Johdon työkalut julkisen hallinnon digitalisaatiossa

Transkriptio

1 Johdon työkalut julkisen hallinnon digitalisaatiossa

2 Näin kommentoit helposti Kirjoita Keskustelu-ikkunaan oma nimesi niin valmentaja antaa sinulle puheenvuoron. Voit myös kirjoittaa ikkunaan suoraan kommenttisi, jolloin valmentaja nostaa sen keskusteluun sopivan hetken tullen. Tarvittaessa suurenna jaettava sisältö kokonäyttötilaan. Chat-ikkuna löytyy täältä: Kokonäyttö-tila löytyy täältä: Full screen Kun puhut, sano ensin koko nimesi. Muulloin pidä mikrofoni mykistettynä. Ongelmatilanteissa lähetä viesti Pidä mikrofoni vaimennettuna Pyydä puheenvuoro Keskustelu-ikkunan kautta

3 Valmentaja Jari Tietäväinen Erittäin kokenut kokonaisarkkitehtuurien kehittäjä ja valmentaja, kommunikoin sujuvasti sekä liiketoiminnan että tietohallinnon kanssa. Sofigatessa 9 vuotta KA-työtä sekä julkishallinnossa että yksityisellä sektorilla Ennen Sofigatea 10 vuotta KA-työtä pääarkkitehtina finanssitoimialalla Toimeksiantoja julkishallinnossa: Helsingin yliopisto Tampereen kaupunki Oulun kaupunki Valtiovarainministeriö: Kansallisten perustietovarantojen viitearkkitehtuurin suunnittelu Toimeksiantoja yksityisellä sektorilla: Eri laajuisia KA-toimeksiantoja useilla eri toimialoilla Asiakkaiden koot vaihtelevat n. 100 hengen organisaatioista Suomen TOP10-yrityksiin

4 Tilaisuuden sisältö 1)Digitalisaatio edellyttää toiminnan, tiedonhallinnan ja tietojärjestelmien kokonaisvaltaista kehittämistä. 2)Kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan, tiedonhallinnan ja tietojärjestelmien kokonaisvaltaista kehittämistä 3)Hyödyt saavutetaan keskittymällä tavoitetilan ja kehityspolun suunnitteluun 4) Kokonaisarkkitehtuuri on johdon työkalu digitalisaation johtamiseen

5 DIGITALISAATIO MITÄ, MIKSI JA MITEN

6 Digitalisaatio Hallituksen kärkihankkeina mm. Digitalisoida julkiset palvelut ja Rakentaa digitaalisen liiketoiminnan kasvuympäristö Digitalisaatiolla tarkoitetaan kokonaisvaltaista toimintatapojen uudistamista, joka sisältää myös uusien digitaalisten teknologioiden käyttöönottoja. Digitalisaatio on tapa, jolla organisaatio tuottaa arvoa uusien, ketterien toimintatapojen sekä digitaalisten teknologioiden avulla. Lähde: Valmiina digikiriin: Digitalisaatio ja virastojen tuottavuuspotentiaali (Valtionkonttorin selvitys)

7 Miksi palveluita tai toimintaa digitoidaan? Digitalisaatio 1. Toiminnan tehostaminen Digitaaliset palvelut osaksi kokonaispalvelua 2. Asioinnin helpottaminen Edelläkävijyys Teknologiat mahdollistajana Asiakaskokemuksen parantuminen 3. Uusien palveluiden luonti Uudenlaisia asukaspalveluita

8 Lähtötilanne Esimerkki passin hakuprosessi Asiakas toimittaa passikuvat Asiakas toimittaa paperisen hakemuksen Virkailija syöttää tiedot järjestelmään Passi tuotetaan Asiakas noutaa passin määrätystä viranomaisen toimipisteestä Nykytila Fyysinen paikalla olo poistunut ja prosessi automatisoitunut Manuaalista työtä poistettu/ automatisoitu Prosessin integroituminen kumppaneihin Asiakaan passikuvat toimitetaan sähköisesti poliisille Asiakas täyttää sähköisen lomakkeen Virkailija valvoo prosessin oikeellisuutta Passi tuotetaan Asiakas noutaa passin itse valitsemasta noutopisteestä Asiakas aloittaa itse sähköisen prosessin

9 Miten digitalisaatiohankkeissa onnistutaan? Onnistuminen edellyttää kokonaisvaltaista kehittämistä: Toiminta Tiedonhallinta Tietojärjestelmät Teknologiat Digitalisaatiossa onnistuminen ei ole pelkästään uusien teknologioiden tai järjestelmien käyttöönottoa Kokonaisvaltainen kehittäminen TOIMINTA TIEDONHALLINTA TIETOJÄRJESTELMÄT TEKNOLOGIAT

