Toimintajärjestelmän toimivuuden itsearviointi 2015

Transkriptio

1 Toimintajärjestelmän toimivuuden itsearviointi 2015 RAPORTTI Tiivistetty raportti Lapin ammattiopisto Lapin matkailuopisto Lapin urheiluopisto Lapin oppisopimuskeskus

2 1 (12) Sisällysluettelo Johdanto... 2 Itsearvoinnin toteutus RKK:ssa... 2 Arviointiin osallistuivat... 3 Arviointitulokset Laatukulttuuri ja laadunhallinnan kokonaisuus Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Henkilöstö ja muut toimijat Perustehtävän laadunhallinta kokonaisuutena Oppilaitosmuotoisena ammatillisena peruskoulutuksena järjestetty koulutus Näyttötutkintojen järjestäminen ja niihin valmistava koulutus (PT, AT, EAT) Oppisopimuskoulutus Muu koulutus (valmistavat ja valmentavat, muu ei-tutkintotavoitteinen koulutus, työpajatoiminta) Maksullinen palvelutoiminta (ml. työvoimapoliittinen koulutus, täydennyskoulutus) Opiskelijoille tarjottavat tukipalvelut Ammatillisen erityisoppilaitosten eritysopetuksen kehittämis-, ohjaus-, ja tukitehtävät Arviointi-, palaute- ja tulostieto Parantaminen Päivitys- ja hyväksymismerkinnät Versio Päivämäärä Hyväksytty Tiivistelmä Tiivistelmä varsinaisesta raportista

3 2 (12) Johdanto Rovaniemen koulutuskuntayhtymän (RKK) toimintajärjestelmän toimivuus on itsearvioitu Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) toimivan laadunhallintaa ja laadun jatkuvaa parantamista tukevan järjestelmän kriteeristöllä helmikuussa Arviointi perustu OKM:n kirjeeseen 13/591/2014. Arvioinnin tulokset on toimitettu OKM:n kirjeen mukaisesti sähköisellä Survette -lomakkeella OPH:lle. RKK:ssa itsearviointi toteuttamista varten laadittiin suunnitelma ja aikataulu, jonka johtoryhmä hyväksyi joulukuussa Itsearvoinnin toteutus RKK:ssa Itsearviointi toteutettiin 12 arviointitilaisuutena 12 eri arviointiryhmällä helmikuun 2015 aikana. Koska kyseessä oli itsearvointi, arviointiryhmien jäsenet nimettiin arvioitavan alueen toiminnasta vastaavista henkilöistä - palvelusuhteessa olevaa henkilökuntaa ja johtoa. Osaan arviointialueista kutsuttiin myös sidosryhmien ja kumppaneiden edustajia sekä myös luottamusjohtoa. Opiskelijoiden näkemykset otettiin huomioon opiskelijapalautteiden ja opiskelijaraatien kautta. Perustehtävän arviointialueiden Ryhmiin valittiin arvioijat siten, että jokaisessa ryhmässä oli vähintään yksi ko. toiminnan johtamisesta vastaava sekä opetus- ja muuta henkilöstöä jokaisesta niistä toimipisteestä tai yhteisten palvelujen yksiköstä, joissa arviointialueen toimintaa järjestetään. Perustehtäväkokonaisuuden 4.1 arviointiryhmä muodostui ryhmien jäsenistä siten, että jokaisen osa-alueen vastaava oli ryhmässä ja hän oli osallistunut myös johonkin arviointialueista. Arviointialueen 3 arvioi osaamisen johtamisen tiimi ja arviointialueet 5 ja 6 toimintajärjestelmätiimin ja viestintätiimin jäsenistä koottu ryhmä. Arviointialueen 2 arvioi kuntayhtymän johtoryhmästä, toimipistejohtajista ja valtuuston ja hallituksen puheenjohtajistosta koottu ryhmä. Kokonaisuuden eli arviointialueen 1 arvioitiin ryhmällä, johon oli valittu laadunhallinnasta ja johtamisjärjestelmästä vastaavia ja muita laadunhallinnan osaajia, jotka olivat olleet mukana arvioimassa myös muita arviointialueita. Arviointiryhmiin valituille järjestettiin tammikuussa perehdytystilaisuus. Arviointitilaisuudessa arvioitiin konsensensusperiaattella yhden tai kahden arviointialueen osalta kriteeri kerrallaan. Ennen arviointia ryhmän jäsenen tehtävänä oli tutustua kriteereihin, toimintajärjestelmäkuvaukseen sekä arviointialueen näytöiksi esitettyihin dokumentteihin sekä tehdä niiden perusteella oma itsearviointi. Arviointi toteutettiin seuraavassa järjestyksessä: 1. Perustehtävän osa-alueet ensin. 2. Perustehtävän kokonaisuus 4.1 ( ) tulosten perusteella. 3. Arviointialueet 2, 3, 5 ja 6 arviointiin tämän jälkeen 4. Lopuksi arvioitiin kokonaisuus eli arviointialue 1. Itsearvoinnin vetäjinä toimivat toimintajärjestelmätiimin vetäjät ja jäsenet toimivat sihteereinä.

