Laatimis- tai hyväksymispäivä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Johtoryhmä ja toimipistejohtajat

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta LIITE 1 Muistio Laatimis- tai hyväksymispäivä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Johdon katselmus 2016 Versio 1 (7) Tiimi tai työryhmä Johtoryhmä ja toimipistejohtajat Aika klo 8:15 9:57 Paikka Osallistujat Yliviivatut poissa Toripuistikko krs Nestori -kabinetti Laatukoordinaattori Pertti Heikkilä, esittelijä Suunnittelija Anu Tauriainen, sihteeri Johtoryhmä: Johtaja Arto Ylitalo (puheenjohtaja) Rehtori Taisto Arkko Rehtori, toimipistejohtaja Leila Hurtig (1 Kiinteistöjohtaja Hannu Kerkelä Tulosaluejohtaja, toimitusjohtaja Heikki Keskitalo (2 Kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen (varapuheenjohtaja) Talouspäällikkö Else Kaarlela Henkilöstöpäällikkö Mirjami Palojärvi Opinto-ohjaaja Tapio Lindfors (henkilöstön edustaja) Asialista Muut toimipistejohtajat LAO Metsäruusun toimipiste, Ailunka Helena LAO Jokiväylän toimipiste, Holappa Jouko LAO Kemijärven toimipiste, Kähkönen Tapani LAO Sodankylän toimipiste, Lompolojärvi Aarno LAO Jänkätien toimipiste, Torvinen Juhani LAO Porokadun toimipiste, Vartiainen Ritva (1 LAO Oppisopimuskeskus, johtaja Plosila Kari LAMO Levi-instituutti, Karusaari Riitta (1 UOPI Rehtori/toimipistejohtaja. Pekkala Ritva 1) Ritva Vartiainen, Riitta Karusaari ja Leila Hurtig ilmoittivat ennen tilaisuuden alkamista, etteivät pääse osallistumaan. Riitta Karusaari esitti kommentteja etukäteen sähköpostitse. 2) Osallistua tilaisuuteen asiakohta 1 OSA 1 kohtaan saakka. sivu Johdon katselmuksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen 2 Johdon katselmuksen työjärjestys 3 Seuraava johdon katselmus 3 1 Toimintajärjestelmän katsaus OSA 1 Toimintapolitiikka 3 OSA 2 Toimintajärjestelmä - johtaminen, prosessit ja laadun varmistaminen 5 OSA 3 Toimintajärjestelmän toimivuuden arviointi ja järjestelmän parantaminen 6 2 Johdon katsauksesta tiedotettavat asiat 7

2 Muistio Laatimis- tai hyväksymispäivä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Johdon katselmus 2016 Versio 2 (7) Johdon katselmuksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Toimintajärjestelmän johdon katselmuksen ajankohdan (aikavälin) päätti kuntayhtymän johtoryhmä pitämässään kokouksessa 2016/03. Kokouksen päätöksen mukaisesti Pertti Heikkilä sovitti kokouksen ajankohtia siten, että hän etsi Outlook-kalenterista sellaiset ajankohdan, jota kukaan kutsutuista ei ollut merkinnyt varatuksi siis kaikille vapaat ajankohdat. Tarkoitus oli esittää kutsutuille useita vaihtoehtoisia ajankohtia, mutta valitettavasti huhtikuun osalta ei löytynyt muuta kuin tämä yksi kaikille vapaa aikaväli klo Valitettavasti osa kutsutuista ei vielä käytä sähköistä Outlookin kalenteria, joten heidän paperikalenterin varauksia ei voitu ottaa huomioon katselmuksen aikaa valittaessa. Kutsu tilaisuuteen lähetettiin Outlook-kalenterikutsuna ja sitä tarkennettiin tilaisuuden paikan osalta lähetetyllä viestillä. Esitys: Todetaan läsnäolijat Päätös: Todettiin läsnäolijat. Muistutettiin, että Outlook-kalenterin käytön merkityksestä. Sähköisen kalenterin käyttö tehostaa toimintaa mm vähentämällä merkittävästi kalenterin kirjaamiseen ja aikojen sopimiseen käytettävää työaikaa ja manuaalisessa kirjaamisessa tapahtuvia virheitä. Kalenterimerkintöihin ja niistä sopimiseen käytettävä työaika kun ei tuota toimintaan mitään lisäarvoa, vaan päinvastoin lisää ns hukkatöitä. Paperikalenterin tietoturva on myös heikompi. Sitä ei tehdä varmuuskopioita. Parikalenterin merkinnät on kaikkien niiden luettavissa, jotka saavat kalenterin käsiinsä, jos se vaikka unohtuu jonnekin. Paperikalenterissa merkinnät eivät päivity automaattiset jos niihin tulee muutoksia ja inhimillisiä virheitä voi syntyä enemmän, kun jokainen tekee (siirtää) samasta tapahtumasta oman merkinnän omaan kalenteriinsa. Paperikalenteria käytettäessä myös pitää erikseen sähköpostista etsiä kokoukseen liittyvät sähköiset dokumentit. Sähköisessä kalenterissa ne voidaan laittaa suoraan kalenterimerkintään linkkinä tai liitteenä. Sähköisen kalenterin kautta tapahtuu myös Skype-kokousten / tapaamisten varaamiset. Todettiin myös, etteivät henkilökohtaisen Outlookin kalenterin merkintöjen otsikko ja sisältö eivätkä liitteet näy muille käyttäjille, ellei ole muuten erikseen jakanut henkilölle kalenteriansa. Muille käyttäjille näkyy vain toisen kalenterissa oleva aikavaraus sinisenä palkkina, jolloin tapaamista tai kokousta järjestelijä näkee, että henkilö on ko. aikana varattu ja voi etsiä muuta paremmin sopivaa aikaa. Todettiin, että niille, jotka eivät vielä osaa käyttää sähköistä kalenteria, on mahdollista järjestää myös perehdyttämiskoulutusta.

3 Muistio Laatimis- tai hyväksymispäivä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Johdon katselmus 2016 Versio 3 (7) Johdon katselmuksen työjärjestys Esitys: Asialista toimii katselmustilaisuuden työjärjestyksenä. Päätös: Asialista toimii katselmustilaisuuden työjärjestyksenä. Seuraava johdon katselmus Esitys: Seuraava johdon katsaus pidetään maalis huhtikuussa Katsauksen ajankohdasta päättää tarkemmin kuntayhtymän johtoryhmä tammi helmikuussa Päätös: Seuraavan katsauksen ajankohdasta päätetään tarkemmin vuoden 2017 alussa. 1 Toimintajärjestelmän katsaus Laatukoordinaattori Pertti Heikkilä ja suunnittelija Anu Tauriainen ovat koonnet toimintajärjestelmän katsauksen (liite 1). Katsaus, tämä asialista, toimintajärjestelmäkuvaus (liite 2) ja toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma vuosille (liite 3) on lähetetty kaikille kutsutuille sähköpostilla ennakkoon tutustumista varten. Esitys: Laatukoordinaattori Pertti Heikkilä esittelee katsauksen osa kerallaan. Esittelyn jälkeen käydään ensin pienryhmissä ja sen jälkeen yhdessä lyhyt keskustelu. Keskustelussa osallistujat voivat tehdä esityksiä esim. siitä, mihin suuntaan toimintajärjestelmää olisi kehitettävä ja parannettava ja / tai mitkä on kehitettävien asioiden tärkeysjärjestys, painopisteet yms. Keskusteluissa esille nostetut asiat sekä mahdolliset esitykset kirjataan muistioon. Johdon katselmuksen (muistion) perusteella laaditaan päivitetty toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma vuosille Päätös: Edetään esityksen mukaisesti. Ritva Pekkala pyysi täydentämään toimintajärjestelmän katsaukseen valmennuskeskuksen arvioinnin, josta ei kuvauksen valmistelijoilla ei ollut tietoa aiemmin. OSA 1 Toimintapolitiikka Keskusteluissa esille nousseet asiat: Toimintapolitiikassa täytyy orientoitua tulevaisuuteen, ei voi olla liikaa menneisyyteen katsomista. Strategia olisi päivitettävä huomioiden tulevaisuuden suuret muutokset.