10 Tehokas digitaalisten palveluiden rakentaminen Monikanavaisuus Keskitetty digitaalisten palveluiden kehittämisen johtaminen Tavoitetila ja tiekartta Palvelumuotoilu, prosessien kehittäminen digitalisaation keinoin sekä yhteisten osioiden tunnistaminen Tarvittavien ICTmuutosten toteuttaminen Tarkennettu markkinointi ja viestintä Digitaaliset palvelut osana asiakkaan arkea Muutosjohtaminen organisaatiossa Yleisviestintä ja markkinointi digitaalisista palveluista

11 Keskustelu ja reflektointi Mitä hyötyjä organisaatiosi digitalisaatiotyö tuo kansallisella tasolla? Entä EU:n tasolla?

12 DIGITALISAATIOHANKKEET JA KOKONAISARKKITEHTUURIN SUUNNITTELU

13 Kokonaisarkkitehtuuri toiminnan kokonaisvaltaisen kehittämisen työkalu Kokonaisarkkitehtuuri on strategisen johtamisen väline, jonka avulla ohjataan toiminnan kehittämistä kohti määriteltyä tavoitetta kuvaa, kuinka organisaation elementit liittyvät toisiinsa ja toimivat kokonaisuutena, sekä organisaation sisällä, sekä suhteessa muihin toimijoihin (yhteentoimivuus) Kokonaisvaltainen kehittäminen TOIMINTA TIETOJÄRJESTELMÄT TIEDONHALLINTA TEKNOLOGIAT

14 Strategiset Tavoitteet Kehitystoimenpiteet Kyvykkyydet Strategialähtöinen kokonaisarkkitehtuuri Fokus toiminnan tavoitteissa Fokus tavoitteiden toteutuksessa Prosessit Tieto Järjestelmät Teknologia Visio ja Strategia

15 Mikä on kyvykkyys? Kyvykkyys Organisaation kyky tehdä jotakin, jota tarvitaan organisaation perustehtävän ja strategisten tavoitteiden toteuttamisessa. Toimintamallit ja prosessit Henkilöstö, osaaminen ja resurssit Tiedot ja järjestelmät Esimerkkejä mahdollisista kyvykkyyksistä Rakennuslupahakemusten vastaanottaminen ja käsittely (digitaalisesti) Kriisialueella matkustavien suomalaisten varoittaminen ja tavoittaminen Reaaliaikainen verottaminen Viestiminen koululaisen huoltajien kanssa (digitaalisesti) Kokonaisarkkitehtuurityötä voi tehdä ilman organisaation kyvykkyyksien virallista äkin. Kyvykkyyksien hahmottaminen karkeallakin tasolla tukee ongelmakohtien ja onnistumisten tunnistamista

16 Tehokas digitaalisten palveluiden rakentaminen Monikanavaisuus Keskitetty digitaalisten palveluiden kehittämisen johtaminen Tavoitetila ja tiekartta Palvelumuotoilu, prosessien kehittäminen digitalisaation keinoin sekä yhteisten osioiden tunnistaminen Tarvittavien ICTmuutosten toteuttaminen Tarkennettu markkinointi ja viestintä Digitaaliset palvelut osana asiakkaan arkea Muutosjohtaminen organisaatiossa Yleisviestintä ja markkinointi digitaalisista palveluista Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetila ja tiekartta

17 Esimerkki kunnan sähköisten palveluiden tavoitetilasta Palvelut Asiointi ja viestintä Vaikuttaminen Tapahtumat Kaupungin tarjoamat palvelut, ml. verkkokauppa Liiku Karttapohjainen paikkaja reittipalvelu Omat asiointitapahtumat ja - viestit Harrasta Harrastusmahdollisuudet Yhteydenpito päättäjiin ja osallistuminen päätöksentekoon Omat tiedotteet Kaupungin tiedotteet ja asioinnin aloitukset Tapahtumat ja niihin liittyvät palvelut Tarjoa palvelua Markkinapaikka palvelun-tarjoajille ja tarvitsijoille Kaikkiin näistä liittyy sekä toiminnan että tietojärjestelmien kehittäminen yhteisistä lähtökohdista. Kokonaisarkkitehtuuri tarjoaa tähän hyvät käytännöt ja vakiintuneet menettelytavat. Omat tiedot Omat ryhmät ja keskustelut Ota yhteyttä Omat perustiedot, asetukset ja etusivun personointi Keskustelupaikka erilaisille ryhmille sekä valittujen uutisryhmien uutiset ja tiedotteet Eri yhteydenottomuodot kaupungin henkilöstöön