4 3 (12) Arviointiin osallistuivat Arviointiin osallistui yhteensä 79 henkilöä. Seuraavassa on lueteltu heidät henkilöstöryhmittäin: JOHTO (14 henkilöä) Hannu Kerkelä, kiinteistöjohtaja, RKK Yhteiset palvelut / kiinteistöpalvelut Heikki Keskitalo, tulosaluejohtaja / toimitusjohtaja, UOPI / Santasport Finland Oy Helena Ailunka, toimipistejohtaja, LAO Metsäruusun toimipiste Jouko Holappa, toimipistejohtaja, LAO Jokiväylän toimipiste Juhani Torvinen, toimipistejohtaja, LAO Jänkätien toimipiste Kaj Väistö, Yhtymähallituksen puheenjohtaja, RKK Hallitus Kari Plosila, oppisopimusjohtaja, LAO Oppisopimuskeskus Leila Hurtig, rehtori, toimipistejohtaja, RKK / LAMO Riitta Karusaari, toimipistejohtaja, LAMO, Levi-instituutti Ritva Pekkala, rehtori, UOPI Ritva Vartiainen, toimipistejohtaja, LAO Porokadun toimipiste Taisto Arkko, rehtori, LAO Tapani Kähkönen, toimipistejohtaja, LAO Kemijärven toimipiste Veli-Pekka Laukkanen, kuntayhtymän varajohtaja, kehitysjohtaja, RKK Yhteiset palvelut, hallintopalvelut / aluevaikuttavuuspalvelut OPETUSHENKILÖSTÖ (34 henkilöä) Ajo Päivi, opettaja, LAMO, Levi-instituutti Eija Lohi, erityisopettaja, LAO Jänkätien toimipiste Hanna-Maija Sandqvist, erityisopettaja, LAO Porokadun toimipiste Hannu Uimaniemi, opettaja, LAO Jänkätien toimipiste Ilkka Rantahalvari, opettaja, palautevastaava, LAO Jänkätien toimipiste Janne Ekman, opettaja, LAO Jänkätien toimipiste Jarkko Tuononen, opettaja, LAO Kemijärven toimipiste Jyrki Mäkelä, aikuiskoulutusvastaava, LAO Sodankylän toimipiste Kaisa Räikkönen, pedagoginen suunnittelija, LAO Porokadun toimipiste Kaisa Räisänen, opinto-ohjaaja, LAO Porokadun toimipiste Kari Alakurtti, opettaja, palautevastaava, LAO Jokiväylän toimipiste Kimmo Siuruainen, työsuojeluvaltuutettu, lehtori, RKK Yhteiset palvelut / LAO Jokiväylän toimipiste Kyösti Paloniemi, opettaja, LAO Jänkätien toimipiste Leila Karjalainen, opettaja, aikuiskoulutusvastaava, LAO Porokadun toimipiste Marja Onkamo, opettaja, UOPI Marjaana Vähäkuopus, ammattikoulutuksen koordinaattori, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut Marja-Liisa Niiranen, opettaja, LAO Porokadun toimipiste Päivi Kontiokoski, pedagoginen suunnittelija, LAMO, UOPI, MTI, Maakunta Päivi Niska, opettaja, LAMO Toripuistikon toimipiste Ritva Timonen-Kunnari, pedagoginen suunnittelija, LAO Jokiväylän toimipiste Saila Peteri, opettaja, LAO Porokadun toimipiste Salme Lehtinen, opettaja, palautevastaava, LAO Sodankylän toimipiste Sari Sulasalmi, opettaja, LAO Kemijärven toimipiste Satu Leinonen, pedagoginen suunnittelija, LAMO, Levi-instituutti Seija Tuomisto, erityisopettaja, LAO Jokiväylän toimipiste Sirkka Karjalainen, opettaja, LAO Porokadun toimipiste Sirkka Salmi, erityisopettaja, opinto-ohjaaja, LAO Sodankylän toimipiste Taina Järvi, opettaja, LAO Jokiväylän toimipiste Tanja Karvonen, opettaja, LAO Kemijärven toimipiste Tapio Lindfors, opinto-ohjaaja, LAO Jokiväylän toimipiste Tapio Tahvanainen, opettaja, LAO Jänkätien toimipiste Tiina Väyrynen, opettaja, LAO Jokiväylän toimipiste

5 4 (12) Tuula Kuoksa, opettaja, LAO Kemijärven toimipiste Ulla Heikinmatti, erityisopettaja, opinto-ohjaaja, LAO Porokadun toimipiste MUU HENKILÖSTÖ (29 henkilöä) Anne Petrelius, suunnittelija / palautevastaava, LAMO Anne Puroaho, koulutustarkastaja, LAO Oppisopimuskeskus Anu Tauriainen, suunnittelija, RKK Yhteiset palvelut, aluevaikuttavuuspalvelut / henkilöstöpalvelut Arja Saarela-Sorri, ravitsemispalvelupäällikkö, RKK Yhteiset palvelut, kiinteistöpalvelut, Ravitsemispalvelut Else Kaarlela, talouspäällikkö, RKK Hallintopalvelut, talouspalvelut Erkki Jääskö, erikoissuunnittelija, RKK Yhteiset palvelut, aluevaikuttavuuspalvelut Henna Jokinen, viestintä- ja markkinointisuunnittelija, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut Jorma Raappana, koulutustarkastaja, LAO Oppisopimuskeskus, Kemijärvi Juho Mutka, koulutussuunnittelija, UOPI / Kesäyliopisto Kalevi Koskenniska, kirjastonhoitaja, virastomestari, LAO Metsäruusun toimipiste Kari Ketola, työsuojelupäällikkö, RKK Hallintopalvelut Kari Rekilä, koulutustarkastaja, LAO Oppisopimuskeskus Leena Maisonvaara, opinto- ja toimistosihteeri, LAO Jänkätien toimipiste Maarit Ulkuniemi, kuraattori, LAO Porokadun toimipiste Marjo Posio, henkilöstösihteeri, RKK Yhteiset palvelut, henkilöstöpalvelut Marju Määttä, projektityöntekijä, RKK Yhteiset palvelut, hankkeet Merja Eskelinen, aikuiskoulutuksen suunnittelija, RKK Yhteiset palvelut Mirjami Palojärvi, henkilöstöpäällikkö, RKK Yhteiset palvelut, henkilöstöpalvelut Pertti Heikkilä, suunnittelija, laatukoordinaattori, RKK Yhteiset palvelut, aluevaikuttavuuspalvelut Pirjo Pukarinen, opintosihteeri, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut, hakupalvelut Rauni Kemppainen, erikoissuunnittelija, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut Salla Korhonen, opinto- ja toimistosihteeri, LAO Porokadun toimipiste Sanna Tuovila, opinto- ja toimistosihteeri, LAO Kemijärven toimipiste Seija Ovaskainen, projektipäällikkö, RKK Yhteiset palvelut, hankkeet Soile Pettersson, koulunkäyntiavustaja, asuntolaohjaaja, LAO Sodankylän toimipiste Taina Imberg, opintosihteeri, LAMO Teo Jeskanen, koordinaattori, UOPI Tiina Suopajärvi, TOP/KV-koordinaattori, RKK Yhteiset palvelut, ammattikoulutuspalvelut Tuija Hietanen, kiinteistökoordinaattori, RKK Yhteiset palvelut, kiinteistöpalvelut, asuntolat MUUT (2 henkilöä) Mari Kumpu, työnantajan edustaja, BRB Finland Oy Paula Mikkonen, terveydenhoitaja, Rovaniemen kaupunki, opiskelijaterveydenhuolto

6 5 (12) Arviointitulokset Arviointialueiden kokonaisarvio arviointialueittain. 1 Laatukulttuuri ja laadunhallinnan kokonaisuus Koulutuksen järjestäjätasolla on ymmärretty laadunhallinnan merkitys. Laadunhallinnan kehittäminen on nostettu yhdeksi keskeisimmistä kehittämiskohteista vuonna 2012 hallinnon ja johtamisen kehittämissuunnitelmassa. Kehittämistyö on edennyt suunnitelmallisesti. Vuoden 2014 lopussa valmistui ja johto hyväksyi toimintajärjestelmän kuvauksen, joka sisältää mm. yhteisen toimintapolitiikan (toimintaperiaatteet, laatulupauksen jne). Koulutuskuntayhtymässä käytämme laadunhallintajärjestelmästä nimeä toimintajärjestelmä. Toimintajärjestelmämme on johtamisjärjestelmämme. Viestimme toimintajärjestelmästämme avoimesti. Kuvaus siitä on kaikkien saatavilla kuntayhtymän www-sivuilla osoitteessa Kuvaus on linkitetty myös oppilaitoksen www-sivulle, sekä niiden opiskelijoille ja työelämälle suunnatuille sivuille. Kuvauksesta on laadittu myös erilliset tiivistetyt kuvaukset opiskelijoille, työelämälle ja kumppaneille. Opiskelijoiden kuvaus on myös opiskelijan oppaassa. Uusin kuvaus päivitetään keväällä uusiin oppaisiin. Perustehtävän osalta toimintajärjestelmämme on kattava. Laadunhallinnan vastuut ovat RKK-tasolla selvät, mutta jokaiselle työntekijälle oma rooli laadunhallinnassa ja sen merkitys omassa työssä ei ole vielä täysin selkeytynyt esim. ei nähdä että jo toimii laadunhallinnan periaatteiden mukaisesti omassa työssään. Vuoden 2015 alusta kuntayhtymään liitetyn Kemijärven toimipisteen toiminnan integroiminen kuntayhtymän toimintajärjestelmään on vasta alkanut, joten siellä toiminta ei ole vielä kuntayhtymän toimintajärjestelmän mukaista kaikilta osin. Koulutuksen järjestäjätasolla toimintaa arvioidaan, parannetaan ja kehitetään kuntayhtymän yhteisissä tiimeissä ja työryhmissä. Tiimien ja työryhmien toiminnassa on parannettavaa erityisesti tiimien tavoitteiden ja päämäärien asettamisessa ja tehtävissä. Myös osassa tiimejä tiimimäinen toiminta on vielä alkavalla tasolla ja tiimien jäsenet eivät ole ehkä täysin sisäistäneet tiiminsä merkitystä ja omaa rooliansa tiimissä. Tiimien ja työryhmien toiminnan ja tulosten viestinnässä olisi myös parannettavaa, jotta niiden toiminta ja tulokset saadaan paremmin läpinäkyviksi