4 Muistio Laatimis- tai hyväksymispäivä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Johdon katselmus 2016 Versio 4 (7) Jos kaikki valtakunnallisella tasolla tehdyt esitykset menevät läpi, toiminta muuttuu täysin. On vain kaksi muotoa, koulutussopimus tai oppisopimus. Toimintaperiaatteet ja laatulupaukset toimivat käytännössä, mutta toimintajärjestelmään liittyvä hallinnollinen käsitemaailma on monille vieras. Toimintapolitiikasta täytyisi priorisoida ne kaikista tärkeimmät asiat, joiden jalkauttamisesta jokaiselle työntekijälle huolehdittaisi. Jalkauttamiseen ei riitä vain ROKKI-intra tai viikkotiedote. Jalkauttaminen täytyy tehdä pieninä osina. Toimintapolitiikan osalta on jo tehty hyviä asioita, mutta vielä tarkemmin olisi pohdittava, mitä se tarkoittaa käytännössä. Tuloskortti on yksi avain priorisointiin ja käytännön tasolle viemiseen. Toimintajärjestelmään liittyvien asioiden jalkauttamista helpottaa, kun esimiehenä ei anna suoraan työntekijöille vastauksia, vaan ohjaa työntekijää löytämään vastaukset itse. Mittarit täytyisi päivittää nykyaikaan. Nyt ollaan vähän jälkijunassa. Tulostavoiteneuvotteluihin liittyen (tuloskortti); laadun seuranta ja sen tietoiseksi tekeminen (mittarit ja muut seurannat) säännölliseksi ja mm. opettajille läpi vuoden tiedoksi. Reaaliaikaisuus on tulevassa rahoituksessa ja suoritteiden seurannassa tosi tärkeää. Toimintapolitiikassamme ei juurikaan korosteta pedagogista johtamista, kuitenkin ensi vuoden lakimuutokset tukeutuvat vahvasti pedagogisiin ja didaktisiin muutoksiin koulutuspoliittisiin muutoksiin nähden nostaisin meillä toimintapolitiikkaan pedagogisen johtamisen paremmin näkyviin ja sitä kautta toimintaan Esitykset: toimintapolitiikkaan tulevaisuusorientoituneisuus pedagogista johtamista on korostettava enemmän toimintapolitiikkaan ja laatulupauksiin liittyen tärkeimpien asioiden priorisointi ja jalkauttaminen kaikille, laadun seuranta ja sen tietoiseksi tekeminen tuloskortin kehittäminen reaaliaikaisuus laadun seurannassa.

5 Muistio Laatimis- tai hyväksymispäivä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Johdon katselmus 2016 Versio 5 (7) OSA 2 Toimintajärjestelmä - johtaminen, prosessit ja laadun varmistaminen 2.1 Toimintamme ydin-, tuki- ja johtamisen prosessit 2.2 Laadun varmistaminen, palautejärjestelmät (arviointivaihe) 2.3 Laadun varmistaminen / arviointitoiminta (arviointivaihe) 2.4 ROKKI-intra ja dokumentointi Keskusteluissa esille nousseet asiat: Miten varmistetaan, että oppimistulostietojen arvioinnit käsitellään ja tulosten pohjalta päätetään kehittämistoimenpiteet sekä niiden vaikuttavuuden seuranta? Saadaanko nykyisistä opiskelijapalautteista laatulupauksiin eväitä? Ovatko kyselyt liian laajoja ja tehdäänkö niitä liikaa? Tuloksia tulisi käsitellä opiskelijaraadeissa, joissa mietittäisi toimipistetasoisia ja RKKtasoisia kehittämiskohteita. Kehittämistoimenpiteiden vaikuttavuutta täytyisi seurata ja niistä tiedottaa. Muuten ei opiskelijoille tule se mielikuva, että palautetta kysytään aidosti ja sillä on merkitystä. Lisäksi palautteiden tulokset ja ehdotetut kehittämistoimenpiteet pitäisi olla automaattisesti päättävien tahojen kokousten asialistoilla, esim. LAO:n johtotiimi. Palautekyselyiden kehittäminen yksinkertaisempaa ja täsmää. Esimerkiksi pilotoitavana oleva ATO-kysely on nyt liian laaja. Siitä ei saa tarpeeksi irti. Kaiken kaikkiaan palauteprosessin täytyy toimia palautetta kysytään, tuloksia käsitellään, päätetään kehittämistoimenpiteet ja niiden toteutumista seurataan. Jos palautteet eivät johda mihinkään, vaikuttaako niitä sitten tehdä? Järjestelmän pitää tukea sitä, että pystytään helposti huomata, mitkä asiat ovat punaisella ja onko niihin asioihin reagoitu. Todettiin, että myös positiivisiin asioihin ja siihen missä on onnistuttu, olisi hyvä kiinnittää enemmän huomioita ja tuoda myös niitä esiin viestinnässä. Opiskelijaraatitoiminnassa tulee yleisten palautteiden käsittelyn lisäksi sellaisia henkilökohtaista palautetta, jota ei voi nostaa yleiseen keskusteluun. Toimipistejohtaja vie niitä asioita eteenpäin. Lisäksi toivottiin, että kaikki olisivat sovituista kehittämistoimenpiteissä mukana. Esim. jos sovitaan opiskelijoiden terveellisten ruokailutottumusten tukemisesta, ei opiskelijaravintolassa voi olla myynnissä suklaa, karkkia ja limonadia jne. Pedagogista johtamista täytyy kehittää. Ennen oli työvaliokunta, jossa haettiin ratkaisuja siihen, miten pedagoginen johtaminen vastaa tätä päivää ja siihen sitoudutaan todettiin, että tämä haaste on tunnistettu ja se huomioidaan johtamisjärjestelmää kehitettäessä.

6 Muistio Laatimis- tai hyväksymispäivä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Johdon katselmus 2016 Versio 6 (7) Johtamiseen ja laadun varmistamiseen nostaisin pedagogisen johtamisen vahvasti esille. Säädösmuutokset 2018 edellyttävät isoja pedagogisia ja didaktisia toimintatapojen muutoksia, joten sen esille nostaminen olisi tavoitteellista. Toimintajärjestelmän asiakirja; sivu 8 ydinprosesseihin lisäisin pedagogista johtajuutta ja asiantuntijuutta Toimintajärjestelmän asiakirja; sivu 18 suunnittelu-laatikkoon pedagogisen ohjelman tilalle RKK opetussuunnitelma (käsittääkseni emme enää päivitä pedagogista ohjelmaa); parantaminen laatikkoon pedagogiikan uudistamiseen lisäisin pedagogisten ja didaktisten toimintatapojen kehittämisen ja uudistamisen, sis. opettajan työn ja tehtävien kehittymisen. Esitykset: palautekyselyiden yksinkertaistaminen palauteprosessin toimivuuden varmistaminen oppimistulostiedon arviointiprosessin kehittäminen pedagogisen johtamisen sekä pedagogisten ja didaktisten toimintatapojen kehittäminen ja uudistaminen. OSA 3 Toimintajärjestelmän toimivuuden arviointi ja järjestelmän parantaminen Keskusteluissa esille nousseet asiat: Sidosryhmämäärittelyssä täytyy huomioida strateginen kumppanuus. Esim. työelämän suunnasta priorisoida, ketkä ovat juuri niitä strategisia kumppaneita. Sidosryhmiä sinänsä on varmasti paljon. Työelämältä kerättävä palaute ei ole systemaattista. Viime viikolla pidetyssä OPH: laatupalkintoinfossa opetusneuvos Leena Koski korosti, että sekä opiskelija- että työelämäasiakkailta on kerättävä systemaattisesti ja dokumentoidusti palautetta. TUTKEOPE2015-hankkeessa tehtyä sisäisten hyvien käytäntöjen levittämistä voisi mallintaa yleisemmäksi toimintamalliksi (Laatusampo3- hankkeen tavoite). Tuotiin esille, että yksi sisäisesti kehitettävä asia on esim. tiimitoiminta. Eri tiimien toiminnan vaihteluväli on nyt liian suuri. Tiimikoulutusta tarvitaan, kun tiimiorganisaatiota muutetaan. Oppisopimuskeskuksen on osallistunut valtakunnalliseen vertaisarviointiin. Erotuksena benchmarking-käynnistä vertaisarviointi tehdään kriteeripohjaisesti ja sitä tekevät nimensä mukaisesti vertaiset. Todettiin, että on tärkeä nähdä laajemmin, missä maailmalla mennään. Kun menee katsomaan, miten toiset toimivat, voi avautua silmät omille virheille voidaan kehittää omaa toimintaa ja muuttaa punainen valo vihreäksi.