18 Julkisten palveluiden digitalisointi ja kokonaisarkkitehtuuri Pelkkä digitaaliajan teknologian käyttöönotto ei luo digitaaliajan palveluita Digitaalisten palveluiden kehittäminen edellyttää kokonaisvaltaista näkemystä toiminnasta, tiedon hallinnasta ja tietojärjestelmistä Palveluiden onnistunut digitalisaatio edellyttää toiminnan, tietojen ja tietojärjestelmien yhteisen ytimen tunnistamista. Digitalisaatiosta ei saada täysimääräisiä hyötyjä ilman kokonaisarkkitehtuuriajattelua

19 Organisaation toiminnan kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurityö kytkeytyy strategiatyöhön, budjetointiin ja resursointiin Visio ja strategia ohjaavat arkkitehtuurin kehittämistä Kokonaisarkkitehtuurilla hallitaan kokonaisuutta ja ohjataan hankkeiden valintaa hankesalkkuun hankkeen suunnittelua hankkeessa kehitettävien toimintoprosessien ja tietojärjestelmien suunnittelua Kokonaisarkkitehtuurin tavoitetila toteutuu vaihe vaiheelta kehittämishankkeiden kautta

20 palvelut tuki- ja Yleis- hallinta Henkilöstön Taloushallinto Jakelu ohjaus Valmistuksen kumppanienhallinta ja Sisällön- hallinta asiakas- ja Myynti hallinta Oikeuksien julkaisusuunnittelu ja Kustannus yritystiedonhallinta ja Raportointi hallinta Kokonaisarkkitehtuurin ja Hankejohtaminen linjaukset Ulkoistuksen jakeluprosessit Keskitetyt tietovirroille jakelun vaatimukset Yhdenmukaiset kiinnittäminen Kanavastrategian linjaukset Verkkopalvelujen Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Organisoituminen Mobilisointi Windows 7 Office 2010 Sharepoint 2010 toteutus Extranet toteutus Extranet Työnkulunohjauksen toimintamalli henkilöstöhallinnon Yhdenmukainen Vaihe 1 (Kirjat) Taloushallinnon toimintamalli taloushallinnon Yhdenmukainen ELVIS Kirjavälitys ekirja -ulkoistus (BLARP) johtaminen Myynnin vaatimukset Konserniasiakkuuden mittarit Myynnin operatiiviset Verkkokaupan KIVA4 Tekijänpalkkiojärjestelmän toteutus hallintamalli Tuotetiedon tuotetieto Keskitetty mittarit ja käsitteet Yhteiset 2011 Työnkulunohjauksen EAI-alustan (Kirjavälitys) Jakelu Ulkoinen Kerholiiketoiminnan linjaukset suunnitelma ja - arkistopolitiikka Keskitetty Konserniasiakkuuden (POC) evaluointi Monikanavakampanjahallinnan Raportoinnin Ydinjärjestelmien evaluointi linjaukset hyödyntämisen ja Sisällönhallinnan Verkkokaupan toteutus Taloushallinnon toteutus Vaihe 1 (Kirjat) toteutus Konserniasiakkuuden EAI-alustan toteutus suunnittelu urakehitysmallin ja Kompetenssi- KIVA4 toteutus Metadata hallintamalli järjestelmä Rekrytointi- järjestelmä Rekrytointi- Digitaalisen sisällöntuotannon Freelancer-hallinta Keskitetty arkiston Yhteisen hallinnan toteutus Freelancer- Keskitetyn Outbound-kontaktienhallinnan toteutus linjaukset Oikeuksienhallinnan Analyyttisen raportoinnin toteutus työpöydän Johdon Monikanavakampanjahallinnan toteutus prosessi Tuotekehitys- järjestelmän nan Oikeuksienhallin- MS Exchange 2010 kontaktienhallinta Outbound- Yhteisen arkiston toteutus määritys Freelancer-työkalut ilmoitukset Luokitellut järjestelmän Mediahankinnan työkalujen toteutus Freelancer- Sisällönhallinnan toteutus uudistuksen Kerhojärjestelmän Kerhojärjestelmän uudistuksen toteutus Levikkijärjestelmä toteutus Levikkijärjestelmä Luokitellut ilmoitukset toteutus Oikeuksienhallinnan järjestelmän toteutus toteutus järjestelmän Mediahankinnan (Tietovarasto) toteutus raportoinnin Operatiivisen Taloushallinnon totetus Vaihe 2 (Lehdet) Digitaalisen sisällöntuotannon toteutus Vaihe 3 Taloushallinnon Sisällönhallinnan Ennustamisen Hinnoittelujärjestelmän tuotetietojärjestelmän Keskitetyn (Konsernilaskenta) Vaihe 3 toteutus Taloushallinnon Seuranta, Raportointi Ohjaus Johtaminen, Hakumoottorin (Käyttöomaisuuden hallinta) Vaihe 4 toteutus Taloushallinnon Ennustamisen järjestelmän toteutus toteutus ohjausjärjestelmän Tuotekehitysprosessin Keskitetyn tuotetieto- ja hinnoittelujärjestelmän toteutus Hakumoottorin toteutus Ostojärjestelmä Julkaisusuunnittelujärjestelmän Ostojärjestelmä toteutus (Peruslista / Tuotelista) suunnittelun Kirjatuotannon Julkaisusuunnittelujärjestelmän toteutus (Peruslista / Tuotelista) toteutus suunnittelun Kirjatuotannon toteutus Kuvamyyntijärjestelmä Kuvamyyntijärjestelmän prosessi Kaupallistamis- Innovointiprosessi järjestelmän Toimitus- (tietovarasto) Kirjatieto Toimitusjärjestelmän toteutus (tietovarasto) toteutus Kirjatieto ICT-strategia Toimittajahallinta Liiketoimintastrategia Kokonaisarkkitehtuuri Ohjelmahallinta ja PMO Kokonaisarkkitehtuuriprosessin vaiheet Kokonaiskuva liiketoiminnasta sellaisena kun sen halutaan tarrkastelujaksolla olevan. Miltä iso kuva näyttää? Tunnistetaan ydinkehitysalueet ja kiinnitetään mitä muutosta alueilla tavoitellaan. Zoomataan Isossa Kuvassa mielenkiintoisiin kohtiin. Laaditaan vaiheistettu, aluekohtaiset hyödyt tunnistava etenemispolku Milloin tästä saadaan hyötyjä? Suunnitellaan kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen operaatio- ja hallintamalli Kuka tekee ja mitä? Kokonaisarkkitehtuurin tavoite ja visio Nykytilaanalyysi Tavoitetila-arkkitehtuuri Kuiluanalyysi Kehityspolun suunnittelu Tiekartta Kustannusarviointi Operaatio- ja hallintamallin suunnittelu Kuvataan kokonaisarkkitehtuurin nykytila mallinnetun liiketoimintaarkkitehtuurin viitekehyksen mukaisesti Mitä meillä täällä oikein on? Laaditaan strategisen tavoitetilan vaihtoehtoiset toteutusskenaariot, arvioidaan ja valitaan tavoitetilaan soveltuvin Älä anna minulle yhtä ratkaisua anna kolme vaihtoehtoa! Suunnitellaan kehitysalue-kohtainen lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin kattava kokonais-arkkitehtuurin muutostiekartta Miten tämä siirretään päivittäiseen toimintaan?