ja kaikkien tietoon. Tulosalue- ja alakohtaisesti sidosryhmät ja kumppanit osallistuvat laadunvarmistamiseen ja kehittämiseen ja menettelytavat ovat vakiintuneita. Kuntayhtymätasolla myös tehdään sidosryhmien ja kumppaneiden kanssa yhteistyötä laadunhallinnassa, mutta sen menettelytapoja on vaikea arvioida, koska kuntayhtymätasolta puuttuu yhteinen näkemys siitä, ketä ovat keskeiset sidosryhmät. Dokumentointiin on menettelytavat ja kaikki on tallennettu yhteiseen paikkaan ROKKIintraan. Dokumentoinnissa on parannettavaa niiden tarkoituksenmukaisuudessa ja löydettävyydessä sekä tietoisuudessa siitä, mitä on jo olemassa.

7 6 (12) Kehittämis- ja parantamistoimenpiteiden seurannan dokumentoinnissa ja niistä viestimisessä on parannettavaa. Aina kun ei muisteta viestiä, että ko. toteutuneet toimenpiteet ovat seurausta aiemmasta arvioinnista tai palautteista ja ylipäätään emme aina muista viestiä että mitä korjaavia ja toimintaa parantavia toimenpiteitä on tehty. Myös palautteiden keräämisen yhteydessä voisi nykyistä paremmin viestiä sitä, mitä korjaavia ja parantavia toimenpiteitä on tehty aiemmin annettujen palautteiden perusteella. Näin niin henkilöstölle, opiskelijoille, kumppaneille, sidosryhmille ja työelämälle tulisi paremmin näkyväksi kuntayhtymän laatutoiminta ja sen vaikuttavuus. 2 Strateginen johtaminen ja toiminnan ohjaus Koulutuskuntayhtymän johtamisjärjestelmää ja toimintajärjestelmää on kehitetty ja parannettu suunnitellusti ja systemaattisesti vuonna 2012 tehdyn hallinnon ja johdon ulkoisen arvioinnin sekä OKM:n laatustrategian pohjalta. Koulutuskuntayhtymän johtoryhmä on arvoinut toimintajärjestelmäänsä tammikuussa 2014 kansallisilla laatujärjestelmäkriteereillä ja sen perusteella laadittiin ja hyväksyttiin toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma vuosille Toimintajärjestelmää on kehitetty tämän suunnitelman mukaisesti. Kehittämissuunnitelman tavoitteiden mukaisesti on laadittu myös johdon hyväksymä toimintajärjestelmäkuvaus, joka sisältää myös laadunhallintatyötä ohjaavat toimintaperiaatteet ja laatulupauksen. Koulutuskuntayhtymä uudisti strategiansa vuonna 2014 uudella osallistavalla strategiaprosessilla. Prosessi oli avoin koko henkilöstölle ja siihen osallistui eri henkilöstöryhmien jäseniä kaikista toimipisteistä. Strategiassa nostetut toiminnan kehittämisen painopisteistä on myös nostettu toimintavuoden 2015 toiminnalliset ja määrälliset sitovat tavoitteet. Kuntayhtymätasolla toimintaa ja sen tuloksellisuutta seurataan tulosalueittain johtoryhmässä, hallituksessa ja valtuustossa. Toimipisteiden ja tiimien toimintaa seurataan tulosaluilla. Toiminnan ohjaamisessa ja toiminaan liittyvän tiedon kokoamisessa on käytössä myös vuonna 2013 käyttöön otettu uusi vuorovaikutteinen ROKKI-intra. Koulutuskuntayhtymä on myös varautunut rahoitusjärjestelmän ja -määrien muutoksiin ennakoivasti, jotta voidaan säilyttää toimintaedellytykset myös tulevina vuosina. Toiminnan organisointia on muutettu ottamalla käyttöön uusi hallinto- ja johtamisjärjestelmä, jossa on purettu aiemmin olleita päällekkäisiä hallinto-organisaatioita. Sopeuttamistoimenpiteiden tueksi on laadittu mm. kiinteistöstrategia, jossa on arvioitu kiinteistöjen kunto, korjaus ja käyttötarpeet. Kuntayhtymä on vuokrannut pois vähällä käytöllä olevia kiinteistöjä sekä tehnyt myös päätöksiä luopua (myydä) osa kiinteistöistä, jotta niukkenevat voimavarat voidaan aiempaa paremmin keskittää perustehtäviin. 3 Henkilöstö ja muut toimijat Strategia on päivitetty laajasti osallistaen, mutta tietoisessa ja tavoitteellisessa sitoutumisessa on kehitettävää. Henkilöstöryhmittäisessä ja toimipiste-/yksikkö kohtaisessa osaamisen varmistamisessa kehitettävää. Laadunhallintaosaamisen sekä työpaikkaohjaajien/kouluttajien ym. osaamisen varmistaminen on kehittyvällä tasolla. Työhyvinvoinnin osalta suunnitelmat ja menettelytavat ovat pääosin kuvattu.