7 Muistio Laatimis- tai hyväksymispäivä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Johdon katselmus 2016 Versio 7 (7) Miten oppimistulostietojen arviointia tehdään? Miten toteutetaan, miten tiedotetaan, miten ja missä käsitellään ja miten kehittämistoimenpiteet nostetaan esille? Jokainen on oman työnsä laatupäällikkö. Laatuasiat kuuluvat osaksi meidän jokaisen työtä. Ohjeita voidaan kirjoittaa vaikka kuinka paljon, mutta jos ei ymmärretä ja sisäistetä laatuasioiden merkitystä, asia ei etene. Todettiin, että jos merkitystä ei ymmärretä, laatuasioita ja kehittämistyötä pitäisi johtaa paremmin ja järjestää enemmän laatukoulutusta ja perehdytystä. Esitykset: strategisen kumppanuuden huomioiminen sidosryhmämäärittelyssä systemaattisen työelämäpalautteen kehittäminen laatuasioiden merkityksen kirkastaminen laatujohtaminen, laatukoulutus ja -perehdytys sisäisten hyvien käytäntöjen levittämisen mallin kehittäminen TUT- KEOPE2015-hankkeen kokemusten pohjalta tiimitoiminnan kehittäminen vertaisarviointiin osallistumisen kannustaminen oppimistulostiedon arviointiprosessin kehittäminen. 2 Johdon katsauksesta tiedotettavat asiat Esitys: Johdon katsauksen tuloksista tiedotetaan henkilökuntaa ROKKI-intrassa ja viikkotiedotteessa. Katsauksen dokumentit tallennetaan ROKKI-intran arviointi- ja palauteraportit -tiedostokirjastoon. Päätös: Muistion luonnos lähetetään katselmukseen osallistuneille noin viikoksi tarkastettavaksi / kommentoitavaksi. Tämän jälkeen muistio julkaistaan ROKKI-intrassa ja siitä tiedotetaan viikkotiedotteessa ja ROKKI-intran tiedotteissa. Liitteet Liite 1: Toimintajärjestelmän katsaus Liite 2: Toimintajärjestelmäkuvaus Liite 3: Toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma Jakelu Osallistujat sähköpostilla Henkilökunta ROKKI-intra Tulostettu: klo 13:58

8 LIITE 1 Katsaus 1 (8) Versio Aluevaikuttavuuspalvelut Koonnut laatukoordinaattori Pertti Heikkilä ja suunnittelija Anu Tauriainen Katsausta täydennetty (kohta 2.3) Johdon katselmus Toimintajärjestelmä Johdanto Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä (RKK) otettiin käyttöön uudistettu toimintajärjestelmä. Toimintajärjestelmä on kuvattu erillisessä toimintajärjestelmäkuvauksessa (LIITE 2), jonka RKK johtoryhmä on hyväksynyt (kokous 2014/10). Kuvauksessa toimintajärjestelmä on jaettu kolmeen pääosaan: Osa 1: Toimintapolitiikka: Sisältää kuvauksen toimintapolitiikkamme lähtien tehtävästämme ja asiakkaistamme. Osa 2: Toimintajärjestelmä: Sisältää kuvauksen toimintajärjestelmästämme eli johtamisjärjestelmästämme sekä siitä miten varmistamme toimintamme laadun. Osa 3: Toimintajärjestelmän toimivuuden arviointi ja järjestelmän parantaminen. Sisältää kuvauksen siitä, miten arvioimme itse järjestelmän toimivuutta ja miten parannamme ja kehitämme järjestelmää. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Puh Toimintajärjestelmän johdon katsaus on osa vuosittaista systemaattista toimintajärjestelmän toimivuuden arviointia, joka on kuvattu kuvauksen osassa 3. Katselmuksen toteuttaminen on RKK:n toiminta- ja taloussuunnittelussa nostettu toimintavuoden 2016 sitovaksi tavoitteeksi. Toimintajärjestelmä on arvioitu vuonna 2015 kansallisilla kriteereillä sekä itsearvointina että ulkoisena arviointina. Seuraavan kerran kansallisesti toimintajärjestelmät tullaan arvioimaan vuonna 2019 Opetushallituksen antamien tietojen mukaan. Tässä johdon katselmuksessa ei ole kyse kriteeriperusteisesta toimintajärjestelmän arvioinnista, vaan on katselmusmenettelystä, jossa ei tehdä varsinaista arviointia. Katselmuksessa todetaan ja dokumentoidaan se, miten toimintajärjestelmä on toiminut. Mikäli joiltain osin toimintajärjestelmä ei ole toiminut kuvatusti tai suunnitellusti, kirjataan havaitut poikkeamat. Havaitut poikkeamat huomioidaan päivitettävässä toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelmassa sekä toimintajärjestelmäkuvauksessa, jotka molemmat tuodaan johdolle erikseen hyväksyttäviksi. Tämä katsaus on laadittu johdon katselmuksen lähtöaineistoksi. Aineisto sisältää lyhyen katsauksen siitä, miten välisenä aikana toimintajärjestelmä on toiminut ja miten sitä on kehitetty ja parannettu. Lisäksi katsaukseen on kirjattu käynnissä olevat tai jo päätetyt järjestelmän kehittämis- ja parantamiskohteet. Toimintajärjestelmän johdon katselmuksessa keskitytään toimintajärjestelmään itseensä järjestelmänä ja sen toimivuuteen. Katselmuksessa ei katselmoida varsinaista toimintaa ja sen tuloksia. Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Fax