21 Kokonaisarkkitehtuurin hyötyjä Parempi näkymä organisaation tilaan Tukee strategian suunnittelua ja toteuttamista Linkki liiketoiminnan ja ICT:n Kehittämisen välissä Tukee riskien hallintaa Nopeuttaa Päätöksentekoa Kokonaisarkkitehtuuri Tehtyjen hankintojen tehokkaampi hyödyntäminen Ehkäisee päällekkäisiä ratkaisuja Ennakoiva ICT:n kehittäminen Rakenteiden vakiointi Kehittämisestä Asiakas- ja Toimintalähtöistä

22 Miten välttää tyypilliset kompastuskivet? Sitoudu, tue ja ohjaa kokonaisarkkitehtuurityötä - varmista toiminta- ja strategialähtöisyys. Varmista, että kaikki toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäjät hyödyntävät kokonaisarkkitehtuuria. Pragmaattisuus ota aina huomioon organisaatio johon toimintaa pystytetään. Yksi koko ei sovi kaikille. Vaadi nopeita mitattavia hyötyjä vältä pitkää läpimenoaikaa ja suurta rysäystä. Mittaa, mittaa, mittaa tunnista hyödyt, mittaa niiden toteutumista ja vaikuttavuus - ja optimoi! 6 Varmista tasapaino joustavuuden ja kontrollin välille. 7 8 Edellytä tavoitehakuisuutta ja rohkeutta KA-työssä Huolehdi, että nykytila kuvataan vain sillä tasolla, että näet mitä pitää muuttaa ja mihin muutokset vaikuttavat

23 Ensimmäiset päätökset Resursointi ja vastuut Nimeä kokonaisarkkitehtuurin ohjausryhmä ja kehitystiimi Aikataulu Edellytä hyödyllisiä tuloksia nopealla aikataululla Fokus tavoitetilassa ja strategian toteuttamisessa Ota kokonaisarkkitehtuuri johdon työkaluksi Yhteistyö Tee kokonaisarkkitehtuurista toiminnan ja tietohallinnon yhteinen asia

24 Yhteenveto Digitalisaatiohankkeet Toiminta Tietojärjestelmät Menettelytavat Tiedon hallinta KA Parhaat käytännöt Työkalut Johtaminen Tavoitetila ja kehityspolut Resursointi ja yhteistyö

25 KIITOS!