8 7 (12) 4.1 Perustehtävän laadunhallinta kokonaisuutena Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä laadunhallinnan kehittämisen painopiste on ollut perustehtävässä. Aiemmin laadunhallintaa kehitettiin oppilaitoslähtöisesti erityisesti Lapin ammattiopistossa. Vuodesta 2012 alkaen laadinnallinen kehittämistyö laajeni kattamaan koko koulutuskuntayhtymän ja kaikkia sen koulutuksen järjestämismuotoja sekä myös niitä tukevia yhteisiä palveluja. Tämä kehittämistyö perustui vuonna 2012 tehtyyn hallinnon ja johtamisen ulkoiseen arviointiin ja sen perustella laadittuun ja hyväksyttyyn kehittämissuunnitelmaan. Koulutuskuntayhtymän uusi asteittain vuodesta 2013 käyttöön otettu toimintajärjestelmä on rakennettu OKM: laatustrategian mukaisesti koko toiminnan kattavaksi. Perustehtäviä suunnitellaan yhtenä ammattikoulutuspalvelut -kokonaisuutena (ydinprosessi), jossa oppija (opiskelija) on asiakkaana. Toiminta-alueen työelämä nähdään toisen ydinprosessimme eli aluevaikuttavuuspalvelujen asiakkaan. Koulutuskuntayhtymällä on käytössä kaikissa koulutusmuodoissa kattavat opiskelijapalautejärjestelmät sekä yhteiset toiminnalliset mittarit. Opiskelija-asiakas on ammattikoulutuspalvelujen prosessikokonaisuuden keskiössä ja laadunhallinta lähtee oppijan oppimisprosessin laadunvarmistuksesta. Perustehtävien prosessit on määritelty ja niiden kuvaaminen tai päivittäminen uuden toimintamallin mukaisiksi on vielä kesken. Opiskelijat osallistuvat oppilaitosmuotoisessa koulutuksessa arviointi-, palaute- ja kehittämistoimintaan mm. opiskelijaraadeissa. Oppijat osallistuvat myös oman oppimisprosessinsa laadunvarmistamiseen osana oppimista ja osaamisen arviointia. Uusissa valmisteilla olevissa tutkinnon osien opetussuunnitelmissa tämä oman oppimisprosessin laadunvarmistus on mukana jokaisen tutkinnon osan sisällä. Työelämän olevia ja tulevaisuuden osaamistarpeita kartoitamme osana aluevaikuttavuuspalvelujen työelämäpalveluja. Käytössämme on siinä systemaattinen C&Q-osaamiskartoitusjärjestelmä. Teemme laajasti yhteistyötä Lapin alueen toisten koulutuksen järjestäjien, kumppaneiden sekä sidosryhmien (mm. alueelliset ELY-, TE-, kunnat jne) kanssa mm. koulutarjonnan ennakointi- ja suunnittelutyössä sekä kumppaneiden kanssa myös toteutuksessa. Koulutustarjonnan suuntaamispäätöksissä olemme käyttäneet monipuolisesti eri ennakointi, tilasto ja tulostietoja sekä sopineet mm. koulutus- ja yhteistyöstä muiden alueella toimivien koulutuksen järjestäjien mm. Lappian ja Sakk:n kanssa. Olemme myös mukana Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston yhteisessä yhteistyöverkostossa (LUC- korkeakoulukonserni). Meillä on käytössä yhteinen tietoverkko LUC:n kanssa ja Lapin matkailuopisto on mukana mm. LUC:n Matkailun tutkimus- ja koulutusinstituutissa, jossa yhteistyömuotona mm. eri koulutusasteiden väliset yhteiset ristiin valittavat matkailualan opinnot. 4.2 Oppilaitosmuotoisena ammatillisena peruskoulutuksena järjestetty koulutus Oppilaitosmuotoista ammatillista peruskoulutusta on kehitetty Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä yhtenä kokonaisuutena vuodesta 2006 alkaen. Suunnittelua on ohjattu järjestäjätasolla aiemmin Lapin ammattiopiston ohjaamana ja 2013 alkaen kuntayhtymätasoisesti ammattikoulutuspalvelut -kokonaisuutena (opetussuunnitelman yhteinen osa ja pedagoginen ohjelma). Tutkintojen ja koulutuksien opetussuunnitelmatyössä on käy-