9 Katsaus 2 (8) Versio Aluevaikuttavuuspalvelut OSA 1 Toimintapolitiikka Kuvattu toimintajärjestelmäkuvauksessa (LIITE 2: sivut 3-7): Toteutunut Suunnitellut tai käynnistyneet Strategia 2025 Kuntayhtymän strategia 2025 laadittu keväällä 2014 ja hyväksytty Talousarvio vuosille 2015 ja vuosille 2016 on laadittu uuden strategian pohjalta. Asiakkaiden määrittely Toimintaperiaate Toimintajärjestelmän toiminnasta vuoden 2015 osalta on tiedotettu henkilökuntaa, opiskelijoita ja sidosryhmiä Toimintajärjestelmän vuosikatsaus - tiedotteella Tiedote on julkaistu ROKKIintrassa ja viikkotiedotteessa sekä julkisesti: redu.fi edulappi.fi lao.fi ja lamo.fi -sivulla. Laatulupaus Osallistuttu Karvin toteuttamaan kestävän kehityksen oppimistulosten arviointiin (kevät 2015), kts. lisätietoa seuraavilta sivulta. Turvallisuuteen liittyvät dokumentit on koottu ROKKI-intrassa yhteen paikkaan turvallisuussivustolle (Laatusampo2) Laadittiin ja hyväksyttiin uudet järjestyssäännöt (2015) edulappi.fi/järjestyssäännöt Turvallisuusjohtaminen on lisätty uuteen RKK:n hallintosääntöön (hyv ) Uudistettu ja otettu käyttöön uudet toiminnallisten mittareiden (TTS) tietojen keräys- ja koontitaulukot TA-2015-suunnittelun mukaisesti. Mukana nyt kaikki koulutusmuodot ja yhteiset palvelut. Tasekirja 2015 on uudistettu selkiyttämällä sen rakennetta uuden strategian mukaiseksi. Sidosryhmien määrittely ja kuvaaminen, Lisätään kuvaukseen (Laatusampo 3) Laaditaan toimintajärjestelmään ja ROKKI-intran käyttöön koulutusmateriaali ja perehdytetään siihen palautevastaavat. (syksy 2016, Laatusampo 3) Järjestetään tutkinto- ja koulutustiimien jäsenille toimintajärjestelmän ja ROKKI-intran käytön kertaus- ja perehdyttämistilaisuuksia tai koulutuksia (syksy 2016, Laatusampo 3). Vaihteluvälin määritelmän ottaminen osaksi toimintajärjestelmäkuvauksessa kuvattuja toimintaperiaatteita (syksy 2016, Laatusampo 3) Tutkinto- ja koulutustiimien sekä toimipisteiden tuloskortin kehittäminen osaksi strategisten ja toiminnallisten tavoitteiden jalkauttamista tiimeille ja käyttöönotto osaksi tiimien kehityskeskustelukäytäntöä sekä toimipisteiden tulostavoiteneuvotteluja. (Laatusampo 3) Talouden ennakointimallin käyttöönotto osana vuoden 2017 toiminta- ja taloussuunnittelua (kevät 2016) Uuden prosessikartan päivitys- / laadintatyössä lähtökohdaksi on otettu asiakaslähtöisyys eli asiakkaalle lisäarvoa tuottava prosessi hyödyntäen Lean-ajattelua (Laatusampo 3) Järjestetään Lean-koulutusta Laatusampo3-verkostossa oleville koulutuksen järjestäjille. Seuraava koulutustilaisuus (Laatusampo 3). Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Puh Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Fax

10 Katsaus 3 (8) Versio Aluevaikuttavuuspalvelut Henkilöstöä koskevat suunnitelmat laadittu huomioiden toimintaperiaatteet ja laatulupaus (hyv ja päivitys ) Selkiytetty toimintavuoden toiminnallisten ja talouden raportointia ja esittämistapaa uudistamalla tasekirjan sisältö (Tasekirja 2015). Valmisteltiin talouden ennakointimalli Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Puh Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Fax

11 Katsaus 4 (8) Versio Aluevaikuttavuuspalvelut OSA 2 Toimintajärjestelmä - johtaminen, prosessit ja laadun varmistaminen Toimintajärjestelmäkuvauksessa (LIITE 2) on sivulta 8 alkaen on kuvattu laatuympyrämallilla, miten varmistamme toimintamme laatua eri toiminnan tasoilla: Oppijatasolla Toimipistetasolla Resurssitasolla Johtamisen tasolla > oppimisen laadunvarmistus > koulutus- ja työelämäpalvelujen laadunvarmistus > resurssien ja yhteisten palvelujen laadunvarmistus > strategisen johtamisen ja toiminnan ohjauksen laadunvarmistus Kohdissa on kuvattu, miten laatuympyrämallin arviointi -vaiheen osalta laadunvarmistus on toiminut tai miten arviointivaiheen toimintaa on kehitetty tai suunniteltu kehitettävän ja parannettavan. Katsauksessa ei ole esitetty miten varsinaista toimintaa on suunniteltu, toteutettu, parannettu ja kehitetty. 2.1 Toimintamme ydin-, tuki- ja johtamisen prosessit Kuvattu toimintajärjestelmäkuvauksessa (LIITE 2: sivut 8-11): Toteutunut Johtamisjärjestelmään on tehty tarkennuksia. Uusi hallintosääntö hyväksytty Tammikuussa 2016 otettu käyttöön osana HR (hemuli) järjestelmää henkilöstöasioiden työpöytä, johon järjestettiin verkkokoulutusta ja koulutustilaisuuksia. KVTES tehtävien arviointijärjestelmän ja mallityönkuvausten laatiminen (kevät 2015) Päivitetty organisaatiokaavio uuden hallintosäännön mukaiseksi. Toimipisteissä tehty tiimirakenteen muutoksia. Suunnitellut tai käynnistyneet Käynnistetty yhteisten tiimien ja työryhmien toimintamallin kehittämistyö (syksy 2015) Kehityskeskustelukäytännön kehittäminen ja käyttöönotto. Kehityskeskustelut toteutetaan uudella HR (Hemuli) järjestelmällä, jolla varmistetaan, että kaikki henkilöt tai tiimit ovat käyneet kehityskeskustelun vuoden 2016 aikana. (Laatusampo 3) Koulutustarjonnan, johtamisjärjestelmän ja tukipalveluiden tarkastelu osana toiminnan talouden sopeuttamista (YT-neuvottelut 2016) Prosessikartan (kuva 2) uudistaminen tai päivittäminen ja selkiyttäminen (Laatusampo 3) Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Puh Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Fax

12 Katsaus 5 (8) Versio Aluevaikuttavuuspalvelut Laadun varmistaminen, palautejärjestelmät (arviointivaihe) Kuvattu toimintajärjestelmäkuvauksessa (LIITE 2: sivut 12-20) Palauteraportit: Toteutunut Opiskelijapalaute Ammatillinen peruskoulutus - VÄLI-kysely (kevät 2015) - ALKU-kysely, pt (syksy 2015) - ALKU-kysely, valma/telma (syksy 2015) - ASKEL-päättökysely (kevät 2015) - Kouluterveyskysely (kevät 2015/2016) - PÄÄTTÖ-kysely (non-stop) - AMLU-PÄÄTTÖ-kysely (helmik. 2016) Näyttötutkinnot (omaehtoinen) - AIPAL-palautekysely (non-stop) Työvoimakoulutus - OPAL-palautekysely (non-stop) Oppisopimuskoulutus - Aloitusvaiheen palaute (non-stop) - Päättövaiheen palaute (non-stop) Henkilöstöpalaute - Yhteisten palvelujen kysely (syksy 2015) Yleispalautejärjestelmä - Vastaanotettu 41 eri ( ) palautetta, reklamaatiota tai aloitetta ja toimitettu ne edelleen toimenpiteitä varten. Ravintolat - RKK ravintoloiden palautekysely henkilöstölle ja opiskelijoille (syksy 2015) Suunnitellut tai käynnistyneet Opiskelijapalaute - Käynnistetty lyhytkoulutusten palautekyselyn laatimistyö (kevät 2016) - ALKU-kysely (syksy 2016) - ATO eli ammatillisen tutkinnon osan palautekysely laadittu (Laatusampo 2) ja on pilotointivaiheessa (kevät 2016). Korvaa VÄLI-kysely - Uusien VALMA- ja TELMA-kyselyjen laatiminen ja käyttöönotto (kevät 2016) - Opiskelijapalautekyselyn raportoinnin uudistaminen / kehittäminen (Laatusampo 3) - Opiskelijaraatitoiminnan tutuksi tuominen ja tehostaminen. Opiskelijaraatitoiminnan ohjeistuksen ja käytäntöjen uudistaminen. - Opiskelijaraatitoiminnasta tiedottamisen tehostaminen mm. opiskelijan oppaassa, wwwsivuilla, Facebookissa yms. Henkilöstöpalaute - Opettajatiedonkeruu (kevät 2016) - Henkilöstökysely (syksy 2016) Ravintolat - RKK ravintoloiden palautekysely henkilöstölle ja opiskelijoille (syksy 2016) Muut - Sidosryhmä- ja työelämäpalautejärjestelmän kehittäminen (EKKU-hanke, 2016). - TOP-työpaikojen palautekyselyn laatiminen ( ) IT-palvelut (LUC-palvelukeskus) - Palautekysely henkilöstölle ja opiskelijoille (syksy 2015) Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Puh Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Fax

