintoteutus Toteuttavat kyvykkyydet Ratkaisut ja migraatiot Työpaketit Standardit Kehittämisohjeet

20 KOKONAISARKKITEHTUURIN HYÖDYT

21 Kokonaisarkkitehtuuri tuottaa korkean tason hyötyjä Kokonaisuuden tasolla optimointi johtaa aina tehokkaimpaan mahdolliseen ratkaisuun MIKSI? Kokonaisnäkyvyys ratkaisuihin ja palveluihin Selkeä, määrämuotoinen, ennakoitava tavoitetila Strategian jalkauttaminen koko organisaatioon (toiminta, tietojärjestelmät, teknologia) Valistuneempi ja nopeampi päätöksenteko Nopeampi vaikutusarviointi Yhteinen toiminnan kehittämisen kieli Vähemmän osaamissiiloja MITÄ? Nopeampi palvelujen tuotanto ja lanseeraus Alempi teknologian kokonaiskustannus Suurempi tehokkuus Parempi sääntelyn ja valvonnan mukaisuus MITEN KOKONAIS- ARKKITEHTUURI TÄMÄN TEKEE? Parempi ymmärrys nykytilasta Uudelleen käytettävät ratkaisut Standardit Yhteinen tieto Yhtenäiset teknologiavalinnat Optimointi Yhtenäiset prosessit Priorisointi Palveluhallinta Jatkuvuuden hallinta Auditoitavuus

22 Keskeisiä hyötyjä Tunnistettuja asioita joiden kautta onnistumista voi mitata 1 Samoja toimintoja toteuttavien järjestelmien määrän väheneminen yhteisten alustojen määrän kasvu 5 Datan ja informaation päällekkäisyydestä aiheutuvien virheiden määrän väheneminen (=tietoarkkitehtuurin johdonmukaisuus) 2 Päällekkäisten toimintojen ja prosessien määrän aleneminen kokonaisvaltaisempi yhteistyö ja vaikuttavuuden mittaaminen 6 Datan ja informaation välittämisestä aiheutuvien virheiden määrän väheneminen (=integraation tehokkuus ja johdonmukaisuus) 3 Samojen toimintojen tehokkuuden mittaaminen läpi organisaatioiden, eli JHKA -tasolla 7 Samaan aikaan käynnissä olevien projektien / hankkeiden hallitumpi määrä parempi yhteistoiminta projektien välillä, vähemmän ristiriitoja 4 Uusien palvelujen läpimenoajan (palvelu kansalaiselle / sidosryhmälle) mittaaminen 8 Teknologian ajantasaisuuden parantuminen palavien alustojen määrän väheneminen

23 Hankehallinta Kytkennät realisoituvat konkreettisessa tekemisessä Parhaatkaan suunnitelmat eivät koskaan realisoidu ellei niitä viedä käytännön tasolle Nykyisten ja tarvittavien toimenpiteiden suunnittelu kokonaisuutena. Yhdestä kuvasta näkymä projektin / hankkeen laajuuteen ja työkalu vaikutusarviointiin Mitä organisaatiotason tavoitteita tuetaan? Mikä on projektin toiminnallinen laajuus? Mitä järjestelmiä / tietoja / teknologioita hanke koskee? Ketä projektissa tarvitaan? Mitkä sidosryhmät? Kehitysportfolion suunnittelu kokonaisuutena Kokonaiskuva siihen miten substanssitoiminnan fokusalueet, projektit ja hankkeet sekä järjestelmät ja tieto kytkeytyvät. Projektit voidaan suunnitella kokonaisvaltaisemmin ja käynnistää nopeammin. Toiminnan suunnittelu Projektien suunnittelu Yksityiskohtaisesti kuvattu toiminnan rakenne sekä toiminnan, järjestelmien ja tietojen yhteydet nopeuttavat projektien käynnistämistä. Kokonaisnäkymä järjestelmiin ja tietoihin mahdollistaa tehokkaamman integraation ja tietovarastojen suunnittelun Kattava kokonaiskuva auttaa myös palvelujen hallinnassa, muutosten vaikutusarvioinnissa, toimii pohjana esim. laatupoikkeamien hallinnalle Tekninen suunnittelu Integrointi Palvelujen hallinta Työkalu suunniteltujen muutosten vaikutusarviointiin

24 Case Oppijan verkkopalvelut Mika Tammilehto Johtaja, Opetus- ja kulttuuriministeriö Haastattelu dnm1d

25 KOKONAISARKKITEHTUURI JA ORGANISAATION JOHTAMINEN

26 Kokonaisarkkitehtuuri yhdistävänä tekijänä Laadunhallinta Kehittämisen hallinta Johtaminen Riskienhallinta Kokonaisarkkitehtuuri Tavoiteasetanta Kehittäminen Kokonaisarkkitehtuuri ei saa olla organisaation muusta toiminnasta irrallinen saareke Kokonaisarkkitehtuuri tulee kytkeä osaksi organisaation jatkuvaa toimintaa Toiminnan ja palveluiden hallinta Toiminta

27 Kokonaisarkkitehtuurin toimijat Kokonaisarkkitehtuurin kokonaisvastuu on johdolla JOHTO Vastuu toiminta- ja tietoarkkitehtuurista painottuu toiminnan kehittäjille Vastuu tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurista painottuu tietohallinnolle