9 8 (12) tössä laatua varmistavat tarkastuslomakkeet sekä ristintarkastusmenetelmä. Tarkastuslomakkeet olivat käytössä jo edellisessä tutke -uudistuksessa ja ovat myös tässä nyt käynnissä olevassa. Koulutuspalvelujen tuottaminen on toimipisteiden ja niiden tutkintotiimien vastuulla. Toimipisteiden toteuttamistavoissa, resursoinnissa ja menettelytavoissa sekä toimintakulttuureissa on eroja. Vuonna 2013 käynnistynyt toiminnan yhtenäistäminen on vielä tältä osin kesken. Kemijärven toimipisteen osalta siirrytään RKK:n toimintamalliin syksyllä 2015 uuden lukuvuoden alusta. Ammatillisessa peruskoulutuksessa on käytössä yhteiset opiskelijapalautekyselyt vuodesta 2006 alkaen, joita on kehitetty ja parannettu koulutusaloilta ja toimipisteistä saatujen palautteiden perusteella. Uusimmat ALKU-, VÄLI- ja PÄÄTTÖ-kyselyt otettiin käyttöön vuoden 2014 alusta. Kyselyjen tulokset analysoidaan tutkinto-, toimipiste- ja järjestäjätasolla yhteisen opiskelijapalauteprosessikuvauksen mukaisesti. Myös ammatillisen peruskoulutuksen osalta seurataan järjestäjätasolla oppilaitoksittain ja toimipisteittäin määrällisiä lukuja (mittareita), jolle asetetaan vuosittaiset tavoitteet osana toiminta- ja taloussuunnittelua. Mittareiden toteutumista seurataan ja arvioidaan osana tilinpäätösprosessia. 4.3 Näyttötutkintojen järjestäminen ja niihin valmistava koulutus (PT, AT, EAT) Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä näyttötutkintojen järjestämisen suunnittelu ja toteutus tapahtuvat toimipisteittäin, koulutusaloittain tai tutkinnoittain. Kuntayhtymän aikuiskoulutustoimintaa on kehitetty yhtenä kokonaisuutena vuosina aiemmin toimineissa aiko-/tykepa-tiimeissä. Dokumentointiin on myös luotu yhteiset tallennuspaikat ROKKI-intraan, mutta niiden päivittämisvastuuta ei ole määritelty, joten osa dokumenteista on päivittämättä. Vuonna 2013 tehdyssä organisaatiomuutoksessa aikuiskoulutus- ja näyttötutkintotoimintaan ei nimetty kokonaisuudesta vastaavaa tiimiä tai henkilöä, vaan sen suunnitellun, toteutuksen ja kehittämisen vastuu hajautettiin mm. ennakointi- ja koulutustarjontasuunnittelutiimille, pedagogiselle tiimille, sekä muutamille ammattikoulutuksen työryhmille sekä toimipisteille ja niiden tiimeille. Tähän puutteeseen on kuitenkin jo reagoitu ja kuntayhtymään on tammikuussa 2015 nimetty vastuullinen johtaja sekä suunnittelijat. Kuntayhtymätasoiset yhteiset suunnitelmat, linjaukset, henkilökohtaistamisen prosessikuvaukset ja ohjeet ovat päivittämättä. 4.4 Oppisopimuskoulutus Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä oppisopimuskoulutuksen järjestämisvastuu on vuoden 2014 loppuun saakka ollut omalla Lapin oppisopimuskeskus -tulosalueella. Vuoden 2015 alusta Lapin oppisopimuskeskukseen liitettiin Itä-Lapin ammattiopiston oppisopimustoiminta ja oppisopimuskeskus asemoitiin kuntayhtymän organisaatiorakenteessa osaksi Lapin ammattiopisto -tulosaluetta. Kuntayhtymän järjestämästä oppisopimuskoulutukseen liittyvästä tietopuolisesta opetuksesta noin 50% on järjestetty omissa oppilaitoksissa ja loppujen osalta on ostettu palvelut muilta koulutuksen järjestäjiltä. Oppisopimuskeskus valvoo järjestämänsä oppisopimuskoulutuksen laatua systemaattisesti. Oppisopimusopiskelijoilta ja työpaikoilta kysytään myös palautetta SopimusPROjärjestelmällä. Säännöllisin väliajoin tarkastetaan opiskelijoittain (sopimuksittain), että

10 9 (12) oppisopimuskoulutusta järjestetään sovitun mukaisesti niin työpaikoilla kuin oppilaitoksissa. Tarvittaessa näiden tarkastusten sekä palautteiden perusteella ryhdytään korjaaviin toimenpiteisiin. Näitä tietoja hyödynnetään myös jatkossa uusien sopimusten osalta. Oppisopimuskoulutuksen järjestämisessä ollaan pääosin edistyneellä tasolla, mutta dokumentaatiossa on kehitettävää. Puuttuvien prosessikuvausten osalta voidaan hyödyntää entisessä Itä-Lapin ammattiopistossa tehtyä prosessikuvaustyötä. 