13 Katsaus 6 (8) Versio Aluevaikuttavuuspalvelut Laadun varmistaminen / arviointitoiminta (arviointivaihe) Kuvattu toimintajärjestelmäkuvauksessa LIITE 2: (sivut 12-18): Arviointiraportit: Toteutunut Itsearvioinnit - Toimintajärjestelmän itsearviointi (kevät 2015) Ulkoiset arvioinnit (Karvi) - Toimintajärjestelmän ulkoinen arviointi (kevät 2015) - Ammatillisen ja AMK-yhteistyön itsearviointi (kevät 2015) - Kestävän kehityksen oppimistulosten arviointi (kevät 2015) seuraavissa perustutkinnoissa: o o o o o o o Hotelli-, ravintola- ja catering-alan perustutkinto Logistiikan perustutkinto Luonto- ja ympäristöalan perustutkinto Metsäalan perustutkinto Rakennusalan perustutkinto Sosiaali- ja terveysalan perustutkinto Tekstiili- ja vaatetusalan perustutkinto. - Oppimistulosten arviointi (kevät 2015) seuraavissa perustutkinnoissa: o o o Autoalan perustutkinto Tekstiili ja vaatetusalan perustutkinto Tieto- ja viestintätekniikan perustutkinto. - OKM:n liikunnan koulutuskeskuksen arviointi (UOPI) Suunnitellut tai käynnistyneet Itsearvioinnit - MTI-vaikuttavuuden itsearviointi (LAMO, kevät 2016) - RKK hallituksen itsearviointi (kevät 2016) - Toimintajärjestelmän itsearviointi (kevät 2019) Ulkoiset arvioinnit Oppimistulosten arvioinnit: - käynnistynyt 2013, päättyy kevät 2016: o nuoriso- ja vapaa-ajanohjauksen perustutkinto - käynnistynyt 2014, jatkuu kevääseen 2017 saakka: o o o o talotekniikan perustutkinto liikunnanohjauksen perustutkinto puutarhatalouden perustutkinto matkailualan perustutkinto. - käynnistynyt 2015, jatkuu kevääseen 2018 saakka: o o kauneudenhoitoalan perustutkinto tieto- ja tietoliikennetekniikan perustutkinto. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Puh Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Fax

14 Katsaus 7 (8) Versio Aluevaikuttavuuspalvelut ROKKI-intra ja dokumentointi Kuvattu toimintajärjestelmäkuvauksessa (LIITE 2: sivut 19-20): ROKKI-intra: Toteutunut ROKKI-intran sisällön esittämistapaa selkiytetty. Uudistettu etusivu ja tuotu tärkeimmät linkit heti sivun alkuun (2015). ROKKI-intran sivuille on lisätty hakusanoja ym. hakutoiminnon parantamiseksi (2015). Laadittu ROKKI-intran hakutoimintaan ohjevideo (syksy 2015) Suunnitellut tai käynnistyneet Toimintajärjestelmän ja laadunhallinnan perehdytysaineiston laatiminen henkilöstölle (Syksy 2016, Laatusampo 3) ROKKI-intran pääsivuston käytettävyyden parantaminen mm. sisällön tiivistäminen ja sivukartan (prosessikartan) uudistaminen (Syksy 2016, Laatusampo3) Aikuiskoulutuksen sisältö on koottu omaksi osiokseen ROKKI-intrassa (syksy 2015) Päivitetty ROKKI-intran henkilöstö-sivut uuden Hemuli-järjestelmän käyttöönoton mukaisiksi ja laadittu ohjevideo (kevät 2016). Turvallisuuteen liittyvät dokumentit koottu ROKKIintrassa yhteen paikkaan turvallisuussivustolle (Laatusampo 2) Uudistettu ja otettu käyttöön uudet toiminnallisten mittareiden (TTS) tietojen keräys- ja koontitaulukot TA-2015-suunnittelun mukaisesti. Mukana nyt kaikki koulutusmuodot ja yhteiset palvelut. Selkiytetty toimintavuoden toiminnallisten ja talouden raportointia ja esittämistapaa uudistamalla tasekirjan sisältö (Tasekirja 2015). Avattu eri hankkeille omia alasivustoja ROKKIintraan avoimen tietojen jakamisen, yhdessä työstämisen ym. parantamiseksi. Esim. TUTKE2-sivut. Tehty yhteisiin lomakkeisiin ROKKI-intraan laki- ja TUTKE2- ja Kemijärven liittymiseen liittyviä muutoksia ja täydennyksiä. Laadittu myös joitain uusia lomakkeita sekä poistettu käytöstä vanhentuneita lomakkeita. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Puh Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Fax

15 Katsaus 8 (8) Versio Aluevaikuttavuuspalvelut OSA 3 Toimintajärjestelmän toimivuuden arviointi ja järjestelmän parantaminen Kuvattu toimintajärjestelmäkuvauksessa (LIITE 2: sivu 21): Toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma (LIITE 3): Toteutunut - Toimintajärjestelmän itsearviointi (kevät 2015) - Toimintajärjestelmän ulkoinen arviointi (kevät 2015) Laadittu ja hyväksytty toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma toimitavuosille Suunnitellut tai käynnistyneet Toimintajärjestelmän toimivuuden arviointien perusteella tehtyjen kehittämistoimenpiteiden toteutumisen varmistaminen sekä toimintajärjestelmän toiminnan tunnettavuuden parantaminen ottamalla käyttöön johdon katselmusmenettely (ensimmäisen kerran ). Laaditaan toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma toimintavuosille huomioiden mm. johdon katselmuksessa esille nostetut asiat. Suunnitelma tuodaan johdolle hyväksyttäväksi viimeistään elokuussa Haetaan yhdessä Laatusampo verkoston kanssa valtionavustusta toimintajärjestelmän kehittämiseen toimintavuodelle 2017 em. kehittämissuunnitelman mukaisesti. Liitteet Jakelu Tiedoksi Prosessi Tallennusnimi LIITE 2: Toimintajärjestelmäkuvaus LIITE 3: Toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma Johtoryhmä, toimipistejohtajat Toimintajärjestelmätiimi 2.5 Toimintajärjestelmä ja laadunhallinta RKK Toimintajärjestelmä docx Tulostettu: klo 07:23 Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Puh Toripuistikko 5-7, 3 krs Rovaniemi Fax

16 Liite 1a Toimintajärjestelmän toimivuuden itsearviointi 2015 RAPORTTI Tiivistetty raportti Lapin ammattiopisto Lapin matkailuopisto Lapin urheiluopisto Lapin oppisopimuskeskus

17 Versio 1 1 (12) Sisällysluettelo Johdanto... 2 Itsearvoinnin toteutus RKK:ssa... 2 Arviointiin osallistuivat... 3 Arviointitulokset Laatukulttuuri ja laadunhallinnan kokonaisuus Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Henkilöstö ja muut toimijat Perustehtävän laadunhallinta kokonaisuutena Oppilaitosmuotoisena ammatillisena peruskoulutuksena järjestetty koulutus Näyttötutkintojen järjestäminen ja niihin valmistava koulutus (PT, AT, EAT) Oppisopimuskoulutus Muu koulutus (valmistavat ja valmentavat, muu ei-tutkintotavoitteinen koulutus, työpajatoiminta) Maksullinen palvelutoiminta (ml. työvoimapoliittinen koulutus, täydennyskoulutus) Opiskelijoille tarjottavat tukipalvelut Ammatillisen erityisoppilaitosten eritysopetuksen kehittämis-, ohjaus-, ja tukitehtävät Arviointi-, palaute- ja tulostieto Parantaminen Päivitys- ja hyväksymismerkinnät Versio Päivämäärä Hyväksytty Tiivistelmä Tiivistelmä varsinaisesta raportista