28 Strategia- ja kokonaisarkkitehtuurityö linkittyvät vuosikellossa Kokonaisarkkitehtuuriprosessi seuraa strategian muutosta tehokkuus syntyy ketteryydestä Strategia ja arkkitehtuuriprosessit tahdistettu Strategian johtaminen Strateginen taso Strateginen arkkitehtuurin suunnittelu Toiminnan muutostarpeista arkkitehtuurin kehitystarpeet hankesalkkuun lyhyellä syklillä Edellyttää kirkasta ja kokonaisvaltaista ymmärrystä nykytilasta. Tulossopimus Projektisalkku Toimeenpano Taktinen taso Toimeenpano Arkkitehtuurityön johtaminen KA-tavoitteet KA-kuvaukset Edellyttää myös arkkitehtuurin vaikuttavuuden arviointia. Toteutus Operatiivinen taso Arkkitehtuurin ohjaus projekteissa Pidä mikrofoni vaimennettuna Pyydä puheenvuoro Keskustelu-ikkunan kautta

29 Organisaation toiminnan kehittäminen Visio ja strategia ohjaavat arkkitehtuurin kehittämistä Arkkitehtuurilla hallitaan kokonaisuutta ja ohjataan hankkeiden valintaa hankesalkkuun hankkeen suunnittelua hankkeessa kehitettävien toimintoprosessien ja tietojärjestelmien suunnittelua Arkkitehtuuri toteutuu vaihe vaiheelta kehittämishankkeiden kautta Kehityshankkeissa voidaan havaita muutostarpeita arkkitehtuuriin Tämä palautelinkki on äärimmäisen tärkeä arkkitehtuurin toimivuudelle

30 Kokonaisarkkitehtuuri ohjaa kehitysprojekteja Kokonaisarkkitehtuurin hallinta 2 KA tavoitetila ja tiekartta Ratkaisuarkkitehtuuri: Tuki projekteille 3.2 Projektin ratkaisuarkkitehtuuri 1 Fokus strategiassa ja KA:ssa 3 Strategiaprosessi Kehitysprojektit 3.1 Projektitavoitteet Fokus projekti- ja ratkaisuarkkiteh. 3.3 Projektin implementointi 4 Nykytila lunastaa tavoitteet 3.4 KA päivitykset

31 Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen vaiheet pelkistetysti Strategia lähtökohdaksi Perustietojen kartoitus Riippuvuuksien kartoitus Tavoitetilan suunnitelu Toimenpidesuunnitelma Strategiset tavoitteet Strategian saavuttamisessa tarvittavat kyvykkyydet Toiminnan prosessit Toiminnassa käsiteltävät tiedot Tietojärjestelmät Teknologiakomponentit Organisaatio ja sidosryhmät Prosessit, järjestelmät ja organisaatioyksiköt Prosessit, tiedot ja organisaatioyksiköt Tietojärjestelmät ja tiedot Järjestelmät ja teknologiakomponentit Strategiaa tukeva arkkitehtuurin tavoitetila Arkkitehtuuriperiaatteet Arkkitehtuurin toimeenpanosuunnitelma Arkkitehtuurin hallinnointi Kehitysprojektien ohjaaminen Strategiasta kokonaisarkkitehtuuriin Yksityiskohdista kokonaisuuteen Nykytilasta tavoitetilaan Suunnitelmasta toteutukseen

32 Harjoitus

33 Keskeisiä onnistumisen edellytyksiä Kokonaisarkkitehtuurin kehittämistä pitää ehdottomasti miettiä realistisesti ja tarvelähtöisesti 1 Varmista johdon sitoutuminen ja tuki - tee aina toiminta- ja strategialähtöisesti. 6 Mittaa, mittaa, mittaa tunnista hyödyt, mittaa niiden toteutumista ja vaikuttavuus - ja optimoi! 2 Tavoitehakuisuus ja rohkeus KA:n lupausten antamisessa valmistaudu lunastamaan lupaus. 7 Hae tasapaino joustavuuden ja kontrollin välillä. 3 Pragmaattisuus ota aina huomioon organisaatio johon toimintaa pystytetään. Yksi koko ei sovi kaikille. 8 Huolehdi viestinnästä kaikkien sidosryhmien kesken. 4 Pyri nopeisiin mitattaviin hyötyihin vältä pitkää läpimenoaikaa ja suurta rysäystä. 9 Käytä sopivia standardeja järkevästi soveltaen (kuten JHS/JHKA) älä tee työtä eri tavoilla eri paikassa. 5 Kuvaa nykytila vain sillä tasolla, että näet mitä pitää muuttaa ja mihin muutokset vaikuttavat. 10 Huomioi sidosarkkitehtuurit ja julkisen hallinnon yhteentoimivuus

34 Johtaminen Menetelmät ja työvälineet Strategia Toiminnan kehittäminen Kyvykkyydet Kokonaisarkkitehtuuri Tavoitetila Yhteenveto päivän sisällöstä Nykytila Polku tavoitteeseen Toiminta Teknologia Tiedot 4 näkökulmaa Tietojärjestelmät Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen helpottaa toiminnan ja tietojärjestelmien kokonaisvaltaista kehittämistä tukee digitalisaatiohankkeissa onnistumista edistää yhteentoimivuutta onnistuminen edellyttää johdon tukea Muista lunastaa lupaus pyri aina käytännönläheisyyteen ja hyödyn tuottamiseen

35 KIITOS! Klikkaamalla keskustelu-ikkunan linkkiä voit kertoa helposti mitä mieltä olit Palautetta hyödynnetään valmennuksen kehittämiseen yhdessä VM:n kanssa Palautelinkki jaetaan myös sähköpostiin