4.5 Muu koulutus (valmistavat ja valmentavat, muu ei-tutkintotavoitteinen koulutus, työpajatoiminta) Arvioidut RKK:n järjestämät valmistavat ja ohjaavat koulutukset (suluissa RKK:n käyttämä markkinointinimi): - Ammatilliseen peruskoulutukseen ohjaava ja valmistava koulutus (ASKEL Ammattistartti) - Vammaisten opiskelijoiden valmentava ja kuntouttava opetus ja ohjaus (ASKEL erityisopiskelijalle) - Maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen valmistava koulutus (ASKEL maahanmuuttajalle) Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä valmistavia koulutuksia markkinoidaan ja niihin hakeudutaan yhtenä ASKEL-koulutus -kokonaisuutena Lapin ammattiopistossa. Valmistavien koulutuksien toteuttaminen ja yhteistyö kumppaneiden ja sidosryhmien kanssa on vahvaa ja edistynyttä. Koulutuskuntayhtymässä on myös käytössä yhteiset järjestäjätasoiset ASKEL-palautekyselyt. Strategisessa suunnittelussa ja kehittämistyössä valmistavia koulutuksia ei ole riittävästi avattu. Valmistavia koulutuksia ei nähdä koulutuksen järjestäjätasolla omana osana perustehtävää. Valmistavien koulutuksien suunnittelu ja toteutusvastuu on toimijatasolla ja toimipisteillä. Järjestäjätasolla valmistavien koulutuksia ei suunnitella, arvioida, kehitetä ja toteuteta kokonaisuutena ja niiden johtamis- ja ohjausvastuuta kokonaisuutena ei ole määritelty. Toteutuksen osalta työpajatoiminnassa ja yhteistyössä toimijoiden / koulutusalojen välillä olisi kehitettävää. 4.6 Maksullinen palvelutoiminta (ml. työvoimapoliittinen koulutus, täydennyskoulutus) Suunnittelupuolella enemmän alkavan puolella ja toteutuspuolella kehittyneen puolella. Kriteereittäin: 4.7 Opiskelijoille tarjottavat tukipalvelut Suunnitelmat saatava paremmin käytäntöön. Palautteista saatava enemmän hyötyä, toimipistekohtaiset erot saatava vähenemään. Systemaattisuutta ja sen valvontaa tarvitaan. Sovittujen toimenpiteiden seuranta ontuu.

11 10 (12) 4.8 Ammatillisen erityisoppilaitosten eritysopetuksen kehittämis-, ohjaus-, ja tukitehtävät Kokonaisarvio: Alkava Koulutuskuntayhtymässä on nimetty järjestäjätasolle erityisopetuksen työryhmä, jonka jäseniä ovat toimijat (mm. erityisopettajat). Erityisopetuksen kehittämis-, ohjaus- ja tukitehtävien kokonaisvastuu ei ole koulutuksen järjestäjätasolla nimetty kenenkään vastuulle. Toiminnan suunnittelu-, ohjaus ja johtaminen tapahtuvat oppilaitoksittain/toimipisteittäin ja vastuu suunnittelusta ja toteuttamisesta on toimijatasolla. Kokonaisvastuu tulisi määritellä ja tuoda julki. Vahvuutena nähtiin asuntolaohjaustoiminnan integrointi oppilaitoksen ohjaustoimintaan esim. Sodankylän toimipisteessä. Erityisopetuksen kehittämis-, ohjaus- ja tukitehtävien hyvien käytänteiden jakamisessa toimipisteiden välillä on kehitettävää. 5 Arviointi-, palaute- ja tulostieto Koulutuskuntayhtymän oppilaitokset ovat erillisinä pitkään toteuttaneet ja kehittäneet arviointi- ja palautetoimintaa. Kuntayhtymätasoisena sitä on kehitetty tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti vuodesta 2012 alkaen. Henkilöstökyselyt ovat olleet kuntayhtymätasoisia jo useita vuosia. Oppilaitosmuotoisen ammatillisen peruskoulutuksen ja oppisopimuskoulutuksen opiskelijapalautejärjestelmät ovat toimivia, niiden tuloksia käytetään toiminnan kehittämisessä niin järjestäjätasolla kuin toimipisteissä ja tiimeissä. Aikuiskoulutustoiminnan ja vapaan sivistystyön osalta palautejärjestelmä ei ole täysin toimiva eikä tuloksia analysoida järjestäjätasolla. Koulutuskuntayhtymä osallistuu kaikkiin pakollisiin mm. Karvin ohjaamiin arviointeihin ja hyödyntää niitä oman toimintansa kehittämisessä niin paljon, kuin on mahdollista. Valitettavasti näiden arviointien tulosten hyödynnettävyyttä heikentää se, että tulosten saaminen arvioinneista kansalliselta tasolta kestää kovin pitkään, joskus jopa vuosia. Myös tällä hetkellä niin paljon päällekkäisiä Karvin arviointeja, että kaikki resurssit menevät itse arviointien