18 Versio 1 2 (12) Johdanto Rovaniemen koulutuskuntayhtymän (RKK) toimintajärjestelmän toimivuus on itsearvioitu Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) toimivan laadunhallintaa ja laadun jatkuvaa parantamista tukevan järjestelmän kriteeristöllä helmikuussa Arviointi perustu OKM:n kirjeeseen 13/591/2014. Arvioinnin tulokset on toimitettu OKM:n kirjeen mukaisesti sähköisellä Survette -lomakkeella OPH:lle. RKK:ssa itsearviointi toteuttamista varten laadittiin suunnitelma ja aikataulu, jonka johtoryhmä hyväksyi joulukuussa Itsearvoinnin toteutus RKK:ssa Itsearviointi toteutettiin 12 arviointitilaisuutena 12 eri arviointiryhmällä helmikuun 2015 aikana. Koska kyseessä oli itsearvointi, arviointiryhmien jäsenet nimettiin arvioitavan alueen toiminnasta vastaavista henkilöistä - palvelusuhteessa olevaa henkilökuntaa ja johtoa. Osaan arviointialueista kutsuttiin myös sidosryhmien ja kumppaneiden edustajia sekä myös luottamusjohtoa. Opiskelijoiden näkemykset otettiin huomioon opiskelijapalautteiden ja opiskelijaraatien kautta. Perustehtävän arviointialueiden Ryhmiin valittiin arvioijat siten, että jokaisessa ryhmässä oli vähintään yksi ko. toiminnan johtamisesta vastaava sekä opetus- ja muuta henkilöstöä jokaisesta niistä toimipisteestä tai yhteisten palvelujen yksiköstä, joissa arviointialueen toimintaa järjestetään. Perustehtäväkokonaisuuden 4.1 arviointiryhmä muodostui ryhmien jäsenistä siten, että jokaisen osa-alueen vastaava oli ryhmässä ja hän oli osallistunut myös johonkin arviointialueista. Arviointialueen 3 arvioi osaamisen johtamisen tiimi ja arviointialueet 5 ja 6 toimintajärjestelmätiimin ja viestintätiimin jäsenistä koottu ryhmä. Arviointialueen 2 arvioi kuntayhtymän johtoryhmästä, toimipistejohtajista ja valtuuston ja hallituksen puheenjohtajistosta koottu ryhmä. Kokonaisuuden eli arviointialueen 1 arvioitiin ryhmällä, johon oli valittu laadunhallinnasta ja johtamisjärjestelmästä vastaavia ja muita laadunhallinnan osaajia, jotka olivat olleet mukana arvioimassa myös muita arviointialueita. Arviointiryhmiin valituille järjestettiin tammikuussa perehdytystilaisuus. Arviointitilaisuudessa arvioitiin konsensensusperiaattella yhden tai kahden arviointialueen osalta kriteeri kerrallaan. Ennen arviointia ryhmän jäsenen tehtävänä oli tutustua kriteereihin, toimintajärjestelmäkuvaukseen sekä arviointialueen näytöiksi esitettyihin dokumentteihin sekä tehdä niiden perusteella oma itsearviointi. Arviointi toteutettiin seuraavassa järjestyksessä: 1. Perustehtävän osa-alueet ensin. 2. Perustehtävän kokonaisuus 4.1 ( ) tulosten perusteella. 3. Arviointialueet 2, 3, 5 ja 6 arviointiin tämän jälkeen 4. Lopuksi arvioitiin kokonaisuus eli arviointialue 1. Itsearvoinnin vetäjinä toimivat toimintajärjestelmätiimin vetäjät ja jäsenet toimivat sihteereinä.

19 Versio 1 3 (12) Arviointiin osallistuivat Arviointiin osallistui yhteensä 79 henkilöä. Seuraavassa on lueteltu heidät henkilöstöryhmittäin: JOHTO (14 henkilöä) Hannu Kerkelä, kiinteistöjohtaja, RKK Yhteiset palvelut / kiinteistöpalvelut Heikki Keskitalo, tulosaluejohtaja / toimitusjohtaja, UOPI / Santasport Finland Oy Helena Ailunka, toimipistejohtaja, LAO Metsäruusun toimipiste Jouko Holappa, toimipistejohtaja, LAO Jokiväylän toimipiste Juhani Torvinen, toimipistejohtaja, LAO Jänkätien toimipiste Kaj Väistö, Yhtymähallituksen puheenjohtaja, RKK Hallitus Kari Plosila, oppisopimusjohtaja, LAO Oppisopimuskeskus Leila Hurtig, rehtori, toimipistejohtaja, RKK / LAMO Riitta Karusaari, toimipistejohtaja, LAMO, Levi-instituutti Ritva Pekkala, rehtori, UOPI Ritva Vartiainen, toimipistejohtaja, LAO Porokadun toimipiste Taisto Arkko, rehtori, LAO Tapani Kähkönen, toimipistejohtaja, LAO Kemijärven toimipiste Veli-Pekka Laukkanen, kuntayhtymän varajohtaja, kehitysjohtaja, RKK Yhteiset palvelut, hallintopalvelut / aluevaikuttavuuspalvelut OPETUSHENKILÖSTÖ (34 henkilöä) Ajo Päivi, opettaja, LAMO, Levi-instituutti Eija Lohi, erityisopettaja, LAO Jänkätien toimipiste Hanna-Maija Sandqvist, erityisopettaja, LAO Porokadun toimipiste Hannu Uimaniemi, opettaja, LAO Jänkätien toimipiste Ilkka Rantahalvari, opettaja, palautevastaava, LAO Jänkätien toimipiste Janne Ekman, opettaja, LAO Jänkätien toimipiste Jarkko Tuononen, opettaja, LAO Kemijärven toimipiste Jyrki Mäkelä, aikuiskoulutusvastaava, LAO Sodankylän toimipiste Kaisa Räikkönen, pedagoginen suunnittelija, LAO Porokadun toimipiste Kaisa Räisänen, opinto-ohjaaja, LAO Porokadun toimipiste Kari Alakurtti, opettaja, palautevastaava, LAO Jokiväylän toimipiste Kimmo Siuruainen, työsuojeluvaltuutettu, lehtori, RKK Yhteiset palvelut / LAO Jokiväylän toimipiste Kyösti Paloniemi, opettaja, LAO Jänkätien toimipiste Leila Karjalainen, opettaja, aikuiskoulutusvastaava, LAO Porokadun toimipiste Marja Onkamo, opettaja, UOPI Marjaana Vähäkuopus, ammattikoulutuksen koordinaattori, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut Marja-Liisa Niiranen, opettaja, LAO Porokadun toimipiste Päivi Kontiokoski, pedagoginen suunnittelija, LAMO, UOPI, MTI, Maakunta Päivi Niska, opettaja, LAMO Toripuistikon toimipiste Ritva Timonen-Kunnari, pedagoginen suunnittelija, LAO Jokiväylän toimipiste Saila Peteri, opettaja, LAO Porokadun toimipiste Salme Lehtinen, opettaja, palautevastaava, LAO Sodankylän toimipiste Sari Sulasalmi, opettaja, LAO Kemijärven toimipiste Satu Leinonen, pedagoginen suunnittelija, LAMO, Levi-instituutti Seija Tuomisto, erityisopettaja, LAO Jokiväylän toimipiste Sirkka Karjalainen, opettaja, LAO Porokadun toimipiste Sirkka Salmi, erityisopettaja, opinto-ohjaaja, LAO Sodankylän toimipiste Taina Järvi, opettaja, LAO Jokiväylän toimipiste Tanja Karvonen, opettaja, LAO Kemijärven toimipiste Tapio Lindfors, opinto-ohjaaja, LAO Jokiväylän toimipiste Tapio Tahvanainen, opettaja, LAO Jänkätien toimipiste Tiina Väyrynen, opettaja, LAO Jokiväylän toimipiste

20 Versio 1 4 (12) Tuula Kuoksa, opettaja, LAO Kemijärven toimipiste Ulla Heikinmatti, erityisopettaja, opinto-ohjaaja, LAO Porokadun toimipiste MUU HENKILÖSTÖ (29 henkilöä) Anne Petrelius, suunnittelija / palautevastaava, LAMO Anne Puroaho, koulutustarkastaja, LAO Oppisopimuskeskus Anu Tauriainen, suunnittelija, RKK Yhteiset palvelut, aluevaikuttavuuspalvelut / henkilöstöpalvelut Arja Saarela-Sorri, ravitsemispalvelupäällikkö, RKK Yhteiset palvelut, kiinteistöpalvelut, Ravitsemispalvelut Else Kaarlela, talouspäällikkö, RKK Hallintopalvelut, talouspalvelut Erkki Jääskö, erikoissuunnittelija, RKK Yhteiset palvelut, aluevaikuttavuuspalvelut Henna Jokinen, viestintä- ja markkinointisuunnittelija, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut Jorma Raappana, koulutustarkastaja, LAO Oppisopimuskeskus, Kemijärvi Juho Mutka, koulutussuunnittelija, UOPI / Kesäyliopisto Kalevi Koskenniska, kirjastonhoitaja, virastomestari, LAO Metsäruusun toimipiste Kari Ketola, työsuojelupäällikkö, RKK Hallintopalvelut Kari Rekilä, koulutustarkastaja, LAO Oppisopimuskeskus Leena Maisonvaara, opinto- ja toimistosihteeri, LAO Jänkätien toimipiste Maarit Ulkuniemi, kuraattori, LAO Porokadun toimipiste Marjo Posio, henkilöstösihteeri, RKK Yhteiset palvelut, henkilöstöpalvelut Marju Määttä, projektityöntekijä, RKK Yhteiset palvelut, hankkeet Merja Eskelinen, aikuiskoulutuksen suunnittelija, RKK Yhteiset palvelut Mirjami Palojärvi, henkilöstöpäällikkö, RKK Yhteiset palvelut, henkilöstöpalvelut Pertti Heikkilä, suunnittelija, laatukoordinaattori, RKK Yhteiset palvelut, aluevaikuttavuuspalvelut Pirjo Pukarinen, opintosihteeri, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut, hakupalvelut Rauni Kemppainen, erikoissuunnittelija, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut Salla Korhonen, opinto- ja toimistosihteeri, LAO Porokadun toimipiste Sanna Tuovila, opinto- ja toimistosihteeri, LAO Kemijärven toimipiste Seija Ovaskainen, projektipäällikkö, RKK Yhteiset palvelut, hankkeet Soile Pettersson, koulunkäyntiavustaja, asuntolaohjaaja, LAO Sodankylän toimipiste Taina Imberg, opintosihteeri, LAMO Teo Jeskanen, koordinaattori, UOPI Tiina Suopajärvi, TOP/KV-koordinaattori, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut Tuija Hietanen, kiinteistökoordinaattori, RKK Yhteiset palvelut, kiinteistöpalvelut, asuntolat MUUT (2 henkilöä) Mari Kumpu, työnantajan edustaja, BRB Finland Oy Paula Mikkonen, terveydenhoitaja, Rovaniemen kaupunki, opiskelijaterveydenhuolto

21 Versio 1 5 (12) Arviointitulokset Arviointialueiden kokonaisarvio arviointialueittain. 1 Laatukulttuuri ja laadunhallinnan kokonaisuus Kokonaisarvio: Kehittyvä Koulutuksen järjestäjätasolla on ymmärretty laadunhallinnan merkitys. Laadunhallinnan kehittäminen on nostettu yhdeksi keskeisimmistä kehittämiskohteista vuonna 2012 hallinnon ja johtamisen kehittämissuunnitelmassa. Kehittämistyö on edennyt suunnitelmallisesti. Vuoden 2014 lopussa valmistui ja johto hyväksyi toimintajärjestelmän kuvauksen, joka sisältää mm. yhteisen toimintapolitiikan (toimintaperiaatteet, laatulupauksen jne). Koulutuskuntayhtymässä käytämme laadunhallintajärjestelmästä nimeä toimintajärjestelmä. Toimintajärjestelmämme on johtamisjärjestelmämme. Viestimme toimintajärjestelmästämme avoimesti. Kuvaus siitä on kaikkien saatavilla kuntayhtymän www-sivuilla osoitteessa Kuvaus on linkitetty myös oppilaitoksen www-sivulle, sekä niiden opiskelijoille ja työelämälle suunnatuille sivuille. Kuvauksesta on laadittu myös erilliset tiivistetyt kuvaukset opiskelijoille, työelämälle ja kumppaneille. Opiskelijoiden kuvaus on myös opiskelijan oppaassa. Uusin kuvaus päivitetään keväällä uusiin oppaisiin. Perustehtävän osalta toimintajärjestelmämme on kattava. Laadunhallinnan vastuut ovat RKK-tasolla selvät, mutta jokaiselle työntekijälle oma rooli laadunhallinnassa ja sen merkitys omassa työssä ei ole vielä täysin selkeytynyt esim. ei nähdä että jo toimii laadunhallinnan periaatteiden mukaisesti omassa työssään. Vuoden 2015 alusta kuntayhtymään liitetyn Kemijärven toimipisteen toiminnan integroiminen kuntayhtymän toimintajärjestelmään on vasta alkanut, joten siellä toiminta ei ole vielä kuntayhtymän toimintajärjestelmän mukaista kaikilta osin. Koulutuksen järjestäjätasolla toimintaa arvioidaan, parannetaan ja kehitetään kuntayhtymän yhteisissä tiimeissä ja työryhmissä. Tiimien ja työryhmien toiminnassa on parannettavaa erityisesti tiimien tavoitteiden ja päämäärien asettamisessa ja tehtävissä. Myös osassa tiimejä tiimimäinen toiminta on vielä alkavalla tasolla ja tiimien jäsenet eivät ole ehkä täysin sisäistäneet tiiminsä merkitystä ja omaa rooliansa tiimissä. Tiimien ja työryhmien toiminnan ja tulosten viestinnässä olisi myös parannettavaa, jotta niiden toiminta ja tulokset saadaan paremmin läpinäkyviksi ja kaikkien tietoon. Tulosalue- ja alakohtaisesti sidosryhmät ja kumppanit osallistuvat laadunvarmistamiseen ja kehittämiseen ja menettelytavat ovat vakiintuneita. Kuntayhtymätasolla myös tehdään sidosryhmien ja kumppaneiden kanssa yhteistyötä laadunhallinnassa, mutta sen menettelytapoja on vaikea arvioida, koska kuntayhtymätasolta puuttuu yhteinen näkemys siitä, ketä ovat keskeiset sidosryhmät. Dokumentointiin on menettelytavat ja kaikki on tallennettu yhteiseen paikkaan ROKKIintraan. Dokumentoinnissa on parannettavaa niiden tarkoituksenmukaisuudessa ja löydettävyydessä sekä tietoisuudessa siitä, mitä on jo olemassa.