toteuttamiseen ja ei ehditä syvemmin analysoida niiden tuloksia. Kansallisten arviointien osalta puuttuu kansallinen arviointisuunnitelma, josta saisimme oman arviointisuunnitelmamme pohjaksi tietoa ja voisimme hyödyntää niitä sitten omassa arviointitoiminnassa ja sen suunnittelussa paremmin. Koulutuskuntayhtymässä on tehty myös muutamia arviointeja omaehtoisesti, mm. vuonna 2011 tehty hallinnon ja johtamisen ulkoinen arviointi. Toimintajärjestelmän tuottaman arviointi- ja palautetiedon viestimisessä sidosryhmille on parannettavaa. Myös järjestäjätasoiset keskeiset sidosryhmät olisi hyvä määritellä tai aukikirjoittaa mitä ne ovat, jotta voidaan tarkemmin miettiä niitä viestimistapoja ja kanavia, joissa arviointi- ja palautetoiminnasta heille viestitään. Kuntayhtymän viestintäsuunnitelman laadintatyö on käynnissä. Koulutuskuntayhtymän toimintajärjestelmän toimivuutta on nyt arvioitu toista kertaa kokonaisuutena. 1. arviointikerran jälkeen tulosten perusteella on päätetty järjestelmän kehittämisen painopistealueet ja parantamiskohteet toimintavuosille (toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma ). Suunnitelmien mukaan myös tämän arvioinnin tulokset analysoidaan ja niiden perusteella päivitetään toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma.

12 11 (12) 6 Parantaminen Rovaniemen koulutuskuntayhtymä kehittää ja parantaa toimintaansa yhdessä kumppaneiden ja verkostojen kanssa. Opiskelijoiden tyytyväisyys koulutustoimintaan on parantunut lähes yhtäjaksoisesti ammatillisessa peruskoulutuksessa vuodesta 2006 alkaen, kun yhteiset palautekyselyt otettiin käyttöön, joten palautejärjestelmät ja niiden tulosten käsittelyllä on vaikutettu toimintaa ja asiakastyytyväisyyttä parantavasti. Kuntayhtymällä on vahva ja strategialähtöinen hanketoiminta, jonka vaikuttavuutta omistaja (hallitus) arvioi vuosittain. Koulutuskuntayhtymällä on myös joitain menettelytapoja, joilla se mahdollistaa uusien ideoiden ja aloitteiden viemisen käytäntöön. Kuntayhtymällä on mm. yleispalautejärjestelmä jolla henkilökunnan lisäksi myös asiakkaat, sidosryhmän, kumppanit tai vaikka vierailijat voivat antaa aloitteita ja palautteita. Koulutuskuntayhtymä myös parantaa ja kehittää toimintajärjestelmäänsä määrätietoisesti ja suunnitellusti hyödyntäen siinä mm. ulkopuolista hankerahoitusta. Toimintajärjestelmän kehittäminen ja parantaminen perustuvat toimintajärjestelmän itsearvioinnin tulosten perusteella päätettyihin kehittämisen ja parantamisen painopistealueisiin ja kohteisiin (toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelma ). Toimintajärjestelmän, palaute- ja arviointitoiminnan sekä hanketoiminnan viestimisessä olisi vielä parannettavaa, sillä henkilöstöllä, asiakkailla ja sidosryhmillä näyttäisi olevan osin tai kokonaan puutteellisia tietoja niistä. Hanketoiminnan osalta koetaan, ettei hanketoiminta tai yksittäiset hankkeet olisi toimintaa ja strategiaa eteenpäin vieviä, vaikka niiden asettamisen yhteydessä arvioidaan nimeämään niiden strategiasuuntaisuutta. Myös toteutuneista kehittämis- ja parantamistoimenpiteistä ja siitä, että niitä on tehty annetun palautteiden, aloitteiden- tai arviointitoiminnan perustella, olisi enemmän viestittävä, jotta kehittämistoimenpiteiden yhteys niihin olisi paremmin ymmärrettävissä. Myös viestintä siinä tapauksessa, että päätetään ettei jotain asiaa kehitetä tai paranneta ja millä perustella oli tarkoituksenmukaista. Erityisesti arviointitoiminnan tulosten analysoinnissa ja parantamis- ja kehittämistoimenpiteiden toteutumisen seurannassa ja varmistamisessa on vielä kehitettävää ja parannettavaa. Tämä asia on nostettu myös yhdeksi kehittämiskohteeksi toimintavuodelle 2015 toimintajärjestelmän kehittämissuunnitelmassa.