22 Versio 1 6 (12) Kehittämis- ja parantamistoimenpiteiden seurannan dokumentoinnissa ja niistä viestimisessä on parannettavaa. Aina kun ei muisteta viestiä, että ko. toteutuneet toimenpiteet ovat seurausta aiemmasta arvioinnista tai palautteista ja ylipäätään emme aina muista viestiä että mitä korjaavia ja toimintaa parantavia toimenpiteitä on tehty. Myös palautteiden keräämisen yhteydessä voisi nykyistä paremmin viestiä sitä, mitä korjaavia ja parantavia toimenpiteitä on tehty aiemmin annettujen palautteiden perusteella. Näin niin henkilöstölle, opiskelijoille, kumppaneille, sidosryhmille ja työelämälle tulisi paremmin näkyväksi kuntayhtymän laatutoiminta ja sen vaikuttavuus. 2 Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Kokonaisarvio: Kehittyvä Koulutuskuntayhtymän johtamisjärjestelmää ja toimintajärjestelmää on kehitetty ja parannettu suunnitellusti ja systemaattisesti vuonna 2012 tehdyn hallinnon ja johdon ulkoisen arvioinnin sekä OKM:n laatustrategian pohjalta. Koulutuskuntayhtymän johtoryhmä on arvoinut toimintajärjestelmäänsä tammikuussa 2014 kansallisilla laatujärjestelmäkriteereillä ja sen perusteella laadittiin ja hyväksyttiin toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma vuosille Toimintajärjestelmää on kehitetty tämän suunnitelman mukaisesti. Kehittämissuunnitelman tavoitteiden mukaisesti on laadittu myös johdon hyväksymä toimintajärjestelmäkuvaus, joka sisältää myös laadunhallintatyötä ohjaavat toimintaperiaatteet ja laatulupauksen. Koulutuskuntayhtymä uudisti strategiansa vuonna 2014 uudella osallistavalla strategiaprosessilla. Prosessi oli avoin koko henkilöstölle ja siihen osallistui eri henkilöstöryhmien jäseniä kaikista toimipisteistä. Strategiassa nostetut toiminnan kehittämisen painopisteistä on myös nostettu toimintavuoden 2015 toiminnalliset ja määrälliset sitovat tavoitteet. Kuntayhtymätasolla toimintaa ja sen tuloksellisuutta seurataan tulosalueittain johtoryhmässä, hallituksessa ja valtuustossa. Toimipisteiden ja tiimien toimintaa seurataan tulosaluilla. Toiminnan ohjaamisessa ja toiminaan liittyvän tiedon kokoamisessa on käytössä myös vuonna 2013 käyttöön otettu uusi vuorovaikutteinen ROKKI-intra. Koulutuskuntayhtymä on myös varautunut rahoitusjärjestelmän ja -määrien muutoksiin ennakoivasti, jotta voidaan säilyttää toimintaedellytykset myös tulevina vuosina. Toiminnan organisointia on muutettu ottamalla käyttöön uusi hallinto- ja johtamisjärjestelmä, jossa on purettu aiemmin olleita päällekkäisiä hallinto-organisaatioita. Sopeuttamistoimenpiteiden tueksi on laadittu mm. kiinteistöstrategia, jossa on arvioitu kiinteistöjen kunto, korjaus ja käyttötarpeet. Kuntayhtymä on vuokrannut pois vähällä käytöllä olevia kiinteistöjä sekä tehnyt myös päätöksiä luopua (myydä) osa kiinteistöistä, jotta niukkenevat voimavarat voidaan aiempaa paremmin keskittää perustehtäviin. 3 Henkilöstö ja muut toimijat Kokonaisarvio: Kehittyvä Strategia on päivitetty laajasti osallistaen, mutta tietoisessa ja tavoitteellisessa sitoutumisessa on kehitettävää. Henkilöstöryhmittäisessä ja toimipiste-/yksikkö kohtaisessa osaamisen varmistamisessa kehitettävää. Laadunhallintaosaamisen sekä työpaikkaohjaajien/kouluttajien ym. osaamisen varmistaminen on kehittyvällä tasolla. Työhyvinvoinnin osalta suunnitelmat ja menettelytavat ovat pääosin kuvattu.

23 Versio 1 7 (12) 4.1 Perustehtävän laadunhallinta kokonaisuutena Kokonaisarvio: Kehittyvä Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä laadunhallinnan kehittämisen painopiste on ollut perustehtävässä. Aiemmin laadunhallintaa kehitettiin oppilaitoslähtöisesti erityisesti Lapin ammattiopistossa. Vuodesta 2012 alkaen laadinnallinen kehittämistyö laajeni kattamaan koko koulutuskuntayhtymän ja kaikkia sen koulutuksen järjestämismuotoja sekä myös niitä tukevia yhteisiä palveluja. Tämä kehittämistyö perustui vuonna 2012 tehtyyn hallinnon ja johtamisen ulkoiseen arviointiin ja sen perustella laadittuun ja hyväksyttyyn kehittämissuunnitelmaan. Koulutuskuntayhtymän uusi asteittain vuodesta 2013 käyttöön otettu toimintajärjestelmä on rakennettu OKM: laatustrategian mukaisesti koko toiminnan kattavaksi. Perustehtäviä suunnitellaan yhtenä ammattikoulutuspalvelut -kokonaisuutena (ydinprosessi), jossa oppija (opiskelija) on asiakkaana. Toiminta-alueen työelämä nähdään toisen ydinprosessimme eli aluevaikuttavuuspalvelujen asiakkaan. Koulutuskuntayhtymällä on käytössä kaikissa koulutusmuodoissa kattavat opiskelijapalautejärjestelmät sekä yhteiset toiminnalliset mittarit. Opiskelija-asiakas on ammattikoulutuspalvelujen prosessikokonaisuuden keskiössä ja laadunhallinta lähtee oppijan oppimisprosessin laadunvarmistuksesta. Perustehtävien prosessit on määritelty ja niiden kuvaaminen tai päivittäminen uuden toimintamallin mukaisiksi on vielä kesken. Opiskelijat osallistuvat oppilaitosmuotoisessa koulutuksessa arviointi-, palaute- ja kehittämistoimintaan mm. opiskelijaraadeissa. Oppijat osallistuvat myös oman oppimisprosessinsa laadunvarmistamiseen osana oppimista ja osaamisen arviointia. Uusissa valmisteilla olevissa tutkinnon osien opetussuunnitelmissa tämä oman oppimisprosessin laadunvarmistus on mukana jokaisen tutkinnon osan sisällä. Työelämän olevia ja tulevaisuuden osaamistarpeita kartoitamme osana aluevaikuttavuuspalvelujen työelämäpalveluja. Käytössämme on siinä systemaattinen C&Q-osaamiskartoitusjärjestelmä. Teemme laajasti yhteistyötä Lapin alueen toisten koulutuksen järjestäjien, kumppaneiden sekä sidosryhmien (mm. alueelliset ELY-, TE-, kunnat jne) kanssa mm. koulutarjonnan ennakointi- ja suunnittelutyössä sekä kumppaneiden kanssa myös toteutuksessa. Koulutustarjonnan suuntaamispäätöksissä olemme käyttäneet monipuolisesti eri ennakointi, tilasto ja tulostietoja sekä sopineet mm. koulutus- ja yhteistyöstä muiden alueella toimivien koulutuksen järjestäjien mm. Lappian ja Sakk:n kanssa. Olemme myös mukana Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston yhteisessä yhteistyöverkostossa (LUC- korkeakoulukonserni). Meillä on käytössä yhteinen tietoverkko LUC:n kanssa ja Lapin matkailuopisto on mukana mm. LUC:n Matkailun tutkimus- ja koulutusinstituutissa, jossa yhteistyömuotona mm. eri koulutusasteiden väliset yhteiset ristiin valittavat matkailualan opinnot. 4.2 Oppilaitosmuotoisena ammatillisena peruskoulutuksena järjestetty koulutus Kokonaisarvio: Kehittyvä Oppilaitosmuotoista ammatillista peruskoulutusta on kehitetty Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä yhtenä kokonaisuutena vuodesta 2006 alkaen. Suunnittelua on ohjattu järjestäjätasolla aiemmin Lapin ammattiopiston ohjaamana ja 2013 alkaen kuntayhtymätasoisesti ammattikoulutuspalvelut -kokonaisuutena (opetussuunnitelman yhteinen osa ja pedagoginen ohjelma). Tutkintojen ja koulutuksien opetussuunnitelmatyössä on käy-